Optionen für das Modul E-Mail

Einstellungen

Für das Modul E-Mail stehen Ihnen mehrere globale Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. In die Optionenmaske gelangen Sie über den Ordnerbaum über den E-Mail-Unterordner Einstellungen oder über den kleinen Pfeil rechts oben im Übersichtsfenster des Moduls E-Mail.

Folgende Optionen stehen Ihnen auf mehreren Registern zur Verfügung:

Register Allgemein
  • Standardansicht. Hier können Sie eine Standardansicht für das E-Mail-Modul festlegen. Die E-Mails werden standardmäßig nach Eingangsdatum sortiert. Voreingestellt ist die horizontale Splitansicht. Sie können zwischen den folgenden Ansichten wählen.

    • In der Listenansicht werden Ihre E-Mails in Form einer Liste angezeigt.

    • In der H-Split-Ansicht wird die markierte E-Mail unterhalb der E-Mail-Liste angezeigt.

    • In der V-Split-Ansicht wird die markierte E-Mail rechts neben der E-Mail-Liste angezeigt.

  • Standardansicht für Spam-Ordner. Hier können Sie eine Standardansicht für den Spam-E-Mail-Ordner festlegen.

    • Wenn Sie die Einstellung Liste wählen, werden die Inhalte von Spam-E-Mails nicht angezeigt. Sie sehen dann im Übersichtsfenster nur die Liste der Spam-E-Mails.

    • Wenn Sie die Einstellung H-Split oder V-Split wählen, sehen Sie im Übersichtsfenster auch die Inhalte von Spam-E-Mails .

  • E-Mail-Hover aktivieren. Mit dieser Einstellung können Sie die Hover für das Modul E-Mail aktivieren oder deaktivieren.

  • Erste E-Mail automatisch selektieren? Bestimmt, ob die erste E-Mail in der Liste automatisch selektiert wird, wenn Sie einen E-Mail-Ordner öffnen.

  • Gelöschte E-Mails unwiderruflich entfernen? Hier können Sie einstellen, ob Sie Ihre E-Mails unwiderruflich löschen oder sie erst in den Papierkorb verschieben möchten. Wählen Sie hier Ja werden alle E-Mails, die Sie über die entsprechende Funktion löschen, direkt entfernt. Die E-Mails können dann nicht wieder hergestellt werden.

  • Benachrichtigen bei Lesebestätigung? Steuert das Verhalten der Groupware für den Fall, dass der Absender einer E-Mail eine Lese- bzw. Empfangsbestätigung wünscht. Mit der Einstellung Ja fragt Sie die Groupware beim Lesen einer solchen E-Mail, ob Sie eine Empfangsbestätigung senden wollen oder nicht. Mit der Einstellung Nein fragt Sie die Groupware nicht. In diesem Fall wird keine Empfangsbestätigung gesendet.

  • E-Mail-Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern? Bestimmt, ob neue E-Mail-Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen gesammelt werden, wenn Sie eine E-Mail senden oder empfangen. Der Ordner Gesammelte Adressen befindet sich unterhalb Ihres persönlichen Kontaktordners.

Register Verfassen
  • Ursprünglichen Mailtext in Antwort zitieren? Wollen Sie beim Beantworten einer E-Mail den Text der ursprünglichen E-Mail-Nachricht als zitierte E-Mail in Ihre Antwort-E-Mail übernehmen, dann setzen Sie diese Option auf Ja.

  • Bei "Allen antworten": Legt fest, an welche Empfänger eine Antwort-E-Mail gesendet wird, wenn Sie die Funktion Allen antworten verwenden:

    • Einstellung Sender und alle Empfänger zu "An", "Cc" zu "Cc": Der Sender und die Empfänger der ursprünglichen E-Mail werden in das Feld An: eingetragen. Die "Cc"-Empfänger der ursprünglichen E-Mail werden in das Feld Cc: eingetragen.

    • Einstellung Sender zu "An:", alle Empfänger zu "Cc": Der Sender der ursprünglichen E-Mail wird in das Feld An: eingetragen. Die Empfänger und die "Cc"-Empfänger der ursprünglichen E-Mail werden in das Feld Cc: eingetragen.

