Kalender - Ansichten und Zeiträume

Zur Darstellung der Termine aus Ihren persönlichen Kalenderordnern sowie aus für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer können Sie über die Funktionen in den Panelabschnitten Ansicht und Zeitraum aus den vier nachstehend beschriebenen Ansichten und Zeiträumen wählen.

In den Ansichten Kalender und Liste zeigt die Titelleiste des Übersichtsfensters den aktuellen Pfad zu dem Ordner, den Sie im Ordnerbaum angeklickt haben. Sie können im Pfad navigieren, indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken.

Die Schaltfläche Heute in der Titelleiste des Übersichtsfensters stellt die Kalenderanzeige ein, die das aktuelle Datum enthält.

Ansicht Liste - Alle Zeiträume

In der Ansicht Liste werden Ihnen die Termine für den ausgewählten Zeitraum aus dem aktuell geöffneten Kalenderordner tabellarisch angezeigt. Die Symbole in der ersten Spalte repräsentieren die Terminart (einzelne Termine oder Terminserien), die Symbole in der zweiten Spalte zeigen an, ob Termine als privat gekennzeichnet wurden (Schlüsselsymbol) bzw. ob Termine nur für Sie (kein Symbol) oder für mehrere Teilnehmer (Gruppensymbol) angelegt wurden.

Ferner werden die Beschreibung, Beginn und Ende, der Ort, der Ordner und die zugeordneten Flags dargestellt - Flags sind farbige Fähnchen, mittels derer Sie Ihre Termine zur besseren Unterscheidung kennzeichnen können, um somit z.B. außer Haus stattfindende Termine von internen Terminen abzugrenzen. Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt „Termine mit Flags kennzeichnen“ dieses Kapitels.

Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt, werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner, sondern sämtliche eigenen Termine aus all Ihren persönlichen sowie für Sie öffentlichen Kalenderordnern dargestellt.

Zeitraum der Listenansicht wechseln

Wollen Sie den angezeigten Zeitraum wechseln (z.B. von Arbeitswoche zu Monat), wählen Sie den gewünschten Zeitraum über die Funktionen im Panelabschnitt Zeitraum aus.

Termine sortieren

In der Ansicht Liste können Sie für alle Zeiträume die angezeigten Termine sortieren: nach den Feldern Beschreibung, Start, Ende, Ort oder Flag - wahlweise in alphabetisch bzw. chronologisch auf- oder absteigender Reihenfolge. Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an, nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge (auf- oder absteigend) die aktuelle Darstellung der Termine sortiert ist.

Möchten Sie die Sortierung ändern, um z.B. Ihre Termine nach dem Feld Start in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen, klicken Sie zunächst auf den Kopf der entsprechenden Spalte, um dieses Feld als Sortierkriterium zu wählen. Anschließend können Sie entweder über einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder über den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Termine absteigend sortieren.

Termine aus anderen Zeiträumen einsehen

Möchten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Zeitraums einsehen, ohne dabei den zuvor gewählten Zeitraum (Tag, Monat etc.) zu wechseln, klicken Sie auf den entsprechenden Navigationspfeil in der Titelleiste der Liste. Das Vor- bzw. Zurückblättern erfolgt immer unter Berücksichtigung des aktiven Zeitraums: ist als Zeitraum Monat gewählt, wird monatsweise vor- / zurückgeblättert; ist als Zeitraum Tag gewählt, wird tageweise vor- / zurückgeblättert.

Abbildung 4.7. Terminanzeige blättern

Terminanzeige blättern

Ansicht Kalender - Zeitraum Tag

In der Ansicht Kalender werden Ihnen für den Zeitraum Tag die Termine des ausgewählten Tages aus dem aktuell geöffneten Kalenderordner in einer Tagesansicht angezeigt - Details zur Darstellung einzelner, ganztägiger Termine und Terminserien in dieser Ansicht werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Die Tagesansicht stellt die von Ihnen konfigurierten Tageszeiten (Arbeits- und Freizeit) farblich unterschiedlich dar - Arbeitszeit wird hellgelb, Freizeit dunkelgelb angezeigt - und ist durch ein Zeitraster unterteilt, dessen Intervall Sie ebenfalls Ihren Wünschen anpassen können.

Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt, werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner, sondern sämtliche eigenen Termine aus all Ihren persönlichen sowie für Sie öffentlichen Kalenderordnern dargestellt.

Einstellung der Tagesansicht

Weitere Informationen zur benutzerspezifischen Festlegung Ihrer Arbeitszeit (Beginn und Ende) sowie zur Einstellung des Zeitintervalls finden Sie im Kapitel Einstellungen, Abschnitt „Optionen für das Modul Kalender“, dieses Benutzerhandbuchs.

Einzelne Termine

Einzelne Termine werden als Kästen dargestellt, in denen wichtige Eckdaten des Termins sichtbar sind: Beschreibung, Beginn und Ende sowie der Ort - sofern diese Daten zuvor eingetragen wurden. Die Größe der Kästen entspricht dem Zeitraum, über den sich die Termine erstrecken. Die farbigen Balken am linken Rand der Kästen reflektieren die Terminanzeige: Blau = Gebucht, Gelb = Mit Vorbehalt, Rot = Geschäftlich unterwegs oder Grün = Frei.

Analog zur Ansicht Liste erhalten als privat gekennzeichnete Termine ein Schlüsselsymbol und bei Terminen mit mehreren Teilnehmen wird ein Gruppensymbol eingeblendet. Sofern zugewiesen, werden in den Kästen auch die den Terminen zugeordneten Flags angezeigt.

Wenn Sie mit Ihrem Cursor auf einem Termin verharren, wird ein Fenster eingeblendet, das weitere Informationen zu diesem Termin enthält. Zusätzlich zu den bereits im Kasten sichtbaren Daten werden hierin Angaben über die Teilnehmer und die Ressourcen dieses Termins angezeigt. Das Fenster mit den Zusatzinformationen wird ausgeblendet, sobald Sie den Cursor bewegen.

Farben der Terminanzeige

Die Farben zur Kennzeichnung der Terminanzeige (Gebucht, Mit Vorbehalt, Geschäftlich unterwegs oder Frei) sind im Open-Xchange Server fest vorgegeben und können von Ihnen nicht verändert werden. Weitere Informationen zur Kennzeichnung der Terminanzeige finden Sie im Kapitel „Termine erstellen“ dieses Kapitels.

Terminserien

Terminserien des ausgewählten Tages werden in der Ansicht ebenfalls mittels spezieller Symbole gekennzeichnet, um diese leichter von einzelnen Terminen unterscheiden zu können.

Überschneidende bzw. angrenzende Termine

In der Kalendertagesansicht kann eine bestimmte Anzahl von Terminen, die sich überschneiden, nebeneinander angezeigt werden. Wird diese Anzahl überschritten, wird in der Datumsleiste ein zusätzliches Symbol eingeblendet - wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt. Möchten Sie sich auch die weiteren Termine dieses Tages anzeigen lassen, klicken Sie auf dieses Symbol: Hiermit wechseln Sie zur Ansicht Liste - Zeitraum Tag, in der alle Termine für diesen Tag dargestellt sind.

Abbildung 4.8. Überschneidende bzw. angrenzende Termine

Überschneidende bzw. angrenzende Termine

Ganztägige Termine

Ganztägige Termine (wie z.B. Geburtstage oder andere Ereignisse, die einen ganzen Tag andauern) werden direkt unterhalb der Datumsanzeige des ausgewählten Tages dargestellt. Die farbigen Balken an den Einträgen reflektieren wiederum die Terminanzeige - einzelne und Terminserien sowie private Termine bzw. Termine mit mehreren Teilnehmern werden mittels entsprechender Symbole gekennzeichnet. Sofern zugewiesen, werden auch die zugeordneten Flags dargestellt.

Beachten Sie, dass immer nur ein ganztägiger Termin angezeigt wird - dies ist jeweils der Termin, der als erster ganztägiger Termin für diesen Tag angelegt wurde. Liegen für den ausgewählten Tag mehrere ganztägige Termine vor, wird in der Datumsleiste erneut ein entsprechendes Symbol eingeblendet. Möchten Sie sich alle ganztägigen Termine dieses Tages ansehen, klicken Sie auf dieses Symbol: Hiermit wird die Ansicht Liste - Zeitraum Tag geöffnet und in der Tabelle alle Termine für diesen Tag dargestellt.

