4.7. Administración de contactos

Esas instrucciones también son válidas para listas de distribución. Se mencionan las excepciones.

4.7.1. Búsqueda de contactos

Puede encontrar contactos en la carpeta de contactos actual mediante un término de búsqueda. El término de búsqueda define la cadena de caracteres a buscar. Si se desea, el término de búsqueda puede incluir el símbolo "*" como comodín representando cualquier carácter. El criterio de búsqueda define en qué datos del contacto se buscará el término.

Los siguientes datos de contacto se pueden usar como términos de búsqueda:

  • Nombre, apellido y nombre mostrado

  • E-mail, e-mail (privado), e-mail (otro)

  • Compañía, departamento

  • Ubicación, Calle

  • Etiquetas

Ejemplo: Su carpeta de contactos tiene los siguientes contactos:

  • Sonia Cortés, Areli Hernández, José Antonio Vega, Héctor Jiménez

Use "Apellido" como criterio de búsqueda. Los términos de búsqueda harán que se encuentren los siguientes contactos:

  • "c" encontrará a "Sonia Cortés"

  • "her" encontrará a "Areli Hernández"

  • "*c" o *c* encontrarán a "Sonia Cortés", "Héctor Jiménez"

  • "*nt" encontrará a "José Antonio Vega"

  • "y*" o "y" no encontrarán nada

Cómo buscar un contacto:
  1. Seleccione una carpeta de contactos para la búsqueda en el árbol de carpetas.

  2. Seleccione las vistas tarjetas o listado telefónico.

  3. Para seleccionar uno o más criterios de búsqueda, presione el ícono situado a la izquierda del campo Buscar.

  4. Indique el término de búsqueda en el campo.

  5. Presione el ícono Buscar .

  6. Para borrar un término de búsqueda, presione el ícono Limpiar .

Resultado: La ventana de vista general sólo muestra los contactos que coincidan con el término de búsqueda.

Cómo mostrar todos los contactos de la carpeta de contactos actual:
  • En la barra de filtrado rápido presione Todos.

4.7.2. Modificación de contactos

Todos los datos que hubiese introducido al crear el contacto pueden ser posteriormente editados.

Nota: Si quiere editar un contacto de una carpeta de contactos pública o compartida, necesita tener permisos de edición sobre los objetos de dicha carpeta.

Cómo editar un contacto:
  1. Visualice un contacto en la vista detalle o seleccione un contacto en las vistas tarjetas o listado telefónico.

  2. En la pestaña del panel Editar presione EditarSi se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Editar . Se abrirá la ventana Contacto.

  3. Edite los datos del contacto. Puede encontrar una descripción de los datos en 4.5: Creación de contactosPuede encontrar una descripción de los datos de una lista de distribución en 4.6: Creación de listas de distribución.

  4. Presione Guardar en el panel. Se cierra la ventana.

Resultado: El contacto se actualiza.

Si no quiere aceptar los cambios presione Cancelar en el panel.

Consejo: En las vistas tarjetas o listado telefónico también puede editar contactos usando el menú contextual o haciendo doble clic en el contacto.

4.7.3. Cómo imprimir los contactos

Existen las siguientes posibilidades para imprimir contactos:

  • Impresión de una lista de contactos

  • Impresión de los datos del contacto

Cómo imprimir una lista de contactos:
  1. Seleccione la vista listado telefónico en el panel.

  2. Seleccione los contactos a imprimir.

  3. En la pestaña del panel Editar presione ImprimirSi se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  4. Si fuese necesario, modifique los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  5. Presione Imprimir en la ventana del sistema.

Resultado: Se imprime la lista de contactos.

Cómo imprimir los datos de un contacto:
  1. Muestre un contacto en la vista detalle.

  2. En la pestaña del panel Editar presione ImprimirSi se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  3. Si fuese necesario, modifique los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  4. En la ventana del sistema presione Imprimir.

Resultado: Se imprimen los datos del contacto.

4.7.4. Copia de contactos

Puede copiar contactos a la misma o a otra carpeta.

Nota: Al copiar contactos de una carpeta origen a otra destino, necesita tener permisos para crear objetos en la de destino.

Cómo copiar contactos:
  1. Seleccione uno o varios contactos en las vistas listado telefónico o tarjetas.

  2. En la pestaña del panel Editar presione CopiarSi se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Copiar. Se abrirá la ventana Seleccionar carpeta.

  3. Presione en una carpeta de contactos de la ventana Seleccionar carpetaSólo puede presionar en carpetas a las que pueda copiar contactos.

Resultado: Se copian los contactos.

Consejo: También puede usar el menú contextual para copiar un contacto.

4.7.5. Duplicación de contactos

Esta función es para utilizar los datos coincidentes de un contacto para un nuevo contacto.

Cómo duplicar un contacto:
  1. Seleccione un contacto en la vista tarjetas o listado telefónico.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Usar como plantillaSi se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Usar como plantilla. Se abrirá la ventana Contacto.

  3. Edite los datos del contacto. Se puede encontrar una descripción de los datos en 4.5: Creación de contactosSe puede encontrar una descripción de los datos de una lista de distribución en 4.6: Creación de listas de distribución.

  4. Presione el ícono Guardar del panel. Se cerrará la ventana.

Resultado: El contacto fue duplicado.

Consejo: También puede usar el menú contextual para duplicar un contacto.

