Voir les éléments du dépôt de données

Pour afficher les éléments du dépôt de données, procédez comme suit :

Présentation sous forme de liste

L'affichage en liste présente les éléments du dépôt de données sous la forme d'une table.

Comment afficher les éléments du dépôt de données sous forme de liste :

  1. Sélectionnez un dossier dans l'arborescence des dossiers du dépôt de données.

  2. Dans le tableau de bord de la section Vue, cliquez sur Liste.

Résultat : Les éléments du dépôt de données s'affichent sous la forme d'une liste.

Pour chaque élément du dépôt de données, la liste présente, sur chaque ligne, l'information sous forme d'icônes ou de texte :

Colonne

Informations

Colonne 1, icône  

L'élément du dépôt de données

Colonne 1, icône 

L'élément du dépôt de données est verrouillé.

Colonne 2, icône 

L'élément du dépôt de données contient un document. Pour ouvrir ou enregistrer la version actuelle du document, cliquez sur l'icône. Vous pouvez obtenir plus de détails dans : Ouvrir ou enregistrer la version actuelle du document.

Colonne Titre

Le titre de l'élément du dépôt de données

Colonne Taille

La taille du fichier de dépôt de données.

Colonne Créé le

La date de création.

Colonne Créé par

Le nom du créateur.

Colonne Version

La version actuelle de l'élément du dépôt de données.

Colonne Dernière modification

La date du dernier changement.

Colonne Drapeau

Le drapeau affecté à l'élément du dépôt de données.

Par défaut, les éléments du dépôt de données sont triés en ordre croissant selon la colonne Titre. Le titre de la colonne est mis en évidence. L'ordre de tri est indiqué par une flèche, sous forme d'icône, à côté du titre de la colonne.

Comment changer l'ordre de tri :

  1. Pour trier selon une colonne, cliquez sur le titre de la colonne.

  2. Pour changer l'ordre de tri, cliquez à nouveau sur le titre de la colonne.

Résultat : L'ordre de tri est modifié.

Remarque : Les deux premières colonnes ne peuvent pas servir à trier.

Afficher la présentation en Division horizontale

Dans la présentation de type division horizontale, la vue d'ensemble affiche le contenu de l'élément sélectionné en-dessous de la liste des éléments du dépôt de données.

Comment afficher les éléments du dépôt de données dans la présentation de type division horizontale :

  1. Sélectionnez un dossier dans l'arborescence des dossiers du dépôt de données.

  2. Dans la section Vues du tableau de bord, cliquez sur Division horiz.. Résultat : La vue d'ensemble est divisée horizontalement et la partie supérieure affiche la liste.

  3. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la liste.

Résultat : La partie inférieure de la vue d'ensemble affiche les informations suivantes concernant l'élément sélectionné dans le dépôt de données:

  • L'onglet Vue d'ensemble contient les informations suivantes :

    • Titre, document, nom du dossier et lien / URL. Pour ouvrir ou télécharger la version actuelle du document joint, utilisez le nom du document. Pour plus d'informations, se référer à : Ouvrir ou enregistrer la version actuelle du document.

    • Les détails du document : la taille, le type de document, le verrouillage, la somme MD5. Conseil : En cliquant sur l'icône - ou +, vous pouvez ouvrir ou fermer les détails.

    • Commentaires sur l'élément du dépôt de données sous les détails

  • L'onglet Versions contient la liste des versions du document joint. L'écran en-dessous de la liste contient les informations détaillées d'une version ainsi qu'un lien qui permet d'ouvrir ou de télécharger la version sélectionnée du document joint. Pour plus d'informations, se référer à : Travailler avec les versions du document.

  • La partie inférieure de la vue d'ensemble présente

    • le nom du créateur et la date de création de l'élément du dépôt de données,

    • l'utilisateur à l'origine de la modification ainsi que la date de modification de l'élément du dépôt de données.

Conseil : Vous pouvez déplacer le séparateur horizontal entre les parties supérieure et inférieure.

Afficher les survols

Les survols sont disponibles dans la présentation par Division horizontale et par Liste

Comment afficher un élément du dépôt de données dans le survol :

  1. Déplacez le pointeur de la souris sur un élément du dépôt de données. Le survol s'ouvre après une courte attente. Il affiche l'onglet Général.

