Travailler avec un collecticiel

Pour augmenter et renforcer l'acceptation des utilisateurs, il est absolument nécessaire que l'utilisateur travaille avec le collecticiel aussi efficacement et complètement que possible. Ce n'est qu'une fois que tous les modules disponibles auront été utilisés progressivement et efficacement, conformément aux besoins de l'entreprise, que l'on peut vraiment évaluer la valeur ajoutée d'une telle solution. Les notes internes, applications secondaires, carnets d'adresse externes, annuaires téléphoniques, répertoires de fax ou de téléphones mobiles et autres calendriers papier appartiennent désormais au passé. Toute donnée devant être maintenue en deux exemplaires ou plus ne représente pas seulement un coût en termes de temps perdu : c'est en contradiction avec le concept même de collecticiel, gérant de manière centralisée des données couvrant tous les besoins de l'entreprise. Cela prend tout son sens dans le contexte d'une équipe.

Conserver une vue d'ensemble

Il est absolument essentiel que vos utilisateurs puissent toujours conserver une vue d'ensemble de l'outil et décider quelles informations du flux quotidien doivent être traitées, avec quelle priorité. La page de démarrage propose une première vue d'ensemble qui regroupe, à chaque connexion et pour chaque utilisateur, toutes les informations en attente pour le jour en question.

Utiliser effectivement les outils

Sur la page de démarrate, l'utilisateur peut, dès sa connexion, immédiatement identifier s'il a reçu de nouveaux courriers électroniques, s'il a des tâches ou des rendez-vous en attente ou si de nouveaux documents sont à sa disposition. Chaque utilisateur a donc, indépendamment de ses préférences et priorités personnelles, une vue d'ensemble synthétique de ce qui, au niveau des informations, a évolué dans l'entreprise. Naturellement, chaque utilisateur peut directement embrayer depuis cette page vers les outils individuels pour obtenir des informations plus détaillées ou travailler directement sur une tâche en attente. Un usage consciencieux des fonctions de liaison est important car cela contribue à une croissance exponentielle des contenus informatifs, sans pour autant que le volume de données stockées n'augmente dans la même proportion.

La fonction Glisser-Déposer est également très efficace. Un glissement de souris permet par exemple de décaler un rendez-vous dans le calendrier de façon simple et rapide ou encore de transférer des courriers d'un dossier vers un autre. Un usage conséquent de cette fonctionnalité facilite grandement l'organisation du travail quotidien et donne plus de visibilité au présent.

Sphère privée

Même si la philosophie globale est orientée équipe, la gestion des groupes et des utilisateurs bien étudiée que met en œuvre Open-Xchange Server garantit à tout moment la protection complète et intégrale des informations et données privées ou personnelles de chaque utilisateur, par opposition aux domaines publics.

Fonctionnalités internationales

Open-Xchange Server est par différents aspects adapté aux besoins d'entreprises travaillant à l'international. En standard, l'installation fournit l'interface du collecticiel et le frontal de l'interface web pour le courrier électronique en anglais, en français et en allemand. Lorsqu'il se connecte à l'outil, l'utilisateur peut décider lui-même de la langue dans laquelle il désire travailler.

Fuseaux horaires et formats de date

Vous pouvez définir dans les paramètres le fuseau horaire qui vous concerne. Les rendez-vous existants sont automatiquement adaptés lorsque le fuseau horaire est modifié. De cette manière, vous pouvez également conserver une vue cohérente sur vos rendez-vous à l'étranger.

Jeux de caractères internationaux

L'interface web tout entière prend en charge l'encodage des caractères en UTF-8. Les saisies effectuées à travers le frontal web peuvent donc faire appel sans problème à des caractères étrangers. L'envoi de courriers électroniques peut lui aussi faire appel à l'encodage UTF-8.