Para incrementar y consolidar la aceptación del usuario, es absolutamente necesario que los usuarios trabajen tan eficiente y completamente como sea posible con el software colaborativo. Sólo si todos los módulos disponibles se usan eficientemente, de acuerdo a los requisitos funcionales, una solución como ésta vale realmente la pena. Notas adhesivas, aplicaciones secundarias, libretas de direcciones externas, directorios de teléfonos y faxes y agendas telefónicas en el móvil o calendarios en la pared deberían pasar a ser historia. Cada caso de duplicación de datos no sólo representa un gasto innecesario de tiempo, sino que también mina el concepto de solución colaborativa completa con almacenamiento central de datos. Piensen en ustedes como un equipo y háganlo con todas sus fuerzas.
Es crucial que sus usuarios mantengan siempre una visión general y sean capaces de decidir cómo las distintas unidades de la avalancha diaria de información deben ser priorizadas. La página de inicio proporciona a cada usuario una primera visión general agrupando toda la información relevante del día.
Justo después de conectarse al sistema, el usuario puede ver en la página de inicio si han llegado nuevos mensajes de E-Mail, si alguna tarea o cita debe ser atendida, o si hay disponibles nuevos documentos. Por tanto, cada usuario obtiene rápidamente una visión general de los cambios en el estado de la información de la compañía, independientemente de preferencias o prioridades personales. Cada usuario puede, por supuesto, usar esta página también como punto de inicio para pasar a las secciones individuales para obtener información más detallada o para trabajar en las tareas pertinentes.
La función de arrastrar y soltar también es muy eficiente. Arrastrando el ratón puede, por ejemplo, mover rápida y fácilmente citas en su calendario o mover E-Mails a diferentes carpetas, etc. Si usa sistemáticamente esta función, su trabajo diario puede organizarse muy fácilmente y usted se podrá concentrar de nuevo en lo esencial.
A pesar de la filosofía de equipo, la ingeniosa administración de usuarios y grupos de Open-Xchange Server le garantiza que la información privada y personal y los datos de cada usuario están completamente a salvo del público.
Open-Xchange Server está orientado en muchos aspectos a las necesidades de las compañías que operan a nivel internacional. El interfaz colaborativo está disponible en alemán, inglés, francés, español, neerlandés y sueco. Cuando se realiza la conexión con el software colaborativo, el usuario puede seleccionar uno de estos seis idiomas.