Créer des objets du dépôt de données

Une fois le Dépôt de données ouvert, cliquez sur l'icône Dépôt de données située sous la section Nouveau du tableau de bord. Ici, il importe peu que le tableau de bord soit développé ou non — dans chaque vue du tableau de bord, l'icône permettant de créer de nouveaux objets du dépôt de données est toujours affichée en haut.

À titre d'alternative, il est également possible d'ouvrir la fenêtre « Nouvel élément du dépôt de données » en double-cliquant dans le champ vide situé sous les lignes de la liste ou la vue divisée horizontalement.

Vous trouverez également l'icône Dépôt de données sous Nouveau dans n'importe quel autre module pour créer un nouvel objet du dépôt de données. La boîte de dialogue qui apparaît alors permet de saisir un titre pour l'objet et, si vous le souhaitez, une adresse Internet, c'est-à-dire un URL (Uniform Resource Locator). Avec le bouton Fichier, vous pouvez charger un document à partir de votre disque dur. Vous pouvez aussi supprimer celui-ci à nouveau. Le champ Commentaires sert à ajouter un commentaire relatif au nouvel élément du dépôt de données ou à créer rapidement un objet pour la base de connaissances. Lorsque vous en avez terminé avec l'élément, enregistrez-le en cliquant sur l'icône située au-dessous de l'élément OK du tableau de bord. Une invite vous demande ensuite de saisir un commentaire pour cette version. Cliquez alors sur le bouton Enregistrer situé au-dessous du champ de commentaires. Si vous ne voulez pas ajouter de commentaire, cliquez sur le bouton correspondant.

Non seulement l'administrateur peut installer des dossiers globaux, mais en plus tous les utilisateurs peuvent partager leurs dossiers du dépôt de données personnels afin de les utiliser en commun au sein de l'entreprise, pour faciliter le travail en équipe et éviter l'accumulation de données redondantes.

Dans la mesure où d'autres utilisateurs ont partagé leurs dossiers du dépôt de données personnels avec vous, vous pouvez accéder à ces dossiers en déployant, dans l'arborescence de dossiers, la ligne Dépôt de données. Cliquez ensuite sur le dossier du dépôt de données partagé de l'utilisateur choisi pour ouvrir ce dossier dans le module Dépôt de données et afficher son contenu.

L'attribution des droits d'accès est décrite de façon plus précise dans le chapitre Options, dans la section la section intitulée « Gestion des droits ».