Calendrier — vues et intervalles de temps

Pour afficher les rendez-vous (aussi bien ceux de vos dossiers personnels que ceux des dossiers publics ou partagés appartenant à d'autres utilisateurs), vous avez le choix entre différents modes d'affichage et intervalles de temps décrits ci-après. Les fonctions Vue et Intervalle de temps du tableau de bord vous permettent de choisir l'affichage souhaité.

Dans les vues Calendrier et Liste, la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble affiche le chemin actuel du dossier que vous avez choisi dans l'arborescence des dossiers. Vous pouvez naviguer dans ce chemin en cliquant sur les parties soulignées du chemin.

Le bouton Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble affiche la vue de calendrier avec la date actuelle.

Vue Liste — tous les intervalles de temps

En vue Liste, tous les rendez-vous correspondant à l'intervalle de temps choisi et enregistrés dans le dossier de calendrier actuellement ouvert sont affichés sous la forme d'un tableau. Les icônes de la première colonne représentent le type de rendez-vous (rendez-vous individuel ou provenant d'une série) ; celles de la seconde colonne indiquent si les rendez-vous sont identifiés comme étant privés (une petite clé), s'ils ne concernent que vous (pas d'icône particulière) ou s'ils concernent plusieurs participants (figuré par deux petits personnages).

La suite du tableau présente la description, les date et heure de début et de fin, le lieu, le dossier et les drapeaux associés. Les drapeaux sont des petits fanions colorés qui vous permettent de mieux différencier vos rendez-vous. Ils peuvent par exemple vous servir à distinguer les rendez-vous à l'extérieur de ceux ayant lieu au sein de votre entreprise. Vous trouverez plus d'informations sur les drapeaux dans la section la section intitulée « Identifier un rendez-vous à l'aide de drapeaux » de ce chapitre.

Si vous aviez activé l'option Afficher tous mes rendez-vous provenant des différents calendriers, le calendrier affiche non seulement les rendez-vous provenant du dossier que vous avez choisi, mais aussi tous vos rendez-vous provenant aussi bien de vos dossiers personnels que des dossiers publics auxquels vous avez accès.

Modifier l'intervalle de temps pour la vue en liste

Si vous souhaitez modifier l'intervalle de temps affiché (par exemple pour passer de la Semaine ouvrée au Mois), choisissez l'intervalle souhaité à l'aide des fonctions de la section Intervalle de temps du tableau de bord.

Trier les rendez-vous

La vue en Liste vous permet de trier les rendez-vous affichés, quel que soit l'intervalle de temps choisi, suivant différents critères : Description, Début, Fin, Lieu ou Drapeau, par ordre alphabétique ou chronologique suivant le critère, en ordre croissant ou décroissant. La flèche qui apparaît dans l'en-tête d'une des colonnes vous indique le critère choisi et l'ordre (croissant ou décroissant) adopté pour le tri des rendez-vous actuellement affichés.

Si vous souhaitez trier différemment vos rendez-vous (par exemple pour les afficher en ordre décroissant suivant le critère Début), cliquez tout d'abord sur l'en-tête de la colonne correspondante pour établir ce champ comme critère de tri. Vous pouvez ensuite trier les rendez-vous en ordre décroissant par rapport à ce critère soit en cliquant de nouveau sur l'en-tête de colonne, soit en cliquant sur la flèche apparaissant à côté de l'en-tête.

Afficher les rendez-vous d'autres intervalles de temps

Si vous souhaitez afficher les rendez-vous associés à un intervalle de temps passé ou à venir, sans pour autant modifier l'intervalle choisi (jour, mois, etc.), cliquez sur la flèche de navigation correspondante qui apparaît dans la barre de titre de la liste. Le déplacement vers la page suivante ou précédente du calendrier se fait toujours en suivant l'intervalle de temps courant : si l'affichage choisi porte sur une période d'un Mois, on se déplace d'une page vers le mois précédent ou suivant ; si c'est un affichage par Jour, on se déplace d'une page vers le jour précédent ou suivant.

Figure 4.7. Parcourir les pages du calendrier

Parcourir les pages du calendrier

Vue Calendrier — intervalle de temps Jour

En vue Calendrier et pour l'intervalle de temps Jour, tous les rendez-vous correspondant au jour choisi et enregistrés dans le dossier de calendrier actuellement ouvert sont affichés dans une vue de la journée. Nous décrirons dans les sections suivantes les détails relatifs à l'affichage des rendez-vous individuels, des rendez-vous sur une journée entière et des rendez-vous issus d'une série.

