Um neue Termine in Ihren persönlichen Kalenderordnern oder in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer - entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt - zu erstellen, verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden.
Wenn Sie das Modul
geöffnet haben, klicken Sie im Panelabschnitt auf das Symbol . Hierbei ist es unerheblich, ob das Panel bereits expandiert ist - in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Termine stets das zuoberst angezeigte Symbol.Wird ein Termin in der Ansicht
erstellt, werden alle Personen und Ressourcen, die in der aktuellen Ansicht sichtbar sind, in den Termin übernommen.Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Panel-Funktion können Sie in der Ansicht
oder neue Termine auch per erstellen - und zwar mittels der folgenden Methoden:Tag / Arbeitswoche - Doppelklick auf eine Uhrzeit: Öffnet das Fenster
, in dem als Beginn des neuen Termins die per Doppelklick gewählte Uhrzeit voreingestellt ist.Monat / Woche - Doppelklick auf das Datum eines Tages: Öffnet das Fenster
, in dem als Dauer des neuen Termins voreingestellt ist.Monat / Woche - Doppelklick auf das Feld eines Tages: Öffnet das Fenster
.Team / Tag oder Woche - Doppelklick auf die gewünschte Zeit öffnet das Fenster
. Teilnehmer des Termins sind der Anleger des Termins sowie die Person oder Ressource, in deren Kalender geklickt wurde.Termine in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer erstellenBeachten Sie, dass Sie zum Erstellen neuer Termine in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten für diese Ordner benötigen. Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht eingeräumt, wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Termine eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet, über die Sie entscheiden können, ob Sie den neuen Termin in Ihrem persönlichen Kalenderordner (Ordner ) anlegen oder die Funktion abbrechen wollen. |
Auch wenn Sie sich nicht im Modul Open-Xchange Server. Ist das Panel nicht expandiert, klicken Sie im Panelabschnitt auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen dann in dem geöffneten Menü den Eintrag .
befinden, können Sie neue Termine anlegen - aus jedem anderen Modul desIst das Panel bereits expandiert, klicken Sie im Panelabschnitt
auf das Symbol .Zielordner für neue TermineDa Sie Termine nur in Kalenderordnern verwalten können, wird beim Erstellen neuer Termine aus anderen Modulen des Open-Xchange Server automatisch Ihr persönlicher Kalenderordner (Ordner ) als Zielordner voreingestellt. Möchten Sie neu zu erstellende Termine in anderen persönlichen oder in öffentlichen bzw. für Sie freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer speichern, können Sie während der Eingabe der Daten des neuen Termins einen anderen Zielordner wählen. Weitere Informationen zur Auswahl des gewünschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt „Daten für neuen Termin eingeben“. |
Um im Modul E-Mail einen neuen Termin durch Drag & Drop zu erstellen, ziehen Sie aus einer Liste eine E-Mail auf einen Tag des Minikalenders. Das Dialogfenster
wird geöffnet. Der Betreff der E-Mail ist als Terminbeschreibung eingetragen.Um im Modul Kontakte einen neuen Termin durch Drag & Drop zu erstellen, ziehen Sie einen Kontakt auf einen Tag des Minikalenders. Das Dialogfenster
wird geöffnet. Der Kontakt ist als Teilnehmer eingetragen.Sie können einen neuen Termin aus dem iCal-Anhang einer E-Mail erstellen. Sie erkennen einen iCal-Anhang an der Namenserweiterung ics.
Wechseln Sie in das Modul E-Mail. Zeigen Sie die E-Mail in der Ansicht H-Split oder V-Split an. Klicken Sie am unteren Rand des Übersichtsfensters die ics-Datei mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie im Kontextmenü
. Das Dialogfenster zum Bearbeiten der Termindaten wird geöffnet.Unabhängig davon, wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Termine gestartet haben, öffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster
, in dem das Register aktiv gesetzt ist. Sie können nun die entsprechenden Daten eines neuen Termins in den zugehörigen Feldern eintragen.Achten Sie beim Anlegen neuer Termine darauf, das Feld
auszufüllen, da dieses Feld ein Pflichtfeld ist und immer einen Wert enthalten muss. Sollten Sie versäumen, das Feld auszufüllen, können Sie den neu zu erstellenden Termin nicht speichern. Stattdessen erhalten Sie eine Fehlermeldung und das Feld wird rot umrandet.Das Beginn und das Ende des neu zu erstellenden Termins können Sie wahlweise manuell in den hierfür vorgesehenen Feldern eintragen oder mithilfe der Kalendersymbole bzw. der Auswahllisten neben diesen Feldern festlegen.
