Pour créer un nouveau rendez-vous dans votre dossier de calendrier person, dans un dossier public ou partagé avec vous par un autre utilisateur, si du moins vous disposez des droits correspondants, vous pouvez utiliser l'une des méthodes décrites ci-après.
Lorsque vous avez ouvert le module
, cliquez sur l'icône qui apparaît dans la section du tableau de bord. Pour cela, il n'est pas nécessaire que le tableau de bord soit totalement développé : pour chaque vue du tableau de bord, l'icône de la fonction de création d'un nouveau rendez-vous apparaît systématiquement.Une solution alternative à la fonction du tableau de bord que nous venons de décrire consiste à créer des rendez-vous par
en vue , suivant les méthodes ci-après :Jour / Semaine ouvrée, double-cliquer sur une heure => la fenêtre
s'ouvre, dans laquelle l'heure de début du nouveau rendez-vous est pré-configurée à l'heure sélectionnée lors du double-clic.Mois / Semaine, double-cliquer sur la date d'un jour donné => la fenêtre
s'ouvre, dans laquelle la durée du nouveau rendez-vous est pré-configurée à .Mois / Semaine, double-cliquer sur le champ d'une date donnée => la fenêtre
s'ouvre.Créer des rendez-vous dans le dossier de calendrier d'un autre utilisateur, auquel vous avez accès ou qui est publicAttention ! Lorsque vous créez un nouveau rendez-vous dans un dossier de calendrier public ou partagé avec vous par un autre utilisateur, vous devez posséder des droits requis pour créer des objets sur ce dossier. Si ces droits ne vous ont pas été accordés, l'appel à la fonction de création d'un nouveau rendez-vous affiche un message d'erreur. Vous pouvez alors choisir soit d'enregistrer le nouveau rendez-vous dans votre dossier de calendrier personnel (dossier ), soit d'interrompre l'opération. |
Même si vous ne vous trouvez pas dans le module Open-Xchange Server. Si le tableau de bord n'est pas développé, cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas qui se trouve dans la section et choisissez alors dans le menu qui apparaît ainsi l'option .
, vous pouvez créer un nouveau rendez-vous, et ce depuis n'importe quel module d'Si le tableau de bord est déjà développé, cliquez sur l'icône
qui apparaît dans la section du tableau de bord.Dossier cible pour un nouveau rendez-vousComme vous ne pouvez gérer les rendez-vous que dans des dossiers de calendrier, c'est automatiquement votre dossier personnel (dossier Open-Xchange Server. ) qui est pré-configuré comme dossier cible lorsque vous créez un nouveau rendez-vous depuis un autre module d'Si vous souhaitez enregistrer le rendez-vous en cours de création soit dans un autre dossier personnel, soit dans un dossier public ou partagé avec vous par un autre utilisateur, vous pouvez indiquer un autre dossier lors de la saisie des informations relatives au nouveau rendez-vous. Vous trouverez davantage d'informations sur le choix d'un dossier cible et sur les droits d'accès requis dans la section suivante la section intitulée « Saisir les informations relatives à un nouveau rendez-vous ». |
Pour créer un nouveau rendez-vous par « glisser-déposer » dans le module Courriel, faites glisser un message, depuis une liste sur un jour, dans le mini-calendrier. La fenêtre de la boîte de dialogue
s'ouvre et le sujet du message est saisi dans le champ de description.Pour créer un nouveau rendez-vous par « glisser-déposer » dans le module Contacts, faites glisser un contact sur un jour, dans le mini-calendrier. La fenêtre de la boîte de dialogue
s'ouvre et le contact est saisi en tant que participant.Vous pouvez créer un nouveau rendez-vous à partir d'une pièce jointe iCal d'un courriel. Une pièce jointe iCal peut se reconnaître au fait qu'elle se termine par ics.
