Tâches — Vues

Pour afficher les tâches appartenant à vos dossiers de tâches personnels ainsi qu'aux dossiers de tâches publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez choisir à l'aide des fonctions Vue du tableau de bord parmi les types d'affichage décrits ci-après.

La barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble affiche le chemin actuel du dossier que vous avez choisi dans l'arborescence des dossiers. Vous pouvez naviguer dans ce chemin en cliquant sur les parties soulignées du chemin.

Vue Liste

Dans la vue Liste, les tâches sont affichées sous la forme d'un tableau, d'après le dossier de tâches public actuellement ouvert. Les icônes de la première colonne représentent le type de tâches (tâches ponctuelles ou répétitives), les icônes en forme de clé de la deuxième colonne indiquent si les tâches ont été identifiées comme étant privées.

On y trouve en outre la description, la priorité, le début et la fin, une indication en pourcentage de la progression de traitement et les drapeaux associés. Les drapeaux sont des fanions de couleur au moyen desquelles vous pouvez identifier vos tâches pour mieux les distinguer pour ainsi, par exemple, séparer les tâches concernant les clients des tâches internes. Vous trouverez plus d'informations sur les drapeaux dans la section la section intitulée « Marquer des tâches avec des drapeaux »de ce chapitre.

Les tâches ponctuelles ainsi que les instances de tâches répétitives dont l'état a été indiqué comme Terminé (progression de traitement = 100 %) sont représentées grisées et barrées d'un trait dans le tableau.

Si la date d'échéance d'une tâche a été dépassée, la tâche est affichée en rouge.

Trier des tâches dans la vue Liste

Pour améliorer la clarté, vous pouvez trier les tâches affichées : d'après les champs Description, Priorité, Commence à, Date d'échéance, % accompli ou Drapeau, que ce soit en ordre alphabétique ou chronologique, ascendant ou descendant. La flèche située en tête de colonne d'un de ces champs indique d'après quel champ et dans quel ordre (ascendant ou descendant) la représentation actuelle des tâches est triée.

Si vous souhaitez changer l'ordre de tri, pour par exemple faire s'afficher vos tâches d'après le champ Commence à en ordre descendant, cliquez d'abord sur l'en-tête de la colonne correspondante pour choisir ce champ comme critère de tri. Ensuite, vous pouvez trier les tâches affichées en ordre descendant, en cliquant à nouveau soit sur l'en-tête de la colonne, soit sur la flèche située à côté.

Réglage de la vue par défaut

Vous pouvez décider quelle sera la vue utilisée par défaut lorsque le module Tâches est ouvert pour la première fois après votre connexion à MailXchange Server. Vous pouvez choisir parmi la vue Liste ou la vue Division horizontale, cette dernière étant décrite plus loin.

Vous trouverez plus d'informations sur la façon de définir la vue par défaut du module Tâches dans le chapitre Options, section la section intitulée « Options pour le module Contacts ».

Vue Division horizontale

Dans la vue Division horizontale, les tâches appartenant au dossier de tâches actuellement ouvert sont affichées dans une représentation divisée horizontalement. La partie supérieure de la vue Division horizontale correspond à une vue en liste réduite dans laquelle les tâches et les tâches en série sont affichées comme dans la vue Liste. Lorsque vous avez sélectionné une tâche dans la liste, vous pouvez alors faire défiler l'affichage vers le haut ou vers le bas avec la touche Flèche haut ou Flèche bas pour sélectionner une autre tâche. La partie inférieure de la vue Division horizontale affiche toutes les informations relatives à la tâche sélectionnée dans la partie supérieure dans des onglets.

Trier des tâches dans la vue Division horizontale

De plus, dans la vue Division horizontale, vous pouvez trier l'ordre d'affichage des tâches, comme décrit dans la section la section intitulée « Trier des tâches dans la vue Liste » de ce chapitre.

Répartition de la vue Division horizontale

La répartition de la vue Division horizontale peut être ajustée au moyen de la ligne de séparation horizontale. Pour modifier la taille des zones, tirez la ligne de séparation tout en maintenant enfoncé le bouton de la souris. La répartition que vous avez réglée sera mémorisée dans votre session actuelle.

