Im Open-Xchange Server gibt es öffentliche und freigegeben Ordner. Die öffentliche Ordner stehen allen Anwendern oder Gruppen von Benutzern zur Verfügung. Dies wird vom Administrator festgelegt. Der Zugriff kann für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen verwehrt werden. Dies macht zum Beispiel dann Sinn, wenn ein Gastzugang vergeben werden soll, der Gast jedoch nicht alle internen oder Kundendaten einsehen können soll. Freigegebene Ordner sind Ordner eines Benutzers, die dieser für andere Benutzer freigeben kann.