Hier finden Sie einen Überblick zum Anlegen eines neuen Termins. Details folgen auf der nächsten Seite.
Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen Kalenderordner einen Termin anlegen möchten, benötigen Sie das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten.
So legen Sie einen neuen Termin an:
Klicken Sie im Panel-Abschnitt
auf das Symbol . Das Fenster Termin öffnet sich. Das Register ist aktuell.Wählen Sie bei Bedarf einen Kalenderordner, indem Sie auf die Schaltfläche
klicken und im Popup-Fenster einen Kalenderordner auswählen.Geben Sie eine Beschreibung, einen Ort und Anmerkungen zum Termin an.
Legen Sie den Terminbeginn und das Terminende fest. Siehe : Terminbeginn und Terminende festlegen
Stellen Sie die Terminerinnerung ein. Siehe : Terminerinnerung festlegen oder beantworten
Bestimmen Sie die Anzeige der Verfügbarkeit: Gebucht, Mit Vorbehalt, Geschäftlich unterwegs, Frei. Siehe : Anzeige der Verfügbarkeit festlegen
Verwenden Sie bei Bedarf weitere Optionen:
Erstellen Sie eine Terminserie. Siehe : Terminserie anlegen
Fügen Sie dem Termin Tags hinzu. Siehe : Tags hinzufügen
Kennzeichnen Sie den Termin bei Bedarf als privat. Siehe : Termin als privat kennzeichnen
Fügen Sie weitere Teilnehmer und Ressourcen zum Termin hinzu. Prüfen Sie, ob die Teilnehmer und Ressourcen zu dem Termin verfügbar sind. Siehe : Teilnehmer und Ressourcen hinzufügen und : Verfügbarkeit prüfen.
Fügen Sie dem Termin Anlagen hinzu. Siehe : Anlagen hinzufügen
Klicken Sie im Panel auf das Symbol
. Das Fenster wird geschlossen.Ergebnis: Der Termin wird angelegt.
Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie im Panel-Abschnitt
auf .Hinweis: Wenn Sie einen neuen Termin anlegen, der sich mit einem vorhandenen Termin zeitlich überschneidet, erhalten Sie eventuell eine Konfliktmeldung. Siehe : Terminkonflikte lösen.
Um einen neuen Termin anzulegen, haben Sie folgende Alternativen:
Auch in anderen Modulen können Sie die Funktion
im Panel-Abschnitt aufrufen.In der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht doppelklicken Sie im Übersichtsfenster in einen freien Bereich. Das Fenster Termin öffnet sich.
In der Teamansicht können Sie Termine mit mehreren Team-Mitgliedern besonders einfach anlegen. Weitere Informationen finden Sie in : Termin anlegen in der Teamansicht.
In einer Kalenderansicht ziehen Sie im Zeitraster einen Bereich auf. Eine genaue Anleitung finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.
Im Modul E-Mail ziehen Sie aus einer Listenansicht eine E-Mail auf einen Tag des Minikalenders. Das Fenster Termin öffnet sich. Der Tag ist als Terminbeginn eingetragen.
Im Modul Kontakte ziehen Sie einen Kontakt auf einen Tag des Minikalenders. Das Fenster Termin öffnet sich. Der Tag ist als Terminbeginn eingetragen.
So legen Sie einen neuen Termin an durch Aufziehen eines Bereichs:
Zeigen Sie die Kalenderansicht Tag, Arbeitswoche oder Benutzerdefiniert an.
Ziehen Sie im Zeitraster einen Bereich auf. Ein neuer Termin wird angelegt. Beginn und Ende ergeben sich aus dem Bereich im Zeitraster.
Doppelklicken Sie in das Rechteck des neuen Termins. Das Fenster Termin öffnet sich.
Geben Sie die Daten des neuen Termins ein. Nähere Informationen finden Sie weiter oben in diesem Kapitel.
Wenn Sie in der Teamansicht einen Termin anlegen, können Sie
alle Team-Mitglieder,
bestimmte Team-Mitglieder oder
ein einzelnes Team-Mitglied
als Teilnehmer hinzufügen.
