Importeren

Afspraken, taken, en contacten die gecreëerd zijn met andere toepassingen kunnen worden geïmporteerd. Dit heeft de volgende voordelen:

Ondersteunde bestandtypen

De volgende bestandstypen worden ondersteund:

  • ICAL

  • VCARD

  • CSV

Bestanden van het ICAL type dienen als gestandaardiseerde uitwisseling van kalendergegevens zoals afspraken en taken. De standaard extensienaam is ics.

Bestanden van het VCard type dienen voor de gestandaardiseerde uitwisseling van contactgegevens zoals elektronische visitekaartjes. De standaard extensienaam is vcf.

Bestanden van het CSV type dienen voor de uitwisseling van tekstgegevens in tabelvorm. Contactgegevens kunnen worden geïmporteerd uit een CSV-bestand. De standaard extensienaam is csv.

Importeren van afspraken en taken

Ondersteunde iCal onderwerpen

De Open-Xchange Server ondersteunt de meeste iCal onderwerpen. Een omschrijving van alle iCal onderwerpen kun worden gevonden in het document RFC2445.

In de volgende tabel kunt u zien welk iCal onderwerpen worden ondersteund door de Open-Xchange Server wanneer ze worden geïmporteerd als afspraak of taak. De details in de kolom "afspraken" en "taken" hebben de volgende betekenis:

  • Een "X" zegt dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. De waarde van het onderwerp wordt gedefinieerd in RFC2445.

  • Het nummer "255" betekent dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. De afbeelding staat voor het maximum aantal toegestane lettertekens.

  • "Onbeperkt" betekent dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. Het aantal lettertekens is niet beperkt.

  • "-" betekent dat het onderwerp niet zal worden geïmporteerd.

Tabel 8.1. Ondersteunde iCal onderwerpen

CategorieiCal onderwerpAfsprakenTaken
Calendar PropertiesCALSCALE--
 METHOD--
 PRODIDXX
 VERSIONXX
Calendar ComponentsVALARMXX
 VEVENTXX
 VFREEBUSY--
 VJOURNAL--
 VTIMEZONEXX
 VTODOXX
Component PropertiesATTACH--
 ATTENDEEXX
 CATEGORIESXX
 CLASSXX
 COMMENT--
 COMPLETEDXX
 CONTACT--
 CREATEDXX
 DESCRIPTIONOnbeperktOnbeperkt
 DTENDXX
 DTSTAMPXX
 DTSTARTXX
 DUEXX
 DURATIONXX
  EXDATE  X-
 EXRULE--
 FREEBUSY--
 GEO--
 LAST-MODIFIED--
 LOCATION255-
 ORGANIZER--
 PERCENT-COMPLETE-X
 PRIORITY-X
 RDATE--
 RECURRENCE-ID--
 RELATED-TO--
 REPEAT--
 REQUEST-STATUS--
 RESOURCESX-
 RRULEXX
 SEQUENCE--
 STATUS-X
 SUMMARY255255
 TRANSP-X
 TRIGGERXX
 TZIDXX
 TZNAMEXX
 TZOFFSETFROMXX
 TZOFFSETTOXX
 TZURLXX
 UIDXX
 URL--
Property ParametersCUTYPEXX
 DELEGATED-FROM--
 DELEGATED-TO--
 DIR--
 ENCODINGXX
 FMTTYPE--
 FBTYPE--
 LANGUAGE--
 MEMBER--
 PARTSTAT--
 RANGE--
 RELATED--
 RELTYPE--
 ROLE--
 RSVP--
 SENT-BY--
 TZIDXX
 VALUEXX

Niet ondersteunde iCal onderwerpeigenschappen

De Open-Xchange Server ondersteunt afspraken zoals bijv.: "De laatste zondag van een maand". Het ondersteunt geen afspraken waarbij de dagen vanaf het eind van de maand worden geteld. Bijvoorbeeld: "De op één na laatste zondag van een maand". Wanneer een afspraak zulke informatie bevat zal het niet worden geïmporteerd.

De Open-Xchange Server ondersteunt niet herhaalde herinneringen. Bijvoorbeeld: "Herinner me vier keer". Wanneer een afspraak zo'n detail bevat zal de informatie genegeerd worden.

Importeren

Om afspraken en taken te importeren dan klikt u op configuratie in de modulebalk en vervolgens op importeren in de mappenboom. Het importdialoog toont de import configuratieopties.

Selecteer het bestandstype ICAL. Om afspraken te importeren selecteert u afspraken in het voorkeuzeveld. Om taken te importeren selecteert u taken inhet voorkeuzeveld.

Klik op bladeren en selecteer het bestand dat geïmporteerd moet worden. Verzeker u ervan dat het geselecteerde bestand het type ICAL bevat.

