Hay muchos aspectos relativos a la gestión de permisos en la sección de software colaborativo de Open-Xchange Server: No sólo el administrador puede conceder permisos de acceso a usuarios individuales en cada dominio, sino que cada usuario puede conceder permisos de carpeta sobre sus propias carpetas.
La asignación de permisos en Open-Xchange Server es aditiva, no substractiva. Por ejemplo, si un usuario es miembro de un grupo que tiene permisos de lectura y edición sobre una carpeta concreta, el usuario automáticamente recibe dichos permisos sobre esa carpeta. Es imposible revocar los permisos de un usuario dándole, por ejemplo, sólo permisos de lectura sobre dicha carpeta.
Si un usuario es miembro de dos grupos, uno de los cuales tiene permisos de lectura y edición sobre una carpeta, mientras que el otro sólo tiene permisos de lectura, el usuario tendrá permisos de lectura y edición.
Si un usuario tiene permisos de lectura y edición sobre una carpeta y es miembro de un grupo que no tiene dichos permisos, el usuario mantiene sus permisos de lectura y edición. Por tanto, los permisos de mayor nivel siempre prevalecen sobre los de nivel inferior.
Open-Xchange Server reconoce dos tipos de carpetas: y . Las carpetas privadas sólo son visibles para usted, mientras que a las públicas pueden acceder otros usuarios también. Es más, puede compartir carpetas concretas con usuarios concretos o grupos de usuarios.
Puede conceder permisos sobre sus carpetas privadas y sobre las carpetas sobre las que tenga permisos de acceso, haciendo clic con el botón derecho del ratón en la carpeta sobre la que quiera conceder permisos. En el menú contextual pulse en
.En la ventana de vista general de la parte derecha del portal puede ver dos pestañas. Bajo
se puede ver el nombre de la carpeta así como el nombre del módulo correspondiente. En la segunda pestaña se muestran los permisos ya asignados a usuarios concretos.Ahí puede conceder permisos a un nuevo usuario. Para ello pulse en el botón
de la sección del panel . Se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá seleccionar y usuarios a la lista ya existente. Pulse en para aceptar la selección. Ahora podrá conceder permisos al usuario activo. Esto también se aplica a grupos. En el cuadro de diálogo puede seleccionar un grupo y asignarle permisos. Si quiere borrar de la lista un usuario o un grupo, active el usuario o el grupo correspondiente en , vaya a en el panel, y seleccione .Los permisos de administrador se pueden conceder en
. Un usuario con tales permisos puede conceder permisos por sí mismo. Si se selecciona , el usuario correspondiente no puede conceder permisos sobre esta carpeta.Si decide no dar
a un usuario, seleccione la función correspondiente. Esto hará la carpeta invisible para el otro usuario. Aún puede conceder permisos de lectura y edición sobre esta carpeta. La razón de ello está en la estructura de carpetas, que le permite asignar permisos a nivel de carpeta, pero no a nivel de objeto. Supongamos que quiere conceder a un usuario permisos de lectura y edición para un objeto que está dentro de una carpeta, pero queremos que los demás objetos no sean visibles para ese usuario. Esto sólo es posible si se oculta la carpeta al usuario y se le envía por E-Mail el objeto que queremos compartir con él como un enlace. En consecuencia, el usuario sólo puede ver ese único objeto, porque se le ha concedido directamente un permiso de acceso sobre dicho objeto junto con permisos de lectura y edición. Aunque teóricamente él tiene permisos de lectura y edición sobre todos los demás objetos de la carpeta, no puede ver la carpeta ni su contenido, por lo que no puede acceder a él mediante la estructura de carpetas.De todas formas, si quiere permitir a un usuario que vea una carpeta, tiene que hacer dicha carpeta visible a dicho usuario pulsando en
. Si queremos que un usuario pueda crear objetos en nuestro calendario, tales como citas, pero no pueda ver el contenido de nuestro calendario, seleccionaremos y ajustaremos los permisos a . Si queremos permitir a los usuarios crear subcarpetas en nuestra carpeta y concederles permisos de lectura y edición, seleccionaremos y ajustaremos los permisos de lectura y edición a . Esto les dará permisos para leer y editar en todas las carpetas que hayan creado. Si quiere conceder a un usuario permisos de carpeta sin restricciones, pulse en o en . Ambos incluyen el permiso para conceder permisos de carpetas.Si quiere denegar a un usuario el permiso de lectura, seleccione
. Si habíamos permitido a un usuario crear subcarpetas en nuestra carpeta y queremos darle permisos de lectura sobre sus propias carpetas, seleccionaremos . Si quiere concederle permisos de lectura sobre la carpeta completa, seleccione o . Ambos incluyen el permiso para conceder permiso de lectura.Si quiere denegar a un usuario los permisos de edición, seleccione
. Si habíamos permitido a un usuario crear subcarpetas en nuestra carpeta y queremos darle permisos de edición sólo sobre sus propias carpetas, seleccionaremos . Si queremos concederle permisos de edición sobre la carpeta completa, seleccionaremos o . Ambos permiten conceder derechos de edición.Si queremos denegar a un usuario el permiso para borrar nuestras carpetas, seleccionaremos
. Si habíamos permitido a un usuario crear subcarpetas en nuestras carpetas y queremos restringir sus permisos para borrar sus propias carpetas, seleccionaremos . Si queremos concederle permisos de borrado sobre toda la carpeta, seleccionaremos o . Ambos permiten conceder derechos de borrado.Si un usuario ha perdido sus permisos de borrado sobre una carpeta no puede mover objetos desde ella, dado que moverlos implicaría borrarlos de la carpeta origen. En consecuencia, la función
del panel no está disponible (en gris) si el usuario no tiene permiso para borrar una carpeta.