Vous pouvez régler ce qui suit :
La configuration générale du logiciel de travail collaboratif
Marques
La configuration pour les modules individuels
Comment modifier les réglages généraux pour le logiciel de travail collaboratif complet :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
dans l'arborescence de dossiers sous . Les options des réglages sont affichées dans la fenêtre d'aperçu.Choisissez les réglages appropriés. Vous en trouverez une description plus loin dans ce chapitre.
Pour enregistrer les réglages, cliquez sur l'icône
dans le tableau de bord.Résultat : Les réglages sont enregistrés.
Comment quitter la page de réglages généraux :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Note : Si vous quittez les réglages avant d'avoir enregistré, la boîte de dialogue Configuration modifiée s'ouvre :
Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur
.
Les réglages généraux suivants sont disponibles.
Vous trouverez comment pour modifier les réglages ci-dessus dans : Configuration générale.
Réglages de base
. Définit l'intervalle de récupération de nouveaux messages, rendez-vous, tâches, etc. du serveur. Le réglage par défaut est .
. Définit le schéma de couleurs pour l'interface du logiciel de travail collaboratif.
. Définit si la configuration actuelle est enregistrée après la déconnexion.
Module par défaut après la connexion. Définit le module ouvert par défaut après la connexion.
Valeurs par défaut pour les réglages rapides
Effets visuels. Les effets visuels comprennent l'apparition et la disparition progressives des menus contextuels dans l'aborescence de dossiers et l'effet visuel de bouton appuyé lorsqu'une fonction du tableau de bord est activée.
Conseil : Vous pouvez aussi activer ou désactiver le survol des modules dans leurs propres réglages.
Vous trouverez comment pour modifier les réglages ci-dessus dans : Configuration générale.
. Définit la langue du logiciel de travail collaboratif. Définit les réglages de format de la date et de l'heure.
. Définit le fuseau horaire. Tous les éléments datés du logiciel de travail collaboratif font référence au fuseau horaire courant. Lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez définir le fuseau auquel vous vous trouvez.
Illustre la manière dont l'heure est affichée dans le format d'heure courant.
Choisit automatiquement le format 12 heures ou 24 heures en fonction du réglage de la langue.
Permet à l'utilisateur de sélectionner le format 12 heures ou 24 heures.
Illustre la manière dont la date est affichée dans le format de date courant.
Choisit automatiquement le format de jour, mois et année ainsi que le séparateur en fonction du réglage de la langue.
Permet à l'utilisateur de personnaliser le format de jour, mois et année ainsi que le séparateur.
Les marques sont des catégories qui peuvent être affectées à des contacts, à des tâches et à des éléments du dépôt de données. Les marques peuvent vous aider à trier des éléments.
Les marques peuvent être
créées ;
modifiées ;
supprimées.
Comment accéder aux fonctions de marques :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur le sous-dossier
du dossier .Résultat : Les fonctions de marques sont affichées dans le tableau de bord. La fenêtre d'aperçu affiche les marques existantes.
Comment créer une nouvelle marque :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . La boîte de dialogue s'ouvre.Saisissez-y un nom pour la nouvelle marque.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur
.Dans le tableau de bord, cliquez sur
.Résultat : La nouvelle marque est affichée dans la fenêtre d'aperçu.
Comment modifier une marque :
Sélectionnez une marque dans la fenêtre d'aperçu.
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . La boîte de dialogue Marques s'ouvre.Modifiez le nom de la marque.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur
.Dans le tableau de bord, cliquez sur
.Résultat : La marque est modifiée.
Comment supprimer une marque :
Sélectionnez une marque dans la fenêtre d'aperçu.
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Dans le tableau de bord, cliquez sur
.Résultat : La marque est supprimée.
Comment quitter les fonctions de marques :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
La configuration de la page d'accueil inclut
la disposition de la page d'accueil ;
les modules UWA.
La disposition de la page d'accueil inclut
l'affichage de la fenêtre de modules ;
les éléments en survol de la page d'accueil.
Comment configurer la disposition de la page d'accueil
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Dans l'arborescence de dossiers, cliquez sur
.Cliquez sur le sous-dossier
du dossier . La fenêtre d'aperçu affiche les réglages disponibles.Modifiez les réglages selon vos préférences. Les réglages sont décrits plus loin dans ce chapitre.
Pour enregistrer les réglages, cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : Les réglages sont enregistrés.
Comment quitter les réglages de la page d'accueil :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Note : Si vous quittez les réglages sans les avoir sauvés, une boîte de dialogue s'ouvre : Configuration modifiée. :
Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur
.
Les réglages suivants sont disponibles.
Courriel. Définit le nombre maximal de messages non lus affichés dans la fenêtre du module Courrier électronique. La valeur cache la fenêtre du module.
Rendez-vous plus tard. Définit le nombre maximal de rendez-vous ultérieurs affichés dans la fenêtre du module Calendrier. Les rendez-vous de la semaine courante et de la semaine suivante sont toujours affichés. La valeur cache la fenêtre du module.
Tâches plus tard. Définit le nombre maximal de tâches ultérieures affichés dans la fenêtre du module Tâches. Les tâches de la semaine courante et de la semaine suivante sont toujours affichées. La valeur cache la fenêtre du module.
