7.6. Administración de elementos del Portadocumentos

7.6.1. Búsqueda de elementos del Portadocumentos

Los términos de búsqueda le permite encontrar elementos del Portadocumentos de la carpeta actual. El término de búsqueda define la cadena de caracteres a buscar.

Se encontrarán todos los elementos del Portadocumentos que contengan el término de búsqueda en su título.

Ejemplo: Para encontrar los elementos del Portadocumentos con los títulos "edicion y mercadotecnia" y "mercadotecnia básica", utilice el término de búsqueda "mercadotecnia".

Cómo buscar un elemento del Portadocumentos:
  1. En la lista de carpetas seleccione la carpeta del Portadocumentos en la que quiere buscar.

  2. Abra las vistas División Hor o Lista.

  3. Para seleccionar uno o más criterios de búsqueda presione el ícono situado a la izquierda del campo Buscar.

  4. Introduzca el término de búsqueda en el campo.

  5. Presione el ícono Buscar .

Resultado: La ventana de vista general sólo muestra los elementos del Portadocumentos que coinciden con el término de búsqueda.

Cómo visualizar todos los elementos del Portadocumentos de la carpeta actualmente seleccionada:

Presione el ícono Reiniciar del campo Buscar .

7.6.2. Edición de elementos del Portadocumentos

Todos los datos introducidos al crear el elemento del Portadocumentos se pueden editar posteriormente.

Nota: Para poder editar un elemento del Portadocumentos de una carpeta pública o compartida, necesita tener permisos de edición sobre los objetos de la carpeta correspondiente.

Cómo editar un elemento del Portadocumentos:
  1. Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Editar. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Elemento de información.

  3. Editar los datos del elemento del Portadocumentos. Se puede encontrar una descripción detallada de los datos en 7.5: Creación de un elemento del Portadocumentos. Se pueden encontrar instrucciones para trabajar con versiones de documentos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

  4. Presione Guardar en el panel. La ventana se cerrará.

Resultado: El elemento del Portadocumentos se modifica.

Si no quiere validar los cambios, presione el elemento del panel Cancelar.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para editar el elemento.

7.6.2.1. Bloqueo de un elemento del Portadocumentos

Si edita un elemento del Portadocumentos debería bloquear dicho elemento. El bloqueo tiene el siguiente propósito:

  • El bloqueo indica a otros usuarios que actualmente se está trabajando sobre ese elemento del Portadocumentos, y podría no estar actualizado.

  • Si el elemento bloqueado del Portadocumentos está ubicado en una carpeta compartida con otros usuarios con permisos de modificación, dichos usuarios no podrán editar el elemento bloqueado.

Cómo bloquear un elemento del Portadocumentos:
  1. Seleccione uno o varios elementos del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Bloquear. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Bloquear.

Tan pronto como haya finalizado la modificación, debería desbloquear el elemento.Cómo desbloquear el elemento:
  1. Seleccione uno o varios elementos bloqueados del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Desbloquear. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Desbloquear.

Consejo: También puede marcar las funciones Bloquear y Desbloquear en el menú contextual.

7.6.2.2. Borrado de un documento

Puede borrar el documento de un elemento del Portadocumentos. Esto borra todas las versiones del documento. Puede encontrar más información sobre el trabajo con versiones de documentos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

Nota: Esta función no borra ningún documento de su disco local.

Cómo borrar el documento de un elemento del Portadocumentos:
  1. Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Editar. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Elemento de información.

  3. Presione el botón Borrar. Se abre la ventana Quitar archivo adjunto.

  4. Si está seguro de querer eliminar todas las versiones del documento del elemento del Portadocumentos, presione .

Resultado: Todas las versiones del archivo del documento se eliminan del elemento del Portadocumentos. El elemento se mantiene.

7.6.2.3. Trabajo con versiones de documentos

Si un elemento del Portadocumentos contiene un documento, puede realizar las siguientes acciones:

  • Ingresar una nueva versión del documento

  • Borrar una versión del documento

  • Establecer una versión del documento como versión actual

Cómo ingresar una nueva versión del documento:
  1. Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Editar. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Elemento de información.

