Les rendez-vous, les tâches et les contacts créés avec d'autres applications peuvent être importées. Cela présente les avantages suivants :
Il est plus rapide d'importer que de saisir à nouveau les données.
On évite les erreurs de transfert.
Les types de fichiers suivants sont pris en charge :
ICAL
VCARD
CSV
Les fichiers de type ICAL servent aux échanges standardisés de données de calendrier comme les rendez-vous et les tâches. L'extension de fichier standard correspondante est « ics ».
Les fichiers de type VCard servent aux échanges standardisés de données de contact sous forme de cartes de visite électroniques. L'extension de fichier standard correspondante est « vcf ».
Les fichiers de type CSV servent aux échanges de données textuelles sous forme de tableaux. Les données de contact peuvent être importées depuis un fichier CSV. L'extension de fichier standard correspondante est « csv ».
Open-Xchange Server prend en charge la plupart des objets iCal. Une description de tous les objets iCal se trouve dans le document RFC 2445.
Dans le tableau suivant, vous pouvez voir quels sont les objets iCal pris en charge par Open-Xchange Server lorsqu'ils sont importés comme rendez-vous ou tâche. Les détails de la colonne « rendez-vous » et « tâches » ont la signification suivante :
Un « X » indique que l'objet sera importé. La valeur de l'objet est définie dans la RFC2445.
Le nombre « 255 » signifie que l'objet sera importé. La valeur désigne le nombre maximal de caractères autorisé.
« Illimité » signifie que l'objet sera importé. Le nombre de caractères n'est pas limité.
« - » signifie que l'objet ne sera pas importé.
Tableau 8.1. Objets iCal pris en charge
Catégorie | Objet iCal | Rendez-vous | Tâches |
---|---|---|---|
Propriétés du calendrier | CALSCALE | - | - |
METHOD | - | - | |
PRODID | X | X | |
VERSION | X | X | |
Composants du calendrier | VALARM | X | X |
VEVENT | X | X | |
VFREEBUSY | - | - | |
VJOURNAL | - | - | |
VTIMEZONE | X | X | |
VTODO | X | X | |
Propriétés des composants | ATTACH | - | - |
ATTENDEE | X | X | |
CATEGORIES | X | X | |
CLASS | X | X | |
COMMENT | - | - | |
COMPLETED | X | X | |
CONTACT | - | - | |
CREATED | X | X | |
DESCRIPTION | Illimitées | Illimitées | |
DTEND | X | X | |
DTSTAMP | X | X | |
DTSTART | X | X | |
DUE | X | X | |
DURATION | X | X | |
EXDATE | X | - | |
EXRULE | - | - | |
FREEBUSY | X | X | |
GEO | - | - | |
LAST-MODIFIED | - | - | |
LOCATION | 255 | - | |
ORGANIZER | - | - | |
PERCENT-COMPLETE | - | X | |
PRIORITY | - | X | |
RDATE | - | - | |
RECURRENCE-ID | - | - | |
RELATED-TO | - | - | |
REPEAT | - | - | |
REQUEST-STATUS | - | - | |
RESOURCES | X | - | |
RRULE | X | X | |
SEQUENCE | - | - | |
STATUS | - | X | |
SUMMARY | 255 | 255 | |
TRANSP | - | X | |
TRIGGER | X | X | |
TZID | X | X | |
TZNAME | X | X | |
TZOFFSETFROM | X | X | |
TZOFFSETTO | X | X | |
TZURL | X | X | |
UID | X | X | |
URL | - | - | |
Paramètres des propriétés | CUTYPE | X | X |
DELEGATED-FROM | - | - | |
DELEGATED-TO | X | X | |
DIR | - | - | |
ENCODING | X | X | |
FMTTYPE | - | - | |
FBTYPE | - | - | |
LANGUAGE | - | - | |
MEMBER | - | - | |
PARTSTAT | - | - | |
RANGE | - | - | |
RELATED | - | - | |
RELTYPE | - | - | |
ROLE | - | - | |
RSVP | - | - | |
SENT-BY | - | - | |
TZID | X | X | |
VALUE | X | X |
Open-Xchange Server prend en charge les rendez-vous comme par exemple : « Le dernier dimanche d'un mois ». Cependant, l'application ne gère pas les rendez-vous où les jours sont comptés à partir de la fin du mois. Exemple : « L'avant-dernier dimanche d'un mois ». Si un rendez-vous comporte une telle information, le rendez-vous ne sera pas importé.
Open-Xchange Server ne prend pas en charge les rappels répétés. Exemple : « Me rappeler quatre fois ». Si un rendez-vous comprend un tel détail, l'information sera ignorée.
