5.8. Administración de citas

5.8.1. Búsqueda de citas

Introduciendo un término de búsqueda puede encontrar citas de la carpeta de calendario actualmente abierta. El término de búsqueda define la cadena de caracteres a buscar.

Se encontrarán todas las citas cuyo título contenga el término buscado.

Ejemplo: Para encontrar citas con los títulos "Junta" y "Junta Proyecto", utilice el término de búsqueda "jun".

Cómo buscar una cita:
  1. En la lista de carpetas seleccione la carpeta de calendario que le gustaría examinar.

  2. Seleccione la vista en lista o una vista de calendario.

  3. Introduzca el término a buscar en el campo.

  4. Presione en el ícono Buscar .

Resultado: La ventana de vista general cambia a la vista en lista, que sólo muestra las citas que coincidan con el término buscado.

Cómo mostrar todas las citas de la carpeta de calendario actualmente seleccionada:
  • En el campo Buscar presione el ícono Reiniciar .

5.8.2. Edición de citas

Puede editar posteriormente todos los datos introducidos al crear la cita.

Nota: Si quiere editar una cita de una carpeta pública o compartida necesita tener permisos de edición sobre los objetos de dicha carpeta de calendario. No puede editar citas privadas de carpetas compartidas.

Cómo editar una cita:
  1. Visualice una cita en la vista detalle o seleccione una cita en la vista lista, una vista de calendario o en la vista de equipo.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Editar. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Cita.

  3. Edite los datos de la cita. Se puede encontrar una descripción exhaustiva en 5.5: Creación de citas.

  4. Presione Guardar en el panel. Se cierra la ventana.

Resultado: La cita se ha modificado.

Si no quiere aceptar los cambios, presione Cancelar en el panel.

Nota: Si edita una cita que se solapa con otra, podría recibir un mensaje de conflicto. Puede encontrar más información en 5.5.11: Resolución de conflictos de citas.

Pista: También puede editar citas utilizando el menú contextual o haciendo doble clic sobre una cita.

Cómo editar la descripción de una cita:
  1. Seleccione una cita en la vista de calendario.

  2. Presione en la descripción de la cita.

  3. Edite la descripción.

  4. Presione Intro.

5.8.3. Edición de citas con Arrastrar y Soltar

En las vistas de calendario puede realizar las siguientes acciones mediante arrastrar y soltar:

  • mover una cita a otro día,

  • cambiar la hora de una cita,

  • cambiar la fecha de inicio o finalización de una cita.

Cómo arrastrar una cita a otro día:
  1. Visualice una cita en las vistas de calendario semana laboral, mes, semana o personalizada.

  2. Mueva el cursor sobre el rectángulo donde se visualiza la cita. El cursor cambia a un ícono de mano.

  3. Arrastre la cita a otro día en el rango de tiempo o a un día del minicalendario.

Resultado: La cita se mueve al día seleccionado.

Consejo: Para mover una cita visualizada en la vista día a otro día, arrástrela a un día del minicalendario.

Consejo: En las vistas semana laboral y personalizada también puede cambiar la hora de una cita arrastrándola a otro día en la rejilla de tiempo.

Cómo cambiar la hora de una cita:
  1. Visualice una cita en las vistas de calendario día, semana laboral o personalizada.

  2. Mueva el cursor sobre el rectángulo donde se visualiza la cita. El cursor cambia a un ícono de mano.

  3. Arrastre la cita a otra hora en el rango de tiempo.

Resultado: La cita se mueve a la hora seleccionada.

Consejo: En las vistas semana laboral y personalizada también puede cambiar el día de una cita arrastrándola a otro punto de la rejilla de tiempo.

Cómo cambiar la fecha de inicio o finalización de una cita:
  1. Visualice una cita en las vistas de calendario semana laboral o personalizada.

  2. Mueva el cursor hasta el borde superior o el inferior del rectángulo donde se muestra la cita. El cursor cambia a una flecha doble.

  3. Arrastre el borde hacia arriba o hacia abajo hasta otra hora en el rango de tiempo.

Resultado: Se ha cambiado el inicio o el finalización de la cita.

