Creación de citas

Para crear nuevas citas en sus carpetas de calendario personales, públicas o compartidas por otros usuarios - suponiendo que tiene los permisos de acceso adecuados - puede utilizar uno de los métodos descritos a continuación.

Creación de nuevas citas en el módulo de calendario

Si el módulo Calendario está abierto, pulse en el icono Cita de la sección del panel Nuevo. Es irrelevante si el panel está expandido o no - en cada vista de los paneles, el icono para crear nuevas citas siempre se muestra arriba.

Si se crea una cita en la vista Equipo, todas las personas y recursos visibles en la vista actual quedarán incorporadas a la cita.

Creación de nuevas citas haciendo doble clic

Como alternativa a la función del panel descrita más arriba, también puede crear nuevas citas haciendo doble clic en la vista Calendario o Equipo, concretamente, usando uno de los métodos siguientes:

  • Día / semana laboral - haga doble clic en la hora del día => Abre la ventana Cita, en la que la hora de inicio de la nueva cita aparece inicialmente ajustada a aquella en la que hizo doble clic.

  • Mes / semana - haga doble clic en un día => Abre la ventana Cita, en la que la duración de la nueva cita aparece inicialmente ajustada a jornada completa.

  • Mes / semana - haga doble clic en un celda de día => Abre la ventana Cita.

  • Equipo / Día o semana - al hacer doble clic sobre en la hora deseada se abre la ventana Cita. Tanto el creador de la cita como el usuario o recurso cuyo calendario ha sido pulsado quedan automáticamente incorporados como participantes en la cita.

Creación de citas en carpetas de calendario públicas o compartidas por otros usuarios

Tenga en cuenta que necesita permisos para crear objetos para crear nuevas citas en carpetas de calendario públicas o compartidas por otros usuarios. Si no se le han concedido dichos permisos, aparecerá un mensaje de error relacionado tras utilizar la función para crear nuevas citas. Puede decidir entonces si quiere crear la nueva cita en su carpeta de calendario personal (carpeta Calendario) o si quiere cancelar la función.

Creación de nuevas citas desde otros módulos

Incluso si el módulo Calendario no está activo, puede crear nueva cita desde cualquier otro módulo de Open-Xchange Server. Si el panel no está expandido, pulse en la flecha abajo de la sección del panel Nuevo y después seleccione Cita en el menú que se habrá abierto.

Si el panel ya está expandido, pulse en el icono Cita en la sección del panel Nuevo.

Carpeta de destino para nuevas citas

Dado que las citas sólo se pueden gestionar en carpetas de calendario, su carpeta de calendario personal (carpeta Calendario) aparece automáticamente preseleccionada como carpeta destino cuando crea nuevas citas desde otros módulos de Open-Xchange Server .

Si quisiera grabar citas recién creadas en otras carpetas personales, o en carpetas de calendario públicas o compartidas por otros usuarios, puede elegir otra carpeta de destino cuando introduzca los datos de la nueva cita.

Puede encontrar más información sobre la elección de carpeta de destino y los permisos de acceso requeridos, más adelante en la sección “Introducción de datos de una nueva cita”.

Creación de una nueva cita con Arrastrar y Soltar

Para crear una nueva cita con Arrastrar y Soltar en el módulo E-Mail, arrastre un E-Mail de la lista a un día del mini calendario. El cuadro de diálogo Cita se abrirá y el asunto del E-Mail se habrá introducido en el campo descripción.

Para crear una nueva cita con Arrastrar y Soltar en el módulo Contactos, arrastre un contacto a un día del mini calendario. El cuadro de diálogo Cita se abrirá y el contacto se habrá introducido como participante.

Creación de una cita nueva desde un adjunto iCal

Es posible crear una cita nueva desde un adjunto iCal contenido en un e-mail. Los adjuntos iCal pueden identificarse gracias a su extensión ics.

Abra el módulo de correo. Acceda al mensaje empleando la vista horizontal o vertical. Pulse el botón derecho del ratón sobre el archivo ics. Seleccione Importar iCal en el menú contextual. A continuación, se abrirá la ventana de edición de citas.

Cómo crear una cita nueva en la vista equipo

Dispone de la posibilidad de crear una nueva cita en la franja horaria correspondiente a la vista de equipo.

Si desea crear una cita para todos los componentes del equipo, asegúrese de que no hay seleccionado ninguno. Haga clic sobre Nuevo en el apartadoCita. También puede pulsar sobre la franja horaria y definir un rango específico mediante el ratón. De este modo, se establecerá el inicio y duración de la cita directamente.