Abbildung 4.9. Mehrere ganztägige Termine

Mehrere ganztägige Termine

Termine aus anderen Tagen einsehen

Möchten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Tages einsehen, ohne dabei den Zeitraum Tag zu verlassen, klicken Sie hierzu entweder auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige oder wählen den entsprechenden Tag über den Minikalender aus.

Minikalender

Weitere Informationen zur Anzeige, den Elementen und der Handhabung des Minikalenders finden Sie im Abschnitt „Minikalender“ dieses Kapitels.

Ansicht Kalender - Zeitraum Arbeitswoche

In der Ansicht Kalender werden Ihnen für den Zeitraum Arbeitswoche die Termine der ausgewählten Arbeitswoche aus dem aktuell geöffneten Kalenderordner in einer Arbeitswochenansicht angezeigt. Die Darstellung der Termine entspricht der Tagesansicht: Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige, ganztägige Termine - wiederum jeweils nur der zuerst für einen Tag angelegte ganztägige Termin - werden unterhalb der Datumsanzeige dargestellt und Terminserien sowie private Termine bzw. Termine mit mehreren Teilnehmern mit entsprechenden Symbolen versehen. Sofern zugewiesen, werden auch die zugeordneten Flags dargestellt.

Aufgrund der verringerten Anzeigefläche ist in den Kästen der Termine nur die Beschreibung der Termine sichtbar. Um weitere Daten eines Termins einzusehen, können Sie wie in der Tagesansicht ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen, indem Sie mit Ihrem Cursor auf einem Termin verharren.

Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt, werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner, sondern sämtliche eigenen Termine aus all Ihren persönlichen sowie für Sie öffentlichen Kalenderordnern dargestellt.

Einstellung der Arbeitswochenansicht

Die Anzeige der Arbeitswochenansicht wird hinsichtlich der Dauer der Arbeits- und Freizeit sowie der zeitlichen Einteilung der Arbeitstage ebenfalls über die Einstellungen gesteuert - die entsprechenden Einstellungen gelten sowohl für die Tages- als auch für die Arbeitswochenansicht.

Überschneidende und ganztägige Termine

In der Arbeitswochenansicht können max. 2 sich zeitlich überschneidende bzw. direkt aneinander grenzende Termine dargestellt werden. Wird diese Zahl überschritten, wird neben der Datumsanzeige des entsprechenden Tages ein Symbol bzgl. weiterer Termine eingeblendet. Dieses Symbol wird ebenfalls angezeigt, wenn für einen Tag mehrere ganztägige Termine eingetragen wurden.

Abbildung 4.10. Überschneidende bzw. angrenzende Termine

Überschneidende bzw. angrenzende Termine

Um sich auch die weiteren Termine dieses Tages anzeigen zu lassen, klicken Sie auf dieses Symbol. Hiermit wird zur Ansicht Liste - Zeitraum Arbeitswoche gewechselt, in der alle Termine dieser Arbeitswoche dargestellt sind.

Termine aus anderen Arbeitswochen einsehen

Möchten Sie die Termine einer vorhergehenden oder nachfolgenden Arbeitswoche einsehen, ohne dabei den Zeitraum Arbeitswoche zu verlassen, klicken Sie auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige.

Ansicht Kalender - Zeitraum Monat

In der Ansicht Kalender werden Ihnen für den Zeitraum Monat die Termine des ausgewählten Monats aus dem aktuell geöffneten Kalenderordner in einer Monatsansicht angezeigt. Die Wochentage des ausgewählten Monats werden hellgelb, die Wochenenden dunkelgelb und die Tage des Vor- sowie Folgemonats grau dargestellt. Zeigt die Ansicht den aktuellen Kalendermonat, wird der aktuelle Tag (Heute) weiß hinterlegt.

Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige, ganztägige Termine werden im Bereich der Datumsanzeige dargestellt und sind grau hinterlegt (angezeigt wird jeweils nur der zuerst für einen Tag angelegte ganztägige Termin). Die Kästen enthalten die Startzeit und die Beschreibung der Termine - um weitere Daten eines Termins einzusehen, können Sie sich wieder ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen. Die Kalendermonatsansicht enthält keine Symbole.

Bei Wochentagen werden max. 3 Termine, bei Sams- und Sonntagen wird max. 1 Termin angezeigt (ggfs. zusätzlich der erste ganztägige Termin eines Tages). Wird diese Zahl überschritten, wird ein Pfeil angezeigt, über den Sie zur Kalendertagesansicht des entsprechenden Tages wechseln können, um dort alle Termine dieses Tages einzusehen.

Abbildung 4.11. Termine in der Ansicht Kalender - Zeitraum Monat

Termine in der Ansicht Kalender - Zeitraum Monat

Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt, werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner, sondern sämtliche eigenen Termine aus all Ihren persönlichen sowie für Sie öffentlichen Kalenderordnern dargestellt.

Termine aus anderen Monaten einsehen

Wollen Sie Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Monats einsehen, ohne dabei den Zeitraum Monat zu verlassen, nutzen Sie die Navigationspfeile an der Datumsanzeige.

Ansicht Kalender - Zeitraum Woche

In der Ansicht Kalender werden Ihnen für den Zeitraum Woche die Termine der ausgewählten Woche aus dem aktuell geöffneten Kalenderordner in einer Wochenansicht angezeigt. Zeigt die Ansicht die aktuelle Kalenderwoche, wird der aktuelle Wochentag (Heute) weiß hinterlegt.

Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige, ganztägige Termine - wiederum jeweils nur der zuerst für einen Tag angelegte ganztägige Termin - werden unterhalb der Datumsanzeige dargestellt und Terminserien sowie private Termine bzw. Termine mit mehreren Teilnehmern mit entsprechenden Symbolen versehen. Sofern zugewiesen, werden auch die zugeordneten Flags dargestellt.

Die Kästen zeigen den Beginn, das Ende und die Beschreibung der Termine an. Um weitere Daten eines Termins einzusehen, können Sie sich ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen.

Wurden für einen Tag mehr Termine eingetragen, als in den Feldern dargestellt werden können, wird am rechten Rand dieses Felds ein Scrollbalken angezeigt, mittels dessen Sie durch die Termine dieses Tages blättern können.

Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt, werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner, sondern sämtliche eigenen Termine aus all Ihren persönlichen sowie für Sie öffentlichen Kalenderordnern dargestellt.

Termine aus anderen Wochen einsehen

Wollen Sie Termine einer vorhergehenden oder nachfolgenden Woche einsehen, ohne dabei den Zeitraum Woche zu verlassen, klicken Sie entweder auf einen der Navigationspfeile in der Titelleiste der Ansicht oder wählen die entsprechende Kalenderwoche über den Minikalender aus.

Minikalender

Weitere Informationen zur Anzeige, den Elementen und der Handhabung des Minikalenders finden Sie im Abschnitt „Minikalender“ dieses Kapitels.

Ansicht Kalender - Zeitraum Benutzerdefiniert

Aussehen und Funktionalität des Zeitraums Benutzerdefiniert ensprechen dem Zeitraum Arbeitswoche. Sie können festlegen, wieviel Tage der Zeitraum Benutzerdefiniert umfasst. Informationen hierzu finden Sie im „Einstellungen“

Ansicht Team - Zeitraum Tag und Arbeitswoche

Mithilfe der Ansicht Team erhalten Sie Einblick in die Kalender aller im Open-Xchange Server registrierten Benutzer und können sich somit z.B. eine Übersicht über die Verfügbarkeit ausgewählter Benutzer verschaffen, bevor Sie einen neuen Termin erstellen. Wenn Sie zum ersten Mal innerhalb einer Sitzung zur Ansicht Team wechseln, zeigt diese Ansicht noch keine Termine an, da Sie zunächst mindestens einen Benutzer auswählen müssen, dessen Termine Sie einsehen möchten. Hierzu stehen Ihnen die beiden nachfolgend beschriebenen Methoden zur Verfügung.

