Om nieuwe afspraken in uw persoonlijke agendamappen, openbare mappen of agendamappen te creëren die gedeeld worden met andere gebruikers; op voorwaarde dat u de juiste toegangsrechten bezit; kunt u één van de hieronder beschreven methodes gebruiken:
Wanneer de module
open staat, klikt u op het pictogram in het paneelonderdeel . Hier is het irrelevant of het paneel wel of niet uitgebreid is. In ieder overzicht van de panelen, wordt het pictogram voor het creëren van nieuwe afspraken altijd bovenaan weergegeven.Wanneer een afspraak wordt aangemaakt in de
weergave, dan worden alle zichtbare personen en hulpmiddelen uit de huidige weergave overgenomen in de afspraak.Als een alternatief voor de paneelfunctie zoals hierboven beschreven, kunt u ook nieuwe afspraken creëren door
in de of weergave, gebruikmakend van één van de volgende methoden:Dag / werkweek - dubbelklik op de juiste tijd => Opent het venster
, waar de begintijd van de nieuwe afspraak vooraf is ingesteld op de tijd waarop u dubbel geklikt hebt.Maand / week - dubbelklik op een dag => Opent het venster
, waar de duur van de nieuwe afspraak vooraf is ingesteld op .Maand / week - dubbelklik op een dagcel => Opent het venster
.Team / dag of week - dubbelklikken op de gewenste tijd opent het venster
. De aanmaker en de agenda van de persoon of het hulpmiddel dat geklikt is worden ingevoerd als deelnemers aan de afspraak.Creëren van afspraken in openbare mappen of in agendamappen die met andere gebruikers gedeeld wordenLet op dat u het recht moet hebben om onderwerpen te creëren om nieuwe afspraken in openbare mappen of gedeelde agendamappen van andere gebruikers te kunnen creëren. Wanneer deze rechten u niet toegekend zijn, zal een betreffende foutmelding verschijnen nadat u de functie voor het creëren van nieuwe afspraken bent begonnen. U kunt nu besluiten of u een nieuwe afspraak in uw persoonlijke agendamap wilt creëren ( map) of dat u de functie wilt annuleren. |
Zelfs wanneer de module Open-Xchange Server. Wanneer het paneel niet verbreed is, klikt u op de pijl beneden of het paneelonderdeel en selecteert u vervolgens uit het menu dat zich vervolgens opent.
niet actief is, kunt u nieuwe afspraken creëren vanuit iedere andere module van deWanneer het paneel reeds verbreed is, klikt u op het pictogram
in het paneelonderdeel .Doelmap voor nieuwe afsprakenOmdat afspraken alleen beheerd kunnen worden in agendamappen, wordt uw persoonlijke agendamap (Open-Xchange Server . map) automatisch vooraf ingesteld als de doelmap wanneer u nieuwe afspraken uit andere modules creëert van deWanneer u nieuw gecreëerde afspraken wilt opslaan in andere persoonlijke mappen of in openbare mappen of agendamappen die met andere gebruikers worden gedeeld, kunt u een andere bestemmingsmap kiezen wanneer u de gegevens voor de nieuwe afspraak invoert. U kunt meer informatie over het kiezen van een bestemmingsmap en de vereiste toegangsrechten vinden in het onderstaande onderdeel de paragraaf “Het invoeren van gegevens voor een nieuwe afspraak”. |
Om een nieuwe afspraak te creëren met slepen & neerzetten in de e-mailmodule, sleept u een e-mail uit een lijst op een dag in de miniagenda. Het dialoogvenster
opent zich en het onderwerp van de omschrijvingsveld.Om een nieuwe afspraak met slepen & neerzetten in de contactmodule te creëren, sleept u een contactpersoon op een dag in de miniagenda. Het dialoogvenster
gaat open en de contactpersoon wordt als deelnemer ingevoerd.U kunt een nieuwe afspraak aanmaken uit een iCal-bijlage van een e-mail. Een iCal-bijlage kan worden herkent aan de extensie ics.
