5.5. Tworzenie spotkań

Poniżej znajdują się ogólne informacje dotyczące sposobu tworzenia spotkań. Szczegóły znajdują się dalej na następnej stronie.

Uwaga: jeśli chcesz utworzyć nowe spotkanie w folderze publicznym lub udostępnionym, musisz mieć uprawnienia do tworzenia obiektów w tym folderze.

Jak utworzyć nowe spotkanie:
  1. W karcie panelu Nowe kliknij ikonę Spotkanie. Jeśli używasz zwiniętego panelu,klikniij ikonę panelu Spotkanie . Zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Zostanie wyświetlona karta Spotkanie.

  2. Jeśli to konieczne, wybierz folder kalendarza klikając przycisk Folder i wybierz folder kalendarza w wyświetlonym oknie.

  3. Wprowadź opis, miejsce i komentarz dla spotkania.

  4. Wybierz datę rozpoczęcia i zakończenia spotkania. Zobacz 5.5.2: Ustawianie początku i zakończenia spotkania

  5. Ustaw przypomnienie o spotkaniu. Zobacz 5.5.3: Ustawianie lub odpowiadanie na przypomnienie o spotkaniu

  6. Wybierz widok dostępności: zajęty, wstępnie umówiony, nieobecny lub wolny. Zobacz 5.5.6: Ustawianie widoku dostępności

  7. Jeśli to konieczne, użyj dodatkowych opcji:

  8. Kliknij Zapisz w panelu. Okno zostanie zamknięte.

Wynik: spotkanie zostało utworzone.

Aby anulować czynność, kliknij na panelu polecenie Anuluj.

Uwaga: jeśli utworzysz spotkanie, które nakłada się z innym spotkaniem, możesz otrzymać wiadomość o błędzie. Sprawdź w 5.5.11: Rozwiązywanie konfliktów spotkań.

Wskazówka: nowe spotkanie możesz także utworzyć, klikając polecenie Utwórz nowe spotkanie na karcie panelu Edytuj

Istnieją następujące możliwości tworzenia nowych spotkań:
Jak utworzyć spotkanie poprzez przeciągnięcie i otwarcie pola:
  1. Wyświetl widok dzienny, tygodnia roboczego lub niestandardowy kalendarza.

  2. Przeciągnij i otwórz pole w siatce godzinowej. Zostanie utworzone nowe spotkanie. Początek i koniec spotkania zostanie ustawiony na podstawie siatki godzinowej.

  3. Kliknij dwa razy prostokąt z nowym spotkaniem. Zostanie wyświetlone okno Spotkanie.

  4. Wprowadź dane dla nowego spotkania. Dalsze informacje można znaleźć w instrukcji powyżej Jak utworzyć nowe spotkanie:.

5.5.1. Tworzenie spotkania w widoku zespołu

Tworząc spotkanie w widoku zespołu, jako uczestników można dodać

  • wszystkich członków zespołu,

  • wybranych członków zespołu, lub

  • pojedynczego członka zespołu

.

Jak utworzyć nowe spotkanie ze wszystkimi członkami zespołu:
  1. Otwórz widok zespołu. Instrukcje znajdują się w części 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.

  2. Upewnij się, że żaden członek zespołu nie został wybrany.

  3. Użyj jednej z następujących opcji:

    • Na karcie panelu Spotkanie kliknij polecenie Nowe. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij ikonę panelu Spotkanie .

    • W tabeli godzinowej przeciągnij przedział czasu, klikając i przytrzymując lewy klawisz myszy. Przedział czasu zostanie wprowadzony jako czas rozpoczęcia i czas trwania spotkania.

Wynik: zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Członkowie zespołu zostaną wpisani na karcie Uczestnicy.

Jak utworzyć spotkanie z wybranymi członkami zespołu:
  1. Otwórz widok zespołu. Instrukcje znajdują się w części 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.

