Pour afficher les tâches appartenant à vos dossiers de tâches personnels ainsi qu'aux dossiers de tâches publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez choisir à l'aide des fonctions
du tableau de bord parmi les types d'affichage décrits ci-après.La barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble affiche le chemin actuel du dossier que vous avez choisi dans l'arborescence des dossiers. Vous pouvez naviguer dans ce chemin en cliquant sur les parties soulignées du chemin.
Dans la vue
, les tâches sont affichées sous la forme d'un tableau, d'après le dossier de tâches public actuellement ouvert. Les icônes de la première colonne représentent le type de tâches (tâches ponctuelles ou répétitives), les icônes en forme de clé de la deuxième colonne indiquent si les tâches ont été identifiées comme étant privées.On y trouve en outre la description, la priorité, le début et la fin, une indication en pourcentage de la progression de traitement et les drapeaux associés. Les drapeaux sont des fanions de couleur au moyen desquelles vous pouvez identifier vos tâches pour mieux les distinguer pour ainsi, par exemple, séparer les tâches concernant les clients des tâches internes. Vous trouverez plus d'informations sur les drapeaux dans la section la section intitulée « Marquer des tâches avec des drapeaux »de ce chapitre.
Les tâches ponctuelles ainsi que les instances de tâches répétitives dont l'état a été indiqué comme
(progression de traitement = 100 %) sont représentées grisées et barrées d'un trait dans le tableau.Si la date d'échéance d'une tâche a été dépassée, la tâche est affichée en rouge.
Pour améliorer la clarté, vous pouvez trier les tâches affichées : d'après les champs
, , , , ou , que ce soit en ordre alphabétique ou chronologique, ascendant ou descendant. La flèche située en tête de colonne d'un de ces champs indique d'après quel champ et dans quel ordre (ascendant ou descendant) la représentation actuelle des tâches est triée.Si vous souhaitez changer l'ordre de tri, pour par exemple faire s'afficher vos tâches d'après le champ
en ordre descendant, cliquez d'abord sur l'en-tête de la colonne correspondante pour choisir ce champ comme critère de tri. Ensuite, vous pouvez trier les tâches affichées en ordre descendant, en cliquant à nouveau soit sur l'en-tête de la colonne, soit sur la flèche située à côté.Réglage de la vue par défautVous pouvez décider quelle sera la vue utilisée par défaut lorsque le module Open-Xchange Server. Vous pouvez choisir parmi la vue ou la vue , cette dernière étant décrite plus loin. est ouvert pour la première fois après votre connexion àVous trouverez plus d'informations sur la façon de définir la vue par défaut du module Options, section la section intitulée « Options pour le module Contacts ». dans le chapitre |
Dans la vue
, les tâches appartenant au dossier de tâches actuellement ouvert sont affichées dans une représentation divisée horizontalement. La partie supérieure de la vue correspond à une vue en liste réduite dans laquelle les tâches et les tâches en série sont affichées comme dans la vue . Lorsque vous avez sélectionné une tâche dans la liste, vous pouvez alors faire défiler l'affichage vers le haut ou vers le bas avec la touche ou pour sélectionner une autre tâche. La partie inférieure de la vue affiche toutes les informations relatives à la tâche sélectionnée dans la partie supérieure dans des onglets.De plus, dans la vue la section intitulée « Trier des tâches dans la vue Liste » de ce chapitre.
, vous pouvez trier l'ordre d'affichage des tâches, comme décrit dans la sectionLa répartition de la vue
peut être ajustée au moyen de la ligne de séparation horizontale. Pour modifier la taille des zones, tirez la ligne de séparation tout en maintenant enfoncé le bouton de la souris. La répartition que vous avez réglée sera mémorisée dans votre session actuelle.L'onglet
contient un résumé des données clés essentielles de la tâche choisie : description, priorité, début et fin, status, the task's manager. With the icon further details like duration and cost can be displayed.L'onglet
présente toutes les personnes participant à la tâche. À l'aide des informations provenant de la colonne , vous pouvez reconnaître d'un coup d'œil quelles sont les personnes confirmant déjà leur participation à la tâche, sous réserve qu'elles aient accepté ou refusé, ou quelles sont les personnes dont on attend encore une réponse à ce sujet. Pour autant que les participants aient accompagné leur réponse d'un commentaire, vous pouvez le consulter dans la colonne Commentaires.Les pièces jointes sont des fichiers externes, comme par exemple des définitions de tâches sous forme de documents texte, des listes de références sous forme de feuilles de calcul, d'images, etc. Elles peuvent être enregistrées avec les données relatives à la tâche et ainsi être reliées directement à la tâche. La section la section intitulée « Ajouter des pièces jointes à des tâches » de ce chapitre décrit comment vous pouvez associer des pièces jointes à une tâche.
L'onglet
présente, lorsqu'elles existent, les pièces jointes associées à la tâche choisie. Le tableau des pièces jointes affiche les noms de fichiers des documents associées, leur type MIME ainsi que la taille des fichiers en ko.Si vous désirez ouvir une pièce jointe de la tâche affichée ou l'enregistrer dans un fichier, vous pouvez le faire à l'aide des fonctions
ou dans la section du . Pour cela, choisissez la pièce jointe souhaitée dans la liste, puis cliquez sur la fonction correspondante du tableau de bord.Une pièce jointe est ouverte à l'aide de l'application appropriée : les feuilles de calcul seront ouvertes dans leur tableur, les documents texte dans leur traitement de texte. Il en va de même pour les autres types de fichiers, naturellement. Ce comportement du navigateur peut être contrôlé au moyen des réglages du navigateur.
Lorsqu'on enregistre une pièce jointe, une copie de ce fichier est téléchargée depuis le serveur vers votre disque dur local ou un autre que vous indiquez comme cible pour le téléchargement.
L'enregistrement d'une pièce jointe dans le dépôt de données crée un nouvel élément dans le dépôt de données qui est géré par Open-Xchange Server. Cette méthode offre l'avantage que vous et les autres utilisateurs pouvez accéder à cet élément du dépôt au moyen du module . Vous trouverez plus d'informations sur le dépôt de données ainsi que sur la manipulation de ses éléments dans le chapitre Dépôt de données.
Pour enregistrer une pièce jointe à une tâche dans votre dossier de dépôt de données personnel ou un dossier de dépôt de données public ou partagé avec vous par un autre utilisateur, si du moins vous disposez des droits nécessaires pour créer des objets, sélectionnez la pièce jointe souhaitée dans la liste puis cliquez dans la section
du tableau de bord sur la fonction .Cette action ouvre la fenêtre
dans laquelle vous pouvez saisir une description ainsi que des données supplémentaires concernant le nouvel élément du dépôt, comme par exemple une adresse internet ou des remarques et choisir le dossier cible. Dès que vous toutes les données ont été saisies, cliquez dans la section du tableau de bord sur l'icône pour enregistrer le nouvel élément du dépôt de données dans le dossier choisi.Enregistrer les pièces jointes en tant qu'éléments du dépôt de donnéesPour pouvoir enregistrer des pièces jointes à des tâches dans le dépôt de données, vous devez disposer d'un espace disque libre suffisant sur le serveur. Si l'espace disque qui vous a été attribué est dépassé, vous ne pourrez pas enregistrer d'autres pièces jointes à des tâches dans le dépôt de données. Vous trouverez des indications sur la place disque actuellement disponible sur la Open-Xchange Server dans la . d' |