Für eine weitere Steigerung und Festigung der Benutzerakzeptanz ist es unbedingt notwendig, dass die Benutzer so effizient und vollständig wie möglich mit der Groupware arbeiten. Nur wenn nach und nach wirklich alle zur Verfügung stehenden Module gemäß den betrieblichen Anforderungen effizient genutzt werden, zahlt sich der Mehrwert einer solchen Lösung wirklich aus. Notizzettel, Sekundärapplikationen, externe Adressbücher, Telefon-CD, Fax-Verzeichnisse und Handy-Adressbücher oder Wandkalender sollten in Zukunft der Vergangenheit angehören. Jede doppelte oder mehrfache Datenpflege kostet nicht nur unnötige Zeit, sondern untergräbt das Konzept einer umfassenden Groupware-Lösung mit zentraler Datenhaltung. Verstehen Sie sich als Team und das in aller Konsequenz. Animieren Sie daher Ihre Mitarbeiter unbedingt und immer wieder, die Vorzüge der Groupware zu nutzen.
Der Mail Server des Open-Xchange Server, sowie die Intranetmodule arbeiten reibungslos und transparent Hand in Hand. Die wichtigsten gemeinsamen Informationen laufen im LDAP-Baum, bzw. den zugehörigen LDAP-Verzeichnissen, zusammen, der mit seiner zentralen Rolle als Verzeichnisdienst das Kernstück des E-Mail-Servers bildet, was die Datenspeicherung und Auslieferung angeht. Da die Mail-Verwaltung dank IMAP somit zentral bleibt, haben Ihre Benutzer zu jeder Zeit und von jedem Arbeitsplatz aus zentralen Zugriff auf Ihre Mails. Es ist nützlich, wenn Sie Ihren Benutzern diese Vorzüge vom IMAP im Rahmen ihrer Einführungsschulungen noch einmal demonstrieren, denn wenn Ihre Benutzer einen solchen Mail-Komfort einmal zu schätzen gelernt haben, werden diese wiederum andere Benutzer animieren, Ihr Groupware-Projekt zu unterstützen.
Weiterhin nutzt die Groupware die Funktionen des eingebauten E-Mail-Servers für Benachrichtigungen, die automatisch generiert und an die Benutzer verschickt werden, wie etwa Bestätigungen von Terminvereinbarungen oder Terminverschiebungen, oder eine Erinnerung an eine anstehende Aufgabe. Darüber hinaus greift die Webmail-Funktion der Groupware direkt auf den E-Mail-Server zu.
Abschließend geben wir Ihnen noch ein paar Anregungen zum Suchen und Finden von Informationen, die Sie innerhalb von Schulungsmaßnahmen an Ihre Mitarbeiter weitergeben sollten.
Die Kernfrage zum effizienten Umgang mit sämtlichen Groupware-Modulen besteht für den Benutzer darin, die gewünschten Informationen schnell und ohne Umwege zu finden. Natürlich verfügt der Open-Xchange Server über eine ganze Reihe von Such-Funktionen.
Für Sie als Administrator ist es aber zunächst wichtig, dass Sie Ihre Benutzer dazu bringen die vorhandenen Suchfunktionen tatsächlich zu nutzen. Dazu gibt es innerhalb der Groupware eine ganze Reihe unterschiedlich arbeitender, bzw. sich ergänzender oder überlappender Such-Funktionen. Es sind jederzeit gezielte Suchstrategien möglich die Ihre Suchanfrage auf ein ausgewähltes Modul erstrecken (Modulsuche). Selbstverständlich ist auch eine Suche mit Wildcards möglich. Die Information ist das Herzstück einer Groupware und das Auffinden und Auswerten von Informationen gehört für jeden Benutzer einer Groupware zu den elementaren Arbeitsabläufen, die jedem in Fleisch und Blut übergehen muss, damit die Vorzüge eine Groupware auch wirklich zum Tragen kommen. Daher sollte jeder Benutzer wissen, welche Art Informationen wo zu finden sind und wie man immer den Überblick über die tägliche Informationsflut behalten kann. Diese tägliche Informationsflut wächst beträchtlich an, je mehr Benutzer effizient mit der Groupware arbeiten, was der Sinn eines solchen Konzeptes ist. Um so wichtiger ist es dann, dass die Benutzer die tägliche Informationsflut mühelos bändigen.
In erster Linie wichtig ist es hierbei, dass Ihre Benutzer immer den Überblick behalten und auch entscheiden können, welche Informationen der täglichen Informationsflut mit welchen Prioritäten zu behandeln sind. Einen ersten Überblick hier zu bietet die Portalseite auf der für jeden Benutzer bei jeder erneuten Anmeldung sämtliche für den betreffenden Tag anstehenden Informationen gruppiert zusammengetragen sind.