  2. Wybierz określonych członków zespołu, klikając ich nazwy i przytrzymując klawisze <ctrl> Uwaga: w komputerach Apple użyj klawisza <cmd>

  3. Użyj jednej z następujących opcji:

    • W części panelu Spotkanie kliknij polecenie Nowe. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij ikonę panelu Spotkanie.

    • W siatce czasu przeciągnij przedział czasu, klikając i przytrzymując lewy klawisz myszy. Przedział czasu zostanie wprowadzony jako czas rozpoczęcia i czas trwania spotkania.

Wynik: zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Członkowie zespołu zostaną wpisani na karcie Uczestnicy.

Jak utworzyć spotkanie z jednym członkiem zespołu:
  1. Otwórz widok zespołu. Instrukcje znajdują się w części 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.

  2. Upewnij się, że żaden członek zespołu nie został wybrany.

  3. Kliknij dwa razy na godzinę w tabeli godzinowej członka zespołu, którego chcesz dodać jako uczestnika.

Wynik: zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Dzień i godzina, które kliknąłeś dwa razy zostaną wprowadzone jako początek spotkania. Członek zespołu zostanie zapisany na karcie Uczestnicy.

5.5.2. Ustawianie początku i zakończenia spotkania

Następujące wartości są ustawione z góry:

  • Bieżąca data jest ustawiona jako data rozpoczęcia i zakończenia spotkania.

  • Najbliższy kompletny przedział czasu jest ustawiony jako godzina rozpoczęcia spotkania. Domyślny przedział czasu to 15 minut.

  • Czas zakończenia spotkania jest ustawiony na godzinę po jego rozpoczęciu.

Aby ustawić indywidualne wartości dla rozpoczęcia i zakończenia spotkania, użyj elementów kontrolnych obok Początek o i Koniec o w oknie Spotkanie.

Jak ustawić początek i zakończenie spotkania w oknie Spotkanie:
  1. Aby ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia spotkania, użyj jednej z podanych możliwości:

    • Wprowadź poprawną datę w pierwszym polu wejściowym.

    • Kliknij ikonę kalendarza na prawo od pierwszego pola wejściowego, aby otworzyć kalendarz i wybrać datę.

  2. Aby ustawić godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania, użyj jednej z podanych możliwości:

    • Wprowadź poprawną godzinę w drugim polu wejściowym.

    • Wybierz godzinę z rozwijanej listy.

    • Jeśli ma to być spotkanie 24-godzinne, aktywuj pole wyboru Cały dzień.

5.5.3. Ustawianie lub odpowiadanie na przypomnienie o spotkaniu

Możesz określić czas dla przypomnienia o spotkaniu. Okno przypomnienia zawiadomi Cię o spotkaniu pod koniec wybranego okresu.

Jak ustawić przypomnienie o spotkaniu w oknie spotkania:
  1. Wybierz kartę Spotkanie.

  2. Wybierz odstęp czasu z wyświetlonej listy Przypomnij mi. Jeśli nie chcesz otrzymać przypomnienia, wybierz Bez przypomnienia.

Wskazówka: można wybrać domyślny odstęp czasu dla przypomnienia w ustawieniach kalendarza Czas domyślny dla przypomnienia .

Gdy wybrany odstęp czasu przed rozpoczęciem spotkania upłynie do końca, zostanie wyświetlone okno Przypomnienie. Istnieje kilka możliwości odpowiedzi na przypomnienie o spotkaniu.

Jak odpowiedzieć na przypomnienie o spotkaniu:
  • Jeśli chcesz otrzymać kolejne przypomnienie, wybierz odstęp czasu z rozwijanej listy. Kliknij Przypomnij mi później. Po zakończeniu wybranego odstępu czasu przypomnienie włączy się ponownie.

  • Jeśli nie chcesz otrzymać ponownego przypomnienia, kliknij OK.

