Créer des contacts

Pour créer de nouveaux contacts dans vos dossiers de contacts personnels, publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, dans la mesure où vous disposez des droits correspondants, veuillez utiliser la méthode décrite ici.

Attention, le mode opératoire pour créer de nouvelles listes de diffusion diffère de celle qui est décrite ici. La procédure pour créer de nouvelles listes de diffusion sera éclaircie dans la section la section intitulée « Rassembler des contacts au sein de listes de diffusion » de ce chapitre.

Créer de nouveaux contacts dans le module des contacts

Une fois que vous avez ouvert le module Contacts, cliquez dans la section Nouveau du tableau de bord sur l'icône Contact. Ici, il importe peu que le tableau de bord soit déjà déployé ou non, dans chaque vue du tableau de bord, l'icône pour créer de nouveaux contacts figure toujours tout en haut.

À titre d'alternative, vous pouvez ouvrir la fenêtre Contact en double-cliquant dans le champ vide situé sous les contacts dans les vues Liste ou Fiches.

Créer des contacts dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs

Attention, pour créer de nouveaux contacts dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, il vous faut les droits nécessaires pour créer des objets sur ces dossiers. Si ces droits ne vous ont pas été accordés, lorsque vous tentez de créer de nouveaux contacts, vous obtenez un message d'erreur. Vous pouvez alors décider s'il faut créer le nouveau contact dans votre dossier de contacts personnel (dossier Contacts) ou abandonner la procédure de création.

Vous trouverez des informations supplémentaires sur le choix du dossier cible désiré et sur les droits d'accès nécessaires dans la section la section intitulée « Saisir les données d'un nouveau contact » de ce chapitre.

Créer de nouveaux contacts à partir des autres modules

Même quand vous ne vous trouvez pas dans le module Contacts, vous pouvez créer de nouveaux contacts à partir de n'importe quel autre module d'Open-Xchange Server. Si le tableau de bord n'est pas déployé, cliquez dans la section Nouveau du tableau de bord sur la flèche pointant vers le bas et choisissez Contact dans le menu qui s'ouvre.

Si le tableau de bord est déjà déployé, cliquez dans la section Nouveau du tableau de bord sur l'icône de Contact.

Dossier cible pour nouveaux contacts

Comme les contacts ne peuvent résider que dans des dossiers de contacts, lorsque l'on crée de nouveaux contacts depuis d'autres modules d'Open-Xchange Server, le dossier des contacts personnels Contacts) est automatiquement pris comme dossier cible.

Si vous souhaitez placer les contacts que vous créez dans d'autres dossiers personnels, publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez choisir un autre dossier cible en même temps que vous saisissez les données du nouveau contact.

Vous trouverez des informations supplémentaires sur le choix du dossier cible et sur les droits d'accès nécessaires dans la section la section intitulée « Saisir les données d'un nouveau contact » suivante.

Créer un nouveau contact à partir d'une adresse électronique

En utilisant le glisser-déplacer, vous pouvez créer un nouveau contact à partir d'une adresse électronique d'un courriel envoyé ou reçu.

Pour ce faire, ouvrez le module courriel. Ouvrez un courriel dans la vue divisée horizontalement ou verticalement. Déplacez le pointeur de la souris au-dessus d'une adresse électronique. Le pointeur de la souris se transforme en icône main. Faites glisser l'adresse électronique sur un dossier de contacts dans l'arborescence des contacts. Déposez l'adresse électronique. La fenêtre de dialogue pour entrer les données de contact est ouverte.

Créer un nouveau contact à partir d'une pièce jointe vCard

Vous pouvez créer un nouveau contact à partir d'une pièce jointe vCard d'un courriel. Une pièce jointe iCal peut se reconnaître au fait qu'elle se termine par vcf.

Ouvrez le module Courriel. Afficher le courriel dans la vue divisée horizontalement ou verticalement. Dans la partie inférieure de la vue d'ensemble, effectuez un clic droit sur le fichier vcf. Sélectionnez Importer vCard dans le menu contextuel. La fenêtre de dialogue pour modifier les données de contact s'ouvre.