Zeitangaben für neue TermineDie von Ihnen eingetragenen Daten werden auf Plausibilität geprüft, um sicherzustellen, dass das Ende von Terminen zeitlich nach dem Beginn der Termine liegt. Haben Sie versehentlich das Ende eines neuen Termins zeitlich vor dessen Beginn gelegt, wird der Beginn automatisch auf einen plausiblen Wert gesetzt. |
Möchten Sie ganztägige Termine (wie z.B. Geburtstage oder andere Ereignisse, die einen ganzen Tag andauern) anlegen, aktivieren Sie im Fenster
die Option . Hiermit entfallen die Eingaben der Uhrzeiten für das Beginn und das Ende des neuen Termins.Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Termine aus einem beliebigen persönlichen Ordner gestartet haben und keine weiteren Teilnehmer bzw. Ressourcen zu einem Termin hinzufügen, können Sie neu zu erstellende Termine als private Termine kennzeichnen. Auf als privat gekennzeichnete Termine können ausschließlich Sie zugreifen - auch wenn Sie Ihre persönlichen Kalenderordner zur gemeinsamen Verwendung für andere Benutzer freigeben, können andere Benutzer Ihre privaten Termine weder einsehen noch bearbeiten.
Private Termine erstellenBeachten Sie, dass Sie nur Termine für sich selbst - ohne weitere Teilnehmer oder Ressourcen -, die Sie in Ihren persönlichen Kalenderordnern verwalten, als private Termine kennzeichnen können. Wenn Sie neue Termine in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer anlegen, steht die Option im Fenster nicht zur Verfügung. |
Wollen Sie periodisch wiederkehrende Termine anlegen - wie z.B. eine wöchentlich stattfindende Teambesprechung -, können Sie diese einmalig als Terminserie mit entsprechenden Parametern erstellen, anstatt diese Termine immer wieder neu zu planen.
Um eine Terminserie anzulegen, klicken Sie auf die Option
. Hiermit öffnet sich das Fenster , in dem Sie nun die Einstellungen für die neue Terminserie festlegen können.Die nachstehende Abbildung zeigt ein typisches Fallbeispiel für eine Terminserie - als Parameter wurden folgende Daten festgelegt: Der Termin soll einmal wöchentlich jeweils Montags stattfinden; als Beginn wurde das Datum der ersten Instanz der Terminserie gewählt. Da diese Terminserie nur innerhalb des ersten Quartals des laufenden Kalenderjahres andauern soll, wurde als Ende der letzte Kalendertag des ersten Quartals eingetragen.
Sie können zu dem Geburtstag eines Kontakts eine Terminserie erstellen. Informationen hierzu finden Sie im „Persönliche Daten, Tags und Ordner“
Zur Kategorisierung können Sie dem neu anzulegenden Termin ein oder mehrere Tags zuordnen. Hierzu geben Sie die gewünschten Tags entweder manuell im Feld
ein (einzelne Tags müssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden), oder klicken auf die Option und wählen dann die gewünschten Tags per Mausklick aus. Beachten Sie, dass die Option nur dann Tags anzeigt, wenn Sie diese zuvor in den eingerichtet haben.Im Ergebnis werden alle von Ihnen gewählten Tags in das Feld
eingetragen.Möchten Sie ein oder mehrere der einem Termin zugeordneten Tags wieder entfernen, löschen Sie hierzu die entsprechenden Einträge aus dem Feld
. Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerwünschten Tags. Alternativ klicken Sie auf die Option und deselektieren die Tags, die Sie entfernen möchten.Persönliche Tags anlegenMöchten Sie bestimmte Tags häufig wiederverwenden, empfiehlt es sich, diese als persönliche Tags innerhalb der Einstellungen, Abschnitt „Persönliche Tags“. anzulegen, damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen können. Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer persönlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel |
Mithilfe der Option
legen Sie fest, in welchem Ordner der neu zu erstellende Termin abgespeichert werden soll; als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert:Bei Erstellung neuer Termine aus einem Ihrer persönlichen Kalenderordner: derjenige persönliche Kalenderordner, der beim Anlegen des neuen Termins geöffnet war.
