Chapitre 5. Tâches

Table des matières

Types de tâches et accès
Tâches personnelles
Tâches publiques
Tâches partagées
Tâches — Vues
Vue Liste
Vue Division horizontale
Survol des tâches
Créer des tâches
Créer de nouvelles tâches dans le module Tâches
Créer de nouvelles tâches à partir d'autres modules
Saisir les données d'une nouvelle tâche
Saisir les détails d'une nouvelle tâche
Choisir les participants d'une nouvelle tâche
Ajouter des pièces jointes à des tâches
Enregistrer des saisies
Supprimer des saisies
Modifier des tâches
Modifier des tâches à l'aide des fonctions du tableau de bord
Modifier des tâches par double-clic ou à l'aide du menu contextuel
Modifier l'état de confirmation d'une tâche
Supprimer des tâches
Imprimer des tâches
Imprimer des tâches isolées
Imprimer des listes de tâches
Déplacer des tâches
Déplacer des tâches à l'aide de la fonction du tableau de bord
Déplacer des tâches par glisser-déposer
Dupliquer des tâches
Marquer des tâches avec des drapeaux
Marquer des tâches avec des drapeaux
Modifier des drapeaux associés à des tâches
Supprimer des drapeaux à associés à des tâches
Chercher des tâches
Réinitialiser l'affichage de la recherche

Dans le module Tâches, vous gérez vos tâches personnelles, les tâches publiques ainsi que toutes les tâches partagées avec vous (par d'autres utilisateurs) et leurs données : début et échéance, état, priorité, participants et ressources, etc. Vous pouvez associer à vos tâches plusieurs de pièces jointes et chercher des tâches en fonction de critères de recherche donnés.

Figure 5.1. Le module Tâches

Le module Tâches

Types de tâches et accès

Dans MailXchange Server, vous pouvez gérer aussi bien des tâches ponctuelles que des tâches se répétant périodiquement (des tâches répétitives). Cette dernière possibilité est par exemple très utile lorsque vous souhaitez exécuter régulièrement une tâche donnée, comme par exemple une sauvegarde de données hebdomadaire : au lieu de planifier cette tâche chaque semaine, créez-la une seule fois en tant que tâche répétitive avec les options correspondantes.

Comme les tâches répétitives ne sont qu'une forme spéciale de tâches, toutes les explications qui suivent s'appliquent, sauf indication contraire explicite, à la fois aux tâches ponctuelles et aux tâches répétitives. Vous trouverez plus d'informations sur la manipulation des tâches répétitives dans la section la section intitulée « Créer des tâches » de ce chapitre.

Tâches personnelles

Lorsque vous ouvrez le module Tâches à l'aide de l'icône Tâches de la barre des modules, ce sont toujours vos tâches personnelles (ponctuelles ou répétitives) appartenant au dossier Tâches qui sont affichées. Vous pouvez également ouvrir directement le dossier Tâches depuis l'arbre des dossiers, en cliquant dans l'arborescence sur ce dossier.

Si vous avez classé de nombreuses tâches en différentes catégories dans vos tâches personnelles, comme dans l'exemple de cas qui suit, vous ne pouvez accéder aux sous-dossiers des tâches que depuis l'arborescence des dossiers.

Figure 5.2. Dossier de tâches personnelles

Dossier de tâches personnelles

Créer des dossiers supplémentaires

La structure de dossiers flexible d'MailXchange Server vous permet de créer d'autres dossiers dans vos dossiers personnels ainsi que dans les dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, du moins si vous disposez des droits correspondants, ce qui simplifie ainsi la gestion de nombreuses tâches différentes. Le chapitre Options de ce manuel d'utilisation décrit dans la section la section intitulée « Gestion des dossiers » la marche à suivre pour créer des dossiers supplémentaires dans votre dossier personnel ainsi que dans les dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs.

Tâches publiques

L'administrateur ainsi que les autres utilisateurs (du moins s'ils disposent des droits d'accès correspondants) peuvent créer des dossiers de tâches publics pour qu'ils soient mis en commun au sein de l'entreprise, pour ainsi améliorer la coopération dans l'équipe et éviter l'accumulation de données redondantes.

Pour accéder aux dossiers de tâches publics et à leur contenu (tâches ponctuelles et tâches répétitives), déployez d'abord la ligne Dossiers publics dans l'arborescence des dossiers, puis cliquez sur le dossier de tâches que vous souhaitez ouvrir. Cette manipulation permet également d'activer le module Tâches et d'afficher les tâches du dossier de tâches public choisi.

Figure 5.3. Dossiers de tâches publics

Dossiers de tâches publics

Ouvrir un dossier depuis l'arborescence des dossiers

Comme l'arbre des dossiers affiche toujours tous vos dossiers personnels ainsi que les dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez passer rapidement d'un dossier ou d'un module d'MailXchange Server à un autre dossier.

Pour ce faire, cliquez simplement dans l'arbre des dossiers sur le dossier désiré : vous activez ainsi le module appartenant au dossier choisi — courriel, calendrier, contacts, tâches ou dépôt de données — et le contenu du dossier choisi s'affiche.

Tâches partagées

En complément des dossiers de tâches publics, tous les utilisateurs peuvent partager leurs dossiers de tâches publics avec des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs donnés pour les utiliser en commun.

Pour accéder à des tâches partagées avec vous par d'autres utilisateurs, déployez dans l'arbre des dossiers la ligne Dossiers partagés ainsi que la ligne de l'utilisateur dont vous souhaitez ouvrir le dossier de tâches. Cliquez ensuite sur un des dossiers de tâches partagées avec vous de cet utilisateur. De la même façon que lorsqu'on accède à des dossiers de tâches publics, le module Tâches est ainsi ouvert et le contenu du dossier de tâches partagé choisi affiché.

Figure 5.4. Dossiers de tâches partagés

Dossiers de tâches partagés

Dossiers de tâches publics et partagés

Grâce à la structure de dossiers flexible d'MailXchange Server, vous pouvez consulter ou gérer, en plus de vos tâches personnelles, des tâches appartenant à des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs. En fonction des droits d'accès qui vous ont été accordés, vous pouvez par exemple créer, modifier ou supprimer des tâches dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs.

Le chapitre Options de ce manuel d'utilisation décrit dans la section la section intitulée « Dossiers publics et partagés » la différence entre les dossiers publics et partagés et vous familiarise avec la marche à suivre pour créer des dossiers publics ou pour partager vos dossiers personnels, ainsi que la façon d'attribuer les droits d'accès à d'autres utilisateurs.