La vue par jour représente par des couleurs différentes les horaires de travail et de repos que vous avez configurés : les heures de travail sont affichées en jaune clair tandis que les heures de repos apparaissent en jaune foncé. Par ailleurs, chaque jour est subdivisé en tranches horaires dont vous pouvez adapter la durée à vos besoins.

Si vous aviez activé l'option Afficher tous mes rendez-vous provenant des différents calendriers, le calendrier affiche non seulement les rendez-vous provenant du dossier que vous avez sélectionné, mais aussi tous vos rendez-vous provenant aussi bien de vos dossiers personnels que des dossiers publics auxquels vous avez accès.

Configuration de la vue du jour

Vous trouverez davantage d'informations sur les réglages propres à un utilisateur lui permettant de définir son temps de travail (horaires de début et de fin) ainsi que sur la configuration des tranches de temps dans la section la section intitulée « Options pour le module Calendrier » du chapitre Options de ce manuel d'utilisation.

Rendez-vous individuels

Les rendez-vous individuels sont représentés sous la forme de cases dans lesquelles apparaissent les données essentielles du rendez-vous : description, heure de début et de fin, ainsi que le lieu, à condition que ces données aient été préalablement enregistrées. La taille de la case est proportionnelle à la durée du rendez-vous. Les barres de couleur qui apparaissent sur le bord gauche de la case traduisent l'état du rendez-vous : Bleu = Confirmé, Jaune = Temporaire, Rouge = Absent pour raisons professionnelles ou Vert = Disponible.

De manière analogue à la vue en Liste, les rendez-vous privés sont identifiés par une icône en forme de clé et ceux impliquant plusieurs participants présentent une icône à deux petits personnages. Si le système est configuré pour, les drapeaux associés à un rendez-vous apparaissent également dans la case.

Si vous laissez le curseur immobile suffisamment longtemps sur un rendez-vous, une fenêtre apparaît en superposition et présente des informations supplémentaires sur ce rendez-vous. En plus des informations déjà disponibles dans la case du calendrier, cette fenêtre informe sur les participants et ressources relatifs à ce rendez-vous.

Couleurs d'affichage des rendez-vous

Les couleurs identifiant les rendez-vous (réservé, temporaire, absent ou disponible) sont configurées en dur dans Open-Xchange Server et ne peuvent être modifiées par l'utilisateur. Vous trouverez plus d'informations sur les couleurs d'affichage des rendez-vous dans la section la section intitulée « Créer un rendez-vous » de ce chapitre.

Séries de rendez-vous

Les rendez-vous du jour choisi qui appartiennent à une série sont identifiés à l'aide d'une icône spéciale, ce qui permet de les différencier plus clairement des rendez-vous individuels.

Chevauchement partiel ou total de rendez-vous

La vue de journée du calendrier peut afficher un certain nombre de rendez-vous se chevauchant chronologiquement. Si l'on dépasse ce nombre, la barre des dates se voit adjoindre une icône supplémentaire (comme l'illustre la figure suivante). Si vous souhaitez afficher les autres rendez-vous de ce jour, cliquez sur cette icône : elle vous permet de basculer en vue Liste, intervalle de temps Jour, dans laquelle tous les rendez-vous de la journée sont affichés.

Figure 4.8. Chevauchement partiel ou total de rendez-vous

Chevauchement partiel ou total de rendez-vous

Rendez-vous sur une journée entière

Les rendez-vous sur une journée entière (par exemple les anniversaires et autres événements qui durent toute la journée) sont identifiés comme tels directement sous l'indication de date du jour choisi. Les barres de couleur qui complètent cette information traduisent à nouveau l'affichage choisi pour le rendez-vous ; les rendez-vous individuels, les séries, ainsi que les rendez-vous privés et ceux impliquant plusieurs participants sont également identifiés par les icônes appropriées. Si le système a été configuré pour, les drapeaux associés au rendez-vous sont eux aussi affichés.

S'il existe plus de 5 rendez-vous occupant l'intégralité de la journée choisie, une barre de défilement est affichée. Pour afficher tous les rendez-vous s'étendant sur toute la journée choisie, cliquez sur cette icône : elle vous permet de passer en vue Liste, intervalle de temps Jour, dans laquelle la liste de tous les rendez-vous du jour est affichée sous la forme d'un tableau.