Om de import van gegevens uit te voeren klikt u op de paneelfunctie importeren.

Klik op Map en selecteer de doelmap voor het importeren. Klik op Bladeren en selecteer het bestand om te importeren. Vergewis u ervan dat het geselecteerde bestand van het type ICAL is.

Om de gegevens te importeren klikt u op de knop Importeren in het paneel.

U kunt ook het importeervenster openen door in het snelmenu van een agenda- of taakmap op Importeren uit het submenu Uitgebreid te klikken.

Figuur 8.2. Importeren van afspraken en taken

Importeren van afspraken en taken

Importeren van contacten in VCARD-formaat

Om contacten te importeren klikt u op configuratie in de modulebalk en vervolgens op importeren in de mappenboom. Het importdialoog toont de importopties van de configuratie.

Om contactgegevens te importeren als elektronische visitekaartje, selecteert u VCARD. Klik op Map en selecteer de doelmap voor het importeren.

Klik op bladeren en selecteer het bestand dat moet worden geïmporteerd. Verzeker u ervan dat het geselecteerde bestand een VCARD-type bezit.

Om de import van gegevens uit te voeren, klikt u op de paneelfunctie importeren.

U kunt het importeervenster ook openen door op Importeren uit het submenu Uitgebreid te klikken.

Figuur 8.3. Importeren van contacten in VCARD-formaat

Importeren van contacten in VCARD-formaat

Importeren van contacten in CSV-formaat

De volgende CSV-bestanden worden ondersteund:

  • Standaard CSV-bestanden, gescheiden door komma's

  • CSV-bestanden uit MS Outlook

Standaard CSV-bestand

Een standaard CSV-bestand bevat contacten in tabelformaat. De kolommen van een rij bevatten de gegevensvelden van het contact. Het einde van een regel wordt gemarkeerd door een regeleinde. De gegevensvelden worden door komma's gescheiden. De eerste regel is de aanhef van de kolom. Het bevat de namen van het gegevensveld.

Een CSV-bestand kan bijv. gecreëerd worden met een spreadsheetprogramma of een teksteditor. Verzeker u ervan dat de volgende details in beschouwing zijn genomen.

  • Wanneer er umlauten bestaan in de gegevensvelden van het CSV-bestand, moet het utf-8 gecodeerd worden.

  • De eerste rij van het CSV-bestand moet tenminste één van de kolomtitels bevatten die hieronder worden genoemd.

  • De kolomtitels zijn hoofdlettergevoelig.

  • De kolommen kunnen iedere volgorde hebben. De geïmporteerde gegevens zullen worden toegewezen aan de gegevensvelden van de Open-Xchange Servers via de aanhef van de kolom.

  • De gegevensvelden worden met komma's gescheiden.

  • Wanneer er ongeldige gegevens in het gegevensveld zijn, zal het betreffende contacten worden overgeslagen. Gegevens zijn niet geldig wanneer:

    • Het aantal leestekens wordt overschreden. De tabel hieronder toont het toegestane aantal leestekens voor ieder gegevensveld.

    • Een gegevensveld heeft het onjuiste formaat.

  • De gegevensvelden moeten het volgende formaat hebben:

    • Alle e-mailvelden moeten het "@" leesteken bevatten

    • De gegevensvelden moeten in een geldig formaat zijn. De volgende datumstructuren zijn geldig:

      • dd.mm.yyyy

      • dd/mm/yyyy

      • yyyy-mm-dd

    • Alle andere gegevensvelden kunnen alle andere leestekens bevatten.

    • Het is toegestaan een leeg gegevensveld te hebben.

De eerste rij van het CSV-bestand moet één of meer van de volgende kolomaanhef bevatten:

Display nameSur nameGiven nameMiddle name
SuffixTitleStreet homePostal code home
City homeState homeCountry homeMartial status
Number of childrenProfessionNicknameSpouse name
NoteCompanyDepartmentPosition
Room numberStreet businessPostal code businessCity business
State businessCountry businessNumber of employeeSales volume
Tax idCommercial registerBranchesManager's name
Assistant's nameStreet otherPostal code otherCity other
State otherCountry otherTelephone business 1Telephone business 2
FAX businessTelephone carTelephone companyTelephone home 1
Telephone home 2FAX homeCellular telephone 1Cellular telephone 2
Telephone otherFAX otherTelephone pagerTelephone telex
Telephone TTY/TDDInstantmessenger 1Instantmessenger 2Telephone IP
Email 1Email 2Email 3URL
CategoriesDynamic Field 1Dynamic Field 2Dynamic Field 3
Dynamic Field 4Dynamic Field 5Dynamic Field 6Dynamic Field 7
Dynamic Field 8Dynamic Field 9Dynamic Field 10Dynamic Field 11
Dynamic Field 12Dynamic Field 13Dynamic Field 14Dynamic Field 15
Dynamic Field 16Dynamic Field 17Dynamic Field 18Dynamic Field 19
Dynamic Field 20privateBirthdayAnniversay

Tijdens het importeren worden de gegevensvelden van het CSV-bestand toegewezen aan bepaalde gegevensvelden van de Open-Xchange Server. De volgende tabel toont de contactvelden van de Groepware en de velden waaraan zij zijn toegewezen. De volgende tabel toont het maximum aantal leestekens die voor het gegevensveld toegestaan zijn.