5.8.4. Edición de series de citas

Cuando se está editando una serie de citas se necesita elegir entre una de las siguientes posibilidades:

  • Cambiar toda la serie de citas

  • Cambiar una cita individual de la serie

Puede hacer su elección en la ventana emergente Editar cita.

Cómo editar una serie de citas completa:
  1. Utilice uno de los siguientes métodos, descritos en 5.8.2: Edición de citas y 5.8.3: Edición de citas con Arrastrar y Soltar.

    La ventana emergente Editar cita se abre.

  2. En la ventana emergente Editar cita presione en Series.

Resultado: Los cambios se aplican a toda la serie.

Nota: Si hay una excepción en la serie de citas, la excepción se pierde y la cita se reintegra a la serie.

Cómo editar una cita individual de una serie:
  1. Utilice uno de los siguientes métodos, descritos en 5.8.2: Edición de citas y 5.8.3: Edición de citas con Arrastrar y Soltar.

    La ventana emergente Editar cita se abre.

  2. En la ventana emergente Editar cita presione Cita.

Resultado: Se ha creado una excepción de cita. Los cambios se aplican sólo a la cita excepcional.

Nota: Si edita toda la serie posteriormente, la cita excepcional se pierde y se reintegra a la serie.

Nota: Si usa arrastrar & soltar para mover una cita de la serie a otro día, sólo podrá cambiar esa cita individual de la serie. La ventana emergente Editar cita mostrará el siguiente mensaje:

Si cambia la fecha de esta cita se creará una excepción de cita en la serie. ¿Quiere continuar?

Para crear una excepción de cita presione Continuar. Para cancelar la acción presione Cancelar.

5.8.5. Impresión de citas

Existen las siguientes posibilidades para imprimir citas:

  • Impresión de una lista de citas

  • Impresión de los datos de una cita

  • Impresión de una hoja del calendario con citas

Cómo imprimir una lista de citas:
  1. Seleccione la vista lista en el panel.

  2. Seleccione un rango de tiempo en el panel.

  3. Seleccione las citas a imprimir.

  4. En la pestaña del panel Editar presione Imprimir. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  5. Si fuese necesario cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  6. En la ventana del sistema presione Imprimir.

Resultado: La lista de citas se imprime.

Cómo imprimir los datos de una cita:
  1. Abra una cita en la vista detalle.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Imprimir. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  3. Si fuese necesario cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  4. En la ventana del sistema presione Imprimir.

Resultado: Los datos de la cita se imprimen.

Cómo imprimir una hoja del calendario:
  1. Abra las vistas del calendario mes, semana o semana laboral.

  2. Presione Imprimir en la pestaña del panel Editar. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistemaImprimir.

  3. Si se le solicita, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  4. Presione Imprimir en la ventana del sistema.

Resultado: Se imprimirá el calendario preestablecido.

5.8.6. Traslado de citas a otra carpeta

Existen las siguientes posibilidades para mover citas a otra carpeta:

  • Con la función del panel

  • Con arrastrar y soltar

Nota: Las citas periódicas y las citas individuales de una serie no se pueden mover a otra carpeta.

Nota: Cuando se mueven citas desde una carpeta de origen a otra de destino se necesitan tener los siguientes permisos:

  • Permisos de borrado sobre los objetos de la carpeta de origen

  • Permisos de creación de objetos en la carpeta de destino

Cómo mover citas usando la función del panel:
  1. Seleccione una o varias citas en la vista Lista o en una vista del calendario.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Mover. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Mover. Se abrirá la ventana Seleccionar carpeta.

  3. Presione en una carpeta de calendario en la ventana Seleccionar carpeta. Sólo puede presionar en carpetas a las que pueda mover citas.

Resultado: Las citas se han movido.

Cómo mover citas con arrastrar y soltar:
  1. Seleccione una o varias citas en la vista lista o en una vista del calendario.

  2. Arrastre una cita seleccionada a una carpeta de calendario. Un ícono junto al cursor indica lo siguiente:

    • Cuando se arrastre a una destino válido se mostrará una señal verde.