  • Visitenkarte anhängen? Setzen Sie diese Option auf Ja, dann aktivieren Sie damit das Anhängen einer Visitenkarte an Ihre E-Mails. Ihre Visitenkarte wird automatisch aus den Einträgen in Ihrer Kontaktseite generiert.

  • Autovervollständigen für E-Mail-Adressen aktivieren? Aktivieren Sie diese Option über die Checkbox Ja, dann werden E-Mail-Adressen beim Verfassen einer neuen E-Mail automatisch vervollständigt. Sie müssen im Feld Anlediglich zwei oder mehr Zeichen eingeben, um die Suche in den internen und externen Adressbüchern zu starten. Die Suchergebnisse werden anhand einer Liste ausgegeben, aus der Sie die gewünschte E-Mail-Adresse wählen können. Gesucht wird in den Anzeigenamen und den E-Mail-Adressen. Alle Einträge, die die eingegebenen Zeichen enthalten werden ausgegeben.

  • Nachrichten weiterleiten als. Hier können Sie festlegen, in welcher Form E-Mails an andere Benutzer weitergeleitet werden sollen. Es gibt die zwei Optionen Inline und Anlage. Wählen Sie Inline, wird eine E-Mail-Nachricht, die Sie an einen anderen Benutzer weiterleiten innerhalb der E-Mail angezeigt. Die Option Anlage hingegen sorgt dafür, dass weitergeleitete Nachrichten beim Empfänger als E-Mail-Anlage ankommen.

  • Nachrichten formatieren als. Hier können Sie eine Formatierung für Ihre E-Mails wählen. Sie haben dabei die Wahl zwischen HTML, Nur Text und HTML und Text. Wird hier das Zulassen von HTML-fomatierten E-Mails aktiviert, wird Ihnen beim Verfassen einer neuen E-Mail ein HTML-Editor eingeblendet. Aktivieren Sie hingegen Nur Text, wird der HTML-Editor ausgeblendet.

  • Standard E-Mail-Font. Hier legen Sie fest, in welcher Schriftart der E-Mail-Text bei HTML-E-Mails standardmäßig formatiert wird.

  • Standard E-Mail-Fontgröße. Hier legen Sie fest, in welcher Schriftgröße der E-Mail-Text bei HTML-E-Mails standardmäßig formatiert wird.

  • Zeilenumbruch nach. Hier legen Sie fest, nach wie vielen Zeichen ein Zeilenumbruch erfolgen soll. Geben Sie dafür einfach die gewünschte Zeichenzahl in das Eingabefeld ein. Voreingestellt ist ein Zeilenumbruch nach 80 Zeichen.

  • Standard-Sender-Adresse. Hier wählen Sie aus, welche E-Mail-Adresse als Sender-Adresse vorgeben wird, wenn Sie eine E-Mail senden.

  • E-Mail-Entwurf automatisch speichern? Hier legen Sie fest, in welchen Intervallen der E-Mail-Text, den Sie gerade verfassen, im Ordner Entwürfe gespeichert wird. Die Einstellung Deaktiviert schaltet die Funktion ab.

Register Anzeigen
  • Anzeige von HTML-formatierten Nachrichten zulassen?  Hier legen Sie fest, ob Sie die Darstellung von HTML-Nachrichten zulassen wollen oder nicht. HTML-E-Mails belasten die Bandbreite und können ein Sicherheitsrisiko darstellen, da sie schädliche Programmteile enthalten können. Der Vorteil liegt im größeren Gestaltungsspielraum. Mit HTML haben Sie vielfältige Möglichkeiten der Formatierung.

  • Laden extern verlinkter Bilder sperren? Hier legen Sie fest, ob die Voransicht extern verlinkter Grafiken in HTML-E-Mails unterdrückt wird oder nicht. Mit der Einstellung Ja werden extern verlinkte Grafiken nicht direkt angezeigt. Diese Einstellung schützt Ihre Privatspäre. Mit der Einstellung Nein werden extern verlinkte Grafiken beim Empfang einer HTML-E-Mail geladen und angezeigt.