So legen Sie einen neuen Termin an mit allen Team-Mitgliedern:
Zeigen Sie die Teamansicht an. Ein Anleitung finden Sie in : Teamansicht anzeigen
Stellen Sie sicher, dass kein Team-Mitglied gewählt ist.
Verwenden Sie eine der folgenden Methoden:
Klicken Sie im Panel-Abschnitt
auf .Ziehen Sie im Zeitraster einen Zeitraum auf. Der Zeitraum wird als Terminbeginn und Termindauer übernommen.
Ergebnis: Das Fenster Termin öffnet sich. Die Team-Mitglieder sind auf dem Register Teilnehmer eingetragen.
So legen Sie einen neuen Termin an mit bestimmten Team-Mitgliedern:
Zeigen Sie die Teamansicht an. Ein Anleitung finden Sie in : Teamansicht anzeigen
Wählen Sie einzelne Team-Mitglieder, indem Sie die Namen mit festgehaltener <strg>-Taste anklicken. Hinweis: Auf Mac-Systemen verwenden Sie die <cmd>-Taste.
Verwenden Sie eine der folgenden Methoden:
Klicken Sie im Panel-Abschnitt
auf .Ziehen Sie im Zeitraster einen Zeitraum auf. Der Zeitraum wird als Terminbeginn und Termindauer übernommen.
Ergebnis: Das Fenster Termin öffnet sich. Die Team-Mitglieder sind auf dem Register Teilnehmer eingetragen.
So legen Sie einen neuen Termin an mit einem einzelnen Team-Mitglied:
Zeigen Sie die Teamansicht an. Ein Anleitung finden Sie in : Teamansicht anzeigen
Stellen Sie sicher, dass kein Team-Mitglied gewählt ist.
Doppelklicken Sie in der Zeitleiste des Team-Mitglieds, das Sie als Teilnehmer hinzufügen wollen, auf eine Zeit.
Ergebnis: Das Fenster Termin öffnet sich. Der Tag und die Uhrzeit, auf die Sie doppelgeklickt haben, ist als Terminbeginn eingetragen. Das Team-Mitglied ist auf dem Register Teilnehmer eingetragen.
Die folgenden Werte sind voreingestellt:
Datum des Terminbeginns und des Terminendes ist das aktuelle Datum.
Uhrzeit des Terminbeginns ist das nächste volle Zeitintervall. Das Standard-Zeitintervall beträgt 15 Minuten.
Uhrzeit des Terminendes ist eine Stunde nach Terminbeginn.
Um eigene Werte für den Terminbeginn und das Terminende festzulegen, verwenden Sie im Fenster Termin die Bedienelemente neben
und .So legen Sie im Fenster Termin Terminbeginn und Terminende fest:
Um das Datum von Terminbeginn und Terminende festzulegen, verwenden Sie eine der folgenden Alternativen:
Geben Sie in das erste Eingabefeld ein gültiges Datum ein.
Klicken Sie rechts neben dem ersten Eingabefeld auf das Kalendersymbol. Klicken Sie im aufklappenden Kalender auf ein Datum.
Um die Uhrzeit von Terminbeginn und Terminende festzulegen, verwenden Sie eine der folgenden Alternativen:
Geben Sie in das zweite Eingabefeld eine gültige Uhrzeit ein.
Wählen Sie eine Uhrzeit aus der Dropdown-Liste.
Wenn der Termin 24 Stunden dauern soll, aktivieren Sie
.Sie können sich eine bestimmte Zeit vor dem Terminbeginn an den Termin erinnern lassen. Ist diese Zeit erreicht, wird ein Popup-Fenster angezeigt, das Sie an den Termin erinnert.
So legen Sie im Fenster Termin eine Terminerinnerung fest:
Wählen Sie das Register
.Wählen Sie in der Dropdown-Liste
ein Zeitintervall. Wenn Sie nicht erinnert werden möchten, wählen Sie .Tipp: Sie können das Standard-Zeitintervall für die Erinnerung in der Kalender-Einstellung Standard-Zeitintervall für Erinnerung wählen.
