Tonen van agenda's en afspraken

Afhankelijk van het soort agendaoverzicht worden de volgende afspraken getoond als u een agendamap selecteert:

Om agenda's en afspraken te tonen doet u het volgende:

Selecteer een agenda en afspraakweergave

Selecteer een agenda door op een agendamap te klikken uit de mappenlijst. In het afsprakenoverzicht kunt u opgeven of u alleen de afspraken wilt zien uit die specifieke map, of ook de afspraken uit andere mappen.

Al uw afspraken uit alle mappen tonen gaat als volgt:

  1. Selecteer een persoonlijke agendamap uit de mappenlijst.

  2. Activeer het Toon al mijn afspraken uit alle agenda's keuzevak.

Alleen de afspraken uit de geselecteerde map tonen gaat als volgt:

  1. Selecteer een persoonlijke agendamap uit de mappenlijst.

  2. Deactiveer het Toon al mijn afspraken uit alle agenda's keuzevak.

De afspraken uit een openbare of gedeelde map tonen gaat als volgt:

Selecteer een openbare of gedeelde agendamap uit de mappenlijst.

Tonen van het overzicht als een agenda

Als u het agendaoverzicht kiest, wordt het overzichtsscherm een agenda van de geselecteerde tijdspanne met daarin de afspraken. U kunt uit de volgende soorten tijdspanne kiezen:

  • Dag

  • Werkweek

  • Maand

  • Week

  • Aangepast

Tonen van het dagoverzicht

Het Dag overzicht toont de agenda van één dag met de afspraken van die dag.

Een dagagenda tonen gaat als volgt:

  1. Selecteer een agenda en een afsprakenoverzicht, meer informatie hierover in : Selecteer een agenda en afspraakweergave.

  2. Kies Agenda uit het Bekijken paneelgebied.

  3. Uit het Tijdspanne paneelgebied klikt u op Dag. De agenda voor vandaag wordt getoond.

  4. Om de specifieke dag te kiezen kunt u op de navigatiepijl of klikken in de datumbalk. Resultaat: De Dagagenda voor de geselecteerde dag wordt getoond.

  5. Om de huidige dag te selecteren klikt u op de Vandaag knop in het kop van het overzichtsscherm of bovenaan de Minikalender.

Een dagagenda bevat de volgende gegevens:

Weergeven van de werkweek in het overzicht

Het Werkweek overzicht toont de agenda voor de werkweek en de afspraken in deze werkweek.

Een werkweekagenda tonen gaat als volgt:

  1. Selecteer een agenda en een afsprakenoverzicht, meer informatie hierover in : Selecteer een agenda en afspraakweergave.

  2. Kies Agenda uit het Bekijken paneelgebied.

  3. Uit het Tijdspanne paneelgebied klikt u op Werkweek De agenda voor de huidige werkweek wordt getoond.

  4. Om de specifieke werkweek te kiezen kunt u op de navigatiepijl or klikken in de gegevensbalk. Resultaat: De werkweek agendavoor de geselecteerde werkweek wordt getoond.

  5. Om de huidige werkweek te selecteren klikt u op de Vandaag knop in het kop van het overzichtsscherm of bovenaan de Minikalender.

Een werkweekagenda bevat de volgende gegevens:

Tonen van het maandoverzicht

Het Maand overzicht toont de agenda van één maand met de afspraken van die maand.

Een maandagenda tonen gaat als volgt:

  1. Selecteer een agenda en een afsprakenoverzicht, meer informatie hierover in : Selecteer een agenda en afspraakweergave.

  2. Kies Agenda uit het Bekijken paneelgebied.

  3. Uit het Tijdspanne paneelgebied klikt u op Maand De agenda voor deze maand wordt getoond.

  4. Om de specifieke maand te kiezen kunt u op de of navigatiepijl klikken in de datumbalk. Resultaat: De Maand agendavoor de geselecteerde maand wordt getoond.

  5. Om de huidige maand te selecteren klikt u op de Vandaag knop in het kop van het overzichtsscherm of bovenaan de Minikalender.