Dépôt de données. Définit le nombre maximal de nouveaux éléments du dépot de données affichés dans la fenêtre de module. La valeur cache la fenêtre de module.
Activer le survol pour la page de départ. Active ou désactive le survol pour la page d'accueil.
Les modules UWA de la page d'accueil peuvent être
ajoutés ;
modifiés ;
supprimés ;
activés ou désactivés.
La page de démarrage n'affiche que les modules UWA activés.
Comment ajouter un module UWA :
Dans l'arborescence des dossiers, allez dans
et cliquez sur le sous-dossierDans la section
du tableau de bord, cliquez sur . La boîte de dialogue Modules UWA s'ouvre.Saisissez un nom dans le champ
. Le nom est utilisé pour le titre de la fenêtre du module UWA.Cochez la case
. Ce réglage est recommandé, car le contenu de nombreux modules UWA change fréquemment.Dans le champ de texte Open-Xchange UWA modules (en anglais).
, saisissez l'adresse du module UWA. Vous trouverez des exemples d'adresses sur le site web d'Open-Xchange à l'adresseSi vous avez saisi une URI pointant sur une adresse dans votre réseau local, cliquez sur
. En cas de doute, veuillez contacter votre administrateur.Si un module UWA nécessite des paramètres, saisissez-les dans le champ de texte Conseil : Copiez les paramètres depuis le tableau et collez-les dans le champ de texte.
. Les paramètres nécessaires aux modules UWA se trouvent dans le tableau indiqué ci-dessus.Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur
. Le nouveau module UWA est inséré dans la liste des modules UWA disponibles et il est activé.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : Le nouveau module UWA est affiché dans la fenêtre d'aperçu de la page d'accueil.
Comment modifier les réglages d'un module UWA :
Choisissez le module dans la liste
.Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Modifiez les réglages dans la boîte de dialogue Modules UWA.
Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur
.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : Les réglages du module UWA sont modifiés.
Comment supprimer un module UWA :
Choisissez le module dans la liste
.Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Dans la boîte de dialogue Supprimer les modules UWA, cliquez sur
.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : Le module UWA est supprimé.
Comment activer ou désactiver un module UWA :
Choisissez le module dans la liste
.Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur ou .Cliquez sur
dans le tableau de bord.Conseil : Grâce à la sélection multiple, vous pouvez supprimer, activer ou désactiver plusieurs modules UWA à la fois.
Comment quitter les fonctions des modules UWA :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
La configuration du courrier électronique contient les éléments suivants :
Réglages du courrier électronique
Signatures
Filtres de courriel
notifications d'absence
Comment configurer les réglages du courrier électronique :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur le bouton
dans l'arborescence de dossiers.Dans l'arborescence de dossiers, cliquez sur le sous-dossier
de . La fenêtre d'aperçu affiche les réglages disponibles.Configurez les réglages dans les onglets plus loin dans ce chapitre.
, et . Ces réglages sont décritsPour enregistrer les réglages, cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : Les réglages sont enregistrés.
Comment quitter les réglages du courrier électronique :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Note : Si vous quittez les réglages avant d'avoir enregistré, la boîte de dialogue Configuration modifiée s'ouvre :
Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur
.
Conseil : Vous pouvez aussi passer dans les réglages du courrier électronique depuis le module Courrier électronique. Pour cela, procédez comme suit :
Cliquez sur le bouton
Cliquez sur l'élément
du menu.
Les réglages suivants sont disponibles.
Vous trouverez des informations sur la modification des réglages ci-dessus dans : Réglages du courrier électronique.
Vue par défaut. Définit la vue par défaut du module Courrier électronique. Le réglage par défaut est . Les vues sont décrites de manière exhaustive dans : Afficher des messages.
Vue par défaut pour le dossier Pourriel. Définit la vue par défaut pour les messages dans le répertoire de pourriels.
Si vous choisissez
, le contenu des messages indésirables n'est pas affiché. Vous ne verrez que la liste des messages indésirables dans la fenêtre d'aperçu.Si vous choisissez
ou , le contenu des messages indésirables est affiché dans la fenêtre d'aperçu.
Activer le survol pour le module Courriel ? Ce réglage permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Courrier électronique.
Sélectionner automatiquement le premier courriel ? Définit si le premier courriel de la liste est sélectionné automatiquement lors de l'ouverture d'un dossier de messagerie. Ce réglage s'applique aux vues en liste, en division horizontale et en division verticale.
Supprimer définitivement les messages effacés ? Définit si les messages sont supprimés définitivement lorsque vous cliquez sur le bouton Supprimer ou s'ils sont déplacés dans le répertoire Trash. Avertissement : Les messages supprimés définitivement ne peuvent pas être récupérés. La valeur est recommandée pour ce réglage.
Notify on read acknowledgment? Définit le comportement du logiciel de travail collaboratif lorsque l'expéditeur d'un message demande un accusé de réception.
Si le réglage a la valeur
, le logiciel vous demande si vous voulez envoyer un accusé de réception ou non lorsque vous lisez le message.Si le réglage a la valeur
, le logiciel ne vous pose pas cette question et l'accusé de réception n'est pas envoyé.Automatically collect contacts while sending E-Mails? Définit si les nouvelles adresses de courriel sont recueillies automatiquement dans le dossier lors de l'envoi d'un nouveau courriel. Le dossier est situé sous votre dossier personnel de contacts.