Sobald das Zeitintervall vor dem Terminbeginn erreicht ist, wird das Fenster Erinnerung angezeigt. Sie haben verschiedene Alternativen, um diese Terminerinnerung zu beantworten.
So beantworten Sie eine Terminerinnerung:
Wenn Sie erneut erinnert werden möchten, wählen Sie in der Dropdown-Liste ein Zeitintervall. Klicken Sie auf
. Nach Ablauf des Intervalls werden Sie erneut erinnert.Wenn Sie nicht mehr erinnert werden möchten, klicken Sie auf
.Eine Terminserie besteht aus einem Termin, der sich mehrmals wiederholt. Beim Erzeugen einer Terminserie müssen Sie Folgendes festlegen:
Das Zeitintervall der Terminserie. Es bestimmt die Zeitabstände zwischen den Terminen der Terminserie.
Den Zeitraum der Terminserie. Er bestimmt den Beginn und das Ende der Terminserie.
So erstellen Sie im Fenster Termin eine Terminserie:
Wählen Sie das Register
.Klicken Sie auf die Schaltfläche
. Das Fenster Neue Serie anlegen öffnet sich.Bestimmen Sie das Zeitintervall der Terminserie.
Wenn sich der Termin täglich wiederholen soll, aktivieren Sie den Serientyp
. Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Tagen.Wenn sich der Termin monatlich wiederholen soll, aktivieren Sie den Serientyp
. Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Monaten und den Tag im Monat.Wenn sich der Termin wöchentlich wiederholen soll, aktivieren Sie den Serientyp
. Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Wochen und den Wochentag.Wenn sich der Termin jährlich wiederholen soll, aktivieren Sie den Serientyp
. Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Tag im Jahr.Bestimmen Sie den Zeitraum der Terminserie:
Legen Sie neben
den Beginn der Terminserie fest.Legen Sie neben
das Ende der Terminserie fest.Klicken Sie auf
.Ein Tag ist ein Text, den Sie als Kriterium verwenden können, um Termine zu strukturieren. Um Tags hinzuzufügen, haben Sie 2 Alternativen:
Tags in das Eingabefeld neben der Schaltfläche Tags eingeben.
Tags aus einer Liste vordefinierter Tags auswählen.
So fügen Sie im Fenster Termin vordefinierte Tags hinzu:
Wählen Sie das Register
.Klicken Sie auf die Schaltfläche
.Wählen Sie im Dialogfenster Tags wählen einen oder mehrere Tags aus. Klicken Sie auf
.Ergebnis: Die Tags werden in das Eingabefeld eingetragen.
Hinweis: Bevor Sie Tags aus einer Liste auswählen können, müssen Sie die Tags in den Einstellungen der Groupware definieren. Weitere Informationen finden Sie in : Tags.
Tipp: Um einen Tag zu löschen, editieren Sie das Eingabefeld.
Die Verfügbarkeit wird in den Kalenderansichten als Farbe dargestellt. Es werden folgende Farben verwendet:
Gebucht: Blau
Mit Vorbehalt: Gelb
Geschäftlich unterwegs: Rot
Frei: Grün
Weitere Informationen zu den Verfügbarkeiten finden Sie in : Was muss ich über Termine wissen?.
Die Verfügbarkeit steuert das Verhalten der Groupware für den Fall, dass Sie einen neuen Termin anlegen, der sich mit einem vorhandenen Termin zeitlich überschneidet:
Bei den Verfügbarkeiten Gebucht, Mit Vorbehalt, Geschäftlich unterwegs erhalten Sie eine Konfliktmeldung.
Bei der Verfügbarkeit Frei erhalten Sie keine Konfliktmeldung.
Weitere Informationen zur Behandlung von Konfliktmeldungen erhalten Sie in : Terminkonflikte lösen.