Afficher les rendez-vous d'autres jours

Si vous souhaitez afficher les rendez-vous associés à une date passée ou à venir, sans pour autant modifier l'intervalle de temps Jour choisi, cliquez soit sur la flèche de navigation correspondante qui apparaît dans la barre de titre indiquant la date, soit sur la date choisie dans le mini-calendrier.

Mini-calendrier

Vous trouverez davantage d'informations sur l'affichage, les composants et la manipulation du mini-calendrier dans la section la section intitulée « Mini-calendrier » de ce chapitre.

Vue du calendrier — intervalle de temps personnalisé

La présentation de la vue Personnalisée correspond à la vue Semaine ouvrée. Vous pouvez fixer le nombre de jours de la plage de période Personnalisée. Vous trouverez des informations dans la section intitulée « Réglages »

Vue calendrier — intervalle de temps Semaine ouvrée

En vue Calendrier et pour l'intervalle de temps Semaine ouvrée, tous les rendez-vous correspondant à la semaine ouvrée choisie et enregistrés dans le dossier de calendrier actuellement ouvert sont affichés dans une vue de la semaine ouvrée. La présentation des rendez-vous suit les mêmes conventions que la présentation d'une vue de la journée : des barres de couleurs indiquent le type de rendez-vous, les rendez-vous sur une journée entière (là encore, seul le premier rendez-vous enregistré pour la journée entière est affiché) apparaissent sous l'indication de date et les rendez-vous issus d'une série ainsi que les rendez-vous privés et ceux impliquant plusieurs participants sont identifiés par des icônes spéciales. Si le système a été configuré pour cela, les drapeaux associés au rendez-vous sont également affichés.

Comme la surface d'affichage est réduite dans les cases consacrées aux rendez-vous, seule la description du rendez-vous est visible. Pour afficher plus d'informations relatives à un rendez-vous donné, vous pouvez, comme dans la vue de la journée, faire apparaître une fenêtre d'informations supplémentaires en laissant le curseur immobile quelques secondes sur un rendez-vous donné.

Si vous aviez activé l'option Afficher tous mes rendez-vous provenant des différents calendriers, le calendrier affiche non seulement les rendez-vous provenant du dossier que vous avez sélectionné, mais aussi tous vos rendez-vous provenant aussi bien de vos dossiers personnels que des dossiers publics auxquels vous avez accès.

Réglages pour l'affichage de la semaine ouvrée

Les Options permettent de configurer la durée du temps de travail et de repos ainsi que le découpage de la journée de travail en tranches horaires. Les réglages ainsi définis valent aussi bien pour la vue de la journée que pour la vue d'une semaine ouvrée.

Chevauchement de rendez-vous, rendez-vous sur une journée entière

La vue du calendrier par semaine ouvrée permet d'afficher au maximum 2 rendez-vous qui se chevauchent partiellement ou totalement. Si l'on dépasse ce nombre, la barre de date se voit adjoindre une icône supplémentaire qui indique l'existence d'autres rendez-vous.

Figure 4.9. Chevauchement total ou partiel de rendez-vous

Chevauchement total ou partiel de rendez-vous

Pour afficher les autres rendez-vous associés à cette date, cliquez sur cette icône : elle vous permet de basculer en vue Liste, intervalle de temps Semaine ouvrée, dans laquelle tous les rendez-vous de la semaine ouvrée sont affichés.

Afficher les rendez-vous d'autres semaines ouvrées

Si vous souhaitez afficher les rendez-vous associés à une semaine ouvrée passée ou à venir, sans pour autant modifier l'intervalle de temps Semaine ouvrée choisi, cliquez sur les flèches de navigation qui apparaissent dans la barre de titre indiquant la date.

Vue Calendrier — intervalle de temps Mois

En vue Calendrier et pour l'intervalle de temps Mois, tous les rendez-vous correspondant au mois choisi et enregistrés dans le dossier de calendrier actuellement ouvert sont affichés dans une vue mensuelle. Les jours ouvrés de la semaine sont indiqués en jaune clair, les weekends en jaune foncé et les jours des mois précédent et suivant sont en grisé. Si l'affichage porte sur le mois en cours, la date du jour est présentée sur un fond blanc.