Automatically collect contacts while reading E-Mails? Définit si les nouvelles adresses de courriel sont recueillies automatiquement dans le dossier lors de la lecture d'un nouveau courriel. Le dossier est situé sous votre dossier personnel de contacts.
Reprendre le texte du message initial dans la réponse ? Indique si le texte du message original est ajouté à un message de réponse.
Pour « Répondre à tous » : Définit les destinataires d'un courriel lors de l'utilisation de :
Option
: l'expéditeur et les destinataires de message original sont ajoutés au champ . Les destinataires « CC » du message original sont ajoutés au cham .Option
: l'expéditeur du message original est ajouté au champ . Les autres destinataires et les destinataires « CC » du message original sont ajoutés au champ .
Ajouter une carte de visite ? Indique si vos informations de contact sont jointes au format vCard à un nouveau message.
Activer l'autocomplétement des adresses électroniques ? Indique si les adresses de messagerie des carnets d'adresses sont proposées lors de la saisie d'une adresse de messagerie.
Transmettre les messages : Indique comment le texte d'un message est envoyé lorsque vous transmettez un message :
Lorsque vous choisissez l'option
, le texte est envoyé dans le corps du nouveau message.Lorsque vous choisissez l'option
, le texte est envoyé en pièce jointe au nouveau message.Mettre en forme les messages : Indique les mises en forme possibles pour les nouveaux messages.
Fonctionnalités de l'éditeur. Indique le nombre de fonctions de formattage proposées par l'éditeur lors de la création de textes de courriels formatté en HTML.
Choisir la police de courriel par défaut ? Définit la police par défaut qui doit être utilisée pour le texte des courriels dans les messages au format HTML.
Taille de la police de courriel par défaut ? Définit la taille par défaut pour la police à utiliser pour le texte des courriels, dans les messages au format HTML.
Aller à la ligne après : Indique le nombre de caractères après lequel un saut de ligne est inséré dans le texte d'un nouveau message.
Adresse d'expéditeur par défaut : Définit l'adresse d'expédition pré-renseignée pour les nouveaux courriels.
Enregistrer automatiquement les brouillons des messages ? Définit l'intervalle d'enregistrement des messages en cours d'écriture dans le répertoire Drafts. L'option désactive cette fonction.
Autoriser les pièces jointes HTML dans le corps du message ? Définit si vous souhaitez ou non autoriser l'affichage de messages en HTML. Les messages en HTML sollicitent la bande passante et peuvent présenter un risque pour la sécurité, puisqu'ils peuvent contenir des scripts dangereux.
Bloquer le préchargement des images liées de façon externe ? Indique si l'affichage des images externes des messages HTML est supprimé ou non :
Lorsque le réglage a la valeur
, les images externes ne sont pas affichées directement. Cette valeur protège votre vie privée.Lorsque le réglage a la valeur
, les images externes sont chargées et affichées lorsque vous recevez un message HTML.Afficher les émoticônes sous forme graphique ? Indique si les émoticônes sont présentées sous forme d'images ou de caractères. Par exemple, si vous tapez un souriard après avoir activé cette option, celui-ci sera affiché comme image ou sous la forme d'un deux-points suivi d'une parenthèse fermante.
Colorer les lignes citées : Indique si les messages originaux sont mis en valeur et introduits par une ligne verticale. Les messages ou réponses seront affichés comme étant inclus. Cette option suppose que l'option est activée.
Une signature de message est un texte ajouté automatiquement aux messages lorsqu'ils sont composés. Elles sont souvent utilisées pour insérer le nom, l'entreprise et l'adresse de contact en bas du texte des messages.
Une signature peut être
créées ;
modifiées ;
et configurée comme la signature par défaut,
Comment accéder aux fonctions pour gérer les signatures :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Ouvrez le dossier
dans l'arborescence de dossiers.Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur le sous-dossier
de .Résultat : Les fonctions de gestion de signatures sont affichées dans le tableau de bord. Le volet gauche de la fenêtre de la vue d'ensemble affiche les signatures existantes et le volet droit affiche un aperçu de la signature sélectionnée.
Comment créer une nouvelle signature de courriel :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . La boîte de dialogue Signatures s'affiche.Saisissez un nom.
Indiquez si la signature doit être ajoutée au-dessous ou au-dessus du texte du message.
Indiquez si la signature est la signature par défaut.
Saisissez le texte de la signature.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur
.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : La nouvelle signature est affichée dans la vue d'ensemble.
Comment modifier une signature de courriel :
Sélectionnez une signature dans la vue d'ensemble.
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . La boîte de dialogue Signatures est affichée.Modifiez les données de la signature.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur
.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : La signature est modifiée.
Comment définir une signature comme signature par défaut :
Sélectionnez une signature dans la vue d'ensemble.
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . La boîte de dialogue Signatures est affichée.Cochez la case
.Dans la boîte de dialogue, cliquez sur
.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : La signature est définie comme signature par défaut. La signature par défaut est mise en valeur dans la fenêtre d'aperçu.
Comment supprimer une signature de courriel :
Sélectionnez une signature dans la vue d'ensemble.
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : La signature est supprimée.