  • Emoticons als Bilder darstellen? Hier legen Sie fest, ob Emoticons als Bilder dargestellt werden oder als Zeichen. Geben Sie beispielsweise einen Smiley ein wird dieser je nach Einstellung als Bild oder als Doppelpunkt mit runder Klammer angezeigt.

  • Zitierte Zeilen farbig hervorheben. Setzen Sie diese Option auf Ja, dann werden ursprüngliche Nachrichten farbig hervorgehoben und durch eine senkrechte Linie eingeleitet. Die Nachrichten bzw. Antworten werden verschachtelt dargestellt. Diese Option setzt das Aktivieren der Option Ursprünglichen Mailtext in Antwort zitieren voraus.

E-Mail-Signaturen

Signaturen für Ihre E-Mails können Sie im Modul Optionen im E-Mail-Unterordner Signaturen verwalten.

Das Übersichtsfenster zeigt in einer V-Split-Ansicht links die Liste der vorhandenen Signaturen. Rechts wird eine Voransicht der markierten Signatur angezeigt.

Wenn Sie eine neue Signatur anlegen möchten, müssen Sie im Panel unter Signaturen die Funktion Hinzufügen wählen. Im sich öffnenden Pop-up-Fenster geben Sie im Feld Name einen Namen für Ihre neue Signatur ein. Unter diesem Namen steht Ihnen später dann die Signatur zur Auswahl. Unter Signatur einfügen können Sie festlegen, wo die Signatur sich befinden soll, oberhalb oder unterhalb des E-Mail-Textes.

Über die Checkbox Standard-Signatur können Sie festlegen, ob Sie die Signatur als Standardsignatur verwenden wollen oder nicht. Aktivieren Sie die Checkbox, dann wird die neu angelegt Signatur standardmäßig an Ihre E-Mails angehängt, sofern Sie nicht eine andere manuelle Auswahl treffen.

Unter Signatur legen Sie dann den eigentlichen Text der Signatur fest. Üblicherweise werden hier abschließende Grußworte sowie Namen angegeben, aber auch Zitate und Sprüche werden oftmals als Signatur in E-Mails angefügt. Wenn Sie zufrieden mit Ihrer neuen Signatur sind, klicken Sie auf OK, um die Signatur zu übernehmen. Der Titel der Signatur erscheint daraufhin im Feld Verfügbare Signaturen. Zum Speichern der Signatur klicken Sie im Panel-Abschnitt Speichern auf das entsprechende Speicher-Symbol.

Möchten Sie eine bestehende Signatur verändern, so wählen Sie die zu bearbeitende Signatur aus und klicken im Panelabschnitt Signaturen auf Bearbeiten. Beschreibung und Text der ausgewählten Signatur erscheinen daraufhin im sich öffnenden Pop-up-Fenster. Hier können Sie nun Änderungen vornehmen. Wenn Sie alle durchgeführt haben, klicken Sie auf OK und dann im Panelabschnitt Speichern auf das entsprechende Symbol. Um eine Signatur zu löschen, wählen Sie die entsprechende Signatur im Auswahlfeld Verfügbare Signaturen aus. Klicken Sie dann auf die Panel-Funktion Entfernen, um die Signatur zu löschen.

Zusätzliche E-Mail-Konten

Wenn Sie außer Ihrem Open-Xchange-E-Mail-Konto weitere E-Mail-Konten nutzen, können Sie unter der Benutzeroberfläche des Open-Xchange Servers auf diese E-Mail-Konten zugreifen, indem Sie zusätzliche E-Mail-Konten einrichten.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Neues E-Mail-Konto einrichten,

  • Einstellungen eines E-Mail-Kontos bearbeiten,

  • E-Mail-Konto löschen.

