Pour créer de nouveaux contacts dans vos dossiers de contacts personnels, publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, dans la mesure où vous disposez des droits correspondants, veuillez utiliser la méthode décrite ici.
Attention, le mode opératoire pour créer de nouvelles listes de diffusion diffère de celle qui est décrite ici. La procédure pour créer de nouvelles listes de diffusion sera éclaircie dans la section la section intitulée « Rassembler des contacts au sein de listes de diffusion » de ce chapitre.
Une fois que vous avez ouvert le module
, cliquez dans la section du tableau de bord sur l'icône . Ici, il importe peu que le tableau de bord soit déjà déployé ou non, dans chaque vue du tableau de bord, l'icône pour créer de nouveaux contacts figure toujours tout en haut.À titre d'alternative, vous pouvez ouvrir la fenêtre
en double-cliquant dans le champ vide situé sous les contacts dans les vues ou .Créer des contacts dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateursAttention, pour créer de nouveaux contacts dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, il vous faut les droits nécessaires pour créer des objets sur ces dossiers. Si ces droits ne vous ont pas été accordés, lorsque vous tentez de créer de nouveaux contacts, vous obtenez un message d'erreur. Vous pouvez alors décider s'il faut créer le nouveau contact dans votre dossier de contacts personnel (dossier ) ou abandonner la procédure de création.Vous trouverez des informations supplémentaires sur le choix du dossier cible désiré et sur les droits d'accès nécessaires dans la section la section intitulée « Saisir les données d'un nouveau contact » de ce chapitre. |
Même quand vous ne vous trouvez pas dans le module Open-Xchange Server. Si le tableau de bord n'est pas déployé, cliquez dans la section du tableau de bord sur la flèche pointant vers le bas et choisissez dans le menu qui s'ouvre.
, vous pouvez créer de nouveaux contacts à partir de n'importe quel autre module d'Si le tableau de bord est déjà déployé, cliquez dans la section
du tableau de bord sur l'icône de .Dossier cible pour nouveaux contactsComme les contacts ne peuvent résider que dans des dossiers de contacts, lorsque l'on crée de nouveaux contacts depuis d'autres modules d'Open-Xchange Server, le dossier des contacts personnels ) est automatiquement pris comme dossier cible. Si vous souhaitez placer les contacts que vous créez dans d'autres dossiers personnels, publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez choisir un autre dossier cible en même temps que vous saisissez les données du nouveau contact. Vous trouverez des informations supplémentaires sur le choix du dossier cible et sur les droits d'accès nécessaires dans la section la section intitulée « Saisir les données d'un nouveau contact » suivante. |
En utilisant le glisser-déplacer, vous pouvez créer un nouveau contact à partir d'une adresse électronique d'un courriel envoyé ou reçu.
Pour ce faire, ouvrez le module courriel. Ouvrez un courriel dans la vue divisée horizontalement ou verticalement. Déplacez le pointeur de la souris au-dessus d'une adresse électronique. Le pointeur de la souris se transforme en icône main. Faites glisser l'adresse électronique sur un dossier de contacts dans l'arborescence des contacts. Déposez l'adresse électronique. La fenêtre de dialogue pour entrer les données de contact est ouverte.
Vous pouvez créer un nouveau contact à partir d'une pièce jointe vCard d'un courriel. Une pièce jointe iCal peut se reconnaître au fait qu'elle se termine par vcf.
Ouvrez le module Courriel. Afficher le courriel dans la vue divisée horizontalement ou verticalement. Dans la partie inférieure de la vue d'ensemble, effectuez un clic droit sur le fichier vcf. Sélectionnez
dans le menu contextuel. La fenêtre de dialogue pour modifier les données de contact s'ouvre.Quel que soit le module depuis lequel vous demandez la création d'un nouveau contact, cette requête ouvre la fenêtre
, dans lequel l'onglet est actif. Vous pouvez alors saisir les données d'un nouveau contact dans les champs adéquats.Le champ Open-Xchange Server prendra celle qui figure dans le champ . Si vous avez également saisi un prénom, une combinaison des nom et prénom figurera dans le champ .
est un champ automatique — il n'est pas forcément nécessaire de le remplir. Si vous n'y indiquez pas de valeur,Lorsque vous avez lancé la fonction de création d'un nouveau contact depuis un dossier personnel de votre choix, vous pouvez marquer les contacts à créer comme contacts privés. Vous seul pourrez accéder aux contacts marqués comme privés, même lorsque vous avez partagé votre dossier personnel de contacts avec d'autres utilisateurs afin de les utiliser en commun. Les autres utilisateurs ne peuvent ni voir ni modifier vos contacts privés.
Créer des contacts privésVous ne pouvez marquer comme contacts privés que des contacts qui se trouvent dans vos dossiers personnels de contacts. Lorsque vous créez des contacts dans in dossier public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs, l'option dans la fenêtre n'est pas disponible. |
L'onglet
permet de gérer les données personnelles de votre nouveau contact, comme par exemple son adresse privée ou d'autres informations et remarques. Si vous avez une photo ou un logo d'entreprise pour ce contact, vous pouvez également charger une image dans les données concernant ce contact (formats de fichiers : JPG, BMP, GIF ou PNG ; taille recommandée : 90 x 90 pixels). Pour cela, cliquez dans la section sur .Images dans les données de contactsComme les images de contacts sont directement placées dans la base de données d'Open-Xchange Server, vous pouvez encore ajouter des images aux contacts s'il ne vous reste plus assez d'espace de stockage pour des éléments du dépôt de données sur le serveur. |
Pour vous faire rappeler l'anniversaire du contact, vous pouvez créer un rendez-vous répétitif. Pour ce faire, cliquez sur l'icône du calendrier, sur la ligne Date de naissance. Une boîte de dialogue s'ouvre, vous demandant si vous souhaitez ou non créer un rendez-vous répétitif annuel pour un anniversaire. Vous trouverez plus d'informations sur les rendez-vous répétitifs dans la section intitulée « Rendez-vous en série ».