Saisir les données d'un nouveau contact

Quel que soit le module depuis lequel vous demandez la création d'un nouveau contact, cette requête ouvre la fenêtre Contact, dans lequel l'onglet Professionnel est actif. Vous pouvez alors saisir les données d'un nouveau contact dans les champs adéquats.

Le champ Nom affiché est un champ automatique — il n'est pas forcément nécessaire de le remplir. Si vous n'y indiquez pas de valeur, Open-Xchange Server prendra celle qui figure dans le champ Nom. Si vous avez également saisi un prénom, une combinaison des nom et prénom figurera dans le champ Nom affiché.

Contacts privés

Lorsque vous avez lancé la fonction de création d'un nouveau contact depuis un dossier personnel de votre choix, vous pouvez marquer les contacts à créer comme contacts privés. Vous seul pourrez accéder aux contacts marqués comme privés, même lorsque vous avez partagé votre dossier personnel de contacts avec d'autres utilisateurs afin de les utiliser en commun. Les autres utilisateurs ne peuvent ni voir ni modifier vos contacts privés.

Figure 3.6. Contacts privés

Contacts privés

Créer des contacts privés

Vous ne pouvez marquer comme contacts privés que des contacts qui se trouvent dans vos dossiers personnels de contacts. Lorsque vous créez des contacts dans in dossier public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs, l'option Contact personnel dans la fenêtre Contact n'est pas disponible.

Données personnelles, marques et dossiers

L'onglet Privé permet de gérer les données personnelles de votre nouveau contact, comme par exemple son adresse privée ou d'autres informations et remarques. Si vous avez une photo ou un logo d'entreprise pour ce contact, vous pouvez également charger une image dans les données concernant ce contact (formats de fichiers : JPG, BMP, GIF ou PNG ; taille recommandée : 90 x 90 pixels). Pour cela, cliquez dans la section Photo sur Ajouter.

Images dans les données de contacts

Comme les images de contacts sont directement placées dans la base de données d'Open-Xchange Server, vous pouvez encore ajouter des images aux contacts s'il ne vous reste plus assez d'espace de stockage pour des éléments du dépôt de données sur le serveur.

Pour vous faire rappeler l'anniversaire du contact, vous pouvez créer un rendez-vous répétitif. Pour ce faire, cliquez sur l'icône du calendrier, sur la ligne Date de naissance. Une boîte de dialogue s'ouvre, vous demandant si vous souhaitez ou non créer un rendez-vous répétitif annuel pour un anniversaire. Vous trouverez plus d'informations sur les rendez-vous répétitifs dans la section intitulée « Rendez-vous en série ».

De plus, vous pouvez associer une ou plusieurs marques au nouveau contact à l'aide de l'onglet Professionnel. Pour cela, mettez en place les marques désirées soit à la main dans le champ Marques (les différentes marques doivent être séparées par des virgules), soit en cliquant sur l'option Marques et en choisissant les marques désirées en cliquant dessus. Attention, l'option Marques n'affiche que les marques qui ont été définies auparavant dans les Options.

Au final, toutes les balises choisies par vous apparaissent dans le champ Marques.

Si vous désirez par la suite supprimer à nouveau une ou plusieurs des marques associées à un contact, supprimez les lignes correspondantes dans le champ Marques. Placez votre curseur dans le champ et supprimez la ou les marques indésirables.

En variante, cliquez sur Marques pour désélectionner les marques dans la fenêtre qui apparaît, puis cliquez sur OK.

Créer vos propres marques

Si vous réutilisez souvent certaines marques, il est conseillé de les créer comme marques personnelles dans les Options. Vous aurez alors accès plus facilement à ces marques. Vous trouverez plus d'information sur la création de marques personnelles et une description de la marche à suivre pour cela dans le chapitre Options, section la section intitulée « Marques personnelles ».

Avec l'option Dossier, vous pouvez régler dans quel dossier le nouveau contact doit être enregistré. Par défaut, le dossier suivant est sélectionné :

  • Lorsque vous créez de nouveaux contacts à partir de votre dossier privé de contacts => le dossier de contacts personnel qui était ouvert au moment de la création du contact.