Open de e-mailmodule en toon de e-mail in de H-scheidings- of V-scheidingsweergave. In het onderdeel van het overzichtsvenster rechtsklikt u op het ics-bestand. Kies
uit het snelmenu. Het dialoogvenster om de afspraakgegevens te bewerken opent.Binnen de werkuren van het teamoverzicht kunt u een nieuwe afspraak aanmaken.
Om een nieuwe afspraak met alle teamleden te maken, mag geen enkele teamlid geselecteerd zijn. In het paneel onder
klikt u op . U kunt ook in het urenraster drag & drop gebruiken om een tijdsperiode te selecteren. De geselecteerde periode wordt ingevoerd als aanvang en duur van de afspraak.Om een afspraak met bepaalde teamleden te maken, selecteert u individuele teamleden door de <ctrl>-toets ingedrukt te houden en op de namen te klikken. Merk op: op Mac-systemen gebruikt u de <cmd>-toets. In het paneel
klikt u op of dubbelklikt u op een tijd in de tijdsbalk. De dag en tijd die u klikt worden ingevoerd als de aanvangstijd van de afspraak. U kunt ook op het urenraster klikken en drag & drop gebruiken om een periode te selecteren. Deze periode wordt als aanvangstijdstip en duur ingevoerd.Om een afspraak met een individueel teamlid te maken, mag er geen enkele teamlid geselecteerd zijn. Dubbelklik op een tijd in de tijdsbalk van het teamlid die u als deelnemer wilt toevoegen.
Ongeacht de manier waarop, en uit welke module u de creatie van de afspraak bent begonnen, het venster
wordt geopend en het tabblad wordt geactiveerd. Nu kunt u de betreffende gegevens voor een nieuwe afspraak invoeren met de passende velden.Wanneer u een nieuwe afspraak creëert, dient u zich ervan te verzekeren het veld
in te vullen, omdat dit veld vereist is en altijd een waarde moet bevatten. Wanneer u het veld vergeet in te vullen, kunt u de nieuwe afspraak niet opslaan. In plaats daarvan zult u een foutmelding ontvangen, en wordt het veld weergegeven met rode randen.U kunt het begin en het einde van de nieuwe afspraak invoeren door de betreffende velden met de hand in te vullen of de data in te stellen met gebruik van de agendaiconen of de geselecteerde lijsten naast de velden.
Tijdspecificaties voor nieuwe afsprakenWanneer u gegevens invoert, worden zij gecontroleerd op aannemelijkheid om u ervan te verzekeren dat het einde van de afspraken zo is ingesteld dat zij na hun begin verschijnen. Wanneer u per ongeluk het einde van een nieuwe afspraak zo hebt ingesteld dat deze voor het begin verschijnt, zult u een relevante foutmelding ontvangen en kan deze afspraak niet opgeslagen worden totdat u de juiste chronologische waarden hebt ingevoerd voor het begin en het einde. |
Wanneer u afspraken wilt creëren die de hele dag duren (zoals, bijvoorbeeld, verjaardagen en andere gebeurtenissen die de hele dag duren), dan activeert u de optie
in het venster . Hier hoeven geen begin- en eindtijden worden ingevoerd voor de nieuwe afspraak.Wanneer de creatie van een nieuwe afspraak uit een persoonlijke map bent begonnen en u geen andere deelnemers of bronnen aan de afspraak wilt toevoegen, dan kunt u deze nieuwe afspraak markeren als privé. Afspraken die als privé zijn gemarkeerd kunnen alleen door u bekeken en gewijzigd worden. Zelfs wanneer u uw persoonlijke agendamappen voor gemeenschappelijk gebruik deelt met andere gebruikers, kunnen de andere gebruikers uw persoonlijke afspraken niet zien of bewerken.
