InfoStore-Einträge verwalten

InfoStore-Einträge suchen

Mit Hilfe eines Suchbegriffs können Sie InfoStore-Einträge im aktuellen InfoStore-Ordner finden. Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette, nach der gesucht wird.

Gefunden werden InfoStore-Einträge, die den Suchbegriff im Titel enthalten.

Beispiel: Um die InfoStore-Einträge mit den Titeln "Marketingausgaben" und "Grundsätze zum Marketing" zu finden, verwenden Sie den Suchbegriff "marketing".

So suchen Sie nach einem InfoStore-Eintrag:

  1. Wählen Sie im Ordnerbaum den InfoStore-Ordner, den Sie durchsuchen wollen.

  2. Wählen Sie die Ansicht H-Split oder Liste.

  3. Geben Sie im Panel-Abschnitt Suchen in das Eingabefeld den Suchbegriff ein

    Hinweis: Wenn der Panel-Abschnitt Suchen nicht angezeigt wird, klicken Sie im Panel rechts oben auf das Symbol Schnelleinstellungen . Aktivieren Sie im Popup-Menü die Suchfunktion.

  4. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Suchen auf das Symbol Suchen .

Ergebnis: Das Übersichtsfenster zeigt nur die InfoStore-Einträge, die zum Suchbegriff passen.

So zeigen Sie alle InfoStore-Einträge des aktuellen InfoStore-Ordners an:

Klicken Sie im Panel-Abschnitt Suchen auf Zurücksetzen.

InfoStore-Einträge bearbeiten

Sie können alle Daten, die Sie beim Anlegen des InfoStore-Einträge eingetragen haben, nachträglich bearbeiten.

Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen InfoStore-Ordner einen InfoStore-Eintrag bearbeiten möchten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Objekte dieser InfoStore-Ordner.

So bearbeiten Sie einen InfoStore-Eintrag:

  1. Wählen Sie einen InfoStore-Eintrag in der Ansicht H-Split oder Liste.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Bearbeiten. Das Fenster InfoStore-Eintrag öffnet sich.

  3. Bearbeiten Sie die Daten des InfoStore-Eintrags. Eine ausführliche Beschreibung der Daten finden Sie in : InfoStore-Eintrag anlegen. Eine Anleitung zum Arbeiten mit Dokumentversionen finden Sie in : Mit Dokumentversionen arbeiten.

  4. Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern. Das Fenster wird geschlossen.

Ergebnis: Der InfoStore-Eintrag wird geändert.

Wenn Sie die Änderungen nicht übernehmen wollen, klicken Sie im Panel-Abschnitt Fenster auf Abbrechen.

Tipp: Sie können InfoStore-Einträge auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder durch einen Doppelklick auf einen InfoStore-Eintrag bearbeiten.

InfoStore-Eintrag sperren

Wenn Sie einen InfoStore-Eintrag bearbeiten, sollten Sie diesen Eintrag sperren. Die Sperre hat folgende Funktionen:

  • Die Sperre weist andere Benutzer darauf hin, dass der InfoStore-Eintrag zur Zeit bearbeitet wird und eventuell nicht mehr aktuell ist.

  • Wenn sich der gesperrte InfoStore-Eintrag in einem InfoStore-Ordner befindet, den Sie für andere Benutzer mit Bearbeitungsrechten freigegeben haben, können andere Benutzer den gesperrten InfoStore-Eintrag nicht bearbeiten.

So sperren Sie einen InfoStore-Eintrag:

  1. Wählen Sie einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge in der Ansicht H-Split oder Liste.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Sperren.

Sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, sollten Sie die Sperre aufheben.

So heben Sie die Sperre auf:

  1. Wählen Sie einen gesperrten InfoStore-Eintrag oder mehrere gesperrte InfoStore-Einträge in der Ansicht H-Split oder Liste.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Sperre aufheben.

Tipp: Sie können die Funktionen Sperren und Sperre aufheben auch im Kontextmenü aufrufen.

