Taken - Overzichten

De taken uit uw persoonlijke taakmap, van openbare taakmappen en van gedeelde taakmappen van andere gebruikers kunnen in de soorten weergaven worden getoond die hieronder beschreven worden. Ze zijn beschikbaar in de kolom Bekijken van het paneel.

De titelbalk van het overzichtsvenster toont het huidige pad naar de door u geselecteerde map in de mappenlijst. U kunt in het pad navigeren door op de onderstreepte delen te klikken.

Lijstweergave

Het lijstweergave toont de taken uit de geopende taakmap in tabelvorm. De pictogrammen in de eerste kolom geven het soort taak aan (individuele taak of taakreeks), terwijl de sleutelpictogram in de tweede kolom taken markeert als persoonlijk.

Verder ziet u het onderwerp, de prioriteit, de begin- en vervaldatum, het voltooiingspercentage en de toegekende vlaggen - vlaggen zijn kleurrijke pictogrammen voor een beter onderscheid tussen uw taken, bijvoorbeeld tussen klanttaken en interne taken. Nadere informatie over vlaggen vindt u in the section called “Taken markeren met vlaggen” van dit hoofdstuk.

Individuele taken en taken van taakreeksen waarvan de status Voltooid (voortgang = 100%) is, zijn in de tabel grijs en doorgehaald.

Als de vervaldatum van een taak is overschreden, wordt deze in rood afgebeeld.

Taken sorteren in de lijstweergave

Voor een beter beheer kunt u de getoond taken sorteren: dit kan op de velden Onderwerp, Prioriteit, Begindatum, Vervaldatum, % voltooid of Vlag - zowel alfabetisch als chronologisch, in oplopende of aflopende volgorde. De pijl in de kolomkop naast een veld geeft aan op welk veld de taken gesorteerd zijn en in welke volgorde (oplopend of aflopend).

Als u de sortering wilt wijzigen, bijvoorbeeld al uw taken in oplopende Begindatum, klik dan op de titel van de betreffende kolom om dit veld als sorteercriterium te selecteren. Door nogmaals op de kolomkop te klikken of op de pijl naast de kop toont u de taken in aflopende volgorde.

De standaardweergave instellen

U kunt de standaardweergave instellen waarin de Takenmodule na aanmelden bij Open-Xchange Server moet worden geopend - dit is ofwel de lijstweergave ofwel de h-scheidingsweergave zoals hieronder besproken.

Meer informatie over het instellen van de standaardweergave van de Takenmodule vindt u in de paragraaf “Taakmodule-opties” van het hoofdstuk Instellingen.

H(orizontale)-scheidingsweergave

De h-scheidingsweergave toont de taken uit de geopende taakmap in een horizontaalgescheiden venster. Het bovendeel van de h-scheidingsweergave komt overeen met een verkorte lijstweergave waar taken en taakreeksen worden getoond zoals in de lijstweergave. Als u een taak uit de lijst heeft geselecteerd, kunt u een andere taak selecteren door omhoog of omlaag te schuiven met de toets Pijl-omhoog of Pijl-omlaag. Het onderdeel van de H-scheidingsweergave toont aanvullende informatie (b.v. tijdsduur en kosten) in tabbladen over de geselecteerde taak in het bovendeel.

Taken sorteren in de h-scheidingsweergave

In de h-scheidingsweergave kunt u de volgorde sorteren waarin de taken worden weergegeven, zoals beschreven in the section called “Taken sorteren in de lijstweergave” van dit hoofdstuk.

Opdelen van de h-scheidingsweergave

De opdeling van de h-scheidingsweergave kan worden aangepast met de horizontale scheidingsbalk. U verandert de grootte van de delen door deze balk te verslepen terwijl u de muisknop ingedrukt houdt. De aanpassing wordt bewaard in uw huidige sessie.

Tabblad Overzicht

Het tabblad Overzicht toont een samenvatting van de belangrijkste gegevens van de geselecteerde taak: onderwerp, prioriteit, begin- en vervaldatum, status, de beheerder van de taak. Met het +-pictogram kunnen aanvullende details zoals duur en kosten worden getoond.

Tabblad Deelnemers

Het tabblad Deelnemers toont alle personen die bij deze taak betrokken zijn. De informatie in de kolom Status laat u direct zien welke personen hun deelname aan deze taak al hebben bevestigd, wie onder voorbehoud heeft geaccepteerd, wie heeft afgewezen en wie nog moeten reageren. Als een deelnemer een opmerking aan zijn reactie heeft toegevoegd, kunt u dit zien in de kolom Commentaar.

Tabblad Aanhangsels

Aanhangsels of bijlagen zijn externe bestanden (bijvoorbeeld documenten met taakspecificaties, rekenbladen met onderdeellijsten, afbeeldingen, enz.) die samen met de taakgegevens bewaard kunnen worden en zo direct gekoppeld zijn met de taak. the section called “Bijlagen toevoegen aan taken” in dit hoofdstuk beschrijft hoe u bijlagen met taken kunt koppelen.

Het tabblad Aanhangsels toont alle beschikbare bijlagen die gekoppeld zijn met de geselecteerde taak. De tabelweergave toont de bestandsnamen, hun Mimetype en de bestandsgrootte in kBytes.

Aanhangsels van taken openen of bewaren

Als u een bijlage van een getoonde taak wilt openen of deze wilt opslaan in een bestand, doet u dit via de functies Openen of Opslaan als in het paneel onder Aanhangsel. Selecteer de gewenste bijlage uit de lijst en klik op de juiste functie in het paneel.

Een bijlage wordt geopend in de bijbehorende applicatie: werkbladen worden geopend in uw werkbladprogramma, terwijl tekstdocumenten in uw tekstverwerker worden geopend. Hetzelfde geldt natuurlijk voor andere bestandssoorten. Deze browsereigenschap kan aangepast worden via de browserinstellingen.

Als u een bijlage opslaat, wordt een kopie van dit bestand opgehaald van de server en op uw hardeschijf bewaard of op ieder ander medium dat u als bestemming opgeeft.

Aanhangsels van taken opslaan in InfoStore

Het opslaan van een bijlage in InfoStore maakt een nieuw object aan dat via Open-Xchange Server wordt beheerd. Het voordeel van deze methode voor u en andere gebruikers is de toegang tot dit Info-item via de InfoStoremodule. Meer informatie over InfoStore en Info-items kunt u vinden in het hoofdstuk InfoStore.

Om bijlagen van een taak op te slaan in een persoonlijke of openbare InfoStoremap of in een gedeelde InfoStoremap van andere gebruikers (mits u de rechten heeft om objecten aan te maken), selecteert u de gewenste bijlage uit de lijst en klikt u op de functie Opslaan in gegevensdepot onder Aanhangsel in het paneel.

Dit opent het venster Gegevensdepot element waarin u een beschrijving en aanvullende gegevens (zoals bijvoorbeeld een internetadres of opmerkingen) kunt invoeren voor het nieuw aangemaakte Info-item en de bestemmingsmap kunt selecteren. Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op het pictogram Opslaan in het paneel om het Info-item in de gekozen map te bewaren.

Bijlagen opslaan als items in InfoStore

Om bijlagen van taken in InfoStore te kunnen opslaan, moet u op de server voldoende beschikbare opslagruimte hebben. Als de opslagcapaciteit die aan u is toegekend verbruikt is, kunt u geen bijlagen meer in InfoStore kwijt. De Informatiedoos op de Startpagina van Open-Xchange Server geeft u informatie over de beschikbare opslagruimte.