Het creëren van persoonlijke afsprakenLet op dat u alleen afspraken als privé kunt markeren die u voor uzelf hebt gecreëerd; zonder andere deelnemers of bronnen; en dat u deze afspraken in uw persoonlijke agendamappen beheert. Wanneer u nieuwe afspraken creëert in openbare agendamappen of agendamappen die met andere gebruikers gedeeld worden, is de optie niet beschikbaar in het venster . |
Wanneer u afspraken wilt creëren die af en toe terugkomen, zoals bijvoorbeeld, een wekelijkse vergadering met het team, kunt u deze creëren als afspraakserie met de bijpassende parameters in plaats van deze afspraken telkens weer te plannen.
Om een nieuwe afspraakserie te creëren, klikt u op de optie
. Dit opent het venster , waar u de instellingen voor de nieuwe afspraakserie kunt aanpassen.De volgende afbeelding toont een typisch voorbeeld van een afspraakserie. De parameters zijn als volgt ingesteld: De afspraak moet één keer per week op maandag plaatsvinden. De datum van de eerste vergadering is ingesteld als de begindatum van de afspraakserie. Omdat deze afspraakserie werkzaam is tijdens het eerste kwartaal van het huidige agendajaar, wordt de laatste agendadatum van het eerste kwartaal ingesteld als de einddatum.
U kunt een afsprakenserie aanmaken voor de verjaardag van een contactpersoon. Informatie hierover vindt u in de paragraaf “Persoonlijke gegevens, labels, en mappen”
U kunt één of meerdere labels verbinden met de nieuwe afspraak om deze in te delen. Hiervoor schrijft u met de hand de gewenste labels in het veld
(aparte labels moeten gescheiden worden door komma's) of klikt u op de optie en selecteert u vervolgens de gewenste label door een klik met de muis. Let op dat de optie alleen labels weergeeft die u vooraf gegeven had in de .Daardoor worden alle geselecteerde labels ingevoerd in het veld
.Wanneer u één of meerdere labels wilt wissen die verbonden zijn met een afspraak, dan wist u alleen de betreffende labels uit het veld
. Plaats uw cursor in het veld en wis de ongewenste labels. U kunt ook op klikken en de labels deselecteren die u wilt verwijderen.Creëren van persoonlijke labelsWanneer u zeer regelmatig bepaalde labels opnieuw gebruikt, is het verstandig om deze te creëren als persoonlijke labels in de instellingen onder de paragraaf “Privélabels”. , zodat u op een eenvoudigere manier toegang tot deze labels kunt krijgen. U kunt meer informatie over het creëren van persoonlijke labels en een omschrijving van de procedure vinden in het hoofdstuk |
Met de optie
, kunt u aangeven in welke map de nieuwe afspraak moet worden opgeslagen. Als standaard wordt één van de volgende mappen in dit veld geselecteerd:Wanneer u nieuwe afspraken uit één van uw persoonlijke agendamappen creëert => de persoonlijke agendamap die geopend was toen u de nieuwe afspraak hebt gecreëerd.
Wanneer u nieuwe afspraken creëert uit een openbare agendamap of agendamappen die met andere gebruikers worden gedeeld, voor wie u de rechten hebt verkregen om onderwerpen te creëren => de openbare agendamap of gedeelde agendamap die open stond toen u de nieuwe afspraak hebt gecreëerd.
Wanneer u nieuwe afspraken creëert uit een openbare agendamap of of een agendamap die met andere gebruikers wordt gedeeld, waarvoor u geen rechten hebt verkregen voor het creëren van onderwerpen => uw persoonlijke agendamap (
map).Wanneer u nieuwe afspraken uit een andere module van de Open-Xchange Server creëert, zoals, bijvoorbeeld, , , etc. => uw persoonlijke agendamap ( map).