Pour importer des rendez-vous et des tâches, cliquez sur
dans la barre de modules puis sur dans l'arborescence des dossiers. La boîte de dialogue d'importation affiche les options d'importation.Choisissez le type de fichier
. Pour importer des rendez-vous, choisissez dans la liste déroulante. Pour importer des tâches, choisissez dans la liste déroulante.Cliquez sur
et choisissez le fichier à importer. Assurez-vous que le fichier sélectionné est de type ICAL.Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction
du tableau de bord.Les rendez-vous ou les tâches seront importés dans votre dossier privé.
Pour importer des contacts, cliquez sur
dans la barre de modules et ensuite sur dans l'arborescence des dossiers. La boîte de dialogue d'importation affiche les réglages d'importation.Pour importer des données de contact sous forme de cartes de visite électroniques, choisissez
. Assurez-vous que le fichier sélectionné est du type VCARD.Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction
du tableau de bord.Les données de contact seront importées dans votre dossier privé.
Les fichiers CSV suivants sont pris en charge :
Les fichiers CSV par défaut, séparés par des virgules
Les fichiers CSV provenant de MS Outlook
Un fichier CSV par défaut présente les contacts en format tableau. Les colonnes d'une ligne contiennent les champs de données du contact. La fin d'une ligne est signalée par un saut de ligne. Les champs de données sont séparés par des virgules. La première ligne correspond à l'en-tête de colonne et contient les noms des champs de données.
Un fichier CSV peut, par exemple, être créé avec un tableur ou un éditeur de texte. Veillez à ce que les détails suivants soient pris en considération.
S'il y a des trémas dans les champs de données du fichier CSV, il faut encoder ce dernier en UTF-8.
La première ligne du fichier CSV doit contenir au moins un des titres de colonne mentionnés ci-dessous.
Les titres de colonnes sont sensibles à la casse.
L'ordre des colonnes n'a aucune importance. Les données importées seront affectées aux champs de données d'Open-Xchange Server au moyen des en-têtes de colonnes.
Les champs de données sont séparés par des virgules.
S'il y a des données invalides dans un champ de données, le contact correspondant sera ignoré. Les données sont invalides si :
Le nombre de caractères est dépassé. Le tableau ci-dessous indique le nombre de caractères autorisé pour chaque champ de données.
Un champ de données présente un format incorrect.
Les champs de données doivent être mis en forme de la manière suivante :
Tous les champs du message électronique doivent contenir le caractère arobase (« @ »).
Les champs de données doivent être dans un format valide. Les format de date suivants sont valides :
dd.mm.yyyy
dd/mm/yyyy
yyyy-mm-dd
Tous les autres champs de données peuvent contenir n'importe quel caractère.
Il est permis d'avoir un champ de données vide.
La première ligne du fichier CSV doit contenir un ou plusieurs des en-têtes de colonnes suivants :
Display name | Sur name | Given name | Middle name |
Suffix | Title | Street home | Postal code home |
City home | State home | Country home | Martial status |
Number of children | Profession | Nickname | Spouse name |
Note | Company | Department | Position |
Room number | Street business | Postal code business | City business |
State business | Country business | Number of employee | Sales volume |
Tax id | Commercial register | Branches | Manager's name |
Assistant's name | Street other | Postal code other | City other |
State other | Country other | Telephone business 1 | Telephone business 2 |
FAX business | Telephone car | Telephone company | Telephone home 1 |
Telephone home 2 | FAX home | Cellular telephone 1 | Cellular telephone 2 |
Telephone other | FAX other | Telephone pager | Telephone telex |
Telephone TTY/TDD | Instantmessenger 1 | Instantmessenger 2 | Telephone IP |
Email 1 | Email 2 | Email 3 | URL |
Categories | Dynamic Field 1 | Dynamic Field 2 | Dynamic Field 3 |
Dynamic Field 4 | Dynamic Field 5 | Dynamic Field 6 | Dynamic Field 7 |
Dynamic Field 8 | Dynamic Field 9 | Dynamic Field 10 | Dynamic Field 11 |
Dynamic Field 12 | Dynamic Field 13 | Dynamic Field 14 | Dynamic Field 15 |
Dynamic Field 16 | Dynamic Field 17 | Dynamic Field 18 | Dynamic Field 19 |
Dynamic Field 20 | private | Birthday | Anniversay |
Pendant l'importation, les champs de données du fichier CSV seront affectés à certains champs de données d'Open-Xchange Server. Le tableau suivant présente les champs de contact du collecticiel et les champs auxquels ils sont affectés. Il affiche en outre le nombre maximal de caractères autorisé pour le champ de données.