Ouvrez le module Courriel. Afficher le courriel dans la vue divisée horizontalement ou verticalement. Dans la partie inférieure de la vue d'ensemble, effectuez un clic droit sur le fichier ics. Sélectionnez
dans le menu contextuel. La fenêtre de dialogue pour modifier les données de rendez-vous s'ouvre.Indépendamment de la façon dont vous créé le nouveau rendez-vous et du module depuis lequel vous l'avez fait, cela ouvre la fenêtre
dans laquelle l'onglet est actif. Vous pouvez alors saisir toutes les données relatives au nouveau rendez-vous dans les champs correspondants.Veillez, lorsque vous créez un nouveau rendez-vous, à remplir le champ
: c'est en effet un champ obligatoire, qui doit toujours contenir une valeur. Si vous négligez de remplir le champ , vous ne pourrez pas enregistrer le rendez-vous. Vous recevrez en revanche un message d'erreur et le champ sera encadré en rouge.Vous pouvez indiquer le début et le fin du rendez-vous en cours de création, au choix manuellement en utilisant les champs déja cités pour saisir les informations ou à l'aide de l'icône en forme de calendrier et des listes qui se trouvent à côté de cette icône.
Indications de temps pour un nouveau rendez-vousIl est vérifié que les données que vous saisissez sont plausibles afin de garantir que la fin d'un rendez-vous a bien lieu après son début. Si vous avez par erreur établi la fin du rendez-vous avant son début, vous recevez un message d'erreur adapté et vous ne pouvez pas enregistrer le rendez-vous tant que les valeurs ne sont pas chronologiquement correctes. |
Si vous souhaitez créer un rendez-vous sur la journée entière (par exemple pour un anniversaire ou tout évènement qui s'étend sur une journée), vous pouvez activer l'option
dans la fenêtre de . Dès lors, les heures de début et de fin du nouveau rendez-vous n'ont plus à être renseignées.si vous avez appelé la fonction de création d'un nouveau rendez-vous depuis un répertoire qui vous appartient personnellement et si vous n'avez renseigné ni participant, ni ressource dans ce rendez-vous, vous pouvez identifier ce rendez-vous comme étant privé. La seule personne autorisée à accéder aux rendez-vous privés est leur propriétaire, et ce même lorsque leur dossier de calendrier personnel a été partagé avec d'autres utilisateurs pour être utilisé en commun : ceux-ci ne peuvent ni voir, ni modifier les rendez-vous privés du propriétaire du dossier.
Créer un rendez-vous privéAttention ! Vous pouvez identifier comme rendez-vous privés seulement les rendez-vous que vous créez pour vous-même (c'est-à-dire sans participant ni ressource) et que vous gérez dans vos dossiez personnels. Lorsque vous créez un nouveau rendez-vous personnel dans un dossier public ou partagé par un autre utilisateur, l'option n'apparaît pas dans la fenêtre . |
Si vous souhaitez créer un rendez-vous ayant lieu de façon périodique (par exemple une réunion d'équipe ayant lieu chaque semaine), vous pouvez le faire en une seule fois en mettant en place les paramètres appropriés plutôt que de créer un nouveau rendez-vous à chaque fois.
Pour créer une série de rendez-vous, cliquez sur l'option
. Cela appelle alors la fenêtre dans laquelle vous pouvez alors renseigner tous les paramètres de fréquence de la série de rendez-vous.L'illustration qui suit vous montre un cas typique de séquence de rendez-vous, avec les paramètres suivants : le rendez-vous doit se répéter chaque semaine tous les lundis ; le début est la date de la première instance de cette série de rendez-vous. Comme la série ne doit avoir lieu qu'au cours du premier trimestre de l'année en cours, la date de fin indiquée correspond au dernier jour du premier trimestre.
Vous pouvez créer une série de rendez-vous pour l'anniversaire d'un contact. Vous trouverez des informations dans la section intitulée « Données personnelles, marques et dossiers »
Pour classer vos rendez-vous, vous pouvez associer une ou plusieurs marques au rendez-vous en cours de création. Pour ce faire, saisissez les marques souhaitées soit manuellement dans le champ
(les marques doivent être séparées par des virgules), soit en cliquant sur l'option pour choisir les valeurs souhaitées en cliquant avec la souris. Attention : l'option n'affiche que les valeurs ayant été préalablement configurées dans les .Il en résulte que toutes les marques que vous avez choisies apparaissent dans le champ
.Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs des marques associée à un rendez-vous, supprimez simplement des éléments correspondants du champ
. Placez votre curseur dans le champ et supprimez les marques indésirables. À titre d'alternative, cliquez sur et sélectionnez les marques que vous souhaitez supprimer.Créer des marques personnellesSi vous souhaitez utiliser régulièrement certaines marques données, il est conseillé de les définir comme des marques personnelles dans les Options, section la section intitulée « Marques personnelles ». . De cette manière, vous pourrez y accéder plus facilement. Vous trouverez plus d'informations sur la création de vos marques personnalisées et une description de la procédure à suivre au chapitre |
L'option
vous permet de préciser quel dossier doit être utilisé pour enregistrer le rendez-vous en cours de création ; par défaut, ce champ contient l'une ou l'autre des valeurs suivantes :Lorsque vous créez de nouveaux rendez-vous depuis l'un de vos dossiers personnels => le dossier de calendrier personnel ouvert au moment de la création du rendez-vous.
