Afspraken, taken, en contacten die gecreëerd zijn met andere toepassingen kunnen worden geïmporteerd. Dit heeft de volgende voordelen:
Het importeren is sneller dan het handmatig opnieuw invoeren van gegevens.
Overdrachtsfouten worden vermeden.
De volgende bestandstypen worden ondersteund:
ICAL
VCARD
CSV
Bestanden van het ICAL type dienen als gestandaardiseerde uitwisseling van kalendergegevens zoals afspraken en taken. De standaard extensienaam is ics.
Bestanden van het VCard type dienen voor de gestandaardiseerde uitwisseling van contactgegevens zoals elektronische visitekaartjes. De standaard extensienaam is vcf.
Bestanden van het CSV type dienen voor de uitwisseling van tekstgegevens in tabelvorm. Contactgegevens kunnen worden geïmporteerd uit een CSV-bestand. De standaard extensienaam is csv.
De Open-Xchange Server ondersteunt de meeste iCal onderwerpen. Een omschrijving van alle iCal onderwerpen kun worden gevonden in het document RFC2445.
In de volgende tabel kunt u zien welk iCal onderwerpen worden ondersteund door de Open-Xchange Server wanneer ze worden geïmporteerd als afspraak of taak. De details in de kolom "afspraken" en "taken" hebben de volgende betekenis:
Een "X" zegt dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. De waarde van het onderwerp wordt gedefinieerd in RFC2445.
Het nummer "255" betekent dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. De afbeelding staat voor het maximum aantal toegestane lettertekens.
"Onbeperkt" betekent dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. Het aantal lettertekens is niet beperkt.
"-" betekent dat het onderwerp niet zal worden geïmporteerd.
Tabel 8.1. Ondersteunde iCal onderwerpen
Categorie | iCal onderwerp | Afspraken | Taken |
---|---|---|---|
Calendar Properties | CALSCALE | - | - |
METHOD | - | - | |
PRODID | X | X | |
VERSION | X | X | |
Calendar Components | VALARM | X | X |
VEVENT | X | X | |
VFREEBUSY | - | - | |
VJOURNAL | - | - | |
VTIMEZONE | X | X | |
VTODO | X | X | |
Component Properties | ATTACH | - | - |
ATTENDEE | X | X | |
CATEGORIES | X | X | |
CLASS | X | X | |
COMMENT | - | - | |
COMPLETED | X | X | |
CONTACT | - | - | |
CREATED | X | X | |
DESCRIPTION | Onbeperkt | Onbeperkt | |
DTEND | X | X | |
DTSTAMP | X | X | |
DTSTART | X | X | |
DUE | X | X | |
DURATION | X | X | |
EXDATE | X | - | |
EXRULE | - | - | |
FREEBUSY | - | - | |
GEO | - | - | |
LAST-MODIFIED | - | - | |
LOCATION | 255 | - | |
ORGANIZER | - | - | |
PERCENT-COMPLETE | - | X | |
PRIORITY | - | X | |
RDATE | - | - | |
RECURRENCE-ID | - | - | |
RELATED-TO | - | - | |
REPEAT | - | - | |
REQUEST-STATUS | - | - | |
RESOURCES | X | - | |
RRULE | X | X | |
SEQUENCE | - | - | |
STATUS | - | X | |
SUMMARY | 255 | 255 | |
TRANSP | - | X | |
TRIGGER | X | X | |
TZID | X | X | |
TZNAME | X | X | |
TZOFFSETFROM | X | X | |
TZOFFSETTO | X | X | |
TZURL | X | X | |
UID | X | X | |
URL | - | - | |
Property Parameters | CUTYPE | X | X |
DELEGATED-FROM | - | - | |
DELEGATED-TO | - | - | |
DIR | - | - | |
ENCODING | X | X | |
FMTTYPE | - | - | |
FBTYPE | - | - | |
LANGUAGE | - | - | |
MEMBER | - | - | |
PARTSTAT | - | - | |
RANGE | - | - | |
RELATED | - | - | |
RELTYPE | - | - | |
ROLE | - | - | |
RSVP | - | - | |
SENT-BY | - | - | |
TZID | X | X | |
VALUE | X | X |
De Open-Xchange Server ondersteunt afspraken zoals bijv.: "De laatste zondag van een maand". Het ondersteunt geen afspraken waarbij de dagen vanaf het eind van de maand worden geteld. Bijvoorbeeld: "De op één na laatste zondag van een maand". Wanneer een afspraak zulke informatie bevat zal het niet worden geïmporteerd.