Benutzer, Gruppen oder Ressourcen zur Terminanzeige auswählen

Um einen oder mehrere Benutzer, Gruppen oder Ressourcen zur Terminanzeige auszuwählen, klicken Sie im Panelabschnitt Team-Mitglied auf Hinzufügen. Diese Funktion öffnet das Fenster Benutzer auswählen, in dem alle im Open-Xchange Server registrierten Benutzer (aus dem öffentlichen Kontaktordner Globales Adressbuch), Gruppen und Ressourcen aufgeführt sind.

Geben Sie nun im Feld Suchen entweder die Namen der Benutzer oder Platzhalter (Zeichen * oder ?) bzw. Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und starten danach mittels der Funktion Suchen die Suche nach den entsprechenden Benutzern. Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u.a. folgende Einsatzmöglichkeiten von Platzhaltern zur Verfügung - Groß- und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu berücksichtigen:

  • me oder *me*: Alle Benutzer, in deren Vor- oder Nachnamen die Zeichenfolge "me" enthalten ist.

  • m???r: Alle Benutzer, in deren Vor- oder Nachnamen die Zeichen "m" und "r" enthalten sind, wobei zwischen dem "m" und dem "r" exakt 3 Zeichen stehen dürfen - wie z.B. bei den Nachnamen Maier, Meier oder Meyer, aber nicht Mair oder Müller.

Selektieren Sie anschließend die Benutzer zur Terminanzeige (für eine Mehrfachauswahl halten Sie Ihre Strg-Taste oder Shift-Taste gedrückt) und klicken dann nach Abschluss Ihrer Auswahl auf Hinzufügen. Dies fügt die selektierten Benutzer in das Feld Teilnehmer ein.

Falls Ihnen bei der Auswahl der Benutzer ein Fehler unterlaufen ist, können Sie den Inhalt des Felds Teilnehmer mithilfe der Funktion Löschen entfernen. Hierzu selektieren Sie im Feld Teilnehmer einen oder mehrere Teilnehmer und klicken auf Löschen.

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, alle Benutzer, deren Termine Sie einsehen wollen, mit nur einer Suche auszuwählen, wiederholen Sie sukzessive die Selektion der auszuwählenden Benutzer - mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien -, bis Sie alle gewünschten Benutzer im Feld Teilnehmer erfasst haben.

Sobald Sie Ihre Auswahl mittels OK bestätigen, werden in der Ansicht Team für den aktuell eingestellten Zeitraum (Tag oder Arbeitswoche) die Termine der ausgewählten Benutzer angezeigt - und zwar wie in den nachstehenden Abschnitten beschrieben.

Ansicht Team - Zeitraum Tag

In der Ansicht Team werden Ihnen für den Zeitraum Tag alle Termine der selektierten Benutzer für den ausgewählten Tag in einer Tagesansicht dargestellt - die Anzeige der Arbeits- und Freizeit ähnelt der Kalendertagesansicht. Die Termine der Benutzer werden wieder als Kästen dargestellt, die sich über den Zeitraum des jeweiligen Termins erstrecken; die farbigen Balken repräsentieren die Terminanzeige (Gebucht, Frei etc.).

Sofern Termine eines Benutzers mit Ihnen als Teilnehmer angelegt wurden, werden in den Kästen die Beschreibungen der Termine angezeigt. Haben Benutzer private Termine angelegt, oder sind Sie nicht als Teilnehmer an Terminen anderer Benutzer eingetragen, enthalten die Kästen keine Beschreibung, damit die gebotene Diskretion über diese Termine gewährleistet wird.

Abbildung 4.12. Termine in der Ansicht Team - Zeitraum Tag

Termine in der Ansicht Team - Zeitraum Tag

Möchten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Tages einsehen, ohne dabei den Zeitraum Tag zu verlassen, klicken Sie hierzu auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige.