Lorsque vous créez de nouveaux rendez-vous depuis un dossier public ou partagé avec vous par un autre utilisateur et sur lequel vous possédez les droits requis pour créer des objets => le dossier de calendrier (public ou partagé) ouvert au moment de la création du nouveau rendez-vous.
Lorsque vous créez de nouveaux rendez-vous depuis un dossier public ou partagé avec vous par un autre utilisateur et sur lequel vous ne possédez pas de droits requis pour créer des objets => votre dossier de calendrier personnel (dossier
).Lorsque vous créez de nouveaux rendez-vous depuis un autre module d'Open-Xchange Server, comme par exemple , etc. => votre dossier de calendrier personnel (dossier ).
Lors de votre choix, vous devez faire attention au fait que les rendez-vous ne peuvent être enregistrés que dans des dossiers de calendrier et que vous avez besoin des droits requis pour créer des objets pour pouvoir enregistrer des rendez-vous dans des dossiers publics ou partagés avec vous par des utilisateurs. Par conséquent, le menu déroulant vous indique comme cible potentielle uniquement les dossiers de calendrier pour lesquels vous possédez des droits suffisants.
Pour déterminer l'affichage du nouveau rendez-vous (réservé, temporaire, absent pour raisons professionnelles ou disponible), cliquez dans la fenêtre sur l'option
et choisissez ensuite dans la liste l'affichage souhaité.L'affichage que vous avez choisi pour le rendez-vous sera représenté dans les vues la section intitulée « Calendrier — vues et intervalles de temps » de ce chapitre.
, et par des barres de couleur. Vous trouverez davantage d'informations sur ce sujet dans la sectionSi vous souhaitez vous faire rappeler ce rendez-vous, vous pouvez choisir dans la liste Heure par défaut pour le rappel Attention : le rappel demandé ne vaut que pour l'auteur du rendez-vous et lui seul ; tout autre participant peut donc choisir ses propres paramètres de rappel pour ce rendez-vous.
l'un des délais de rappel proposés. Dans les paramètres des calendriers, vous pouvez définir un intervalle de temps prédéfini pour le rappel, veuillez vous référer àSi vous aviez activé le rappel d'un rendez-vous, lorsque le délai de rappel choisi est atteint, vous recevez un rappel pour ce rendez-vous sous la forme d'une fenêtre de notification. L'illustration qui suit vous en montre un exemple. Dans cette fenêtre, vous pouvez déterminer si vous souhaitez de nouveau recevoir un rappel pour le rendez-vous d'ici un intervalle de temps à préciser ou si le premier rappel que vous venez de recevoir pour ce rendez-vous était suffisant.
Si tous les participants au rendez-vous doivent en être informés par courriel, activez l'option Open-Xchange Server et qui ne peuvent donc pas être automatiquement informés de ce nouveau rendez-vous.
. Cette méthode est particulièrement conseillée si vous souhaitez convier des participants externes (par exemple dans votre liste de contacts personnels) qui n'ont pas accès àNotification et confirmation de rendez-vousVous trouverez davantage d'informations sur les notifications à destination des participants ainsi que sur les possibilités de confirmation d'un rendez-vous dans la section la section intitulée « Confirmer un rendez-vous » de ce chapitre. |
L'onglet
vous permet de définir la liste des participants et ressources requis pour ce rendez-vous. Les ressources sont des moyens et appareils matériels (salles de réunion, véhicules, vidéo-projecteurs, etc.), ainsi que de participants donnés dont la présence est absolument indispensable à la mise en œuvre du rendez-vous, comme par exemple l'enseignant responsable d'une formation.Le premier participant est toujours l'auteur du rendez-vous. Pour ajouter des participants ou des ressources supplémentaires au rendez-vous en cours de création, cliquez sur la fonction
dans la section du tableau de bord. Cette fonction ouvre une nouvelle fenêtre intitulée , dans laquelle vous pouvez sélectionner, comme décrit ci-après, les participants et ressources à ajouter.Pour pouvoir ajouter des ressources ou des utilisateurs enregistrés dans Open-Xchange Server (en tant que participants internes), vous devez tout d'abord vous assurer que le couramment sélectionné est le dossier public . Indiquez alors dans le champ soit le nom des participants ou ressources à ajouter, soit un joker (caractère * ou ?), soit une combinaison comportant des parties de nom et des jokers. Cliquez ensuite sur le bouton .
