Import

Sie können Termine, Aufgaben und Kontaktdaten importieren, die Sie mit anderen Anwendungen erstellt haben.

Unterstützte Dateitypen

Folgende Dateitypen werden unterstützt:

  • iCal

  • vCard

  • CSV

Dateien vom Typ ICAL dienen dem standardisierten Austausch von Kalenderdaten wie Termine und Aufgaben. Die übliche Namenserweiterung ist ics.

Dateien vom Typ VCard dienen dem standardisierten Austausch von Kontaktdaten in Form einer elektronischen Visitenkarte. Die übliche Namenserweiterung ist vcf.

Dateien vom Typ CSV dienen dem Austausch von Textdaten in Form einer Tabelle. Sie können aus einer CSV-Datei Kontaktdaten importieren. Die übliche Namenserweiterung einer CSV-Datei ist csv.

Termine und Aufgaben importieren

Unterstützte iCal-Objekte

Der Open-Xchange Server unterstützt die meisten iCal-Objekte. Eine Beschreibung aller iCal-Objekte finden Sie im Dokument RFC2445.

Die folgende Tabelle zeigt, welche iCal-Objekte der Open-Xchange Server beim Import als Termin oder Aufgabe unterstützt und welche nicht. Die Angaben in den Spalten "Termine" und "Aufgaben" haben folgende Bedeutung:

  • Die Angabe "X" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Der Wert des Objekts ist in RFC2445 festgelegt.

  • Eine Zahl wie "255" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Die Zahl gibt die maximale Anzahl von Zeichen an.

  • Die Angabe "unbegrenzt" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Die maximale Anzahl von Zeichen ist nicht begrenzt.

  • Die Angabe "-" bedeutet, dass das Objekt nicht importiert wird.

Tabelle 8.1. Unterstützte iCal-Objekte

KategorieiCal-ObjektTermineAufgaben
Calendar PropertiesCALSCALE--
 METHOD--
 PRODIDXX
 VERSIONXX
Calendar ComponentsVALARMXX
 VEVENTXX
 VFREEBUSY--
 VJOURNAL--
 VTIMEZONEXX
 VTODOXX
Component PropertiesATTACH--
 ATTENDEEXX
 CATEGORIESXX
 CLASSXX
 COMMENT--
 COMPLETED-X
 CONTACT--
 CREATEDXX
 DESCRIPTIONUnbegrenztUnbegrenzt
 DTENDXX
 DTSTAMPXX
 DTSTARTXX
 DUEXX
 DURATIONXX
 EXDATEX-
 EXRULE--
 FREEBUSY--
 GEO--
 LAST-MODIFIED--
 LOCATION255-
 ORGANIZER--
 PERCENT-COMPLETE-X
 PRIORITY-X
 RDATE--
 RECURRENCE-ID--
 RELATED-TO--
 REPEAT--
 REQUEST-STATUS--
 RESOURCESX-
 RRULEXX
 SEQUENCE--
 STATUS-X
 SUMMARY255255
 TRANSP-X
 TRIGGERXX
 TZIDXX
 TZNAMEXX
 TZOFFSETFROMXX
 TZOFFSETTOXX
 TZURLXX
 UIDXX
 URL--
Property ParametersCUTYPEXX
 DELEGATED-FROM--
 DELEGATED-TO--
 DIR--
 ENCODINGXX
 FMTTYPE--
 FBTYPE--
 LANGUAGE--
 MEMBER--
 PARTSTAT--
 RANGE--
 RELATED--
 RELTYPE--
 ROLE--
 RSVP--
 SENT-BY--
 TZIDXX
 VALUEXX

Nicht unterstützte iCal-Objekteigenschaften

Der Open-Xchange Server unterstützt Termine wie zum Beispiel: "Der letzte Sonntag in einem Monat". Jedoch unterstützt er keine Termine, bei denen Tage vom Monatsende aus gezählt werden. Beispiel: "Der vorletzte Sonntag in einem Monat". Enthält ein Termin eine solche Angabe, wird der Termin nicht importiert.

Der Open-Xchange Server unterstützt keine Alarmwiederholung. Beispiel für eine solche Angabe: "Erinnere mich viermal". Enthält ein Termin eine solche Angabe, wird diese Angabe ignoriert.

Import ausführen

Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Importieren. Im Importdialog werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.

Wählen Sie den Dateityp ICAL. Wenn Sie Termine importieren wollen, wählen Sie im Drop-Down-Feld Termine. Wenn Sie Aufgaben importieren wollen, wählen Sie im Drop-Down-Feld Aufgaben.

Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei zum Importieren aus. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Datei vom Typ ICAL ist.

Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf Importieren.

Abbildung 8.2. Termine und Aufgaben importieren

Termine und Aufgaben importieren

Termine werden in Ihren persönlichen Ordner Kalender importiert. Aufgaben werden in Ihren persönlichen Ordner Aufgaben importiert.

Kontakte im VCARD-Format importieren

Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Importieren. Im Importdialog werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.

Wählen Sie den Dateityp VCARD.

Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei zum Importieren aus. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Datei vom Typ VCARD ist.

Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf Importieren.

Abbildung 8.3. Kontakte im VCARD-Format importieren

Kontakte im VCARD-Format importieren

Die Kontaktdaten werden in Ihren persönlichen Ordner Kontakte eingefügt.

Kontakte im CSV-Format importieren

Folgende CSV-Dateien werden unterstützt:

  • Standard CSV-Dateien, deren Werte durch Kommata getrennt sind

  • CSV-Dateien aus MS Outlook

Standard CSV-Datei

Eine Standard CSV-Datei enthält Kontakte in Form einer Tabelle. Eine Zeile enthält in ihren Spalten die Datenfelder eines Kontakts. Das Zeilenende wird durch einen Zeilenumbruch markiert. Die Datenfelder sind durch Kommatas voneinander getrennt. Die erste Zeile bildet die Spaltenüberschrift. Sie enthält die Namen der Datenfelder.

Sie können eine CSV-Datei z.B. mit einer Tabellenkalkulations-Software oder mit einem Texteditor erzeugen. Sie müssen dabei die folgenden Details beachten.

  • Wenn die Datenfelder der CSV-Datei Umlaute enthalten, muss die CSV-Datei im UTF-8 Zeichensatz codiert sein.

  • Die erste Zeile der CSV-Datei muss einen oder mehrere der Spaltentitel enthalten, die weiter unten aufgeführt sind.

  • Bei den Spaltentiteln wird Gross- und Kleinschreibung berücksichtigt.

  • Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig. Die importierten Daten werden mit Hilfe der Spaltentitel den Datenfeldern des Open-Xchange Servers zugewiesen.

  • Als Trennzeichen zwischen den Datenfeldern wird das Komma verwendet.

  • Enthält ein Datenfeld ungültige Daten, wird der zugehörige Kontakt übersprungen. Daten sind in folgenden Fällen ungültig:

    • Die Anzahl der Zeichen ist zu groß. Die weiter unten folgende Tabelle enthält zu jedem Datenfeld Angaben über zulässige Anzahl von Zeichen.

    • Ein Datenfeld hat ein falsches Format.

  • Die Datenfelder müssen folgende Formate besitzen:

    • Alle E-Mail-Felder müssen das Zeichen"@" enthalten

    • Alle Datum-Felder müssen ein gültiges Datumsformat enthalten. Folgende Datumsformate sind gültig:

      • dd.mm.yyyy

      • dd/mm/yyyy

      • yyyy-mm-dd

    • Alle anderen Datenfelder können beliebige Zeichen enthalten.

    • Ein leeres Datenfeld ist erlaubt.

Die erste Zeile der CSV-Datei muss einen oder mehrere der folgenden Spaltentitel enthalten:

Display nameSur nameGiven nameMiddle name
SuffixTitleStreet homePostal code home
City homeState homeCountry homeMartial status
Number of childrenProfessionNicknameSpouse name
NoteCompanyDepartmentPosition
Room numberStreet businessPostal code businessCity business
State businessCountry businessNumber of employeeSales volume
Tax idCommercial registerBranchesManager's name
Assistant's nameStreet otherPostal code otherCity other
State otherCountry otherTelephone business 1Telephone business 2
FAX businessTelephone carTelephone companyTelephone home 1
Telephone home 2FAX homeCellular telephone 1Cellular telephone 2
Telephone otherFAX otherTelephone pagerTelephone telex
Telephone TTY/TDDInstantmessenger 1Instantmessenger 2Telephone IP
Email 1Email 2Email 3URL
CategoriesDynamic Field 1Dynamic Field 2Dynamic Field 3
Dynamic Field 4Dynamic Field 5Dynamic Field 6Dynamic Field 7
Dynamic Field 8Dynamic Field 9Dynamic Field 10Dynamic Field 11
Dynamic Field 12Dynamic Field 13Dynamic Field 14Dynamic Field 15
Dynamic Field 16Dynamic Field 17Dynamic Field 18Dynamic Field 19
Dynamic Field 20privateBirthdayAnniversay

Beim Import werden die Datenfelder der CSV-Datei bestimmten Datenfeldern des Open-Xchange Servers fest zugewiesen. Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder, die Sie sehen, wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten. Die Tabelle zeigt ferner, wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf.