  3. Presione el botón archivo.

  4. Presione el botón Examinar.

  5. Seleccione el archivo a ingresar como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de archivo.

  6. Presione el ícono Guardar del panel. La ventana se cerrará.

  7. Si fuese necesario, introduzca un comentario en la ventana emergente Comentario de la versión.

  8. Presione Aceptar en la ventana emergente. Si no quiere introducir un comentario, presione Sin comentarios. Para cancelar el proceso, presione Cancelar.

Resultado: El documento se transfiere al servidor. Tan pronto como termine el proceso, la ventana Elemento del Portadocumentos se cierra.

Nota: Dependiendo del tamaño del archivo del documento y de la velocidad de transferencia de la conexión, este proceso puede tardar un tiempo.

Cómo borrar una versión de un documento de un elemento del Portadocumentos:
  1. Abra un Elemento de información en la vista División Hor.

  2. Seleccione la pestaña Versiones.

  3. Presione con el botón derecho en una versión del documento en la vista de lista.

  4. Presione Borrar en el menú contextual. Se abrirá la ventana Borrar versión.

  5. Si está seguro de querer borrar la versión del documento, presione .

Resultado: La versión del documento se borra el elemento del Portadocumentos.

Nota: Esta función no borrar ningún documento de su disco local.

Como establecer una versión de un documento como la versión actual:
  1. Abra un elemento del Portadocumentos en la vista División Hor.

  2. Seleccione la pestaña Versiones.

  3. Presione con el botón derecho en una versión del documento en la vista de lista.

  4. Presione Actual en el menú contextual.

Resultado: La versión seleccionada del documento queda fijada como la versión actual.

7.6.3. Impresión de elementos del Portadocumentos

Existen las siguientes posibilidades para imprimir elementos del Portadocumentos:

  • Impresión de una lista de elementos del Portadocumentos

  • Impresión de los datos de un elemento del Portadocumentos

Cómo imprimir una lista de elementos del Portadocumentos:
  1. Abra la vista lista en el panel.

  2. Seleccione los elementos del Portadocumentos a imprimir.

  3. En la pestaña del panel Editar presione Imprimir. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  4. Si es necesario, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  5. En la ventana del sistema presione Imprimir.

Resultado: Se imprime la lista de elementos del Portadocumentos.

Cómo imprimir los datos de un elemento del Portadocumentos:
  1. Abra un elemento del Portadocumentos en la vista División Hor.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Imprimir. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  3. Si es necesario, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  4. En la ventana del sistema presione Imprimir.

Resultado: Se imprimen los datos del elemento del Portadocumentos.

7.6.4. Traslado de elementos del Portadocumentos

Existen las siguientes posibilidades para mover elementos del Portadocumentos:

  • Con la función del panel

  • Con arrastrar y soltar

Nota: Al mover elementos del Portadocumentos de una carpeta de origen a otra de destino, necesita tener los siguientes permisos:

  • Permisos de borrado sobre los objetos de la carpeta de origen

  • Permisos para crear objetos en la carpeta de destino

Cómo mover elementos del Portadocumentos utilizando la función del panel:
  1. Seleccione uno o varios elementos del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Mover. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Mover. Se abrirá la ventana Seleccionar carpeta.

  3. Presione en una carpeta del Portadocumentos en la ventana Seleccionar carpeta. Sólo puede presionar en carpetas a las que pueda mover elementos del Portadocumentos.

Resultado: Se mueven los elementos del Portadocumentos.

Si quiere cancelar el proceso, presione el botón cerrar de la parte superior derecha de la ventana Seleccionar carpeta.

Cómo mover elementos del Portadocumentos con arrastrar y soltar:
  1. Seleccione uno o varios elementos del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.

  2. Arrastre el elemento seleccionado del Portadocumentos a otra carpeta. Un ícono junto al cursor indica lo siguiente:

    • Cuando se arrastra a un destino válido, aparece una señal verde.