5.5.4. Tworzenie spotkań cyklicznych

Spotkanie cykliczne to spotkanie, które powtarza się kilka razy. Tworząc spotkanie cykliczne, należy ustawić następujące elementy:

  • Odstęp czasu dla cyklu spotkań. Określa on przerwę pomiędzy pojedynczymi spotkaniami w cyklu.

  • Przedział czasu dla cyklu spotkań. Określa on rozpoczęcie i zakończenie spotkania cyklicznego.

Jak utworzyć spotkanie cykliczne w oknie Spotkanie:
  1. Wybierz kartę Spotkanie.

  2. Kliknij przycisk Cykl. Otworzy się okno Utwórz nowy cykl.

  3. Wybierz odstęp czasu dla cyklu.

    • Jeśli spotkanie ma być powtarzane codziennie, wybierz typ cyklu Codziennie. W opcjach cyklu określ odstęp czasu w dniach.

    • Jeśli spotkanie ma być powtarzane co miesiąc, wybierz typ cyklu Co miesiąc. W opcjach cyklu określ odstęp czasu w miesiącach i dzień miesiąca.

    • Jeśli spotkanie ma być powtarzane co tydzień, wybierz typ cyklu Co tydzień. W opcjach cyklu określ odstęp czasu w tygodniach i dzień tygodnia.

    • Jeśli spotkanie ma być powtarzane co roku, wybierz typ cyklu Co roku. W opcjach cyklu określ dzień roku.

  4. Zdefiniuj przedział czasu spotkania cyklicznego:

    • Obok Data rozpoczęcia ustaw datę rozpoczęcia spotkania cyklicznego.

    • Obok Koniec ustaw datę zakończenia spotkania cyklicznego.

  5. Kliknij OK.

Poniższe przykłady przedstawiają typowe serie spotkań.

Przykład 1: spotkanie odbywa się co drugi dzień
  • Spotkanie odbywa się co drugi dzień. Data początkowa to 22.03.2010. Spotkanie powinno odbyć się 5 razy.

  • W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:

  • Typ powtarzania

    Dziennie

    Ustawienia powtarzania

    Co drugi dzień

    Czas trwania serii

    Data początkowa: 22.03.2010

    Czas trwania serii

    Kończy się po pięciu spotkaniach

Przykład 2: Spotkanie odbywa się w każdy wtorek i piątek
  • Spotkanie odbywa się w każdy wtorek i piątek. Data początkowa to 23.03.2010.

  • W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:

  • Typ powtarzania

    Co tydzień

    Ustawienia powtarzania

    Co 1 tyg., we wtorek, piątek

    Czas trwania serii

    Data początkowa 23.03.2010

     

    Nie ma daty zakończenia

Przykład 3: spotkanie odbywa się co drugą środę
  • Spotkanie odbywa się w co drugą środę. Data początkowa to 24.03.2010. Data ostatniego spotkania to 29.12.2010.

  • W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:

  • Typ powtarzania

    Co tydzień

    Ustawienia powtarzania

    Co 2 tyg. w środę

    Czas trwania serii

    Data początkowa 24.03.2010

     

    Data końcowa 31.12.2010

Przykład 4: spotkanie odbywa się w pierwszy poniedziałek miesiąca
  • Spotkanie odbywa się w pierwszy piątek miesiąca. Data początkowa to 01.03.2010. Spotkanie powinno odbyć się 12 razy.

  • W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:

  • Typ powtarzania

    Miesięcznie

    Ustawienia powtarzania

    w pierwszy poniedziałek co 1 mies.

    Czas trwania serii

    Data początkowa 01.03.2010

     

    Kończy się po 12 spotkaniach

Przykład 5: spotkanie odbywa się co roku, w ostatni piątek listopada
  • Spotkanie odbywa się każdego roku w ostatni piątek listopada. Data początkowa to 26.11.2010.