Si necesita crear una cita para unos miembros en particular del equipo, seleccione éstos pulsando simultáneamente la tecla <ctrl> y haciendo clic sobre sus nombres. Nota: Si utiliza un Mac, emplee la tecla <cmd>. Pulse sobre Nuevo en el apartado Cita o realice un doble clic sobre una hora dentro de la franja horaria. Automáticamente se establecerá el día y hora seleccionados como inicio de la cita. También puede pulsar sobre la franja horaria y definir un rango temporal arránstrandolo mediante el ratón. De este modo, se establecerá el inicio y duración de la cita directamente.

Si desea crear una cita para un solo componente del equipo, asegúrese de que no hay seleccionado ninguno. Haga un doble clic sobre el nombre que desea añadir y la hora deseada en la franja horaria.

Introducción de datos de una nueva cita

Sin importar cómo o desde qué módulo se haya iniciado la creación de la cita, la ventana Cita se abre con la pestaña Cita activada. Entonces se pueden introducir los datos correspondientes para la nueva cita mediante los campos apropiados.

Cuando cree una nueva cita, asegúrese de que completa el campo Última descripción, porque este es un campo obligatorio y siempre debe contener un valor. Si olvida completar el campo Descripción no podrá grabar la nueva cita, y en su lugar recibirá un mensaje de error y el campo Descripción se visualizará con bordes rojos.

Inicio y fin de la cita

Puede introducir el inicio y el fin de la nueva cita rellenando los campos adecuados, estableciendo las fechas usando los iconos del calendario, o seleccionándolos en las listas que hay junto a los campos.

Especificaciones de tiempo para nuevas citas

Cuando introduce datos, éstos se comprueba su plausibilidad para asegurarse de que el fin de la cita se ha establecido de modo que se produzca después de su comienzo. Si por error establece el fin de una nueva cita de modo que ocurra antes de su inicio, recibirá el correspondiente mensaje de error y no podrá grabar dicha cita hasta que introduzca valores cronológicamente correctos para el inicio y el fin.

Citas de jornada completa

Si quisiera crear citas de jornada completa (como, por ejemplo, cumpleaños u otros eventos que duran todo un día), active la opción jornada completa en la ventana Cita. No necesitará introducir las horas de inicio ni de fin para la nueva cita.

Citas personales

Si ha comenzado la creación e una nueva cita desde cualquier carpeta personal y no añade ningún otro participante ni recurso a dicha cita, puede marcarla como personal. A las citas marcadas como personales sólo puede acceder usted - incluso si comparte sus carpetas de calendario personales para uso en común con otros usuarios, dichos usuarios no podrán ver ni editar sus citas personales.

Creación de citas personales

Tenga en cuenta que sólo puede marcar como personales las citas que haya creado usted mismo - sin otros participantes ni recursos - y que usted gestione en sus carpetas personales de calendario. Cuando cree nuevas citas en carpetas de calendario públicas o compartidas por otros usuarios, la opción Cita personal no estará disponible en la ventana Cita.

Citas recurrentes

Si quiere crear citas periódicamente recurrentes - como, por ejemplo, una reunión semanal del equipo -, puede crearlas como citas recurrentes con los parámetros adecuados en lugar de planificar dichas citas una y otra vez.

Para crear citas recurrentes, pulse en la opción Recurrentes. Esto abre la ventana Nueva cita recurrente, en la que puede modificar los ajustes para la nueva cita recurrente.

La siguiente figura muestra un ejemplo típico de cita recurrente - los parámetros se han ajustado como se indica: La cita debería tener lugar una vez a la semana, los lunes; la fecha de la primera reunión se ha ajustado para ser la fecha de inicio de la cita recurrente. Dado que esa cita recurrente debe prolongarse durante el primer cuarto del calendario del año actual, la última fecha de del primer cuarto del calendario se ha establecido como la fecha de fin.

Figura 4.13. Cita recurrente (ejemplo)

Cita recurrente (ejemplo)

Es posible crear una cita recurrente para recordar el cumpleaños de un contacto. Puede obtener más información al respcecto en “Datos personales, marcas y carpetas”

Asociación de etiquetas

Puede asociar una o varias etiquetas a la nueva cita para clasificarla. Para ello, escriba manualmente la etiqueta deseada en el campo Etiquetas (las etiquetas individuales deben separarse con comas) o pulse en la opción Etiquetas y después seleccione la deseada con un clic de ratón. Tenga en cuenta que la opción Etiquetas muestra sólo las que se hayan indicado antes en Ajustes.

