Kapitel 5. Aufgaben

Inhaltsverzeichnis

Aufgabenarten und Zugriff
Persönliche Aufgaben
Öffentliche Aufgaben
Freigegebene Aufgaben
Aufgaben - Ansichten
Ansicht Liste
Ansicht H-Split
Aufgaben-Hover
Aufgaben erstellen
Neue Aufgaben im Modul Aufgaben erstellen
Neue Aufgaben aus anderen Modulen erstellen
Daten für neue Aufgabe eingeben
Details für neue Aufgabe eingeben
Teilnehmer für neue Aufgabe wählen
Anlagen zu Aufgaben hinzufügen
Eingaben speichern
Eingaben verwerfen
Aufgaben bearbeiten
Aufgaben über Panel-Funktion bearbeiten
Aufgaben per Doppelklick oder per Kontextmenü bearbeiten
Aufgabenbestätigungen ändern
Aufgaben löschen
Aufgaben drucken
Einzelne Aufgaben drucken
Listen von Aufgaben drucken
Aufgaben verschieben
Aufgaben über Panel-Funktion verschieben
Aufgaben per Drag & Drop verschieben
Aufgaben duplizieren
Aufgaben mit Flags kennzeichnen
Aufgaben mit Flags markieren
Flags von Aufgaben ändern
Flags von Aufgaben entfernen
Aufgaben suchen
Suchanzeige zurücksetzen

Im Modul Aufgaben verwalten Sie Ihre persönlichen sowie alle für Sie öffentlichen bzw. (von anderen Benutzern) freigegebenen Aufgaben und deren Daten: Beginn und Fälligkeit, Status, Wichtigkeit, Teilnehmer und Ressourcen etc. Sie können Ihren Aufgaben mehrere Anlagen zuordnen und nach bestimmten Aufgaben suchen.

Abbildung 5.1. Das Modul Aufgaben

Das Modul Aufgaben

Aufgabenarten und Zugriff

Im Open-Xchange Server können Sie sowohl einzelne Aufgaben als auch periodisch wiederkehrende Aufgaben (als Serienaufgaben) verwalten. Letzteres ist z.B. hilfreich, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe - wie z.B. eine wöchentliche Datensicherung - regelmäßig ausführen wollen: statt diese Aufgabe jede Woche neu zu planen, legen Sie diese Aufgabe einmalig als Serienaufgabe mit entsprechenden Parametern an.

Da Serienaufgaben lediglich eine Sonderform der Aufgaben darstellen, beziehen sich - sofern nicht ausdrücklich angemerkt - alle nachfolgenden Angaben gleichermaßen auf einzelne Aufgaben und Serienaufgaben. Weiterführende Informationen zur Handhabung von Serienaufgaben finden Sie im Abschnitt „Aufgaben erstellen“ dieses Kapitels.

Persönliche Aufgaben

Wenn Sie das Modul Aufgaben über das Symbol Aufgaben aus der Modulleiste öffnen, werden Ihnen stets Ihre persönlichen Aufgaben (einzelne Aufgaben und Serienaufgaben) aus dem Ordner Aufgaben angezeigt. Alternativ hierzu können Sie den Ordner Aufgaben auch direkt über den Ordnerbaum öffnen, indem Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner klicken.

Haben Sie innerhalb Ihrer persönlichen Ordner zusätzliche Aufgabenordner zur übersichtlicheren Verwaltung vieler Aufgaben unterschiedlicher Kategorien eingerichtet (siehe nachstehendes Fallbeispiel), können Sie auf diese Aufgabenordner nur über den Ordnerbaum zugreifen.

Abbildung 5.2. Persönliche Aufgabenordner

Persönliche Aufgabenordner

Zusätzliche Ordner anlegen

Die flexible Ordnerstruktur des Open-Xchange Servers erlaubt es Ihnen, in Ihren persönlichen Ordnern sowie auch in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Ordnern anderer Benutzer - entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt - weitere Aufgabenordner anzulegen, um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Aufgaben zu vereinfachen. Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt „Ordnerverwaltung“ die Vorgehensweise zur Erstellung zusätzlicher Ordner innerhalb Ihrer persönlichen Ordner sowie in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Ordnern anderer Benutzer.

Öffentliche Aufgaben

Sowohl der Administrator als auch andere Benutzer (entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt) können öffentliche Aufgabenordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen, um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbestände zu vermeiden.

Um auf für Sie öffentliche Aufgabenordner und deren Inhalte (Aufgaben und Serienaufgaben) zuzugreifen, expandieren Sie im Ordnerbaum zuerst den Eintrag Öffentliche Ordner und klicken dann auf denjenigen Aufgabenordner, den Sie öffnen möchten. Hiermit wird ebenfalls das Modul Aufgaben aktiv gesetzt und die Aufgaben des gewählten öffentlichen Aufgabenordners dargestellt.

Abbildung 5.3. Öffentliche Aufgabenordner

Öffentliche Aufgabenordner

Ordner über den Ordnerbaum öffnen

Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle persönlichen und für Sie öffentlichen sowie freigegebenen Ordner anderer Benutzer anzeigt, können Sie aus jedem Ordner bzw. Modul des Open-Xchange Servers schnell in einen anderen Ordner navigieren.

Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gewünschten Ordner: Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner gehörende Modul - E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben oder InfoStore - aktiv und stellt den Inhalt des ausgewählten Ordners dar.

Freigegebene Aufgaben

Ergänzend zu öffentlichen Aufgabenordnern können alle Benutzer ihre persönlichen Aufgabenordner für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben.

Um auf für Sie (von anderen Benutzern) freigegebene Aufgaben zuzugreifen, expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers, dessen Aufgabenordner Sie öffnen möchten. Hiernach klicken Sie auf einen der für Sie freigegebenen Aufgabenordner dieses Benutzers. Analog zum Zugriff auf öffentliche Aufgabenordner wird damit das Modul Aufgaben geöffnet und der Inhalt des ausgewählten freigegebenen Aufgabenordners dargestellt.

Abbildung 5.4. Freigegebene Aufgabenordner

Freigegebene Aufgabenordner

Öffentliche und freigegebene Aufgabenordner

Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open-Xchange Servers können Sie neben Ihren persönlichen Aufgaben auch Aufgaben aus für Sie öffentlichen und / oder freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer einsehen bzw. verwalten. In Abhängigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte können Sie z.B. Aufgaben in für Sie öffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer erstellen, bearbeiten oder löschen.

Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt „Öffentliche und freigegebene Ordner“ den Unterschied zwischen öffentlichen und freigegebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung öffentlicher Ordner bzw. der Freigabe Ihrer persönlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte für andere Benutzer vertraut.