Kontakt neu anlegen

Eine neue Kontakt-Adresse können Sie über das Menü Neu anlegen auf der Portalseite oder über die Schaltfläche Anlegen im Kontakt-Bereich unter dem Karteikartenregister Kontakte anlegen. Im sich öffnenden Formular-Fenster können Sie die Details zur Kontakt-Adresse eingeben.

Abbildung 4.3. Kontakt neu anlegen

Kontakt neu anlegen

Bitte beachten Sie, dass Sie das oberste Eingabe-Feld in jedem Fall als Pflichtfeld ausfüllen müssen. Beachten Sie dabei, dass es sich bei dem Namen um ein einmaliges Identifikationsfeld handelt, unter dessen Titel der Kontakt-Eintrag auf dem LDAP-Server gespeichert wird. Tragen Sie hier also den Nachnamen, einen Firmennamen oder den Namen für eine Verteilerliste ein.

Zusätzliche Kontakt-Informationen können Sie in der erweiterten Ansicht im Karteikartenregister Alle Felder hinterlegen. Die Abbildung auf der nächsten Seite gibt einen Überblick über alle zur Verfügung stehenden Felder, die Sie dort ausfüllen können. Bei den hinterlegten Kommunikationsdaten sollten Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen, insbesondere E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Faxnummern und Mobiltelefon-Nummern hinterlegen. Insbesondere die letzten beiden Informationen können, genauso wie das bei E-Mail-Adressen immer möglich ist, unter Umständen direkt über den Open-Xchange Server genutzt werden, soweit vom Administrator ein entsprechendes Zusatz-Modul eines Drittanbieters installiert worden ist. In diesem Fall kann im Webmailer des Open-Xchange Servers die Fax- bzw. E-Mail-Adresse an Stelle einer Empfänger-E-Mail-Adresse angegeben werden. Besonders erwähnt werden muss auch noch das Feld Geburtstag. Über das Kalender-Miniatursymbol können Sie dort das Geburtsdatum für den aktuellen Kontakt hinterlegen. Die Besonderheit bei diesem Feld ist dabei die Tatsache, dass für das angegebene Geburtsdatum ein wiederkehrender Kalendereintrag erzeugt wird.

Weitere Feldeinträge können Sie unter den Karteikartenregistern Alle Felder und Dynamische Felder anlegen. Über das Karteikartenregister Dynamische Felder haben Sie dabei die Möglichkeit Felder selbst zu definieren, welche standardmäßig nicht von der Groupware selbst zur Verfügung gestellt werden.

Schnelle Ansicht

Das Karteikartenregister Schnelle Ansicht dient dazu, die wichtigsten Kontaktdaten möglichst schnell anlegen zu lassen. Neben Titel, Nachname und Vorname können Sie an dieser Stelle beispielsweise den Geburtstag, die Telefonnummer sowie die Adresse angeben. Über das Listenfeld Ordner legen Sie fest, in welchem Kontakt-Ordner der neue Kontakt abgelegt werden soll. Standardmäßig werden Kontakte in Ihrem persönlichen Kontaktordner abgelegt. Möchten Sie weitere Informationen zu dem Kontakt hinterlegen, so nutzen Sie hierfür bitte die Karteikartenregister Alle Felder und Dynamische Felder. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Karteikartenregister erst anwählen können, sobald Sie das Pflichtfeld Name ausgefüllt haben.

Kategorien

Ein besonderes Eingabefeld in der Schnellansicht ist die Schaltfläche Kategorie. Über diese Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, den Kontakt in eine bestimmte Kontakt-Kategorie einzuordnen. Klicken Sie die Schaltfläche an, so erscheint ein Pop-up-Fenster, über das Sie zwischen verschiedenen vordefinierten Kontakt-Kategorien auswählen können. Markieren Sie dazu das der jeweiligen Kategorie nach stehende Kontrollkästchen Wählen und betätigen Sie die Schaltfläche Selektierte übernehmen. Private Kategorietypen legen Sie an, indem Sie diese über das Textfeld manuell hinzufügen. Über die Schaltfläche Zu den persönlichen hinzufügen übernehmen Sie diese dauerhaft. Zum Löschen einzelner Kategorien markieren Sie das voran stehende Kontrollkästchen und betätigen die Schaltfläche Löschen.