    • Cuando se arrastra a un destino no válido, aparece un ícono de prohibición rojo.

  3. Suelte el botón del mouse sobre la carpeta de destino.

Resultado: Se mueven los elementos del Portadocumentos.

Si quiere cancelar el proceso libere el botón del mouse sobre un destino no válido.

7.6.5. Marcado de elementos del Portadocumentos con categorías

Puede hacer lo siguiente:

  • Asignar categorías a elementos existentes el Portadocumentos,

  • Eliminar categorías asignadas.

Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Administración de categorías.

Cómo editar las categorías de un elemento del Portadocumentos:
  1. Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas lista o División Hor.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Editar. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Elemento de información.

  3. Editar las categorías de un elemento del Portadocumentos. Se puede encontrar una descripción en 7.5.2: Adición de categorías.

7.6.6. Etiquetado de elementos del Portadocumentos con marcas

Las marcas son etiquetas coloreadas para marcar elementos del Portadocumentos. Usted decide sobre el significado de cada color.

En las vistas División Hor y lista, las marcas se muestran en la última columna.

Cómo etiquetar elementos del Portadocumentos con marcas:
  1. Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas División Hor o lista.

  2. En la pestaña del panel Marcas presione en cualquier elemento. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Marcas y después en cualquier elemento.

Resultado: Los elementos seleccionados del Portadocumentos se etiquetan con marcas.

Cómo borrar marcas:
  1. En las vistas División Hor o lista seleccione elementos del Portadocumentos etiquetados con marcas.

  2. Presione Borrar marca en la pestaña del panel Marcas. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Marcas > Borrar marca.

Resultado: Se borran las marcas.

7.6.7. Borrado de elementos del Portadocumentos

Advertencia: Los elementos del Portadocumentos borrados no se pueden recuperar. Antes de borrar un elemento del Portadocumentos asegúrese de que no lo va a necesitar más.

Nota: Si quiere borrar un elemento del Portadocumentos de una carpeta pública o compartida, necesita tener permisos de borrado sobre los objetos de dichas carpetas.

Cómo borrar uno o varios elementos del Portadocumentos:
  1. Seleccione uno o varios elementos del Portadocumentos en las vistas División Hor o lista.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Borrar. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Borrar. Se abrirá la ventana Borrar elementos.

  3. Si está seguro de querer borrar los elementos del Portadocumentos, presione .

Resultado: Los elementos del Portadocumentos se borran definitivamente.

Consejo: También puede borrar elementos del Portadocumentos utilizando el menú contextual o la tecla <supr>.

7.6.8. Acceso a elementos del Portadocumentos con WebDAV

Con WebDAV se puede acceder a elementos del Portadocumentos del mismo modo que se accede a archivos locales del disco duro propio. Comparado con el acceso desde la interfaz gráfica del software colaborativo, WebDAV tiene sus ventajas e inconvenientes:

  • La ventana es la rapidez y el acceso directo con el navegador o Explorer. No necesita conectar a la interfaz gráfica del software colaborativo.

  • El inconveniente es que sólo se pueden ver la versión actual del documento. La historia del documento y el resto de la información, p. ej. los comentarios, no se muestran.

Advertencia: Cuando se borra un archivo con WebDav se borrarán todas las versiones del archivo, no sólo la actual. Para borrar una versión concreta de un documento utilice exclusivamente los métodos descritos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

Dependiendo del sistema operativo instalado en su máquina, el acceso WebDav al Portadocumentos se configura de distinta manera.

7.6.8.1. Acceso bajo Linux

Cómo acceder a elementos del Portadocumentos con WebDAV bajo Linux:
  1. Abra KDE Konqueror o un navegador similar.

  2. Introduzca la siguiente dirección en el campo Ubicación: webdav://<dirección>/servlet/webdav.infostore donde <dirección> debe reemplazarse por la dirección IP o URL del servidor de Open-Xchange.

  3. Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Utilice sus datos de conexión al servidor de Open-Xchange.

Resultado: Los elementos del Portadocumentos se visualizan en el navegador.

