Chapitre 3. Contacts

Table des matières

Types de contacts et accès à ceux-ci
Contacts personnels
Contacts publics
Contacts partagés
Contacts — Vues
Vue en annuaire téléphonique
Vue sous forme de fiches
Vue détaillée (Contacts)
Vue Détails (Listes de diffusion)
Vue active après un changement de module
Survol des contacts
Créer des contacts
Créer de nouveaux contacts dans le module des contacts
Créer de nouveaux contacts à partir des autres modules
Créer un nouveau contact à partir d'une adresse électronique
Créer un nouveau contact à partir d'une pièce jointe vCard
Saisir les données d'un nouveau contact
Joindre des pièces au contact
Enregistrer ou annuler des saisies
Modifier les contacts
Modifier les contacts au moyen de la fonction du tableau de bord
Modifier les contacts par double-clic
Supprimer des contacts
Imprimer des contacts
Imprimer des contacts isolés
Imprimer des listes de contacts
Dupliquer des contacts
Déplacer des contacts
Déplacer les contacts au moyen du tableau de bord
Déplacer les contacts par glisser-déposer
Copier les contacts
Identifier les contacts avec des drapeaux
Marquer les contacts avec des drapeaux
Modifier les drapeaux associés aux contacts
Supprimer les drapeaux dans les contacts
Chercher des contacts
Réinitialiser les résultats de la recherche
Exporter des contacts
Rassembler des contacts au sein de listes de diffusion
Mettre en place des listes de diffusion
Saisir des données pour une nouvelle liste de diffusion
Modifier les listes de diffusion, les supprimer ou les imprimer
Dupliquer les listes de diffusion, les déplacer et les copier

Dans le module Contacts, vous gérez vos contacts personnels, les contacts publics ainsi que tous ceux que d'autres utilisateurs ont partagé avec vous, en plus des données qui s'y rapportent : adresses professionnelles et privées, numéros de téléphone et de télécopie, etc. Vous pouvez joindre à vos contacts autant de pièces que vous le désirez, , rassembler les contacts internes et externes au sein de listes de diffusion et chercher des contacts en fonction de différents critères de recherche.

Figure 3.1. Le module des contacts

Le module des contacts

Types de contacts et accès à ceux-ci

Dans Open-Xchange Server, vous pouvez manipuler aussi bien des contacts individuels que des contacts rassemblés au moyen de listes de diffusion. Cette dernière possibilité est très utile par exemple lorsque vous désirez envoyer une information par courrier électronique à tous les employés d'une division : au lieu d'envoyer ce courrier à beaucoup de contacts individuels, vous adressez votre communiqué à la liste de diffusion correspondante, ainsi tous les contacts qui y sont référencés reçoivent votre communiqué.

Comme les listes de diffusion ne sont en fait qu'une forme spéciale de contacts, veuillez considérer que toutes les explications qui suivent s'appliquent — sauf indication contraire explicite — à la fois aux contacts individuels et aux listes de diffusion. Vous trouverez des informations complémentaires sur la manipulation des listes de diffusion dans la section la section intitulée « Rassembler des contacts au sein de listes de diffusion » de ce chapitre.

Contacts personnels

Vos contacts personnels comprennent tous les contacts auxquels vous avez personnellement affaire dans votre vie professionnelle — clients, fournisseurs, etc. — ainsi que vos contacts privés, comme par exemple les amis et connaissances.

Quand vous ouvrez le module Contacts au moyen de l'icône Contacts de la barre des modules, vos contacts personnels (individuels ou listes de diffusion) issus du dossier Contacts sont affichés. Vous pouvez également directement ouvrir le dossier Contacts depuis l'arbre des dossiers, en cliquant dans l'arborescence sur ce dossier.

Si vous avez classé de nombreux contacts en différentes catégories dans vos dossiers personnels comme dans l'exemple de cas qui suit, vous ne pouvez accéder aux sous-dossiers que depuis l'arborescence des dossiers.

