Aufgaben - Ansichten

Zur Darstellung der Aufgaben aus Ihren persönlichen Aufgabenordnern sowie für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer können Sie über die Funktionen im Panelabschnitt Ansicht aus den nachstehend beschriebenen Ansichtstypen wählen.

Die Titelleiste des Übersichtsfensters zeigt den aktuellen Pfad zu dem Ordner, den Sie im Ordnerbaum angeklickt haben. Sie können im Pfad navigieren, indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken.

Ansicht Liste

In der Ansicht Liste werden Ihnen die Aufgaben aus dem aktuell geöffneten Aufgabenordner tabellarisch angezeigt. Die Symbole in der ersten Spalte repräsentieren die Aufgabenart (einzelne Aufgaben oder Serienaufgaben), die Schlüsselsymbole in der zweiten Spalte zeigen an, ob Aufgaben als privat gekennzeichnet wurden.

Ferner werden der Betreff, die Wichtigkeit, Beginn und Ende, eine prozentuale Angabe des Bearbeitungsfortschritts und die zugeordneten Flags dargestellt - Flags sind farbige Fähnchen, mittels derer Sie Ihre Aufgaben zur besseren Unterscheidung kennzeichnen können, um somit z.B. Aufgaben für Kunden von internen Aufgaben abzugrenzen. Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt „Aufgaben mit Flags kennzeichnen“ dieses Kapitels.

Einzelne Aufgaben sowie Instanzen von Serienaufgaben, deren Status auf Erledigt gesetzt wurde (Bearbeitungsfortschritt = 100%), werden in der Tabelle abgeschwächt und durchgestrichen angezeigt.

Wenn der Fälligkeitstermin einer Aufgabe überschritten wurde, wird er in Rot angezeigt.

Aufgaben in der Ansicht Liste sortieren

Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit können Sie die angezeigten Aufgaben sortieren: nach den Feldern Betreff, Wichtigkeit, Beginnt am, Fälligkeitstermin, % abgeschlossen oder Flag - wahlweise in alphabetisch bzw. chronologisch auf- oder absteigender Reihenfolge. Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an, nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge (auf- oder absteigend) die aktuelle Darstellung der Aufgaben sortiert ist.

Möchten Sie die Sortierung ändern, um z.B. Ihre Aufgaben nach dem Feld Beginnt am in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen, klicken Sie zunächst auf den Kopf der entsprechenden Spalte, um dieses Feld als Sortierkriterium zu wählen. Anschließend können Sie entweder über einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder über den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Aufgaben absteigend sortieren.

Festlegung der Standardansicht

Sie können festlegen, welche Ansicht beim erstmaligen Öffnen des Moduls Aufgaben nach Ihrer Anmeldung im Open-Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll - als Auswahl stehen Ihnen die Ansicht Liste oder die nachfolgend beschriebene Ansicht H-Split zur Verfügung.

Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Aufgaben finden Sie im Kapitel Einstellungen, „Optionen für das Modul Aufgaben“.

Ansicht H-Split

In der Ansicht H-Split werden Ihnen die Aufgaben aus dem aktuell geöffneten Aufgabenordner in einer horizontal geteilten Darstellung angezeigt. Der obere Bereich der Ansicht H-Split entspricht einer verkürzten Listenansicht, in dem Aufgaben und Serienaufgaben wie in der Ansicht Liste dargestellt werden. Wenn Sie eine Aufgabe in der Liste anklicken, können Sie anschließend mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere Aufgabe selektieren. Im unteren Bereich der Ansicht H-Split werden alle Informationen über die im oberen Bereich der Ansicht selektierte Aufgabe in Registern angezeigt.

Aufgaben in der Ansicht H-Split sortieren

Auch in der Ansicht H-Split können Sie die Anzeigereihenfolge der Aufgaben sortieren - wie im Abschnitt „Aufgaben in der Ansicht Liste sortieren“ dieses Kapitels beschrieben.

