Para crear nuevas tareas en sus carpetas de tareas personales, públicas o compartidas por otros usuarios - siempre y cuando tenga los permisos para crear objetos - puede usar uno de los métodos descritos abajo.
Si el módulo
está abierto, pulse sobre el icono de la sección del panel. En este caso es irrelevante si el panel está ya expandido o no - en todas las vistas del panel, el icono para crear tareas se muestra siempre en la parte superior.Alternativamente puede abrir la ventana Nueva tarea haciendo doble clic en el campo vacío debajo de la lista de tareas en las vistas de lista y dividida hor.
Creación de tareas en carpetas públicas o compartidas por otros usuariosPor favor, tenga en cuenta que necesita permisos de creación de objetos para la creación de nuevas tareas en carpetas públicas o compartidas por otros usuarios. Si no se le han concedido estos derechos, tras comenzar la operación de creación de nuevas tareas aparecerá un mensaje al respecto. Puede decidir entonces si desea crear la nueva tarea en su carpeta personal de tareas (carpeta ) o cancelar la operación.Puede encontrar más información sobre la elección de la carpeta de destino deseada y los derechos de acceso necesarios en “Introducción de datos de una nueva tarea” de este capítulo. |
Incluso si el modulo Open-Xchange Server. Si el panel no está expandido, pulse sobre la flecha orientada hacia abajo de la sección del menú y luego seleccione del menú que se abra.
no está activo podrá crear nuevas tareas - desde cualquier otro módulo deSi el panel ya está expandido, pulse sobre el icono
de la sección del panel.Carpeta de destino para nuevas tareasPuesto que las tareas sólo pueden ser gestionadas en carpetas de tareas, su carpeta personal de tareas (carpeta Open-Xchange Server . ) es preseleccionada automáticamente como carpeta de destino cuando cree nuevas tareas desde otros módulos deSi desea guardar tareas recién creadas en otras carpetas personales, públicas o compartidas por otros usuarios, puede elegir otra carpeta de destino mientras introduce los datos de la nueva tarea. Puede encontrar más información sobre la elección de la carpeta de destino y los derechos de acceso necesarios en la sección “Introducción de datos de una nueva tarea” de abajo. |
Independientemente de cómo y desde qué modulo haya iniciado la creación de la tarea, se abrirá la ventana
con la pestaña activada. Ahora podrá introducir la información correspondiente a la nueva tarea por medio de los campos apropiados.Puede introducir las fechas de inicio y vencimiento de la nueva tarea tanto rellenando manualmente los campos apropiados como estableciendo la fecha usando los iconos de calendario.
Cuando se introducen datos, se comprueba su verosimilitud, para asegurar que la fecha de vencimiento de una tarea es posterior a la de inicio. Si ha introducido por error una fecha de vencimiento anterior a la de inicio, recibirá un mensaje de error al respecto, y no podrá guardar esta tarea hasta que no haya introducido valores cronológicamente correctos para las fechas de inicio y vencimiento.
Por medio de la lista de selección
puede establecer en qué fase se encuentra la nueva tarea - el estado es seleccionado por defecto y el indicador de progreso se establece a .El estado está relacionado con el progreso (y viceversa). Si elige
, por ejemplo, el indicador de progreso se establece automáticamente a ; si establece el indicador de progreso (usando los botones o ) al , el estado se cambia automáticamente a . También puede introducir el progreso a mano en vez de usar los botones. En este caso, el estado no se cambia automáticamente.Si ha comenzado la creación de la nueva tarea desde cualquier carpeta personal y no ha añadido ningún otro participante a la tarea, puede marcar la nueva tarea como personal. Las tareas marcadas como personales sólo puede se accedidas por usted - incluso si comparte sus carpetas personales de tareas para el uso común con otros usuarios, los otros usuarios no pueden ver o modificar sus tareas personales.
Creación de tareas personalesPor favor, tenga en cuenta que sólo puede marcar como personales tareas que haya creado para usted mismo - sin otros participantes - y que gestione desde sus carpetas personales de tareas. Si intenta guardar nuevas tareas en una carpeta pública o compartida por otros usuarios, obtendrá un mensaje de error si estas nueva tareas han sido marcadas como personales. |
Si desea crear tareas que se repiten periódicamente - como por ejemplo, una copia de seguridad semanal -puede crearlas como una tarea recurrente, con los parámetros apropiados, en vez de planificar estas tareas una y otra vez.