Onglet Vue d'ensemble

L'onglet Vue d'ensemble contient un résumé des données clés essentielles de la tâche choisie : description, priorité, début et fin, status, the task's manager. With the + icon further details like duration and cost can be displayed.

Onglet Participants

L'onglet Participants présente toutes les personnes participant à la tâche. À l'aide des informations provenant de la colonne État, vous pouvez reconnaître d'un coup d'œil quelles sont les personnes confirmant déjà leur participation à la tâche, sous réserve qu'elles aient accepté ou refusé, ou quelles sont les personnes dont on attend encore une réponse à ce sujet. Pour autant que les participants aient accompagné leur réponse d'un commentaire, vous pouvez le consulter dans la colonne Commentaires.

Onglet Pièces jointes

Les pièces jointes sont des fichiers externes, comme par exemple des définitions de tâches sous forme de documents texte, des listes de références sous forme de feuilles de calcul, d'images, etc. Elles peuvent être enregistrées avec les données relatives à la tâche et ainsi être reliées directement à la tâche. La section la section intitulée « Ajouter des pièces jointes à des tâches » de ce chapitre décrit comment vous pouvez associer des pièces jointes à une tâche.

L'onglet Pièces jointes présente, lorsqu'elles existent, les pièces jointes associées à la tâche choisie. Le tableau des pièces jointes affiche les noms de fichiers des documents associées, leur type MIME ainsi que la taille des fichiers en ko.

Ouvrir ou enregistrer des pièces jointes à des tâches

Si vous désirez ouvir une pièce jointe de la tâche affichée ou l'enregistrer dans un fichier, vous pouvez le faire à l'aide des fonctions Ouvrir ou Enregistrer sous dans la section Pièces jointes du tableau de bord. Pour cela, choisissez la pièce jointe souhaitée dans la liste, puis cliquez sur la fonction correspondante du tableau de bord.

Une pièce jointe est ouverte à l'aide de l'application appropriée : les feuilles de calcul seront ouvertes dans leur tableur, les documents texte dans leur traitement de texte. Il en va de même pour les autres types de fichiers, naturellement. Ce comportement du navigateur peut être contrôlé au moyen des réglages du navigateur.

Lorsqu'on enregistre une pièce jointe, une copie de ce fichier est téléchargée depuis le serveur vers votre disque dur local ou un autre que vous indiquez comme cible pour le téléchargement.

Enregistrer des pièces jointes à des tâches dans le dépôt de données

L'enregistrement d'une pièce jointe dans le dépôt de données crée un nouvel élément dans le dépôt de données qui est géré par MailXchange Server. Cette méthode offre l'avantage que vous et les autres utilisateurs pouvez accéder à cet élément du dépôt au moyen du module Dépôt de données. Vous trouverez plus d'informations sur le dépôt de données ainsi que sur la manipulation de ses éléments dans le chapitre Dépôt de données.

Pour enregistrer une pièce jointe à une tâche dans votre dossier de dépôt de données personnel ou un dossier de dépôt de données public ou partagé avec vous par un autre utilisateur, si du moins vous disposez des droits nécessaires pour créer des objets, sélectionnez la pièce jointe souhaitée dans la liste puis cliquez dans la section Pièces jointes du tableau de bord sur la fonction Enregistrer dans le dépôt de données.

Cette action ouvre la fenêtre Nouvel élément du dépôt dans laquelle vous pouvez saisir une description ainsi que des données supplémentaires concernant le nouvel élément du dépôt, comme par exemple une adresse internet ou des remarques et choisir le dossier cible. Dès que vous toutes les données ont été saisies, cliquez dans la section Enregistrer du tableau de bord sur l'icône Enregistrer pour enregistrer le nouvel élément du dépôt de données dans le dossier choisi.

Enregistrer les pièces jointes en tant qu'éléments du dépôt de données

Pour pouvoir enregistrer des pièces jointes à des tâches dans le dépôt de données, vous devez disposer d'un espace disque libre suffisant sur le serveur. Si l'espace disque qui vous a été attribué est dépassé, vous ne pourrez pas enregistrer d'autres pièces jointes à des tâches dans le dépôt de données. Vous trouverez des indications sur la place disque actuellement disponible sur la Page de départ d'MailXchange Server dans la Boîte d'informations.