Let op dat tijdens uw selectie afspraken alleen opgeslagen kunnen worden in agendamappen en dat u het recht moet hebben om onderwerpen te creëren voor openbare agendamappen of agendamappen die gedeeld worden met andere gebruikers om afspraken daar te kunnen opslaan. Daarom geeft de geselecteerde lijst alleen de agendamappen als bestemmingsmappen weer wanneer u dit recht hebt verkregen.
Om het weergavetype van de nieuwe afspraak in te stellen (gereserveerd, tijdelijk, afwezig voor zaken of vrij), klikt u in het venster op de optie
en selecteert u vervolgens de gewenste invoer uit de lijst.Het weergavetype dat u voor de afspraak selecteert, zal gerepresenteerd wordt door gekleurde balken in de overzichten de paragraaf “Kalender - overzichten en perioden” in dit hoofdstuk.
, en . Meer informatie hierover is beschikbaar onderWanneer u aan de afspraak herinnerd wilt worden, kunt u deze in de lijst Standaardtijdsinterval voor herinnering Let op dat de geselecteerde herinnering alleen actief is voor degene die deze nieuwe afspraak heeft gecreëerd. Alle andere deelnemende gebruikers kunnen verschillende herinneringen voor deze afspraak instellen.
selecteren. In de agendainstellingen kunt u een voorgedefinieerd tijdsinterval instellen voor de herinnering. Meer informatie vindt u opWanneer u een herinnering voor een afspraak hebt geactiveerd, zal een een herinneringsvenster u waarschuwen wanneer het einde van de geselecteerde periode is bereikt, zoals getoond wordt in de volgende afbeelding. In dit venster kunt u besluiten of u nogmaals aan deze afspraak wilt worden herinnerd na een bepaalde periode, of dat deze eerste herinnering van deze afspraak genoeg is.
Wanneer u alle toegevoegde deelnemers van deze nieuwe afspraak wilt informeren, dan activeert u de optie Open-Xchange Server. Op deze manier worden ze automatisch geïnformeerd over deze nieuwe afspraak.
. Deze benadering wordt vooral aangeraden wanneer u externe deelnemers uitnodigt voor een afspraak (bijv. uit persoonlijke contactpersonen) die geen toegang hebben tot deMededeling en bevestiging van afsprakenMeer informatie over het informeren van andere deelnemers alsook de mogelijkheden voor bevestiging van nieuw gecreëerde afspraken is beschikbaar in onderdeel de paragraaf “Afspraken bevestigen” van dit hoofdstuk. |
In het tabblad
, geeft u alle deelnemers en bronnen aan voor de afspraak. Bronnen zijn fysieke voorzieningen en apparatuur (conferentieruimten, voertuigen, presentatiemedia, enz.) alsook bepaalde deelnemers die cruciaal zijn voor het leiden van de vergadering.Degene die de afspraak creëert wordt genoemd als eerste deelnemer. De agendaopties maken de instelling mogelijk om u als deelnemer in te voeren bij het aanmaken van een afspraak in een openbare map, zie Openbare afspraken aanmaken. Om verdere deelnemers en/of bronnen aan de nieuwe afspraak toe te voegen, klikt u op de functie in het paneelonderdeel . Deze functie opent het venster waar u de deelnemers en bronnen kunt selecteren die toegevoegd kunnen worden zoals hieronder wordt beschreven.
Om geregistreerde gebruikers van de Open-Xchange Server toe te voegen (als interne deelnemers) en/of bronnen, moet u zich er zelf eerst van verzekeren dat het is geselecteerd als de . Voer vervolgens de namen van deelnemers of bronnen in die toegevoegd moeten worden of wildcards (de lettertekens * of ?), of combinaties van delen van namen en wildcards, in het veld en klik op .
