Creación de tareas

Para crear nuevas tareas en sus carpetas de tareas personales, públicas o compartidas por otros usuarios - siempre y cuando tenga los permisos para crear objetos - puede usar uno de los métodos descritos abajo.

Creación de nuevas tareas en el módulo Tareas

Si el módulo Tareas está abierto, pulse sobre el icono Tareas de la sección Nueva del panel. En este caso es irrelevante si el panel está ya expandido o no - en todas las vistas del panel, el icono para crear tareas se muestra siempre en la parte superior.

Alternativamente puede abrir la ventana Nueva tarea haciendo doble clic en el campo vacío debajo de la lista de tareas en las vistas de lista y dividida hor.

Creación de tareas en carpetas públicas o compartidas por otros usuarios

Por favor, tenga en cuenta que necesita permisos de creación de objetos para la creación de nuevas tareas en carpetas públicas o compartidas por otros usuarios.

Si no se le han concedido estos derechos, tras comenzar la operación de creación de nuevas tareas aparecerá un mensaje al respecto. Puede decidir entonces si desea crear la nueva tarea en su carpeta personal de tareas (carpeta Tareas) o cancelar la operación.

Puede encontrar más información sobre la elección de la carpeta de destino deseada y los derechos de acceso necesarios en “Introducción de datos de una nueva tarea” de este capítulo.

Creación de nuevas tareas desde otros módulos

Incluso si el modulo Tarea no está activo podrá crear nuevas tareas - desde cualquier otro módulo de Open-Xchange Server. Si el panel no está expandido, pulse sobre la flecha orientada hacia abajo de la sección Nueva del menú y luego seleccione Tarea del menú que se abra.

Si el panel ya está expandido, pulse sobre el icono Tarea de la sección Nueva del panel.

Carpeta de destino para nuevas tareas

Puesto que las tareas sólo pueden ser gestionadas en carpetas de tareas, su carpeta personal de tareas (carpeta Tareas) es preseleccionada automáticamente como carpeta de destino cuando cree nuevas tareas desde otros módulos de Open-Xchange Server .

Si desea guardar tareas recién creadas en otras carpetas personales, públicas o compartidas por otros usuarios, puede elegir otra carpeta de destino mientras introduce los datos de la nueva tarea.

Puede encontrar más información sobre la elección de la carpeta de destino y los derechos de acceso necesarios en la sección “Introducción de datos de una nueva tarea” de abajo.

Introducción de datos de una nueva tarea

Independientemente de cómo y desde qué modulo haya iniciado la creación de la tarea, se abrirá la ventana Tarea con la pestaña Tarea activada. Ahora podrá introducir la información correspondiente a la nueva tarea por medio de los campos apropiados.

Fechas de inicio y vencimento de la tarea

Puede introducir las fechas de inicio y vencimiento de la nueva tarea tanto rellenando manualmente los campos apropiados como estableciendo la fecha usando los iconos de calendario.

Cuando se introducen datos, se comprueba su verosimilitud, para asegurar que la fecha de vencimiento de una tarea es posterior a la de inicio. Si ha introducido por error una fecha de vencimiento anterior a la de inicio, recibirá un mensaje de error al respecto, y no podrá guardar esta tarea hasta que no haya introducido valores cronológicamente correctos para las fechas de inicio y vencimiento.

Estado y progreso

Por medio de la lista de selección Estado puede establecer en qué fase se encuentra la nueva tarea - el estado No comenzada es seleccionado por defecto y el indicador de progreso se establece a 0%.

El estado está relacionado con el progreso (y viceversa). Si elige En progreso, por ejemplo, el indicador de progreso se establece automáticamente a 25%; si establece el indicador de progreso (usando los botones + o -) al 100%, el estado se cambia automáticamente a Completada. También puede introducir el progreso a mano en vez de usar los botones. En este caso, el estado no se cambia automáticamente.

Prioridad de la nueva tarea

Por medio de la opción Prioridad puede asignar una prioridad a la tarea - puede elegir entre Baja, Normal y Alta.

Tareas personales

Si ha comenzado la creación de la nueva tarea desde cualquier carpeta personal y no ha añadido ningún otro participante a la tarea, puede marcar la nueva tarea como personal. Las tareas marcadas como personales sólo puede se accedidas por usted - incluso si comparte sus carpetas personales de tareas para el uso común con otros usuarios, los otros usuarios no pueden ver o modificar sus tareas personales.

Creación de tareas personales

Por favor, tenga en cuenta que sólo puede marcar como personales tareas que haya creado para usted mismo - sin otros participantes - y que gestione desde sus carpetas personales de tareas. Si intenta guardar nuevas tareas en una carpeta pública o compartida por otros usuarios, obtendrá un mensaje de error si estas nueva tareas han sido marcadas como personales.

Tareas recurrentes

Si desea crear tareas que se repiten periódicamente - como por ejemplo, una copia de seguridad semanal -puede crearlas como una tarea recurrente, con los parámetros apropiados, en vez de planificar estas tareas una y otra vez.