Ansicht Team - Zeitraum Arbeitswoche

In der Ansicht Team werden Ihnen für den Zeitraum Arbeitswoche die Termine der selektierten Benutzer für die ausgewählte Arbeitswoche als Balken dargestellt, deren Farbe die Terminanzeige (Gebucht, Frei, etc.) widerspiegelt. Um den Beginn und das Ende eines Termins einzusehen, können Sie wie in den Kalenderansichten ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen, indem Sie mit Ihrem Cursor auf einem Termin verharren.

Abbildung 4.13. Termine in der Ansicht Team - Zeitraum Arbeitswoche

Termine in der Ansicht Team - Zeitraum Arbeitswoche

Möchten Sie die Termine einer vorhergehenden oder nachfolgenden Arbeitswoche einsehen, ohne dabei den Zeitraum Arbeitswoche zu verlassen, klicken Sie auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige.

Teams zur Terminanzeige auswählen

Wollen Sie regelmäßig die Termine bestimmer Benutzer einsehen, können Sie die Auswahl der Benutzer zur Terminanzeige vereinfachen und beschleunigen, indem Sie diese Benutzer in Teams zusammenfassen - anstatt mehrere einzelne Benutzer zu selektieren, brauchen Sie so nur noch das entsprechende Team zu wählen, um alle Termine aller Mitglieder eines Teams anzuzeigen.

Teams erstellen und verwalten

Teams werden mithilfe der Einstellungen, Kategorie Kalender, eingerichtet. Weitere Informationen über die Erstellung von Teams und die Verwaltung der Team-Mitglieder finden Sie im Kapitel Einstellungen, Abschnitt „Team-Optionen“, dieses Benutzerhandbuchs.

Haben Sie mindestens ein Team eingerichtet, können Sie die Auswahl der Benutzer, deren Termine Sie einsehen wollen, über die Funktion Team wählen im Panelabschnitt Team-Mitglied ausführen. Diese Funktion öffnet eine Auswahlliste zur Selektion des gewünschten Teams.

Sobald Sie ein Team in der Liste ausgewählt haben, wird die Liste geschlossen und in der Ansicht alle Termine aller Mitglieder dieses Teams für den aktuell eingestellten Zeitraum angezeigt. Die Darstellung der Termine entspricht der Anzeige der Termine manuell ausgewählter Benutzer.

Möchten Sie zusätzlich die Termine weiterer Benutzer einsehen, können Sie die gewünschten Benutzer mittels der Funktion Hinzufügen sukzessive in die Ansicht aufnehmen. Beachten Sie, dass die Auswahl eines anderen Teams die Liste der aktuell gewählten Benutzer überschreibt.

Zeitraum der Terminanzeige wechseln

Wollen Sie den angezeigten Zeitraum wechseln (z.B. von Tag zu Arbeitswoche), klicken Sie auf die entsprechende Funktion im Panelabschnitt Zeitraum. Die Liste der zur Terminanzeige ausgewählten Benutzer bleibt auch bei einem Zeitraumwechsel erhalten - unabhängig davon, wie Sie die Benutzer zuvor selektiert haben.

Benutzer aus der Terminanzeige entfernen

Um einen ausgewählten Benutzer wieder aus der Terminanzeige zu entfernen, selektieren Sie den zu entfernenden Benutzer in der Spalte Team-Mitglied und klicken hiernach im Panelabschnitt Team-Mitglied auf die Funktion Entfernen.

Teamansichten

Da Teamansichten ordnerübergreifende Ansichten sind, bleibt die aktuell gewählte Teamansicht auch bei einem Ordnerwechsel über den Ordnerbaum erhalten.

Ansicht Details

In der Ansicht Details werden Ihnen alle Daten, Teilnehmer und Ressourcen sowie Anlagen eines zuvor in der Ansicht Liste oder Kalender ausgewählten Termins in drei Registern dargestellt.

Register Termin

Das Register Termin enthält Angaben über Ort, Dauer, Teilnehmer und Ressourcen sowie die Terminanzeige (Gebucht, Geschäftlich unterwegs, Frei etc.) und ob der Termin ein einzelner Termin oder eine Terminserie ist. Des Weiteren werden der zugehörige Kalenderordner, Anmerkungen und zugeordnete Tags angezeigt - sofern diese Daten eingetragen wurden. Wurde dem Termin eine Erinnerung hinzugefügt, wird diese ebenfalls in diesem Register dargestellt.