So legen Sie im Fenster Termin die Anzeige der Verfügbarkeit fest:
Wählen Sie das Register
.Wählen Sie in der Dropdown-Liste
eine der Optionen.Ein privater Termin ist ein Termin, den andere Teilnehmer nicht sehen können, wenn Sie Ihren Kalender für andere Teilnehmer freigeben.
Sie können einen Termin als privat kennzeichnen, wenn folgende Voraussetzungen gemeinsam erfüllt sind:
Der Termin hat außer Ihnen keine weiteren Teilnehmer und keine Ressourcen.
Der Termin wird in einem persönlichen Kalenderordner erzeugt.
So kennzeichnen Sie im Fenster Termin einen Termin als privat:
Wählen Sie das Register
.Aktivieren Sie das Kontrollfeld
.Wenn Sie einen Termin anlegen, werden Sie automatisch als Teilnehmer hinzugefügt. In den Kalender-Einstellungen können Sie festlegen, ob Sie als Teilnehmer eingetragen werden, wenn Sie einen Termin in einem Öffentlichen Ordner anlegen, siehe : Anlegen öffentlicher Termine. Sie können weitere Teilnehmer und gegenständliche Ressourcen wie Räume oder Beamer hinzufügen.
So fügen Sie im Fenster Termin Teilnehmer und Ressourcen zu einem Termin hinzu:
Wählen Sie das Register
.Klicken Sie im Panel-Abschnitt
auf . Das Fenster Teilnehmer und Ressourcen wählen öffnet sich.Wenn Sie ein anderes Adressbuch als das Globale Adressbuch wählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche
. Klicken Sie im Fenster Kontaktordner wählen auf einen Ordner.Wenn Sie eine bestimmte Auswahl von Teilnehmern oder Ressourcen sehen möchten, geben Sie in das Eingabefeld neben
eine Zeichenkette ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche .Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer, Gruppen oder Ressourcen aus der Liste aus. Hinweis: Benutzer, Gruppen und Ressourcen werden durch unterschiedliche Symbole gekennzeichnet. Sie werden in dieser Reihenfolge angezeigt: Benutzer, Gruppen, Ressourcen.
Um die Auswahl als Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie neben
auf die Schaltfläche . Um die Auswahl als Ressource hinzuzufügen, klicken Sie neben auf die Schaltfläche .Hinweis: Es gelten folgende Einschränkungen:
Ressourcen können nicht als Teilnehmer hinzugefügt werden.
Gruppen können nicht als Ressourcen hinzugefügt werden.
Hinweis: Verwendete Ressourcen können bei einem anderen Termin nicht als Ressource verwendet werden, wenn sich die Termine zeitlich überschneiden.
Bei Bedarf können Sie die Auswahl der Teilnehmer oder Ressourcen korrigieren:
Wählen Sie im Feld
oder einzelne Einträge.Klicken Sie neben
oder auf die Schaltfläche .Um die Auswahl zu übernehmen, klicken Sie auf
. Wenn Sie die Auswahl nicht übernehmen möchten, klicken Sie auf .Nachdem Sie Teilnehmer und Ressourcen hinzugefügt haben, kann es sinnvoll sein, deren Verfügbarkeit zu prüfen.
Diese Funktion zeigt an, welcher Teilnehmer oder welche Ressource an einem bestimmten Tag bereits belegt ist. Die Belegung wird durch farbige Balken angezeigt.
Die Farben entsprechen den Farben, die bei der Anzeige der Verfügbarkeit verwendet werden, siehe : Was muss ich über Termine wissen?.