Comment quitter les fonctions de signature de messages :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Si vous utilisez des comptes de courrier électronique supplémentaires en plus de votre compte de courrier Open-Xchange, vous pouvez accéder à ces comptes de courrier depuis l'interface utilisateur du serveur Open-Xchange en mettant en place des comptes de courrier électronique supplémentaires.
Les possibilités suivantes s'offrent à vous :
configurer un nouveau compte de courrier électronique ;
modifier les paramètres d'un compte de courrier électronique ;
supprimer un compte de courrier électronique.
Pour configurer un nouveau compte de courrier électronique, vous aurez besoin des données suivantes :
Votre adresse électronique
Vos justificatifs d'identité (nom d'utilisateur et mot de passe) pour ce compte de courrier
L'adresse et le numéro de port du serveur de courrier entrant
L'adresse et le numéro de port du serveur de courrier sortant
Les données relatives au serveur de courrier entrant et sortant sont normalement fournies sur le site web du fournisseur d'accès. Cherchez par exemple les termes « POP/IMAP » ou « Configurer le client de courrier électronique ».
Les comptes de messagerie sont configurés et modifiés dans le module Réglages.
Comment ouvrir les réglages pour configurer et modifier les comptes de messagerie :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Dans l'arborescence de dossiers située sous « Courriel », cliquez sur
.Résultat : la fenêtre de vue d'ensemble affiche les comptes de courrier électronique. Le volet de gauche comportant l'en-tête
affiche les comptes de courrier existants. Le panneau de droite comportant l'en-tête affiche les paramètres d'un compte de courrier électronique.Comment créer un nouveau compte de courrier électronique :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur l'icône.Dans
, saisissez un nom dans le champ .Dans le champ
, saisissez l'adresse électronique de votre compte de courrier.Si vous désirez que votre nom soit affiché avant votre adresse de messagerie lorsque vous envoyez un message, saisissez un nom dans le champ
.Si vous ne voulez pas recevoir de messages entrants pour ce compte dans le dossier correspondant à ce compte, mais dans le dossier Unified Mail, activez
.Dans
, saisissez les données du serveur de courrier entrant de votre compte de messagerie :Dans la liste
, choisissez le type du serveur de courrier entrant.Si le serveur de courrier entrant utilise le chiffrement, activez
.Dans le champ
, saisissez l'adresse du serveur de courrier. Une adresse de serveur IMAP typique emploie la syntaxe suivante : imap.providername.com.Vérifiez le numéro de port du serveur de courrier entrant et, si besoin, modifiez-le dans le champ
.Dans le champ
, saisissez le nom d'utilisateur de votre serveur de courrier électronique.Dans le champ
, saisissez le mot de passe de votre serveur de courrier électronique.Si vous avez sélectionné un serveur POP3 comme type de serveur, vous devez remplir les champs suivants :
Dans
, réglez l'intervalle d'extraction des nouveaux messages depuis le serveur POP3.Dans le cas où les messages électroniques extraits doivent être conservés sur le serveur POP3, activez
.Si vous souhaitez que les messages supprimés localement le soient à partir du serveur POP3, activez
.
Dans
, saisissez les données du serveur sortant de votre compte de messagerie :Si le serveur de courrier sortant utilise le chiffrement, activez
.Dans le champ
, saisissez l'adresse du serveur sortant. Une adresse typique utilise la syntaxe suivante : smtp.providername.com.Vérifiez le numéro de port du serveur de courrier sortant et, si besoin, modifiez-le dans le champ
.Si vous utilisez des données de compte différentes pour le serveur de courrier sortant et le serveur de courrier entrant, activez
. Saisissez les justificatifs d'identité du serveur de courrier sortant.Pour vérifier les paramètres, cliquez sur le bouton
.Cliquez sur le bouton
.Résultat : l'arborescence de dossiers affiche un nouveau dossier de courrier électronique. Son nom est celui défini lors de l'étape 2.
Conseil : Vous pouvez aussi créer des comptes supplémentaires de courrier électronique à l'aide de l'assistant de création. Vous pourrez trouver des instructions dans : Utiliser l'Assistant de Configuration.
Voici comment modifier les paramètres d'un compte de courrier électronique :
Dans la section
, sélectionnez un compte de courrier électronique.Changez ses réglages dans la section
.Vous pouvez changer les dossiers de courrier électronique en sélectionnant d'autres dossiers sous
.Cliquez sur le bouton
.Voici comment supprimer un compte de courrier électronique :
Dans la section
, sélectionnez un compte de courrier électronique.Dans le tableau de bord, cliquez sur
.Les filtres de courrier vous aident à mettre de l'ordre dans les courriers entrants. Avec des filtres de courrier, vous pouvez par exemple déclencher les actions suivantes lorsqu'un message est reçu :
Le message est déplacé dans un dossier donné de courrier électronique.
Le message est transmis à une autre adresse de courrier électronique.
Le message est marqué comme lu.
Pour utiliser les filtres de courrier, procédez comme suit :
Créez des dossiers de courrier électronique.
Créez une ou plusieurs règles.
Définissez l'ordre de ces règles.
Décidez si les règles suivantes seront examinées lorsqu'une règle s'applique.
Une règle contient :
un nom ;
une ou plusieurs conditions ;
une ou plusieurs actions. Vous pouvez indiquer si une seule condition suffit à déclencher l'action ou s'il faut qu'elles soient toutes respectées.
