Les listes de diffusion sont gérées comme des formes spéciales de contacts dans le module
. Pour créer de nouvelles listes de diffusion dans vos dossiers personnels de contacts, dans des dossier publics ou dans des dossiers partagés avec vous par d'autres utilisateurs, utilisez une des méthodes suivantes.Si le tableau de bord n'est pas déployé, cliquez dans la section
du tableau de bord sur la flèche pointant vers le bas et choisissez ensuite dans le menu qui s'ouvre.Si le tableau de bord est déjà déployé, cliquez directement dans la section
du tableau de bord sur .Créer des listes de diffusion dans les dossiers publics et les dossiers partagés avec vous par d'autres utilisateursAttention, lorsque vous créez de nouvelles listes de diffusion dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, il vous faut les droits nécessaires pour créer des objets sur sur ces dossiers. Si ces droits ne vous ont pas été accordés, lorsque vous démarrez la fonction de création de nouvelles listes de diffusion, un message d'erreur décrivant le problème apparaît. Vous pouvez alors décider si la liste de diffusion sera créée dans votre dossier de contacts personnel (dossier ) ou si vous souhaitez abandonner.Vous trouverez plus d'informations sur le choix du dossier cible et les droits d'accès nécessaires dans la section la section intitulée « Choisir le dossier cible de nouvelles listes de diffusion » de ce chapitre. |
La fenêtre
s'ouvre, quelle que soit la façon dont vous avez lancé la création de la liste de diffusion et quel que soit le module de départ. Vous pouvez à présent y saisir les données de la nouvelle liste de diffusion. Le texte vous informe que la liste de diffusion est toujours vide. Quand vous créez une nouvelle liste de diffusion, veillez à remplir le champ , car ce champ est un champ obligatoire et doit toujours contenir une valeur.Si jamais vous oubliez de remplir le champ
, vous ne pourrez pas enregistrer la nouvelle liste que vous essayez de créer. Au lieu de cela, vous obtenez un message d'erreur et le champ est entouré de rouge.Dénomination des listes de diffusionOpen-Xchange Server ne vérifie pas que les listes de diffusion sont nommées de façon non équivoque. Ainsi, plusieurs listes de diffusion peuvent porter le même nom. Pour éviter cela, il vous faut vous efforcer, lorsque vous attribuez un nom aux listes de diffusion, de choisir des noms aussi distincts que possible. |
Au moyen de l'option
, vous pouvez définir dans quel dossier la liste de diffusion créée sera enregistrée ; un des dossiers suivants est sélectionné comme valeur par défaut de ce champ :Lorsque vous créez de nouvelles listes de diffusion à partir d'un de vos dossiers de contacts personnel => le dossier de contacts personnel qui était ouvert lors de la création de la nouvelle liste de diffusion.
Lorsque vous créez de nouvelles listes de diffusion à partir d'un dossier public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs sur lequel les droits nécessaires pour créer des objets vous ont été accordés => le dossier de contacts public ou partagé qui était ouvert lors de la création de la nouvelle liste de diffusion.
Lorsque vous créez de nouvelles listes de diffusion à partir d'un dossier public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs sur lequel les droits nécessaires pour créer des objets ne vous ont pas été accordés => votre dossier personnel de contacts (dossier
).Lorsque vous créez de nouvelles listes de diffusion à partir d'un autre module d'Open-Xchange Server, par exemple , , etc. => votre dossier personnel de contacts (dossier ).
Gardez à l'esprit, quand vous choisissez ce dossier, que les listes de diffusion ne peuvent être enregistrées que dans des dossiers de contacts. De plus, il n'est possible d'enregistrer des listes de diffusion dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs que si vous disposez des droits nécessaires pour créer des objets sur ces dossiers. C'est pourquoi la liste de choix ne vous présente jamais que les dossiers de contacts sur lesquels ces droits vous ont été accordés.
Si vous souhaitez ajouter à la nouvelle liste de diffusion des contacts gérés par Open-Xchange Server dans vos dossiers de contacts personnels et/ou les dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, cliquez dans la section du tableau de bord sur .
Cela ouvre la fenêtre
dans laquelle sont affichés les contacts que l'on peut choisir afin de les ajouter. Pour cela, indiquez dans le champ soit le nom des contacts à ajouter, soit des jokers (signes * et ?), soit une combinaison de parties du nom et de jokers. Choisissez ensuite au moyen de la fonction le dossier de contacts dans lequel ces contacts doivent être cherchés.Pour définir le critère de recherche dans la fenêtre
, vous disposez entre autres des possibilités suivantes pour placer les jokers (la distinction entre lettres majuscules et minuscules n'a ici pas d'importance) :du ou du* => Tous les contacts du dossier de contacts indiqué dont le nom de famille commence par « Du ».
d????t => Tous les contacts du dossier actuellement ouvert dont le nom affiché, le prénom ou le nom de famille comporte exactement quatre lettres entre le « D » et le « t », comme par exemple Dupont, Duchat ou Dallet).