Des barres de couleur indiquent le type de rendez-vous ; les rendez-vous sur une journée entière apparaissent dans la zone indiquant la date sur fond grisé. Là encore, seul le premier rendez-vous enregistré pour la journée entière est affiché. Les cases renferment l'heure de début et la description des rendez-vous ; pour afficher davantage d'informations sur un rendez-vous donné, vous pouvez ici aussi faire apparaître une fenêtre comportant les informations complémentaires. La vue mensuelle de calendrier ne comporte pas d'icône.

Les jours ouvrés présentent au maximum trois rendez-vous, contre un seul rendez-vous pour les samedis et dimanches, en plus, le cas échéant, du premier rendez-vous s'étalant sur la journée entière. Si l'on dépasse ce nombre, une flèche apparaît pour vous permettre de passer en vue de la journée du calendrier et afficher la date correspondante : de cette manière, vous pouvez afficher tous les rendez-vous de cette date.

Figure 4.10. Rendez-vous en vue calendrier pour un intervalle de temps mensuel

Rendez-vous en vue calendrier pour un intervalle de temps mensuel

Si vous aviez activé l'option Afficher tous mes rendez-vous provenant des différents calendriers, le calendrier affiche non seulement les rendez-vous provenant du dossier que vous avez sélectionné, mais aussi tous vos rendez-vous provenant aussi bien de vos dossiers personnels que des dossiers publics auxquels vous avez accès.

Afficher les rendez-vous d'autres mois

Si vous souhaitez afficher les rendez-vous associés à un mois passé ou à venir, sans pour autant modifier l'intervalle de temps Mois choisi, utilisez les flèches de navigation qui apparaissent dans la zone de la date.

Vue Calendrier — intervalle de temps Semaine

En vue Calendrier et pour l'intervalle de temps Semaine, tous les rendez-vous correspondant à la semaine choisie et enregistrés dans le dossier de calendrier actuellement ouvert sont affichés dans une vue hebdomadaire. Si la vue présente la semaine calendaire actuelle, la date du jour est présentée sur un fond blanc.

Des barres de couleur indiquent le type de rendez-vous ; les rendez-vous sur une journée entière apparaissent dans la zone indiquant la date. Là encore, seul le premier rendez-vous enregistré pour la journée entière est affiché. Enfin, les rendez-vous privés, ceux provenant d'une série et ceux faisant intervenir plusieurs participants sont identifiés par les icônes correspondantes. Si le système est configuré pour, les drapeaux associés au rendez-vous sont également affichés.

Les cases affichent le début, la fin et la description d'un rendez-vous. Pour afficher davantage d'informations sur un rendez-vous donné, vous pouvez là encore faire apparaître une fenêtre comportant des informations complémentaires.

Si une journée comporte plus de rendez-vous que l'on ne peut en afficher dans la zone disponible, une barre de défilement apparaît sur le bord droit de cette zone et vous permet de parcourir les rendez-vous à la date donnée.

Si vous aviez activé l'option Afficher tous mes rendez-vous provenant des différents calendriers, le calendrier affiche non seulement les rendez-vous provenant du dossier que vous avez sélectionné, mais aussi tous vos rendez-vous provenant aussi bien de vos dossiers personnels que des dossiers publics auxquels vous avez accès.

Afficher les rendez-vous d'autres semaines

Si vous souhaitez afficher les rendez-vous associés à une semaine passée ou à venir, sans pour autant modifier l'intervalle de temps Semaine choisi, cliquez soit sur la flèche de navigation correspondante qui apparaît dans la barre de titre de la vue, soit sur la semaine choisie dans le mini-calendrier.

Mini-calendrier

Vous trouverez davantage d'informations sur l'affichage, les éléments et la manipulation du mini-calendrier dans la section la section intitulée « Mini-calendrier » de ce chapitre.

Vue par Équipe — intervalles de temps Jour et Semaine ouvrée

La vue par Équipe vous permet d'obtenir, d'un seul coup d'œil, une vue des calendriers de tous les utilisateurs enregistrés auprès d'Open-Xchange Server. Elle vous permet aussi d'obtenir un aperçu des disponibilités d'un utilisateur donné avant de créer un nouveau rendez-vous. Si, lors d'une session, vous basculez pour la première fois en vue Équipe, la vue ne présente encore aucun rendez-vous : vous devez en effet choisir au moins un utilisateur dont vous souhaitez afficher les rendez-vous. Pour ce faire, vous avez à votre disposition les deux méthodes que nous décrivons plus loin.

