Kapitel 3. Kontakte

Inhaltsverzeichnis

Kontaktarten und Zugriff
Persönliche Kontakte
Öffentliche Kontakte
Freigegebene Kontakte
Kontakte - Ansichten
Ansicht Telefonliste
Ansicht Adresskarten
Ansicht Detail (Kontakte)
Ansicht Detail (Verteilerlisten)
Aktive Ansicht nach Modulwechsel
Kontakte-Hover
Kontakte erstellen
Neue Kontakte im Modul Kontakte erstellen
Neue Kontakte aus anderen Modulen erstellen
Neuen Kontakt aus einer E-Mail-Adresse erstellen
Neuen Kontakt aus einem vCard-Anhang erstellen
Daten für neuen Kontakt eingeben
Anlagen zu Kontakten hinzufügen
Eingaben speichern bzw. verwerfen
Kontakte bearbeiten
Kontakte über Panel-Funktion bearbeiten
Kontakte per Doppelklick oder per Kontextmenü bearbeiten
Kontakte löschen
Kontakte drucken
Einzelne Kontakte drucken
Listen von Kontakten drucken
Kontakte duplizieren
Kontakte verschieben
Kontakte über Panel-Funktion verschieben
Kontakte per Drag & Drop verschieben
Kontakte kopieren
Kontakte mit Flags kennzeichnen
Kontakte mit Flags markieren
Flags von Kontakten ändern
Flags von Kontakten entfernen
Kontakte suchen
Suchanzeige zurücksetzen
Kontakte exportieren
Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen
Verteilerlisten erstellen
Daten für neue Verteilerliste eingeben
Verteilerlisten bearbeiten, löschen, drucken
Verteilerlisten duplizieren, verschieben, kopieren

Im Modul Kontakte verwalten Sie Ihre persönlichen sowie alle für Sie öffentlichen bzw. (von anderen Benutzern) freigegebenen Kontakte und deren Daten: geschäftliche und private Adressen, Telefon- und Telefaxnummern etc. Sie können Ihren Kontakten beliebig viele Anlagen zuordnen, interne und externe Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen und über unterschiedliche Suchkriterien nach Kontakten suchen.

Abbildung 3.1. Das Modul Kontakte

Das Modul Kontakte

Kontaktarten und Zugriff

Im Open-Xchange Server können Sie sowohl einzelne Kontakte als auch mittels Verteilerlisten zusammengefasste Kontakte verwalten. Letzteres ist z.B. hilfreich, wenn Sie allen Mitarbeitern einer Abteilung eine Information per E-Mail zukommen lassen möchten: statt diese E-Mail an viele einzelne Kontakte zu versenden, adressieren Sie Ihre Nachricht nur an die entsprechende Verteilerliste, die dafür sorgt, dass alle in ihr erfassten Kontakte Ihre Mitteilung erhalten.

Da Verteilerlisten lediglich eine Sonderform der Kontakte darstellen, beziehen sich - sofern nicht ausdrücklich angemerkt - alle nachfolgenden Angaben gleichermaßen auf einzelne Kontakte und Verteilerlisten. Weiterführende Informationen zur Handhabung von Verteilerlisten finden Sie im Abschnitt „Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen“ dieses Kapitels.

Persönliche Kontakte

Innerhalb Ihrer persönlichen Kontakte erfassen Sie alle persönlichen Kontakte zu Geschäftspartnern - Kunden und Lieferanten etc. - sowie Ihre privaten Kontakte wie z.B. Freunde und Bekannte.

Wenn Sie das Modul Kontakte über das Symbol Kontakte aus der Modulleiste öffnen, werden Ihnen immer Ihre persönlichen Kontakte (einzelne Kontakte sowie Verteilerlisten) aus dem Ordner Kontakte angezeigt. Alternativ hierzu können Sie den Ordner Kontakte auch direkt über den Ordnerbaum öffnen, indem Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner klicken.

Haben Sie innerhalb Ihrer persönlichen Ordner zusätzliche Kontaktordner zur übersichtlicheren Verwaltung vieler Kontakte unterschiedlicher Kategorien eingerichtet (siehe nachstehendes Fallbeispiel), können Sie auf diese Kontaktordner nur über den Ordnerbaum zugreifen.

Abbildung 3.2. Persönliche Kontaktordner

Persönliche Kontaktordner

Zusätzliche Ordner anlegen

Die flexible Ordnerstruktur des Open-Xchange Server erlaubt es Ihnen, in Ihren persönlichen Ordnern sowie auch in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Ordnern anderer Benutzer - entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt - weitere Kontaktordner anzulegen, um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Kontakte zu vereinfachen. Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt „Ordnerverwaltung“ die Vorgehensweise zur Erstellung zusätzlicher Ordner innerhalb Ihrer persönlichen Ordner sowie in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Ordnern anderer Benutzer.

Öffentliche Kontakte

Zur Gruppe der öffentlichen Kontakte zählen zunächst alle internen und externen Mitarbeiter Ihrer Organisation, die als Benutzer im Open-Xchange Server registriert sind. Darüber hinaus können sowohl der Administrator als auch andere Benutzer (entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt) weitere öffentliche Kontaktordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen, um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbestände zu vermeiden.

Um auf für Sie öffentliche Kontaktordner und deren Inhalte (Kontakte und Verteilerlisten) zuzugreifen, expandieren Sie im Ordnerbaum zuerst den Eintrag Öffentliche Ordner und klicken danach auf denjenigen Kontaktordner, den Sie im Modul Kontakte öffnen möchten: z.B. den Ordner Globales Adressbuch, in dem sämtliche Benutzer des Open-Xchange Server als Kontakte eingetragen sind - wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt.

Abbildung 3.3. Öffentliche Kontaktordner

Öffentliche Kontaktordner

Ordner über den Ordnerbaum öffnen

Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle persönlichen und für Sie öffentlichen sowie freigegebenen Ordner anderer Benutzer anzeigt, können Sie aus jedem Ordner bzw. Modul des Open-Xchange Server schnell in einen anderen Ordner navigieren.

Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gewünschten Ordner: Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner gehörende Modul - E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben oder InfoStore - aktiv und stellt den Inhalt des ausgewählten Ordners dar.

Freigegebene Kontakte

Ergänzend zu öffentlichen Kontaktordnern können alle Benutzer ihre persönlichen Kontaktordner für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben.

Um auf für Sie (von anderen Benutzern) freigegebene Kontakte zuzugreifen, expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers, dessen Kontaktordner Sie öffnen möchten. Hiernach klicken Sie auf einen der für Sie freigegebenen Kontaktordner dieses Benutzers. Analog zum Zugriff auf für Sie öffentliche Kontaktordner wird damit das Modul Kontakte geöffnet und der Inhalt des ausgewählten Kontaktordners dargestellt.

Abbildung 3.4. Freigegebene Kontaktordner

Freigegebene Kontaktordner

Öffentliche und freigegebene Kontaktordner

Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open-Xchange Server können Sie neben Ihren persönlichen Kontakten auch Kontakte aus für Sie öffentlichen und / oder freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer einsehen bzw. verwalten. In Abhängigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte können Sie z.B. Kontakte in für Sie öffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer anzeigen, erstellen, bearbeiten oder löschen.

Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt „Öffentliche und freigegebene Ordner“ den Unterschied zwischen öffentlichen und freigegebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung öffentlicher Ordner bzw. der Freigabe Ihrer persönlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte für andere Benutzer vertraut.