Tabel 8.2. toewijzing van CSV-bestand gegevensveld

Gegevensvelden in het contactdialoogvensterCSV-gegevensveld
tabbladGegevensveldMax. leest.
Werktitel64Title
 Voornaam128Given name
 Tweede voornaam128Middle name
 Achternaam128Sur name
 Suffix64Suffix
 Weergegeven naam320Display name
 Bedrijf512Company
 Straat256Street business
 Postcode64Postal code business
 Stad128City business
 Land64Country business
 Staat64State business
 Afdeling128Department
 Functie128Position
 kamernummer64Room number
 Werknemeridentificatie64Number of employee
 Telefoon (werk)64Telephone business 1
 Telefoon (werk 2)128Telephone business 2
 Fax (werk)64FAX business
 Telefoon (bedrijf)64Telephone company
 Mobiele telefoon64Cellular telephone 1
 URL128URL
 E-mail (werk)256Email 1
 IM (werk)64Instantmessenger 1
 labels1024Categories
 Type private
PrivéBeroep64Profession
 Geboortedatum Birthday
 Straat256Street home
 postcode64Postal code home
 Stad64City home
 Staat64State home
 Land64Country home
 Roepnaam64Nickname
 Telefoon (privé)64Telephone home 1
 Telefoon (privé 2)64Telephone home 2
 Fax (privé)64FAX home
 Mobiele telefoon (privé)64Cellular telephone 2
 IP-telefoon (privé)64Telephone IP
 E-mail (privé)256Email 2
 Echtelijke staat64Martial status
 Verjaardag Anniversay
 IM (privé)64Instantmessenger 2
 Pager64Telephone pager
 Commentaar5680Note
AanvullendStraat (andere)256Street other
 Postcode (andere)64Postal code other
 Stad (andere)64City other
 Staat (andere)64State other
 Land (andere)64Country other
 Telefoon (andere)64Telephone other
 Fax (andere)64FAX other
 E-mail (andere)256Email 3
 Telefoon (auto)64Telephone car
 Teletype/TDD64Telephone TTY/TDD
 Verkoopvolume64Sales volume
 Btw-nummer128Tax id
 Nummer van Kamer van Ko64Commercial register
 Filialen64Branches
 Manager64Manager's name
 Assistent64Assistant's name
 Telex64Telephone telex
 Naam echtgeno(o)t(e)64Spouse name
 Kinderen64Number of children
 Facultatief 1 .. 2064Dynamic Field 1 .. 20

MS Outlook CSV-bestand

Alle MS Outlook bestanden die via de exportfunctie gecreëerd zijn worden in MS Outlook ondersteund. Om een CSV-bestand in MS Outlook kan worden geïmporteerd in de Groupware op de volgende manier:

  1. Ga naar het menu-item Bestand|Import/Export.

  2. In het dialoogvenster Import/Export assistent kiest u de invoer exportere naar bestand. Klik op volgende.

  3. Kies de invoer waarden die met een komma zijn gescheiden (vensters). Klik op volgende.

  4. Selecteer de contactmap die geëxporteerd moet worden. Klik op volgende.

  5. Stel de naam en locatie in voor het uitvoerbestand. Klik op volgende.

  6. Om het exportproces te voltooien klikt u op beëindigen. Aantekening: Laat het keuzevak Exporteer contacten uit ... geactiveerd. Klik niet op Velden toewijzen. Laat de standaard toewijzing onveranderd.

Het nieuwe CSV-bestand bevat alle gegevensvelden van de geëxporteerde contacten. De volgende gegevens worden geïmporteerd in Groupware:

AccountVerjaardagNaam van assistent
geboortedatumBedrijf StadBedrijf Land
Bedrijf FaxBedrijf TelefoonBedrijf Telefoon 2
Bedrijf PostcodeBedrijf StaatBedrijf Straat
AutotelefoonCategorieënKinderen
BedrijfHoofdtelefoon BedrijfAfdeling
E-mail 2 AdresE-mail 3 AdresVoornaam
Huis StadHuis LandHuis Fax
Huis TelefoonHuis Telefoon 2Huis Postcode
Huis StaatHuis StraatAchternaam
Naam van managerTweede naamMobiele telefoon
AantekeningenOrganisatorisch identificatienummerAndere stad
Ander landAndere FaxAndere telefoon
Andere postcodeAndere staatAndere straat
PieperberoepGevoeligheid
Echtgeno(o)t(e)suffixTelex
titelTTY/TDD telefoonWebpagina

Wanneer een gegevensveld van het MS Outlook CSV-bestand meer dan het toegestane aantal leestekens bevat zal het betreffende contact overgeslagen worden tijdens het importeren.

