Kontakte - Ansichten

Zur Darstellung der Kontakte aus Ihren persönlichen Kontaktordnern sowie für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer können Sie über die Funktionen im Panelabschnitt Ansicht aus den drei nachstehend beschriebenen Ansichtstypen wählen.

In den Ansichten Telefonliste und Adresskarten zeigt die Titelleiste des Übersichtsfensters den aktuellen Pfad zu dem Ordner, den Sie im Ordnerbaum angeklickt haben. Sie können im Pfad navigieren, indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken.

Ansicht Telefonliste

In der Ansicht Telefonliste werden Ihnen die Kontakte des ausgewählten Ordners tabellarisch angezeigt. Die Symbole in der ersten Spalte repräsentieren die Kontaktart - die Symbole in der zweiten Spalte zeigen an, ob Kontakte als privat gekennzeichnet wurden. Ferner werden der Name, die Firma und deren Ort, die geschäftliche Festnetz- und Mobiltelefonnummer und die zugeordneten Flags dargestellt. Bei Verteilerlisten werden Ihnen nur die Namen sowie die Flags angezeigt.

Flags sind farbige Fähnchen, mittels derer Sie Ihre Kontakte zur besseren Unterscheidung kennzeichnen können, um somit z.B. Kunden von Lieferanten abzugrenzen. Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt „Kontakte mit Flags kennzeichnen“ dieses Kapitels.

Kontakte filtern

Sollten Sie sehr viele Kontakte verwalten, können Sie mithilfe der Schnellfilter-Leiste die dargestellten Kontakte filtern, um so die Zahl der angezeigten Kontakte und Ihre Suche nach bestimmten Kontakten einzugrenzen. Weitere Informationen zur Schnellfilter-Leiste finden Sie im Abschnitt „Ansicht Adresskarten“ dieses Kapitels.

Kontakte sortieren

Sie können die Anzeigeliste der Kontakte sortieren nach den Feldern Name, Firma, Stadt, Telefon (geschäftlich), Mobiltelefon oder Flag, wahlweise in alphabetisch auf- oder absteigender Reihenfolge. Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an, nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge (auf- oder absteigend) die aktuelle Darstellung der Kontakte sortiert ist.

Möchten Sie die Sortierung ändern, um z.B. Ihre Kontakte nach dem Feld Firma in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen, klicken Sie zunächst auf den Kopf der entsprechenden Spalte, um dieses Feld als Sortierkriterium zu wählen. Anschließend können Sie entweder über einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder über den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Kontakte absteigend sortieren.

Festlegung der Standardansicht

Sie können festlegen, welche Ansicht beim erstmaligen Öffnen des Moduls Kontakte nach Ihrer Anmeldung im Open-Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll - als Auswahl stehen Ihnen die Ansicht Telefonliste oder die nachfolgend beschriebene Ansicht Adresskarten zur Verfügung.

Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Kontakte finden Sie im Kapitel Einstellungen, Abschnitt „Optionen für das Modul Kontakte“.

Ansicht Adresskarten

In der Ansicht Adresskarten werden Ihnen die Kontakte aus dem aktuell geöffneten Kontaktordner in Form von Adresskarten angezeigt. Dargestellt werden der Vor- und Nachname, die Kontaktart, die zugewiesenen Flags und die Kennzeichnung als private Kontakte (in den Titeln der Adresskarten) sowie die geschäftliche Anschrift, die geschäftliche Festnetzrufnummer und die geschäftliche E-Mail-Adresse; bei Verteilerlisten werden nur die Namen und die zugeordneten Flags angezeigt.

Kontakte filtern

Auch in dieser Ansicht können Sie mithilfe der Schnellfilter-Leiste die dargestellten Kontakte filtern, um somit wiederum Ihre Suche nach bestimmten Kontakten einzugrenzen.

Schnellfilter-Leiste

Die in den Ansichten Telefonliste und Adresskarten enthaltene Schnellfilter-Leiste filtert die angezeigten Kontakte anhand des ersten Zeichens des Nachnamens der Kontakte bzw. des Namens der Verteilerlisten: wahlweise nach Anfangsbuchstaben (Filter A bis Z), nach Zahlen (Filter 123) oder nach Sonderzeichen (Filter #).

Um einen gesetzten Filter wieder auszuschalten, klicken Sie in der Schnellfilter-Leiste auf die Funktion Alle.

Ansicht Detail (Kontakte)

In der Ansicht Detail werden Ihnen alle Daten sowie Anlagen eines zuvor in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten ausgewählten Kontakts in zwei Registern angezeigt - Detailansichten von Verteilerlisten weichen von Detailansichten einzelner Kontakte ab und werden im Abschnitt „Ansicht Detail (Verteilerlisten)“ dieses Kapitels beschrieben.

