Kapitel 4. Kalender

Inhaltsverzeichnis

Terminarten und Zugriff
Private Termine und Team-Termine
Öffentliche Termine
Freigegebene Termine
Alle Termine aus allen Kalendern
Kalender - Ansichten und Zeiträume
Ansicht Liste - Alle Zeiträume
Ansicht Kalender - Zeitraum Tag
Ansicht Kalender - Zeitraum Arbeitswoche
Ansicht Kalender - Zeitraum Monat
Ansicht Kalender - Zeitraum Woche
Ansicht Kalender - Zeitraum Benutzerdefiniert
Ansicht Team - Zeitraum Tag und Arbeitswoche
Ansicht Details
Minikalender
Aktive Ansicht nach Modulwechsel
Festlegung der Standardansicht
Kalender-Hover
Termine erstellen
Neue Termine im Modul Kalender erstellen
Neue Termine aus anderen Modulen erstellen
Neuen Termin durch Drag & Drop erstellen
Neuen Termin aus einem iCal-Anhang erstellen
Daten für neuen Termin eingeben
Teilnehmer und Ressourcen für neuen Termin wählen
Anlagen zu Terminen hinzufügen
Verfügbarkeit von Teilnehmern und Ressourcen prüfen
Eingaben speichern
Eingaben verwerfen
Termine bestätigen
Bestätigungsabfragen beantworten
Status von Terminbestätigung
Termine ändern
Termine bearbeiten
Termine über Panel-Funktion bearbeiten
Termine per Doppelklick oder per Kontextmenü bearbeiten
Termintitel ändern
Termine per Drag & Drop bearbeiten
Terminbestätigungen ändern
Termine löschen
Termine drucken
Einzelne Termine drucken
Listen von Terminen drucken
Termine in andere Ordner verschieben
Termine über Panel-Funktion verschieben
Termine per Drag & Drop verschieben
Termine mit Flags kennzeichnen
Termine mit Flags markieren
Flags von Terminen ändern
Flags von Terminen entfernen
Termine suchen
Suchanzeige zurücksetzen

Im Modul Kalender verwalten Sie Ihre privaten Termine sowie alle Termine aus für Sie öffentlichen bzw. (von anderen Benutzern) freigegebenen Kalendern und deren Daten: Beschreibung, Beginn und Ende, Teilnehmer und Ressourcen, Ort etc. Sie können Ihren Terminen beliebig viele Anlagen zuordnen und über unterschiedliche Suchkriterien nach Terminen suchen.

Abbildung 4.1. Das Modul Kalender

Das Modul Kalender

Terminarten und Zugriff

Im Open-Xchange Server können Sie sowohl einzelne Termine als auch periodisch wiederkehrende Termine (als Terminserie) verwalten. Letzteres ist z.B. bei der Verwaltung einer regelmäßig wöchentlich stattfindenden Teambesprechung hilfreich: anstatt dieses Meeting jede Woche neu zu planen, legen Sie diesen Termin einmalig als Terminserie mit entsprechenden Parametern an.

Da Terminserien lediglich eine Sonderform der Termine darstellen, beziehen sich - sofern nicht ausdrücklich angemerkt - alle nachfolgenden Angaben gleichermaßen auf einzelne Termine und Terminserien. Weiterführende Informationen zur Handhabung von Terminserien finden Sie im Abschnitt „Terminserien“ dieses Kapitels.

Private Termine und Team-Termine

Wenn Sie das Modul Kalender über das Symbol Kalender aus der Modulleiste öffnen, werden Ihnen immer - abhängig von Ihrer aktuellen Konfiguration dieses Moduls - entweder Ihre eigenen Termine aus dem Ordner Kalender bzw. alle eigenen Termine aus allen Kalendern oder eine teambasierte Ansicht (weitere Informationen hierzu enthält der Abschnitt „Team-Termine“) angezeigt. Gleiches erhalten Sie, wenn Sie den Ordner Kalender direkt über den Ordnerbaum öffnen, indem Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner klicken.

Haben Sie innerhalb Ihrer persönlichen Ordner zusätzliche Kalenderordner zur übersichtlicheren Verwaltung vieler Termine unterschiedlicher Kategorien eingerichtet (siehe nachstehendes Fallbeispiel), können Sie auf diese Kalenderordner über den Ordnerbaum zugreifen.

Abbildung 4.2. Persönliche Kalenderordner

Persönliche Kalenderordner

Zusätzliche Ordner anlegen

Die flexible Ordnerstruktur des Open-Xchange Server erlaubt es Ihnen, in Ihren persönlichen Ordnern sowie auch in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Ordnern anderer Benutzer - entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt - weitere Kontaktordner anzulegen, um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Kontakte zu vereinfachen. Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt „Ordnerverwaltung“ die Vorgehensweise zur Erstellung zusätzlicher Ordner innerhalb Ihrer persönlichen Ordner sowie in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Ordnern anderer Benutzer.