Para crear una tarea recurrente, pulse sobre la opción
. Esto abrirá la ventana , donde puede ajustar los parámetros de la nueva tarea recurrente.La siguiente figura muestra un ejemplo típico de tarea recurrente - los parámetros se establecieron como sigue: La tarea debe realizarse cada semana en viernes; la fecha de la primera ocurrencia de la tarea recurrente es tomada como fecha de comienzo. Puesto que esta tarea recurrente debe realizarse indefinidamente, la opción
se establece a .Tareas recurrentesHay más información disponible sobre las tareas recurrentes en “Edición de tareas” en este capítulo. |
Puede asociar una o varias etiquetas con la nueva tarea para categorizarla. Para hacer esto, escriba manualmente las etiquetas deseadas en el campo
(las diferentes etiquetas deben estar separadas por comas) o pulse sobre la opción y seleccione con el ratón las etiquetas que desee. Tenga en cuenta que la opción sólo muestra etiquetas previamente introducidas en .Como resultado, todas las etiquetas seleccionadas se introducirán en el campo
.Si desea borrar una o varias de las etiquetas asociadas con una tarea, simplemente elimine los elementos correspondientes del campo
. Coloque el cursor sobre el campo y elimine las etiquetas no deseadas.Alternativamente, pulse sobre
, desmarque las etiquetas en la ventana emergente y pulse .Creación de etiquetas personalesSi desea reutilizar frecuentemente ciertas etiquetas, se le recomienda crear éstas como etiquetas personales en Configuración, en “Etiquetas privadas”. , de forma que pueda acceder a estas etiquetas de forma más sencilla. Puede encontrar más información sobre la creación de etiquetas personales y una descripción del procedimiento en el capítulo |
Con la opción
, especifica en qué carpeta se debe guardar la nueva tarea; por defecto se selecciona una de las siguientes carpetas:Cuando cree nuevas tareas desde una de sus carpetas de tareas personales => la carpeta personal de tareas que estaba abierta cuando creó la tarea.
Cuando cree nuevas tareas desde una carpeta pública o compartida por otro usuario para la que se le han concedido permisos para crear objetos => la carpeta de tareas pública o compartida que estaba abierta cuando creó la nueva tarea.
Cuando cree nuevas tareas desde una carpeta pública o compartida por otro usuario para la que no se le han concedido permisos para crear objetos => su carpeta personal de tareas (carpeta
).Cuando cree nuevas tareas desde otro módulo de Open-Xchange Server, p.ej., , , etc. => su carpeta personal de tareas (carpeta ).
Por favor, tenga en cuenta durante su selección que las nuevas tareas sólo se pueden guardar en carpetas de tareas y que necesita permisos de creación de objetos para carpetas de tareas públicas o compartidas por otros usuarios para poder guardar tareas ahí. Por tanto, la lista de selección muestra sólo como carpetas de destino aquellas carpetas de tareas para las que se le han concedido este permiso.
Si desea que se le recuerde una tarea, puede establecer mediante el campo
cuándo desea que se le recuerde la nueva tarea. Por favor, observe que es necesaria una fecha de vencimiento para establecer un recordatorio y que el recordatorio seleccionado estará siempre activo sólo para el creador de esta nueva tarea - todos los demás participantes establecerán sus propios recordatorios para esta tarea.Si ha activado un recordatorio para una tarea, una ventana le avisará de esta tarea cuando se alcance el fin del periodo seleccionado. En esta ventana puede decidir si desea que se le recuerde otra vez tras un cierto tiempo o si con este primer recordatorio de esta tarea es suficiente.
Si desea notificar a todos los participantes añadidos a esta nueva tarea, active la opción Open-Xchange Server - y que por tanto, no serían automáticamente informados acerca de esta nueva tarea.
