Sie können Termine, Aufgaben und Kontaktdaten, die Sie mit anderen Anwendungen erstellt haben, in die Groupware importieren.
Folgende Daten werden unterstützt:
iCal
vCard
CSV
Daten vom Typ iCal dienen dem standardisierten Austausch von Kalenderdaten wie Termine und Aufgaben. Die übliche Namenserweiterung einer iCal-Datei ist ics.
Daten vom Typ vCard dienen dem standardisierten Austausch von Kontaktdaten in Form einer elektronischen Visitenkarte. Die übliche Namenserweiterung einer vCard-Datei ist vcf.
Daten vom Typ CSV dienen dem Austausch von Textdaten in Form einer Tabelle. Sie können aus einer CSV-Datei Kontaktdaten importieren. Die übliche Namenserweiterung einer CSV-Datei ist csv.
Eine Beschreibung aller iCal-Objekte finden Sie im Dokument RFC2445.
Die folgende Tabelle zeigt, welche iCal-Objekte in die Groupware importiert werden und welche nicht. Die Angaben in den Spalten "Termine" und "Aufgaben" haben folgende Bedeutung:
Die Angabe "X" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Der Wert des Objekts ist in RFC2445 festgelegt.
Eine Zahl wie "255" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Die Zahl gibt die maximale Anzahl von Zeichen an.
Die Angabe "ungebrenzt" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Die maximale Anzahl von Zeichen ist nicht begrenzt.
Die Angabe "-" bedeutet, dass das Objekt nicht importiert wird.
Kategorie | iCal-Objekt | Termine | Aufgaben |
---|---|---|---|
Calendar Properties | CALSCALE | - | - |
METHOD | - | - | |
PRODID | X | X | |
VERSION | X | X | |
Calendar Components | VALARM | X | X |
VEVENT | X | X | |
VFREEBUSY | - | - | |
VJOURNAL | - | - | |
VTIMEZONE | X | X | |
VTODO | X | X | |
Component Properties | ATTACH | - | - |
ATTENDEE | X | X | |
CATEGORIES | X | X | |
CLASS | X | X | |
COMMENT | - | - | |
COMPLETED | - | X | |
CONTACT | - | - | |
CREATED | X | X | |
DESCRIPTION | Unbegrenzt | Unbegrenzt | |
DTEND | X | X | |
DTSTAMP | X | X | |
DTSTART | X | X | |
DUE | X | X | |
DURATION | X | X | |
EXDATE | X | - | |
EXRULE | - | - | |
FREEBUSY | - | - | |
GEO | - | - | |
LAST-MODIFIED | - | - | |
LOCATION | 255 | - | |
ORGANIZER | - | - | |
PERCENT-COMPLETE | - | X | |
PRIORITY | - | X | |
RDATE | - | - | |
RECURRENCE-ID | - | - | |
RELATED-TO | - | - | |
REPEAT | - | - | |
REQUEST-STATUS | - | - | |
RESOURCES | X | - | |
RRULE | X | X | |
SEQUENCE | - | - | |
STATUS | - | X | |
SUMMARY | 255 | 255 | |
TRANSP | - | X | |
TRIGGER | X | X | |
TZID | X | X | |
TZNAME | X | X | |
TZOFFSETFROM | X | X | |
TZOFFSETTO | X | X | |
TZURL | X | X | |
UID | X | X | |
URL | - | - | |
Property Parameters | CUTYPE | X | X |
DELEGATED-FROM | - | - | |
DELEGATED-TO | - | - | |
DIR | - | - | |
ENCODING | X | X | |
FMTTYPE | - | - | |
FBTYPE | - | - | |
LANGUAGE | - | - | |
MEMBER | - | - | |
PARTSTAT | - | - | |
RANGE | - | - | |
RELATED | - | - | |
RELTYPE | - | - | |
ROLE | - | - | |
RSVP | - | - | |
SENT-BY | - | - | |
TZID | X | X | |
VALUE | X | X |
Die Groupware unterstützt Termine wie zum Beispiel: "Der letzte Sonntag in einem Monat".