U kunt wildcards op de volgende manieren gebruiken (naast andere manieren) voor het definiëren van de zoekcriteria in het venster
. U kunt hier het gebruik van hoofdletters negeren:ik of *ik* => alle geregistreerde gebruikers en bronnen uit de contactmap
wiens voor- of achternaam of wiens label de lettertekenketen "ik"bevat.m???r => alle geregistreerde gebruikers en bronnen uit de contactmap
wiens voor- of achternaam of label de lettertekens "m" en "r" bevat met precies 3 lettertekens tussen "m" en "r"; zoals bijvoorbeeld, de achternamen Maier, Meier, of Meyer, maar niet Mair of Muller.In de volgende stap voegt u de gewenste deelnemers toe door de betreffende deelnemers uit de geselecteerde lijst te kiezen en door op
te klikken in het onderdeel .Om nieuwe deelnemers opnieuw te verwijderen selecteert u deze in het veld
en klikt u op .Wanneer u fysieke bronnen wilt toevoegen (zoals, bijvoorbeeld, presentatiemateriaal of andere apparatuur), alsook specifieke deelnemers en bronnen, zoekt en selecteert u de betreffende personen en materialen via de keuzelijst en klikt u vervolgens op
in het onderdeel .Om nieuwe bronnen opnieuw te verwijderen, selecteert u deze in het veld
en klikt u op .Deelnemers toevoegen als bronnenWanneer u een deelnemer toevoegt aan een afspraak als een bron, dan kan deze deelnemer niet worden toegevoegd aan andere afspraken tijdens de duur van deze afspraak. Deze benadering wordt aangeraden voor deelnemers wiens aanwezigheid cruciaal is het voor het leiden van de vergadering; zoals, bijvoorbeeld, de instructeur van een seminarie. |
Wanneer u externe deelnemers aan een afspraak wilt toevoegen die geen toegang hebben tot de Open-Xchange Server (bijv. contactpersonen uit uw persoonlijke of openbare contactmappen of contactmappen die gedeeld worden met andere gebruikers), selecteert u eerst de betreffende contactmap en voegt u vervolgens de gewenste deelnemers toe, zoals u zou doen voor interne deelnemers en bronnen.
Wanneer u een fout hebt gemaakt bij het selecteren van gebruikers of bronnen, dan kunt u de inhoud van de velden
en verwijderen via de functie . Hiervoor selecteert u de gebruiker of de bron die verwijderd moet worden en klikt u op .Wanneer het mogelijk zou zijn om alle gebruikers en bronnen in één zoekopdracht te vinden die u toe wilt voegen aan de nieuwe afspraak, dan herhaalt u het weergave- en selectieproces voor deelnemers en bronnen met de juiste verschillende zoekcriteria. En dit, totdat u alle vereiste deelnemers en bronnen hebt vastgelegd.
Om externe deelnemers die niet in het adressenboek staan toe te voegen, klikt u op
in de kolom van het afsprakenvenster. In het venster voert u een naam en een geldig e-mailadres in. Klik op . Herhaal deze stappen bij meerdere deelnemers. Klik op om te eindigen.Resultaat: de externe deelnemers zonder vermelding in het adressenboek zijn ingevoerd als deelnemers.
Wanneer u relevante externe documenten direct wilt verbinden met de nieuwe afspraak (bijv. tekstdocumenten met routebeschrijving, spreadsheets met offertes, enz.), dan kunt de passende bestanden als bijlage toevoegen aan de afspraak.
Let op dat u, om bijlagen aan afspraken toe te voegen, u genoeg opslagcapaciteit moeten hebben op de server. Wanneer de opslagruimte die aan u toegewezen is, vol is, kunt u geen verdere bijlagen aan afspraken toevoegen. Het Open-Xchange Server geeft informatie over de opslagruimte die op dit moment beschikbaar is.