Abbildung 4.4. Kontakt-Kategorie auswählen

Kontakt-Kategorie auswählen

Über das Karteikartenregister Alle Felder können Sie wesentlich umfangreichere Informationen zu einem Kontakt, wie beispielsweise zusätzliche Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder USt-Identifikationsnummern hinterlegen.

Dynamische Felder

In diesem Karteikartenregister können Sie einige weitere Kontakt-Informationen hinterlegen. Die Eingabe erfolgt über dynamisch vergebene Felder. Welche Eingabefelder Ihnen dabei zur Verfügung stehen, hängt von den von Ihrem Administrator getroffenen Groupware-Einstellungen ab.

Im oberen Anzeigebereich des Karteikartenregisters können Sie zudem den aktuellen Kontakteintrag mit einem anderen Kontakteintrag verknüpfen. Besonders geeignet ist diese Vorgehensweise beispielsweise zum Verknüpfen eines Mitarbeiter-Kontakts mit der dazu gehörenden Firma. Um die Verknüpfung anzulegen, wählen Sie über das linke Suchfeld zunächst den Kontakt-Ordner aus, in welchem der oder die Kontakte zu finden sind, mit denen der aktuelle Kontakt verknüpft werden soll. Nach Betätigung der Schaltfläche Suchen werden Ihnen im Ergebnisfeld alle Kontakteinträge dieses Ordners angezeigt. Aus diesem Feld können Sie nun durch Anwahl mit der Maus alle Kontakte markieren, mit welchen eine Verknüpfung erstellt werden soll. Eine Mehrfachauswahl ist dabei möglich – Halten Sie dazu die [Shift]-Taste gedrückt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um die aktuelle Auswahl zu übernehmen. Die Verknüpfungsziele werden Ihnen jetzt im rechten Listenfeld unter Firma angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern um die durchgeführten Verknüpfungen endgültig zu übernehmen. Zukünftig steht Ihnen jetzt in der Detailansicht des Kontakts unter dem Listenfeld geschäftliche Informationen eine Direktverknüpfung auf die zugeordnete Firma bzw. auch alle anderen auf diesem Weg verknüpften Kontakte zur Verfügung.

Verteilerlisten

Im Karteikartenregister Verteiler haben Sie die Möglichkeit E-Mail-Verteilerlisten anzulegen. Optional kann dies auch bei regulären Kontakteinträgen erfolgen. In aller Regel werden Sie hierfür jedoch spezielle, eigene Kontakte mit dem Titel des E-Mail-Verteilers anlegen. Um eine in Ihrem Adressbuch gespeicherte E-Mail-Adresse eines Kontaktes hinzuzufügen, suchen Sie diesen zunächst über die Sucheleiste heraus. Danach markieren Sie diesen unter Suchergebnisse und übernehmen ihn durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen. Unter unabhängige E-Mail hinzufügen können Sie darüber hinaus direkt E-Mail-Adressen angeben, die in die Verteilerliste aufgenommen werden sollen. Alle bereits angehängten Kontakte der Verteilerliste werden Ihnen unter Angehängte Kontakte und Angehängte unabhängige Kontakte angezeigt.

Abbildung 4.5. Verteilerlisten

Verteilerlisten

Image

Über dieses Karteikartenregister können Sie dem neu anzulegenden Kontakt eine Bilddatei hinzufügen. Üblicherweise wird es sich dabei um ein Bild der jeweiligen Person, oder im Falle von Firmen, um ein Firmenlogo handeln. Zum Hinzufügen eines neuen Bildes klicken Sie auf die Schaltfläche Browse und wählen über einen Dateimanager die hochzuladende Datei aus. Betätigen Sie danach die Schaltfläche Laden um den Uploadvorgang zu starten. Bitte beachten Sie, dass nur Bilder vom Typ JPEG verwendet werden dürfen.

Haben Sie alle Einträge vorgenommen, dann speichern Sie den neuen Kontakteintrag durch Betätigen der Schaltfläche Speichern.

Pflichtfeld Name

Bitte beachten Sie, dass das Pflichtfeld Name gefüllt bleiben muss. Ansonsten wird vom System eine Fehlermeldung generiert.