Bei Erstellung neuer Termine aus einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kalenderordner anderer Benutzer, für den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten eingeräumt wurde: derjenige für Sie öffentliche bzw. freigegebene Kalenderordner, der beim Anlegen des neuen Termins geöffnet war.
Bei Erstellung neuer Termine aus einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kalenderordner anderer Benutzer, für den Ihnen keine Rechte zum Anlegen von Objekten eingeräumt wurden: Ihr persönlicher Kalenderordner (Ordner
).Bei Erstellung neuer Termine aus einem anderen Modul des Open-Xchange Server, wie z.B. , etc.: Ihr persönlicher Kalenderordner (Ordner ).
Beachten Sie bei Ihrer Auswahl, dass Termine nur in Kalenderordnern abgespeichert werden können und Sie für das Speichern von Terminen in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten benötigen. Die Auswahlliste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Kalenderordner als Zielordner an, zu denen Ihnen dieses Recht eingeräumt wurde.
Um die Anzeige des neu zu erstellenden Termins (Gebucht, Mit Vorbehalt, Geschäftlich unterwegs oder Frei) festzulegen, klicken Sie im Fenster auf die Option
und wählen dann aus der Liste den gewünschten Eintrag aus.Die von Ihnen ausgewählte Terminanzeige wird bei der Darstellung der Termine in den Ansichten „Kalender - Ansichten und Zeiträume“ dieses Kapitels.
, sowie durch farbige Balken repräsentiert. Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem AbschnittMöchten Sie an den Termin erinnert werden, können Sie aus der Liste Standardzeit für Erinnerung Beachten Sie, dass die gewählte Erinnerung immer nur für den Ersteller dieses neuen Termins gilt - alle anderen internen Teilnehmer können sich hiervon abweichend an diesen Termin erinnern lassen.
einen der angebotenen Zeiträume zur Erinnerung an diesen Termin auswählen. Sie können das vorgegebene Zeitintervall für die Erinnerung in den Kalender-Einstellungen wählen, sieheHaben Sie für einen Termin eine Erinnerung aktiv gesetzt, werden Sie bei Erreichen des gewählten Zeitraums mittels eines Erinnerungsfensters an diesen Termin erinnert. In diesem Fenster können Sie entscheiden, ob Sie sich in einem auszuwählenden Zeitraum erneut an diesen Termin erinnern lassen möchten, oder ob diese erstmalige Erinnerung an diesen Termin ausreicht.
Sollen alle hinzugefügten Teilnehmer über diesen neuen Termin per E-Mail benachrichtigt werden, aktivieren Sie die Option Open-Xchange Server haben - und somit nicht automatisch über diesen neuen Termin informiert würden.
. Diese Vorgehensweise ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn Sie externe Teilnehmer (z.B. aus Ihren privaten Kontakten) zu einem Termin einladen wollen, die keinen Zugriff auf denBenachrichtigung und Bestätigung von TerminenWeitere Informationen über die Benachrichtigung anderer Teilnehmer sowie den Möglichkeiten zur Bestätigung neu erstellter Termine finden Sie in dem Abschnitt „Termine bestätigen“ dieses Kapitels. |
Im Register
legen Sie fest, welche Teilnehmer und Ressourcen an diesem Termin beteiligt werden sollen - Ressourcen sind gegenständliche Mittel und Geräte (Konferenzräume, Fahrzeuge, Präsentationsmedien usw.) sowie auch bestimmte Teilnehmer, die zur Durchführung von Terminen unbedingt erforderlich sind: wie z.B. der Seminarleiter einer Schulung.Als erster Teilnehmer ist der Ersteller dieses Termins eingetragen. In den Kalender-Optionen können Sie einstellen, ob Sie als Teilnehmer eingetragen werden, wenn Sie einen Termin in einem Öffentlichen Ordner anlegen, siehe Anlegen öffentlicher Termine. Um dem neu zu erstellenden Termin weitere Teilnehmer und / oder Ressourcen hinzuzufügen, klicken Sie im Panelabschnitt auf die Funktion . Diese Funktion öffnet das Fenster , in dem Sie nun die hinzuzufügenden Teilnehmer und Ressourcen wie nachfolgend beschrieben auswählen können.
