8.6. Administración de permisos

8.6.1. ¿Qué debo saber sobre los permisos?

Los permisos definen lo que un usuario puede hacer con una carpeta concreta. Se aplican las siguientes reglas:

  • Los permisos se asignan a carpetas, no a objetos individuales de dichas carpetas.

  • Por cada carpeta hay al menos un usuario que es el administrador de la carpeta. El administrador de la carpeta puede

    • dar a otros usuarios permisos sobre la carpeta,

    • renombrar, mover y borrar la carpeta.

  • Hay una jerarquía de permisos. Los permisos más altos incluyen los permisos que están más abajo en la escala.

  • Si un usuario pertenece a varios grupos con distintos permisos sobre una carpeta, el usuario siempre tendrá el permiso más alto de la escala.

El siguiente resumen enlista siempre el permiso más alto de la escala en la parte inferior. Existen los siguientes permisos:

  • Administrador de carpeta Define si un usuario es el administrador de la carpeta.

    • No  El usuario no es el administrador.

    •  El usuario es el administrador.

  • Permisos de carpeta Define lo que un usuario puede hacer con la carpeta.

    • Sin permisos de carpeta  El usuario no tiene permisos sobre la carpeta.

    • Carpeta visible El usuario puede ver la carpeta.

    • Crear objetos El usuario puede crear objetos en la carpeta.

    • Crear subcarpeta El usuario puede crear subcarpetas en la carpeta.

    • Máximos El usuario puede crear subcarpetas en la carpeta.

  • Permisos de lectura Definen qué objetos de la carpeta son visibles para un usuario.

    • Ninguno El usuario no puede ver los objetos.

    • Propios El usuario sólo puede ver los objetos creados por él/ella.

    • Todos El usuario puede ver todos los objetos.

    • Máximos El usuario puede ver todos los objetos.

  • Permisos de modificación Definen qué objetos de la carpeta puede modificar un usuario.

    • Ninguno El usuario no puede modificar ningún objeto.

    • Propios El usuario sólo puede modificar los objetos creados por él/ella.

    • Todos El usuario puede modificar todos los objetos.

    • Máximos El usuario puede modificar todos los objetos.

  • Permisos de borrado Definen qué objetos de una carpeta puede borrar el usuario.

    • Ninguno El usuario no puede borrar ningún objeto.

    • Propios El usuario sólo puede borrar los objetos creados por él/ella.

    • Todos El usuario puede borrar todos los objetos.

    • Máximos El usuario puede borrar todos los objetos.

8.6.2. ¿Qué permisos de carpeta están predefinidos para un usuario?

El siguiente capítulo describe los permisos de usuario

  • Para carpetas existentes

  • Para carpetas recién creadas.

8.6.2.1. Permisos para carpetas existentes

Usted tiene los siguientes permisos para sus carpetas personales:

  • Administrador de la carpeta: Sí

  • Permisos de carpeta: Crear subcarpetas

  • Permisos de lectura: Todos, permisos de modificación: Todos, permisos de borrado: Todos

Para la carpeta Carpetas públicas todos los usuarios y grupos tienen los siguientes permisos:

  • Administrador de la carpeta: No

  • Permisos de carpeta: Crear subcarpetas

  • Permisos de lectura: Ninguno, Permisos de modificación: Ninguno, Permisos de borrado: Ninguno

Para la carpeta Libreta de direcciones global todos los usuarios y grupos tienen los siguientes permisos:

  • Cambiar permisos: Sin permisos

  • Permisos de carpeta: Carpeta visible

  • Leer objetos: Todos, Modificar permisos: Propios, Permisos de borrado: Ninguno

Para las carpetas Portadocumentos y Portadocumentos de usuarios todos los usuarios y grupos tienen los siguientes permisos:

  • Administrador de la carpeta: No

  • Permisos de carpeta: Visible

  • Leer objetos: Ninguno, Modificar objetos: Ninguno, Borrar objetos: Ninguno

Para la carpeta Portadocumentos público todos los usuarios y grupos tienen los siguientes permisos:

  • Administrador de la carpeta: No

  • Permisos de carpeta: Crear subcarpetas

  • Leer objetos: Ninguno, Modificar objetos: Ninguno, Borrar objetos: Ninguno

8.6.2.2. Permisos para carpetas recién creadas

Dependiendo de dónde haya creado la nueva carpeta, se asignan determinados permisos a usted y a otros usuarios.

