Importer

Les rendez-vous, les tâches et les contacts créés avec d'autres applications peuvent être importées. Cela présente les avantages suivants :

Types de fichiers pris en charge

Les types de fichiers suivants sont pris en charge :

  • ICAL

  • VCARD

  • CSV

Les fichiers de type ICAL servent aux échanges standardisés de données de calendrier comme les rendez-vous et les tâches. L'extension de fichier standard correspondante est « ics ».

Les fichiers de type VCard servent aux échanges standardisés de données de contact sous forme de cartes de visite électroniques. L'extension de fichier standard correspondante est « vcf ».

Les fichiers de type CSV servent aux échanges de données textuelles sous forme de tableaux. Les données de contact peuvent être importées depuis un fichier CSV. L'extension de fichier standard correspondante est « csv ».

Importer des rendez-vous et des tâches

Objets iCal pris en charge

Open-Xchange Server prend en charge la plupart des objets iCal. Une description de tous les objets iCal se trouve dans le document RFC 2445.

Dans le tableau suivant, vous pouvez voir quels sont les objets iCal pris en charge par Open-Xchange Server lorsqu'ils sont importés comme rendez-vous ou tâche. Les détails de la colonne « rendez-vous » et « tâches » ont la signification suivante :

  • Un « X » indique que l'objet sera importé. La valeur de l'objet est définie dans la RFC2445.

  • Le nombre « 255 » signifie que l'objet sera importé. La valeur désigne le nombre maximal de caractères autorisé.

  • « Illimité » signifie que l'objet sera importé. Le nombre de caractères n'est pas limité.

  • « - » signifie que l'objet ne sera pas importé.

Tableau 8.1. Objets iCal pris en charge

CatégorieObjet iCalRendez-vousTâches
Propriétés du calendrierCALSCALE--
 METHOD--
 PRODIDXX
 VERSIONXX
Composants du calendrierVALARMXX
 VEVENTXX
 VFREEBUSY--
 VJOURNAL--
 VTIMEZONEXX
 VTODOXX
Propriétés des composantsATTACH--
 ATTENDEEXX
 CATEGORIESXX
 CLASSXX
 COMMENT--
 COMPLETEDXX
 CONTACT--
 CREATEDXX
 DESCRIPTIONIllimitéesIllimitées
 DTENDXX
 DTSTAMPXX
 DTSTARTXX
 DUEXX
 DURATIONXX
 EXDATEX-
 EXRULE--
 FREEBUSYXX
 GEO--
 LAST-MODIFIED--
 LOCATION255-
 ORGANIZER--
 PERCENT-COMPLETE-X
 PRIORITY-X
 RDATE--
 RECURRENCE-ID--
 RELATED-TO--
 REPEAT--
 REQUEST-STATUS--
 RESOURCESX-
 RRULEXX
 SEQUENCE--
 STATUS-X
 SUMMARY255255
 TRANSP-X
 TRIGGERXX
 TZIDXX
 TZNAMEXX
 TZOFFSETFROMXX
 TZOFFSETTOXX
 TZURLXX
 UIDXX
 URL--
Paramètres des propriétésCUTYPEXX
 DELEGATED-FROM--
 DELEGATED-TOXX
 DIR--
 ENCODINGXX
 FMTTYPE--
 FBTYPE--
 LANGUAGE--
 MEMBER--
 PARTSTAT--
 RANGE--
 RELATED--
 RELTYPE--
 ROLE--
 RSVP--
 SENT-BY--
 TZIDXX
 VALUEXX

Propriétés des objets iCal non pris en charge

Open-Xchange Server prend en charge les rendez-vous comme par exemple : « Le dernier dimanche d'un mois ». Cependant, l'application ne gère pas les rendez-vous où les jours sont comptés à partir de la fin du mois. Exemple : « L'avant-dernier dimanche d'un mois ». Si un rendez-vous comporte une telle information, le rendez-vous ne sera pas importé.

Open-Xchange Server ne prend pas en charge les rappels répétés. Exemple : « Me rappeler quatre fois ». Si un rendez-vous comprend un tel détail, l'information sera ignorée.

Importer

Pour importer des rendez-vous et des tâches, cliquez sur Configuration dans la barre de modules puis sur Importer dans l'arborescence des dossiers. La boîte de dialogue d'importation affiche les options d'importation.

Choisissez le type de fichier ICAL. Pour importer des rendez-vous, choisissez Rendez-vous dans la liste déroulante. Pour importer des tâches, choisissez Tâches dans la liste déroulante.