Tabelle 8.2. Zuordnung der Datenfelder einer CSV-Datei

Datenfelder im Dialogfenster KontaktCSV-Datenfeld
RegisterDatenfeldMax. Zeichen
GeschäftlichAnrede64Title
 Vorname128Given name
 Zweiter Vorname128Middle name
 Nachname128Sur name
 Namenszusatz64Suffix
 Angezeigter Name320Display name
 Firma512Company
 Straße256Street business
 PLZ64Postal code business
 Stadt128City business
 Land64Country business
 Bundesland64State business
 Abteilung128Department
 Position128Position
 Raumnummer64Room number
 Mitarbeiter-ID64Number of employee
 Telefon (geschäftlich)64Telephone business 1
 Telefon (geschäftlich 2)128Telephone business 2
 Fax (geschäftlich)64FAX business
 Telefon (Zentrale)64Telephone company
 Mobiltelefon64Cellular telephone 1
 URL128URL
 E-Mail (geschäftlich)256Email 1
 IM (geschäftlich)64Instantmessenger 1
 Tags1024Categories
 Typ private
PrivatBeruf64Profession
 Geburtstag Birthday
 Straße256Street home
 PLZ64Postal code home
 Stadt64City home
 Bundesland64State home
 Land64Country home
 Spitzname64Nickname
 Telefon (privat)64Telephone home 1
 Telefon (privat 2)64Telephone home 2
 Fax (privat)64FAX home
 Mobiltelefon (privat)64Cellular telephone 2
 IP-Telefon (privat)64Telephone IP
 E-Mail (privat)256Email 2
 Familienstand64Martial status
 Jahrestag Anniversay
 IM (privat)64Instantmessenger 2
 Pager64Telephone pager
 Anmerkungen5680Note
ZusätzlichStraße (weitere)256Street other
 PLZ (weitere)64Postal code other
 Stadt (weitere)64City other
 Bundesland (weiteres)64State other
 Land (weiteres)64Country other
 Telefon (weiteres)64Telephone other
 Fax (weiteres)64FAX other
 E-Mail (weitere)256Email 3
 Autotelefon64Telephone car
 Texttelefon64Telephone TTY/TDD
 Umsatz64Sales volume
 Steuernummer128Tax id
 Handelsregister64Commercial register
 Branchen64Branches
 Manager64Manager's name
 Assistent64Assistant's name
 Telex64Telephone telex
 Ehepartner64Spouse name
 Kinder64Number of children
 Optional 1 .. 2064Dynamic Field 1 .. 20

MS-Outlook CSV-Datei

Unterstützt werden MS-Outlook CSV-Dateien, die Sie mit der Exportfunktion in MS-Outlook erzeugen. So erzeugen Sie in MS-Outlook eine CSV-Datei, die für den Import in die Groupware geeignet ist:

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei|Importieren/Exportieren.

  2. Wählen Sie im Dialogfenster Import/Export Assistent den Eintrag Exportieren in eine Datei. Klicken Sie auf Weiter.

  3. Wählen Sie den Eintrag Kommagetrennte Werte (Windows). Klicken Sie auf Weiter.

  4. Wählen Sie den Kontaktordner, den Sie exportieren möchten. Klicken Sie auf Weiter.

  5. Legen Sie den Namen und der Ort der Ausgabedatei fest. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Um den Exportvorgang abzuschlieben, klicken Sie auf Fertig Stellen. Hinweise: Lassen Sie die Checkbox Kontakte exportieren aus ... eingeschaltet. Klicken Sie nicht auf Felder zuordnen. Lassen Sie die Standardzuordnung unverändert.