De Open-Xchange Server ondersteunt niet herhaalde herinneringen. Bijvoorbeeld: "Herinner me vier keer". Wanneer een afspraak zo'n detail bevat zal de informatie genegeerd worden.
Om afspraken en taken te importeren dan klikt u op
in de modulebalk en vervolgens op in de mappenboom. Het importdialoog toont de import configuratieopties.Selecteer het bestandstype
. Om afspraken te importeren selecteert u in het voorkeuzeveld. Om taken te importeren selecteert u inhet voorkeuzeveld.Klik op
en selecteer het bestand dat geïmporteerd moet worden. Verzeker u ervan dat het geselecteerde bestand het type ICAL bevat.Om de import van gegevens uit te voeren klikt u op de paneelfunctie
.Klik op
en selecteer de doelmap voor het importeren. Klik op en selecteer het bestand om te importeren. Vergewis u ervan dat het geselecteerde bestand van het type ICAL is.Om de gegevens te importeren klikt u op de knop
in het paneel.U kunt ook het importeervenster openen door in het snelmenu van een agenda- of taakmap op
uit het submenu te klikken.Om contacten te importeren klikt u op
in de modulebalk en vervolgens op in de mappenboom. Het importdialoog toont de importopties van de configuratie.Om contactgegevens te importeren als elektronische visitekaartje, selecteert u
. Klik op en selecteer de doelmap voor het importeren.Klik op
en selecteer het bestand dat moet worden geïmporteerd. Verzeker u ervan dat het geselecteerde bestand een VCARD-type bezit.Om de import van gegevens uit te voeren, klikt u op de paneelfunctie
.U kunt het importeervenster ook openen door op
uit het submenu te klikken.De volgende CSV-bestanden worden ondersteund:
Standaard CSV-bestanden, gescheiden door komma's
CSV-bestanden uit MS Outlook
Een standaard CSV-bestand bevat contacten in tabelformaat. De kolommen van een rij bevatten de gegevensvelden van het contact. Het einde van een regel wordt gemarkeerd door een regeleinde. De gegevensvelden worden door komma's gescheiden. De eerste regel is de aanhef van de kolom. Het bevat de namen van het gegevensveld.
Een CSV-bestand kan bijv. gecreëerd worden met een spreadsheetprogramma of een teksteditor. Verzeker u ervan dat de volgende details in beschouwing zijn genomen.
Wanneer er umlauten bestaan in de gegevensvelden van het CSV-bestand, moet het utf-8 gecodeerd worden.
De eerste rij van het CSV-bestand moet tenminste één van de kolomtitels bevatten die hieronder worden genoemd.
De kolomtitels zijn hoofdlettergevoelig.
De kolommen kunnen iedere volgorde hebben. De geïmporteerde gegevens zullen worden toegewezen aan de gegevensvelden van de Open-Xchange Servers via de aanhef van de kolom.
De gegevensvelden worden met komma's gescheiden.
Wanneer er ongeldige gegevens in het gegevensveld zijn, zal het betreffende contacten worden overgeslagen. Gegevens zijn niet geldig wanneer:
Het aantal leestekens wordt overschreden. De tabel hieronder toont het toegestane aantal leestekens voor ieder gegevensveld.
Een gegevensveld heeft het onjuiste formaat.
De gegevensvelden moeten het volgende formaat hebben:
Alle e-mailvelden moeten het "@" leesteken bevatten
De gegevensvelden moeten in een geldig formaat zijn. De volgende datumstructuren zijn geldig:
dd.mm.yyyy
dd/mm/yyyy
yyyy-mm-dd
Alle andere gegevensvelden kunnen alle andere leestekens bevatten.