  • W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:

  • Typ powtarzania

    Co rok

    Ustawienia powtarzania

    w ostatni piątek w listopadzie

    Czas trwania serii

    Data początkowa 26.11.2010

     

    Nie ma daty zakończenia

5.5.5. Dodawanie kategorii

Kategoria to słowo kluczowe, który służy jako kryterium uporządkowywania spotkań. Istnieją dwa sposoby dodawania kategorii:

  • Wprowadź kategorie związane z obiektami.

  • Wybierz kategorie z listy wcześniej zdefiniowanych kategorii.

Informację o definiowaniu kategorii można znaleźć w 8.2.3: Zarządzanie znacznikami.

Jak dodać kategorie związane z obiektami do okna Spotkanie:
  1. Wybierz kartę Spotkanie.

  2. Kliknij dwa razy element na prawo od przycisku Kategorie.

  3. Wprowadź dowolny tekst.

Wskazówka: alternatywna metoda znajduje sie w dokumencie 8.2.3.2: Zarządzanie kategoriami w modułach.

Uwaga: kategorie zorientowane na obiekty mają kolor biały.

Jak dodać wcześniej zdefiniowaną kategorię w oknie Spotkanie:
  1. Wybierz kartę Spotkanie.

  2. Kliknij przycisk Kategorie. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Kategorie. Pole listy Nazwa zawiera wszystkie zdefiniowane wcześniej kategorie.

  3. W polu listy Nazwa aktywuj pola sterujące kategoriami, które należy przypisać do spotkania. Uwaga: kategorie wybrane na początku określają kolor wyświetlania spotkania.

  4. Kliknij OK.

Wynik: kategorie zostaną wprowadzonedo pola wejściowego.

Jak usunąć dodane kategorie w oknie Spotkanie:
  1. Wybierz kartę Spotkanie.

  2. Kliknij przycisk Kategorie. Otworzy się okno dialogowe Kategorie.

  3. W polu listy Nazwa usuń zaznaczenie z pól wyboru kategorii do usunięcia.

  4. Kliknij OK.

Wynik: kategorie zostaną usunięte ze spotkania.

5.5.6. Ustawianie widoku dostępności

W widokach kalendarza dostępność jest oznaczona różnymi kolorami. Wykorzystywane są następujące kolory:

  • Zajęty: niebieski

  • Wstępnie umówiony: żółty

  • Nieobecny: czerwony

  • Wolny: zielony

Dalsze informacje na temat dostępności można znaleźć w 5.2.2: Co należy wiedzieć o spotkaniach?.

W momencie tworzenia spotkania, które czasowo nakłada się z istniejącym spotkaniem, dostępność kontroluje zachowanie programu do pracy grupowej:

  • Dla dostępności Zajęty, Wstępnie umówiony i Nieobecny zostanie wyświetlony komunikat o konflikcie.

  • Dla dostępności Wolny nie wyświetli się żaden komunikat.

Dalsze informacje o postępowaniu w przypadku konfliktu można znaleźć w 5.5.11: Rozwiązywanie konfliktów spotkań.

Jak ustawić widok dostępności w oknie Spotkanie:
  1. Wybierz kartę Spotkanie.

  2. Wybierz opcję z rozwijanej listy Pokaż jako.

5.5.7. Oznaczanie spotkania jako prywatne

Spotkanie prywatne to spotkanie, którego nie widzą inni użytkownicy, gdy udostępniasz im swój kalendarz.

Spotkanie możesz oznaczyć jako prywatne, jeśli spełnia ono wszystkie z poniższych warunków:

  • Jesteś jedynym uczestnikiem, nie ma innych uczestników ani zasobów dla tego spotkania.

  • Spotkanie zostało utworzone w osobistym folderze kalendarza.

Jak oznaczyć spotkanie jako prywatne w oknie Spotkanie:
  • Otwórz kartę Spotkanie.

  • Aktywuj pole wyboru Spotkanie prywatne.