Die entstandene CSV-Datei enthält alle Datenfelder der exportierten Kontakte. Die folgenden Datenfelder werden in die Groupware importiert:

AbrechnungsinformationAbteilungAnrede
AutotelefonBerufE-Mail 2: Adresse
Fax geschäftlichFax privatFirma
GeburtstagJahrestagKategorien
KinderLand geschäftlichLand privat
MobiltelefonNachnameName Assistent
Name des/der VorgesetztenNotizenOrganisations-Nr.
Ort geschäftlichOrt privatPager
PartnerPostleitzahl geschäftlichPostleitzahl privat
Region geschäftlichRegion privatStraße geschäftlich
Straße privatSuffixTelefon Firma
Telefon für HörbehinderteTelefon geschäftlichTelefon geschäftlich 2
Telefon privatTelefon privat 2Telex
VertraulichkeitVornameWebseite
Weitere PostleitzahlWeitere RegionWeitere Straße
Weitere VornamenWeiterer OrtWeiteres Fax
Weiteres LandWeiteres Telefon 

Enthält ein Datenfeld der MS-Outlook CSV-Datei mehr Zeichen als die erlaubte Anzahl, wird der zugehörige Kontakt beim Importieren übersprungen.

Beim Import werden die Datenfelder der MS-Outlook CSV-Datei bestimmten Datenfeldern des Open-Xchange Servers fest zugewiesen. Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder, die Sie sehen, wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten. Die Tabelle zeigt ferner, wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf.

Tabelle 8.3. Zuordnung der Daten einer MS-Outlook CSV-Datei

Datenfelder im Dialogfenster KontaktMS-Outlook CSV-Datenfeld
RegisterDatenfeldMax. Zeichen
GeschäftlichAnrede64Anrede
 Vorname128Vorname
 Zweiter Vorname128Weitere Vornamen
 Nachname128Nachname
 Namenszusatz64Suffix
 Firma512Firma
 Straße256Straße geschäftlich
 PLZ64Postleitzahl geschäftlich
 Stadt128Ort geschäftlich
 Land64Land geschäftlich
 Bundesland64Region geschäftlich
 Abteilung128Abteilung
 Telefon (geschäftlich)64Telefon geschäftlich
 Telefon (geschäftlich 2)128Telefon geschäftlich 2
 Fax (geschäftlich)64Fax geschäftlich
 Telefon (Zentrale)64Telefon Firma
 Mobiltelefon64Mobiltelefon
 URL128Webseite
 E-Mail (geschäftlich)256E-Mail-Adresse
 Tags1024Kategorien
 Typ Vertraulichkeit
PrivatBeruf64Beruf
 Geburtstag Geburtstag
 Straße256Straße privat
 PLZ64Postleitzahl privat
 Stadt64Ort privat
 Bundesland64Region privat
 Land64Land privat
 Telefon (privat)64Telefon privat
 Telefon (privat 2)64Telefon privat 2
 Fax (privat)64Fax privat
 E-Mail (privat)256E-Mail 2: Adresse
 Jahrestag Jahrestag
 Pager64Pager
 Anmerkungen5680Notizen
ZusätzlichStraße (weitere)256Weitere Straße
 PLZ (weitere)64Weitere Postleitzahl
 Stadt (weitere)64Weiterer Ort
 Bundesland (weiteres)64Weitere Region
 Land (weiteres)64Weiteres Land
 Telefon (weiteres)64Weiteres Telefon
 Fax (weiteres)64Weiteres Fax
 Autotelefon64Autotelefon
 Texttelefon64Telefon für Hörbehinderte
 Handelsregister64Organisations-Nr.
 Manager64Name des/der Vorgesetzten
 Assistent64Name Assistent
 Telex64Telex
 Ehepartner64Partner
 Kinder64Kinder

Import ausführen

Beachten Sie folgende Hinweise zum Import

Stellen Sie sicher, dass Sie gültige Importdateien verwenden. Hinweise zu gültigen Importdateien finden Sie in den Abschnitten „Standard CSV-Datei“ und „MS-Outlook CSV-Datei“.

Wenn eine Importdatei ungültige Daten enthält, wird der zugehörige Kontakt beim Import übersprungen.

Beim Import wird nicht geprüft, ob ein Kontakt schon vorhanden ist. Wenn Sie einen Kontakt mehrmals importieren, ist er anschließend mehrmals vorhanden.

So importieren Sie Kontakte aus einer Standard-CSV Datei oder aus einer MS-Outlook Datei:

Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Import. Im Importdialog werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.

Wählen Sie den Dateityp CSV.

Wenn Sie Daten im Standard-CSV-Format importieren wollen, wählen Sie Durch Kommata getrennt. Wenn Sie Daten im MS-Outlook CSV-Format importieren wollen, wählen Sie Outlook-Datei.

Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei zum Importieren aus.

Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf Importieren.

Abbildung 8.4. Kontakte im CSV-Format importieren

Kontakte im CSV-Format importieren

Die Kontaktdaten werden in Ihren persönlichen Ordner Kontakte eingefügt.