Choisir des utilisateurs, des groupes ou des ressources pour afficher leurs rendez-vous

Pour choisir un ou plusieurs utilisateurs, groupes ou ressources dont vous souhaitez afficher les rendez-vous, cliquez sur Insérer dans la section Membre d'équipe du tableau de bord. Cela ouvre la fenêtre intitulée Choisir les utilisateurs dans laquelle apparaissent tous les utilisateurs, groupes ou ressources enregistrés dans Open-Xchange Server. Ceux-ci proviennent du dossier public de contacts Carnet d'adresses global.

Dans le champ Chercher, saisissez soit le nom de l'utilisateur, soit un joker (caractères * ou ?), soit une combinaison constituée d'une ou plusieurs parties du nom et de jokers. Utilisez ensuite la fonction Chercher pour lancer la recherche des utilisateurs correspondants. Vous pouvez, entre autres, utiliser les jokers des deux manières décrites plus loin pour définir le critère de recherche. Les majuscules et minuscules n'ont pas d'importance ici :

  • du ou *du* => Tous les utilisateurs dont le nom ou le prénom contient la chaîne de caractères "du".

  • d????t => Tous les utilisateurs dont le nom ou le prénom contient les caractères "d" et "t", séparés par exactement quatre caractères ; ce critère est par exemple vérifié pour les noms de famille Dupont, Duchat ou Dallet, mais pas par Dupond ou Droit.

Choisissez enfin les utilisateurs dont vous souhaitez afficher les rendez-vous. Pour en choisir plusieurs, vous devez appuyer simultanément sur la touche Ctrl ou Maj. Une fois votre choix fait, cliquez sur Insérer de manière à ajouter les utilisateurs sélectionnés dans le champ Participants.

Si une erreur s'est glissée dans votre sélection d'utilisateurs, vous pouvez supprimer le contenu du champ Participants au moyen de la fonction Vider. Pour ce faire, choisissez un ou plusieurs participants dans le champ Participants et cliquez sur Supprimer.

Si vous ne pouvez pas sélectionner en une seule recherche tous les utilisateurs dont vous souhaitez afficher les rendez-vous, répétez la procédure de sélection autant de fois que nécessaire, en modifiant à chaque fois le critère de sélection, jusqu'à ce que tous les utilisateurs souhaités apparaissent dans le champ Participants.

Dès que vous confirmez votre choix au moyen du bouton OK, la vue Équipe fait apparaître tous les rendez-vous des utilisateurs sélectionnés pour la période de temps choisie (jour ou semaine ouvrée), comme décrit dans les sections qui suivent.

Vue par Équipe — intervalle de temps Jour

Dans l'intervalle de temps Marque de la vue Équipe, les rendez-vous sont affichés pour chaque membre de l'équipe dans une barre temporelle comportant un intervalle de temps d'un mois. Les jours individuels sont marqués avec des couleurs d'arrière-plan différentes. En utilisant la barre de défilement située au-dessous de la grille temporelle ou la barre temporelle au-dessus de celle-ci, vous pouvez sélectionner une partie spécifique du mois. Sur le côté droit de la partie inférieure de la fenêtre d'aperçu, vous pouvez sélectionner le niveau de zoom des barres temporelles, qui va de 10 % à 1000 %.

Les rendez-vous des utilisateurs sont, ici encore, représentés par des cases qui s'étendent sur toute la durée du rendez-vous en question. Les barres de couleur représentent l'état du rendez-vous (confirmé, libre, etc.).

Les rendez-vous de la journée entière sont affichés avec un rectangle en arrière-plan. Le rectangle commence à 00:00 et se termine à 24:00. Les rendez-vous qui sont grisés peuvent uniquement être lus.

Si les rendez-vous d'un utilisateur donné vous mentionnent comme participant, la description du rendez-vous est affichée dans les cases. Si l'utilisateur a créé des rendez-vous privés, ou si vous n'êtes pas un participant de ses rendez-vous, les cases ne présentent pas de description. De cette manière, la discrétion nécessaire est garantie pour ces rendez-vous.

Si vous souhaitez afficher les rendez-vous d'un jour passé ou à venir, sans pour autant modifier l'intervalle de temps Jour, cliquez sur les flèches de navigation qui apparaissent dans la barre de titre indiquant la date.