Vous pouvez, entre autres, utiliser les jokers des deux manières décrites ci-après pour définir le critère de recherche dans la fenêtre
. Les majuscules et minuscules n'ont pas d'importance ici :du ou *du* => Tous les utilisateurs et ressources enregistrés dans le carnet de contacts
dont le nom, le prénom ou la dénomination contient la chaîne de caractères "du".d????t => Tous les utilisateurs et ressouces enregistrés dans le carnet de contacts
dont le nom, le prénom ou la dénomination contient les caractères "d" et "t", séparés par exactement quatre caractères ; ce critère est par exemple vérifié pour les noms de famille Dupont, Duchat ou Dallet, mais pas par Dupond ou Droit.L'étape suivante consiste à ajouter les participants souhaités en les sélectionnant dans la liste des résultats, puis en confirmant votre choix en cliquant sur le bouton
du champ .Pour supprimer à nouveau les nouveaux participants, sélectionnez-les dans le champ
et cliquez sur .Si vous souhaitez ajouter des ressources matérielles (par exemple un vidéo-projecteur ou tout autre appareil) ainsi que des participants identifiés comme des ressources, cherchez et sélectionnez dans la liste des résultats les personnes et matériels correspondants. Pour confirmer votre choix, cliquez ensuite sur le bouton
de la section .Pour supprimer à nouveau les nouvelles ressources, sélectionnez-les dans le champ
et cliquez sur .Ajouter un participant en tant que ressourceSi vous ajoutez un participant donné comme ressource pour un rendez-vous, ce participant ne peut intervenir dans aucun autre rendez-vous pendant toute la durée requise. Cette procédure présente un intérêt particulier pour les participants dont la présence est absolument requise pour la bonne marche d'un rendez-vous (par exemple le directeur d'un séminaire). |
Si vous souhaitez ajouter à un rendez-vous des participants externes, qui n'ont donc pas accès à Open-Xchange Server (par exemple des contacts provenant des dossiers publics ou partagés par d'autres utilisateurs), commencez par sélectionner le dossier de contacts correspondant. Vous ajoutez ensuite les participants souhaités de la même manière que pour les participants et ressources internes.
Si vous avez commis une erreur lors de votre sélection des participants ou ressources, vous pouvez supprimer le contenu des champs
et à l'aide de la fonction .S'il ne vous est pas possible d'ajouter en une seule recherche tous les participants et ressources souhaités dans votre rendez-vous, répétez l'opération de recherche et sélection autant de fois que nécessaire pour ajouter tous les participants ou ressources, en modifiant à chaque fois les critères de recherche.
Pour ajouter des participants externes sans entrée de carnet d'adresses, cliquez sur
dans la section de volet de la fenêtre des rendez-vous. Dans la fenêtre , entrez un nom et une adresse électronique valide. Cliquez sur . Répétez ces étapes pour ajouter des participants supplémentaires. Cliquez sur pour terminer.Résultat : les participants externes sans entrée de carnet d'adresses sont entrés en tant que participants.
Si vous souhaitez lier directement au rendez-vous des documents externes en rapport avec celui-ci (par exemple la description d'un trajet sous la forme d'un document texte, une offre commerciale dans une feuille de calcul, etc.), vous pouvez joindre les fichiers correspondants au rendez-vous.