7.6.8.2. Acceso bajo Windows XP

Cómo configurar el acceso WebDAV bajo Windows XP:
  1. En la ventana Mi PC presione en Mis sitios de red o haga doble clic en el ícono Mis sitios de red del escritorio de Windows.

  2. Vaya a Tareas de Red, abra la ventana de diálogo Sitios de Red y presione en ingresar un sitio de red. Se lanza un asistente para la adición de recursos de red. Presione Siguiente.

  3. En la siguiente ventana de diálogo seleccione Elegir otro sitio de red.

  4. Introduzca la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore, donde <dirección> debe reemplazarse por la dirección IP o URL del servidor de Open-Xchange.

  5. Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Utilice sus datos de conexión al servidor de Open-Xchange.

  6. En el siguiente cuadro de diálogo puede asignar un nombre al recurso de red.

    Nota: Si ha fijado su codificación a ISO, por favor no use caracteres especiales en los nombres de archivos o carpetas. El servidor Open-Xchange usa la codificación UTF-8.

  7. En el siguiente cuadro de diálogo presione en Finalizar.

Resultado: Puede utilizar Mis sitios de red par acceder a sus elementos del Portadocumentos.

7.6.8.3. Acceso bajo Windows Vista

Antes de usar WebDAV tiene que instalar una Actualización de Software de Microsoft.

Cómo instalar la Actualización de Software para WebDAV de Microsoft:
  1. Abra un navegador web.

  2. Introduzca la siguiente dirección: http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. Diríjase a Más información y presione en Download the Software Update for Web Folders package now.

  4. En la página de descargas presione en Download. Se descargará el archivo Webfldrs-KB907306-ENU.exe.

  5. Haga doble clic sobre el archivo. Se lanzará la instalación.

Cómo configurar el acceso WebDAV bajo Windows Vista:
  1. En Windows Explorer abra Mi PC.

  2. Presione con el botón derecho del mouse en una zona libre del recuadro derecho de Explorer. En el menú desplegable seleccione ingresar un sitio de red. Se abre la ventana de diálogo ingresar un sitio de red. Presione Siguiente.

  3. Seleccione Elija una ubicación de red personalizada. Presione Siguiente.

  4. En la ventana de diálogo ingresar ruta de red introduzca la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore, donde <dirección> ha de sustituirse por la dirección IP o url del servidor de Open-Xchange.

  5. Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Use su datos de conexión del servidor Open-Xchange.

  6. En el siguiente cuadro de diálogo puede asignar un nombre al recurso de red.

  7. En el siguiente cuadro de diálogo presione en Finalizar.

Resultado: Bajo Mi PC puede acceder a sus elementos del Portadocumentos.

7.6.8.4. Acceso bajo Windows 7

Consejo:También puede usar el OX Updater para configurar el acceso WebDAV. Se puede encontrar información en la documentación del usuario de OX Updater.

Antes de configurar el acceso WebDAV como se describe más abajo, se ha de instalar una actualización de software de Microsoft. Se pueden encontrar instrucciones en 7.6.8.3: Acceso bajo Windows Vista.

Cómo configurar el acceso WebDAV bajo Windows 7:
  1. En el área de navegación del Explorador de Windows seleccione el elemento PC.

  2. En la barra de íconos presione en Conectar unidad. Se abre la ventana Conectar unidad.

  3. Presione en Conectar a una página web que puede usar para almacenar sus documentos. Se abre la ventana ingresar dirección de red. Presione Siguiente.

  4. Seleccione Seleccione dirección de red personalizada. Presione Siguiente.

  5. En el campo Dirección de Internet o de red indique la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore Sustituya <dirección> por la dirección IP o url del servidor Open-Xchange.Presione Siguiente.

  6. Introduzca su nombre de usuario y contraseña para el servidor Open-Xchange. Presione Aceptar.

  7. En la siguiente página puede asignar un nombre a la dirección de red. Presione Siguiente.

  8. Presione Terminar.

Resultado: Debajo de PC puede ingresar a sus elementos del Portadocumentos.