    • Cuando se arrastre a un destino no válido se mostrará una ícono rojo de prohibido.

  3. Libere el botón del mouse sobre la carpeta de destino.

Resultado: Las citas se han movido.

5.8.7. Marcado de citas con categorías

Puede hacer lo siguiente:

  • Asignar categorías a citas

  • Eliminar categorías predefinidas de citas

Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Administración de categorías.

Cómo asignar categorías predefinidas a citas:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en una cita en las vistas calendario, equipo o lista.

  2. En el menú contextual, seleccione el elemento Categorías >. Se abrirá un submenú.

  3. Use una de las siguientes posibilidades:

    • Para asignar una de las categorías mostradas, presione en una categoría del submenú.

    • Para asignar otra categoría:

      • Presione en el elemento Todas las categorías... del submenú. Se abre la ventana Categorías. La lista Nombre contiene todas las categorías definidas.

      • En la lista Nombre marque las casillas de las categorías a asignar a la cita. Nota: La primera categoría seleccionada indica el color con el que se mostrará la cita.

      • Presione Aceptar.

Resultado: Se asignan las categorías a la cita.

Cómo eliminar categorías asignadas:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en una cita en las vistas calendario, equipo o lista.

  2. Seleccione el elemento Categorías > en el menú contextual. Se abre un submenú.

  3. Use una de las siguientes posibilidades:

    • Para eliminar todas las categorías asignadas, en el submenú presione en Borrar todas las categorías.

    • Para eliminar categorías asignadas concretas:

      • En el submenú presione en Todas las categorías. Se abrirá la ventana Categorías.

      • En la lista Nombre desactive las casillas de las categorías a eliminar.

      • Presione Aceptar.

Resultado: Las categorías se eliminan de la cita.

5.8.8. Agregación de marcas a una cita

Las marcas son etiquetas coloreadas para marcar citas. Puede decidir sobre el significado de cada uno de los colores. Las marcas se muestran como se indica a continuación:

  • En la vista Lista, en la última columna

  • En la vista Detalle, en la parte derecha, junto a las pestañas

  • En las vistas Calendario de la parte derecha junto a los títulos de las citas

Nota:El color de una categoría tiene prioridad sobre el color de la marca.

Cómo etiquetar citas con marcas:
  1. Abra una cita en la vista Detalle o seleccione una o varias citas en la vista Lista o en una vista del calendario.

  2. En la pestaña del panel Marcas presione en cualquiera de ellas. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Marcas y después en cualquier elemento.

Resultado: Las citas seleccionadas se etiquetan con marcas.

Cómo borrar citas:
  1. Abra una cita que esté etiquetada con una marca en la vista Detalle, o seleccione citas etiquetadas con marcas en la vista Lista o en una vista de calendario.

  2. Presione Borrar marca en la pestaña del panel Marcas. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Marcas > Borrar marca.

Resultado: Las marcas se han borrado.

5.8.9. Exportación de citas

Puede exportar las citas de una carpeta de calendario personal o pública. El formato de archivo disponible es el iCal.

Se puede encontrar otra alternativa para exportar una carpeta de calendario personal en 8.4.2: Exportación de citas y tareas con WebDAV.

Cómo exportar las citas de una carpeta:
  1. Haga clic con el botón derecho del mouse en una carpeta de calendario personal o pública y seleccione Exportar de la subcarpeta Extendido.

  2. En el submenú, seleccione iCalendar.

  3. Dependiendo del navegador se le podría solicitar que abriese o guardase el archivo. Seleccione Guardar.

  4. Seleccione una ubicación. Introduzca un nombre de archivo.

  5. presione Guardar.

Resultado: Las citas de la carpeta de calendario se exportan a un archivo de tipo iCal. Puede tratar dichas citas con otras aplicaciones.

5.8.10. Borrado de citas

Advertencia: Las citas borradas no se pueden recuperar. Antes de borrar una cita asegúrese de que no va a necesitarla más.