Como resultado, todas las etiquetas seleccionadas se han introducido en el campo Etiquetas.

Si quisiese borrar una o varias de las etiquetas asociadas a una cita, simplemente borre los elementos correspondientes del campo Etiquetas. Coloque el cursor en el campo y borre las etiquetas no deseadas. Otra alternativa es pulsar en Etiquetas y deseleccionar las etiquetas que quiera eliminar.

Creación de etiquetas personales

Si quisiera reutilizar ciertas etiquetas frecuentemente, sería conveniente crearlas como etiquetas personales en Ajustes, de modo que se pueda acceder a dichas etiquetas de manera más simple. Puede encontrar más información sobre la creación de sus propias etiquetas personales y una descripción del procedimiento en el capítulo Ajustes en “Etiquetas privadas”.

Selección de la carpeta de destino

Con la opción Carpeta, usted especifica en qué carpeta debería grabarse la nueva cita; en principio, una de las siguientes carpetas está seleccionada en dicho campo:

  • Cuando cree nuevas citas desde una de sus carpetas de calendario personales => la carpeta de calendario personal que estaba abierta cuando creó la nueva cita.

  • Cuando cree nuevas citas desde una carpeta pública o compartida por otro usuario para la que se le han concedido permisos para crear objetos => la carpeta de calendario pública o compartida que estaba abierta cuando creó la nueva cita.

  • Cuando cree nuevas citas desde una carpeta pública o compartida por otro usuario para la que no se le han concedido permisos para crear objetos => su carpeta de calendario personal (carpeta Calendario).

  • Cuando cree nuevas citas desde otro módulo de Open-Xchange Server, como, por ejemplo, Email, Tareas, etc... => su carpeta de calendario personal (carpeta Calendario).

Tenga en cuenta durante su selección que las citas sólo se pueden grabar en carpetas de calendario y que usted necesita permisos para crear objetos sobre carpetas públicas o compartidas por otros usuarios para poder grabar citas en ellas. Por tanto, la lista de selección muestra como carpetas de destino sólo aquellas carpetas de calendario para las que se les han concedido dichos permisos.

Configuración del tipo de visualización de la cita

Para ajustar el tipo de visualización de una nueva cita (reservada, provisional, ausente por trabajo o libre), pulse en la ventana en la opción Visualizar como y después seleccione el elemento deseado en la lista.

El tipo de visualización que seleccione para la cita se representará mediante barras de colores en las vistas Calendario, Equipo y Detalle. Hay más información disponible sobre todo esto en “Calendario - vistas y rangos de tiempo” en este capítulo.

Activación de recordatorios

Si quisiera que se le recordase la cita, podría seleccionar en la lista Recordatorio cuándo desea que se le recuerde dicha cita. Es posible establecer un intervalo predefinido de tiempo para los recordatorios mediante las opciones de configuración de calendario. Puede obtener más información en Intervalo de tiempo por defecto para el recordatorio Tenga en cuenta que el recordatorio seleccionado sólo está activo para el creador de la nueva cita - todos los otros usuarios participantes pueden configurar recordatorios diferentes para dicha cita.

Si ha activado un recordatorio para una cita, una ventana de recordatorio le avisará de dicha cita cuando se llegue al final del periodo seleccionado - como se muestra en la siguiente figura. En esta ventana puede decidir si le gustaría que se le recordase la cita otra vez después de un cierto tiempo, o si este primer recordatorio de dicha cita es suficiente.

Notificación por E-Mail a los participantes

Si quiere notificar de esta nueva cita a todos los participantes añadidos, active la opción Notificar a todos los participantes por E-Mail. Esta aproximación se recomienda particularmente cuando se está invitando a participantes externos de la cita (p.ej. de sus contactos personales) que no tienen acceso a Open-Xchange Server - por lo que no serían informados automáticamente de esta nueva cita.

Notificación y confirmación de citas

Hay más información disponible sobre la notificación a otros participantes, así como de las posibilidades de confirmación de citas recientemente creadas, en la sección “Confirmación de citas” de este capítulo.

Selección de participantes y recursos para la nueva cita

En la pestaña Participantes, se especifican todos los participantes y recursos para la cita - los recursos son elementos físicos y dispositivos (salas de conferencias, vehículos, medios de presentaciones, etc...) así como participantes concretos que son cruciales para la conducción de la reunión.