Tableau 8.2. Affectation des champs de données du fichier CSV
Champs de données dans la boîte de dialogue des contacts | Champ de données CSV | ||
---|---|---|---|
Onglet | Champ de données | Nombre maximal de caractères | |
Professionnel | Titre | 64 | Title |
Prénom | 128 | Given name | |
Second prénom | 128 | Middle name | |
Nom | 128 | Sur name | |
Suffixe | 64 | Suffix | |
Nom affiché | 320 | Display name | |
Société | 512 | Company | |
Rue | 256 | Street business | |
Code postal | 64 | Postal code business | |
Ville | 128 | City business | |
Pays | 64 | Country business | |
État | 64 | State business | |
Département | 128 | Department | |
Position | 128 | Position | |
Numéro de salle | 64 | Room number | |
Numéro d'employé | 64 | Number of employee | |
Tél. (professionnel) | 64 | Telephone business 1 | |
Téléphone (professionnel 2) | 128 | Telephone business 2 | |
Fax (professionnel) | 64 | FAX business | |
Téléphone (de la société) | 64 | Telephone company | |
Portable | 64 | Cellular telephone 1 | |
URL | 128 | URL | |
Courriel (professionnel) | 256 | Email 1 | |
MI (professionnelle) | 64 | Instantmessenger 1 | |
Marques | 1024 | Categories | |
Type | private | ||
Privé | Profession | 64 | Profession |
Date de naissance | Birthday | ||
Rue | 256 | Street home | |
Code postal | 64 | Postal code home | |
Ville | 64 | City home | |
État | 64 | State home | |
Pays | 64 | Country home | |
Surnom | 64 | Nickname | |
Tél. (privé) | 64 | Telephone home 1 | |
Tél. (privé 2) | 64 | Telephone home 2 | |
Fax (privé) | 64 | FAX home | |
Portable (privé) | 64 | Cellular telephone 2 | |
Tél. IP (privé) | 64 | Telephone IP | |
Courriel (privé) | 256 | Email 2 | |
Situation de famille | 64 | Martial status | |
Anniversaire | Anniversay | ||
MI (privée) | 64 | Instantmessenger 2 | |
Afficheur portable | 64 | Telephone pager | |
Commentaires | 5680 | Note | |
Supplémentaire | Rue (autre) | 256 | Street other |
Code postal (autre) | 64 | Postal code other | |
Ville (autre) | 64 | City other | |
État (autre) | 64 | State other | |
Pays (autre) | 64 | Country other | |
Téléphone (autre) | 64 | Telephone other | |
Fax (autre) | 64 | FAX other | |
Courriel (autre) | 256 | Email 3 | |
Tél. (voiture) | 64 | Telephone car | |
Téléscripteur / tél. malentendants | 64 | Telephone TTY/TDD | |
Chiffre d'affaires | 64 | Sales volume | |
Code fiscal | 128 | Tax id | |
Registre du commerce | 64 | Commercial register | |
Filiales | 64 | Branches | |
Directeur | 64 | Manager's name | |
Assistant | 64 | Assistant's name | |
Télex | 64 | Telephone telex | |
Nom du conjoint | 64 | Spouse name | |
Enfants | 64 | Number of children | |
Optionnel 1 .. 20 | 64 | Dynamic Field 1 .. 20 |
Tous les fichiers MS Outlook qui sont créés au moyen de la fonction d'exportation dans MS Outlook sont pris en charge. Pour créer un fichier CSV dans MS Outlook pouvant être importé dans le collecticiel, procédez comme suit :
Allez dans l'élément de menu
.Dans la boîte de dialogue Assistant d'Importation et d'Exportation, choisissez la ligne
. Cliquez sur .Choisissez la ligne
. Cliquez sur .Sélectionnez le dossier de contacts à exporter. Cliquez sur
.Définissez le nom et l'emplacement destinés au fichier de sortie. Cliquez sur
.Pour achever le processus d'exportation, cliquez sur
. Note : laissez la case « » cochée. Ne cliquez pas sur . Laissez les réglages par défaut tels quels.Le nouveau fichier CSV contient tous les champs de données des contacts exportés. Les champs suivants sont importés dans le collecticiel :
Compte | Anniversaire de mariage ou fête | Nom de l'assistant(e) |
Anniversaire | Ville (bureau) | Pays (bureau) |
Télécopie (bureau) | Téléphone (bureau) | Téléphone 2 (bureau) |
Code postal (bureau) | Dép/Région (bureau) | Rue (bureau) |
Téléphone (voiture) | Catégories | Enfants |
Société | Téléphone société | Service |
Adresse de messagerie 2 | Adresse de messagerie 3 | Prénom |
Ville (domicile) | Pays (domicile) | Télécopie (domicile) |
Téléphone (domicile) | Téléphone 2 (domicile) | Code postal (domicile) |
Dép/Région (domicile) | Rue (domicile) | Nom |
Responsable | Deuxième prénom | Tél. mobile |
Notes | Numéro d'identification de l'organisation | Ville (autre) |
Pays (autre) | Télécopie (autre) | Téléphone (autre) |
Code postal (autre) | Dép/Région (autre) | Rue (autre) |
Récepteur de radiomessagerie | Profession | Critère de diffusion |
Conjoint(e) | Suffixe | Télex |
Titre | Téléphone TTY/TDD | Page Web |
Si un champ de données du fichier CSV de MS Outlook contient plus de caractères que le nombre autorisé, le contact en question sera ignoré pendant l'importation.
