Lorsque vous avez ouvert le module Dépôt de données, cliquez dans le tableau de bord, section Nouveau, sur l'icône Nouveau. Ici, il importe peu que le tableau de bord soit développé ou non — dans chaque vue du tableau de bord, la fonction permettant de créer de nouveaux éléments du dépôt de données est toujours matérialisée par l'icône affichée tout en haut.
Vous pouvez également activer dans chaque autre module, dans Nouveau, l'icône de dépôt de données permettant de créer un nouvel élément du dépôt de données. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, saisissez un titre pour l'élément et si vous le souhaitez, une adresse internet, c'est-à-dire une URL (Uniform Resource Locator). Avec le bouton Fichier, vous pouvez charger un document à partir de votre disque dur. Vous pouvez aussi supprimer celui-ci à nouveau. Le champ Commentaires sert à saisir un commentaire concernant l'élément du dépôt de données à créer ou à pour ajouter rapidement une contribution. Lorsque vous en avez terminé avec l'élément, enregistrez-le en cliquant sur l'icône située au-dessous de l'élément Enregistrer du tableau de bord. Vous êtes ensuite invité à saisir un commentaire sur la version en question. Cliquez alors sur le bouton Enregistrer au-dessous du champ de commentaires. La taille autorisée des pièces jointes est fixée par l'administrateur dans les réglages généraux. Ces valeurs peuvent différer d'un utilisateur à l'autre, étant donné que l'administrateur peut effectuer des réglages différents pour chaque utilisateur.
Non seulement l'administrateur peut installer des dossiers globaux en tant que dossiers publics du dépôt de données, mais en plus tous les utilisateurs peuvent partager leurs dossiers du dépôt de données personnels afin de les utiliser en commun au sein de l'entreprise, pour faciliter le travail en équipe et éviter l'accumulation de données redondantes.
Dans la mesure où d'autres utilisateurs ont partagé leurs dossiers du dépôt de données personnels avec vous, vous pouvez accéder à ces dossiers en déployant, dans l'arborescence de dossiers, d'abord la ligne Dépôt de données, puis la ligne UserStore. Cliquez ensuite sur le dossier du dépôt de données partagé de l'utilisateur choisi pour ouvrir ce dossier dans le module Dépôt de données et afficher son contenu.
L'attribution des droits d'accès est décrite de façon plus précise dans le chapitre Options, dans la section la section intitulée « Gestion des droits ».