Register Teilnehmer

Das Register Teilnehmer führt alle an dem Termin teilnehmenden Personen und reservierten Ressourcen auf - Ressourcen sind gegenständliche Mittel und Geräte (Konferenzräume, Fahrzeuge, Präsentationsmedien usw.) sowie auch bestimmte Teilnehmer, die zur Durchführung von Terminen unbedingt erforderlich sind: wie z.B. der Seminarleiter einer Schulung.

Mithilfe der Informationen aus der Spalte Status können Sie auf einen Blick erkennen, welche Personen ihre Teilnahme am Termin bereits bestätigt, unter Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben bzw. von welchen Personen eine diesbezügliche Antwort noch aussteht. Sofern die eingeladenen Teilnehmer mit ihrer Antwort einen begleitenden Kommentar eingegeben haben, können Sie diesen in der Spalte Anmerkungen einsehen.

Beachten Sie, dass für gegenständliche Ressourcen kein Teilnahmestatus angezeigt werden kann.

Verwaltung gegenständlicher Ressourcen

Die Verwaltung gegenständlicher Ressourcen - Hinzufügen neuer Ressourcen sowie Bearbeiten und Löschen vorhandener Ressourcen - ist im Open-Xchange Server nur dem Administrator möglich.

Register Anlagen

Anlagen sind externe Dokumente (wie z.B. Wegbeschreibungen als Textdokumente, Angebote als Tabellenkalkulationen, Bilder usw.), die mit den Termindaten abgespeichert werden können und so direkt mit dem Termin verbunden sind. Der Abschnitt „Anlagen zu Terminen hinzufügen“ aus diesem Kapitel beschreibt, wie Sie einem Termin Anlagen zuordnen können.

Das Register Anlagen führt - sofern vorhanden - alle dem ausgewählten Termin zugeordneten Anlagen auf. Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente, deren Mime-Typ sowie die Dateigröße in KB an.

Anlagen aus Terminen öffnen oder speichern

Wollen Sie eine Anlage des angezeigten Termins öffnen oder als Datei abspeichern, können Sie dies mithilfe der Funktionen Öffnen bzw. Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausführen. Hierzu wählen Sie die gewünschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel. Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel hierzu.

Das Öffnen einer Anlage öffnet die ausgewählte Datei in der zugehörigen Applikation: Tabellenkalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm, Textdokumente in Ihrer Textverarbeitungssoftware geöffnet. Gleiches gilt selbstverständlich auch für andere Dateitypen.

Das Speichern einer Anlage lädt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw. ein anderes Laufwerk, das Sie als Ziel für den Download angeben.

Anlagen aus Terminen im InfoStore speichern

Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info-Eintrag im InfoStore, der über den Open-Xchange Server verwaltet wird. Diese Methode bietet den Vorteil, dass Sie und andere Benutzer über das Modul InfoStore auf diesen Info-Eintrag zugreifen können. Weitere Informationen zum InfoStore und Info-Einträgen finden Sie im Kapitel InfoStore.

Um eine Anlage aus einem Termin in einem Ihrer persönlichen oder einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen InfoStore-Ordner eines anderen Benutzers (das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt) zu speichern, wählen Sie die gewünschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern.

Dies öffnet das Fenster Neuer Info-Eintrag, in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten (wie z.B. eine Internetadresse oder Anmerkungen) des neu zu erstellenden Info-Eintrags eingeben und den Zielordner wählen können. Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern, um den Info-Eintrag im ausgewählten Ordner abzuspeichern.

Anlagen als Einträge im InfoStore speichern

Um Anlagen aus Terminen im InfoStore abspeichern zu können, müssen Sie über ausreichend freie Speicherkapazität auf dem Server verfügen. Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz überschritten, können Sie keine weiteren Anlagen aus Terminen im InfoStore abspeichern. Angaben über Ihre aktuell verfügbare Speicherkapazität finden Sie auf der Startseite des Open-Xchange Server in der InfoBox.