4.7.6. Cómo mover un contacto

Existen las siguientes posibilidades para mover contactos:

  • Con la función del panel

  • Con arrastrar y soltar

Nota: Para mover contactos de un origen a una carpeta de destino necesita tener los siguientes permisos:

  • Permisos de borrado sobre los objetos de la carpeta de origen

  • Los permisos en la carpeta de destino para crear objetos

Cómo mover contactos con la función del panel:
  1. Seleccione uno o varios contactos en las vistas tarjetas o listado telefónico.

  2. En la pestaña del panel Editar presione MoverSi se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Mover. Se abrirá la ventana Seleccionar carpeta.

  3. Presione en una carpeta de contactos en la ventana Seleccionar carpetaSólo puede presionar en carpetas a las que pueda mover contactos.

Resultado: Se han movido los contactos.

Como mover contactos con arrastrar y soltar:
  1. Seleccione uno o varios contactos en las vistas tarjetas o listado telefónico.

  2. Arrastre un contacto seleccionado a una carpeta de contactos. Un ícono junto al cursor indica lo siguiente:

    • Cuando se está arrastrando a un destino válido, se muestra una marca verde.

    • Cuando se está arrastrando a un destino no válido, se muestra un signo rojo de prohibido.

  3. Suelte el botón del mouse sobre la carpeta de destino.

Resultado: Se han movido los contactos.

Consejo: También puede usar el menú contextual para mover un contacto.

4.7.7. Marcado de contactos con categorías

Puede hacer lo siguiente:

  • Asignar categorías a contactos ya existentes

  • Eliminar categorías asignadas

Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Administración de categorías.

Cómo editar las categorías de un contacto:
  1. Abrir un contacto en la vista detalle o seleccionar un contacto en la vista listado telefónico.

  2. En la pestaña del panel Editar presione EditarSi se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Contacto.

  3. Editar las categorías del contacto. Se puede encontrar una descripción en 4.5.1: Adición de categorías.

4.7.8. Cómo etiquetar un contacto con marcas

Las marcas son etiquetas coloreadas para marcar contactos individuales. Puede decidir sobre el significado de los colores. Las marcas se muestran en las siguientes ubicaciones:

  • Junto al nombre del contacto en la vista tarjetas

  • En la última columna de la vista listado telefónico

  • En la parte derecha de la cabecera de las pestañas en la vista detalle

Cómo etiquetar contactos con marcas:
  1. Visualice un contacto en la vista detalle o seleccione un contacto en las vistas tarjetas o listado telefónico.

  2. Presione en cualquier marca de la sección del panel MarcasSi se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Marcas y después seleccione un elemento.

Resultado: Los contactos seleccionados se etiquetan con marcas.

Cómo borrar marcas:
  1. Visualice un contacto etiquetado con una marca en la vista detalle o seleccione contactos etiquetados con marcas en las vistas tarjetas o listado telefónico.

  2. Presione Borrar marca en la pestaña del panel MarcasSi se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Marcas > Borrar marca.

Resultado: Las marcas se borran.

4.7.9. Envío de contactos como adjunto de tipo vCard

Puede enviar contactos de una carpeta de contactos como adjuntos de e-mail de tipo vCard.

Cómo enviar contactos como adjuntos de tipo vCard:
  1. En las vistas tarjetas o listado telefónico, seleccione uno o más contactos.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Enviar como vCardSi se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Enviar como vCard. Se abrirá la ventana E-mailSe adjunta una vCard por cada contacto seleccionado.

  3. Termine y envíe el e-mail.

Resultado: Se enviará el e-mail con las vCards adjuntas.

Consejo: También puede usar el menú contextual para enviar contactos como vCards adjuntas.

4.7.10. Exportación de contactos

Puede exportar los contactos de una carpeta de contactos personal o pública. Los formatos de fichero disponibles son CSV y vCard.

Puede encontrar otra manera de exportar los contactos de una carpeta personal en 8.4.1: Exportación de contactos con WebDAV.

Cómo exportar los contactos de una carpeta:
  1. Presione con el botón derecho en una carpeta de contactos personal o pública, y seleccione Exportar de la subcarpeta Extendido.

  2. En el submenú seleccione CSV o vCard.

  3. Dependiendo del navegador se le podría preguntar si quiere abrir o guardar el archivo. Seleccione Guardar.

  4. Seleccione una ubicación. Indique un nombre de archivo.

  5. Presione Guardar.

Resultado: Los contenidos de la carpeta de contactos se exportan a un archivo de tipo CSV o vCard. Puede procesar estos datos con otros programas.

4.7.11. Eliminación de contactos

Advertencia: Los contactos borrados no se pueden recuperar. Antes de borrar un contacto asegúrese de que nunca más va a necesitarlo.

Nota: Si quiere borrar un contacto de una carpeta de contactos pública o compartida, necesita tener permisos de borrado sobre los objetos de dicha carpeta de contactos.

Cómo borrar uno o varios contactos:
  1. Muestre el contacto en la vista detalle o seleccione uno o varios contactos en las vistas tarjetas o listado telefónico.

  2. En la pestaña del panel Editar presione BorrarSi se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Borrar. Se abrirá la ventana Borrar contacto.

  3. Si está seguro de querer borrar los contactos, presione .

Resultado: Finalmente se borran los contactos.

Consejo: En las vistas tarjetas o listado telefónico también puede usar el menú contextual o la tecla <supr> para borrar contactos.