Hoofdstuk 4. Kalender

Inhoudsopgave

Afspraaktypes en toegang
Persoonlijke afspraken en teamafspraken
Openbare afspraken
Gedeelde afspraken
Toon al mijn afspraken uit alle agendas
Kalender - overzichten en perioden
Weergavelijst - Alle periodes
Kalenderoverzicht - dagperiode
Kalenderoverzicht - werkweekperiode
Kalenderoverzicht - maandbereik
Kalenderoverzicht - weekbereik
Kalenderoverzicht - aangepast bereik
Teamoverzicht - dag- en weekbereik
Detailoverzicht
Miniagenda
Actief overzicht nadat van module is veranderd
Het definiëren van een standaard overzicht
Kalenderzweving
Afspraken creëren
Creëren van nieuwe afspraken in de agendamodule
Het creëren van nieuwe afspraken vanuit andere modules
Het creëren van een nieuwe afspraak met slepen & neerzetten
Het creëren van een nieuwe afspraak uit een iCal-bijlage
Een nieuwe afspraak in het teamoverzicht creëren
Het invoeren van gegevens voor een nieuwe afspraak
Selecteren van deelnemers en bronnen voor de nieuwe afspraak
Toevoegen van bijlagen aan afspraken
Controleren van de beschikbaarheid van deelnemers en bronnen
Uw invoergegevens opslaan
Invoer ecarteren
Afspraken bevestigen
Beantwoorden van bevestigingsdialogen
Waarschuwing over afspraakbevestiging
Afspraken wijzigen
Afspraken bewerken
Afspraken bewerken via paneelfuncties
Afspraken bewerken door een dubbele klik of via het contextmenu
Afspraaktitels wijzigen
Afspraken bewerken door slepen en neerzetten
Wijzigen van afspraakbevestigingen
Afspraken wissen
Printen van afspraken
Afdrukken van individuele afspraken
Lijsten van afspraken printen
Afspraken verplaatsen naar andere mappen
Afspraken verplaatsen via paneelfuncties
Afspraken verplaatsen via slepen en neerzetten
Markeren van afspraken met vlaggen
Markeren van afspraken met vlaggen
Wijzigen van vlaggen van afspraken
Verwijdering van vlaggen uit afspraken
Zoeken naar afspraken
Terugstellen naar de weergave na een zoekopdracht

De agendamodule geeft u de mogelijk om uw persoonlijke en openbare afspraken te beheren en afspraken de beheren die met andere gebruikers worden gedeeld, alsook correspondentiegegevens: beschrijving, begin en einde, deelnemers en bronnen, locatie, enz. U kunt net zoveel bijlagen verbinden met uw afspraken als u wenst u kunt naar specifieke afspraken zoeken met gebruik van talrijke criteria.

Figuur 4.1. De agendamodule

De agendamodule

Afspraaktypes en toegang

De Open-Xchange Server maakt het u mogelijk om persoonlijke afspraken te beheren en periodieke afspraken te beheren die regelmatig terugkomene (zoals afspraakseries). Dit laatste is handig bij bijvoorbeeld het beheren van een wekelijkse teamvergadering. In plaats van deze vergadering iedere week opnieuw te plannen, kunt u deze afspraak eenmaal creëren als een afspraakserie met de juiste parameters.

Omdat een afspraakserie eenvoudigweg een speciaal type afspraak is, worden alle volgende opmerkingen op dezelfde manier toegepast op persoonlijke afspraken en afspraakseries, tenzij dit duidelijk anders wordt aangegeven. U kunt verdere informatie over het gebruik van afspraakseries vinden onder de paragraaf “Afspraken creëren” in dit hoofdstuk.

Persoonlijke afspraken en teamafspraken

Wanneer u de agenda module via het agenda pictogram uit de modulebalk opent, zult u altijd uw persoonlijke afspraken uit de agenda map zien, al uw afspraken uit alle agendas zien, of een overzicht zien dat gebaseerd is op een team (verdere informatie is beschikbaar onder de paragraaf “Teamafspraken”). Dit hangt af van uw huidige configuratie voor deze module. U zult hetzelfde zien wanneer u de agenda map direct via de mappenboom opent door op deze map te klikken in de mappenboom.

Wanneer u aanvullende agendamappen hebt gecreëerd binnen uw persoonlijke mappen om op een efficiënte manier vele afspraken uit verschillende categorieën te beheren (zie voorbeeld hieronder), dan kunt u toegang krijgen tot de agendamappen via de mappenboom.

Figuur 4.2. Persoonlijke agendamappen

Persoonlijke agendamappen

Creëren van aanvullende mappen

De flexibele mapstructuur van de Open-Xchange Server maakt het u mogelijk andere agendamappen te creëren in uw persoonlijke mappen, alsook in openbare mappen of mappen die gedeeld worden met andere gebruikers; maar alleen wanneer u de juiste toegangsrechten hebt.Dit vereenvoudigt het beheer van talrijke verschillende afspraken. Onderdeel de paragraaf “Mappenmanagement” van het hoofdstuk instellingen in deze gebruikershandleiding beschrijft hoe aanvullende mappen gecreëerd kunnen worden binnen uw persoonlijke mappen alsook in gedeelde of openbare mappen van andere gebruikers.

Toon al mijn afspraken uit alle agendas

Wanneer u de optie Toon al mijn afspraken uit alle agendasactiveert, dan zult u niet alleen uw afspraken uit alle persoonlijke agendamappen zien, maar ook die uit openbare agendamappen. Wanneer u een openbare agendamap of een gedeelde agendamap opent, kunt u alleen de afspraken uit deze map zien, maar niet de afspraken van uw eigen agendamappen.