Attention : pour pouvoir ajouter des pièces jointes à un rendez-vous, l'espace disque disponible sur le serveur doit être suffisant. Si vous avez dépassé le quota d'espace qui vous est alloué, vous ne pouvez pas ajouter de pièce jointe à vos rendez-vous. Vous trouverez des informations sur l'espace disque dont vous disposez sur la Open-Xchange Server, dans la .
d'Pour ajouter des pièces jointes à un rendez-vous en cours de création, commencez par activer l'onglet
, puis cliquez sur dans la section du tableau de bord. Cela ouvre une nouvelle fenêtre intitulée , dans laquelle vous pouvez choisir le ou les fichiers à ajouter. Choisissez les fichiers avec le bouton et ajoutez-les ensuite dans la liste des pièces jointes grâce au bouton .Dès que vous avez confirmé votre sélection de fichiers en cliquant sur le bouton
, la fenêtre se referme et les pièces jointes sont ajoutées au rendez-vous.Ajouter des pièces jointes à un rendez-vousChaque pièce jointe que vous ajoutez à un rendez-vous donné est exclusivement associée à ce rendez-vous. Si vous ajoutez un même fichier en tant que pièce jointe à plusieurs rendez-vous, chacun des rendez-vous concernés se verra adjoindre son propre exemplaire du fichier en question. |
Si vous avez par erreur ajouté en tant que pièce jointe à un rendez-vous un fichier que vous ne souhaitiez pas joindre, vous pouvez le supprimer. Pour cela, sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez supprimer dans la liste des pièces jointes. Pour en sélectionner plusieurs, vous pouvez appuyer simultanément sur les touches
(pour un ensemble de fichiers qui ne se succèdent pas) ou (pour un groupe de fichiers qui se suivent). Enfin, dans le tableau de bord, cliquez sur dans la section pour supprimer du rendez-vous toutes les pièces jointes sélectionnées.Pour vérifier si les participants et ressources ajoutés à un rendez-vous sont disponibles, activez l'onglet
. Renseignez les champs de date et d'heure correspondant à la période devant être vérifiée, puis cochez dans l'option la liste des éléments à contrôler : les ressources seules, les participants seuls ou les * deux. Vous pouvez aussi activer l'option supplémentaire pour afficher dans la colonne la liste de tous les membres des groupes d'utilisateurs ainsi que leur disponibilité. Lorsque vous avez paramétré la vérification suivant vos souhaits, cliquez sur le bouton pour lancer la vérification des disponibilités.Si vous souhaitez vérifier la disponibilité de participants et ressources pour un intervalle de temps passé ou à venir, vous pouvez utiliser les flèches de navigation entourant la date pour naviguer jour par jour parmi les dates représentées.
Quand vous souhaitez enregistrer toutes les données saisies relatives au rendez-vous en cours de création, cliquez sur l'icône
qui apparaît dans la section éponyme du tableau de bord. La fenêtre est alors fermée, le rendez-vous enregistré dans le dossier précédemment choisi et tous les événements décrits ci-après ont alors lieu.Au moment de l'enregistrement d'un rendez-vous, Open-Xchange Server vérifie si ce rendez-vous entre en conflit avec d'autres rendez-vous pouvant avoir lieu au même moment : c'est le cas si vous ou d'autres participants avez d'autres obligations qui prennent le pas sur ce rendez-vous.
Si un conflit est détecté, vous recevez un message d'avertissement approprié et vous pouvez décider d'ignorer le conflit ou d'interrompre. Si vous choisissez d'
le conflit, le nouveau rendez-vous est enregistré sans tenir compte des rendez-vous existants et la fenêtre est refermée. Si vous décidez de quitter l'avertissement, vous revenez à la fenêtre et vous pouvez modifier les données relatives au rendez-vous de sorte qu'il ne subsiste aucun conflit.Ajouter au rendez-vous une ressource utilisée par un autre rendez-vous provoque un conflit que vous ne pouvez pas ignorer. Pour pouvoir enregistrer le rendez-vous, il faut supprimer la ressource.
Si vous avez convié des participants au rendez-vous, tous les participants internes en sont informés par une demande de confirmation. Ils peuvent alors vous répondre pour indiquer s'ils participeront ou non au rendez-vous. L'illustration suivante en montre un exemple. Vous trouverez plus d'informations sur les demandes de confirmation dans la section la section intitulée « Confirmer un rendez-vous » de ce chapitre.
Si vous aviez activé l'option
lors de la création du rendez-vous, tous les participants internes aussi bien qu'externes sont alors informés de ce rendez-vous par courriel..Si vous ne souhaitez pas enregistrer le rendez-vous, cliquez dans la section
du tableau de bord sur . Par sécurité, vous êtes invité à confirmer si vous souhaitez réellement annuler vos modifications. Si vous confirmez en cliquant sur , la fenêtre est fermée et toutes les données saisies sont perdues.