Cliquez sur Dossier et sélectionnez le dossier cible pour l'importation. Cliquez sur Parcourir et choisissez le fichier à importer. Assurez-vous que le fichier sélectionné est de type ICAL.

Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction Importer du tableau de bord.

Vous pouvez également ouvrir le dialogue d'importation en cliquant sur Importer dans le menu contextuel d'un dossier de calendrier ou de tâches.

Figure 8.2. Importer des rendez-vous et des tâches

Importer des rendez-vous et des tâches

Importer des contacts au format VCARD

Pour importer des contacts, cliquez sur Réglages dans la barre de modules et ensuite sur Importer dans l'arborescence des dossiers. La boîte de dialogue d'importation affiche les réglages d'importation.

Pour importer des données de contact sous forme de cartes de visite électroniques, choisissez VCARD. Cliquez sur Dossier et sélectionnez le dossier cible pour l'importation.

Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier à importer. Assurez-vous que le fichier sélectionné est du type VCARD.

Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction Importer du tableau de bord.

Vous pouvez également ouvrir la fenêtre du dialogue d'importation en cliquant sur Importer dans le menu contextuel d'un dossier de contacts.

Figure 8.3. Importer des contacts au format VCARD

Importer des contacts au format VCARD

Importer des contacts au format CSV

Les fichiers CSV suivants sont pris en charge :

  • Les fichiers CSV par défaut, séparés par des virgules

  • Les fichiers CSV provenant de MS Outlook

Fichier CSV par défaut

Un fichier CSV par défaut présente les contacts en format tableau. Les colonnes d'une ligne contiennent les champs de données du contact. La fin d'une ligne est signalée par un saut de ligne. Les champs de données sont séparés par des virgules. La première ligne correspond à l'en-tête de colonne et contient les noms des champs de données.

Un fichier CSV peut, par exemple, être créé avec un tableur ou un éditeur de texte. Veillez à ce que les détails suivants soient pris en considération.

  • S'il y a des trémas dans les champs de données du fichier CSV, il faut encoder ce dernier en UTF-8.

  • La première ligne du fichier CSV doit contenir au moins un des titres de colonne mentionnés ci-dessous.

  • Les titres de colonnes sont sensibles à la casse.

  • L'ordre des colonnes n'a aucune importance. Les données importées seront affectées aux champs de données d'Open-Xchange Server au moyen des en-têtes de colonnes.

  • Les champs de données sont séparés par des virgules.

  • S'il y a des données invalides dans un champ de données, le contact correspondant sera ignoré. Les données sont invalides si :

    • Le nombre de caractères est dépassé. Le tableau ci-dessous indique le nombre de caractères autorisé pour chaque champ de données.

    • Un champ de données présente un format incorrect.

  • Les champs de données doivent être mis en forme de la manière suivante :

    • Tous les champs du message électronique doivent contenir le caractère arobase (« @ »).

    • Les champs de données doivent être dans un format valide. Les format de date suivants sont valides :

      • dd.mm.yyyy

      • dd/mm/yyyy

      • yyyy-mm-dd

    • Tous les autres champs de données peuvent contenir n'importe quel caractère.

    • Il est permis d'avoir un champ de données vide.

La première ligne du fichier CSV doit contenir un ou plusieurs des en-têtes de colonnes suivants :

Display nameSur nameGiven nameMiddle name
SuffixTitleStreet homePostal code home
City homeState homeCountry homeMartial status
Number of childrenProfessionNicknameSpouse name
NoteCompanyDepartmentPosition
Room numberStreet businessPostal code businessCity business
State businessCountry businessNumber of employeeSales volume
Tax idCommercial registerBranchesManager's name
Assistant's nameStreet otherPostal code otherCity other
State otherCountry otherTelephone business 1Telephone business 2
FAX businessTelephone carTelephone companyTelephone home 1
Telephone home 2FAX homeCellular telephone 1Cellular telephone 2
Telephone otherFAX otherTelephone pagerTelephone telex
Telephone TTY/TDDInstantmessenger 1Instantmessenger 2Telephone IP
Email 1Email 2Email 3URL
CategoriesDynamic Field 1Dynamic Field 2Dynamic Field 3
Dynamic Field 4Dynamic Field 5Dynamic Field 6Dynamic Field 7
Dynamic Field 8Dynamic Field 9Dynamic Field 10Dynamic Field 11
Dynamic Field 12Dynamic Field 13Dynamic Field 14Dynamic Field 15
Dynamic Field 16Dynamic Field 17Dynamic Field 18Dynamic Field 19
Dynamic Field 20privateBirthdayAnniversay

Pendant l'importation, les champs de données du fichier CSV seront affectés à certains champs de données d'Open-Xchange Server. Le tableau suivant présente les champs de contact du collecticiel et les champs auxquels ils sont affectés. Il affiche en outre le nombre maximal de caractères autorisé pour le champ de données.