Jedoch unterstützt die Groupware keine Termine, bei denen Tage vom Monatsende aus gezählt werden. Beispiel: "Der vorletzte Sonntag in einem Monat". Enthält ein Termin eine solche Angabe, wird der Termin nicht importiert.
Die Groupware unterstützt keine Alarmwiederholung. Beispiel für eine solche Angabe: "Erinnere mich viermal". Enthält ein Termin eine solche Angabe, wird diese Angabe ignoriert.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die Datei, die Sie importieren, korrekte iCal-Daten enthält.
So importieren Sie Termine oder Aufgaben im iCal-Format:
Klicken Sie in der Modulleiste auf das Symbol
.
Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von
auf . Im Übersichtsfenster werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.Wählen Sie den Dateityp
. Bestimmen Sie, was Sie importieren wollen:Wenn Sie Termine importieren wollen, wählen Sie im Drop-Down-Feld
.Wenn Sie Aufgaben importieren wollen, wählen Sie im Drop-Down-Feld
.Klicken Sie auf
. Wählen Sie den Zielordner zum Importieren aus.Klicken Sie auf
. Wählen Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf
.Ergebnis: Die Termine oder Aufgaben werden in den Zielordner importiert.
Tipp: Sie können Termine oder Aufgaben auch importieren, indem Sie im Kontextmenü eines Kalenderordners oder Aufgabenordners im Untermenü auf klicken.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die Datei, die Sie importieren, korrekte vCard-Daten enthält.
So importieren Sie Kontakte im vCard-Format:
Klicken Sie in der Modulleiste auf das Symbol
.
Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von
auf . Im Übersichtsfenster werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.Wählen Sie den Dateityp
.Klicken Sie auf
. Wählen Sie den Zielordner zum Importieren aus.Klicken Sie auf
. Wählen Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf
.Ergebnis: Die Kontakte werden in den Zielordner importiert.
Tipp: Sie können Kontakte auch importieren, indem Sie im Kontextmenü eines Kontaktordners im Untermenü auf klicken.
Folgende CSV-Dateien werden unterstützt:
Standard CSV-Dateien, deren Werte durch Kommas voneinander getrennt sind
CSV-Dateien aus Microsoft Outlook
Eine Standard CSV-Datei enthält Kontakte in Form einer Tabelle. Die Tabelle hat folgenden Aufbau:
Die erste Zeile bildet die Spaltenüberschriften. Sie enthält die Namen der Datenfelder.
Jede folgende Zeile enthält in ihren Spalten die Datenfelder eines Kontakts.
Die Datenfelder sind durch Kommas voneinander getrennt.
Das Zeilenende wird durch einen Zeilenumbruch markiert.
Sie können eine CSV-Datei z.B. mit einer Tabellenkalkulations-Software oder mit einem Texteditor erzeugen. Sie müssen dabei die folgenden Details beachten.
Wenn die Datenfelder der CSV-Datei Umlaute enthalten, muss die CSV-Datei im UTF-8 Zeichensatz codiert sein.
Die erste Zeile der CSV-Datei muss einen oder mehrere der Spaltentitel enthalten, die weiter unten aufgeführt sind.
Bei den Spaltentiteln wird Gross- und Kleinschreibung berücksichtigt.
Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig. Die importierten Daten werden mit Hilfe der Spaltentitel den Datenfeldern derGroupware zugewiesen.
Als Trennzeichen zwischen den Datenfeldern wird das Komma verwendet.
Enthält ein Datenfeld ungültige Daten, wird der zugehörige Kontakt übersprungen. Daten sind in folgenden Fällen ungültig:
Die Anzahl der Zeichen ist zu groß. Die weiter unten folgende Tabelle enthält zu jedem Datenfeld Angaben über zulässige Anzahl von Zeichen.
Ein Datenfeld hat ein falsches Format.
Die Datenfelder müssen folgende Formate besitzen:
Alle E-Mail-Felder müssen das Zeichen"@" enthalten
Alle Datum-Felder müssen ein gültiges Datumsformat enthalten.