Vue par Équipe — intervalle de temps Semaine Ouvrée

En vue par Équipe et pour l'intervalle de temps Semaine ouvrée, tous les rendez-vous des utilisateurs sélectionnés pour la semaine ouvrée choisie sont affichés sous la forme de barres dont la couleur traduit l'état (confirmé, libre, etc.). Pour afficher le début et la fin d'un rendez-vous, vous pouvez, comme dans les vues du calendrier, faire apparaître une fenêtre d'informations complémentaires en laissant le curseur quelques secondes sur un rendez-vous.

Figure 4.11. Rendez-vous en vue par Équipe pour l'intervalle de temps semaine ouvrée

Rendez-vous en vue par Équipe pour l'intervalle de temps semaine ouvrée

Si vous souhaitez afficher les rendez-vous d'une semaine ouvrée passée ou à venir, sans pour autant modifier l'intervalle de temps Semaine ouvrée, cliquez sur les flèches de navigation qui apparaissent dans la barre de titre indiquant la date.

Choisir une équipe pour afficher ses rendez-vous

Si vous souhaitez afficher régulièrement les rendez-vous d'utilisateurs donnés, vous pouvez simplifier et accélérer le choix des utilisateurs en question en les regroupant par équipes, au lieu d'avoir à sélectionner individuellement les utilisateurs concernés. Il vous suffit alors de choisir l'équipe souhaitée pour afficher tous les rendez-vous de l'ensemble des membres de l'équipe.

Mettre en place et gérer des équipes

Les Options, catégorie Calendrier, permettent de mettre en place les équipes. Vous trouverez plus d'informations sur la création des équipes et la gestion des membres au chapitre Options, section la section intitulée « Options des équipes » de ce manuel utilisateur.

Si vous avez créé au moins une équipe, vous pouvez choisir les utilisateurs dont vous souhaitez afficher les rendez-vous via la fonction Choisir une équipe de la section Membre d'équipe du tableau de bord. Cette fonction ouvre une liste déroulante permettant de sélectionner l'équipe souhaitée.

Dès que vous avez choisi une équipe dans la liste, celle-ci est refermée et tous les rendez-vous de l'ensemble des membres de cette équipe sont affichés pour l'intervalle de temps choisi au moment de la sélection. La présentation des rendez-vous est analogue à celle utilisée pour les rendez-vous d'utilisateurs sélectionnés manuellement.

Si, de plus, vous souhaitez afficher les rendez-vous d'autres utilisateurs, vous pouvez les ajouter progressivement à la vue au moyen de la fonction Insérer. Prenez garde au fait que choisir une autre équipe dans la liste écrase toute la liste des utilisateurs actuellement sélectionnés.

Modifier l'intervalle de temps affiché

Si vous souhaitez modifier l'intervalle de temps affiché (par exemple pour passer de Jour à Semaine ouvrée), cliquez sur la fonction correspondante de la section Intervalle de temps du tableau de bord. La liste des utilisateurs dont les rendez-vous doivent être affichés n'est pas modifiée lors d'une modification de l'intervalle de temps et ce, indépendamment de la méthode que vous avez utilisée pour sélectionner les utilisateurs.

Supprimer un utilisateur de la liste de sélection pour l'affichage des rendez-vous

Pour supprimer un utilisateur donné de la liste servant à l'affichage des rendez-vous, sélectionnez l'utilisateur à supprimer dans la colonne Membre d'équipe et cliquez ensuite sur la fonction Supprimer qui apparaît dans la section Membre d'équipe du tableau de bord.

Vues par équipe

Du fait que les vues par équipe comprennent l'ensemble des dossiers, la vue par équipe sélectionnée à un instant donné est conservée même lorsque l'on change de dossier dans l'arborescence.

Vue Détails

En vue Détails, toutes les données relatives au rendez-vous choisi, précédemment affiché en vue Liste ou Calendrier, ainsi que les participants, ressources, pièces jointes sont affichés dans trois onglets.

Onglet Rendez-vous

L'onglet Rendez-vous présente des informations sur le lieu, la durée, les participants et les ressources ainsi que l'état du rendez-vous (confirmé, absent pour raisons professionnelles, libre, etc.). Il indique également s'il s'agit d'un rendez-vous isolé ou d'une série. En outre, le dossier de calendrier, les remarques et la fréquence correspondants sont affichés s'ils ont été saisis. Si un rappel a été demandé pour ce rendez-vous, celui-ci apparaît précisément dans cet onglet.

