Wenn Sie einen neuen Termin eintragen möchten, so gibt es einige Pflichtfelder, die für den Termineintrag notwendig sind. Nur wenn diese Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann ein Termin angelegt werden.
Die Pflichtfelder zum Anlegen eines neuen Termins sind folgende:
Beschreibung |
Terminbeginn |
Terminende |
Terminbeginn und Terminende werden automatisch mit Werten gefüllt, je nachdem wie Sie einen Termin anlegen wollen. Typische Wege sind Anklicken eines Termins in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht Erst wenn das Beschreibungsfeld von Ihnen ausgefüllt ist, haben Sie die Möglichkeit in andere Karteikarten zu wechseln um, Ihren Termin genauer zu definieren.
Im Karteikartenreiter Termin können Sie beim Anlegen eines Termins über zwei Optionsschalter zudem die Möglichkeit festzulegen, ob es sich um einen privaten, oder um einen Gruppen-Termin handeln soll. Es existieren verschiedene Wege, Termine schnell und einfach anzulegen.
Beim Anlegen eines Termins ist grundsätzlich das Auswahlfeld Privater Termin angewählt. Wollen Sie keinen Ihrer Kollegen einen Zugriff auf diesen Termin gewähren, brauchen Sie hier lediglich Ihre Termindaten einzufügen und auf die Schaltfläche Speichern zu klicken. Selbstverständlich können Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen prüfen, wie z. B. Pkws oder Laptops, und auch für Ihren Termin buchen. Der Termin wird letztendlich in Ihrem persönlichen Kalender gespeichert.
Sobald Sie einen Gruppentermin anlegen, an dem Sie selbst teilnehmen möchten, klicken Sie direkt die Schaltfläche Gruppentermin an und Sie werden automatisch in die Teilnehmerliste übertragen. Fahren Sie fort mit der Auswahl der übrigen Teilnehmer. Als Teilnehmer können Sie alle verfügbaren Benutzer, Ressourcen und Benutzergruppen auswählen. Zudem haben Sie die Möglichkeit komplette Verteilerlisten auszuwählen. In diesem Fall werden alle Benutzer des Open-Xchange Servers 5, die in dieser Verteilerliste enthalten sind, als Teilnehmer für den Termin hinzugefügt.
Alle Teilnehmer bekommen den Termin via E-Mail zugesandt. Über das Web-Front-End können Termine von jedem Teilnehmer manuell angenommen oder abgelehnt werden. Wird die Benachrichtigungs-E-Mail von einem Teilnehmer über den Open-Xchange Server geöffnet, so erscheint Auswahlmenu, über das der Termin direkt angenommen oder abgelehnt werden kann. Natürlich ist es auch möglich, Termine zu erstellen, an denen Sie selbst nicht teilnehmen. Entfernen Sie sich einfach aus der Teilnehmerliste. Neben dem Text enthält jede E-Mail-Termin-Benachrichtigung einen Anhang in Form einer ICAL-Datei. Diese ICAL-Datei können Sie mit Hilfe jedes externen ICAL fähigen Terminplaners benutzen. Beispielsweise mit dem Programm Thunderbird™. Optional haben Sie die Möglichkeit, den in der Mail enthaltenen Link zu verwenden. Über diesen Link gelangen Sie direkt zu dem entsprechenden Termin-Eintrag in der Weboberfläche des Open-Xchange Groupware Servers.
Über dieses Feld legen Sie fest, in welchem Ordner der neue Termin gespeichert werden soll. Wahlweise können Sie hier zwischen Ihrem persönlichen Terminkalender, öffentlichen Terminkalendern und freigegebenen Terminkalendern wählen, soweit Sie auf die jeweiligen Ordner Zugriffsrechte haben. Bitte beachten Sie, dass die Lese-, Schreib- und Löschrechte des ausgewählten Ordners auch für den neuen Termin Gültigkeit haben.
Tragen Sie in dieses Feld eine kurze Beschreibung dieses Termins ein. Beschreibung ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie dieses Felder nicht ausfüllen kann der Termin nicht angelegt/geändert werden.
