U kunt contactpersonen uit uw persoonlijke contactmappen, alsook openbare of gedeelde contactmappen van andere gebruikers , op drie verschillende manieren weergeven, zoals hieronder wordt beschreven, met gebruik van het paneelgebied
.In de Telefoonlijst- en Kaartenweergave toont de titelbalk van het overzichtsvenster het pad naar de door u geselecteerde map in de mappenlijst. U kunt in het pad navigeren door op de onderstreepte delen te klikken.
In het overzicht
kunt u de contactpersonen uit de geselecteerde map in een overzicht in tabelvorm. De pictogrammen in de eerste kolom representeren het contacttype. De pictogrammen in de tweede kolom geven aan of de contactpersonen als privé zijn gemarkeerd. Ter aanvulling worden de naam, het bedrijf en de locatie, bedrijfsnummer en het mobiele telefoonnummer en de verbonden vlaggen weergegeven. In het geval van distributielijsten zult u alleen de namen alsook de vlaggen zien.Vlaggen zijn kleurige markeringen die u kunt gebruiken om uw contactpersonen beter te onderscheiden, bijv. om klanten van leveranciers te scheiden. U kunt meer informatie over vlaggen vinden onder de paragraaf “Het markeren van contactpersonen met vlaggen” in dit hoofdstuk.
Wanneer u vele contactpersonen moet beheren, kunt u gebruik maken van de de paragraaf “Kaartoverzicht” in dit hoofdstuk.
zoals getoond wordt in de afbeelding hierboven, om de weergegeven contactpersonen te filteren en dus het aantal weergegeven contactpersonen te beperken, en om naar specifieke contactpersonen te zoeken. U kunt meer informatie over de snelle filterbalk vinden onderU kunt eveneens contactpersonen sorteren door de velden
, , , , of , in neergaande of opgaande alfabetische volgorde. De pijl naast de kolomtitel toont op welke basis deze contactpersonen van deze velden zijn gesorteerd en of zij op dit moment weergegeven worden in neergaande of opgaande volgorde.Wanneer u de sorteervolgorde wilt veranderen, bijvoorbeeld om uw contactpersonen te sorteren per
in neergaande volgorde, klikt u eerst op de juiste kolomtitel om dit veld te selecteren als een sorteercriterium. Een andere klik op de kolomtitel of op de pijl naast de kolomtitel schakelt de sorteervolgorde van de weergegeven contactpersonen om naar neergaande volgorde.Definiëren van het standaard overzichtU kunt het standaard overzicht definiëren waarin de module Open-Xchange Server, en toont het overzicht of het overzicht zoals hieronder wordt beschreven. open moet gaan nadat u zich aangemeld hebt in deU kunt meer informatie over het definiëren van het standaard overzicht van de module de paragraaf “Contactmodule-opties” in het hoofdstuk instellingen. vinden onder |
In het overzicht
ziet u de contactpersonen uit de geselecteerde vorm in een weergave in tabelvorm. U zult eerst de voornaam en achternaam, het type contactpersoon, de verbonden vlaggen en de markering als privécontact zien (in de titel van de kaart), alsook het zakenadres, het telefoonnummer van het bedrijf en de e-mailadressen. Bij distributielijsten zult u alleen de naam en de verbonden vlaggen zien.In dit overzicht kunt u opnieuw de
gebruiken om de weergegeven contactpersonen te filteren en uw zoekopdracht tot specifieke contactpersonen te beperken.Snelle filterbalkIn de overzichten en , maken de filterbalken het mogelijk om de weergegeven contactpersonen via de eerste letter van de achternamen van de contactpersonen of de distributielijsten te filteren: ofwel volgens de eerste letter ( tot filters), volgens nummers ( filter) of volgens speciale lettertekens ( filter).U kunt het filter weer uitzetten door op de functie in de snelle filterbalk te klikken. |
In het overzicht de paragraaf “Detailoverzicht (distributielijsten)” in dit hoofdstuk.
kunt u een weergave zien met twee tabbladen van alle gegevens, alsook bijvoegsels van een contactpersoon die vooraf geselecteerd is in het overzicht of . De detailoverzichten of distributielijsten verschillen van detailoverzichten of individuele contactpersonen en worden beschreven onderHet tabblad
bevat alle persoonlijke gegevens (zoeken op voor- en op achternaam) of de geselecteerde contactpersoon, het zaken- en privéadres, alsook alle bijgevoegde contactgegevens: telefoon- en faxnummers, e-mailadressen, enz.Ter aanvulling van de vooraf gedefinieerde velden kunt u dynamische velden gebruiken om aanvullende gegevens in contactpersonen te vangen waarvoor de Open-Xchange Server geen standaard velden biedt. Wanneer dynamische velden voor dit doel worden gebruikt, wordt de betreffende inhoud eveneens in dit tabblad weer gegeven.