Onglet Participants

L'onglet Participants présente la liste de toutes les personnes conviées au rendez-vous ainsi que les ressources réservées. Les ressources sont constituées des moyens et appareils matériels (salles de conférence, véhicules, vidéo-projecteurs, etc.), ainsi que de participants donnés dont la présence est absolument indispensable à la mise en œuvre du rendez-vous, comme par exemple l'enseignant responsable d'une formation.

Les informations de la colonne État vous permettent de voir d'un seul coup d'œil quels participants ont déjà confirmé leur présence au rendez-vous, ceux qui ont accepté avec des réserves, ceux qui ont décliné l'invitation et enfin ceux dont la réponse est encore en suspens. Si les participants invités ont saisi une remarque pour accompagner leur réponse, celle-ci apparaît dans la colonne Commentaire.

Prenez garde au fait qu'aucun état n'est indiqué pour les ressources matérielles.

Gestion des ressources matérielles

Seul l'administrateur peut gérer des ressources matérielles (ajouter de nouvelles ressources, modifier ou supprimer des ressources existantes) dans l'application Open-Xchange Server.

Onglet Pièces jointes

Les pièces jointes sont des documents externes (par exemple la description d'un trajet sous la forme d'un document texte, une offre commerciale dans une feuille de calcul, des images, etc.) qui peuvent être mémorisés avec les données relatives au rendez-vous et sont ainsi directement associées au rendez-vous. La section la section intitulée « Ajouter des pièces jointes à un rendez-vous » de ce chapitre décrit comment joindre des pièces à un rendez-vous.

L'onglet Pièces jointes affiche toutes les pièces jointes annexées au rendez-vous, s'il en existe. Le tableau des pièces jointes indique le nom du fichier correspondant à la pièce jointe, son type MIME ainsi que sa taille en kilo-octets.

Ouvrir ou enregistrer les pièces jointes à un rendez-vous

Si vous souhaitez ouvrir ou enregistrer une pièce jointe au rendez-vous affiché, vous pouvez faire appel aux fonctions Ouvrir ou Enregistrer sous de la section Pièces jointes du tableau de bord. Commencez par sélectionner la pièce jointe dans la liste, puis cliquez sur la fonction choisie dans le Tableau de bord. L'illustration qui suit en montre un exemple.

L'ouverture d'une pièce jointe provoque l'ouverture du fichier choisi dans l'application correspondante : les feuilles de calcul s'ouvrent dans votre tableur, les documents de texte dans votre traitement de texte, et ainsi de suite, naturellement, pour tous les autres types de fichiers.

L'enregistrement d'une pièce jointe provoque le téléchargement du fichier correspondant depuis le serveur vers votre disque dur local ou le lecteur de votre choix que vous avez indiqué comme cible du téléchargement.

Enregistrer les pièces jointes à des rendez-vous dans le dépôt de données

Lorsque l'on enregistre une pièce jointe dans le dépôt de données, on obtient un nouvel élément du dépôt qui peut être géré depuis Open-Xchange Server. Cela présente l'avantage de vous permettre, ainsi qu'aux autres utilisateurs, d'accéder à cet élément particulier à travers le module Dépôt de données. Vous trouverez davantage d'informations sur le dépôt de données et les éléments qui le constituent dans le chapitre Dépôt de données.

Pour enregistrer une pièce jointe à un rendez-vous dans votre dossier de dépôt de données personnel, dans un dossier de dépôt de données public ou partagé avec vous par un autre utilisateur, si les droits requis pour créer des objets ont été réglés convenablement au préalable, sélectionnez la pièce jointe souhaitée dans la liste et, dans la section Pièces jointes du tableau de bord, cliquez sur la fonction Enregistrer dans le dépôt.

Cette opération ouvre la fenêtre Nouvel élément du dépôt dans laquelle vous pouvez saisir une description ainsi que des données complémentaires (par exemple une URL ou une remarque) relatives à l'élément du dépôt de données qui va être créé. Vous pouvez aussi y choisir le dossier cible dans lequel enregistrer l'élément. Dès que vous avez saisi toutes les données souhaitées, cliquez sur l'icône Enregistrer dans la section éponyme du tableau de bord afin d'enregistrer l'élément du dépôt dans le dossier sélectionné.

