Lier un rendez-vous à d'autres éléments

Les liens servent à mettre en relation de façon simple et rapide les éléments associés à un rendez-vous (par exemple des tâches ou des contacts) : ils servent donc à lier entre eux des rendez-vous et d'autres éléments. Vous pouvez créer autant de liens que vous le souhaitez pour n'importe quel rendez-vous enregistré dans l'un de vos dossiers de calendrier personnels, dans un dossier public ou un dossier partagé par un autre utilisateur, à condition que vous possédiez les droits requis, vers d'autres rendez-vous ou tout autre élément, comme des contacts, des tâches ou des entrées du dépôt de données.

Créer un lien

Pour créer un nouveau lien au sein d'un rendez-vous, vers un autre rendez-vous ou un autre élément, sélectionnez le rendez-vous correspondant en vue Liste, Calendrier ou Détails (au choix) puis cliquez sur Début dans la section Liaisons du tableau de bord.

Le titre Liaisons de la section du tableau de bord représente la procédure de liaison en cours au moyen d'un fond de couleur différent et vous pouvez maintenant naviguer vers l'élément que vous souhaitez associer au rendez-vous précédemment sélectionné.

La meilleure solution consiste à utiliser les dossiers de l'arborescence pour accéder directement aux éléments à lier. Si vous souhaitez, par exemple, associer le rendez-vous sélectionné à une tâche de votre dossier de tâches personnel, développez dans l'arborescence le dossier de tâches correspondant pour l'ouvrir et y choisir une tâche donnée.

Une fois que vous avez atteint le dossier recherché, sélectionnez l'élément à associer. Pour confirmer votre choix, clquez sur Fermer dans le Tableau de bord. Si vous avez par erreur sélectionné un autre élément que celui que vous souhaitiez associer au rendez-vous, cliquez sur Annuler. Les fonctions Fermer ainsi qu'Annuler mettent toutes les deux fin à la procédure de liaison.

Si vous avez confirmé votre choix, l'élément sélectionné est associé au rendez-vous précédemment choisi et le lien apparaît dans l'onglet Liens en vue détaillée de ce rendez-vous.

Au cours de la procédure de création d'un lien, vous devez veiller à ce qu'un seul élément soit sélectionné à la fois pour être associé au rendez-vous précédemment choisi. Si vous souhaitez associer plusieurs éléments à un rendez-vous, vous devez répéter la procédure de liaison autant de fois que nécessaire pour lier successivement chacun des éléments souhaités.

Associer des rendez-vous à d'autres éléments

Les liaisons sont toujours bidirectionnelles : lorsque vous liez le rendez-vous « A » à la tâche « B », la tâche « B » est à son tour automatiquement associée au rendez-vous « A ».

Si vous souhaitez lier à d'autres éléments des rendez-vous appartenant à des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, il vous faut les droits de lecture sur les objets de ces dossiers.

Si ces droits ne vous ont pas été accordés, la fonction Début de la section Liaisons du tableau de bord est désactivée et vous ne pouvez pas créer de liaison entre les rendez-vous de ce dossier et d'autres éléments.

Se rendre aux éléments liés d'un rendez-vous

Si vous souhaitez consulter un élément associé à votre rendez-vous, commencez par sélectionner le rendez-vous correspondant en vue Détails. Activez l'onglet Liaisons, puis sélectionnez-y le lien que vous souhaitez consulter. Cliquez alors sur la fonction Aller à qui apparaît dans le tableau de bord, dans la section Liaisons.

Vous basculez alors vers l'élément associé au rendez-vous qui vous était présenté dans la vue détaillée du rendez-vous. Gardez à l'esprit que, suivant le type d'élément associé, il est possible qu'un autre module soit ouvert par ce biais. L'exemple illustré par les figures suivantes présentait un rendez-vous auquel était associée une tâche gérée dans le module Tâches ; par conséquent, la consultation de l'élément associé a simultanément conduit à l'ouverture du module Tâches.

Modifier les éléments associés à un rendez-vous

Si vous souhaitez modifier les éléments associés à un rendez-vous, double-cliquez dans l'onglet Liaisons en vue détaillée du rendez-vous sur l'élément lié que vous souhaitez modifier. Vous êtes alors conduit à une fenêtre de modification de l'élément associé où vous pouvez procéder à toutes les modifications souhaitées.

Modifier les éléments associés à un rendez-vous et provenant d'un dossier public ou partagé

Si vous souhaitez modifier des éléments associés à un rendez-vous et provenant d'un dossier public ou partagé par un autre utilisateur, vous devrez posséder les droits de modification sur les objets de ces dossiers. Si ces droits ne vous ont pas été accordés, vous ne pourrez pas modifier les éléments du dossier en question.

Supprimer les liens d'un rendez-vous

Pour supprimer les liens d'un rendez-vous, commencez par afficher le rendez-vous à modifier en vue Détails. Activez l'onglet Liens, sélectionnez le ou les liens que vous souhaitez supprimer du rendez-vous, puis cliquez sur la fonction Supprimer de la section Liaisons du tableau de bord.

Une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre alors pour vous demander si vous souhaitez effectivement supprimer le ou les liens choisis. Si vous confirmez en cliquant sur OK, les liens sélectionnés sont supprimés du rendez-vous de manière irréversible.

Supprimer les liens d'un rendez-vous

Lorsque vous supprimez les liens provenant d'un rendez-vous, vous supprimez en fait l'association entre le rendez-vous et l'élément lié. Les éléments liés ne sont en revanche pas supprimés.

Si vous souhaitez supprimer des liaisons d'un rendez-vous dans un dossier public ou partagé par un autre utilisateur, il vous faut les droits de lecture sur les objets de ces dossiers.

Si ces droits ne vous ont pas été accordés, la fonction Supprimer de la section Liaisons du tableau de bord est désactivée et vous ne pouvez pas supprimer les éléments liés à ce rendez-vous.