Contacts — Vues

Dans la section Vue du tableau de bord, on trouve trois types de présentation décrits plus loin et qui vous permettent d'afficher les contacts de votre dossier de contacts personnel et des dossiers de contacts publics ou partagés avec vous.

Dans les vues Répertoire téléphonique et Fiches, la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble affiche le chemin actuel du dossier que vous avez choisi dans l'arborescence des dossiers. Vous pouvez naviguer dans ce chemin en cliquant sur les parties soulignées du chemin.

Vue en annuaire téléphonique

Dans la vue Répertoire téléphonique, les contacts du dossier choisi sont présentés sous forme de table. Les icônes de la première colonne représentent le type de contact, ceux de la deuxième colonne indiquent si les contacts ont été marqués comme privés. Plus loin, le nom, la société et l'endroit où elle se trouve, les numéros de téléphone professionnels, fixe et portable, ainsi que les drapeaux associés au contact. Dans le cas de listes de diffusion, seuls les noms des listes en question et les drapeaux associés sont affichés.

Les drapeaux (flags) sont des fanions de couleur au moyen desquels vous pouvez marquer vos contacts afin de mieux les différencier, par exemple pour séparer les clients des fournisseurs. Vous trouverez plus d'informations sur les drapeaux dans la section la section intitulée « Identifier les contacts avec des drapeaux » de ce chapitre.

Filtrer les contacts

Si vous gérez de très nombreux contacts, vous pouvez filtrer les contacts affichés au moyen de la barre de filtrage rapide, afin de diminuer le nombre des contacts affichés et de limiter votre recherche à certains contacts. Vous trouverez plus d'informations sur la barre de filtrage rapide dans la section la section intitulée « Vue sous forme de fiches » de ce chapitre.

Trier les contacts

Vous pouvez également trier les contacts selon les champs Nom, Société, Ville, Tél. (professionnel) Portable ou Drapeau, par ordre alphabétique ascendant ou descendant, au choix. La flèche dans l'en-tête de colonne de ces champs vous indique selon quel champ et dans quel ordre (ascendant ou descendant) les contacts de l'affichage en cours sont triés.

Si vous désirez changer l'ordre de tri, par exemple afin de trier vos contacts par Société en ordre descendant, cliquez sur l'en-tête de la colonne correspondante, ce qui permet de choisir le critère de tri. En cliquant ensuite sur l'en-tête de colonne ou sur la flèche voisinant cet en-tête, vous pouvez trier les contacts affichés par ordre alphabétique inverse.

Réglage de la vue par défaut

Vous pouvez décider quelle vue sera utilisée par défaut lorsque le module Contacts est ouvert pour la première fois après votre connexion à Open-Xchange Server. Vous pouvez choisir parmi Répertoire téléphonique ou Fiches, cette dernière vue étant décrite plus loin.

Vous trouverez plus d'informations sur la définition de la vue par défaut du module des Contacts dans le chapitre Options, section la section intitulée « Options pour le module Contacts ».

Vue sous forme de fiches

Dans la vue Fiches, les contacts du dossier de contacts choisi auparavant sont affichés sous forme de fiches. Sont affichés le prénom et le nom, le type de contact, les drapeaux associés au contact et la marque de contact privé (dans les titres des fiches), l'adresse postale, le numéro de téléphone fixe et l'adresse de courrier électronique professionnels. Dans le cas de listes de diffusion, seuls le nom et les drapeaux associés sont affichés.

Filtrer les contacts

Dans cette vue également, vous pouvez filtrer les contacts affichés au moyen de la barre de filtrage rapide et ainsi limiter votre recherche à certains contacts.

Filtrage rapide

La barre de filtrage rapide contenue dans les vues Répertoire téléphonique et Fiches filtre les contacts affichés en fonction du premier caractère du nom de famille du contact ou de la liste de diffusion, qu'il s'agisse d'une lettre initiale (filtres A à Z), d'un chiffre initial (filtre 123) ou d'un caractère spécial initial (filtre #).

Pour désactiver le filtrage en cours, cliquez dans la barre de filtrage rapide sur le choix Tous.

Vue détaillée (Contacts)

Dans la vue Détails, toutes vos données, ainsi que les pièces jointes d'un contact choisi auparavant dans la vue Répertoire téléphonique ou Fiches sont affichées dans deux onglets. Les vues détaillées des listes de diffusion diffèrent des vues détaillées des contacts individuels et sont décrites dans la section la section intitulée « Vue Détails (Listes de diffusion) » de ce chapitre.

Onglet Vue d'ensemble

L'onglet Vue d'ensemble contient toutes les données privées (comme p. ex. le prénom et le nom) du contact choisi, les adresses professionnelle et privée ainsi que toutes les données de contact qui s'y rattachent : numéros de téléphone et de fax, adresses de courrier électronique, etc.

Les champs dynamiques permettent d'étendre les champs prédéfinis et d'inscrire des données supplémentaires dans les contacts, lorsqu'il n'existe pas d'origine des champs correspondants dans Open-Xchange Server. Quand des champs dynamiques sont utilisés dans cette optique, les contenus correspondants s'affichent dans cet onglet.