Een Maandagenda bevat de volgende gegevens:

  • Het Maand label in de gegevensbalk.

  • Een tijdtabel met een vak voor elke dag van de maand.

  • De afspraken van de gekozen maand. Een beschrijving van het afsprakenoverzicht vindt u in : Hoe worden afspraken getoond?.

Weergeven van het maand overzicht

Het Week overzicht toont de agenda van één week met de afspraken van die week.

Een weekagenda tonen gaat als volgt:

  1. Selecteer een agenda en een afsprakenoverzicht, meer informatie hierover in : Selecteer een agenda en afspraakweergave.

  2. Klik op Agenda in het paneelgebied Bekijken.

  3. Uit het Tijdspanne paneelgebied klikt u op Week. De agenda voor vandaag wordt getoond.

  4. Om een specifieke week te kiezen kunt u op de navigatiepijl of klikken in de datumbalk. Resultaat: De week agenda voor de geselecteerde week wordt getoond.

  5. Om de huidige week te selecteren klikt u op de Vandaag knop in het kop van het overzichtsscherm of bovenaan de Minikalender.

Tip: Als u een specifieke week wilt zien kunt u ook op een week in de Minikalender klikken.

Een Weekagenda bevat de volgende gegevens:

  • Het week label in de gegevensbalk.

  • Een tijdtabel met een vak voor elke dag van de week.

  • De afspraken van de gekozen week. Een beschrijving van het afsprakenoverzicht vindt u in : Hoe worden afspraken getoond?.

Weergeven van het aangepaste overzicht

Het Aangepast overzicht toont de agenda van een opgegeven aantal dagen met de afspraken van dat tijdsgebied.

De aangepaste tijdspanne loopt van 1 tot 7 dagen. U kunt deze zelf aanpassen, normaal staat deze op 7 dagen. Meer informatie in : Agendainstellingen.

Een aangepaste agenda tonen gaat als volgt:

  1. Selecteer een agenda en een afsprakenoverzicht, meer informatie hierover in : Selecteer een agenda en afspraakweergave.

  2. Klik op Aangepast in het paneelgebied Bekijken.

  3. Uit het Tijdspanne paneelgebied klikt u op Aangepast. De huidige aangepaste agenda wordt getoond.

  4. Om een specifieke aangepaste periode te kiezen kunt u op de navigatiepijl of klikken in de datumbalk. Resultaat: De aangepaste agenda voor de geselecteerde periode wordt getoond.

  5. Om de huidige periode te selecteren klikt u op de Vandaag knop in het kop van het overzichtsscherm of bovenaan de Minikalender.

Een Aangepasteagenda bevat de volgende gegevens:

  • Het tijdspanne label in de gegevensbalk.

  • Een tijdtabel met een vak voor elke dag van de periode.

  • De afspraken van de gekozen periode. Een beschrijving van het afsprakenoverzicht vindt u in : Hoe worden afspraken getoond?.

Hoe worden afspraken getoond?

Een afspraak die niet een gehele dag beslaat, wordt getoond als een rechthoek. Dit rechthoek is net zo groot als de afspraak duurt. In dit rechthoek stat de volgende informatie:

  • Aan de linker kant van de rechthoek staat een gekleurde balk die de beschikbaarheid aangeeft:

    • Blauw : Gereserveerd (standaard)

    • Geel: Voorlopig

    • Rood: Afwezig voor zaken

    • Groen : Vrij

    Meer informatie over beschikbaarheid leest u in : Wat moet ik weten over afspraken?.

  • Aan de bovenzijde van de rechthoek staat de beschrijving van de afspraak. Afhankelijk van uw antwoord op het afspraak verzoek, wordt de omschrijving uitgebreid met de volgende toevoegingen met betrekking tot uw bevestiging:

    • Als u de afspraak nog niet hebt geaccepteerd bevat de omschrijving de status "Wachten".

    • Als u de afspraak heeft afgewezen is de omschrijving doorgestreept.