Si ha creado una nueva carpeta en una carpeta personal:

  • Se convierte en administrador de la carpeta y obtiene los permisos máximos.

  • Otros usuarios y grupos no tendrán derechos. Usted debe establecer los permisos de la nueva carpeta. Si después crea nuevas subcarpetas en dicha carpeta, los permisos de esta carpeta serán heredados por las nuevas subcarpetas. Se puede encontrar información sobre cómo conceder permisos en 8.6.5: Compartición de carpetas.

Si crea una nueva carpeta en Carpetas públicas o Portadocumentos/Portadocumentos público:

  • Se convierte en administrador de la carpeta y obtiene los permisos máximos.

  • Otros usuarios y grupos tendrán los mismos permisos que sobre la carpeta principal.

Si crea una nueva carpeta en la carpeta compartida de otro usuario:

  • El usuario que compartió la carpeta se convierte en administrador de dicha carpeta y obtiene los permisos máximos.

  • Tanto usted como otros usuarios y grupos tendrán los mismos permisos que sobre la carpeta principal.

8.6.3. ¿Dónde encuentro carpetas compartidas por otros usuarios?

La siguiente descripción corresponde al ajuste Lista de carpetas completo.

El siguiente ejemplo muestra en qué parte de la lista de carpetas se pueden encontrar carpetas compartidas por otros usuarios: Se aplica lo siguiente:

  • El usuario Sonia Vega comparte con usted las siguientes carpetas personales:

    • su carpeta de calendario

    • su carpeta de Portadocumentos

    • su carpeta personales de e-mail Equipo

  • El usuario Areli García crea la carpeta nueva CalendariodeVacaciones en la carpeta Carpetas públicas. Ella concede a todos los usuarios permisos para crear elementos en esa carpeta.

  • El usuario Roberto Ruiz crea la carpeta nueva Compañía en la carpeta Portadocumentos/Portadocumentos público. Él comparte solo la carpeta NotasdeReuniones de su carpeta personal del Portadocumentos. Su carpeta personal del Portadocumentos no se compartirá.

Su lista de carpetas muestra los siguientes elementos:

Su nombre de usuario

Su carpeta raíz personal. Contiene sus carpetas personales.

e-mail

Bandeja de entrada

usuario

Sonia Vega

Equipo

Carpeta compartida de e-mail de Sonia Vega

Tareas

Calendario

Contactos

Carpetas públicas

Libreta de direcciones global

CalendariodeVacaciones

Carpeta creada por Areli García.

Carpetas compartidas

Areli García

Calendario

Carpeta de calendario compartida por Areli Garcia

Portadocumentos

Portadocumentos de usuarios

Su nombre de usuario

Su carpeta personal del Portadocumentos

Areli García

Carpeta del Portadocumentos compartida por Sonia Vega

Roberto Ruiz

NotasdeReuniones

Subcarpeta de la carpeta Portadocumentos compartida por Roberto Ruiz

Nota: Para ver la carpeta de e-mail compartida tiene que haberse suscrito a dicha carpeta. Se pueden encontrar detalles en 8.6.4: Suscripción a carpetas de e-mail.

Al seleccionar la lista de carpetas Nuevo, las carpetas que se muestran son las siguientes:

Tareas

Elementos enviados

Carpetas compartidas

Sonia Vega

Calendario

Carpeta de calendario compartida de Sonia Vega

Bandeja de entrada

Usuario

Sonia Vega

Equipo

Carpeta de e-mail compartida de Sonia Vega

Portadocumentos

Portadocumentos de usuarios

Su nombre de usuario

Su carpeta personal del Portadocumentos

Sonia Vega

Carpeta del Portadocumentos compartida de Sonia Vega

Roberto Ruiz

Actas de reuniones

Subcarpeta del Portadocumentos compartida de Roberto Ruiz

Calendario

Contactos

Carpetas públicas

Libreta de direcciones global

Calendario de Vacaciones

Carpeta creada por Areli García.