Um im Open-Xchange Server registrierte Benutzer (als interne Teilnehmer) und / oder Ressourcen hinzuzufügen, stellen Sie zunächst sicher, dass als der öffentliche Ordner gewählt ist. Anschließend geben Sie im Feld entweder die Namen der hinzuzufügenden Teilnehmer bzw. Ressourcen oder Platzhalter (Zeichen * oder ?) bzw. Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und klicken hiernach auf .
Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster
stehen Ihnen u.a. folgende Einsatzmöglichkeiten von Platzhaltern zur Verfügung - Groß- und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu berücksichtigen:me oder *me*: Alle registrierten Benutzer und Ressourcen aus dem Kontaktordner
, in deren Vor- oder Nachnamen bzw. Benennungen die Zeichenfolge "me" enthalten ist.m???r: Alle registrierten Benutzer und Ressourcen aus dem Kontaktordner
, in deren Vor- oder Nachnamen bzw. Benennungen die Zeichen "m" und "r" enthalten sind, wobei zwischen dem "m" und dem "r" exakt 3 Zeichen stehen dürfen - wie z.B. bei den Nachnamen Maier, Meier oder Meyer, aber nicht Mair oder Müller.Im nächsten Schritt fügen Sie die gewünschten Teilnehmer hinzu, indem Sie die entsprechenden Teilnehmer in der Auswahlliste selektieren und nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld
auf klicken.Um hinzugefügte Teilnehmer wieder zu entfernen, markieren Sie die Teilnehmer im Feld
und klicken auf .Möchten Sie gegenständliche Ressourcen (wie z.B. Präsentationsmittel oder andere Geräte) sowie bestimmte Teilnehmer als Ressource hinzufügen, suchen und selektieren Sie die entsprechenden Personen und Hilfsmittel über die Auswahlliste und klicken nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld
auf .Um hinzugefügte Ressourcen wieder zu entfernen, markieren Sie die Ressourcen im Feld
und klicken auf .Teilnehmer als Ressourcen hinzufügenFügen Sie einen Teilnehmer als Ressource zu einem Termin hinzu, kann dieser Teilnehmer für die Dauer dieses Termins zu keinem anderen Termin hinzugefügt werden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich bei Teilnehmern, ohne deren Anwesenheit ein Termin auf keinen Fall durchgeführt werden kann, wie z.B. dem Leiter eines Seminars. |
Möchten Sie externe Teilnehmer, die keinen Zugriff auf den Open-Xchange Server haben (z.B. Kontakte aus Ihren persönlichen oder für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer), zu einem Temin hinzufügen, selektieren Sie zunächst den entsprechenden Kontaktordner und fügen dann die gewünschten Teilnehmer analog zur Auswahl interner Teilnehmer und Ressourcen hinzu.
Falls Ihnen bei der Auswahl der Teilnehmer bzw. Ressourcen ein Fehler unterlaufen ist, markieren Sie im Feld
bzw. den falschen Eintrag und klicken auf .Sollte es Ihnen nicht möglich sein, alle Teilnehmer und Ressourcen, die Sie zum neuen Termin hinzufügen wollen, mit nur einer Suche zu selektieren, wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuwählenden Teilnehmer und Ressourcen - mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien -, bis Sie alle gewünschten Teilnehmer und Ressourcen erfasst haben.
Um externe Teilnehmer ohne Adressbuch-Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie im Fenster Termin im Panel-Abschnitt
auf . Geben Sie im Fenster einen Namen und eine gültige E-Mail-Adresse ein. Klicken Sie auf . Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, wiederholen Sie diese Schritte. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie aufErgebnis: Die externen Teilnehmer ohne Adressbuch-Eintrag sind als Teilnehmer eingetragen.
Möchten Sie externe Dokumente, die mit dem neuen Termin in Beziehung stehen (wie z.B. Wegbeschreibungen als Textdokumente, Angebote als Tabellenkalkulationen etc.), direkt mit dem Termin verbinden, können Sie dem Termin die entsprechenden Dateien als Anlagen hinzufügen.