  • Lorsque vous créez de nouveaux contacts à partir de dossiers de contacts publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, pour lesquels les droits nécessaires pour créer des objets vous ont été accordés => le dossier de contacts public ou privé qui était ouvert au moment de la création du nouveau contact.

  • Lorsque vous créez de nouveaux contacts à partir d'un dossier de contacts public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs, pour lequel les droits de dossier ne vous ont pas été accordés => votre dossier de contacts personnel (dossier Contacts).

  • Lorsque vous créez de nouveaux contacts à partir d'un autre module d'Open-Xchange Server, comme par exemple Courriel, Calendrier etc. => votre dossier de contacts personnel (dossier Contacts).

Lorsque vous faites un choix, notez que les nouveaux contacts ne peuvent être enregistrés que dans les dossiers de contacts et que, pour enregistrer des contacts dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, il vous faut les droits nécessaires pour créer des objets.

Données supplémentaires

L'onglet Supplémentaire permet de manipuler des données supplémentaires sur le nouveau contact à créer. Vous pouvez indiquer ici des adresses supplémentaires (par exemple des adresses en vacances) ainsi que d'autres données de contact. De plus, vous pouvez utiliser les champs dynamiques pour indiquer des données de contact pour lesquelles il n'existe pas de champ prédéfini dans Open-Xchange Server.

Joindre des pièces au contact

Si vous souhaitez associer directement au contact des documents externes en relation avec le contact (comme par exemple des descriptions d'itinéraire sous forme de documents de texte, des offres sous la forme de feuilles de calcul, etc.), vous pouvez ajouter les fichiers correspondants en tant que pièces jointes au contact.

Attention, pour pouvoir associer au contact des pièces jointes, vous devez disposer de suffisemment de place disque sur le serveur. Si la place disque qui vous est attribuée est insuffisante, vous ne pourrez pas joindre de pièces au contact. Des informations sur la place dont vous disposez actuellement sur le disque se trouvent sur la Page de départ d'Open-Xchange Server dans la Boîte d'informations.

Pour associer des pièces jointes au contact en cours de création, activez l'onglet Pièces jointes et cliquez ensuite, dans la section Pièces jointes du tableau de bord, sur Ajouter. S'ouvre alors la fenêtre Sélectionner les pièces jointes, dans laquelle vous pouvez choisir le ou les fichiers à mettre en pièce jointe. Choisissez ce ou ces fichiers grâce à Parcourir... et ajoutez ensuite ces pièces à la liste des pièces jointes à ajouter au moyen de l'option Ajouter.

Dès que vous validez votre choix avec OK, la fenêtre Sélectionner les pièces jointes se ferme et la ou les pièces jointes sont ajoutées au contact.

Ajouter des pièces jointes au contact

Chaque pièce jointe ajoutée à un contact donné est liée exclusivement à ce contact. Si vous ajoutez un même fichier à plusieurs contacts, chacun de ces contacts possèdera un exemplaire séparé de ce fichier.

Enlever une pièce jointe à un contact

Si, lors de l'ajout de pièces jointes, vous avez sélectionné par erreur des documents que vous ne souhaitez pas joindre au contact en cours de création, vous pouvez les supprimer à nouveau.

Choisissez dans la liste des pièces jointes le ou les fichiers que vous voulez enlever du contact. Pour choisir plusieurs fichiers, maintenez enfoncée soit la touche Ctrl (pour une sélection non contiguë), soit la touche Majuscule (pour une sélection d'un seul tenant) en sélectionnant les fichiers. Pour finir, cliquez dans la section Pièce jointe du tableau de bord sur Supprimer afin de retirer les fichiers ainsi choisis du contact.

Enregistrer ou annuler des saisies

Lorsque vous voulez enregistrer le nouveau contact ainsi que toutes les données saisies, cliquez dans la section Enregistrer du tableau de bord sur l'icône Enregistrer. La fenêtre Contact se ferme alors et le nouveau contact est créé dans le dossier choisi au préalable.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer le contact, cliquez dans la section Fenêtre du tableau de bord sur Annuler. Par sécurité, vous êtes invité à confirmer si vous souhaitez réellement annuler vos modifications. Si vous confirmez en cliquant sur OK, la fenêtre Nouveau rendez-vous est fermée et toutes les données saisies sont perdues.