Aufgabe neu anlegen

Abbildung 5.20. Aufgabe neu anlegen

Aufgabe neu anlegen

Eine neue Aufgabe können Sie über das Anlegen-Symbol erstellen. Folgende Felder sind dabei auszufüllen:

Standard-Informationen

Betreff

Unter Betreff legen Sie lediglich den Titel fest, unter dem eine Aufgabe gespeichert werden soll. Der Betreff ist ein Pflichtfeld, ohne das eine Aufgabe nicht angelegt werden kann.

Beginn am

Hier geben Sie das Datum ein, ab wann die Aufgabe erledigt werden soll. Das Datumsformat ist TT.MM.JJJJ. Sie können das Datum auch mit Hilfe des eingebauten Kalenders auswählen. Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts vom Eingabefeld. Es öffnet sich eine kleine Kalenderansicht. Klicken Sie einfach auf das von Ihnen gewünschte Datum, danach schließt sich der Kalender und das gewählte Datum erscheint im Textfeld. Die Voreinstellung für das Startdatum ist immer das aktuelle Tagesdatum. Weiterhin überprüft das System bei der Anlage von Projektaufgaben automatisch, ob das Startdatum für die Aufgabe innerhalb des Projektzeitraums liegt. Das Startdatum ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen, kann die Aufgabe nicht angelegt werden.

Pflichtfelder

Pflichtfelder müssen gefüllt sein, bevor Sie einen anderen Reiter auswählen können.

Fällig am

Hier geben Sie das Datum ein, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll. Das Datumsformat ist TT.MM.JJJJ. Sie können das Datum auch mit Hilfe des eingebauten Kalenders auswählen. Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts vom Eingabefeld. Eine kleine Kalenderansicht öffnet sich. Klicken Sie einfach auf das von Ihnen gewünschte Datum, danach schließt sich der Kalender und das gewählte Datum erscheint im Textfeld. Weiterhin überprüft das System bei der Anlage von Projektaufgaben automatisch ob das Enddatum für die Aufgabe innerhalb des Projektzeitraums liegt. Das Enddatum ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen, kann die Aufgabe nicht angelegt werden.

Beschreibung

Bitte geben Sie hier eine möglichst genaue Beschreibung der Aufgabe ein.

Priorität

An dieser Stelle weisen Sie der Aufgabe eine Priorität zu. Sie können zwischen drei Einstellungen wählen: niedrig, mittel und hoch. Die Voreinstellung ist niedrig.

Status

Hier wird angegeben, welchen Status eine Aufgabe zurzeit hat. Standardmäßig stehen drei verschiedene Statusangeben zur Auswahl, die der Fertigstellung in Prozent entsprechen:

Nicht begonnen (0%)
In Bearbeitung (25%)
Erledigt (100%)

Darüber hinaus kann eine Aufgabe im Status zurückgestellt werden, oder auf jemand anderen warten.

Bei Anlegen einer neuen Aufgabe wird als Status standardmäßig die Einstellung Nicht begonnen angenommen.

Erinnerung per E-Mail

Wenn Sie an eine Aufgabe per E-Mail erinnert werden wollen, können Sie hier den Zeitpunkt angeben, an dem Sie erinnert werden wollen. Die Erinnerung wird Ihnen, dem Wert entsprechend, 1 Tag bis 4 Wochen vor dem Startdatum per E-Mail zugestellt.

Teilnehmer benachrichtigen

Wenn Sie möchten, dass die anderen Teilnehmer dieser Aufgabe ebenfalls erinnert werden, kreuzen Sie bitte das Feld Teilnehmer benachrichtigen an.

