Damit Sie als interner Benutzer gemeinsame Termine mit externen Teilnehmern planen können, müssen die Termindaten zwischen dem Open-Xchange-Server und der Kalenderanwendung des externen Teilnehmers ausgetauscht werden.
Dabei existieren zwei unterschiedliche Situationen:
Sie als interner Benutzer erstellen oder ändern einen Termin.
Ein externer Teilnehmer erstellt oder ändert einen Termin, zu dem Sie eingeladen sind.
Wenn Sie beim Anlegen des Termins die Einstellung
aktivieren, erhalten externe Teilnehmer eine E-Mail mit den Termindaten im iCal-Format als Anlage. Die E-Mail mit den Termindaten wird an externe Teilnehmer gesendet, wenn ein interner Benutzerden Termin anlegt,
Teilnehmer hinzufügt,
den Termin löscht.
Mit den gesendeten Daten können externe Teilnehmer den Termin in ihrer Kalenderanwendung verwalten.
Informationen zum Hinzufügen von externen Teilnehmern zu einem Termin finden Sie in : Externe Teilnehmer ohne Adressbuch-Eintrag hinzufügen.
Wenn Sie von einem externen Teilnehmer eine E-Mail erhalten, die Termindaten im iCal-Format als Anlage enthält, können Sie
die Termineinladung beantworten, indem Sie den Termin annehmen oder ablehnen,
einen vorhandenen Termin aktualisieren, wenn Teilnehmer ihren Bestätigungsstatus geändert haben.
So beantworten Sie die Termineinladung eines externen Teilnehmers:
Wechseln Sie in das Modul E-Mail.
Zeigen Sie die E-Mail mit der Termineinladung in der H-Split-Ansicht oder V-Split-Ansicht an.
Beantworten Sie die Einladung mit Hilfe der Bedienelemente, die unterhalb des E-Mail-Headers angezeigt werden:
Geben Sie eine Kommentar ein.
Wenn Sie teilnehmen möchten, klicken Sie auf
.Wenn Sie nicht teilnehmen möchten, klicken Sie auf
.
Ergebnis: Der Termin wird in Ihrem Kalender eingetragen. Der externe Teilnehmer wird über Ihre Antwort per E-Mail informiert.
So aktualisieren Sie den Teilnahmestatus eines externen Teilnehmers:
Wechseln Sie in das Modul E-Mail.
Zeigen Sie die E-Mail mit dem geänderten Teilnahmestatus in der H-Split-Ansicht oder V-Split-Ansicht an.
Klicken Sie unterhalb des E-Mail-Headers auf
.Ergebnis: Der Termin wird in Ihrem Kalender aktualisiert.