Enregistrer des pièces jointes comme éléments du dépôt de données

Pour pouvoir enregistrer des pièces jointes à des rendez-vous, vous devez disposer d'un espace de stockage libre suffisant sur le serveur. Si vous dépassez le quota d'espace disque qui vous est alloué, vous ne pouvez pas enregistrer de pièce jointe supplémentaire dans le dépôt de données. Vous obtiendrez des informations sur l'espace disque à votre disposition à un instant donné sur la Page d'accueil d'Open-Xchange Server, dans la Boîte d'informations.

Mini-calendrier

Le mini-calendrier est un outil d'affichage et de navigation au moyen duquel vous pouvez voir, d'un seul coup d'œil, à quelles dates d'un mois donné vous avez des rendez-vous. Il permet aussi de basculer directement vers l'affichage des rendez-vous en question.

Dès que vous vous êtes authentifié auprès d'Open-Xchange Server, le mini-calendrier présente le mois en cours. La colonne qui précède les jours de la semaine indique les semaines calendaires du mois affiché. La date d'aujourd'hui est encadrée ; si elle correspond également à la dernière date sélectionnée, elle est alors de surcroît grisée.

Toutes les dates pour lesquelles il existe au minimum un rendez-vous sont identifiées par un affichage en gras, indépendamment du dossier de calendrier dans lequel les rendez-vous en question sont mémorisés.

Affichage des rendez-vous à l'aide du mini-calendrier

Si vous souhaitez afficher les rendez-vous d'un jour ou d'une semaine donnés, le mini-calendrier vous offre plusieurs possibilités : si vous cliquez sur une date particulière, la vue sélectionnée alors affichera la période qui contient cette date qui apparaît alors en grisé dans le mini-calendrier. Si vous cliquez sur une semaine calendaire, c'est la vue hebdomadaire du calendrier qui est alors affichée pour la semaine choisie. Enfin, si vous cliquez sur l'icône en haut à gauche du mini-calendrier, la vue mensuelle correspondant au mois choisi dans le mini-calendrier s'affiche.

Lorsque vous sélectionnez une date ou une semaine donnée depuis le mini-calendrier, les rendez-vous présentés dans la vue dépendent du type de dossier en cours au moment de la sélection :

  • Dossier de calendrier personnel, public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs => Tous les rendez-vous du dossier ouvert au moment de la sélection.

  • Dossier n'appartenant pas au calendrier (du type dossier de contacts ou dossier de tâches) => Tous les rendez-vous de votre dossier de calendrier personnel (dossier Calendrier).

Affichage des rendez-vous depuis le mini-calendrier

Attention ! Lorsque vous sélectionnez une semaine depuis le mini-calendrier, la vue du calendrier passe systématiquement en mode Calendrier correspondant à l'intervalle de temps choisi. Cela vaut également dans le cas où vous aviez déjà ouvert un dossier de calendrier affiché suivant une autre vue (par exemple en vue Liste ou Équipe).

Afficher un mois différent dans le mini-calendrier

Pour afficher un autre mois que celui en cours dans le mini-calendrier, vous pouvez utilise soit les flèches de navigation permettant de passer au mois précédent ou suivant, soit sélectionner le mois souhaité grâce aux flèches apparaissant à côté du mois et de l'année en cours.

Le bouton Aujourd'hui affiche la vue en calendrier contenant la date actuelle.

Vue active après un changement de module

Si vous passez du module Calendrier à un autre module d'Open-Xchange Server, puis que vous revenez ultérieurement au module Calendrier, c'est la vue active lorsque vous avez quitté le module Calendrier qui est affichée, en respectant l'intervalle de temps précédemment choisi : il s'agit donc d'une vue Liste, Calendrier ou d'une vue Équipe. Cela vaut également dans le cas où vous avez quitté le module Calendrier en vue Détails.

Sélection d'une vue par défaut

Vous pouvez indiquer quelle vue et quel intervalle de temps doivent être affichés par défaut lorsque vous utilisez le module Calendrier pour la première fois après vous être connecté à Open-Xchange Server. Vous avez le choix parmi les vues et intervalles de temps suivants :

  • Vue Liste — Intervalle de temps Jour, Semaine ouvrée, Mois ou Semaine

  • Vue Calendrier — Intervalle de temps Jour, Semaine ouvrée, Mois ou Semaine

  • Vue Équipe — Intervalle de temps Jour ou Semaine ouvrée

Vous trouverez plus d'informations sur le choix de la vue par défaut pour le module Calendrier dans le chapitre Options, section la section intitulée « Options pour le module Calendrier ».