Toutes les données de cet onglet qui possèdent à la fin de leur description une flèche pointant vers le bas vous donnent accès à des données alternatives de ce champ de données : par exemple, pour afficher l'adresse privée du contact au lieu de son adresse professionnelle, cliquez sur la flèche et choisissez alors dans la liste l'adresse désirée.

Cette présentation des informations alternatives n'est que temporaire. Lorsque l'on quitte la vue Détails, l'affichage de l'onglet revient aux champs prédéfinis.

Onglet Pièces jointes

Les pièces jointes sont des documents externes (comme par exemple des itinéraires sous forme de documents de texte, des offres sous la forme de feuilles de calcul, des images et ainsi de suite) qui peuvent être enregistrées avec le contact et ainsi être reliées directement au contact. La section la section intitulée « Joindre des pièces au contact » de ce chapitre décrit comment vous pouvez joindre des pièces à un contact.

L'onglet Pièces jointes cite, quand il y en a, toutes les pièces jointes associées au contact. La table des pièces jointes vous montre les noms de fichiers des documents associés, ainsi que leur type MIME et que la taille du fichier en ko.

Ouvrir ou enregistrer les pièces jointes à des contacts

Si vous désirez ouvrir une pièce jointe au contact affiché ou l'enregistrer dans un fichier, vous pouvez le faire, dans la section Pièces jointes du tableau de bord, à l'aide des fonctions Ouvrir et Enregistrer sous. Pour cela, choisissez la pièce jointe désirée dans la liste et cliquez sur la fonction correspondante dans le tableau de bord. L'illustration suivante montre un cas d'exemple.

Figure 3.5. Contacts dans la vue détaillée, onglet Pièces jointes

Contacts dans la vue détaillée, onglet Pièces jointes

Lorsque l'on ouvre une pièce jointe, le fichier choisi s'ouvre dans l'application à laquelle il appartient : les feuilles de calcul seront ouvertes dans leur tableur, les documents de texte dans leur traitement de texte et il en va de même pour les autres types de fichiers.

Lorsque l'on enregistre une pièce jointe, une copie de ce fichier est téléchargée depuis le serveur vers votre disque dur local (ou un autre support si vous en indiquez un lors du téléchargement).

Enregistrer les pièces jointes aux contacts dans le dépôt de données

Enregistrer une pièce jointe dans le dépôt de données crée un nouvel élément du dépôt de données qui est géré par Open-Xchange Server. Cette méthode offre l'avantage que vous et les autres utilisateurs pouvez accéder à cet élément du dépôt au moyen du module Dépôt de données. Vous trouverez plus d'informations sur le dépôt de données ainsi que sur la manipulation de ses éléments dans le chapitre Dépôt de données.

Pour enregistrer une pièce jointe provenant d'un contact dans l'un de vos dossiers personnels du dépôt de données ou d'un dépôt de données public ou partagé avec vous par un autre utilisateur (pour autant que vous disposiez des droits nécessaires pour créer des objets, sélectionnez la pièce jointe souhaitée dans la liste et cliquez, dans la section Pièces jointes du tableau de bord, sur la fonction Enregistrer dans le dépôt de données.

S'ouvre alors la fenêtre Élément du dépôt de données dans laquelle vous pouvez indiquer une description du nouvel élément du dépôt ainsi que des données supplémentaires (comme par exemple une adresse Internet ou des remarques) et choisir le dossier cible. Lorsque vous avez saisi toutes les données, cliquez dans la section Enregistrer du tableau de bord sur l'icône Enregistrer pour enregistrer le nouvel élément dans le dossier choisi.

Enregistrer les pièces jointes comme éléments du dépôt de données

Pour pouvoir enregistrer dans le dépôt de données les pièces jointes à des contacts, vous devez disposer de suffisamment d'espace libre sur le serveur. Si l'espace disque qui vous a été attribué est épuisé, vous ne pourrez pas enregistrer dans le dépôt de données de nouvelles pièces jointes à des contacts. Des informations sur la place disponible à un moment donné se trouvent sur la Page de départ d'Open-Xchange Server dans la Boîte d'informations.

Vue Détails (Listes de diffusion)

Dans le cas de listes de diffusion, la vue Détails ne contient que l'onglet Vue d'ensemble, car on ne peut pas joindre des pièces à une liste de diffusion.

Onglet Vue d'ensemble

L'onglet Vue d'ensemble énumère tous les membres d'une liste de diffusion sélectionnée auparavant dans la vue Répertoire téléphonique ou Fiches et montre leurs adresses de courrier électronique lorsqu'elles sont disponibles.

Vue active après un changement de module

Si vous passez du module Contacts dans un autre module d'Open-Xchange Server, puis revenez ensuite dans le module Contacts, vous retrouverez toujours la vue qui était active lorsque vous avez quitté le module Contacts, c'est-à-dire soit la vue Répertoire téléphonique, soit la vue Fiches, soit la vue Détails.