Tableau 8.2. Affectation des champs de données du fichier CSV

Champs de données dans la boîte de dialogue des contactsChamp de données CSV
OngletChamp de donnéesNombre maximal de caractères
ProfessionnelTitre64Title
 Prénom128Given name
 Second prénom128Middle name
 Nom128Sur name
 Suffixe64Suffix
 Nom affiché320Display name
 Société512Company
 Rue256Street business
 Code postal64Postal code business
 Ville128City business
 Pays64Country business
 État64State business
 Département128Department
 Position128Position
 Numéro de salle64Room number
 Numéro d'employé64Number of employee
 Tél. (professionnel)64Telephone business 1
 Téléphone (professionnel 2)128Telephone business 2
 Fax (professionnel)64FAX business
 Téléphone (de la société)64Telephone company
 Portable64Cellular telephone 1
 URL128URL
 Courriel (professionnel)256Email 1
 MI (professionnelle)64Instantmessenger 1
 Marques1024Categories
 Type private
PrivéProfession64Profession
 Date de naissance Birthday
 Rue256Street home
 Code postal64Postal code home
 Ville64City home
 État64State home
 Pays64Country home
 Surnom64Nickname
 Tél. (privé)64Telephone home 1
 Tél. (privé 2)64Telephone home 2
 Fax (privé)64FAX home
 Portable (privé)64Cellular telephone 2
 Tél. IP (privé)64Telephone IP
 Courriel (privé)256Email 2
 Situation de famille64Martial status
 Anniversaire Anniversay
 MI (privée)64Instantmessenger 2
 Afficheur portable64Telephone pager
 Commentaires5680Note
SupplémentaireRue (autre)256Street other
 Code postal (autre)64Postal code other
 Ville (autre)64City other
 État (autre)64State other
 Pays (autre)64Country other
 Téléphone (autre)64Telephone other
 Fax (autre)64FAX other
 Courriel (autre)256Email 3
 Tél. (voiture)64Telephone car
 Téléscripteur / tél. malentendants64Telephone TTY/TDD
 Chiffre d'affaires64Sales volume
 Code fiscal128Tax id
 Registre du commerce64Commercial register
 Filiales64Branches
 Directeur64Manager's name
 Assistant64Assistant's name
 Télex64Telephone telex
 Nom du conjoint64Spouse name
 Enfants64Number of children
 Optionnel 1 .. 2064Dynamic Field 1 .. 20

Fichier CVS MS Outlook

Tous les fichiers MS Outlook qui sont créés au moyen de la fonction d'exportation dans MS Outlook sont pris en charge. Pour créer un fichier CSV dans MS Outlook pouvant être importé dans le collecticiel, procédez comme suit :

  1. Allez dans l'élément de menu Fichier|Importer et exporter.

  2. Dans la boîte de dialogue Assistant d'Importation et d'Exportation, choisissez la ligne Exporter des données vers un fichier. Cliquez sur Suivant.

  3. Choisissez la ligne Valeurs séparées par des virgules (Windows). Cliquez sur Suivant.

  4. Sélectionnez le dossier de contacts à exporter. Cliquez sur Suivant.

  5. Définissez le nom et l'emplacement destinés au fichier de sortie. Cliquez sur Suivant.

  6. Pour achever le processus d'exportation, cliquez sur Terminer. Note : laissez la case « Exporter "Contacts" à partir du dossier ... » cochée. Ne cliquez pas sur Champs personnalisés. Laissez les réglages par défaut tels quels.

Le nouveau fichier CSV contient tous les champs de données des contacts exportés. Les champs suivants sont importés dans le collecticiel :

CompteAnniversaire de mariage ou fêteNom de l'assistant(e)
AnniversaireVille (bureau)Pays (bureau)
Télécopie (bureau)Téléphone (bureau)Téléphone 2 (bureau)
Code postal (bureau)Dép/Région (bureau)Rue (bureau)
Téléphone (voiture)CatégoriesEnfants
SociétéTéléphone sociétéService
Adresse de messagerie 2Adresse de messagerie 3Prénom
Ville (domicile)Pays (domicile)Télécopie (domicile)
Téléphone (domicile)Téléphone 2 (domicile)Code postal (domicile)
Dép/Région (domicile)Rue (domicile)Nom
ResponsableDeuxième prénomTél. mobile
NotesNuméro d'identification de l'organisationVille (autre)
Pays (autre)Télécopie (autre)Téléphone (autre)
Code postal (autre)Dép/Région (autre)Rue (autre)
Récepteur de radiomessagerieProfessionCritère de diffusion
Conjoint(e)SuffixeTélex
TitreTéléphone TTY/TDDPage Web

Si un champ de données du fichier CSV de MS Outlook contient plus de caractères que le nombre autorisé, le contact en question sera ignoré pendant l'importation.