Beachten Sie, dass Sie um Terminen Anlagen zuordnen zu können, über ausreichend freie Speicherkapazität auf dem Server verfügen müssen. Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz überschritten, können Sie Terminen keine Anlagen hinzufügen. Angaben über Ihre aktuell verfügbare Speicherkapazität finden Sie auf der Open-Xchange Server in der .
desUm neu zu erstellenden Terminen Anlagen zuzuordnen, setzen Sie zunächst das Register
aktiv und klicken danach im Panelabschnitt auf . Diese Funktion öffnet das Fenster , in dem Sie die anzuhängende(n) Datei(en) selektieren können. Wählen Sie die Datei(en) über aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option in die Liste der hinzuzufügenden Anlagen auf.Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit
bestätigen, wird das Fenster geschlossen und die Anlage(n) dem Termin hinzugefügt.Anlagen zu Terminen hinzufügenJede Anlage, die Sie einem bestimmten Termin zuordnen, ist exklusiv mit diesem Termin verbunden. Fügen Sie eine Datei mehreren Terminen als Anlage hinzu, wird jedem dieser Termine ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet. |
Haben Sie beim Hinzufügen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgewählt, die Sie nicht dem neu zu erstellenden Termin hinzufügen möchten, können Sie diese wieder entfernen. Hierzu selektieren Sie in der Tabelle der Anlagen diejenige(n) Datei(en), die Sie aus dem Termin entfernen wollen. Um mehrere Dateien auszuwählen, halten Sie bei der Selektion entweder Ihre
(für eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl) oder Ihre (für eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl) gedrückt. Anschließend klicken Sie im Panelabschnitt auf , um alle gewählten Anlagen aus dem Termin zu entfernen.Um die Verfügbarkeit aller zum Termin hinzugefügten Teilnehmer und Ressourcen zu überprüfen, setzen Sie das Register
aktiv. Legen Sie über die Datums- und Uhrzeitfelder fest, welcher Zeitraum geprüft werden soll und entscheiden über die Option , was überprüft werden soll: nur Ressourcen, nur Teilnehmer oder beides. Aktivieren Sie zusätzlich die Option , werden alle Mitglieder von Benutzergruppen in der Spalte aufgeführt und deren Verfügbarkeit angezeigt. Sobald Sie die entsprechenden Werte bestimmt haben, klicken Sie auf , um die Prüfung der Verfügbarkeit zu starten.Möchten Sie die Verfügbarkeit der Teilnehmer und Ressourcen für vorhergehende oder nachfolgenden Zeiträume überprüfen, können Sie mithilfe der Navigationspfeile an der Datumsanzeige tageweise durch die Darstellung blättern.
Wenn Sie den neu zu erstellenden Termin samt aller eingegebenen Daten speichern wollen, klicken Sie im Panelabschnitt
auf das Symbol . Hiermit wird das Fenster geschlossen, der neue Termin im zuvor ausgewählten Ordner angelegt und die nachfolgend beschriebenen Ereignisse ausgelöst.Beim Speichern eines neu zu erstellenden Termins wird vom Open-Xchange Server überprüft, ob dieser Termin mit anderen - zeitgleich stattfindenden - Terminen in Konflikt steht: Dies ist der Fall, wenn Sie oder andere Teilnehmer aufgrund anderweitigerer Verpflichtungen an der Teilnahme an diesem Termin verhindert sind.
Wird ein Konflikt festgestellt, erhalten Sie eine entsprechende Warnmeldung und können entscheiden, ob Sie die ermittelten Terminkonflikte ignorieren oder diese Warnmeldung abbrechen wollen.
Sie die angezeigten Terminkonflikte, wird der neue Termin ohne Berücksichtigung vorhandener Termine angelegt und das Fenster geschlossen. Brechen Sie die Warnmeldung ab, kehren Sie in das Fenster zurück und können die Daten des neu zu erstellenden Termins so ändern, dass hiernach keine Terminkonflikte mehr bestehen.Wenn Sie dem neuen Termin eine Ressource zuweisen, die bereits von einem anderen Termin verwendet wird, erzeugt dies einen Konflikt, den Sie nicht ignorieren können. Um den neuen Termin speichern zu können, müssen Sie die Ressource wieder entfernen.
Haben Sie weitere Teilnehmer zu dem neu erstellten Termin eingeladen, werden alle internen Teilnehmer mittels einer Bestätigungsabfrage über diesen Termin benachrichtigt und können Ihnen antworten, ob sie an diesem Termin teilnehmen oder nicht - ein Fallbeispiel hierzu zeigt die nachstehende Abbildung. Weitere Informationen über Bestätigungsabfragen finden Sie in dem Abschnitt „Termine bestätigen“ dieses Kapitels.
Sofern Sie beim Anlegen des neuen Termins die Option
aktiviert haben, werden alle internen und externen Teilnehmer per E-Mail über diesen neuen Termin informiert.