. Esta medida es particularmente recomendable para invitar a participantes externos (p.ej.: de sus contactos personales) que no tienen acceso aConfirmación de tareasHay más información disponible sobre la confirmación de nuevas tareas en la sección “Edición de tareas” en este capítulo. |
En la pestaña
puede especificar la duración estimada y real, los costes estimados y los ya acumulados, gastos de viaje, así como otra información contable.En la pestaña
puede especificar qué participantes deberían involucrase en esta tarea. Para añadir participantes adicionales a la nueva tarea o delegar la tarea, pulse sobre la función en la sección del panel. Esta función abre la ventana donde puede elegir los participantes a añadir tal y como se describe más abajo.Para añadir usuarios registrados de Open-Xchange Server (como participantes internos), primero debe asegurarse de que la está seleccionada como . Luego introduzca el nombre de los participantes a añadir, comodines (los caracteres * y ?), o combinaciones de partes del nombre y comodines en el campo . A continuación, pulse en .
Puede usar comodines de las (entre otras) siguientes formas para definir el criterio de búsqueda en la ventana
- puede ignorar las mayúsculas aquí:he o *he* => todos los usuarios registrados de la carpeta de contactos
que contengan la secuencia de caracteres "he".m???r => todos los usuarios registrados de la carpeta de contactos
cuyo nombre o apellido contenga los caracters "m" y "r" con exactamente 3 caracters entre la "m" y la "r" - como por ejemplo, los apellidos Maier, Meier o Meyer, pero no Mair o Muller.En el siguiente paso, añada los participantes deseados seleccionando los participantes correspondientes de la lista de selección y pulsando
en la sección .Creador y participantes de tareasPor favor, tenga en cuenta que como creador de la tarea usted no puede se añadido como participante. El creador de una tarea sólo puede añadir participantes adicionales o delegar la tarea a otros. |
Si desea añadir a una tarea participantes externos que no tienen acceso a Open-Xchange Server (p. ej.: contactos de las carpetas de contactos personal, públicas o compartidas por otros usuarios), seleccione primero la carpeta de contactos correspondiente y luego añada los participantes deseados, tal y como lo haría para los participantes internos.
Si ha cometido un error seleccionando participantes, puede eliminar el contenido del campo
por medio de la función . Para ello, seleccione uno o más participantes en el campo y pulse en .Si fuera imposible encontrar en una sola búsqueda todos los participantes internos y externos que desea añadir a la nueva tarea, repita el proceso de muestra y selección de participantes - con los diferentes criterios de búsqueda apropiados -hasta que haya recopilado a todos los participantes.
Si desea asociar documentos externos relacionados a la nueva tarea (por ejemplo, documentos de texto con especificaciones de la tarea, hojas de cálculo con listados de piezas, imágenes, etc.), puede añadir a la tarea los ficheros correspondientes como adjuntos.
Por favor, tenga en cuenta que para poder añadir adjuntos a tareas debe tener suficiente espacio de almacenamiento libre en el servidor. Si el espacio asignado a usted está agotado, no podrá añadir más adjuntos a las tareas. El Open-Xchange Server proporciona información sobre su espacio de almacenamiento actualmente disponible.
en la dePara añadir adjuntos a nuevas tareas, primero debe activar la pestaña
y seguidamente pulsar en la sección del panel. Esta función abre la ventana donde puede seleccionar el o los ficheros a añadir. Seleccione uno o más ficheros por medio de y use la opción para añadirlos a la lista de adjuntos.Cuando confirme su selección de ficheros con
, se cerrará la ventana y los adjuntos serán añadidos a la tarea.Añadir adjuntos a tareasCada adjunto que asocie con una tarea específica está exclusivamente asociado con esta tarea. Si añade un fichero como adjunto a varias tareas, una única copia de este fichero se adjunta a cada una de estas tareas. |
Si añadió por error adjuntos a la nueva tarea, puede eliminarlos otra vez. Para ello, seleccione en la tabla de adjuntos el fichero o ficheros que desee borrar de la tarea. Si desea seleccionar varios ficheros, mantenga pulsada la
(para selecciones múltiples no adyacentes) o la (para selecciones múltiples adyacentes). A continuación, pulse en en la sección del panel para eliminar de la tarea todos los adjuntos seleccionados.