Tragen Sie hier die Termindaten ein. Sie können dazu das Datum direkt eingeben, oder durch Klick auf das Kalendersymbol
ein Datum aus einem integrierten Kalender auswählen. Um im Kalender einen Termin auszuwählen, können Sie einfach auf den gewünschten Tag klicken. Der Kalender wird dann geschlossen und der gewählte Tag automatisch in das Feld eingetragen. Innerhalb des Kalenders können Sie mit und zwischen den dargestellten Monaten wechseln. Mit dem Pull-down-Menü können Sie eine Uhrzeit für Ihren Termin auswählen. Wenn es sich bei dem Termin um einen ganztägigen Termin handelt, markieren Sie die entsprechende Checkbox. Bei ganztägigen Terminen werden die Uhrzeiten ignoriert. Der Ganztägige Termin wird für alle Tage angelegt, beginnend mit dem Starttermin und endend mit Enddatum. Eingegebene Termine werden beim Speichern automatisch auf Überschneidungen zu anderen Terminen und Ressourcen über das Konfliktmanagement geprüft. für ganztägige Termine wird keine Konfliktbehandlung ausgeführt.
Geben Sie hier die Art des Termins ein, als der er angezeigt werden soll. wählen Sie die Art des Termins aus dem Pull-down-Menü aus. Je nach Art des Termins wird dieser in der Tagesansicht anders farblich markiert. Mögliche Einstellungen sind Gebucht, Vorläufig, Nicht im Hause und Urlaub.
Über Kategorien können Sie Termine in verschiedene Kategorien einsortieren, um so einen besseren Überblick zu behalten. Die zur Verfügung stehenden Kategorien können über ein Pop-Up-Fenster ausgewählt werden. Standardmäßig stehen die folgenden Kategorien zur Auswahl:
Bemerkungen | Im Bemerkungsfeld können Sie zusätzlich Informationen unterbringen. |
Erinnerung per Mail | Ob und wann Sie über einen Termin per E-Mail benachrichtigt werden wollen, können Sie hier eintragen. Jeder Teilnehmer eines Termins kann persönlich einstellen, zu welchem Zeitpunkt er an diesen Termin erinnert werden will. dafür muss er in die Detailansicht des Termins, in dieser Option den Zeitraum auswählen und danach die Schaltfläche Speichern anklicken. |
Teilnehmer benachrichtigen | Wenn Sie diese Checkbox auswählen werden alle Teilnehmer dieses Termins von der Änderung oder ihrem neuen Termin per E-Mail in Kenntnis gesetzt. Wenn Sie wichtige Termindaten ändern, sollten Sie diese Benachrichtigung aktivieren. |
Handelt es sich bei dem Termin um einen Gruppentermin, so können Sie weitere Teilnehmer und Teilnehmergruppen dem Termin hinzufügen. Die Zuteilung der Teilnehmer zu einem Termin erfolgt entsprechend der Zuteilung von Objektrechten wie schon unter Abschnitt Objektbezogene Rechte definieren beschrieben. Grundsätzlich gilt, dass alle Teilnehmer eines Termins Lese- und Schreibrechte auf diesen besitzen. Ausnahmen hiervon stellen Öffentliche und Freigegebene Ordner dar. Auf öffentliche Kalender-Ordner besitzen alle System-Benutzer der Groupware Zugriff. Bei freigegebenen Ordnern entsprechen die Objekt-Rechte den für den Ordner hinterlegten Rechten. Näheres hierzu erfahren Sie im Kapitel 15 Ordnerverwaltung.
Eine manuelle Konfiguration der Lese- und Schreibrechte ist bei Erstellung eines Termins nicht zu beachten. Ein neu angelegter Termin besitzt dieselben Berechtigungen, wie der Ordner, in dem er gespeichert wurde. Eine ausführliche Erörterung dieser Thematik finden Sie in Kapitel 15
Zu einem Gruppentermin können Sie neben den Teilnehmern auch Ressourcen einem Termin zuordnen. Die Zuteilung erfolgt auch wie schon unter Abschnitt Objektbezogene Rechte definieren beschrieben im Karteikartenregister Teilnehmer. Entsprechend der schon vorher durchgeführten Auswahl von Teilnehmern wird hier jedoch auf Ressourcengruppen, bzw. einzelnen Ressourcen zugegriffen. Dazu wählen Sie im Listenfeld Datenquelle den Eintrag System Ressourcen aus und markieren die gewünschten Ressourcen. Die Handhabung erfolgt analog der Auswahl einzelner Teilnehmer oder Teilnehmer-Gruppen.
Handelt es sich um einen Serientermin, so kann dies unter dem Karteikartenreiter Terminserie eingestellt werden.