    • Als u de afspraak voorlopig heeft geaccepteerd bevat de omschrijving de status "Voorlopig".

    • Als u de afspraak heeft geaccepteerd bevat de omschrijving geen extra details.

    Als u een afspraak opvraagt die is opgeslagen in een gedeelde map wordt de bevestigingsstatus van de eigenaar van de map getoond.Meer informatie over het beantwoorden van uitnodigingen leest u in : Beantwoorden van afspraakuitnodigingen.

  • Aan de rechterzijde van de afspraakomschrijving staat de locatie waar de afspraak gehouden wordt.

  • In de rechthoek wordt het afspraaktype aangeduid met de volgende pictogrammen:

    • Privé afspraak

    • Groepsafspraak

    • Afspraakserie

    Meer informatie over afspraaktypes leest u in : Wat moet ik weten over afspraken?.

  • Als er meerdere afspraken zijn op één dag wordt dit op de volgende manier getoond:

    • Als de afspraken niet overlappen worden ze onder elkaar getoond.

    • Als de afspraken overlappen dan worden ze naast elkaar gezet. Normaal worden maximaal twee afspraken naast elkaar getoond. In de Agenda voorkeuren Aantal afspraken die in het dagoverzicht worden getoond kunt u dit maximum aanpassen.

    • Als het aantal overlappende afspraken het maximum aantal naast elkaar te plaatsen afspraken overstijgt, wordt het pictogram getoond aan de rechterzijde van de datumbalk. Klik op dit pictogram om al de afspraken te zien. Het lijst overzicht wordt getoond. hierin staan al de afspraken van de huidige dag.

    • Als het weekagenda overzicht meer afspraken bevat dan op het scherm passen, wordt een een schuifbalk getoond.

    • Als het aantal overlappende afspraken het maximum aantal naast elkaar te plaatsen afspraken overstijgt, wordt het pictogram getoond aan de rechterzijde van de datumbalk. Klik op dit pictogram om al de afspraken te zien. Het lijst overzicht wordt getoond. hierin staan al de afspraken van de huidige dag.

Een afspraak voor een gehele dag wordt getoond als een ingekleurd rechthoek. Afhankelijk van het soort overzicht worden afspraken voor de gehele dag als volgt getoond:

  • In het dag, werkweek, en aangepast overzichten worden afspraken van een geheel dag bovenaan de tijdtabel getoond. Als er meer dan 5 gehele dag afspraken zijn voor één dag, dan wordt een schuifbalk getoond.

  • In het weekoverzicht worden afspraken van een gehele dag boven de andere afspraken. Als niet alle afspraken onder elkaar afgebeeld kunnen worden wordt een schuifbalk getoond.

  • In het maandoverzicht worden afspraken van een gehele dag boven andere afspraken. Als het aantal afspraken het maximum aantal onder elkaar te plaatsen afspraken overstijgt, wordt het pictogram getoond aan de onderzijde. Klik op dit pictogram om al de afspraken te zien. Het lijst overzicht wordt getoond. hierin staan al de afspraken van de huidige dag.

Tonen van het overzicht in een lijst

Het lijstoverzicht toont de afspraken in een tabel.

U kunt de afspraken tonen in het lijst overzicht door de volgende stappen uit te voeren:

  1. Selecteer een agenda en een afsprakenoverzicht, meer informatie hierover in : Selecteer een agenda en afspraakweergave.

  2. Klik op Lijst in het paneelgebied Bekijken.

  3. Klik op een periode uit het paneelgebied Tijdspanne.

Resultaat: Een lijst met afspraken in deze tijdspanne wordt getoond.

Voor elke afspraken in de lijst wordt een regel met informatie in de vorm van pictogrammen of tekst getoond:

Pictogram of tekst

Informatie

Kolom 1, pictogram 

Enkele afspraak

Kolom 1, pictogram  

Afspraakserie

Kolom 2, pictogram 

Groepsafspraak

Kolom 2, pictogram  

Privé afspraak

Titel kolom

Afspraak titel

Start kolom

Datum en tijd van het begin van de afspraak

Eind kolom

Datum en tijd van het einde van de afspraak

Locatie kolom

Locatie van de afspraak

Map kolom

Map waar de afspraak in staat.