5.5.8. Dodawanie uczestników i zasobów

Podczas tworzenia spotkania zostaniesz automatycznie dodany do niego jako uczestnik. W ustawieniach kalendarza możesz określić, czy podczas tworzenia spotkania w folderze publicznym użytkownik zostanie dodany jako uczestnik. Patrz : Tworzenie spotkań publicznych. Możesz dodać dalszych uczestników i zasoby (takie jak pomieszczenia czy projektory).

Jak dodać uczestników i zasoby do spotkania w oknie Spotkanie:
  1. Kliknij w panelu polecenie Dodaj uczestnika. Otworzy się okno Wybierz uczestników i zasoby.

  2. Globalna książka adresowa jest wstępnie wybrana. Aby wybrać inną książkę adresową, kliknij przycisk Folder kontaktów. Kliknij folder w oknie Wybierz folder kontaktów.

  3. Jeśli chcesz wyświetlić określoną grupę uczestników lub zasobów, wprowadź ciąg znaków w polu wejściowym Szukaj. Kliknij przycisk Szukaj.

  4. Wybierz jednego lub więcej użytkowników, grup lub zasobów z listy. Uwaga: użytkownicy, grupy i zasoby są oznaczone różnymi ikonami. Są one wyświetlane w następującej kolejności: użytkownicy, grupy i zasoby.

  5. Aby dodać wybór jako uczestników, kliknij przycisk Dodaj obok Uczestnicy. Aby dodać wybór jako zasoby, kliknij przycisk Dodaj obok Zasoby.

    Uwaga: istnieją następujące ograniczenia:

    • Zasoby nie mogą zostać dodane jako uczestnicy.

    • Grupy nie mogą zostać dodane jako zasoby.

    Uwaga: zasoby, które już znajdują się w użyciu, nie mogą być wykorzystane jako zasoby dla innego spotkania, jeśli te spotkania się nakładają.

  6. W razie potrzeby, możesz zmienić wybór uczestników lub zasobów:

    • Wybierz pojedyncze pozycje w polu Uczestnicy lub Zasoby.

    • Kliknij przycisk Usuń obok Uczestnicy lub Zasoby.

  7. Aby zaakceptować wybór, kliknij OK. Jeśli nie chcesz zatwierdzać wyboru, kliknij Anuluj.

Po dodaniu uczestników i zasobów, warto sprawdzić ich dostępność.

5.5.8.1. Sprawdzanie dostępności

Funkcja pozwala sprawdzić, który uczestnik lub źródło są już w danym dniu zajęte. Status dostępności wyświetla się jako kolorowe paski.

Kolory odpowiadają kolorom wykorzystywanym do wyświetlania dostępności, przeczytaj 5.2.2: Co należy wiedzieć o spotkaniach?.

Jak sprawdzić dostępność uczestników i zasobów w oknie Spotkanie:
  1. Wybierz kartę Dostępność.

  2. Wybierz datę i przedział czasu, który chcesz sprawdzić.

  3. Kliknij przycisk Sprawdź. Kolorowe paski obok uczestnika lub zasobu wskazują, czy uczestnik lub zasób są w tym czasie zajęte.

  4. Jeśli to konieczne, możesz sprawdzić inny dzień wybierając go strzałkami nawigacyjnymi obok daty, a następnie klikając ponownie przycisk Sprawdź.

  5. Jeśli znajdziesz datę i godzinę, która odpowiada wszystkim uczestnikom i zasobom, możesz użyć daty sprawdzonego przedziału czasu jako daty swojego spotkania. Aby to zrobić, kliknij przycisk Użyj dla spotkania.

Wskazówka: zanim utworzysz spotkanie możesz sprawdzić dostępność uczestników w widoku zespołu. Dalsze informacje można znaleźć w 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.

5.5.8.2. Dodawanie uczestników zewnętrznych niefigurujących w książce adresowej

Możesz dodać uczestników zewnętrznych, którzy nie zostali zapisani w książce adresowej. Aby to zrobić, potrzebujesz adresu e-mail uczestnika zewnętrznego.