Um ein neues E-Mail-Konto einzurichten, benötigen Sie folgende Daten:

  • Ihre E-Mail-Adresse

  • Ihre Zugangsdaten (Anmeldename und Passwort) für dieses E-Mail-Konto

  • Adresse und Portnummer des Posteingangs-Servers

  • Adresse und Portnummer des Postausgangs-Servers

Die Daten des Posteingangs- und Postausgangsservers erhalten Sie üblicherweise auf den Internetseiten Ihres Providers, z.B. unter den Begriffen POP/IMAP oder E-Mail-Client konfigurieren.

E-Mail-Konten werden im Modul Einstellungen eingerichtet und bearbeitet. So wechseln Sie zu den Einstellungen zum Einrichten und Bearbeiten von E-Mail-Konten:

  1. Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie im Ordnerbaum unter E-Mail auf Accounts.

Ergebnis: Das Übersichtsfenster zeigt die verfügbaren E-Mail-Konten. Der linke Bereich mit der Bezeichnung Account name zeigt vorhandene E-Mail-Konten. Der rechte Bereich mit der Bezeichnung Account settings zeigt die Einstellungen eines E-Mail-Kontos.

So erstellen Sie ein neues E-Mail-Konto:

  1. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Neu auf das Symbol.

  2. Geben Sie im Bereich Account-Einstellungen in das Eingabefeld Account-Name einen Namen ein.

  3. Geben Sie in das Eingabefeld E-Mail-Adresse Ihre E-Mail-Adresse des E-Mail-Kontos ein.

  4. Wenn Sie eingehende E-Mails dieses Account nicht im Ordner dieses Accounts, sondern im Ordner Unified Inbox empfangen möchten, aktivieren Sie Unified INBOX für diesen Account verwenden.

  5. Geben Sie im Bereich Server-Einstellungen die Daten des Posteingangs-Servers Ihres E-Mail-Kontos an:

    • Wählen Sie in der Popup-Liste Server-Type den Typ des Posteingangs-Servers.

    • Wenn der Posteingangs-Server mit Verschlüsselung arbeitet, aktivieren Sie SSL-Verbindung verwenden.

    • Geben Sie in das Eingabefeld Server-Name die Adresse des Posteingangs-Servers ein. Eine typische Adresse eines IMAP-Servers hat die Form imap.providername.com.

    • Prüfen und ändern Sie bei Bedarf im Eingabefeld Server-Port die Portnummer des Posteingangs-Servers.

    • Geben Sie in das Eingabefeld Login Ihren Anmeldenamen für den E-Mail-Server ein.

    • Geben Sie in das Eingabefeld Passwort Ihr Passwort für den E-Mail-Server ein.

    • Wenn Sie als Server-Typ einen POP3-Server gewählt haben, müssen Sie zusätzliche Angaben machen:

      • Bestimmen Sie in Alle 'n' Minuten neue Nachrichten abrufen, in welchen Abständen neue E-Mails vom POP3-Server abgerufen werden.

      • Wenn abgerufene E-Mail auf dem POP3-Server verbleiben sollen, aktivieren Sie Leave messages on server.

      • Wenn Sie möchten, dass lokal gelöschte E-Mails auch auf dem POP3-Server gelöscht werden sollen, aktivieren Sie Beim Löschen von Nachrichten aus dem lokalen Speicher werden diese auch auf dem Server gelöscht.

  6. Geben Sie im Bereich Einstellungen für ausgehenden Server (SMTP) die Daten des Postausgangs-Servers Ihres E-Mail-Kontos an:

    • Wenn der Postausgangs-Server mit Verschlüsselung arbeitet, aktivieren Sie SSL-Verbindung verwenden.

    • Geben Sie in das Eingabefeld Server-Name die Adresse des Postausgangs-Servers ein. Eine typische Adresse hat die Form smtp.providername.com.

    • Prüfen und ändern Sie bei Bedarf im Eingabefeld Server port die Portnummer des Postausgangs-Servers.

    • Wenn Sie für den Postausgangs-Server andere Zugangsdaten als für den Posteingangs-Server verwenden, aktivieren Sie Benutzername und Passwort verwenden. Geben Sie die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server ein.