Het is toegestaan een leeg gegevensveld te hebben.
De eerste rij van het CSV-bestand moet één of meer van de volgende kolomaanhef bevatten:
Display name | Sur name | Given name | Middle name |
Suffix | Title | Street home | Postal code home |
City home | State home | Country home | Martial status |
Number of children | Profession | Nickname | Spouse name |
Note | Company | Department | Position |
Room number | Street business | Postal code business | City business |
State business | Country business | Number of employee | Sales volume |
Tax id | Commercial register | Branches | Manager's name |
Assistant's name | Street other | Postal code other | City other |
State other | Country other | Telephone business 1 | Telephone business 2 |
FAX business | Telephone car | Telephone company | Telephone home 1 |
Telephone home 2 | FAX home | Cellular telephone 1 | Cellular telephone 2 |
Telephone other | FAX other | Telephone pager | Telephone telex |
Telephone TTY/TDD | Instantmessenger 1 | Instantmessenger 2 | Telephone IP |
Email 1 | Email 2 | Email 3 | URL |
Categories | Dynamic Field 1 | Dynamic Field 2 | Dynamic Field 3 |
Dynamic Field 4 | Dynamic Field 5 | Dynamic Field 6 | Dynamic Field 7 |
Dynamic Field 8 | Dynamic Field 9 | Dynamic Field 10 | Dynamic Field 11 |
Dynamic Field 12 | Dynamic Field 13 | Dynamic Field 14 | Dynamic Field 15 |
Dynamic Field 16 | Dynamic Field 17 | Dynamic Field 18 | Dynamic Field 19 |
Dynamic Field 20 | private | Birthday | Anniversay |
Tijdens het importeren worden de gegevensvelden van het CSV-bestand toegewezen aan bepaalde gegevensvelden van de Open-Xchange Server. De volgende tabel toont de contactvelden van de Groepware en de velden waaraan zij zijn toegewezen. De volgende tabel toont het maximum aantal leestekens die voor het gegevensveld toegestaan zijn.
Tabel 8.2. toewijzing van CSV-bestand gegevensveld
Gegevensvelden in het contactdialoogvenster | CSV-gegevensveld | ||
---|---|---|---|
tabblad | Gegevensveld | Max. leest. | |
Werk | titel | 64 | Title |
Voornaam | 128 | Given name | |
Tweede voornaam | 128 | Middle name | |
Achternaam | 128 | Sur name | |
Suffix | 64 | Suffix | |
Weergegeven naam | 320 | Display name | |
Bedrijf | 512 | Company | |
Straat | 256 | Street business | |
Postcode | 64 | Postal code business | |
Stad | 128 | City business | |
Land | 64 | Country business | |
Staat | 64 | State business | |
Afdeling | 128 | Department | |
Functie | 128 | Position | |
kamernummer | 64 | Room number | |
Werknemeridentificatie | 64 | Number of employee | |
Telefoon (werk) | 64 | Telephone business 1 | |
Telefoon (werk 2) | 128 | Telephone business 2 | |
Fax (werk) | 64 | FAX business | |
Telefoon (bedrijf) | 64 | Telephone company | |
Mobiele telefoon | 64 | Cellular telephone 1 | |
URL | 128 | URL | |
E-mail (werk) | 256 | Email 1 | |
IM (werk) | 64 | Instantmessenger 1 | |
labels | 1024 | Categories | |
Type | private | ||
Privé | Beroep | 64 | Profession |
Geboortedatum | Birthday | ||
Straat | 256 | Street home | |
postcode | 64 | Postal code home | |
Stad | 64 | City home | |
Staat | 64 | State home | |
Land | 64 | Country home | |
Roepnaam | 64 | Nickname | |
Telefoon (privé) | 64 | Telephone home 1 | |