Figure 3.2. Dossiers de contacts personnels

Dossiers de contacts personnels

Créer des sous-dossiers supplémentaires

La structure de dossiers flexible d'Open-Xchange Server vous permet de créer de nouveaux sous-dossiers dans vos dossiers personnels, dans des dossiers publics et dans les dossiers partagés avec vous par d'autres utilisateurs, si du moins vous disposez des droits correspondants. Cela permet de simplifier la gestion de nombreux contacts différents. Le chapitre Options de ce guide d'utilisation décrit dans la section la section intitulée « Gestion des dossiers » la marche à suivre pour créer des sous-dossiers supplémentaires à l'intérieur de votre dossier personnel ainsi que les dossiers publics ou partagés d'autres utilisateurs.

Contacts publics

Le groupe des contact publics compte tout d'abord tous les collaborateurs internes et externes de votre organisation qui sont enregistrés comme utilisateurs dans Open-Xchange Server. De plus, l'administrateur ainsi que d'autres utilisateurs disposant des droits correspondants peuvent aussi créer de nouveaux dossiers de contacts publics qui seront mis en commun dans l'entreprise afin d'améliorer le travail d'équipe et d'éviter l'accumulation de données redondantes.

Pour accéder aux dossiers de contacts publics et à leur contenu (contacts et listes de diffusion), déployez d'abord la ligne Dossiers publics dans l'arborescence des dossiers et cliquez ensuite sur le dossier de contacts que vous désirez ouvrir dans le module Contacts : par exemple le dossier Global Address Book, dans lequel l'ensemble des utilisateurs d'Open-Xchange Server sont référencés sous forme de contacts — comme le montre l'illustration suivante.

Figure 3.3. Dossier public de contacts

Dossier public de contacts

Ouvrir le dossier depuis l'arborescence des dossiers

Comme l'arbre des dossiers affiche en permanence tous vos dossiers personnels, publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez vous rendre rapidement d'un dossier ou d'un module à l'autre au sein d'Open-Xchange Server.

Pour cela, cliquez simplement dans l'arbre des dossiers sur le dossier désiré, ce qui active le module correspondant au dossier choisi — courriel, calendrier, contacts, tâches ou dépôt de données — et le contenu du dossier choisi est affiché.

Contacts partagés

En complément des dossiers de contacts publics, tous les utilisateurs peuvent donner accès à leurs dossiers de contacts personnels à des utilisateurs ou à des groupes d'utilisateurs particuliers.

Pour accéder à des dossiers publiés par d'autres utilisateurs à votre intention, déployez dans l'arbre des dossiers la ligne Dossiers partagés ainsi que la ligne de l'utilisateur dont vous souhaitez ouvrir le dossier de contacts. Cliquez ensuite sur un des dossiers de contacts partagés avec vous de cet utilisateur. De la même façon que lorsque l'on accède aux dossiers de contacts publics, le module Contacts s'ouvre et le contenu du dossier de contacts choisi s'affiche.

Figure 3.4. Dossiers de contacts partagés

Dossiers de contacts partagés

Dossier de contacts public et partagé

Grâce à la structure de dossiers flexible d'Open-Xchange Server, vous pouvez consulter ou gérer, en plus de vos contacts personnels, les contacts publics ou partagés avec vous. En fonction des droits qui vous ont été accordés, vous pouvez par exemple afficher, créer, modifier ou supprimer des contacts dans les dossiers publics ou partagés avec vous.

Le chapitre Options de ce guide de l'utilisateur décrit dans la section la section intitulée « Dossiers publics et partagés » la différence entre les dossiers publics et partagés et vous familiarise avec la façon de mettre en place un dossier public ou de partager votre dossier personnel, ainsi qu'avec la façon d'accorder les droits d'accès correspondants à d'autres utilisateurs de ce dossier.