Auf der Portalseite etwa kann der Benutzer sofort nach erfolgter Anmeldung erkennen, ob neue E-Mail-Nachrichten vorliegen oder Aufgaben-, bzw. Termine wahrzunehmen sind. Auch Projekte zur Wiedervorlage, also zum aktuellen Zeitpunkt überfällige aber noch nicht abgeschlossene Projekte, werden hier angezeigt. So bekommt jeder Benutzer unabhängig von persönlichen Präferenzen und Prioritäten schnell einen Überblick, was sich am Informationsstand im Unternehmen geändert hat. Außerdem lässt sich auf dieser Seite der Zeitraum auswählen, innerhalb dessen diese Neuigkeiten angezeigt werden sollen. Natürlich können die Benutzer auch direkt von dieser Seite aus in die einzelnen Bereiche verzweigen, um mehr Detailinformationen zu erlangen oder etwa anstehende Aufgaben direkt zu bearbeiten. Wichtig ist auch, dass Ihre Benutzer nicht nur gewissenhaft und nachhaltig von der Verknüpfungsfunktion Gebrauch machen und damit zu einem exponentiellen Wachstum des Informationsgehaltes beitragen (ohne, dass die zu speichernden Datenmengen dadurch anwachsen), sondern dass bestehende Verknüpfungen während der Informationssuche auch tatsächlich angezeigt (aufgelöst) werden, um auf diese Weise auch auf Informationszusammenhänge zu stoßen, die bei einer rein linearen Suche nicht unbedingt ersichtlich wären. So ist es beispielsweise bei der Suche nach einem bestimmten Projekt sehr praktisch, dass beim Verfolgen der zugehörigen Verknüpfungen auch alle zugehörigen Termine oder Dokumente gefunden werden, die unmittelbar oder mittelbar mit dem aktuellen Projekt in Verbindung stehen. Hierbei spielt natürlich insbesondere die Informationsstruktur eine wichtige Rolle. Nur wird bei einer intelligenten Groupware, wie dem Open-Xchange Server eine effiziente und durchdachte Datenstruktur nicht durch die Software erzwungen, sondern liegt in Ihrer Planungsverantwortlichkeit.
Die erfolgreiche Einführung eines Groupware-Konzeptes kann letztendlich nur an einer mangelnden Akzeptanz durch ihre Benutzer scheitern. Ein häufiges Argument verunsicherter Benutzer bezieht sich vielfach auf Vorbehalte gegenüber der zentralen Datenspeicherung. In diesem Zusammenhang fürchten Benutzer mitunter um die Verletzung der Privatsphäre ihrer persönlichen Daten. Das ausgeklügelte Benutzer- und Gruppenmanagement des Open-Xchange Server allerdings garantiert trotz Teamphilosophie jederzeit den vollständigen und umfassenden Schutz der privaten und persönlichen Informationen und Daten jeden Benutzers gegenüber öffentlichen Bereichen auf Basis der Funktionalitäten im LDAP.
Der Open-Xchange Server ist in vielerlei Hinsicht an die Bedürfnisse international operierender Unternehmen angepasst. Standardmäßig stehen die Groupware-Oberfläche und das Webmail-Frontend nach der Installation in englischer und deutscher Lokalisierung zur Verfügung. Bei Anmeldung an die Groupware kann jeder Benutzer selbst entscheiden, in welcher der beiden Sprachen die Groupware dargestellt werden soll. Weitere, alternative Sprachpakete, z. B. für Spanisch oder Französisch können vom Administrator in Form optionaler Pakete leicht hinzugefügt werden.
Über den Setup-Bereich können Sie die Zeitzone definieren, in der Sie gerade arbeiten. Bereits vorhandene Termine werden bei Umstellung der Zeitzone automatisch angepasst. Auf diese Weise behalten Sie auch bei Auslandsterminen immer den vollständigen Überblick. Benötigen Sie in Ihrer Terminplanung das US-amerikanische Datumsformat, so kann dies im Setup-Bereich des Open-Xchange Server leicht ausgewählt werden. Weitere alternative Datumsformate können vom Administrator auf Wunsch in der Konfiguration des Open-Xchange Server hinzugefügt werden.
Für Projekt- und Aufgabenkosten können flexibel Planungen in verschiedene Währungen berücksichtigt werden. Die zur Verfügung stehenden Währungen können von Ihrem Administrator einfach und problemlos auf eigene Bedürfnisse abgestimmt werden. Tatsächlich lassen sich Ist- und Soll-Kosten eines Projekts automatisch projektweit unter Einbeziehung der Kosten aller enthaltener Aufgaben verfolgen, wobei auch Aufgaben in verschiedenen Währungen beachtet werden können. Werden im Speziellen zusätzliche Währungen von den Benutzern der Groupware benötigt, so können sie von Ihrem Administrator leicht in der Konfiguration der Groupware hinzugefügt werden.
Das gesamte Web-Frontend unterstützt UTF8-Zeichensatz-Kodierungen. Eingaben im Web-Frontend können dadurch auch mit ausländischen Schriftzeichen erfolgen. Beispielsweise in Japanisch. Auch das Versenden von E-Mails unter Berücksichtigung von UTF8-kodierten Schriftzeichen ist möglich.
Eine Rechtschreibkorrektur auf Basis der ispell-Bibliothek ist in der Webmail-Oberfläche ebenfalls implementiert. Die englische und deutsche Rechtschreibhilfe kann standardmäßig sofort genutzt werden. Weitere Sprachpakete können auf Wunsch vom Administrator hinzugefügt werden.
Das Web-Interface des Open-Xchange Server 5 kann um zusätzliche Funktionen und Elemente erweitert werden. Ganz egal ob sich dabei nun um ein zusätzliches Link-Element, oder eine Websuchleiste handelt. Die Erweiterung ist für den Administrator schnell und einfach zu bewerkstelligen. Auch hierbei kann die Lokalisierung der Groupware-Oberfläche in verschiedenen Sprachen beibehalten werden.
Da sich der Open-Xchange Server für viele Unternehmensgrößen und Strukturen von Small Offices, über Unternehmen mittelständischer Größe bis hin zu global operierenden Firmen eignet, zählt die Anpassbarkeit und Konfigurierbarkeit der Intranet-Funktionen bis hin zum Look der Client-Applikationen zu den unverzichtbaren Merkmalen des Open-Xchange Server. So ist es möglich, das Layout des Webinterfaces an die Corporate Identity Ihres Unternehmens anzupassen.