Lors de l'importation, les champs de données du fichier de MS Outlook seront affectés à certains champs de données d'Open-Xchange Server. Le tableau suivant en montre l'affectation en listant les champs de données qui sont affichés lors de l'édition d'un contact dans le collecticiel. Il affiche en outre le nombre maximal de caractères autorisé pour chaque champ de données.
Tableau 8.3. Correspondance avec les données des fichiers MS Outlook CSV
Champs dans la boîte de dialogue Contact | Champ MS Outlook CSV | ||
---|---|---|---|
Champ de données | Onglet | Nombre maximal de caractères | |
Professionnel | Titre | 64 | Titre |
Prénom | 128 | Prénom | |
Second prénom | 128 | Deuxième prénom | |
Nom | 128 | Nom | |
Suffixe | 64 | Suffixe | |
Société | 512 | Société | |
Rue | 256 | Rue (bureau) | |
Code postal | 64 | Code postal (bureau) | |
Ville | 128 | Ville (bureau) | |
Pays | 64 | Pays (bureau) | |
État | 64 | Dép/Région (bureau) | |
Département | 128 | Service | |
Tél. (professionnel) | 64 | Téléphone (bureau) | |
Tél. (professionnel 2) | 128 | Téléphone 2 (bureau) | |
Fax (professionnel) | 64 | Télécopie (bureau) | |
Tél. (de la société) | 64 | Téléphone société | |
Portable | 64 | Tél. mobile | |
URL | 128 | Page Web | |
Courriel (professionnel) | 256 | Adresse de messagerie | |
Marques | 1024 | Catégories | |
Type | Critère de diffusion | ||
Privé | Profession | 64 | Profession |
Date de naissance | Anniversaire | ||
Rue | 256 | Rue (domicile) | |
Code postal | 64 | Code postal (domicile) | |
Ville | 64 | Ville (domicile) | |
État | 64 | Dép/Région (domicile) | |
Pays | 64 | Pays (domicile) | |
Tél. (privé) | 64 | Téléphone (domicile) | |
Tél. (privé 2) | 64 | Téléphone 2 (domicile) | |
Fax (privé) | 64 | Télécopie (domicile) | |
Courriel (privé) | 256 | Adresse de messagerie 2 | |
Anniversaire | Anniversaire de mariage ou fête | ||
Afficheur portable | 64 | Récepteur de radiomessagerie | |
Commentaire | 5680 | Notes | |
Supplémentaire | Rue (autre) | 256 | Rue (autre) |
Code postal (autre) | 64 | Code postal (autre) | |
Ville (autre) | 64 | Ville (autre) | |
État (autre) | 64 | Dép/Région (autre) | |
Pays (autre) | 64 | Pays (autre) | |
Tél. (autre) | 64 | Téléphone (autre) | |
Fax (autre) | 64 | Télécopie (autre) | |
Courriel (autre) | 64 | Adresse de messagerie 3 | |
Tél. (voiture) | 64 | Téléphone (voiture) | |
Téléscripteur / tél. malentendants | 64 | Téléphone TTY/TDD | |
Registre du commerce | 64 | Numéro d'identification de l'organisation | |
Directeur | 64 | Responsable | |
Assistant | 64 | Nom de l'assistant(e) | |
Télex | 64 | Télex | |
Nom du conjoint | 64 | Conjoint(e) | |
Enfants | 64 | Enfants |
Quelques conseils importants sur l'importationVeillez à utiliser des fichiers d'importation valides. Vous trouverez des conseils sur les fichiers d'importation valides dans les sections la section intitulée « Fichier CSV par défaut » et la section intitulée « Fichier CVS MS Outlook ». Si un fichier d'importation contient des données invalides, le contact correspondant sera ignoré pendant l'importation. Il n'y a aucune vérification des doublons pendant l'importation. Les contacts sont saisis autant de fois qu'ils sont importés. |
Pour importer des contacts provenant d'un fichier CSV par défaut ou d'un fichier MS Outlook, procédez comme suit :
Pour importer des contacts, cliquez sur
dans la barre de modules et ensuite sur dans l'arborescence des dossiers. La boîte de dialogue d'importation affiche les réglages d'importation.Pour importer des données de contact depuis un fichier, choisissez
.Pour importer des données au format CSV par défaut, choisissez
. Pour importer des données au format CSV de MS Outlook, choisissez .Cliquez sur
et choisissez le fichier à importer. Assurez-vous que le fichier sélectionné est de type CSV.Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction
du tableau de bord.Les données de contact seront importées dans votre dossier privé.