Capítulo 5. Tareas

Tabla de contenidos

Tipos de tareas y acceso
Tareas personales
Tareas públicas
Tareas compartidas
Tareas - Vistas
Vista de lista
Vista dividida hor.
Elementos emergentes para tareas
Creación de tareas
Creación de nuevas tareas en el módulo Tareas
Creación de nuevas tareas desde otros módulos
Introducción de datos de una nueva tarea
Introducción de detalles para una nueva tarea
Selección de participantes para una nueva tarea
Añadir adjuntos a tareas
Guardando sus entradas
Descartar entrada
Edición de tareas
Edición de tareas mediante funciones del panel
Edición de tareas con doble-clic o por medio del menú contextual
Cambio de confirmación de tareas
Borrado de tareas
Impresión de tareas
Impresión de tareas individuales
Impresión de listas de tareas
Reubicación de tareas
Reubicación de tareas por medio del panel de funciones
Reubicación de tareas por medio de arrastrar-y-soltar
Duplicación de tareas
Marcado de tareas
Marcado de tareas
Cambio de las marcas de tareas
Eliminación de marcas de tareas
Búsqueda de tareas
Restablecimiento de la vista tras una búsqueda

El módulo Tareas le permite administrar tareas - personales, públicas y aquellas compartidas por otros usuarios - así como los datos correspondientes: fecha de inicio y fin, estado, prioridad, participantes y recursos, etc. Puede asociar varios adjuntos a sus tareas o buscar tareas específicas usando varios criterios.

Figura 5.1. El módulo Tareas

El módulo Tareas

Tipos de tareas y acceso

Open-Xchange Server le permite administrar tareas individuales así como tareas recurrentes periódicas (como series de tareas). Las últimas son útiles, por ejemplo, si quiere realizar una tarea específica con una frecuencia regular - como por ejemplo, una copia de seguridad semanal: en vez de planificar una nueva tarea cada semana, cree esta tarea una sola vez como tarea recurrente con los parámetros apropiados.

Puesto que una tarea recurrente es simplemente un tipo especial de tarea, todas siguientes observaciones se aplican igualmente a tareas individuales y tareas recurrentes, salvo que se especifique lo contrario. Puede encontrar más información sobre el uso de las tareas recurrentes en “Creación de tareas” en este capítulo.

Tareas personales

Cuando abra el módulo Tareas por medio del icono Tareas en la barra de módulos, siempre verá sus tareas personales (individuales o recurrentes) de la carpeta Tareas. Alternativamente, también puede abrir la carpeta Tareas directamente usando el árbol de carpetas, pulsando sobre en esta carpeta del árbol.

Si ha creado carpetas de tareas adicionales entre sus carpetas personales para gestionar eficazmente muchas tareas de diferentes categorías (ver ejemplos abajo), sólo puede seleccionar estas carpetas de tareas mediante el árbol de tareas.

Figura 5.2. Carpetas personales de tareas

Carpetas personales de tareas

Creación de carpetas adicionales

La flexible estructura de carpetas de Open-Xchange Server le permite crear carpetas de tareas adicionales en sus carpetas personales, así como en otras carpetas públicas o compartidas por otros usuarios - siempre y cuando tenga los permisos de acceso necesarios. Esto simplifica la gestión de múltiples y diferentes tareas. La sección “Gestión de carpetas” del capítulo Configuración de esta guía de usuario describe cómo crear carpetas adicionales en sus carpetas personales, así como en carpetas compartidas por otros usuarios o públicas.

Tareas públicas

El administrador, así como otros usuarios (siempre y cuando tengan los permisos de acceso pertinentes) pueden crear carpetas públicas de tareas adicionales para el uso común de la compañía. Esto mejora el trabajo en equipo y ayuda a evitar la duplicación de datos.

Para acceder a las carpetas públicas y sus contenidos (tareas y tareas recurrentes), expanda el elemento Carpetas públicas en el árbol de carpetas y luego pulse sobre la carpeta de tareas que desee abrir. Esto activa el módulo Tareas y muestra las tareas de la carpeta pública de tareas seleccionada.

Figura 5.3. Carpetas públicas de tareas

Carpetas públicas de tareas

Apertura de carpetas mediante el árbol de carpetas

Puesto que el árbol de carpetas muestra todas las carpetas personales y carpetas compartidas de otros usuarios accesibles, usted puede navegar rápidamente de cualquier carpeta o módulo de Open-Xchange Server a otra carpeta.

Simplemente pulse sobre la carpeta deseada en el árbol. Esto activa el módulo apropiado para la carpeta seleccionada - Email, Calendario, Contactos, Tareas o Almacén de información - y muestra el contenido de la carpeta seleccionada.

Tareas compartidas

Además de las carpetas públicas de tareas, todos los usuarios pueden compartir sus carpetas personales de tareas con otros usuarios o grupos específicos.

Para acceder a las carpetas de tareas compartidas de otros usuarios, expanda el elemento Carpetas compartidas del árbol de carpetas, así como el elemento del usuario cuya carpeta de tareas quiera abrir. Luego, pulse sobre una de las carpetas que este usuario ha compartido con usted. De forma similar a cuando accede a las carpetas de tareas públicas, el módulo Tareas se abre y muestra el contenido de la carpeta de tareas seleccionada.

Figura 5.4. Carpetas de tareas compartidas

Carpetas de tareas compartidas

Carpetas de tareas públicas y compartidas

Gracias a la flexible estructura de carpetas de Open-Xchange Server, usted puede acceder y/o gestionar tareas de otras carpetas de tareas públicas y/o compartidas por otros usuarios, además de sus tareas personales. Dependiendo del tipo de acceso que se le haya concedido, podrá crear, modificar o borrar tareas en las carpetas de tareas públicas o compartidas de otros usuarios.

La sección “Carpetas públicas y compartidas” en el capítulo Configuración de esta guía describe la diferencia entre carpetas públicas y compartidas. Explica cómo crear carpetas públicas, compartir carpetas personales y como establecer permisos de acceso para otros usuarios.