Dokument entfernen

Sie können das Dokument eines InfoStore-Eintrags entfernen. Dabei werden alle Dokumentversionen entfernt. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Dokumentversionen finden Sie in : Mit Dokumentversionen arbeiten.

Hinweis: Diese Funktion löscht keine Dokumente auf Ihrer lokalen Festplatte.

So entfernen Sie ein Dokument eines InfoStore-Eintrags:

  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Bearbeiten. Das Fenster InfoStore-Eintrag öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Das Fenster Datei entfernen öffnet sich.

  4. Wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Dateiversionen des Dokuments aus dem InfoStore-Eintrag entfernen wollen, klicken Sie auf Ja.

Ergebnis: Alle Dateiversionen des Dokuments werden aus dem die InfoStore-Eintrag entfernt. Der InfoStore-Eintrag selbst bleibt erhalten.

Mit Dokumentversionen arbeiten

Wenn ein InfoStore-Eintrag ein Dokument enthält, können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • Eine neue Dokumentversion hinzufügen

  • Eine Dokumentversion entfernen

  • Eine Dokumentversion als aktuelle Version festlegen

So fügen Sie eine neue Dokumentversion hinzu:

  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Bearbeiten. Das Fenster InfoStore-Eintrag öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.

  5. Wählen Sie die Datei, die Sie als Anlage hinzufügen wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.

  6. Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern. Das Fenster wird geschlossen.

  7. Geben Sie im Popup-Fenster Anmerkungen zur Version bei Bedarf eine Anmerkung ein.

  8. Klicken Sie im Popup-Fenster auf OK. Wenn Sie keinen Kommentar eingeben möchten, klicken Sie auf Kein Kommentar. Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen.

Ergebnis: Das Dokument wird auf den Server übertragen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Fenster InfoStore-Eintrag geschlossen.

Hinweis: Je nach der Dateigröße des Dokuments und der Übertragungsrate der Verbindung kann dieser Vorgang einige Zeit dauern.

So entfernen Sie eine Dokumentversion aus einem InfoStore-Eintrag:

  1. Zeigen Sie einen InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an.

  2. Wählen Sie das Register Versionen.

  3. Wählen Sie oben in der Listenansicht eine Dokumentversion.

  4. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Version auf Löschen. Das Fenster Version löschen öffnet sich.

  5. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Dokumentversion entfernen wollen, klicken Sie auf Ja.

Ergebnis: Die Dokumentversion wird aus dem InfoStore-Eintrag gelöscht.

Hinweis: Diese Funktion löscht keine Dokumente auf Ihrer lokalen Festplatte.

So legen Sie Sie eine Dokumentversion als aktuelle Version fest:

  1. Zeigen Sie einen InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an.

  2. Wählen Sie das Register Versionen.

  3. Wählen Sie oben in der Listenansicht eine Dokumentversion.

  4. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Version auf Aktuell.

Ergebnis: Die gewählte Dokumentversion ist aktuell.

InfoStore-Einträge drucken

Um InfoStore-Einträge zu drucken, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Drucken einer Liste von InfoStore-Einträgen

  • Drucken der Daten eines InfoStore-Eintrags

So drucken Sie eine Liste von InfoStore-Einträgen:

  1. Zeigen Sie InfoStore-Einträge in der Listenansicht an.

  2. Legen Sie fest, welche InfoStore-Einträge Sie drucken möchten:

    • Wenn Sie nur einen Teil der InfoStore-Einträge drucken möchten, wählen Sie die InfoStore-Einträge, die Sie drucken möchten.

    • Wenn Sie alle InfoStore-Einträge der Listenansicht drucken möchten, wählen Sie entweder alle InfoStore-Einträge oder keine.

  3. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Drucken. Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.

  4. Falls erforderlich, ändern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.

  5. Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken.

Ergebnis: Die Liste der InfoStore-Einträge wird gedruckt.

So drucken Sie die Daten eines InfoStore-Eintrags:

  1. Zeigen Sie einen InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Drucken. Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.

  3. Falls erforderlich, ändern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.

  4. Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken.