Vous pouvez créer une condition en
sélectionnant un composant d'un courriel (par exemple « Sujet ») ;
sélectionnant un critère (par exemple « vaut exactement » ;
saisissant un argument, par exemple « déroulement ».
Dans ce cas, le logiciel collaboratif vérifie si le sujet d'un courriel correspond exactement aux caractères de l'argument « déroulement ». En utilisant le critère et la chaîne de caractère, vous pouvez vérifier si la condition est remplie. Les différences entre les critères uniques sont expliquées dans les exemples ci-dessous. Dans les exemples, le sujet est utilisé pour filtrer des courriels.
Critère : « vaut exactement » La condition est remplie si l'objet correspond exactement à la chaîne de caractères de l'argument. Exemple : L'argument est « déroulement ».
La condition est remplie pour le sujet « déroulement ».
La condition n'est pas remplie pour le sujet « déroulement de la réunion ».
Critère : « contient » La condition est remplie si le sujet contient les caractères de l'argument. Exemple : L'argument est « déroulement ».
La condition est remplie pour le sujet « déroulement ».
La condition est également remplie pour l'objet « déroulement de la réunion ».
Critère : « correspond » La condition est remplie si l'objet correspond exactement aux caractères de l'argument. La chaîne de caractères peut contenir des jokers. Exemple : L'argument est « *déroulement ». Le caractère « * » est un joker pour n'importe quels caractères.
La condition est remplie pour le sujet « modification déroulement ».
La condition n'est pas remplie pour le sujet « déroulement de la réunion ».
Critère : « correspond à expres » La condition est remplie si l'objet contient les caractères fournis par l'expression rationnelle de l'argument. Les expressions rationnelles autorisent des requêtes complexes. Des informations supplémentaires peuvent être trouvées sur les sites correspondants sur Internet. L'expression rationnelle très simple suivante devrait vous donner un aperçu du sujet. Exemple : L'argument est « organi(z|s)ation ». L'expression « (z|s) » signifie soit le caractère « z », soit le caractère « s ».
La condition est remplie pour l'objet « organization ».
La condition est également remplie pour l'objet « organisation ».
La condition n'est pas remplie pour l'objet « Organique ».
Comment accéder aux fonctions de gestion des filtres :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Dans l'arborescence de dossiers, cliquez sur
.Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur le sous-dossier
de .Résultat : Les fonctions de filtres sont affichées dans le tableau de bord. La fenêtre d'aperçu affiche les règles disponibles. La partie de gauche intitulée affiche les règles existantes. La partie de droite intitulée affiche la définition de la règle.
Les fonctions suivantes sont disponibles :
Créer une nouvelle règle
Ajouter des conditions
Ajouter des actions
Afficher les détails d'une règle
Activer ou désactiver une règle
Modifier l'ordre des règles
Modifier une règle
Supprimer une règle
Comment créer une nouvelle règle :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Saisissez un nom dans le champ
du volet .Pour ajouter une condition, cliquez sur le bouton
. Définissez la condition. Vous trouverez plus de détails plus loin dans ce chapitre.Pour ajouter une condition supplémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton
.Pour supprimer une condition, cliquez sur le bouton
à côté de la condition.
Si vous définissez plusieurs conditions, utilisez la liste déroulante
pour définir comment les conditions se combinent pour déclencher la règle :S'il suffit qu'une condition soit vraie, choisissez
.Si toutes les conditions doivent être vraies, choisissez
.
Pour définir l'action à exécutée si la règle s'applique, cliquez sur le bouton
. Vous trouverez plus de détails à ce propos plus tard dans ce chapitre.Pour ajouter une action supplémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton
.Pour supprimer une action, cliquez sur le bouton
à côté de l'action.
Avec la case à cocher
, vous pouvez décider si les règles suivantes doivent être traitées quand la règle s'applique :Si les règles suivantes doivent être examinées, cochez cette case.
Si les règles suivantes ne doivent pas être examinées, décochez cette case.
Cliquez sur le bouton
.Résultat : La nouvelle règle apparaît dans la partie gauche de la fenêtre sous . La nouvelle règle est active.
L'exemple qui suit décrit comment créer une condition. On cherche à créer la condition suivante :
Le nom de l'expéditeur du message contient la chaîne de caractères Dupont.
Comment créer une condition :
Dans la liste déroulante qui se trouve sous
, choisissez . À la droite de la liste déroulante, une nouvelle liste déroulante ainsi qu'une zone de texte s'affichent.Choisissez l'élément
dans la nouvelle liste déroulante.Saisissez la chaîne de caractères « Smith » dans le champ de saisie.
L'exemple qui suit décrit comment définir une action. On cherche à définir l'action suivante :
Déplacer le message vers le dossier de courrier
.Comment définir l'action :
Choisissez l'élément
dans la liste déroulante sous . Une nouveau champ est affiché à côté de la liste déroulante.Cliquez dans la nouvelle zone de texte. Choisissez le dossier Privé.