El creador de la cita aparece listado como el primer participante. Las opciones de calendario permiten especificar si queda designado como participante cuando crea una cita en una carpeta pública. Consulte Creación de citas públicas. Para añadir más participantes y/o recursos a la nueva cita, pulse en la función Añadir participante en la sección del panel Participante. Esta función abre la ventana Seleccionar participantes y recursos en la que se pueden seleccionar participantes y recursos para añadirlos tal y como se describe a continuación.

Adición de participantes y recursos

Para añadir usuarios registrados de Open-Xchange Server (como participantes internos) y/o recursos, primero necesita asegurarse de que la Libreta de direcciones global está seleccionada como carpeta de contactos. Después introduzca los nombres de los participantes o recursos a añadir o comodines (los caracteres * o ?), o combinaciones de partes de nombres y comodines, en el campo Búsqueda y pulse en Ir.

Puede utilizar comodines de las siguientes formas (entre otras) para definir el criterio de búsqueda en la ventana Seleccionar participantes y recursos - puede ignorar la diferencia entre mayúsculas y minúsculas:

  • me o *me* => todos los usuarios registrados y recursos de la carpeta de contactos libreta de direcciones global cuyo nombre, o apellidos, o cuya etiqueta, contenga la cadena de caracteres "me".

  • m???r => todos los usuarios registrados y recursos de la carpeta de contactos Libreta de direcciones global cuyo nombre o apellidos, o etiqueta, contenga los caracteres "m" y "r" con exactamente 3 caracteres entre la "m" y la "r" - como, por ejemplo, los apellidos Maier, Meier o Meyer, pero no Mair ni Muller.

En el siguiente paso se añaden los participantes deseados seleccionándolos en la lista de selección y pulsando en Añadir en la sección Participantes.

Para eliminar nuevos participantes selecciónelos de nuevo en el campo Participantes y pulse en Eliminar.

Si quisiera añadir recursos físicos (como, por ejemplo, materiales de presentación u otros dispositivos) así como participantes concretos como recursos, busque y seleccione las personas y materiales correspondientes mediante la lista de selección y después pulse en Añadir en la sección Recursos.

Para eliminar nuevos recursos selecciónelos nuevamente en el campo Recursos y pulse en Eliminar.

Adición de participantes como recursos

Si añade un participante como recurso a una cita, dicho participante no puede ser añadido a ninguna otra cita durante la duración de esta cita. Esta aproximación se recomienda para participantes cuya asistencia es crucial para la conducción de la reunión - como, por ejemplo. el instructor de un seminario.

Adición de participantes externos

Si quisiera añadir a una cita participantes externos que no tengan acceso a Open-Xchange Server (p. ej., contactos de su carpeta personal de contactos, o de carpetas de contactos públicas o compartidas por otros usuarios), seleccione en primer lugar la carpeta de contactos correspondiente y después añada el participante deseado tal y como lo haría para participantes internos o recursos.

Si ha cometido algún error al seleccionar usuarios o recursos, puede eliminar el contenido de los campos Participantes y Recursos mediante la función Borrar. Para ello seleccione el usuario o recurso a borrar y pulse en Borrar.

Si fuese imposible encontrar en una sola búsqueda todos los usuarios y recursos que quería añadir a la nueva cita, repita el proceso de visualización y selección de participantes y recursos - con los criterios de búsqueda convenientemente distintos - hasta que haya capturado todos los participantes y recursos requeridos.

Cómo añadir participantes externos que no están incluidos en una agenda de direcciones

Si desea añadir un participante, no inluido en la agenda de direcciones, haga clic sobre la opción Añadir externo contenida en el panel Participantes de la ventana Cita. Introduzca un nombre y una dirección de correo válida en la ventana Direcciones externas. Pulse en Añadir. Repita los pasos anteriores para incluir más participantes. Haga clic sobre Aceptar para finalizar.

Como resultado, los participantes externos no contenidos en la agenda de direcciones serán incluidos como participantes.

Adición de adjuntos a citas

Si quisiera asociar documentos externos relevantes directamente a la nueva cita (p. ej., documentos de texto con rutas, hojas de cálculo con presupuestos, etc...), podría añadir los ficheros adecuados como adjuntos a la cita.

Tenga en cuenta que para poder añadir adjuntos a citas, debe disponer de suficiente capacidad de almacenamiento libre en el servidor. Si el espacio de almacenamiento asignado a usted está utilizado, no podrá añadir ningún adjunto más a las citas. La Caja de información de la Página inicial de Open-Xchange Server proporciona información sobre su espacio de almacenamiento disponible.