Vlag kolom

De vlag die aan de afspraak is gekoppeld.

De afspraken is normaal gesorteerd op de Start kolom in oplopende volgorde. De kop van de sorteerkolom is geaccentueerd. Een pijl rechts van de naam geeft de sorteervolgorde aan.

Het aanpassen van de sorteervolgorde gaat als volgt:

  1. Om de sorteervolgorde aan te passen klikt u op de kolom die u wilt gebruiken voor de sortering.

  2. Als u de sorteervolgorde wilt veranderen klikt u nogmaals op de zelfde kolom

Resultaat: De sorteervolgorde verandert.

Opmerking: De eerste twee kolommen en de Map kunnen niet gebruikt worden voor sorteren.

Tonen van het Detailoverzicht

Het detail overzicht toont alle gegevens van een afspraak.

Detail van een afspraak tonen kan als volgt:

  1. Selecteer een agenda en een afsprakenoverzicht, meer informatie hierover in : Selecteer een agenda en afspraakweergave.

  2. Selecteer een afspraak.

  3. Klik op Detail in het Bekijken paneelgebied.

Resultaat: Alle details van de afspraak wordt getoond.

Het detail overzicht van een afspraak geeft de volgende informatie:

  • De titel van het scherm toont de omschrijving van de afspraak en de start- en eindtijd.

  • Het Afspraak tabblad bevat de details van de afspraak. De omschrijving, de locatie, de start- en einddatum en tijden, de persoon die de afspraak heeft gemaakt, deelnemers, bronnen, afspraaktype, labels, agendamap, de beschikbaarheid, commentaar en de herinnering.

  • De Deelnemers tabblad bevat de lijst van deelnemers en bronnen. Voor elke deelnemer wordt aangegeven welke status deze deelnemer heeft. Dit kan zijn geaccepteerd, geweigerd of in afwachting. Als een deelnemer commentaar heeft ingevoerd is dat hier te zien.

  • Het Aanhangsels tabblad bevat een lijst van aanhangsels.

Tonen van het teamoverzicht

In het Teamoverzicht ziet u de afspraken van gebruikers en groepen en de bronnen die gereserveerd zijn voor een specifieke datum.

Een teamoverzicht tonen gaat als volgt:

  1. Klik op Team in het Bekijken paneelgebied.

  2. Klik op een periode uit het paneelgebied Tijdspanne.

  3. Voeg teamleden toe of selecteer een team. Verderop in dit document kan u verderop in dit document vinden.

Resultaat: Het team overzicht wordt getoond.

Het Team overzicht bevat de volgende elementen:

  • Onder de datumbalk wordt de tijdbalk getoond. De onderverdeling toont dagen of uren afhankelijk van de gekozen tijdspanne.

  • Onder de tijdbalk worden in de tijdtabel de afspraken van de teamleden getoond. De tijdtabel beslaat een tijdspanne conform de selectie in het Tijdspanne paneelgebied.

  • De afspraken van een gehele dag worden in de tijdtabel afgebeeld als een rechthoek in de achtergrond. Dit rechthoek begint om 00:00 uur en loopt door tot 24.00 uur. Andere afspraken worden in de voorgrond afgebeeld net als in het agenda overzicht, zie : Hoe worden afspraken getoond?.

  • Afspraken die grijs worden getoond kunnen alleen ingezien, niet worden bewerkt.

Het team overzicht heeft een aantal functies om duidelijk de afspraken en de tijden aan te geven.

U kunt de afspraken tonen in het team overzicht door de volgende stappen uit te voeren:

  1. Klik op een periode uit het paneelgebied Tijdspanne.

  2. Om de getoonde tijdspanne te verplaatsen doet u het volgende:

    • Klik op de navigatiepijlen op de datumbalk of .