Register Übersicht

Das Register Übersicht enthält personenbezogene Angaben (wie z.B. Vor- und Zuname) des ausgewählten Kontakts, geschäftliche und private Adresse sowie alle zugehörigen Kontaktdaten: Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adressen etc.

Als Ergänzung der vorgegebenen Felder können - mithilfe der dynamischen Felder - zusätzliche Daten in Kontakten erfasst werden, zu denen es im Open-Xchange Server standardmäßig keine Felder gibt. Wurden die dynamischen Felder für diese Zwecke verwendet, so werden die entsprechenden Inhalte ebenfalls in diesem Register angezeigt.

Alle Einträge dieses Registers, die am Ende der Bezeichnung einen nach unten weisenden Pfeil besitzen, geben Ihnen Zugriff auf alternative Informationen dieses Datenfelds: Um z.B. statt der geschäftlichen die private Anschrift des Kontakts anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil und wählen dann aus der Liste die gewünschte Anschrift aus.

Die Darstellung der alternativen Informationen ist nur temporär. Durch das Verlassen der Ansicht Detail wird die Anzeige im Register wieder auf die vorgegebenen Felder zurückgestellt.

Register Anlagen

Anlagen sind externe Dokumente (wie z.B. Wegbeschreibungen als Textdokumente, Angebote als Tabellenkalkulationen, Bilder usw.), die mit den Kontaktdaten abgespeichert werden können und so direkt mit dem Kontakt verbunden sind. Der Abschnitt „Anlagen zu Kontakten hinzufügen“ aus diesem Kapitel beschreibt, wie Sie einem Kontakt Anlagen zuordnen können.

Das Register Anlagen führt - sofern vorhanden - alle dem ausgewählten Kontakt zugeordneten Anlagen auf. Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente, deren Mime-Typ sowie die Dateigröße in KB an.

Anlagen aus Kontakten öffnen oder speichern

Wollen Sie eine Anlage des angezeigten Kontakts öffnen oder als Datei abspeichern, können Sie dies mithilfe der Funktionen Öffnen bzw. Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausführen. Hierzu wählen Sie die gewünschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel. Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel hierzu.

Abbildung 3.5. Kontakte in der Ansicht Detail - Register Anlagen

Kontakte in der Ansicht Detail - Register Anlagen

Das Öffnen einer Anlage öffnet die ausgewählte Datei in der zugehörigen Applikation: Tabellenkalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm, Textdokumente in Ihrer Textverarbeitungssoftware geöffnet. Gleiches gilt selbstverständlich auch für andere Dateitypen.

Das Speichern einer Anlage lädt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw. ein anderes Laufwerk, das Sie als Ziel für den Download angeben.

Anlagen aus Kontakten im InfoStore speichern

Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info-Eintrag im InfoStore, der über den Open-Xchange Server verwaltet wird. Diese Methode bietet den Vorteil, dass Sie und andere Benutzer über das Modul InfoStore auf diesen Info-Eintrag zugreifen können. Weitere Informationen zum InfoStore und Info-Einträgen finden Sie im Kapitel InfoStore.

Um eine Anlage aus einem Kontakt in einem Ihrer persönlichen oder einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen InfoStore-Ordner eines anderen Benutzers (das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt) zu speichern, wählen Sie die gewünschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern.

Dies öffnet das Fenster InfoStore-Eintrag, in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten (wie z.B. eine Internetadresse oder Anmerkungen) des neu zu erstellenden Info-Eintrags eingeben und den Zielordner wählen können. Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern, um den Info-Eintrag im ausgewählten Ordner abzuspeichern.

Anlagen als Einträge im InfoStore speichern

Um Anlagen aus Kontakten im InfoStore abspeichern zu können, müssen Sie über ausreichend freie Speicherkapazität auf dem Server verfügen. Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz überschritten, können Sie keine weiteren Anlagen aus Kontakten im InfoStore abspeichern. Angaben über Ihre aktuell verfügbare Speicherkapazität finden Sie auf der Startseite des Open-Xchange Server in der InfoBox.

Ansicht Detail (Verteilerlisten)

Bei Verteilerlisten enthält die Ansicht Detail nur das Register Übersicht, da Verteilerlisten keine Anlagen zugeordnet werden können.

Register Übersicht

Das Register Übersicht führt alle Mitglieder einer zuvor in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten ausgewählten Verteilerliste auf und zeigt deren E-Mail-Adressen an.

Aktive Ansicht nach Modulwechsel

Wechseln Sie aus dem Modul Kontakte in ein anderes Modul des Open-Xchange Server und kehren anschließend wieder in das Modul Kontakte zurück, wird Ihnen stets diejenige Mehrfachansicht angezeigt, die beim Verlassen des Moduls Kontakte zuletzt aktiv war - also entweder die Ansicht Telefonliste oder die Ansicht Adresskarten. Dies gilt auch für den Fall, dass Sie das Modul Kontakte aus der Ansicht Detail verlassen haben.