Tijdens het importeren van de gegevensvelden zal het MS Outlook CSV-bestand toegewezen worden aan bepaalde gegevensvelden van de Open-Xchange Server. De volgende tabel toont de toewijzing door een overzicht te geven van de gegevensvelden die worden weergegeven tijdens het bewerken van een contact in de Groupware. De tabel hierna toont het maximum aantal leestekens voor ieder gegevensveld.

Tabel 8.3. MS Outlook CSV-bestand gegevenstoewijzing

Gegevensvelde in het venster van het ContactdialoogMS Outlook CSV-gegevensveld
TabbladGegevensveldMax. leest.
WerkTitel64titel
 Voornaam128Voornaam
 Tweede voornaam128tweede naam
 Achternaam128Achternaam
 Suffix64suffix
 Bedrijf512bedrijf
 Straat256Bedrijf Straat
 Postcode64Bedrijf Postcode
 Stad128Bedrijf Stad
 Land64Bedrijf Land
 Staat64Bedrijf Staat
 Afdeling128afdeling
 Telefoon (werk)64Bedrijf Telefoon
 Telefoon (werk 2)128Bedrijf Telefoon 2
 Fax (werk)64Bedrijf Fax
 Telefoon (bedrijf)64Bedrijf Hoofdtelefoon
 Mobiele Telefoon64Mobiele Telefoon
 URL128Webpagina
 E-mail (werk)256Account
 Labels1024categorieën
 Type Gevoeligheid
PrivéBeroep64Beroep
 Geboortedatum verjaardag
 Straat256Huis Straat
 postcode64Huis Postcode
 Stad64Huis Stad
 Staat64Huis Staat
 Land64Huis Land
 Telefoon (privé)64Huis Telefoon
 Telefoon (privé 2)64Huis Telefoon 2
 Fax (privé)64Huis Fax
 E-mail (privé)256E-mail 2 Adres
 Verjaardag verjaardag
 Pager64pieper
 Commentaar5680Aantekeningen
AanvullendStraat (andere)256Andere Straat
 Postcode (andere)64Andere Postcode
 Stad (andere)64Andere Stad
 Staat (andere)64Andere Staat
 Land (andere)64Ander Land
 Telefoon (andere)64Andere Telefoon
 Fax (andere)64Andere Fax
 E-mail (andere)64E-mail 3 Adres
 Telefoon (auto)64Autotelefoon
 Teletype/TDD64TTY/TDD Telefoon
 Nummer van Kamer van Koopha64Organisatorisch Identificatienummer
 Manager64Naam van manager
 Assistent64Naam van assistent
 Telex64Telex
 Naam echtgeno(o)t(e)64Echtgeno(o)t(e)
 Kinderen64Kinderen

Importeren

Enkele belangrijke tips over de import

Verzeker u ervan geldige importbestanden gebruiken. Hier vindt u enkele tips over geldige importbestanden in de onderdelen de paragraaf “Standaard CSV-bestand” en de paragraaf “MS Outlook CSV-bestand”.

Wanneer een importbestand ongeldige gegevens bevat zal het betreffende contact tijdens het importeren worden overgeslagen.

Er bestaat geen controle van dubbele invoer tijdens het importeren. Contacten worden net zo vaak ingevoerd als dat zij geïmporteerd worden.

Om contacten te importeren uit een standaard CSV-bestand of een MS Outlook bestand gaat u als volgt te werk:

Om contacten te importeren klikt u op configuratie in de modulebalk en vervolgens op importeren in de mappenboom. Het importdialoog toont de importopties van de configuratie.

Om contactgegevens uit een CSV-bestand te importeren, selecteert u CSV.

Om gegevens te importeren in het standaard CSV-formaat, selecteert u gescheiden komma. Om gegevens te importeren in het MS Outlook CSV-formaat selecteert u Outlook bestand.

Klik op Map en selecteer de map voor het importeren. Klik op bladeren en selecteer het bestand dat geïmporteerd moet worden. Verzeker u ervan dat het geselecteerde bestand het type CSV bezit.

Om de import van gegevens uit te voeren klikt u op de paneelfunctie importeren.

U kunt het importeervenster ook openen door op Importeren uit het submenu Uitgebreid te klikken.

Figuur 8.4. Importeren van contacten in CSV-formaat

Importeren van contacten in CSV-formaat