Pour afficher les détails d'une règle :
Sélectionnez une règle sous
. Les conditions et actions de la règle s'affichent dans le volet .Comment activer ou désactiver une règle :
Cochez ou décochez la case dans la colonne
.Comment changer l'ordre des règles :
Choisissez une règle dans le volet
.Cliquez sur
ou dans la section du tableau de bord.Comment modifier une règle :
Choisissez une règle dans le volet
.Modifiez les réglages dans le volet
.Cliquez sur le bouton
.Pour supprimer une règle :
Choisissez une règle dans le volet
.Cliquez sur
dans la section du tableau de bord.Comment quitter la page d'options des filtres de courrier :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Si le message d'absence est actif, l'expéditeur d'un message entrant reçoit automatiquement un courriel contenant le sujet et le texte du message d'absence.
Comment configurer le message d'absence :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur le bouton
dans l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers.Configurez les réglages. Ceux-ci sont décrits plus tard dans ce chapitre.
Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément
du tableau de bord.Comment quitter la page de réglages du message d'absence :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Les réglages suivants sont disponibles.
active ou désactive le message automatique d'absence.
contient le sujet du message d'absence.
contient le texte du message d'absence.
Définit un intervalle entre les envois de messages d'absence lorsque plusieurs messages sont reçus du même expéditeur.
indique l'adresse à utiliser comme adresse d'expédition pour le message d'absence.
La configuration du calendrier inclut les éléments suivants :
les réglages du calendrier ;
les équipes.
Comment configurer les réglages du calendrier :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Ouvrez l'élément
de l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers. Les options disponibles sont affichées dans la fenêtre d'aperçu.Choisissez les réglages appropriés. Vous en trouverez une description plus loin dans ce chapitre.
Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément
du tableau de bord.Comment quitter les réglages du calendrier :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Note : Si vous quittez la fenêtre de réglages avant de l'avoir enregistrée, la boîte de dialogue Configuration modifiée s'affiche :
Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur
.
Conseil : Vous pouvez aussi passer dans les réglages du calendrier à partir du module Calendrier. Pour cela, procédez comme suit :
Cliquez sur le bouton dans le coin supérieurdroit de la barre de titre de la fenêtre d'aperçu.
Choisissez l'élément
dans le menu.
Les réglages suivants sont disponibles.
Pour savoir comment modifier les réglages, reportez vous ci-dessus à : Réglages du calendrier.
Vue par défaut. Définit la vue par défaut pour le module Calendrier. Les vues sont décrites de manière exhaustive dans : Afficher le calendrier et les rendez-vous.
Intervalle en minutes. Définit l'intervalle de division de la grille du temps. Les vues du calendrier Jour, Semaine ouvrée et Personnalisée affichent une ligne par intervalle. La valeur par défaut est 30 minutes.
Heure de début de travail. Définit le début des heures ouvrables.
Heure de fin de travail. Définit la fin des heures ouvrables.
Afficher la fenêtre de confirmation pour les nouveaux rendez-vous ? Indique, dans le cas de nouveaux rendez-vous, s'il faut afficher une fenêtre pour vous permettre de définir l'état de confirmation.
Activer les survols de calendrier. Cette option permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Calendrier.
Heure par défaut pour le rappel. Définit un intervalle de temps prédéfini pour le rappel de rendez-vous.
Nombre de rendez-vous en parallèle dans la vue de journée. Cette option permet de fixer le nombre de rendez-vous se chevauchant affichés dans la vue de journée.
Nombre de jours dans une semaine ouvrée. Définit le nombre de jours dans une semaine ouvrée.
La semaine ouvrée débute le. Définit le jour par lequel commence une semaine ouvrée.
Nombre de rendez-vous en parallèle dans la vue de semaine ouvrée. Cette option permet de fixer le nombre de rendez-vous se chevauchant à afficher côte à côte dans la vue de semaine ouvrée.
Nombre de jours dans la vue personnalisée. Fixe le nombre de jours pour la vue personnalisée.
Nombre de rendez-vous en parallèle dans la vue personnalisée. Cette option permet de définir le nombre de rendez-vous se chevauchant à afficher côte à côte pour la vue personnalisée.
Notification par courriel pour Nouveau, Modifié, Supprimé ? Définit si l'on doit recevoir une notification par courriel pour les rendez-vous nouveaux, modifiés ou supprimés.
Notification par courriel pour le créateur du rendez-vous ? Définit si vous recevez une notification par courriel si d'autres participants acceptent ou refusent un rendez-vous que vous avez créé.
Notification par courriel pour le participant au rendez-vous ?/title >. Définit si vous recevez une notification par courriel si d'autres participants acceptent ou refusent un rendez-vous auquel vous participez.
État de confirmation pour les rendez-vous dans les calendriers privés : mettre l'état à . Définit l'état de confirmation par défaut pour les nouveaux rendez-vous privés auxquels vous avez été invité.
État de confirmation pour les rendez-vous dans les calendriers publics : mettre l'état à. Définit l'état de confirmation par défaut pour les nouveaux rendez-vous dans les calendriers publics auxquels vous avez été invité.
Créer des rendez-vous publics. Définit si vous êtes renseigné en tant que participant lorsque vous créez un rendez-vous dans un dossier public. Si vous n'invitez pas de participants supplémentaires, vous êtes saisi comme participant par défaut.
Une équipe se compose de plusieurs utilisateurs du logiciel de travail collaboratif. Pour connaître les rendez-vous des membre de l'équipe, vous pouvez la sélectionner dans la vue Équipe du module Calendrier.
