Für eine weitere Steigerung und Festigung der Benutzerakzeptanz ist es unbedingt notwendig, dass die Benutzer so effizient und vollständig wie möglich mit der Groupware arbeiten. Nur wenn nach und nach wirklich alle zur Verfügung stehenden Module gemäß den betrieblichen Anforderungen effizient genutzt werden, zahlt sich der Mehrwert einer solchen Lösung wirklich aus. Notizzettel, Sekundärapplikationen, externe Adressbücher, Telefon-CD, Fax-Verzeichnisse und Handy-Adressbücher oder Wandkalender sollten in Zukunft der Vergangenheit angehören. Jede mehrfache Datenpflege kostet nicht nur unnötige Zeit, sondern untergräbt das Konzept einer umfassenden Groupware-Lösung mit zentraler Datenhaltung. Verstehen Sie sich als Team und das in aller Konsequenz.
In erster Linie wichtig ist es hierbei, dass Ihre Benutzer immer den Überblick behalten und auch entscheiden können, welche Informationen der täglichen Informationsflut mit welchen Prioritäten zu behandeln sind. Einen ersten Überblick hierzu bietet die Startseite auf der für jeden Benutzer sämtliche für den betreffenden Tag anstehenden Informationen gruppiert zusammengetragen sind.
Auf der Startseite kann der Benutzer sofort nach erfolgter Anmeldung erkennen, ob neue E-Mail-Nachrichten vorliegen oder Aufgaben-, bzw. Termine wahrzunehmen oder neue Dokumente verfügbar sind. So bekommt jeder Benutzer unabhängig von persönlichen Präferenzen und Prioritäten schnell einen Überblick, was sich am Informationsstand im Unternehmen geändert hat. Natürlich kann jeder Benutzer direkt von dieser Seite aus in die einzelnen Bereiche verzweigen, um mehr Detailinformationen zu erlangen oder etwa anstehende Aufgaben direkt zu bearbeiten.
Sehr effizient ist auch die Drag&Drop-Funktion. Durch Ziehen mit der Maus lassen sich beispielsweise Termine schnell und einfach im Kalender verschieben oder E-Mails in andere Ordner verlegen etc. Bei konsequenter Nutzung dieser Funktion lässt sich die tägliche Arbeit sehr einfach organisieren und man hat den Blick wieder für das Wesentliche frei.
Das ausgeklügelte Benutzer- und Gruppenmanagement des Open-Xchange-Servers garantiert trotz Teamphilosophie jederzeit den vollständigen und umfassenden Schutz der privaten und persönlichen Informationen und Daten jeden Benutzers gegenüber öffentlichen Bereichen.
Der Open-Xchange Server ist in vielerlei Hinsicht an die Bedürfnisse international operierender Unternehmen angepasst. Standardmäßig steht die Groupware-Oberfläche nach der Installation in deutscher, englischer und französischer Lokalisierung zur Verfügung. Bei Anmeldung an die Groupware kann jeder Benutzer selbst entscheiden, in welcher der drei Sprachen die Groupware dargestellt werden soll.