Teamafspraken

Wanneer u de module agenda opent via de modulebalk of via welke agendamap dan ook uit de mappenboom, dan zult u een dagelijkse of een wekelijkse indeling zien voor de weergave van de afspraken van gebruikers die nog geselecteerd moeten worden, wanneer de module agenda standaard is ingesteld als een teamweergave in uw huidige configuratie.

Zodra u tenminste één gebruiker hebt geselecteerd wiens afspraken u wilt zien, worden de afspraken van de betreffende gebruikers weergegeven zoals in het volgende voorbeeld wordt getoond:

Figuur 4.3. Weergave van de afspraken van teamleden

Weergave van de afspraken van teamleden

Meer informatie over de weergave van afspraken in het overzicht team en over de configuratie van de standaardweergave van de module agenda is beschikbaar onder de paragraaf “Teamoverzicht - dag- en weekbereik” en de paragraaf “Het definiëren van een standaard overzicht” van dit hoofdstuk.

Openbare afspraken

Als aanvulling kan de administrateur en kunnen ook de andere gebruikers (wanneer deze de juiste toegangsrechten bezitten) andere openbare agendamappen creëren voor gemeenschappelijk gebruik in het bedrijf. Dit verbetert het teamwerk en helpt kopieën van gegevens te voorkomen.

Om toegang te krijgen tot openbare agendamappen en hun inhoud (afspraken en afspraakseries) breidt u de invoer van de openbare mappen uit in de mappenboom en klikt u vervolgens op de agendamap die u wilt openen. Dit activeert de moduleagenda en geeft de afspraken weer uit de geselecteerde openbare agendamap.

Figuur 4.4. Openbare agendamappen

Openbare agendamappen

Openen van mappen via de mappenboom

Omdat de mappenboom altijd alle persoonlijke mappen en mappen toont die met andere gebruikers gedeeld worden en die toegankelijk zijn, kunt u snel van de ene map of module naar de andere map van de Open-Xchange Server navigeren.

Klik eenvoudigweg op de gewenste map in de mappenboom. Dit activeert de juiste module voor de geselecteerde map: e-mail, agenda, contactpersonen, taken of gegevensdepot; en geeft de inhoud weer van de geselecteerde map.

Gedeelde afspraken

Ter aanvulling van openbare agendamappen, kunnen alle gebruikers hun persoonlijke agendamappen met specifieke andere gebruikers of gebruikersgroepen delen.

Om toegang te krijgen tot afspraken die gedeeld worden met andere gebruikers, breidt u de invoer gedeelde mappen in de mappenboom uit, alsook de invoer voor de gebruiker wiens agendamap u wilt openen. Klik hierna op één van de agendamappen die deze gebruiker met u heeft gedeeld. Het is vergelijkbaar met het verkrijgen van toegang tot de openbare agendamappen: de module agenda opent de inhoud van de geselecteerde agendamap en geeft deze weer.

Figuur 4.5. Gedeelde agendamappen

Gedeelde agendamappen

Openbare en gedeelde agendamappen

Dankzij de flexibele mapstructuur van de Open-Xchange Server kunt u toegang krijgen en/of afspraken beheren uit openbare en/of andere agendamappen die met andere gebruikers gedeeld worden, ter aanvulling van uw persoonlijke afspraken. Afhankelijk van de toegangsrechten die u toegekend zijn, kunt u afspraken weergeven, creëren, bewerken of wissen in openbare mappen, en andere mappen die gedeeld worden met andere gebruikers.

Het onderdeel de paragraaf “Openbare en Gedeelde Mappen” in het hoofdstuk instellingen in deze gebruikershandleiding beschrijft het verschil tussen openbare en gedeelde mappen. Het legt uit hoe openbare mappen gecreëerd worden, hoe persoonlijke mappen gedeeld worden, en hoe de toegangsrechten gedefinieerd worden voor andere gebruikers.

Toon al mijn afspraken uit alle agendas

Wanneer uw afspraken uitgespreid zijn over verschillende agendamappen, dan kunt u de optie Toon al mijn afspraken uit alle agendas gebruiken om alle uw afspraken uit alle persoonlijke mappen, alsook alle agendamappen die voor u toegankelijk zijn, weer te geven. In de agendamappen die met andere gebruikers gedeeld worden, kunt u alleen afspraken creëren uit naam van de betreffende gebruiker, maar kunt u voor uzelf geen afspraken creëren. Zo kunt u de volgende resultaten verkrijgen:

  • Wanneer u een persoonlijke agendamap opent of een agendamap open dat op een andere manier voor u toegankelijk is, ziet u al uw eigen afspraken uit alle persoonlijke agendamappen en de agendamappen die voor u toegankelijk zijn.

  • Wanneer u een andere agendamap opent die u met een gebruiker deelt, dan ziet u de afspraken uit deze map niet. In plaats daarvan ziet u al uw eigen afspraken uit alle persoonlijke mappen en mappen die voor u toegankelijk zijn.

Figuur 4.6. Weergave van al uw eigen afspraken uit alle agendamappen

Weergave van al uw eigen afspraken uit alle agendamappen

Toon al mijn afspraken uit alle agendas

Weergave van al uw eigen afspraken uit alle persoonlijke agendamappen, alsook uit alle mappen die voor u toegankelijk zijn, is alleen mogelijk in de lijst- en agendaoverzichten (voor alle perioden). De weergave-instelling die door u geselecteerd is voor al uw afspraken voor alle agendas is permanent opgeslagen. U hoeft slechts deze optie één keer te activeren voor alle agendamappen en overzichten. Meer informatie over de verschillende overzichten en perioden is beschikbaar onder: de paragraaf “Kalender - overzichten en perioden” in dit hoofdstuk.