Une équipe peut-être
créées ;
modifiées ;
définie comme équipe par défaut ;
supprimées.
Comment ouvrir la page d'options d'équipe :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
dans l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers.Résultat : Le tableau de bord affiche les options pour les équipes. Les équipes existantes sont affichées dans la fenêtre d'aperçu.
Conseil : Vous pouvez aussi accéder aux fonctions d'équipe depuis le module Calendrier. Ouvrez la vue d'équipe et cliquez sur dans la section du tableau de bord.
Comment créer une nouvelle équipe :
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord. La boîte de dialogue Équipe s'affiche.Saisissez un nom.
Indique si la nouvelle équipe doit être utilisée comme équipe par défaut.
Pour ajouter un membre à l'équipe, cliquez sur
.Pour supprimez un membre, sélectionnez-le et cliquez sur
.Cliquez sur
dans la boîte de dialogue.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : La nouvelle équipe est affichée dans la fenêtre d'aperçu.
Comment modifier une équipe :
Sélectionnez une équipe dans la vue d'ensemble.
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord. La boîte de dialogue Équipe s'ouvre.Modifiez les données de l'équipe.
Cliquez sur
dans la boîte de dialogue.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : L'équipe est modifiée.
Comment définir une équipe comme équipe par défaut :
Sélectionnez une équipe dans la vue d'ensemble.
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord. La boîte de dialogue Équipe s'ouvre.Cochez la case
.Cliquez sur
dans la boîte de dialogue.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : L'équipe est définie comme équipe par défaut. L'équipe par défaut est mise en valeur dans la fenêtre d'aperçu.
Comment supprimer une équipe :
Sélectionnez une équipe dans la vue d'ensemble.
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : L'équipe est supprimée.
Comment quitter les fonctions d'équipe :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Note : Lorsque vous quittez les réglages avant de les avoir enregistrés, la boîte de dialogue Configuration modifiée apparaît :
Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur
.
Comment configurer les réglages du module Contacts :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Ouvrez le dossier
de l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers. Les options sont affichées dans la fenêtre d'aperçu.Choisissez les réglages appropriés. Vous trouverez une description des réglages plus bas dans ce chapitre.
Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément
du tableau de bord.Comment quitter les réglages des contacts :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Note : Lorsque vous quittez les réglages avant de les avoir enregistrés, la boîte de dialogue Configuration modifiée apparaît :
Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur
.
Conseil : Vous pouvez aussi passer dans les réglages des contacts depuis le module Contacts. Pour cela, procédez comme suit :
Cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit de la barre de titre de la fenêtre d'aperçu.
Choisissez l'élément
dans le menu.
Les réglages suivants sont disponibles.
. Configure la vue par défaut pour le module Contacts. Les vues sont décrites de manière exhaustive dans : Afficher les contacts.
. Définit le nombre de lignes dans la vue en fiches. Lorsque la valeur de ce réglage est , le logiciel de travail collaboratif définit ce nombre à une valeur adéquate. Le réglage par défaut est de 4 lignes. Si nécessaire, des barres de défilement sont affichées.
. Cette option permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Contacts.
Comment configurer les options du module Tâches :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
dans l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers. La fenêtre d'aperçu affiche les réglages disponibles.Configurez les réglages. Les réglages disponibles sont décrits plus loin dans ce chapitre.
Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément
du tableau de bord.Comment sortir des paramètres de tâches :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Note : Lorsque vous quittez les réglages avant de les avoir enregistrés, la boîte de dialogue Configuration modifiée apparaît :
Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur
.
Conseil : Vous pouvez aussi passer dans les réglages des tâches depuis le module Tâches. Pour cela, procédez comme suit :
Cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit de la barre de titre de la fenêtre d'aperçu.
Choisissez l'élément
dans le menu.
Les réglages suivants sont disponibles.
Vue par défaut : Définit la vue par défaut pour le module Tâches. Une description exhaustive des vues se trouve dans : Afficher les tâches.
Intervalle entre deux rappels en minutes. Définit l'intervalle de temps par défaut pour le rappel d'échéance de tâche.
Activer le survol pour le module Tâches. Cette option permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Tâches.
Notification par courriel pour Nouveau, Modifié, Supprimé ? Définit si l'on doit recevoir une notification par courriel pour les tâches nouvelles, modifiées ou supprimées.
Notification par courriel pour le créateur de la tâche ? Définit si vous recevez une notification par courriel si d'autres participants acceptent ou refusent une tâche que vous avez créée.
Notification par courriel pour le participant à la tâche ? Indique si vous recevez une notification par courriel si d'autres participants acceptent ou refusent une tâche à laquelle vous participez.
Comment configurer le Dépôt de données :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur le bouton
dans l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous l'élément de l'arborescence de dossiers. La fenêtre d'aperçu affiche les réglages disponibles.Configurez les réglages. Ceux-ci sont détaillés plus loin dans ce chapitre.
Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément
du tableau de bord.Comment quitter la page de réglages du Dépôt de données :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Note : Lorsque vous quittez les réglages avant de les avoir enregistrés, la boîte de dialogue Configuration modifiée apparaît :
Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur
.