Para crear una tarea recurrente, pulse sobre la opción Serie. Esto abrirá la ventana Nueva tarea recurrente, donde puede ajustar los parámetros de la nueva tarea recurrente.

La siguiente figura muestra un ejemplo típico de tarea recurrente - los parámetros se establecieron como sigue: La tarea debe realizarse cada semana en viernes; la fecha de la primera ocurrencia de la tarea recurrente es tomada como fecha de comienzo. Puesto que esta tarea recurrente debe realizarse indefinidamente, la opción Fin se establece a Nunca.

Figura 5.5. Tareas recurrentes (ejemplo)

Tareas recurrentes (ejemplo)

Tareas recurrentes

Hay más información disponible sobre las tareas recurrentes en “Edición de tareas” en este capítulo.

Asociación de etiquetas

Puede asociar una o varias etiquetas con la nueva tarea para categorizarla. Para hacer esto, escriba manualmente las etiquetas deseadas en el campo Etiquetas (las diferentes etiquetas deben estar separadas por comas) o pulse sobre la opción Etiquetas y seleccione con el ratón las etiquetas que desee. Tenga en cuenta que la opción Etiquetas sólo muestra etiquetas previamente introducidas en Ajustes.

Como resultado, todas las etiquetas seleccionadas se introducirán en el campo Etiquetas.

Si desea borrar una o varias de las etiquetas asociadas con una tarea, simplemente elimine los elementos correspondientes del campo Etiquetas. Coloque el cursor sobre el campo y elimine las etiquetas no deseadas.

Alternativamente, pulse sobre Etiquetas, desmarque las etiquetas en la ventana emergente y pulse Aceptar.

Creación de etiquetas personales

Si desea reutilizar frecuentemente ciertas etiquetas, se le recomienda crear éstas como etiquetas personales en Ajustes, de forma que pueda acceder a estas etiquetas de forma más sencilla. Puede encontrar más información sobre la creación de etiquetas personales y una descripción del procedimiento en el capítulo Configuración, en “Etiquetas privadas”.

Selección de la carpeta de destino

Con la opción Carpeta, especifica en qué carpeta se debe guardar la nueva tarea; por defecto se selecciona una de las siguientes carpetas:

  • Cuando cree nuevas tareas desde una de sus carpetas de tareas personales => la carpeta personal de tareas que estaba abierta cuando creó la tarea.

  • Cuando cree nuevas tareas desde una carpeta pública o compartida por otro usuario para la que se le han concedido permisos para crear objetos => la carpeta de tareas pública o compartida que estaba abierta cuando creó la nueva tarea.

  • Cuando cree nuevas tareas desde una carpeta pública o compartida por otro usuario para la que no se le han concedido permisos para crear objetos => su carpeta personal de tareas (carpeta Tareas).

  • Cuando cree nuevas tareas desde otro módulo de Open-Xchange Server, p.ej., Email, Calendario, etc. => su carpeta personal de tareas (carpeta Tareas).

Por favor, tenga en cuenta durante su selección que las nuevas tareas sólo se pueden guardar en carpetas de tareas y que necesita permisos de creación de objetos para carpetas de tareas públicas o compartidas por otros usuarios para poder guardar tareas ahí. Por tanto, la lista de selección muestra sólo como carpetas de destino aquellas carpetas de tareas para las que se le han concedido este permiso.

Activación de recordatorios

Si desea que se le recuerde una tarea, puede establecer mediante el campo Recordatorio cuándo desea que se le recuerde la nueva tarea. Por favor, observe que es necesaria una fecha de vencimiento para establecer un recordatorio y que el recordatorio seleccionado estará siempre activo sólo para el creador de esta nueva tarea - todos los demás participantes establecerán sus propios recordatorios para esta tarea.

Si ha activado un recordatorio para una tarea, una ventana le avisará de esta tarea cuando se alcance el fin del periodo seleccionado. En esta ventana puede decidir si desea que se le recuerde otra vez tras un cierto tiempo o si con este primer recordatorio de esta tarea es suficiente.

Notificación de participantes por E-Mail

Si desea notificar a todos los participantes añadidos a esta nueva tarea, active la opción Notificar a todos los participantes por E-Mail. Esta medida es particularmente recomendable para invitar a participantes externos (p.ej.: de sus contactos personales) que no tienen acceso a Open-Xchange Server - y que por tanto, no serían automáticamente informados acerca de esta nueva tarea.

Confirmación de tareas

Hay más información disponible sobre la confirmación de nuevas tareas en la sección “Edición de tareas” en este capítulo.

Introducción de detalles para una nueva tarea

En la pestaña Detalles puede especificar la duración estimada y real, los costes estimados y los ya acumulados, gastos de viaje, así como otra información contable.

Selección de participantes para una nueva tarea

En la pestaña Participantes puede especificar qué participantes deberían involucrase en esta tarea. Para añadir participantes adicionales a la nueva tarea o delegar la tarea, pulse sobre la función Añadir participante en la sección Participantes del panel. Esta función abre la ventanaSeleccionar participantes donde puede elegir los participantes a añadir tal y como se describe más abajo.