Para añadir adjuntos a nuevas citas, primero debe activar la pestaña Adjuntos y después pulsar en Añadir adjunto en la sección del panel Adjuntos. Esta función abre la ventana Seleccionar adjuntos en la que se puede seleccionar el ficheros o ficheros a adjuntar. Seleccione uno o varios ficheros mediante Navegar y utilice la opción Añadir para añadirlos a la lista de adjuntos.

Cuando confirme su selección de fichero con Aceptar y Guardar, la ventana Seleccionar adjuntos se cerrará y los adjuntos se añadirán a la cita.

Adición de adjuntos a citas

Cada adjunto que asocie a una cita específica se asocia exclusivamente a dicha cita. Si añade un fichero como adjunto a varias citas, se adjunta una copia única de dicho fichero a cada una de dichas citas.

Eliminación de adjuntos de citas

Si había añadido adjuntos a la nueva cita por error, puede borrarlos de nuevo. Para ello, seleccione el fichero o ficheros que desee borrar de la cita desde la tabla de adjuntos. Si quiere seleccionar varios ficheros, mantenga pulsada la Tecla Ctrl (para seleccione múltiples de elementos no adyacentes) o la Tecla Mayús (para selecciones múltiples de elementos adyacentes). Después pulse en Borrar en la sección del panel Adjuntos y a continuación en Guardar para eliminar todos los adjuntos seleccionados de la cita.

Comprobación de la disponibilidad de participantes y recursos

Para comprobar la disponibilidad de todos los participantes y recursos añadidos a la cita, active la pestaña Disponibilidad. Especifique el rango de tiempo mediante los campos de fecha y hora y decida mediante Comprobar qué es lo que desea comprobar: sólo recursos, sólo participantes, o ambos. Si también activa la opción Mostrar miembros del equipo, se mostrarán todos los miembros de grupos de usuarios y su disponibilidad en la columna Participantes. Cuando haya establecido los valores correspondientes, pulse en Comprobar para comenzar la comprobación de disponibilidad.

Comprobación de la disponibilidad en diferentes días

Si quisiera comprobar la disponibilidad de los participantes y recursos en periodos de tiempo anteriores y siguientes, puede moverse página a página por la visualización día a día utilizando las flechas de navegación del área de fecha.

Utilización de la disponibilidad en una cita

Si quiere establecer el inicio y el fin de una nueva cita utilizando las fechas del rango de tiempo comprobado, pulse en Usar para cita. Esto cambia a la pestaña Cita en la que los campos de inicio y fin de la nueva cita ya aparecen inicialmente rellenados con las fechas transferidas.

Figura 4.14. Utilización de la disponibilidad en una cita

Utilización de la disponibilidad en una cita

Guardar sus entradas

Para guardar la nueva cita con todos los datos suministrados, pulse en el icono Guardar en la sección del panel Guardar. Esto cierra la ventana Cita, se crea la nueva cita en la carpeta previamente seleccionada, y se disparan los eventos descritos a continuación.

Comprobación de conflictos

Cuando se guarda una nueva cita, Open-Xchange Server comprueba si dicha cita entra en conflicto con otras que estén planificadas para el mismo tiempo. Este es el caso si usted u otros participantes ya tienen otras obligaciones que impiden su participación en esta cita.

Si hay un conflicto, usted recibe un mensaje de aviso adecuado y puede decidir si ignora los conflictos de citas o cancela la operación. Si Ignora los conflictos de citas visualizados, la nueva cita se crea con independencia de las citas existentes y la ventana Cita se cierra. Si cancela la operación al mostrarse este mensaje de aviso, vuelve a la ventana Cita y puede cambiar los parámetros de la nueva cita para evitar los conflictos.

Añadir a la cita un recurso que está en uso por otra cita causa un conflicto que no puede ignorar. Para poder guardar la cita tiene que eliminar el recurso.

Notificación a los participantes

Si ha invitado a otros participantes a la nueva cita, a todos los participantes internos se les notifica de esta cita mediante un cuadro de diálogo de confirmación y ellos pueden responderle sobre si van a participar en dicha cita o no - como se muestra en el siguiente ejemplo. Hay más información disponible sobre los cuadros de diálogo de confirmación en “Confirmación de citas” en este capítulo.

Si crea una nueva cita y activa la opción Notificar a todos los participantes por E-Mail, a todos los participantes internos y externos se les notifica sobre dicha nueva cita por E-Mail.

Descartar entrada

Si no quiere guardar la cita, pulse en Cancelar en la sección del panel Ventana. Para asegurarse, se le preguntará si realmente desea descartar los datos introducidos. Si confirma su decisión a esta pregunta con Aceptar, la ventana Cita se cerrará y todo lo que haya introducido será descartado.