Telefoon (privé 2) | 64 | Telephone home 2 | |
Fax (privé) | 64 | FAX home | |
Mobiele telefoon (privé) | 64 | Cellular telephone 2 | |
IP-telefoon (privé) | 64 | Telephone IP | |
E-mail (privé) | 256 | Email 2 | |
Echtelijke staat | 64 | Martial status | |
Verjaardag | Anniversay | ||
IM (privé) | 64 | Instantmessenger 2 | |
Pager | 64 | Telephone pager | |
Commentaar | 5680 | Note | |
Aanvullend | Straat (andere) | 256 | Street other |
Postcode (andere) | 64 | Postal code other | |
Stad (andere) | 64 | City other | |
Staat (andere) | 64 | State other | |
Land (andere) | 64 | Country other | |
Telefoon (andere) | 64 | Telephone other | |
Fax (andere) | 64 | FAX other | |
E-mail (andere) | 256 | Email 3 | |
Telefoon (auto) | 64 | Telephone car | |
Teletype/TDD | 64 | Telephone TTY/TDD | |
Verkoopvolume | 64 | Sales volume | |
Btw-nummer | 128 | Tax id | |
Nummer van Kamer van Ko | 64 | Commercial register | |
Filialen | 64 | Branches | |
Manager | 64 | Manager's name | |
Assistent | 64 | Assistant's name | |
Telex | 64 | Telephone telex | |
Naam echtgeno(o)t(e) | 64 | Spouse name | |
Kinderen | 64 | Number of children | |
Facultatief 1 .. 20 | 64 | Dynamic Field 1 .. 20 |
Alle MS Outlook bestanden die via de exportfunctie gecreëerd zijn worden in MS Outlook ondersteund. Om een CSV-bestand in MS Outlook kan worden geïmporteerd in de Groupware op de volgende manier:
Ga naar het menu-item
.In het dialoogvenster Import/Export assistent kiest u de invoer
. Klik op .Kies de invoer
. Klik op .Selecteer de contactmap die geëxporteerd moet worden. Klik op
.Stel de naam en locatie in voor het uitvoerbestand. Klik op
.Om het exportproces te voltooien klikt u op
. Aantekening: Laat het keuzevak geactiveerd. Klik niet op . Laat de standaard toewijzing onveranderd.Het nieuwe CSV-bestand bevat alle gegevensvelden van de geëxporteerde contacten. De volgende gegevens worden geïmporteerd in Groupware:
Account | Verjaardag | Naam van assistent |
geboortedatum | Bedrijf Stad | Bedrijf Land |
Bedrijf Fax | Bedrijf Telefoon | Bedrijf Telefoon 2 |
Bedrijf Postcode | Bedrijf Staat | Bedrijf Straat |
Autotelefoon | Categorieën | Kinderen |
Bedrijf | Hoofdtelefoon Bedrijf | Afdeling |
E-mail 2 Adres | E-mail 3 Adres | Voornaam |
Huis Stad | Huis Land | Huis Fax |
Huis Telefoon | Huis Telefoon 2 | Huis Postcode |
Huis Staat | Huis Straat | Achternaam |
Naam van manager | Tweede naam | Mobiele telefoon |
Aantekeningen | Organisatorisch identificatienummer | Andere stad |
Ander land | Andere Fax | Andere telefoon |
Andere postcode | Andere staat | Andere straat |
Pieper | beroep | Gevoeligheid |
Echtgeno(o)t(e) | suffix | Telex |
titel | TTY/TDD telefoon | Webpagina |
Wanneer een gegevensveld van het MS Outlook CSV-bestand meer dan het toegestane aantal leestekens bevat zal het betreffende contact overgeslagen worden tijdens het importeren.
Tijdens het importeren van de gegevensvelden zal het MS Outlook CSV-bestand toegewezen worden aan bepaalde gegevensvelden van de Open-Xchange Server. De volgende tabel toont de toewijzing door een overzicht te geven van de gegevensvelden die worden weergegeven tijdens het bewerken van een contact in de Groupware. De tabel hierna toont het maximum aantal leestekens voor ieder gegevensveld.