Lors de l'importation, les champs de données du fichier de MS Outlook seront affectés à certains champs de données d'Open-Xchange Server. Le tableau suivant en montre l'affectation en listant les champs de données qui sont affichés lors de l'édition d'un contact dans le collecticiel. Il affiche en outre le nombre maximal de caractères autorisé pour chaque champ de données.

Tableau 8.3. Correspondance avec les données des fichiers MS Outlook CSV

Champs dans la boîte de dialogue ContactChamp MS Outlook CSV
Champ de donnéesOngletNombre maximal de caractères
ProfessionnelTitre64Titre
 Prénom128Prénom
 Second prénom128Deuxième prénom
 Nom128Nom
 Suffixe64Suffixe
 Société512Société
 Rue256Rue (bureau)
 Code postal64Code postal (bureau)
 Ville128Ville (bureau)
 Pays64Pays (bureau)
 État64Dép/Région (bureau)
 Département128Service
 Tél. (professionnel)64Téléphone (bureau)
 Tél. (professionnel 2)128Téléphone 2 (bureau)
 Fax (professionnel)64Télécopie (bureau)
 Tél. (de la société)64Téléphone société
 Portable64Tél. mobile
 URL128Page Web
 Courriel (professionnel)256Adresse de messagerie
 Marques1024Catégories
 Type Critère de diffusion
PrivéProfession64Profession
 Date de naissance Anniversaire
 Rue256Rue (domicile)
 Code postal64Code postal (domicile)
 Ville64Ville (domicile)
 État64Dép/Région (domicile)
 Pays64Pays (domicile)
 Tél. (privé)64Téléphone (domicile)
 Tél. (privé 2)64Téléphone 2 (domicile)
 Fax (privé)64Télécopie (domicile)
 Courriel (privé)256Adresse de messagerie 2
 Anniversaire Anniversaire de mariage ou fête
 Afficheur portable64Récepteur de radiomessagerie
 Commentaire5680Notes
SupplémentaireRue (autre)256Rue (autre)
 Code postal (autre)64Code postal (autre)
 Ville (autre)64Ville (autre)
 État (autre)64Dép/Région (autre)
 Pays (autre)64Pays (autre)
 Tél. (autre)64Téléphone (autre)
 Fax (autre)64Télécopie (autre)
 Courriel (autre)64Adresse de messagerie 3
 Tél. (voiture)64Téléphone (voiture)
 Téléscripteur / tél. malentendants64Téléphone TTY/TDD
 Registre du commerce64Numéro d'identification de l'organisation
 Directeur64Responsable
 Assistant64Nom de l'assistant(e)
 Télex64Télex
 Nom du conjoint64Conjoint(e)
 Enfants64Enfants

Importer

Quelques conseils importants sur l'importation

Veillez à utiliser des fichiers d'importation valides. Vous trouverez des conseils sur les fichiers d'importation valides dans les sections la section intitulée « Fichier CSV par défaut » et la section intitulée « Fichier CVS MS Outlook ».

Si un fichier d'importation contient des données invalides, le contact correspondant sera ignoré pendant l'importation.

Il n'y a aucune vérification des doublons pendant l'importation. Les contacts sont saisis autant de fois qu'ils sont importés.

Pour importer des contacts provenant d'un fichier CSV par défaut ou d'un fichier MS Outlook, procédez comme suit :

Pour importer des contacts, cliquez sur Réglages dans la barre de modules et ensuite sur Importer dans l'arborescence des dossiers. La boîte de dialogue d'importation affiche les réglages d'importation.

Pour importer des données de contact depuis un fichier, choisissez CSV.

Pour importer des données au format CSV par défaut, choisissez Séparé(e)s par des virgules. Pour importer des données au format CSV de MS Outlook, choisissez Fichier Outlook.

Cliquez sur Dossier et sélectionnez le dossier pour l'importation. Cliquez sur Parcourir et choisissez le fichier à importer. Assurez-vous que le fichier sélectionné est de type CSV.

Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction Importer du tableau de bord.

Vous pouvez également ouvrir la fenêtre du dialogue d'importation en cliquant sur Importer dans le menu contextuel d'un dossier de contacts.

Figure 8.4. Importer des contacts au format CSV

Importer des contacts au format CSV