Er bestaan openbare en gedeelde mappen in de Open-Xchange Server. Openbare mappen zijn toegankelijk voor alle gebruikers of gebruikersgroepen. Dit wordt bepaald door de administrateur. De toegangsrechten kunnen worden geweigerd voor individuele gebruikers of gebruikersgroepen. Dit is handig wanneer toegangsrechten toegewezen moeten worden aan een gast die niet in staat moet zijn om de interne klanteninformatie te zien. Gedeelde mappen zijn mappen van een gebruiker die besloten heeft deze te delen met andere gebruikers of gebruikersgroepen. Wanneer een gebruiker een actie uitvoert in een gedeelde map, dan doet hij dit uit naam van de eigenaar van de map. Wanneer een gebruiker een onderwerp in een openbare map aanmaakt, dan doet hij dit uit zijn iegen naam, en zal het onderwerp onder zijn naam aangemaakt worden.
U kunt uw map met individuele gebruikers of gebruikersgroepen delen door een rechtermuisklik op deze map en door
te selecteren. In het venster selecteert u nu het tabblad .Om een gebruiker of gebruikersgroep toe te voegen en hun rechten te geven, klikt u op het pictogram
in het paneelgebied . Er wordt een dialoogvenster geopend waar u de gebruiker of gebruikersgroep kunt selecteren en deze toe kunt voegen aan de bestaande lijst. Selecteer een invoer uit de lijst en klik op . Klik op om uw selectie te aanvaarden.In het paneel kunt u bepalen wat voor type rechten u toe wilt kennen aan de toegevoegde gebruiker of gebruikersgroep. Van te voren activeert u de gewenste invoer en selecteert u het type rechten dat de gebruiker of gebruikersgroep zou moeten ontvangen. Hierna slaat u uw selectie op door op het pictogram in het onderdeel
te klikken.De map is gemarkeerd met het pictogram 'gedeelde map' in de mappenlijst.