So prüfen Sie im Fenster Termin die Verfügbarkeit von Teilnehmer und Ressourcen:
Wählen Sie das Register
.Wählen Sie das Datum und den Zeitraum, den Sie prüfen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
. Farbige Balken neben einem Teilnehmer oder einer Ressource zeigen an, dass der Teilnehmer oder die Ressource während dieser Zeit belegt sind.Bei Bedarf können Sie einen anderen Tag prüfen, indem Sie mit den Navigationspfeilen neben der Datumsanzeige zu einem anderen Tag wechseln und erneut auf die Schaltfläche
klicken.Wenn Sie ein Datum und eine Zeit ermittelt haben, an dem alle Teilnehmer und Ressourcen verfügbar sind, können Sie diese Werte für Ihren Termin verwenden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche
.Tipp: Mit Hilfe der Teamansicht können Sie die Verfügbarkeit von Teilnehmern prüfen, bevor Sie den Termin erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie in : Teamansicht anzeigen.
Sie können externe Teilnehmer hinzufügen, die keinen Adressbuch-Eintrag haben. Sie benötigen dazu die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers.
So fügen Sie externe Teilnehmer ohne Adressbuch-Eintrag hinzu:
klicken Sie im Fenster Termin im Panel-Abschnitt
auf .Geben Sie im Fenster
einen Namen und eine gültige E-Mail-Adresse ein.Klicken Sie auf
.Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, wiederholen Sie die Schritte 2-3. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf
Ergebnis: Die externen Teilnehmer ohne Adressbuch-Eintrag sind als Teilnehmer eingetragen.
Weitere Informationen zu Terminen mit externen Teilnehmern Sie in : Termine mit externen Teilnehmern.
Teilnehmer, die Sie zu einem Termin hinzufügen, erhalten einen Terminhinweis in Form eines Popup-Fensters. Um auch externe Teilnehmer über einen Termin zu informieren, können Sie veranlassen, dass alle Teilnehmer eine Terminbenachrichtigung per E-Mail erhalten.
So benachrichtigen Sie im Fenster Termin alle Teilnehmer per E-Mail:
Wählen Sie das Register
.Aktivieren Sie das Kontrollfeld
.So fügen Sie im Fenster Termin Anlagen hinzu:
Wählen Sie das Register
.Klicken Sie im Panelabschnitt
auf . Das Dialogfenster Anlagen wählen öffnet sich.Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf
. Wählen Sie die Datei, die Sie als Anlage hinzufügen wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf
. Die Datei wird in das Listenfeld eingetragen.Wenn Sie weitere Anlagen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 3 - 4.
Wenn Sie eine Anlage entfernen möchten, wählen Sie die Anlage im Listenfeld. Klicken Sie dann auf
.Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf
.Ergebnis: Die Anlagen werden dem Termin hinzugefügt.
Sie können einen Termin aus dem iCal-Anhang einer E-Mail anlegen. Sie erkennen einen iCal-Anhang an der Namenserweiterung ics.
So legen Sie einen Termin aus dem iCal-Anhang einer E-Mail an:
Zeigen Sie die E-Mail in der Ansicht H-Split oder V-Split an.
Klicken Sie am unteren Rand des Übersichtsfensters die ics-Datei mit der rechten Maustaste an.
Wählen Sie im Kontextmenü
.Ergebnis: Das Dialogfenster Termin wird geöffnet.
Ein Terminkonflikt tritt auf, wenn folgende Umstände zusammentreffen:
Die Verfügbarkeit eines vorhandenen Termins ist nicht auf Frei eingestellt.
Sie erzeugen einen neuen Termin, dessen Verfügbarkeit nicht auf Frei eingestellt ist. Der neue Termin überschneidet sich zeitlich mit dem vorhandenen Termin.
Sobald Sie im Fenster Termin im Panel auf das Symbol
klicken, erscheint das Popup-Fenster Konflikte aufgetreten. Es zeigt an, welche Terminkonflikte zwischen den vorhandenen Terminen und dem neuen Termin auftreten. Sie müssen auf die Konfliktmeldung reagieren.So reagieren Sie auf die Konfliktmeldung:
Wenn Sie die Zeiten des neuen Termins so ändern möchten, dass kein Terminkonflikt mehr auftritt, klicken Sie auf
. Ändern Sie die Zeiten des neuen Termins.Wenn Sie den neuen Termin trotz des Terminkonflikts anlegen möchten, klicken Sie auf
.