Dort haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Wiederholungszeitraum eines Termins anzugeben.
Ist dieser Wiederholungszeitraum angegeben, so wird nur ein einzelner Termin ohne Wiederholung angelegt. Dies ist die Standardeinstellung für Termine.
Ist dieser Wiederholungszeitraum angewählt, wird der Termin periodisch nach den angegebenen Tagen wiederholt. Soll die Terminserie nach dem Anlegen später noch einmal bearbeitet werden, beachten Sie bitte, dass diese Option nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Ein Wechsel auf Wöchentlich oder Monatlich ist nicht möglich.
Bei einem wöchentlichen Wiederholungszeitraum können Termine angegeben werden, die sich in wöchentlichen Abständen wiederholen sollen. Wird zum Beispiel ein Wiederholungszeitraum von 3Wochen angegeben, so wird der Termin alle 21 Tage eingetragen. zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit festzulegen, an welchen Wochentagen der Termin wiederholt werden soll. Hierzu müssen Sie einfach die entsprechenden Kontrollkästchen Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa und So anklicken, je nachdem, an welchen Wochentagen der Termin wiederholt werden soll. Soll die Terminserie nach dem Anlegen später noch einmal bearbeitet werden, so beachten Sie bitte, dass diese Option nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Ein Wechsel auf Täglich oder Monatlich ist nicht möglich.
Findet dieser Termin periodisch nach einer bestimmten Anzahl von Monaten an einem bestimmten Tag statt, dann wählen sie diese Option aus. Tragen Sie in das linke Textfeld den Tag des Monats ein, an dem der Termin stattfindet und in das rechte wie viele Monate zwischen einem Termin und dem nächsten der Serie verstreichen sollen. Soll die Terminserie nach dem Anlegen später noch einmal bearbeitet werden, so beachten Sie bitte, dass diese Option nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Ein Wechsel auf Täglich oder Wöchentlich ist nicht möglich.
Auch jährlich wiederkehrende Termine können Sie in der Serienkonfiguration bestimmen. Legen Sie hierzu einfach das Datum des wiederkehrenden Termins unter Jährlich fest.
Haben Sie sich für einen Wiederholungszeitraum entschieden, so können Sie unter diesem Punkt angeben, bis zu welchem Datum die Wiederholungstermine eingetragen werden sollen. Sie können das Datum direkt eingeben (Eingabe als Tag. Monat .Jahr) oder aber mit dem Symbol
über den integrierten Kalender das Datum per Mausklick anwählen. Eingegebene Serientermine werden beim Speichern nicht automatisch auf Überschneidungen zu anderen Terminen über das Konfliktmanagement geprüft. Spätere, neu hinzukommende Termine können jedoch sehr wohl mit bestehenden Serienterminen zu Konflikten führen.
Unter diesem Reiter können Sie prüfen lassen, ob alle Teilnehmer bzw. Ressourcen für den Termin verfügbar sind. Die Prüfung erfasst einen Zeitraum von einem Tag.
Den zu untersuchenden Zeitraum können Sie über das Eingabefeld und die Pull-down-Menüs einstellen. Sie können entweder das zu prüfende Datum direkt eingeben, oder den integrierten Kalender benutzen. Weiterhin können Sie wählen, ob die Verfügbarkeitsanalyse nur für Teilnehmer oder Ressourcen durchgeführt werden soll, oder ob beide Faktoren in die Analyse mit einbezogen werden soll. Wenn Sie ihre Auswahl getroffen haben, können Sie über die Schaltfläche Termin überprüfen die Verfügbarkeit prüfen lassen.
Ist die Analyse abgeschlossen, bekommen Sie eine tabellarische Darstellung, in der Sie erkennen können, ob die für Ihren Termin vorgesehenen Personen und Ressourcen zur Verfügung stehen.