Nota: Si quiere borrar un cita de una carpeta pública o compartida necesita tener permisos de borrado sobre los objetos de dicha carpeta de calendario.

Cómo borrar una o varias citas:
  1. Abra una cita en la vista detalle o seleccione una o varias citas en la vista lista o en una vista del calendario o en el rango de tiempo día de la vista de equipo.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Borrar. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Borrar. Se abrirá la ventana Borrar cita.

  3. Si está seguro de querer borrar las citas presione .

Resultado: Las citas se han borrado. Todos los participantes recibirán una notificación por e-mail sobre el borrado de la cita.

Consejo: También puede borrar citas en la vista Lista o en una vista de calendario, usando el menú contextual o la tecla <supr>.

5.8.11. Sincronización de citas con CalDAV

CalDAV ayuda a acceder al calendario de Open-Xchange Server y a sincronizar citas con programas cliente como Mozilla Thunderbird.

Nota: Para usar esta función, CalDAV debe estar disponible en Open-Xchange Server. Si no está seguro, contacte con su administrador u hospedador.

5.8.11.1. Sincronización con Thunderbird

Deben cumplirse las siguientes condiciones previas:

  • La versión actual de Mozilla Thunderbird está instalada.

  • El añadido Lightning de Thunderbird, en su versión más reciente, está instalado. Este añadido incluye una aplicación para citas y tareas.

  • El acceso a su cuenta de e-mail de Open-Xchange está configurado en Thunderbird.

Tenga en cuenta las siguientes limitaciones:

  • Thunderbird sólo puede sincronizar carpetas de calendarios individuales. Para sincronizar carpetas de calendarios múltiples entre el software colaborativo Open-Xchange y Thunderbird, hay que configurar de manera separada la sincronización para cada carpeta de calendario individual.

  • Los siguientes recordatorios no son admitidos por Open-Xchange Server:

    • Recordatorio enviados después del inicio del evento

    • Recordatorios múltiples

    • Recordatorios que no sean de tipo 'DISPLAY'

    Si se configura un recordatorio así para una cita o una periodicidad en Thunderbird, el recordatorio es eliminado por Open-Xchange Server.

  • No se admite la propiedad "URL" para recursos iCal.

  • No se admiten archivos adjuntos.

  • Las citas marcadas como "privadas" son exportadas con la propiedad "CLASS" ajustada a "PRIVATE" por Open-Xchange Server.

  • Las propiedades "CONFIDENTIAL" y "PRIVATE" son tratadas de la misma forma por Open-Xchange Server y se importan como "PRIVADA".

Advertencia: Open-Xchange Server no admite citas privadas con múltiples participantes. Si se marca una cita con varios participantes como Evento privado en Thunderbird, Open-Xchange Server elimina los participantes sin avisar.

Cómo acceder a su calendario en Thunderbird:
  1. Compruebe los siguientes requerimientos:

    • Thunderbird tiene acceso a la red.

    • Open-Xchange Server está accesible.

  2. Presione con el botón derecho del mouse en software colaborativo Open-Xchange. Seleccione Propiedades. Anote el valor de URL de CalDAV o cópielo en el portapapeles.

  3. En la barra de menú de Thunderbird presione Eventos y tareas > Calendario.

  4. En la barra de menú, presione Archivo > Nuevo > Calendario. Se abrirá la ventana Crear un nuevo calendario.

  5. Seleccione En la red. Presione Continuar.

  6. Seleccione el formato CalDAV. Como Lugar use el valor solicitado en el paso 2. Para tener acceso a las citas sin conexión a Internet, marque Caché. Presione en Continuar.

  7. En Nombre indique un nombre para la carpeta del calendario. Puede seleccionar un color para el calendario. Indique si los recordatorios de citas deberían mostrarse. Seleccione una dirección de e-mail. Presione Continuar.

  8. Si se le solicitan credenciales, utilice el nombre de usuario y contraseña de Open-Xchange Server.

Resultado: La carpeta de calendario se sincronizará tras unos instantes.

Para sincronizar posteriores carpetas de calendario repita estos pasos para cada uno de ellos.