Alle anderen Datenfelder können beliebige Zeichen enthalten.
Ein leeres Datenfeld ist erlaubt.
Die erste Zeile der CSV-Datei muss einen oder mehrere der folgenden Spaltentitel enthalten:
Display name | Sur name | Given name | Middle name |
Suffix | Title | Street home | Postal code home |
City home | State home | Country home | Martial status |
Number of children | Profession | Nickname | Spouse name |
Note | Company | Department | Position |
Room number | Street business | Postal code business | City business |
State business | Country business | Number of employee | Sales volume |
Tax id | Commercial register | Branches | Manager's name |
Assistant's name | Street other | Postal code other | City other |
State other | Country other | Telephone business 1 | Telephone business 2 |
FAX business | Telephone car | Telephone company | Telephone home 1 |
Telephone home 2 | FAX home | Cellular telephone 1 | Cellular telephone 2 |
Telephone other | FAX other | Telephone pager | Telephone telex |
Telephone TTY/TDD | Instantmessenger 1 | Instantmessenger 2 | Telephone IP |
Email 1 | Email 2 | Email 3 | URL |
Categories | Dynamic Field 1 | Dynamic Field 2 | Dynamic Field 3 |
Dynamic Field 4 | Dynamic Field 5 | Dynamic Field 6 | Dynamic Field 7 |
Dynamic Field 8 | Dynamic Field 9 | Dynamic Field 10 | Dynamic Field 11 |
Dynamic Field 12 | Dynamic Field 13 | Dynamic Field 14 | Dynamic Field 15 |
Dynamic Field 16 | Dynamic Field 17 | Dynamic Field 18 | Dynamic Field 19 |
Dynamic Field 20 | private | Birthday | Anniversay |
Beim Import werden die Datenfelder der CSV-Datei bestimmten Datenfeldern der Groupware fest zugewiesen. Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder, die Sie sehen, wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten. Die Tabelle zeigt ferner, wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf.
Datenfelder im Dialogfenster Kontakt | CSV-Datenfeld | ||
---|---|---|---|
Register | Datenfeld | Max. Zeichen | |
Geschäftlich | Anrede | 64 | Title |
Vorname | 128 | Given name | |
Zweiter Vorname | 128 | Middle name | |
Nachname | 128 | Sur name | |
Namenszusatz | 64 | Suffix | |
Angezeigter Name | 64 | Display name | |
Firma | 512 | Company | |
Straße | 256 | Street business | |
PLZ | 64 | Postal code business | |
Stadt | 128 | City business | |
Land | 64 | Country business | |
Bundesland | 64 | State business | |
Abteilung | 128 | Department | |
Position | 128 | Position | |
Raumnummer | 64 | Room number | |
Mitarbeiter-ID | 64 | Number of employee | |
Telefon (geschäftlich) | 64 | Telephone business 1 | |
Telefon (geschäftlich 2) | 128 | Telephone business 2 | |
Fax (geschäftlich) | 64 | FAX business | |
Telefon (Zentrale) | 64 | Telephone company | |
Mobiltelefon | 64 | Cellular telephone 1 | |
URL | 128 | URL | |
E-Mail (geschäftlich) | 256 | Email 1 | |
IM (geschäftlich) | 64 | Instantmessenger 1 | |
Tags | 1024 | Categories | |
Typ | private | ||
Privat | Beruf | 64 | Profession |
Geburtstag | Birthday | ||
Straße | 256 | Street home | |
PLZ | 64 | Postal code home | |
Stadt | 64 | City home | |
Bundesland | 64 | State home | |
Land | 64 | Country home | |
