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Desde que la aplicación de sistemas de tecnologías de la información en las empresas trajera enormes cambios a los procesos empresariales, más y más de estos procesos dependen del procesamiento electrónico de datos. Tareas que solían ser realizadas en estrecha colaboración personal se llevan ahora a cabo asíncronamente, en diferentes lugares y no exclusivamente con personas de la propia empresa. Para cumplir la demanda resultante de coordinación, comunicación y estándares de alta calidad dentro y fuera de la empresa, se ha desarrollado un perfil de requisitos que es satisfecho por una solución unificada de software llamada groupware o software colaborativo
Open-Xchange Server es una potente solución de software colaborativo basado en web, puede usarse con las más recientes tecnologías AJAX y clientes pesados como Outlook, y se ejecuta en una robusta plataforma Linux.
La mayoría de las empresas han reconocido que las relaciones con los clientes juegan un papel especial en el éxito de la compañía. A ningún cliente le gusta repetir una y otra vez su solicitud a diferentes empleados u oír la respuesta “mi compañero no está y, lamentablemente, no se cuándo volverá”. La velocidad a la que cambia el mercado requiere de una estructura empresarial rápida y adaptable, que sea capaz de resistir la presión competitiva. Las estructuras cada vez más planas (trabajo en equipo y en base a proyectos) elevan las demandas de comunicación y coordinación de las partes implicadas. La óptima organización de la compañía juega un papel central en la comunicación y el flujo de información, tanto para los procesos internos de la empresa, como para la colaboración con clientes, proveedores o socios. Es vital evitar interrupciones en las estructuras de comunicación, cerrar huecos en la información y acelerar el flujo de ésta.
Las soluciones de software colaborativo como Open-Xchange Server pueden ayudarle a coordinar mejor y más rápidamente a empleados espacialmente distribuídos mediante la asignación de tareas o proporcionando un calendario obligatorio.
La nueva versión de Open-Xchange Server representa un concepto absolutamente nuevo de software colaborativo. Las funciones individuales no se controlan ya mediante menús. En lugar de ello, el panel muestra las funciones más importantes de cada módulo a simple vista. Todas las funciones que se usan menos frecuentemente son accesibles mediante un sólo clic, porque el panel es expandible. Por tanto, puede acceder a todas las funciones con sólo unos pocos clics - se acabó buscar entre incómodas barras de menú las funciones que necesita, lo que le llevaría hacer dos clics en cada caso. La introducción del panel implica una mayor facilidad de uso y una mejor visión global.
Con el Almacén de información, el fondo central de información de Open-Xchange Server, la información puede ser recuperada o hacerse accesible a otros en cualquier momento. Gracias al control de versiones del Almacén de información, ninguna información se pierde y puede ser accedida en cualquier momento. Las carpetas públicas, por ejemplo, le permiten poner datos de direcciones al alcance de toda la compañía o de un grupo de personas. Todas las modificaciones de esos datos estarán inmediatamente disponibles para todo el mundo. Esto reduce la duplicación de datos y su mantenimiento.
En su compañía seguramente hay tareas organizativas que quizás también estén vinculadas a una agenda, p. ej.: gestión de recursos. ¿Con qué frecuencia necesita salas de reuniones, preparar proyectores para reuniones o reservar un coche? Con la gestión de recursos puede organizar mejor las reuniones o controlar el uso de recursos.
Open-Xchange Server sigue el exitoso concepto de un eficiente servidor de correo y software colaborativo, y ofrece además funcionalidades adicionales en forma de una eficiente solución de software colaborativo. En la parte del servidor, usted tiene una segura y poderosa plataforma con Open-Xchange Server y un servidor Linux.
Para poder usar satisfactoriamente Open-Xchange Server, debería tener en cuenta algunos parámetros y requisitos del sistema.
La resolución mínima de la pantalla para Open-Xchange Server es de 1024x768. Una mayor resolución permite mostrar más información a la vez. Esto incrementa la facilidad de uso. Por favor, consulte “Conexión y desconexión”.
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Es también importante saber que toda información mostrada en el navegador es siempre generada de nuevo por el servidor de la aplicación. De ahí que sea absolutamente necesario no usar los elementos de navegación del navegador, porque podrían mostrase datos "desfasados" de la caché interna del navegador. Mientras que el botón "Anterior" es útil para recuperar rápidamente información de la página anterior, no debería usarse si introduce directamente nueva información. Dentro del software colaborativo, es mejor depender exclusivamente del interfaz gráfico de Open-Xchange Server, con sus propios elementos de navegación.
Ciertamente, la seguridad juega un papel dominante en su compañía. Con Open-Xchange Server ha tomado la decisión correcta. El tema de la seguridad se hace especialmente importante cuando se comunica con sus compañeros, socios y clientes a través de Internet. Sin embargo, la seguridad es por encima de todo una cuestión del lado del cliente. Con PCs en el lado del cliente, los más habituales clientes de e-mail y de software colaborativo (clientes pesados) en particular, suponen un conocido problema de seguridad.
También, servidores web que no están, como Apache, instalados en una plataforma Linux relativamente segura representan un punto débil que un posible atacante podría usar para conseguir accesso al núcleo subyacente del sistema operativo. Para el acceso externo, Open-Xchange Server soporta cifrado SSL (el estándar en la banca) que asegura un acceso seguro a los datos de la compañía desde cualquier PC en el mundo.