Ergebnis: Die Daten des InfoStore-Eintrags werden gedruckt.

InfoStore-Einträge verschieben

Sie haben folgende Möglichkeiten, um InfoStore-Einträge zu verschieben:

  • Mit Hilfe der Panel-Funktion

  • Mit Hilfe von Drag & Drop

Hinweis: Wenn Sie InfoStore-Einträge aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner verschieben, benötigen Sie folgende Rechte:

  • Für den Ausgangsordner Löschrechte für die Objekte dieses Ordners

  • Für den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten

So verschieben Sie InfoStore-Einträge mit Hilfe der Panel-Funktion:

  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Verschieben. Das Fenster Ordner wählen öffnet sich.

  3. Klicken Sie im Fenster Ordner wählen auf einen InfoStore-Ordner. Sie können nur Ordner anklicken, in die Sie InfoStore-Einträge verschieben können.

Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden verschoben.

Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, klicken Sie im Fenster Ordner wählen oben rechts auf die Schaltfläche Ende.

So verschieben Sie InfoStore-Einträge mit Hilfe von Drag and Drop:

  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge.

  2. Ziehen Sie einen gewählten InfoStore-Eintrag auf einen InfoStore-Ordner. Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise:

    • Wenn Sie auf ein gültiges Ziel ziehen, wird ein grünes Häkchen angezeigt.

    • Wenn Sie auf ein ungültiges Ziel ziehen, wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt.

  3. Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los.

Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden verschoben.

Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, lassen Sie die Maustaste auf einem ungültigen Ziel los.

InfoStore-Einträge mit Flags kennzeichnen

Flags sind farbige Markierungen, mit denen Sie InfoStore-Eintrag unterschiedlich kennzeichnen können. Sie können frei darüber entscheiden, was die Farben für Sie bedeuten.

In den Ansichten H-Split und Liste werden die Flags in der letzten Spalte angezeigt.

So kennzeichnen Sie InfoStore-Eintrag mit Flags:

  1. Wählen Sie einen InfoStore-Eintrag in der Ansicht H-Split oder Liste.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Flags auf ein beliebiges Flag, aber nicht auf das erste Flag.

Ergebnis: Die gewählten InfoStore-Einträge werden mit Flags gekennzeichnet.

So löschen Sie Flags:

  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste InfoStore-Einträge, die mit Flags gekennzeichnet sind.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt Flags auf das erste Flag.

Ergebnis: Die Flags werden gelöscht.

InfoStore-Einträge löschen

Achtung: Gelöschte InfoStore-Einträge können nicht wieder hergestellt werden. Bevor Sie einen InfoStore-Eintrag löschen, stellen Sie sicher, dass Sie den InfoStore-Eintrag nicht mehr benötigen.

Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen InfoStore-Ordner einen InfoStore-Eintrag löschen möchten, benötigen Sie Löschrechte für die Objekte dieser InfoStore-Ordner.

So löschen Sie einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge:

  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge.

  2. Klicken Sie im Panel-Abschnitt InfoEintrag auf Löschen. Das Fenster Objekte löschen öffnet sich.

  3. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die InfoStore-Einträge löschen wollen, klicken Sie auf Ja.

Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden endgültig gelöscht.

Tipp: Sie können InfoStore-Einträge auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder mit Hilfe der Taste <entf> löschen.

Mit WebDAV auf InfoStore-Einträge zugreifen

Mit Hilfe von WebDAV greifen Sie auf InfoStore-Einträge genauso zu wie auf lokale Dateien Ihrer Festplatte. Im Vergleich zum Zugriff über die Groupware GUI bietet WebDAV Vorteile und Nachteile:

  • Vorteil ist der schnelle, direkten Zugriff mit Hilfe des Browsers bzw. Explorers. Sie müssen nicht in der Groupware GUI angemeldet sein.

  • Der Nachteil ist, dass Sie nur die aktuelle Dokumentversion sehen. Die Versionshistorie oder Zusatzinformationen wie Kommentare werden nicht angezeigt.