  7. Um die Einstellungen zu prüfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verbindung prüfen.

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Ergebnis: Im Ordnerbaum wird ein neuer E-Mail-Ordner angezeigt. Er trägt den Namen, den Sie im Schritt 2 vergeben haben.

Wenn Sie Unified INBOX für diesen Account verwenden aktiviert haben, wird unterhalb des Stamm-Ordners der Ordner Unified INBOX angelegt, der Ihre Inbox und Ihren neuen E-Mail-Ordner enthält.

So bearbeiten Sie die Einstellungen eines E-Mail-Kontos:

  1. Markieren Sie im Bereich Account-Name ein E-Mail-Konto.

  2. Ändern Sie die Einstellungen.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

So löschen Sie ein E-Mail-Konto:

  1. Markieren Sie im Bereich Account-Name ein E-Mail-Konto.

  2. Klicken Sie im Panel auf Löschen.

Mailfilter

Mit Hilfe von Mailfiltern behalten Sie den Überblick über eingehende E-Mails. Sie können Mailfilter so einrichten, dass zum Beispiel folgende Aktionen ausgelöst werden, wenn Sie eine E-Mail empfangen:

  • Die E-Mail wird in einem bestimmten E-Mail-Ordner abgelegt.

  • Die E-Mail wird an eine andere E-Mail-Adresse weitergeleitet.

  • Die E-Mail wird als gelesen markiert.

Um Mailfilter zu verwenden, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

  • Legen Sie E-Mail-Ordner an.

  • Erstellen Sie eine oder mehrere Regeln.

  • Bestimmen Sie die Reihenfolge der Regeln.

  • Legen Sie fest, ob nachfolgende Regeln bearbeitet werden, nachdem eine Regel zutrifft.

Eine Regel enthält folgende Bestandteile:

  • Einen Namen.

  • Eine oder mehrere Bedingungen.

  • Eine oder mehrere Aktionen. Sie können festlegen, ob eine Bedingung oder alle Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Aktionen ausgeführt werden.

Um Mailfilter zu verwenden, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Neue Regel erstellen.

  • Regeln anzeigen.

  • Regeln deaktivieren oder aktivieren.

  • Regeln bearbeiten.

  • Regeln löschen.

  • Reihenfolge der Regeln ändern.

Mailfilter werden im Modul Einstellungen erstellt und bearbeitet. So wechseln Sie zu den Einstellungen zum Erstellen und Bearbeiten von Regeln:

  1. Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie im Ordnerbaum unter E-Mail auf Filter.

Ergebnis: Das Übersichtsfenster zeigt die verfügbaren Regeln. Der linke Bereich mit der Bezeichnung Regel-Name zeigt vorhandene Regeln. Der rechte Bereich mit der Bezeichnung Regel-Details zeigt die Einstellungen einer Regel.

Neue Regel erstellen

So erstellen Sie eine neue Regel:

  1. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Regeln auf Neu.

  2. Geben Sie im Bereich Regel-Details in das Textfeld Name einen Namen ein.

  3. Um eine Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen. Definieren Sie die Bedingung. Einzelheiten finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Wenn Sie eine weitere Bedingung hinzufügen möchten, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen. Wenn Sie eine Bedingung entfernen möchten, klicken Sie rechts neben der Bedingung auf die Schaltfläche Löschen.

  4. Wenn Sie mehrere Bedingungen definieren, bestimmen Sie mit der Dropdownliste Für eine eingehende Nachricht auf die folgendes zutrifft:, wie diese zusammenwirken, damit die Regel erfüllt ist: Wenn irgendeine Bedingung erfüllt sein soll, wählen Sie Irgendeine. Wenn alle Bedingungen erfüllt sein sollen, wählen Sie Alle.

  5. Um die Aktion festzulegen, die ausgeführt wird, wenn die Regel erfüllt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen. Einzelheiten finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Wenn Sie eine weitere Aktion hinzufügen möchten, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen. Wenn Sie eine Aktion entfernen möchten, klicken Sie rechts neben der Aktion auf die Schaltfläche Löschen.