Voor alle invoer in dit tabblad waarbij een neergaande pijl naast de naam staat, kunt u toegang krijgen tot aanvullende informatie van dit gegevensveld.Wanneer u bijvoorbeeld het privéadres van de contactpersoon wilt weergeven in plaats van het zakenadres, dan klikt u op de pijl en selecteert u het gewenste adres uit de lijst.
De aanvullende gegevens worden slechts tijdelijk weergegeven. Wanneer u het overzicht
verlaat, gaat de weergave in dit tabblad terug naar de vooraf gedefinieerde velden.Bijvoegsels zijn externe documenten (bijvoorbeeld tekstdocumenten met routebeschrijvingen, spreadsheets met prijsoffertes, afbeeldingen, enz.) die opgeslagen kunnen worden bij de contactgegevens en zodoende direct verbonden kunnen worden met de contactpersoon. Het onderdeel de paragraaf “Bijvoegsels toevoegen aan contactpersonen” in dit hoofdstuk beschrijft hoe u bijvoegsels met contactpersonen kunt verbinden.
Het tabblad
toont alle beschikbare bijvoegsels die verbonden zijn met de geselecteerde contactpersoon. De weergave in tabelvorm van de bijvoegsels toont de bestandsnamen van de verbonden documenten, hun mime type alsook de bestandsgrootte in KB.U kunt een bijvoegsel van de weergegeven contactpersoon openen of deze opslaan in een bestand via de functies
of onder het paneelgebied .Er wordt een bijvoegsel geopend door het gebruik van het juiste programma: Spreadsheets worden geopend met het spreadsheetprogramma, terwijl tekstdocumenten geopend worden in uw tekstverwerkingsprogramma Word. Hetzelfde geldt natuurlijk voor andere bestandstypes.
Wanneer u een bijvoegsel opslaat, wordt een kopie van dit bestand gedownload vanaf de server naar uw lokale harde schijf of wat voor andere diskdrive u hebt gespecificeerd als de downloadbestemming.
Het opslaan van een bijvoegsel in het gegevensdepot genereert een nieuw onderwerp dat beheerd wordt via de Open-Xchange Server. Deze methode heeft als voordeel dat het u en andere gebruikers toegang tot dit informatie-item geeft via de module . U kunt meer informatie over het gegevensdepot en info-items vinden in het hoofdstuk gegevensdepot.
Om een bijvoegsel uit een contactpersoon in één van uw persoonlijke gegevens-depotmappen op te slaan of in andere openbare gegevens-depotmappen op te slaan die met andere gebruikers worden gedeeld (mits u toestemming hebt om onderwerpen te creëren), selecteert u het gewenste bijvoegsel uit de lijst en klikt u op de functie
in het paneelgebied .Dit opent het venster
, waar u een omschrijving alsook verdere gegevens kunt invoeren (zoals, bijvoorbeeld, een Internetadres of aantekeningen) voor het nieuw gecreëerde info-item, en selecteert u de bestemmingsmap. Wanneer u alle gegevens hebt ingevoerd, klikt u op het pictogram in het paneelgebied om het info-item in de geselecteerde map op te slaan.Opslaan van bijvoegsels als items in gegevensdepotOm bijvoegsels uit contactpersonen in het gegevensdepot op te slaan, moet u genoeg vrije opslagruimte hebben op de server. Wanneer u alle opslagcapaciteit hebt gebruikt die u toegewezen was, kunt u geen andere bijvoegsels uit contactpersonen in het gegevensdepot meer opslaan. Het Open-Xchange Server voorziet van informatie over de huidige beschikbare opslagcapaciteit. op de van de |
Voor distributielijsten bevat het overzicht
alleen het tabblad , omdat de distributielijsten geen bijvoegsels kunnen hebben.Wanneer u van de module Open-Xchange Server, en vervolgens teruggaat naar de module , dan zult u altijd het multi-paneeloverzicht zien dat actief was toen u de module verliet. Ofwel het overzicht of . Dit is ook het geval wanneer u de module hebt gelaten in het overzicht .
naar een andere module overschakelt van de