Achtung: Wenn Sie mit WebDAV einen InfoStore-Eintrag löschen, gehen alle Versionen des Dokuments verloren, nicht nur die aktuelle Version. Um eine bestimmte Dokumentversion zu löschen, verwenden Sie ausschließlich die Methoden, die in : Mit Dokumentversionen arbeiten beschrieben sind.

Je nach Betriebssystem Ihres Arbeitsplatzrechners richten Sie den WebDAV-Zugriff auf den InfoStore auf unterschiedliche Art ein.

Zugreifen unter Linux

So greifen Sie unter Linux mit WebDAV auf InfoStore-Einträge zu:

  1. Öffnen Sie den KDE Konqueror oder einen vergleichbaren Browser.

  2. Geben Sie in der Adressleiste die folgende Adresse ein: webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore Dabei ersetzen Sie <adresse> durch die IP-Adresse oder URL des Open-Xchange Servers.

  3. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort für den Zugang zum Open-Xchange Server ein.

Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden im Browser angezeigt.

Zugreifen unter Windows XP

So greifen Sie unter Windows XP mit WebDAV auf InfoStore-Einträge zu:

  1. Öffnen Sie im Windows-Startmenü die Netzwerkumgebung oder doppelklicken Sie auf dem Windows Desktop auf das Symbol Netzwerkumgebung.

  2. Klicken Sie im Dialogfenster Netzwerkumgebung im Bereich Netzwerkaufgaben auf Netzwerkressource hinzufügen. Der Assistent zum Hinzufügen von Netzwerkressourcen wird gestartet. Klicken Sie auf Weiter.

  3. Im nächsten Dialogfenster wählen Sie Eine andere Netzwerkressource auswählen.

  4. Geben Sie die folgende Adresse ein: webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore Dabei ersetzen Sie <adresse> durch die IP-Adresse oder URL des Open-Xchange Servers.

  5. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort für den Zugang zum Open-Xchange Server ein.

  6. Im nächsten Dialogfenster können Sie der Ressource einen Namen zuweisen.

    Hinweis: Falls Sie ihre Kodierung auf ISO eingestellt haben, verwenden Sie keine Umlaute beim Anlegen von Ordnern oder Dokumenten. Der Open-Xchange Server verwendet UTF-8 als Kodierung.

  7. Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf Fertigstellen.

Ergebnis: Sie können mit Hilfe der Netzwerkumgebung auf Ihre InfoStore-Einträge zugreifen.

Zugreifen unter Windows Vista

Sie müssen ein Microsoft Software Update installieren, bevor Sie WebDAV nutzen können.

So installieren Sie das Microsoft Software Update für WebDAV:

  1. Starten Sie einen Web-Browser.

  2. Geben Sie folgende Adresse ein: http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. Unterhalb der Überschrift Weitere Informationen klicken Sie auf Download the Software Update for Web Folders package now.

  4. Klicken Sie auf der Download-Seite auf Download. Die Datei Webfldrs-KB907306-ENU.exe wird heruntergeladen.

  5. Doppelklicken Sie auf die Datei. Die Installation wird ausgeführt.

So greifen Sie unter Windows Vista mit WebDAV auf InfoStore-Einträge zu:

  1. Wählen sie im Windows-Startmenü den Eintrag Computer.

  2. Klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der rechten Fenster- hälfte. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Netzwerkressource hinzufügen. Das Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzufügen öffnet sich. Klicken Sie auf Weiter.

  3. Wählen Sie Eine benutzerdefinierte Netzwerkressource auswählen. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Im Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzufügen geben Sie die folgende Adresse ein: webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore Dabei ersetzen Sie <adresse> durch die IP-Adresse oder URL des Open-Xchange Servers.

  5. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort für den Zugang zum Open-Xchange Server ein.

  6. Im nächsten Dialogfenster können Sie der Ressource einen Namen zuweisen.

  7. Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf Fertigstellen.

Ergebnis: Unterhalb von Computer können Sie auf Ihre InfoStore-Einträge zugreifen.