Kategorien

Ein besonderes Eingabefeld ist die Schaltfläche Kategorie. Über diese Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, die Aufgabe in eine bestimmte Kontakt-Kategorie einzuordnen. Klicken Sie die Schaltfläche an, so erscheint ein Pop-up-Fenster, über das Sie zwischen verschiedenen vordefinierten Aufgaben-Kategorien auswählen können. Markieren Sie dazu das der jeweiligen Kategorie nach stehende Kontrollkästchen Wählen und betätigen Sie die Schaltfläche Selektierte übernehmen. Private Kategorietypen legen Sie an, indem Sie diese über das Textfeld manuell hinzufügen. Über die Schaltfläche Zu den persönlichen hinzufügen übernehmen Sie diese dauerhaft. Zum Löschen einzelner Kategorien markieren Sie das voran stehende Kontrollkästchen und betätigen die Schaltfläche Löschen.

Aufgaben Details

Im Karteikartenregister Details können Sie zu einer anzulegenden Aufgabe weitere Detailinformationen eingeben. Folgende zusätzlichen Felder stehen Ihnen dabei zur Verfügung.

Zuordnung

Hier geben Sie an, ob diese Aufgabe eine allgemeine Aufgabe ist, oder ob sie zu einem Projekt gehört. Wenn sie zu einem Projekt gehört, wählen Sie bitte das Projekt in dem Pull-down-Menü aus, ansonsten wählen Sie bitte ungebundene Aufgabe. Handelt es sich um eine Projektaufgabe, so überprüft das System ob der Erledigungszeitraum für die Aufgabe innerhalb des Projektzeitraums liegt.

Währung

Geben Sie hier die Währung an, die für die IST- und SOLL-Kosten verwendet werden soll. Welche Währungen Ihnen hierbei zur Verfügung stehen, hängt von der Liste der Währungen ab, die der Systemadministrator bei der Konfiguration des Open-Xchange Servers zur Verfügung gestellt hat.

Gesamtdauer

Geben Sie hier die veranschlagte Dauer der Aufgabe in Stunden oder Arbeitstagen an. Um die Einheit umzustellen, verwenden Sie bitte das Pull-down-Menü rechts vom Texteingabefeld.

Änderung der SOLL-Dauer

Dieser Wert kann nur von Teilnehmern mit Schreibrecht verändert werden.

IST Dauer

Geben Sie hier die tatsächliche Dauer der Aufgabe in Stunden oder Arbeitstagen an. Die Einheit ist die gleiche wie für die SOLL-Dauer. In der Übersichtsseite können Sie dann die Differenz zwischen SOLL- und IST Dauer sehen und erkennen so auf einen Blick, wie gut Sie im Zeitplan liegen. Im Bereich Projekte addieren sich die IST-Werte aller Projekt bezogenen Aufgaben auf, so dass dort einen Gesamtübersicht entsteht.

Gesamtkosten

Geben Sie hier die veranschlagten Kosten der Aufgabe in der Währung an, die Sie zuvor ausgewählt haben.

IST Kosten

Geben Sie hier die tatsächlichen Kosten der Aufgabe in der Währung an, die Sie zuvor ausgewählt haben. In der Übersichtsseite können Sie dann die Differenz zwischen SOLL- und IST-Kosten sehen und erkennen so auf einen Blick wie gut Sie im Finanzplan liegen. Im Bereich Projekte addieren sich die IST-Werte aller projektbezogenen Aufgaben auf, so dass dort eine Gesamtübersicht entsteht.

Zusatzinformationen

In den Textfeldern Reisekilometer, Abrechnungsinfo und Firmen können Sie via Texteingabe weitere Informationen zur anzulegenden Aufgabe hinterlegen.

Teilnehmer

Mit Hilfe der Reiter gelangen Sie in weitere Eingabemasken, in denen Sie die Teilnehmer für diese Aufgabe einstellen.