    • Klik op een dag in de Minikalender.

  3. Als de gekozen tijdspanne niet geheel op het scherm past, kan u als volgt de gegevens verschuiven:

    • Sleep de tijdbalk (onder de datumbalk) naar links of rechts.

    • Gebruik de schuifbalk onder de tijdtabel.

    • Gebruik het muiswiel.

  4. Om de getoonde tijdspanne te veranderen doet u het volgende:

    • Selecteer een vergrotingsfactor tussen 10% en 1000% uit de keuzelijst onder de tijdtabel.

    • Sleep de vergrotingslineaal

    • Draai het muiswiel terwijl u de <Shift> toets ingedrukt heeft.

    Afhankelijk van de gekozen interval in minuten, is de resolutie tussen 1 uur en 5 minuten.

  5. Gebruik het Detail selectievak om de details te tonen van een afspraak.

    • Om afspraken alleen te tonen als gevulde rechthoeken schakelt u de optie uit.

    • Om afspraken te tonen met een omschrijving, een start en een einddatum selecteert u het aankruisvak.

  6. Om de huidige dag te selecteren klikt u op de Vandaag knop in het kop van het overzichtsscherm.

Toevoegen van gebruikers, groepen en bronnen als teamlid gaat als volgt:

  1. Klik in het Teamlid paneelgebied op de Toevoegen knop. Het Groepsleden selecteren scherm wordt geopend.

  2. Als u een specifieke selectie wilt zien van gebruikers, groepen of bronnen, typt u een korte zoekterm in het invoerveld naast Zoeken.Klik vervolgens de Gaan knop.

  3. Selecteer één of meerdere gebruikers, groepen of bronnen uit de lijst. Opmerking: Gebruikers, groepen of bronnen hebben hun eigen pictogrammen. Groepen en bronnen worden onder de gebruikers geplaatst.

  4. Om de selectie als deelnemers toe te voegen klikt u op de Toevoegen knop naast Deelnemers. Om de selectie als bronnen te reserveren klikt u op de Toevoegen knop naast Bronnen.

    Opmerking: De volgende beperkingen zijn van toepassing:

    • bronnen kunnen niet worden toegevoegd als deelnemers.

    • Groepen kunnen niet als bronnen worden toegevoegd.

  5. Indien nodig kunt u de selectie van deelnemers en bronnen later nog corrigeren.

    • selecteer elementen en plaats ze in het Deelnemers of Bronnen veld.

    • Klik de Wissen knop naast Deelnemers of Bronnen.

  6. Om de selectie te bevestigen klikt u op OK. Als u van gedachten bent veranderd kiest u Annuleren.

Resultaat: De gekozen gebruikers, groepen en hulpmiddelen worden getoond als team leden.

Tip: Teamleden kunt u ook als volgt toevoegen:

  • Klik in het Teamleden paneelgebied op de Toevoegen knop. Het Groepsleden selecteren scherm wordt geopend.

  • Op de laatste regel van de Teamleden kolom voert u de naam van een deelnemer in het invoerveld.

Tip: U kan met slepen en neerzetten de volgorde van de teamleden aanpassen.

Selecteren van een bestaand team gaat als volgt:

  1. Klik op Toevoegen in het paneelgebied Teamlid.

  2. Klik op een team in het pop-up menu.

Opmerking: Alvorens u een team kan selecteren moet u deze eerst aanmaken. Zie meer informatie hierover in : Teams.

Zo verwijdert u teamleden uit het teamoverzicht:

  1. Selecteer individuele teamleden door op de namen te klikken terwijl u de <ctrl> toets ingedrukt houd. Opmerking: Op Mac systemen gebruikt u de <cmd> toets.

  2. Klik op Verwijderen in het Teamlid paneelgebied.

Tip: U kunt individuele teamleden ook als volgt verwijderen:

  • Zweef met de muis boven een teamlid, aan de rechterzijde van de naam verschijnt een knop.