Nota: Para ver la carpeta de e-mail compartida tiene que haberse suscrito a dicha carpeta. Se pueden encontrar detalles en 8.6.4: Suscripción a carpetas de e-mail.

En la vista de carpeta de un módulo concreto las carpetas compartidas se pueden encontrar aquí:

  • en la carpeta Usuario del módulo e-mail

  • bajo contactos compartidos en el módulo de contactos

  • bajo calendarios compartidos en el módulo de calendario

  • bajo Tareas compartidas en el módulo de tareas

  • bajo Todas las carpetas en la carpeta Portadocumentos de usuarios del módulo Portadocumentos

8.6.4. Suscripción a carpetas de e-mail

Para ver carpetas de e-mail compartidas por otros usuarios tiene que suscribirse a ellas.

Cómo suscribirse a carpetas de e-mail compartidas:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en la carpeta Bandeja de entrada o en cualquier otra carpeta personal de e-mail de la lista.

  2. En el menú contextual seleccione Suscribirse a la carpeta. Se abre la ventana emergente Suscribirse a carpeta.

  3. Abra la lista de carpetas Usuario en la ventana Suscribirse a carpeta. Marque la casilla de la carpeta a la que quiera suscribirse.

  4. Presione en Aceptar.

Resultado: La carpeta suscrita se muestra en la lista de carpetas.

8.6.5. Compartición de carpetas

Para compartir datos con otros usuarios comparte una o más carpetas. Puede compartir una carpeta concediendo a otros usuarios permisos concretos sobre ella. Puede

  • conceder permisos sobre una carpeta,

  • cambiar los permisos sobre una carpeta

  • y borrar permisos sobre una carpeta.

Nota: Tenga en cuenta las siguientes restricciones.

  • Para conceder permisos a otro usuario sobre una carpeta, usted tiene que tener permisos de administrador para dicha carpeta.

  • No puede compartir su carpeta personal Bandeja de entrada. Para conceder acceso a otros usuarios a sus mensajes de e-mail, comparta una carpeta de e-mail ubicada bajo su carpeta Bandeja de entrada. A dicha carpeta de e-mail han de suscribirse los otros usuarios. Consulte 8.6.4: Suscripción a carpetas de e-mail.

  • Usted tiene permisos exclusivos sobre sus carpetas personales de calendario, contactos y tareas. No puede conceder permisos de administrador sobre dichas carpetas a otros usuarios. Se pueden encontrar ejemplos prácticos de configuraciones en 8.6.6: ¿Qué configuraciones de permisos son prácticas?.

Cómo compartir una carpeta:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en la carpeta y seleccione Propiedades. El software colaborativo pasa al módulo Opciones. Las propiedades de la carpeta se muestran en la ventana de vista general.

  2. Pase a la pestaña Permisos.

  3. Presione Guardar en la pestaña del panel ingresar usuario. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Guardar > ingresar usuario. Se abre la ventana Seleccionar usuario.

  4. Seleccione uno o varios usuarios o grupos de usuarios, en la lista.

  5. Para ingresar la selección de usuario o grupos, presione el botón ingresar que hay junto a Usuarios.

  6. Para validar la selección presione Aceptar. Los usuarios se añaden a la lista y tendrán los permisos predeterminados.

  7. Seleccione un usuario recién añadido.

  8. Para establecer los permisos, utilice el panel. Se pueden encontrar ejemplos prácticos de configuraciones en 8.6.6: ¿Qué configuraciones de permisos son prácticas?. Nota: No se puede cambiar el permiso de administrador de una carpeta personal.

  9. Si fuese necesario, repita los pasos 3-8 para ingresar más usuarios.

  10. Para terminar el proceso, presione Guardar en el panel.

Resultado: La carpeta queda compartida. Se marcará con el ícono de carpeta compartida en la lista de carpetas.