Teilnehmer auswählen

Die Zuteilung der Teilnehmer zu einer Aufgabe erfolgt entsprechend der Zuteilung von Objektrechten wie schon unter Abschnitt Objektbezogene Rechte definieren beschrieben. Grundsätzlich gilt, dass alle Teilnehmer einer Aufgabe Lese- und Schreibrechte auf diese besitzen. Ausnahmen hiervon stellen öffentliche und freigegebene Ordner dar. Auf öffentliche Aufgaben-Ordner besitzen alle System-Benutzer der Groupware Zugriff. Bei freigegebenen Ordnern entsprechen die Objekt-Rechte den für den Ordner hinterlegten Rechten. Näheres hierzu erfahren Sie im Kapitel 15 Ordnerverwaltung.

Lese und Schreibrechte vergeben

Eine manuelle Konfiguration der Lese- und Schreibrechte ist bei Erstellung einer Aufgabe nicht zu beachten. Eine neu angelegte Aufgabe besitzt dieselben Berechtigungen, wie der Ordner, in dem sie gespeichert wurde. Eine ausführliche Erörterung dieser Thematik finden Sie im Kapitel "Ordnerverwaltung"

Serie

Handelt es sich um eine periodisch wiederkehrende Serien-Aufgabe, so kann dies unter dem Karteikartenreiter Serie eingestellt werden Dort haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Wiederholungszeitraum einer Aufgabe anzugeben.

Keine Serie

Ist dieser Wiederholungszeitraum angegeben, so wird nur eine einzelne Aufgabe ohne Wiederholung angelegt. Dies ist die Standardeinstellung für Aufgaben.

Täglich

Ist dieser Wiederholungszeitraum angewählt, wird die Aufgabe periodisch nach den angegebenen Tagen wiederholt. Soll die Aufgabenserie nach dem Anlegen später noch einmal bearbeitet werden, beachten Sie bitte, dass diese Option nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Ein Wechsel auf wöchentlich oder monatlich ist nicht möglich.

Wöchentlich

Bei einem wöchentlichen Wiederholungszeitraum können Aufgaben angegeben werden, die sich in wöchentlichen Abständen wiederholen sollen. Wird zum Beispiel ein Wiederholungszeitraum von 3 Wochen angegeben, so wird die Aufgabe alle 21 Tage eingetragen. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit festzulegen, an welchen Wochentagen die Aufgabe wiederholt werden soll. Hierzu müssen Sie einfach die entsprechenden Kontrollkästchen Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa und So anklicken, je nachdem, an welchen Wochentagen die Aufgabe wiederholt werden soll. Soll die Aufgabenserie nach dem Anlegen später noch einmal bearbeitet werden, so beachten Sie bitte, dass diese Option nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Ein Wechsel auf Täglich oder Monatlich ist nicht möglich.

Monatlich

Findet die Aufgabe periodisch nach einer bestimmten Anzahl von Monaten an einem bestimmten Tag statt, dann wählen sie diese Option aus. Tragen Sie in das linke Textfeld den Tag des Monats ein, an dem die Aufgabe stattfindet und in das rechte wie viele Monate zwischen einer Aufgabe und dem nächsten der Aufgaben-Serie verstreichen sollen. Soll die Aufgabenserie nach dem Anlegen später noch einmal bearbeitet werden, so beachten Sie bitte, dass diese Option nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Ein Wechsel auf Täglich oder wöchentlich ist nicht möglich.

Jährlich

Auch jährlich wiederkehrende Aufgaben können Sie in der Serienkonfiguration bestimmen. Legen Sie hierzu einfach das Datum der wiederkehrenden Aufgabe unter Jährlich fest.

Die Serie endet am

Haben Sie sich für einen Wiederholungszeitraum entschieden, so können Sie unter diesem Punkt angeben, bis zu welchem Datum die Wiederholungstermine für Serienaufgaben eingetragen werden sollen. Sie können das Datum direkt eingeben (Eingabe als Tag.Monat.Jahr) oder aber mit dem Symbol über den integrierten Kalender das Datum per Mausklick anwählen.

Um die Angaben zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um sie zu verwerfen klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Abbrechen.