Met de module
geopend, klik op het -pictogram onder in het . Het maakt hier niet uit of het paneel al uitgeschoven is - in elke weergave van de panelen wordt het pictogram voor het maken van nieuwe Gegevensdepot-objecten altijd bovenaan getoond.Daarnaast is het mogelijk om het venster Nieuw gegevensdepot-item te openen door te dubbelklikken in het lege veld onder de items in de lijst- of h-gesplitste weergave.
U kunt het Gegevensdepot-pictogram onder
vinden in elke andere module teneinde een nieuw gegevensdepot-object te maken. Het dialoogvenster dat verschijnt stelt u dan in staat om een titel voor het object op te geven en desgewenst een internetadres, bijv. een URL (Uniform Resource Locator). Via de knop kunt u een document van uw harde schijf laden. U kunt het ook weer . Het veld stelt u in staat een opmerking toe te voegen aan het nieuwe Gegevensdepot-item of om snel een kennisbank-object aan te maken. Wanneer u klaar bent met het item, sla het dan op door op het pictogram onder het paneelitem te klikken. U zult dan gevraagd worden een opmerking voor deze versie in te voeren. Klik dan op de knop onderaan het opmerkingenveld. Als u geen opmerking wilt invoeren, klik dan op de corresponderende knop.De beheerder kan globale mappen beschikbaar maken. Alle gebruikers kunnen verder hun persoonlijke Gegevensdepotmappen delen voor algemeen gebruik in het bedrijf. Dit bevordert teamwork en helpt gegevensduplicatie voorkomen.
Als andere gebruikers hun persoonlijke Gegevensdepot-mappen hebben gedeeld met u, dan kunt u deze mappen benaderen door het
-object in de mappenboom uit te klappen. Klik dan op de Gegevensdepot-map die gedeeld is door de geselecteerde gebruiker om deze map te openen in de -module en om de inhoud ervan weer te geven.Het toewijzen van rechten wordt in meer detail besproken in het hoofdstuk Instellingen onder de paragraaf “Rechtenbeheer”.