Cómo cambiar los permisos sobre una carpeta para usuarios concretos:
  1. Presione con el botón derecho del mouse y seleccione Propiedades. El software colaborativo pasa al módulo de opciones. Las propiedades de la carpeta se muestran en la ventana de vista general.

  2. Cambie a la pestaña Permisos. Se muestran los usuarios y los permisos.

  3. Seleccione un usuario.

  4. Para establecer nuevos permisos use el panel. Se pueden encontrar ejemplos prácticos de configuraciones en 8.6.6: ¿Qué configuraciones de permisos son prácticas?. Nota: No se puede cambiar el permiso de administrador de una carpeta personal.

  5. Para terminar el proceso, presione Guardar en el panel.

Resultado: Los permisos del usuario han cambiado.

Cómo eliminar permisos de usuarios concretos sobre una carpeta:
  1. Presione con el botón derecho del mouse y seleccione Propiedades. El software colaborativo pasa al módulo de opciones. Las propiedades de la carpeta se muestran en la ventana de vista general.

  2. Pase a la pestaña Permisos. Se muestran los usuarios y sus permisos.

  3. Seleccione un usuario.

  4. Presione Borrar usuario en la pestaña del panel Guardar. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Guardar > Borrar usuario.

  5. Para terminar el proceso, presione Guardar en el panel.

Nota: Para poder eliminar los permisos de usuarios concretos sobre una carpeta, tiene que ser el administrador de la carpeta.

8.6.6. ¿Qué configuraciones de permisos son prácticas?

Los siguientes ejemplos son recomendaciones de configuraciones prácticas.

Ejemplo 1: Visualización de objetos
  • Un usuario debería poder ver los objetos de una carpeta, pero no cambiarlos ni borrarlos. El usuario no debería poder crear nuevos objetos.

  • El usuario necesita tener los siguientes permisos:

  • Administrador de la carpeta

    Permisos de carpeta

    Leer objetos

    Modificar objetos

    Borrar objetos

    No

    Carpeta visible

    Leer todo

    Ninguno

    Ninguno

Ejemplo 2: Visualización de objetos, creación de objetos propios
  • Un usuario debería poder ver los objetos de una carpeta pero no cambiarlos ni borrarlos. El usuario debería poder crear y modificar nuevos objetos.

  • El usuario necesita tener los siguientes permisos:

  • Administrador de la carpeta

    Permisos de carpeta

    Leer objetos

    Modificar objetos

    Borrar objetos

    No

    Carpetas visibles

    Leer todo

    Modificar los propios

    Borrar los propios

Ejemplo 3: Visualización de objetos, creación de objetos propios
  • Un usuario no debería poder ver los objetos de una carpeta. Aún así, el usuario debería poder crear y modificar nuevos objetos.

  • El usuario necesita tener los siguientes permisos:

  • Permisos de carpeta

    Permisos de carpeta

    Leer objetos

    Modificar objetos

    Borrar objetos

    No

    Crear objetos

    Ninguno

    Modificar los propios

    Borrar los propios

Ejemplo 4: Sin visualización de objetos, creación de objetos propios, creación de subcarpetas
  • Un usuario no debería ver los objetos de su carpeta personal. El usuario debería poder crear subcarpetas.

  • El usuario necesita tener los siguientes permisos:

  • Administrador de carpeta

    Permisos de carpeta

    Leer objetos

    Modificar objetos

    Borrar objetos

    No

    Crear subcarpeta

    Leer todo

    Modificar los propios

    Borrar los propios

Ejemplo 5: Todos los permisos
  • Un usuario debería tener todos los permisos sobre una carpeta pública. El usuario debería poder conceder permisos a otros usuarios.

  • El usuario necesita tener los siguientes permisos:

  • Administrador de carpeta

    Permisos de carpeta

    Leer objetos

    Modificar objetos

    Borrar objetos

    Crear subcarpeta

    Leer todo

    Modificar todos

    Borrar todos