  2. Pour voir les informations complémentaires, cliquez sur un autre onglet.

  3. Pour fermer le survol, déplacez le pointeur de la souris à l'extérieur de la zone.

Le survol d'un élément du dépôt de données affiche les informations suivantes :

  • L'onglet General, qui comprend :

    • L'icône de module dépôt de données

    • Le titre et le créateur de l'élément du dépôt de données.

    • Si l'élément du dépôt de données contient des documents, le numéro de version, l'icône du type de fichier et le nom du fichier du document sont affichés.

    • Les icônes pour ouvrir et enregistrer le document.

    • Les commentaires pour l'élément du dépôt de données. Quelle que soit la longueur du commentaire, le survol affiche uniquement les premières lignes. Lorsque l'on clique sur le texte, d'autres lignes s'affichent. Un second clic permet de revenir à l'affichage initial.

  • L'onglet Versions. Le nombre entre parenthèses reflète le nombre de versions du document. Si l'élément du dépôt de données contient un document, les éléments suivants sont affichés :

    • Les boutons plus et moins pour afficher ou cacher les détails des versions du document.

    • Numéro de version, l'icône du type de fichier et les noms des fichiers des documents.

    • Icônes pour ouvrir et enregistrer les versions du document.

Ouvrir ou enregistrer la version actuelle du document

Un élément peut contenir un document avec plusieurs versions. Dans ce cas, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Ouvrir la version actuelle du document.

    Remarque :Pour ouvrir un document, vous pouvez avoir besoin d'installer un logiciel supplémentaire.

  • Enregistrer la version actuelle du document.

La méthode pour ouvrir ou enregistrer les autres versions est décrite dans : Travailler avec les versions du document.

Comment ouvrir ou enregistrer la version actuelle du document :

  1. Ouvrez l'élément du dépôt de données sous forme de Division horizontale. Basculez vers l'onglet Vue d'ensemble

  2. Cliquez sur le nom du document à côté de Document . Une boîte de dialogue du système s'ouvre et montre le logiciel utilisé pour ouvrir le document.

    Remarque : La présentation de la boîte de dialogue du système peut varier selon le navigateur.

  3. Choisissez une action :

    • Si vous souhaitez ouvrir le document, choisissez Ouvrir avec. Remarque : Pour ouvrir le document, vous pouvez avoir besoin d'installer un logiciel supplémentaire.

    • Pour sauvegarder le document en-dehors du logiciel de travail collaboratif, choisissez Enregistrer le fichier.

  4. Dans la boîte de dialogue du système, cliquez sur OK.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser une des méthodes suivantes :

  • Utilisez les icônes respectives dans le survol de l'élément du dépôt de données.

  • Dans une présentation sous forme de liste, cliquez sur l'icône .

Envoyer un élément du dépôt de données

Pour envoyer un élément du dépôt de données à d'autres utilisateurs, choisissez une des possibilités suivantes :

  • Si l'élément du dépôt de données contient un document, vous pouvez envoyer celui-ci en pièce jointe à n'importe quelle adresse de courrier électronique.

  • Vous pouvez envoyer l'élément du dépôt de données sous forme de lien aux utilisateurs interne du logiciel de travail collaboratif.

Comment envoyer le document d'un élément du dépôt de données comme pièce jointe à un message électronique :

  1. Ouvrez l'élément du dépôt de données sous forme de Division horizontale.

  2. Dans la sectionEnvoyer du tableau de bord, cliquez sur Comme pièce jointe.

Résultat : La fenêtre du Courrier électronique s'ouvre et la version actuelle du document est jointe au message.

Comment envoyer un élément du dépôt de données sous forme de lien :

  1. Ouvrez l'élément du dépôt de données sous forme de Division horizontale.

  2. Dans la sectionEnvoyer du tableau de bord, cliquez sur Comme lien.

Résultat : La fenêtre du Courrier électronique s'ouvre et le lien de l'élément du dépôt de données est saisi sous forme de texte dans le message électronique.

Remarque : Pour suivre le lien, le destinataire du courrier électronique doit avoir le droit de lecture sur les objets dans le dossier du dépôt de données contenant l'élément. Pour savoir comment régler les droits, se référer à : Gestion des permissions.