Agregar participantes internos

Para añadir usuarios registrados de Open-Xchange Server (como participantes internos), primero debe asegurarse de que la Libreta de direcciones global está seleccionada como carpeta de contactos. Luego introduzca el nombre de los participantes a añadir, comodines (los caracteres * y ?), o combinaciones de partes del nombre y comodines en el campo Búsqueda. A continuación, pulse en Ir.

Puede usar comodines de las (entre otras) siguientes formas para definir el criterio de búsqueda en la ventana Seleccionar participantes - puede ignorar las mayúsculas aquí:

  • he o *he* => todos los usuarios registrados de la carpeta de contactos Libreta de direcciones global que contengan la secuencia de caracteres "he".

  • m???r => todos los usuarios registrados de la carpeta de contactos Libreta de direcciones global cuyo nombre o apellido contenga los caracters "m" y "r" con exactamente 3 caracters entre la "m" y la "r" - como por ejemplo, los apellidos Maier, Meier o Meyer, pero no Mair o Muller.

En el siguiente paso, añada los participantes deseados seleccionando los participantes correspondientes de la lista de selección y pulsando Añadir en la sección Participantes.

Creador y participantes de tareas

Por favor, tenga en cuenta que como creador de la tarea usted no puede se añadido como participante. El creador de una tarea sólo puede añadir participantes adicionales o delegar la tarea a otros.

Agregar participantes externos

Si desea añadir a una tarea participantes externos que no tienen acceso a Open-Xchange Server (p. ej.: contactos de las carpetas de contactos personal, públicas o compartidas por otros usuarios), seleccione primero la carpeta de contactos correspondiente y luego añada los participantes deseados, tal y como lo haría para los participantes internos.

Si ha cometido un error seleccionando participantes, puede eliminar el contenido del campo Participantes por medio de la función Borrar. Para ello, seleccione uno o más participantes en el campo Participantes y pulse en Borrar.

Si fuera imposible encontrar en una sola búsqueda todos los participantes internos y externos que desea añadir a la nueva tarea, repita el proceso de muestra y selección de participantes - con los diferentes criterios de búsqueda apropiados -hasta que haya recopilado a todos los participantes.

Añadir adjuntos a tareas

Si desea asociar documentos externos relacionados a la nueva tarea (por ejemplo, documentos de texto con especificaciones de la tarea, hojas de cálculo con listados de piezas, imágenes, etc.), puede añadir a la tarea los ficheros correspondientes como adjuntos.

Por favor, tenga en cuenta que para poder añadir adjuntos a tareas debe tener suficiente espacio de almacenamiento libre en el servidor. Si el espacio asignado a usted está agotado, no podrá añadir más adjuntos a las tareas. El Cuadro de información en la Página de inicio de Open-Xchange Server proporciona información sobre su espacio de almacenamiento actualmente disponible.

Para añadir adjuntos a nuevas tareas, primero debe activar la pestaña Adjuntos y seguidamente pulsar Añadir adjunto en la sección Adjuntos del panel. Esta función abre la ventana Seleccionar adjuntos donde puede seleccionar el o los ficheros a añadir. Seleccione uno o más ficheros por medio de Navegar y use la opción Añadir para añadirlos a la lista de adjuntos.

Cuando confirme su selección de ficheros con Aceptar, se cerrará la ventana Seleccionar adjuntos y los adjuntos serán añadidos a la tarea.

Añadir adjuntos a tareas

Cada adjunto que asocie con una tarea específica está exclusivamente asociado con esta tarea. Si añade un fichero como adjunto a varias tareas, una única copia de este fichero se adjunta a cada una de estas tareas.

Eliminación de adjuntos de tareas

Si añadió por error adjuntos a la nueva tarea, puede eliminarlos otra vez. Para ello, seleccione en la tabla de adjuntos el fichero o ficheros que desee borrar de la tarea. Si desea seleccionar varios ficheros, mantenga pulsada la tecla Control (para selecciones múltiples no adyacentes) o la tecla Mayús (para selecciones múltiples adyacentes). A continuación, pulse en Eliminar en la sección Adjuntos del panel para eliminar de la tarea todos los adjuntos seleccionados.

Guardando sus entradas

Para guardar la nueva tarea con todos los datos suministrados, pulse el icono Guardar en la sección Guardar del panel. Esto cierra la ventana Tarea y crea la nueva tarea en la carpeta previamente seleccionada.

Notificación de participantes

Si había incluído otros participantes en la nueva tarea o delegado la tarea a otros usuarios, todos los participantes serán notificados de esta tarea por E-Mail - siempre y cuando activara la opción Notificar participantes cuando creó la tarea.

Descartar entrada

Si no desea guardar la tarea, pulse Cancelar en la sección Ventana del panel. Por seguridad, se le preguntará si realmente desea descartar sus entradas. Si confirma esta operación con Aceptar, se cerrará la ventana Tarea y se descartarán todas las entradas.