Zur Darstellung der Aufgaben aus Ihren persönlichen Aufgabenordnern sowie für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer können Sie über die Funktionen im Panelabschnitt
aus den nachstehend beschriebenen Ansichtstypen wählen.Die Titelleiste des Übersichtsfensters zeigt den aktuellen Pfad zu dem Ordner, den Sie im Ordnerbaum angeklickt haben. Sie können im Pfad navigieren, indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken.
In der Ansicht
werden Ihnen die Aufgaben aus dem aktuell geöffneten Aufgabenordner tabellarisch angezeigt. Die Symbole in der ersten Spalte repräsentieren die Aufgabenart (einzelne Aufgaben oder Serienaufgaben), die Schlüsselsymbole in der zweiten Spalte zeigen an, ob Aufgaben als privat gekennzeichnet wurden.Ferner werden der Betreff, die Wichtigkeit, Beginn und Ende, eine prozentuale Angabe des Bearbeitungsfortschritts und die zugeordneten Flags dargestellt - Flags sind farbige Fähnchen, mittels derer Sie Ihre Aufgaben zur besseren Unterscheidung kennzeichnen können, um somit z.B. Aufgaben für Kunden von internen Aufgaben abzugrenzen. Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt „Aufgaben mit Flags kennzeichnen“ dieses Kapitels.
Einzelne Aufgaben sowie Instanzen von Serienaufgaben, deren Status auf
gesetzt wurde (Bearbeitungsfortschritt = 100%), werden in der Tabelle abgeschwächt und durchgestrichen angezeigt.Wenn der Fälligkeitstermin einer Aufgabe überschritten wurde, wird er in Rot angezeigt.
Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit können Sie die angezeigten Aufgaben sortieren: nach den Feldern
, , , , oder - wahlweise in alphabetisch bzw. chronologisch auf- oder absteigender Reihenfolge. Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an, nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge (auf- oder absteigend) die aktuelle Darstellung der Aufgaben sortiert ist.Möchten Sie die Sortierung ändern, um z.B. Ihre Aufgaben nach dem Feld
in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen, klicken Sie zunächst auf den Kopf der entsprechenden Spalte, um dieses Feld als Sortierkriterium zu wählen. Anschließend können Sie entweder über einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder über den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Aufgaben absteigend sortieren.Festlegung der StandardansichtSie können festlegen, welche Ansicht beim erstmaligen Öffnen des Moduls Open-Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll - als Auswahl stehen Ihnen die Ansicht oder die nachfolgend beschriebene Ansicht zur Verfügung. nach Ihrer Anmeldung imWeitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Einstellungen, „Optionen für das Modul Aufgaben“. finden Sie im Kapitel |
In der Ansicht
werden Ihnen die Aufgaben aus dem aktuell geöffneten Aufgabenordner in einer horizontal geteilten Darstellung angezeigt. Der obere Bereich der Ansicht entspricht einer verkürzten Listenansicht, in dem Aufgaben und Serienaufgaben wie in der Ansicht dargestellt werden. Wenn Sie eine Aufgabe in der Liste anklicken, können Sie anschließend mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere Aufgabe selektieren. Im unteren Bereich der Ansicht werden alle Informationen über die im oberen Bereich der Ansicht selektierte Aufgabe in Registern angezeigt.Auch in der Ansicht „Aufgaben in der Ansicht Liste sortieren“ dieses Kapitels beschrieben.
können Sie die Anzeigereihenfolge der Aufgaben sortieren - wie im AbschnittDie Einteilung der Ansicht
kann mithilfe der horizontalen Trennlinie angepasst werden. Um die Größe der Bereiche zu ändern, ziehen Sie die Trennlinie mit gedrückter Maustaste. Die von Ihnen eingestellte Einteilung wird in Ihrer aktuellen Sitzung gespeichert.Das Register
enthält eine Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten der ausgewählten Aufgabe: Betreff, Wichtigkeit, Beginn und Fälligkeit, Status, Leiter der Aufgabe. Mit Hilfe des Symbols können weitere Details wie Dauer und Kosten eingeblendet werden.Das Register
führt alle an der Aufgabe beteiligten Personen auf. Mithilfe der Informationen aus der Spalte können Sie auf einen Blick erkennen, welche Personen ihre Teilnahme an der Aufgabe bereits bestätigt, unter Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben bzw. von welchen Personen eine diesbezügliche Antwort noch aussteht. Sofern die Teilnehmer mit ihrer Antwort einen begleitenden Kommentar eingegeben haben, können Sie diesen in der Spalte Anmerkungen einsehen.Anlagen sind externe Dateien (wie z.B. Aufgabenspezifikationen als Textdokumente, Stücklisten als Tabellenkalkulationen, Bilder usw.), die mit den Aufgabendaten abgespeichert werden können und so direkt mit der Aufgabe verbunden sind. Der Abschnitt „Anlagen zu Aufgaben hinzufügen“ aus diesem Kapitel beschreibt, wie Sie einer Aufgabe Anlagen zuordnen können.
Das Register
führt - sofern vorhanden - alle der ausgewählten Aufgabe zugeordneten Anlagen auf. Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente, deren Mime-Typ sowie die Dateigröße in KB an.Wollen Sie eine Anlage der angezeigten Aufgabe öffnen oder als Datei abspeichern, können Sie dies mithilfe der Funktionen
bzw. im Panelabschnitt ausführen. Hierzu wählen Sie die gewünschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im .Das Öffnen einer Anlage öffnet die ausgewählte Datei in der zugehörigen Applikation: Tabellenkalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm, Textdokumente in Ihrer Textverarbeitungssoftware geöffnet. Gleiches gilt selbstverständlich auch für andere Dateitypen. Sie können dieses Verhalten des Browsers in den Browser- Einstellungen beeinflussen.
Das Speichern einer Anlage lädt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw. ein anderes Laufwerk, das Sie als Ziel für den Download angeben.
Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info-Eintrag im InfoStore, der über den Open-Xchange Server verwaltet wird. Diese Methode bietet den Vorteil, dass Sie und andere Benutzer über das Modul auf diesen Info-Eintrag zugreifen können. Weitere Informationen zum InfoStore und Info-Einträgen finden Sie im Kapitel InfoStore.
Um eine Anlage aus einer Aufgabe in einem Ihrer persönlichen oder einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen InfoStore-Ordner eines anderen Benutzers (das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt) zu speichern, wählen Sie die gewünschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt
auf die Funktion .Dies öffnet das Fenster
, in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten (wie z.B. eine Internetadresse oder Anmerkungen) des neu zu erstellenden Info-Eintrags eingeben und den Zielordner wählen können. Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie im Panelabschnitt auf das Symbol , um den Info-Eintrag im ausgewählten Ordner abzuspeichern.Anlagen als Einträge im InfoStore speichernUm Anlagen aus Aufgaben im InfoStore abspeichern zu können, müssen Sie über ausreichend freie Speicherkapazität auf dem Server verfügen. Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz überschritten, können Sie keine weiteren Anlagen aus Aufgaben im InfoStore abspeichern. Angaben über Ihre aktuell verfügbare Speicherkapazität finden Sie auf der Open-Xchange Servers in der . des |