op de van deOm bijlagen toe te voegen aan nieuwe afspraken, dient u eerst het tabblad
te activeren en klikt u vervolgens op onder het paneelonderdeel . Deze functie opent het venster waar u het bestand/de bestanden kunt selecteren die bevestigd moeten worden. Selecteer één of meer bestanden via en gebruik de optie om ze aan de lijst van bijlagen toe te voegen.Wanneer u de bestandsselectie bevestigt met
en ,wordt het venster gesloten en worden de bijlagen toegevoegd aan de afspraak.Toevoegen van bijlagen aan afsprakenIedere bijlage die u verbindt met een speciale afspraak wordt uitsluitend in verband gebracht met deze afspraak. Wanneer u een bestand aan meerdere afspraken toevoegt als een bijlage, zal een unieke kopie van dit bestand verbonden worden met elk van deze afspraken. |
Wanneer u per ongeluk bijlagen hebt toegevoegd aan de nieuwe afspraak, dan kunt u deze opnieuw wissen. Hiervoor selecteert u het bestand/de bestanden die u wenst te wissen uit de afspraak uit de bijlagetabel. Wanneer u meerdere bestanden wilt selecteren, houdt u de toets
(voor niet-aangrenzende multiselecties) of de (voor aangrenzende multiselecties). Klik vervolgens op in het paneelonderdeel en vervolgens op om alle geselecteerde bijlagen uit de afspraak te verwijderen.Om de beschikbaarheid van deelnemers en bronnen te controleren die toegevoegd zijn aan de afspraak, activeert u het tabblad
. Verduidelijk de periode via de datum- en tijdvelden en beslis via wat u wilt controleren: alleen bronnen, alleen deelnemers, of beide. Wanneer u ook de optie , worden alle leden van gebruikersgroepen en hun beschikbaarheid in de kolom weergegeven. Wanneer u de relevante waarden hebt ingesteld, klikt u op om de beschikbaarheidscontrole te beginnen.Wanneer u de beschikbaarheid van deelnemers en bronnen wilt controleren in voorgaande of volgende tijdperiodes, kunt dag per dag door de weergave pagineren met gebruik van de navigatiepijlen in het datumgebied.
Om een nieuwe afspraak op te slaan met alle geleverde gegevens, klikt u op het pictogram
in het paneelonderdeel . Dit sluit het venster , de nieuwe afspraak wordt in de vorige geselecteerde map gecreëerd, en de gebeurtenissen die hieronder zijn beschreven worden gestart.Wanneer u een nieuwe afspraak opslaat, controleert de Open-Xchange Server of deze afspraak strijdig is met anderen die gepland zijn op dezelfde tijd. Dit is het geval wanneer u of andere deelnemers al andere verplichtingen heeft/hebben waardoor er niet aan deze afspraak deelgenomen kan worden.
Wanneer er een conflict bestaat, dan ontvangt u een relevante waarschuwing en kunt u besluiten het afspraakconflict te negeren of dit waarschuwingsbericht op te heffen. Wanneer u de weergegeven afspraakconflicten
, dan wordt een nieuwe afspraak gecreëerd, ongeacht de bestaande afspraken en wordt het venster gesloten. Wanneer u dit waarschuwingsbericht opheft, dan gaat u terug naar het venster en kunt u de parameters van de nieuwe afspraak wijzigen om conflicten te vermijden.Wanneer er een bron aan de afspraak wordt toegevoegd die gebruikt wordt door een andere afspraak, zorgt dit voor een conflict die u niet kunt negeren. Om de afspraak te kunnen opslaan, dient u de bron te verwijderen.
Wanneer u andere deelnemers voor de nieuwe afspraak hebt uitgenodigd, worden alle interne deelnemers geïnformeerd over deze afspraak va een bevestigingsdialoog, en kunnen zij u antwoorden of zij aan deze afspraak deel willen nemen of niet, zoals getoond in het volgende voorbeeld. Meer informatie over bevestigingsdialogen is beschikbaar onder de paragraaf “Afspraken bevestigen” in dit hoofdstuk.
Wanneer u een nieuwe afspraak creëert en de optie
, activeert, worden alle interne en externe deelnemers geïnformeerd over deze nieuwe afspraak via e-mail.