Spitzname | 64 | Nickname | |
Telefon (privat) | 64 | Telephone home 1 | |
Telefon (privat 2) | 64 | Telephone home 2 | |
Fax (privat) | 64 | FAX home | |
Mobiltelefon (privat) | 64 | Cellular telephone 2 | |
IP-Telefon (privat) | 64 | Telephone IP | |
E-Mail (privat) | 256 | Email 2 | |
Familienstand | 64 | Martial status | |
Jahrestag | Anniversay | ||
IM (privat) | 64 | Instantmessenger 2 | |
Pager | 64 | Telephone pager | |
Anmerkungen | 5680 | Note | |
Zusätzlich | Straße (weitere) | 256 | Street other |
PLZ (weitere) | 64 | Postal code other | |
Stadt (weitere) | 64 | City other | |
Bundesland (weiteres) | 64 | State other | |
Land (weiteres) | 64 | Country other | |
Telefon (weiteres) | 64 | Telephone other | |
Fax (weiteres) | 64 | FAX other | |
E-Mail (weitere) | 256 | Email 3 | |
Autotelefon | 64 | Telephone car | |
Texttelefon | 64 | Telephone TTY/TDD | |
Umsatz | 64 | Sales volume | |
Steuernummer | 128 | Tax id | |
Handelsregister | 64 | Commercial register | |
Branchen | 64 | Branches | |
Manager | 64 | Manager's name | |
Assistent | 64 | Assistant's name | |
Telex | 64 | Telephone telex | |
Ehepartner | 64 | Spouse name | |
Kinder | 64 | Number of children | |
Optional 1 .. 20 | 64 | Dynamic Field 1 .. 20 |
So erzeugen Sie in MS-Outlook eine CSV-Datei, die für den Import in die Groupware geeignet ist:
Wählen Sie den Menüpunkt
.Wählen Sie im Dialogfenster Import/Export Assistent den Eintrag
. Klicken Sie auf .Wählen Sie den Eintrag
. Klicken Sie auf .Wählen Sie den Kontaktordner, den Sie exportieren möchten. Klicken Sie auf
.Legen Sie den Namen und der Ort der Ausgabedatei fest. Klicken Sie auf
.Um den Exportvorgang abzuschlieben, klicken Sie auf
. Hinweise: Lassen Sie das Kontrollfeld eingeschaltet. Klicken Sie nicht auf . Lassen Sie die Standardzuordnung unverändert.Ergebnis: Die entstandene CSV-Datei enthält alle Datenfelder der exportierten Kontakte.
Die folgenden Datenfelder werden in die Groupware importiert:
Abteilung | Anrede | Autotelefon |
Beruf | E-Mail 2: Adresse | E-Mail 3: Adresse |
E-Mail-Adresse | Fax geschäftlich | Fax privat |
Firma | Geburtstag | Jahrestag |
Kategorien | Kinder | Land geschäftlich |
Land privat | Mobiltelefon | Nachname |
Name Assistent | Name des/der Vorgesetzten | Notizen |
Organisations-Nr. | Ort geschäftlich | Ort privat |
Pager | Partner | Postleitzahl geschäftlich |
Postleitzahl privat | Region geschäftlich | Region privat |
Straße geschäftlich | Straße privat | Suffix |
Telefon Firma | Telefon für Hörbehinderte | Telefon geschäftlich |
Telefon geschäftlich 2 | Telefon privat | Telefon privat 2 |
Telex | Vertraulichkeit | Vorname |
Webseite | Weitere Postleitzahl | Weitere Region |
Weitere Straße | Weitere Vornamen | Weiterer Ort |
Weiteres Fax | Weiteres Land | Weiteres Telefon |
Beim Import werden die Datenfelder der MS-Outlook CSV-Datei bestimmten Datenfeldern der Groupware fest zugewiesen. Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder, die Sie sehen, wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten. Die Tabelle zeigt ferner, wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf.