  • Klik op deze knop.

Tonen zweefteksten

Zweefteksten zijn beschikbaar in het Agenda, Team en Lijst overzicht, en ook als u een nieuwe afspraak maakt in het Afspraak scherm op het Beschikbaarheid tabblad.

Een zweeftekst tonen van een afspraak kan als volgt:

  1. Beweeg de muisaanwijzer tot boven een afspraak. Na een korte tijd verschijnt de zweeftekst. Het Algemeen tabbblad is zichtbaar.

  2. Om meer informatie te zien klikt u op een ander tabblad.

  3. Om de zweeftekst te sluiten hoeft u enkel de muisaanwijzer uit het vak te verplaatsen.

De agenda zweeftekst toont de volgende informatie:

  • Het Algemeen tabblad. Het bevat:

    • Het agendamodule pictogram

    • De beschrijving en locatie van de afspraak.

    • De pictogrammen voor privé afspraken, afspraakseries en groepsafspraken.

    • De begin- en eindtijd van de afspraak.

    • De gebruiker die de afspraak heeft aangemaakt.

    • Het commentaar bij de afspraak. Afhankelijk van de lengte van het commentaar worden in de zweeftekst alleen de eerste regels getoond. Als u meer regels van het commentaar wil zien, klikt u één keer op de tekst. Als u nogmaals klikt worden het originele overzicht hersteld.

  • Het Deelnemers tabblad. Het getal tussen haakjes geeft et aantal deelnemers aan. Het tabblad bevat de volgende elementen:

    • De naam en bevestigingsstatus van elke deelnemer. Als een deelnemer heeft geaccepteerd staat de naam in groene letters, als een deelnemer heeft afgezegd, is de naam afgebeeld in rood.

    • Het commentaar dat door de deelnemer is opgegeven bij het beantwoorden van het vergaderverzoek.

    • Een pictogram voor het wijzigen van afspraakbevestigingen.

  • Het Aanhangsels tabblad. Het getal in haakjes geeft het aantal aan. Als er aanhangsels bij de afspraak zitten wordt de volgende informatie getoond per aanhangsel:

    • Bestandsnaam, bestandsgrootte en aanhangseltype

    • Pictogrammen voor het openen en opslaan van het aanhangsel.

  • Het Andere tabblad. Het bevat:

    • Selecteer de map waar u de afspraken wilt opslaan.

    • Labels die zijn toegevoegd aan de afspraak.

    • De naam van de organisator van de afspraak.

Opslaan of openen van aanhangsels.

U kunt het volgende doen:

  • Open het aanhangsel. Opmerking: Om sommige aanhangsels te bekijken heeft u mogelijk extra software nodig.

  • Opslaan van het aanhangsel buiten de groupware software

  • Opslaan van het aanhangsel in het Gegevensdepot

Openen of opslaan van afspraak aanhangsels gaat als volgt:

  1. Detail van een afspraak tonen kan als volgt:

  2. Kies het Aanhangsels tabblad.

  3. Selecteer een aanhangsel.

  4. Als u een aanhangsel wilt openen:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Open Een systeemscherm opent. Het toont de applicatie die het aanhangsel gaat openen.

    • Gebruik de knoppen in het systeemscherm om het aanhangsel te openen.

  5. Als u een aanhangsel wilt opslaan:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Opslaan. Een systeemscherm opent.

    • Gebruik de knoppen in het systeemscherm om het aanhangsel op te slaan.

  6. Als u een aanhangsel wilt opslaan in het Gegevensdepot:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Opslaan in gegevensdepot Het Gegevensdepot element scherm opent. De bestandsnaam van het aanhangsel wordt ingevuld als bestandsnaam voor het Gegevensdepot element.

    • Informatie over het aanmaken van Gegevensdepot elementen zijn te vinden in : Aanmaken van Gegevensdepot-elementen.

Tip: Een aanhangsel kan ook worden geopend of opgeslagen door op de respectievelijke knoppen te klikken in de zweeftekst van de afspraak.