Einteilung der Ansicht H-Split

Die Einteilung der Ansicht H-Split kann mithilfe der horizontalen Trennlinie angepasst werden. Um die Größe der Bereiche zu ändern, ziehen Sie die Trennlinie mit gedrückter Maustaste. Die von Ihnen eingestellte Einteilung wird in Ihrer aktuellen Sitzung gespeichert.

Register Übersicht

Das Register Übersicht enthält eine Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten der ausgewählten Aufgabe: Betreff, Wichtigkeit, Beginn und Fälligkeit, Status, Leiter der Aufgabe. Mit Hilfe des Symbols + können weitere Details wie Dauer und Kosten eingeblendet werden.

Register Teilnehmer

Das Register Teilnehmer führt alle an der Aufgabe beteiligten Personen auf. Mithilfe der Informationen aus der Spalte Status können Sie auf einen Blick erkennen, welche Personen ihre Teilnahme an der Aufgabe bereits bestätigt, unter Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben bzw. von welchen Personen eine diesbezügliche Antwort noch aussteht. Sofern die Teilnehmer mit ihrer Antwort einen begleitenden Kommentar eingegeben haben, können Sie diesen in der Spalte Anmerkungen einsehen.

Register Anlagen

Anlagen sind externe Dateien (wie z.B. Aufgabenspezifikationen als Textdokumente, Stücklisten als Tabellenkalkulationen, Bilder usw.), die mit den Aufgabendaten abgespeichert werden können und so direkt mit der Aufgabe verbunden sind. Der Abschnitt „Anlagen zu Aufgaben hinzufügen“ aus diesem Kapitel beschreibt, wie Sie einer Aufgabe Anlagen zuordnen können.

Das Register Anlagen führt - sofern vorhanden - alle der ausgewählten Aufgabe zugeordneten Anlagen auf. Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente, deren Mime-Typ sowie die Dateigröße in KB an.

Anlagen aus Aufgaben öffnen oder speichern

Wollen Sie eine Anlage der angezeigten Aufgabe öffnen oder als Datei abspeichern, können Sie dies mithilfe der Funktionen Öffnen bzw. Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausführen. Hierzu wählen Sie die gewünschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel.

Das Öffnen einer Anlage öffnet die ausgewählte Datei in der zugehörigen Applikation: Tabellenkalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm, Textdokumente in Ihrer Textverarbeitungssoftware geöffnet. Gleiches gilt selbstverständlich auch für andere Dateitypen. Sie können dieses Verhalten des Browsers in den Browser- Einstellungen beeinflussen.

Das Speichern einer Anlage lädt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw. ein anderes Laufwerk, das Sie als Ziel für den Download angeben.

Anlagen aus Aufgaben im InfoStore speichern

Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info-Eintrag im InfoStore, der über den Open-Xchange Server verwaltet wird. Diese Methode bietet den Vorteil, dass Sie und andere Benutzer über das Modul InfoStore auf diesen Info-Eintrag zugreifen können. Weitere Informationen zum InfoStore und Info-Einträgen finden Sie im Kapitel InfoStore.

Um eine Anlage aus einer Aufgabe in einem Ihrer persönlichen oder einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen InfoStore-Ordner eines anderen Benutzers (das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt) zu speichern, wählen Sie die gewünschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern.

Dies öffnet das Fenster Neuer Info-Eintrag, in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten (wie z.B. eine Internetadresse oder Anmerkungen) des neu zu erstellenden Info-Eintrags eingeben und den Zielordner wählen können. Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern, um den Info-Eintrag im ausgewählten Ordner abzuspeichern.

Anlagen als Einträge im InfoStore speichern

Um Anlagen aus Aufgaben im InfoStore abspeichern zu können, müssen Sie über ausreichend freie Speicherkapazität auf dem Server verfügen. Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz überschritten, können Sie keine weiteren Anlagen aus Aufgaben im InfoStore abspeichern. Angaben über Ihre aktuell verfügbare Speicherkapazität finden Sie auf der Startseite des Open-Xchange Servers in der InfoBox.