Pour que les contacts concernés passent dans la sélection, cliquez sur
. Attention, seuls les contacts qui comportent au moins une adresse de courrier électronique peuvent être choisis. L'illusration suivante montre un exemple de cas dans lequel tous les contacts du dossier personnel de contacts sont proposés et peuvent éventuellement être choisis.S'il y a plus d'une adresse électronique parmi les données du contact, une ligne sera présentée pour chaque adresse dans la liste de sélection. Vous pouvez ainsi utiliser les listes de diffusion pour envoyer un message en même temps à plusieurs adresses d'un même contact (par exemple à la fois à son adresse professionnelle et à son adresse privée).
À ce stade de la procédure, rien n'est encore mis en place effectivement, puisque vous n'avez fait que désigner les membres potentiels de votre liste de diffusion, mais pas encore validé votre choix. Ce point est expliqué dans la section suivante.
Dans l'étape suivante, vous ajoutez les contacts désirés. Si vous souhaitez ajouter tous les contacts affichés dans la fenêtre de choix, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez ajouter à la liste de diffusion qu'un choix parmi les contacts affichés, choisissez dans la fenêtre de choix les contacts à ajouter. Pour en sélectionner plusieurs, gardez la touche
ou enfoncée. Une fois que vous avez fixé votre choix, cliquez sur . Cela place les adresse de courrier électronique des contacts sélectionnés dans le champ .Si jamais vous avez commis une erreur pendant la sélection des contacts, vous pouvez supprimer le contenu du champ
à l'aide de la fonction . Attention, la fonction retire à nouveau tous les contacts choisis du champ. Si vous ne voulez enlever de la sélection que certains contacts, cliquez sur les contacts déjà choisis dans le champ et supprimez alors ceux que vous désirez.S'il n'est pas possible d'obtenir en une seule recherche tous les contacts que vous souhaitez ajouter à la liste de diffusion, répétez à plusieurs reprises la procédure d'affichage puis de sélection des contacts avec les critères de recherche correspondants, jusqu'à ce que tous les contacts souhaités figurent dans votre liste de diffusion.
Pour mettre fin à la procédure de choix des contacts et ajouter les contacts sélectionnés à la liste de diffusion, cliquez dans la fenêtre
sur . Si vous désirez abandonner votre choix, cliquez sur .Si vous validez votre choix avec
, la table de la liste de diffusion montre les contacts internes qui viennent d'être ajoutés ainsi que leurs adresses de courrier électronique.Si vous ne souhaitez pas ajouter des contacts externes à votre liste de diffusion, vous pouvez mettre fin à la procédure de mise en place de la nouvelle liste de diffusion. Pour cela, cliquez dans la section
du tableau de bord sur l'icône .Le résultat est que la nouvelle liste de diffusion à vos contacts est créée — observez le symbole qui permet de distinguer les listes de diffusion des contacts individuels.
Si vous voulez ajouter des contacts qui ne sont pas gérés dans Open-Xchange Server en tant que contacts externes à la miste de diffusion en cours de création, cliquez dans la section du tableau de bord sur .
Cela ouvre la fenêtre
, dans laquelle vous pouvez à présent saisir les données des contacts externes à ajouter. Pour définir le nouveau contact externe, indiquez le nom et l'adresse de courrier électronique du contact. Ensuite, reportez ce que vous avez saisi dans la zone , dans laquelle vous cliquez sur .Répétez cette procédure pour tous les contacts externes que vous souhaitez ajouter à la liste de diffusion.
Si jamais vous commettez une erreur en saisissant les données du contact, vous pouvez supprimer le contenu de la zone
au moyen de la fonction . Attention, la fonction retire tous les contacts choisis de la zone. Si vous ne voulez que retirer des contacts isolés de la sélection, cliquez dans la zone des contacts déjà sélectionnés et supprimez les éléments non souhaités.Pour mettre fin à la procédure de saisie des contacts externes et ajouter ces contacts à votre liste de diffusion, cliquez dans la fenêtre
sur . Si vous souhaitez abandonner votre sélection, cliquez sur .Si vous avez validé votre sélection avec
, le tableau de la liste de diffusion montre les nouveaux contacts externes ajoutés ainsi que leurs adresses de courrier électronique.Si vous ne voulez plus ajouter d'autres contacts à votre liste de diffusion, mettez fin à la procédure de création d'une nouvelle liste de diffusion et enregistrez ce que vous avez saisi grâce à l'icône
de la section du tableau de bord.