Tabel 8.3. MS Outlook CSV-bestand gegevenstoewijzing
Gegevensvelde in het venster van het Contactdialoog | MS Outlook CSV-gegevensveld | ||
---|---|---|---|
Tabblad | Gegevensveld | Max. leest. | |
Werk | Titel | 64 | titel |
Voornaam | 128 | Voornaam | |
Tweede voornaam | 128 | tweede naam | |
Achternaam | 128 | Achternaam | |
Suffix | 64 | suffix | |
Bedrijf | 512 | bedrijf | |
Straat | 256 | Bedrijf Straat | |
Postcode | 64 | Bedrijf Postcode | |
Stad | 128 | Bedrijf Stad | |
Land | 64 | Bedrijf Land | |
Staat | 64 | Bedrijf Staat | |
Afdeling | 128 | afdeling | |
Telefoon (werk) | 64 | Bedrijf Telefoon | |
Telefoon (werk 2) | 128 | Bedrijf Telefoon 2 | |
Fax (werk) | 64 | Bedrijf Fax | |
Telefoon (bedrijf) | 64 | Bedrijf Hoofdtelefoon | |
Mobiele Telefoon | 64 | Mobiele Telefoon | |
URL | 128 | Webpagina | |
E-mail (werk) | 256 | Account | |
Labels | 1024 | categorieën | |
Type | Gevoeligheid | ||
Privé | Beroep | 64 | Beroep |
Geboortedatum | verjaardag | ||
Straat | 256 | Huis Straat | |
postcode | 64 | Huis Postcode | |
Stad | 64 | Huis Stad | |
Staat | 64 | Huis Staat | |
Land | 64 | Huis Land | |
Telefoon (privé) | 64 | Huis Telefoon | |
Telefoon (privé 2) | 64 | Huis Telefoon 2 | |
Fax (privé) | 64 | Huis Fax | |
E-mail (privé) | 256 | E-mail 2 Adres | |
Verjaardag | verjaardag | ||
Pager | 64 | pieper | |
Commentaar | 5680 | Aantekeningen | |
Aanvullend | Straat (andere) | 256 | Andere Straat |
Postcode (andere) | 64 | Andere Postcode | |
Stad (andere) | 64 | Andere Stad | |
Staat (andere) | 64 | Andere Staat | |
Land (andere) | 64 | Ander Land | |
Telefoon (andere) | 64 | Andere Telefoon | |
Fax (andere) | 64 | Andere Fax | |
E-mail (andere) | 64 | E-mail 3 Adres | |
Telefoon (auto) | 64 | Autotelefoon | |
Teletype/TDD | 64 | TTY/TDD Telefoon | |
Nummer van Kamer van Koopha | 64 | Organisatorisch Identificatienummer | |
Manager | 64 | Naam van manager | |
Assistent | 64 | Naam van assistent | |
Telex | 64 | Telex | |
Naam echtgeno(o)t(e) | 64 | Echtgeno(o)t(e) | |
Kinderen | 64 | Kinderen |
Enkele belangrijke tips over de importVerzeker u ervan geldige importbestanden gebruiken. Hier vindt u enkele tips over geldige importbestanden in de onderdelen de paragraaf “Standaard CSV-bestand” en de paragraaf “MS Outlook CSV-bestand”. Wanneer een importbestand ongeldige gegevens bevat zal het betreffende contact tijdens het importeren worden overgeslagen. Er bestaat geen controle van dubbele invoer tijdens het importeren. Contacten worden net zo vaak ingevoerd als dat zij geïmporteerd worden. |
Om contacten te importeren uit een standaard CSV-bestand of een MS Outlook bestand gaat u als volgt te werk:
Om contacten te importeren klikt u op
in de modulebalk en vervolgens op in de mappenboom. Het importdialoog toont de importopties van de configuratie.Om contactgegevens uit een CSV-bestand te importeren, selecteert u
.Om gegevens te importeren in het standaard CSV-formaat, selecteert u
. Om gegevens te importeren in het MS Outlook CSV-formaat selecteert u .Klik op
en selecteer de map voor het importeren. Klik op en selecteer het bestand dat geïmporteerd moet worden. Verzeker u ervan dat het geselecteerde bestand het type CSV bezit.Om de import van gegevens uit te voeren klikt u op de paneelfunctie
.U kunt het importeervenster ook openen door op
uit het submenu te klikken.