Minikalender

Der Minikalender ist ein Anzeige- und Navigationsinstrument, mit dem Sie auf einen Blick erkennen können, an welchen Tagen eines ausgewählten Monats Termine für Sie vorliegen sowie direkt zur Anzeige der entsprechenden Termine wechseln können.

Nach Ihrer Anmeldung am Open-Xchange Server stellt Ihnen der Minikalender stets den aktuellen Monat dar. Die Spalte vor den Wochentagen repräsentiert die Kalenderwochen des angezeigten Monats. Der aktuelle Tag (Heute) ist umrandet; ist der aktuelle Tag gleichzeitig auch der zuletzt ausgewählte Tag, wird dieser Tag zusätzlich grau hinterlegt.

Alle Tage, an denen mindestens 1 Termin für Sie eingetragen wurde, werden fett formatiert hervorgehoben - unabhängig davon, in welchen Kalenderordnern diese Termine abgespeichert sind.

Terminanzeige über den Minikalender

Möchten Sie Termine bestimmter Tage oder Wochen einsehen, stehen hierzu im Minikalender mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Klicken Sie auf einen Tag, wird in der aktuellen Kalenderansicht der Zeitraum angezeigt, der den ausgewählten Tag enthält. Der ausgewählte Tag wird im Minikalender grau hinterlegt. Klicken Sie auf eine Kalenderwoche, wird die Wochenansicht dieser Woche angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol links oben im Minikalender, wird die Monatsansicht des Monats angezeigt, der im Minikalender ausgewählt ist.

Welche Termine nach der Auswahl eines Tages bzw. einer Kalenderwoche über den Minikalender in der Ansicht dargestellt werden, hängt davon ab, welcher Ordnertyp bei der Selektion dieses Zeitraums im Minikalender aktuell war:

  • Ein persönlicher oder für Sie öffentlicher bzw. (von anderen Benutzern) freigegebener Kalenderordner: Alle Termine des aktuell geöffneten Kalenderordners.

  • Kein Kalenderordner, sondern z.B. ein Kontakt- oder Aufgabenordner: Alle Termine Ihres persönlichen Kalenderordners (Ordner Kalender).

Terminanzeige über den Minikalender

Beachten Sie, dass die Auswahl einer Woche über den Minikalender immer zur Ansicht Kalender für den entsprechenden Zeitraum wechselt. Dies gilt auch für den Fall, dass Sie bereits einen Kalenderordner in einer anderen Ansicht (z.B. in der Ansicht Liste oder Team) geöffnet haben.

Andere Monate im Minikalender anzeigen

Um im Minikalender zur Anzeige eines anderen Monats zu wechseln, blättern Sie entweder mit Hilfe der Navigationspfeile monatsweise vor bzw. zurück oder wählen den gewünschten Monat über die Pfeile neben der Monats- und Jahresanzeige aus.

Die Schaltfläche Heute stellt die Kalenderanzeige ein, die das aktuelle Datum enthält.

Aktive Ansicht nach Modulwechsel

Wechseln Sie aus dem Modul Kalender in ein anderes Modul des Open-Xchange Server und kehren anschließend wieder in das Modul Kalender zurück, wird Ihnen stets diejenige Mehrfachansicht (mit demjenigen Zeitraum) angezeigt, die beim Verlassen des Moduls Kalender zuletzt aktiv war. Dies ist entweder die Ansicht Liste, Kalender oder die Ansicht Team. Dies gilt auch für den Fall, dass Sie das Modul Kalender aus der Ansicht Details verlassen haben.

Festlegung der Standardansicht

Sie können festlegen, welche Ansicht und welcher Zeitraum beim erstmaligen Öffnen des Moduls Kalender nach Ihrer Anmeldung im Open-Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll - als Auswahl stehen Ihnen die nachfolgend genannten Ansichten und Zeiträume zur Verfügung:

  • Ansicht Liste - Zeitraum Tag, Arbeitswoche, Monat oder Woche

  • Ansicht Kalender - Zeitraum Tag, Arbeitswoche, Monat oder Woche

  • Ansicht Team - Zeitraum Tag oder Arbeitswoche

Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Kalender finden Sie im Kapitel Einstellungen, Abschnitt „Optionen für das Modul Kalender“.