De plus, vous pouvez associer une ou plusieurs marques au nouveau contact à l'aide de l'onglet
. Pour cela, mettez en place les marques désirées soit à la main dans le champ (les différentes marques doivent être séparées par des virgules), soit en cliquant sur l'option et en choisissant les marques désirées en cliquant dessus. Attention, l'option n'affiche que les marques qui ont été définies auparavant dans les .Au final, toutes les balises choisies par vous apparaissent dans le champ
.Si vous désirez par la suite supprimer à nouveau une ou plusieurs des marques associées à un contact, supprimez les lignes correspondantes dans le champ
. Placez votre curseur dans le champ et supprimez la ou les marques indésirables.En variante, cliquez sur
pour désélectionner les marques dans la fenêtre qui apparaît, puis cliquez sur .Créer vos propres marquesSi vous réutilisez souvent certaines marques, il est conseillé de les créer comme marques personnelles dans les Options, section la section intitulée « Marques personnelles ». . Vous aurez alors accès plus facilement à ces marques. Vous trouverez plus d'information sur la création de marques personnelles et une description de la marche à suivre pour cela dans le chapitre |
Avec l'option
, vous pouvez régler dans quel dossier le nouveau contact doit être enregistré. Par défaut, le dossier suivant est sélectionné :Lorsque vous créez de nouveaux contacts à partir de votre dossier privé de contacts => le dossier de contacts personnel qui était ouvert au moment de la création du contact.
Lorsque vous créez de nouveaux contacts à partir de dossiers de contacts publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, pour lesquels les droits nécessaires pour créer des objets vous ont été accordés => le dossier de contacts public ou privé qui était ouvert au moment de la création du nouveau contact.
Lorsque vous créez de nouveaux contacts à partir d'un dossier de contacts public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs, pour lequel les droits de dossier ne vous ont pas été accordés => votre dossier de contacts personnel (dossier
).Lorsque vous créez de nouveaux contacts à partir d'un autre module d'Open-Xchange Server, comme par exemple , etc. => votre dossier de contacts personnel (dossier ).
Lorsque vous faites un choix, notez que les nouveaux contacts ne peuvent être enregistrés que dans les dossiers de contacts et que, pour enregistrer des contacts dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, il vous faut les droits nécessaires pour créer des objets.
L'onglet Open-Xchange Server.
permet de manipuler des données supplémentaires sur le nouveau contact à créer. Vous pouvez indiquer ici des adresses supplémentaires (par exemple des adresses en vacances) ainsi que d'autres données de contact. De plus, vous pouvez utiliser les champs dynamiques pour indiquer des données de contact pour lesquelles il n'existe pas de champ prédéfini dansSi vous souhaitez associer directement au contact des documents externes en relation avec le contact (comme par exemple des descriptions d'itinéraire sous forme de documents de texte, des offres sous la forme de feuilles de calcul, etc.), vous pouvez ajouter les fichiers correspondants en tant que pièces jointes au contact.
Attention, pour pouvoir associer au contact des pièces jointes, vous devez disposer de suffisemment de place disque sur le serveur. Si la place disque qui vous est attribuée est insuffisante, vous ne pourrez pas joindre de pièces au contact. Des informations sur la place dont vous disposez actuellement sur le disque se trouvent sur la Open-Xchange Server dans la .
d'Pour associer des pièces jointes au contact en cours de création, activez l'onglet
et cliquez ensuite, dans la section du tableau de bord, sur . S'ouvre alors la fenêtre , dans laquelle vous pouvez choisir le ou les fichiers à mettre en pièce jointe. Choisissez ce ou ces fichiers grâce à et ajoutez ensuite ces pièces à la liste des pièces jointes à ajouter au moyen de l'option .Dès que vous validez votre choix avec
, la fenêtre se ferme et la ou les pièces jointes sont ajoutées au contact.Ajouter des pièces jointes au contactChaque pièce jointe ajoutée à un contact donné est liée exclusivement à ce contact. Si vous ajoutez un même fichier à plusieurs contacts, chacun de ces contacts possèdera un exemplaire séparé de ce fichier. |
Si, lors de l'ajout de pièces jointes, vous avez sélectionné par erreur des documents que vous ne souhaitez pas joindre au contact en cours de création, vous pouvez les supprimer à nouveau.
Choisissez dans la liste des pièces jointes le ou les fichiers que vous voulez enlever du contact. Pour choisir plusieurs fichiers, maintenez enfoncée soit la touche
(pour une sélection non contiguë), soit la touche (pour une sélection d'un seul tenant) en sélectionnant les fichiers. Pour finir, cliquez dans la section du tableau de bord sur afin de retirer les fichiers ainsi choisis du contact.Lorsque vous voulez enregistrer le nouveau contact ainsi que toutes les données saisies, cliquez dans la section
du tableau de bord sur l'icône . La fenêtre se ferme alors et le nouveau contact est créé dans le dossier choisi au préalable.Si vous ne souhaitez pas enregistrer le contact, cliquez dans la section
du tableau de bord sur . Par sécurité, vous êtes invité à confirmer si vous souhaitez réellement annuler vos modifications. Si vous confirmez en cliquant sur , la fenêtre est fermée et toutes les données saisies sont perdues.