Jak dodać uczestników zewnętrznych niefigurujących w książce adresowej:
  1. W oknie Spotkanie kliknij polecenie Dodaj uczestnika zewnętrznego.

  2. W oknie Adresy zewnętrzne wprowadź nazwę i poprawny adres e-mail.

  3. Kliknij Dodaj.

  4. Aby dodać kolejnych uczestników, powtórz kroki 2 i 3. Aby zakończyć proces, kliknij OK.

Wynik: uczestnicy zewnętrzni niefigurujący w książce adresowej zostaną dodani jako uczestnicy.

Dalsze informacje na temat spotkań z zewnętrznymi użytkownikami można znaleźć w 5.7: Spotkania z zewnętrznymi uczestnikami.

5.5.8.3. Powiadamianie uczestników przez e-mail

Uczestnicy, których dodajesz do spotkania otrzymują powiadomienie o tym spotkaniu, co daje im możliwość zaakceptowania bądź odrzucenia spotkania. Dalsze informacje można znaleźć w sekcji 5.6.1: Akceptacja zaproszenia.

Uczestnicy zewnętrzni nie otrzymują powiadomienia o spotkaniu. Aby powiadomić uczestników zewnętrznych o spotkaniu, możesz powiadomić wszystkich uczestników spotkania za pomocą wiadomości e-mail.

Jak powiadomić wszystkich uczestników za pomocą wiadomości e-mail w oknie Spotkanie:
  1. Wybierz kartę Spotkanie.

  2. Aktywuj pole wyboru Powiadom wszystkich uczestników za pomocą wiadomości e-mail.

5.5.9. Dodawanie załączników

Jak dodać załączniki w oknie Spotkanie:
  1. Kliknij Dodaj załączniki w panelu. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz załączniki.

  2. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij Przeglądaj. Wybierz plik, który ma zostać dodany jako załącznik. Zamknij okno dialogowe wyboru plików.

  3. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij Dodaj. Plik zostanie dodany do listy.

  4. Aby dodać dodatkowe załączniki, powtórz kroki 3 i 4.

  5. Aby usunąć załącznik, wybierz go w polu listy. Następnie kliknij Usuń.

  6. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij OK.

Wynik: załączniki zostaną dodane do spotkania.

5.5.10. Tworzenie spotkań z załączników iCal

Możesz utworzyć spotkanie z załącznika iCal do wiadomości e-mail. Załącznik iCal można rozpoznać po rozszerzeniu .ics.

Jak utworzyć spotkanie z załącznika iCal do wiadomości e-mail:
  1. Wyświetl wiadomość w widoku poziomym lub pionowym.

  2. Kliknij prawym klawiszem plik .ics w dolnej części okna widoku ogólnego.

  3. Wybierz Importuj iCal w menu kontekstowym.

Wynik: otworzy się okno dialogowe Spotkanie.

5.5.11. Rozwiązywanie konfliktów spotkań

Konflikt spotkań następuje, gdy pojawią się następujące okoliczności:

  • Dostępność istniejącego spotkania nie jest ustawiona na Wolny.

  • Tworzysz nowe spotkanie i nie ustawiasz jego dostępności na Wolny. Nowe spotkanie nakłada się z już istniejącym spotkaniem.

Gdy tylko klikniesz ikonę Zapisz w panelu okna Spotkanie otworzy się okno Wykryto konflikt. Wyświetli ono konflikty pomiędzy nowym a już istniejącymi spotkaniami. Musisz zareagować na wiadomość o konflikcie.

Jak reagować na wiadomość o konflikcie:
  • Jeśli chcesz rozwiązać konflikt poprzez zmianę daty spotkania, kliknij Anuluj. Zmień datę spotkania.

  • Jeśli chcesz utworzyć nowe spotkanie pomimo konfliktu spotkań, kliknij Ignoruj.