Conseil : Vous pouvez aussi passer dans les réglages du Dépôt de données depuis le module Dépôt de données. Pour cela, procédez comme suit :
Cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit de la barre de titre de la fenêtre d'aperçu.
Choisissez l'élément
dans le menu.
Les réglages suivants sont disponibles.
Vue par défaut : Définit la vue par défaut pour le module Dépôt de données. Une description exhaustive des vues se trouve dans : Afficher les tâches.
Activer le survol pour le module Dépôt de données. Cette option permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Dépôt de données.
Les données utilisateurs comprennent :
Les données utilisateur personnelles
Le mot de passe pour accéder au logiciel collaboratif
Comment modifier vos données personnelles :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
dans l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers.Modifiez vos données personnelles dans les champs de saisie.
Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément
du tableau de bord.Résultat : Vos données personnelles sont modifiées.
Conseil : Vous pouvez aussi modifier vos données personnelles à l'aide de l'assistant de configuration. Vous pouvez trouver plus d'informations dans : Utiliser l'Assistant de Configuration.
Comment changer votre mot de passe :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
dans l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous l'élément dans l'arborescence de dossiers.Saisissez votre mot de passe précédent dans le champ de saisie
.Saisissez un nouveau mot de passe dans le champ de saisie
.Saisissez à nouveau le mot de passe dans le champ de saisie
.Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément
du tableau de bord.Résultat : Le mot de passe est modifié.
L'administration comprend :
la gestion des groupes
et la gestion des ressources.
Note : Ces fonctions ne sont disponibles que pour des utilisateurs spécifiques. Si ces fonctions ne sont pas disponibles pour vous, contactez votre administrateur ou votre hébergeur.
Vous pouvez
créer un groupe d'utilisateurs,
ajouter des membres,
supprimer des membres,
et supprimer un groupe d'utilisateurs.
Comment accéder aux fonctions pour gérer les groupes :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
dans l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers.Résultat : Les fonctions de gestion de groupes sont affichées dans le tableau de bord. Le volet gauche de la fenêtre de la vue d'ensemble affiche les groupes existants et le volet droit affiche les propriétés des groupes sélectionnés.
Comment créer un nouveau groupe :
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord.Saisissez un nom de groupe dans le volet droit de la fenêtre d'aperçu.
Saisissez le nom affiché du groupe.
Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : Le nouveau groupe est affiché dans la partie gauche de la fenêtre de la vue d'ensemble. Il ne contient encore aucun membre.
Comment ajouter des membres à un groupe :
Sélectionnez un groupe dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord. La boîte de dialogue Sélectionner les participants s'ouvre.Ajouter les participants.
Cliquez sur
dans la boîte de dialogue.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Comment supprimer des membres d'un groupe :
Sélectionnez un groupe dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.
Sélectionnez un membre du groupe dans la partie droite de la fenêtre de vue d'ensemble.
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord.Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : Le membre est supprimé du groupe.
Comment supprimer un groupe :
Sélectionnez un groupe dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord.CLiquez sur
dans la fenêtre qui apparaît.Résultat : Le groupe est supprimé.
Comment quitter les fonctions de gestion des groupes :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Les ressources peuvent être
créées ;
modifiées ;
supprimées.
Comment accéder aux fonctions pour gérer les ressources :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
dans l'arborescence de dossiers.Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers.Résultat : Les fonctions de gestion de ressources sont affichées dans le tableau de bord. Le volet gauche de la fenêtre de la vue d'ensemble affiche les ressources existantes et le volet droit affiche les propriétés de la ressource sélectionnée.
Comment créer une nouvelle ressource :
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord.Saisissez le nom de la ressource dans la partie droite de la fenêtre de vue d'ensemble.
Saisissez le nom affiché de la ressource.
Saisissez une adresse électronique pour la ressource. Si la ressource est réservée, un courriel de notification est envoyé à l'adresse électronique.
Saisissez une description pour la ressource.
Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : La nouvelle ressource est affichée dans la partie gauche de la fenêtre de la vue d'ensemble.
Comment modifier une ressource :
Sélectionnez une ressource dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.
Modifiez les valeurs dans la partie droite de la fenêtre de vue d'ensemble.
Cliquez sur
dans le tableau de bord.Résultat : Les données sont modifiées.
Comment supprimer une ressource :
Sélectionnez une ressource dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.
Cliquez sur
dans la section du tableau de bord.Cliquez sur
dans la boîte de dialogue Supprimer la ressource qui apparaît.Résultat : La ressource est supprimée.
Comment quitter les fonctions de gestion des ressources :
Cliquez sur un autre bouton de la barre de modules.
Vous pouvez paramétrer les réglages suivants à l'aide de l'assistant de configuration :
Compléter les données personnelles
Définir des comptes externes de courrier électronique et des données d'inscription
Publier des données
Accéder à l'aide pour la configuration de périphériques mobiles lorsque vous utilisez l'OXtender pour BSMobility.
L'assistant de configuration est lancé automatiquement à la connexion initiale au serveur Open-Xchange. Vous pouvez aussi lancer l'assistant ultérieurement.
Comment lancer l'assistant de configuration :
Cliquez sur l'icône
dans la barre de titre.Cliquez sur l'entrée
dans le menu qui apparaît. La fenêtre s'ouvre alors.Cliquez sur Start dans le coin inférieur droit.
Suivez les instructions.