Die Aufstellung erscheint nach Stunde und Teilnehmer und ist zur einfachen Erkennung farblich gekennzeichnet. Zeiten, zu denen einer der Teilnehmer innerhalb des von Ihnen überprüften Zeitraums einen Termin hat, werden mit roten Zellen dargestellt. Zeiten, zu denen einer der Teilnehmer innerhalb des von Ihnen überprüften Zeitraums keinen Termin hat, werden mit grünen Zellen dargestellt. Zeiten, zu denen einer der Teilnehmer außerhalb des von Ihnen überprüften Zeitraums nicht verfügbar ist, werden mit grauen Zellen dargestellt. Zeiten, zu denen einer der Teilnehmer außerhalb des von Ihnen überprüften Zeitraums keinen Termin hat, werden mit weißen Zellen dargestellt. Sie können einen Teilnehmer von diesem Termin ausnehmen, indem Sie die Checkbox in derselben Zeile abwählen und danach auf die Schaltfläche Übernehmen drücken. Mittels der Schaltflächen unterhalb der Tabelle auf der rechten Seite können Sie die Überprüfung für den Vorherigen Tag oder den Nächsten Tag wiederholen.
Um über einen längeren Zeitraum prüfen zu lassen, ob Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Anfrage durchführen. Das System sucht selbst die möglichen Termine, und gibt Ihnen in Form einer Visualisierung vernünftige Vorschläge für mögliche Termine aus.
Sie können für die Anfrage ein Anfangs- und ein Enddatum angeben, bzw. über das Kalendersymbol
auswählen. Die Prüfung wird über diesen angegebenen Zeitraum stattfinden. Um das Zeitfenster für die Untersuchung anzugeben, können Sie mit den Drop-down-Menüs eine Anfangs- und eine Endzeit angeben. Über die Dauer geben Sie an, welches zeitliche Fenster ein Termin einnehmen soll. Innerhalb dieses Zeitraums verfügbare Termine werden jeweils durch grüne Blöcke dargestellt. Innerhalb dieses Raums liegende Zeiträume, zu den der Termin zu Konflikten führen würde, werden durch rote Blöcke angezeigt. Bei Terminen, die innerhalb des gewählten Datumsrahmens, aber außerhalb des gewählten Zeitfensters liegen, wird ebenfalls eine Überprüfung vorgenommen und angezeigt. In der Anzeige werden diese Termine durch weiße und graue Blöcke repräsentiert, wobei die weißen Blocke der Bedeutung der grünen Blöcke und die grauen Blöcke der Bedeutung der roten Blöcke innerhalb des ausgewählten Zeitfensters entsprechen. Maximal können Sie auf diesem Weg eine Anfrage für einen Zeitraum von bis zu 31 Tagen durchführen. Durch Anklicken der gewünschten Startzeit werden die erforderlichen Termindaten automatisch übernommen und in die entsprechenden Felder im Karteikartenregister Termin eingetragen.
Beim Anlegen eines Termins wird automatisch eine Konfliktprüfung durchgeführt, bei der die Daten des neu aufzunehmenden Termins auf Überschneidungen zu anderen Terminen und Ressourcen geprüft werden. Lediglich bei der Anlage von Serienterminen wird aus Gründen der Übersichtlichkeit und Vereinfachung auf eine Konfliktüberprüfung verzichtet. Beim späteren Anlegen weiterer Termine können diese aber durchaus mit Einzelterminen innerhalb eines Serientermins in Konflikt treten. für ganztägige Termine wird darüber hinaus ebenfalls keine Konfliktüberprüfung durchgeführt. Ob sich ein Termin, den Sie gerade anlegen möchten, mit einem anderen Termin überschneidet, wird nach dem Drücken der Schaltfläche Speichern überprüft. Auftretende Konflikte werden in einer Liste aufgeführt. Dort finden Sie auch eine Auflistung eventuell auftretender Konflikte in Bezug auf das Ressourcen-Management, falls eine Ressource zu einem bestimmten Termin schon benutzt wird. Generell gilt, dass Sie an dieser Stelle angeben können, ob ein Terminkonflikt ignoriert werden soll. Demgegenüber können Ressourcenkonflikte nicht ignoriert werden. Um bestehende Konflikte zu ignorieren und den Termin dennoch anzulegen, betätigen Sie einfach die Schaltfläche Konflikte ignorieren und Termin speichern. Möchten Sie einen Terminkonflikt beseitigen, haben Sie die Möglichkeit, von der Konfliktseite aus eine Terminanfrage durchzuführen, indem Sie die Schaltfläche Terminanfrage stellen betätigen. Alternativ können Sie über die Schaltfläche Zurück wieder zum Termin-Anlage-Formular wechseln. Möchten Sie die Eingabe des Termins zu diesem Zeitpunkt lieber abbrechen, so können Sie einfach die Schaltfläche Abbrechen betätigen. Alle Änderungen, die Sie gemacht haben gehen dann verloren.