Alle Termine aus allen Kalendern anzeigen

Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiviert, werden nicht nur Ihre Termine aus allen persönlichen Kalenderordnern, sondern auch aus anderen Kalenderordnern dargestellt.

Team-Termine

Wurde in Ihrer aktuellen Konfiguration des Moduls Kalender eine teambasierte Ansicht als Standardansicht ausgewählt, wird beim Öffnen des Moduls Kalender über die Modulleiste oder über einen beliebigen Kalenderordner im Ordnerbaum entweder eine - zunächst leere - Tages- oder Arbeitswochenansicht zur Darstellung der Termine noch auszuwählender Benutzer angezeigt.

Sobald Sie mindestens einen Benutzer ausgewählt haben, dessen Termine Sie einsehen wollen, werden die Termine der entsprechenden Benutzer dargestellt - nachfolgend ein Fallbeispiel.

Abbildung 4.3. Anzeige der Termine von Team-Mitgliedern

Anzeige der Termine von Team-Mitgliedern

Weitere Informationen zur Anzeige von Terminen in der Ansicht Team sowie zur Einrichtung der Standardansicht für das Modul Kalender finden Sie in den Abschnitten „Ansicht Team - Zeitraum Tag und Arbeitswoche“ und „Festlegung der Standardansicht“ dieses Kapitels.

Öffentliche Termine

Sowohl der Administrator als auch andere Benutzer (entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt) können öffentliche Kalenderordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen, um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbestände zu vermeiden.

Um auf für Sie öffentliche Kalenderordner und deren Inhalte (Termine und Terminserien) zuzugreifen, expandieren Sie im Ordnerbaum zuerst den Eintrag Öffentliche Ordner und klicken dann auf denjenigen Kalenderordner, den Sie öffnen möchten. Hiermit wird ebenfalls das Modul Kalender aktiv gesetzt und die Termine des gewählten öffentlichen Kalenderordners dargestellt.

Abbildung 4.4. Öffentliche Kalenderordner

Öffentliche Kalenderordner

Ordner über den Ordnerbaum öffnen

Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle persönlichen und für Sie öffentlichen sowie freigegebenen Ordner anderer Benutzer anzeigt, können Sie aus jedem Ordner bzw. Modul des Open-Xchange Server schnell in einen anderen Ordner navigieren.

Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gewünschten Ordner: Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner gehörende Modul - E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben oder InfoStore - aktiv und stellt den Inhalt des ausgewählten Ordners dar.

Freigegebene Termine

Ergänzend zu öffentlichen Kalenderordnern können alle Benutzer ihre persönlichen Kalenderordner für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben.

Um auf für Sie (von anderen Benutzern) freigegebene Termine zuzugreifen, expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers, dessen Kalenderordner Sie öffnen möchten. Hiernach klicken Sie auf einen der für Sie freigegebenen Kalenderordner dieses Benutzers. Analog zum Zugriff auf für Sie öffentliche Kalenderordner wird so das Modul Kalender geöffnet und der Inhalt des gewählten Kalenderordners angezeigt.

Abbildung 4.5. Freigegebene Kalenderordner

Freigegebene Kalenderordner

Öffentliche und freigegebene Kalenderordner

Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open-Xchange Server können Sie neben Ihren persönlichen Terminen auch Termine aus für Sie öffentlichen und / oder freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer einsehen bzw. verwalten. In Abhängigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte können Sie z.B. Termine in für Sie öffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer anzeigen, erstellen, bearbeiten oder löschen.

Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt „Öffentliche und freigegebene Ordner“ den Unterschied zwischen öffentlichen und freigegebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung öffentlicher Ordner bzw. der Freigabe Ihrer persönlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte für andere Benutzer vertraut.

Alle Termine aus allen Kalendern

Sind Ihre Termine über mehrere Kalenderordner verteilt, können Sie sich mithilfe der Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen alle eigenen Termine aus allen persönlichen sowie für Sie öffentlichen Kalenderordnern anzeigen lassen. Wenn sie einen öffentlichen Kalenderordner oder einen freigegebenen Kalenderordner öffnen, werden immer nur die Termine dieses Ordners angezeigt, nicht jedoch die Termine Ihrer eigenen Kalenderordner.

Abbildung 4.6. Alle eigenen Termine aus allen Kalenderordnern anzeigen

Alle eigenen Termine aus allen Kalenderordnern anzeigen

Alle Termine aus allen Kalendern anzeigen

Die Anzeige aller eigenen Termine aus allen persönlichen sowie für Sie öffentlichen Kalenderordnern ist nur möglich in den Ansichten Liste und Kalender (für alle Zeiträume). Die von Ihnen gewählte Einstellung zur Anzeige aller eigenen Termine aus allen Kalendern wird dauerhaft abgespeichert - Sie müssen diese Option also nur einmal für sämtliche Kalenderordner und Ansichten aktiv setzen. Weitere Informationen über die verschiedenen Ansichten und Zeiträume finden Sie im nachfolgenden Abschnitt „Kalender - Ansichten und Zeiträume“ dieses Kapitels.