Datenfelder im Dialogfenster Kontakt | MS-Outlook CSV-Datenfeld | ||
---|---|---|---|
Register | Datenfeld | Max. Zeichen | |
Geschäftlich | Anrede | 64 | Anrede |
Vorname | 128 | Vorname | |
Zweiter Vorname | 128 | Weitere Vornamen | |
Nachname | 128 | Nachname | |
Namenszusatz | 64 | Suffix | |
Firma | 512 | Firma | |
Straße | 64 | Straße geschäftlich | |
PLZ | 64 | Postleitzahl geschäftlich | |
Stadt | 128 | Ort geschäftlich | |
Land | 64 | Land geschäftlich | |
Bundesland | 64 | Region geschäftlich | |
Abteilung | 128 | Abteilung | |
Telefon (geschäftlich) | 64 | Telefon geschäftlich | |
Telefon (geschäftlich 2) | 128 | Telefon geschäftlich 2 | |
Fax (geschäftlich) | 64 | Fax geschäftlich | |
Telefon (Zentrale) | 64 | Telefon Firma | |
Mobiltelefon | 64 | Mobiltelefon | |
URL | 128 | Webseite | |
E-Mail (geschäftlich) | 256 | E-Mail-Adresse | |
Tags | Kategorien | ||
Typ | Vertraulichkeit | ||
Privat | Beruf | 64 | Beruf |
Geburtstag | Geburtstag | ||
Straße | 256 | Straße privat | |
PLZ | 64 | Postleitzahl privat | |
Stadt | 64 | Ort privat | |
Bundesland | 64 | Region privat | |
Land | 64 | Land privat | |
Telefon (privat) | 64 | Telefon privat | |
Telefon (privat 2) | 64 | Telefon privat 2 | |
Fax (privat) | 64 | Fax privat | |
E-Mail (privat) | 256 | E-Mail 2: Adresse | |
Jahrestag | Jahrestag | ||
Pager | 64 | Pager | |
Anmerkungen | 5680 | Notizen | |
Zusätzlich | Straße (weitere) | 256 | Weitere Straße |
PLZ (weitere) | 64 | Weitere Postleitzahl | |
Stadt (weitere) | 64 | Weiterer Ort | |
Bundesland (weiteres) | 64 | Weitere Region | |
Land (weiteres) | 64 | Weiteres Land | |
Telefon (weiteres) | 64 | Weiteres Telefon | |
Fax (weiteres) | 64 | Weiteres Fax | |
E-Mail (weitere) | 64 | E-Mail 3: Adresse | |
Autotelefon | 64 | Autotelefon | |
Texttelefon | 64 | Telefon für Hörbehinderte | |
Handelsregister | 64 | Organisations-Nr. | |
Manager | 64 | Name des/der Vorgesetzten | |
Assistent | 64 | Name Assistent | |
Telex | 64 | Telex | |
Ehepartner | 64 | Partner | |
Kinder | 64 | Kinder |
Achtung: Wenn ein Datenfeld der Importdatei mehr Zeichen als die erlaubte Anzahl oder ungültige Daten enthält, wird der zugehörige Kontakt beim Importieren übersprungen.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie gültige Importdateien verwenden. Informationen zu Importdateien finden Sie in : Wie muss eine Standard CSV-Datei aufgebaut sein? und : Wie erzeuge ich eine MS-Outlook CSV-Datei?. Beim Import wird nicht geprüft, ob ein Kontakt schon vorhanden ist. Wenn Sie einen Kontakt mehrmals importieren, ist er anschließend mehrmals vorhanden.
So importieren Sie Kontakte aus einer Standard-CSV Datei oder aus einer MS-Outlook Datei:
Klicken Sie in der Modulleiste auf das Symbol
.
Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von
auf . Im Übersichtsfenster werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.Wählen Sie den Dateityp
.Wählen Sie die Form der CSV-Datei:
Wenn die Datei Daten im Standard-CSV-Format enthält, wählen Sie
.Wenn die Datei Daten im MS-Outlook CSV-Format enthält, wählen Sie
.Klicken Sie auf
. Wählen Sie den Zielordner zum Importieren aus.Klicken Sie auf
. Wählen Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf
.Ergebnis: Die Kontakte werden in den Zielordner importiert.
Tipp: Sie können Kontakte auch importieren, indem Sie im Kontextmenü eines Kontaktordners im Untermenü auf klicken.