  6. Bestimmen Sie mit dem Kontrollfeld Gegen nachfolgende Regeln prüfen, auch wenn diese Regel zutrifft, ob nachfolgende Regeln ausgeführt werden sollen, wenn diese Regel erfüllt ist: Wenn nachfolgende Regeln ausgeführt werden sollen, schalten Sie das Kontrollfeld ein. Wenn nachfolgende Regeln nicht ausgeführt werden sollen, schalten Sie das Kontrollfeld aus.

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Ergebnis: Die neue Regel wird im Bereich Regel-Name eingetragen. Die neue Regel ist aktiv.

Bedingung erstellen

Die folgende Anleitung beschreibt mit Hilfe eines Beispiels, wie Sie eine Bedingung erstellen. Die folgende Bedingung soll erstellt werden:

  • Der Absender der E-Mail enthält die Zeichenkette Meier.

So erstellen Sie die Bedingung:

  1. Wählen Sie in der Dropdownliste unterhalb von der folgenden Bedingungen: den Eintrag Absender / Von. Rechts neben der Dropdownliste werden eine neue Dropdownliste und ein Textfeld angezeigt.

  2. Wählen Sie in der neuen Dropdownliste den Eintrag enthält.

  3. Tragen Sie in das Textfeld die Zeichenkette Meier ein.

Aktion festlegen

Die folgende Anleitung beschreibt mit Hilfe eines Beispiels, wie Sie eine Aktion festlegen. Die folgende Aktion soll festgelegt werden:

  • Verschiebe die E-Mail in den vorhandenen E-Mail-Ordner Privat.

So legen Sie die Aktion fest:

  1. Wählen Sie in der Dropdownliste unterhalb von folgende Aktion ausführen: den Eintrag in Ordner verschieben. Rechts neben der Dropdownliste wird ein neues Eingabefeld angezeigt.

  2. Klicken Sie in das neue Eingabefeld. Wählen Sie den Ordner Privat.

Regeln anzeigen

Der Bereich Regel-Name zeigt alle vorhandenen Regeln.

So zeigen Sie die Details einer Regel an:

  • Markieren Sie im Bereich Regel-Name eine Regel. Im Bereich Regel-Details werden die Bedingungen und Aktionen der Regel angezeigt.

Regeln bearbeiten

So ändern Sie die Reihenfolge der Regeln:

  1. Markieren Sie im Bereich Regel-Name eine Regel.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Verschieben auf Nach oben oder Nach unten.

So deaktivieren Sie eine Regel:

  • Deaktivieren Sie in der Spalte Aktiv das Kontrollfeld.

So aktivieren Sie eine Regel:

  • Aktivieren Sie in der Spalte Aktiv das Kontrollfeld.

So ändern Sie eine Regel:

  1. Markieren Sie im Bereich Regel-Name eine Regel.

  2. Ändern Sie im Bereich Regel-Details die Einstellungen.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

So löschen Sie eine Regel:

  1. Markieren Sie im Bereich Regel-Name eine Regel.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Regeln auf Löschen.

Benachrichtigung bei Abwesenheit

Hier bestimmen Sie, ob der Absender einer eingehenden E-Mail eine E-Mail-Benachrichtigung erhält, wenn Sie abwesend sind. Sie können Folgendes einstellen:

  • Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert. Mit diesem Kontrollfeld aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung.

  • Betreff. Hier geben Sie den Betreff-Text der E-Mail-Benachrichtigung ein.

  • Text. Hier geben Sie den Text der E-Mail-Benachrichtigung ein.

  • Anzahl Tage zwischen dem Versenden einer Abwesenheitsbenachrichtigung an den gleichen Absender. Hier legen Sie fest, in welchem Intervall die Abwesenheitsbenachrichtigung gesendet wird, wenn wiederholt E-Mails des gleichen Absenders eingehen.

  • E-Mail-Addressen. Hier legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse als Sender-Adresse der Abwesenheitsbenachrichtigung verwendet wird.