Inhoudsopgave
De
module geeft u de mogelijk om uw persoonlijke en openbare afspraken te beheren en afspraken de beheren die met andere gebruikers worden gedeeld, alsook correspondentiegegevens: beschrijving, begin en einde, deelnemers en bronnen, locatie, enz. U kunt net zoveel bijlagen verbinden met uw afspraken als u wenst u kunt naar specifieke afspraken zoeken met gebruik van talrijke criteria.De Open-Xchange Server maakt het u mogelijk om persoonlijke afspraken te beheren en periodieke afspraken te beheren die regelmatig terugkomene (zoals afspraakseries). Dit laatste is handig bij bijvoorbeeld het beheren van een wekelijkse teamvergadering. In plaats van deze vergadering iedere week opnieuw te plannen, kunt u deze afspraak eenmaal creëren als een afspraakserie met de juiste parameters.
Omdat een afspraakserie eenvoudigweg een speciaal type afspraak is, worden alle volgende opmerkingen op dezelfde manier toegepast op persoonlijke afspraken en afspraakseries, tenzij dit duidelijk anders wordt aangegeven. U kunt verdere informatie over het gebruik van afspraakseries vinden onder de paragraaf “Afspraken creëren” in dit hoofdstuk.
Wanneer u de de paragraaf “Teamafspraken”). Dit hangt af van uw huidige configuratie voor deze module. U zult hetzelfde zien wanneer u de map direct via de mappenboom opent door op deze map te klikken in de mappenboom.
module via het pictogram uit de modulebalk opent, zult u altijd uw persoonlijke afspraken uit de map zien, al uw afspraken uit alle agendas zien, of een overzicht zien dat gebaseerd is op een team (verdere informatie is beschikbaar onderWanneer u aanvullende agendamappen hebt gecreëerd binnen uw persoonlijke mappen om op een efficiënte manier vele afspraken uit verschillende categorieën te beheren (zie voorbeeld hieronder), dan kunt u toegang krijgen tot de agendamappen via de mappenboom.
Creëren van aanvullende mappenDe flexibele mapstructuur van de Open-Xchange Server maakt het u mogelijk andere agendamappen te creëren in uw persoonlijke mappen, alsook in openbare mappen of mappen die gedeeld worden met andere gebruikers; maar alleen wanneer u de juiste toegangsrechten hebt.Dit vereenvoudigt het beheer van talrijke verschillende afspraken. Onderdeel de paragraaf “Mappenmanagement” van het hoofdstuk instellingen in deze gebruikershandleiding beschrijft hoe aanvullende mappen gecreëerd kunnen worden binnen uw persoonlijke mappen alsook in gedeelde of openbare mappen van andere gebruikers. |
Wanneer u de optie
activeert, dan zult u niet alleen uw afspraken uit alle persoonlijke agendamappen zien, maar ook die uit openbare agendamappen. Wanneer u een openbare agendamap of een gedeelde agendamap opent, kunt u alleen de afspraken uit deze map zien, maar niet de afspraken van uw eigen agendamappen.Wanneer u de module
opent via de modulebalk of via welke agendamap dan ook uit de mappenboom, dan zult u een dagelijkse of een wekelijkse indeling zien voor de weergave van de afspraken van gebruikers die nog geselecteerd moeten worden, wanneer de module standaard is ingesteld als een teamweergave in uw huidige configuratie.Zodra u tenminste één gebruiker hebt geselecteerd wiens afspraken u wilt zien, worden de afspraken van de betreffende gebruikers weergegeven zoals in het volgende voorbeeld wordt getoond:
Meer informatie over de weergave van afspraken in het overzicht de paragraaf “Teamoverzicht - dag- en weekbereik” en de paragraaf “Het definiëren van een standaard overzicht” van dit hoofdstuk.
en over de configuratie van de standaardweergave van de module is beschikbaar onderAls aanvulling kan de administrateur en kunnen ook de andere gebruikers (wanneer deze de juiste toegangsrechten bezitten) andere openbare agendamappen creëren voor gemeenschappelijk gebruik in het bedrijf. Dit verbetert het teamwerk en helpt kopieën van gegevens te voorkomen.
Om toegang te krijgen tot openbare agendamappen en hun inhoud (afspraken en afspraakseries) breidt u de invoer van de
uit in de mappenboom en klikt u vervolgens op de agendamap die u wilt openen. Dit activeert de module en geeft de afspraken weer uit de geselecteerde openbare agendamap.Openen van mappen via de mappenboomOmdat de mappenboom altijd alle persoonlijke mappen en mappen toont die met andere gebruikers gedeeld worden en die toegankelijk zijn, kunt u snel van de ene map of module naar de andere map van de Open-Xchange Server navigeren. Klik eenvoudigweg op de gewenste map in de mappenboom. Dit activeert de juiste module voor de geselecteerde map: e-mail, agenda, contactpersonen, taken of gegevensdepot; en geeft de inhoud weer van de geselecteerde map. |
Ter aanvulling van openbare agendamappen, kunnen alle gebruikers hun persoonlijke agendamappen met specifieke andere gebruikers of gebruikersgroepen delen.
Om toegang te krijgen tot afspraken die gedeeld worden met andere gebruikers, breidt u de invoer
in de mappenboom uit, alsook de invoer voor de gebruiker wiens agendamap u wilt openen. Klik hierna op één van de agendamappen die deze gebruiker met u heeft gedeeld. Het is vergelijkbaar met het verkrijgen van toegang tot de openbare agendamappen: de module opent de inhoud van de geselecteerde agendamap en geeft deze weer.Openbare en gedeelde agendamappenDankzij de flexibele mapstructuur van de Open-Xchange Server kunt u toegang krijgen en/of afspraken beheren uit openbare en/of andere agendamappen die met andere gebruikers gedeeld worden, ter aanvulling van uw persoonlijke afspraken. Afhankelijk van de toegangsrechten die u toegekend zijn, kunt u afspraken weergeven, creëren, bewerken of wissen in openbare mappen, en andere mappen die gedeeld worden met andere gebruikers. Het onderdeel de paragraaf “Openbare en Gedeelde Mappen” in het hoofdstuk instellingen in deze gebruikershandleiding beschrijft het verschil tussen openbare en gedeelde mappen. Het legt uit hoe openbare mappen gecreëerd worden, hoe persoonlijke mappen gedeeld worden, en hoe de toegangsrechten gedefinieerd worden voor andere gebruikers. |
Wanneer uw afspraken uitgespreid zijn over verschillende agendamappen, dan kunt u de optie
gebruiken om alle uw afspraken uit alle persoonlijke mappen, alsook alle agendamappen die voor u toegankelijk zijn, weer te geven. In de agendamappen die met andere gebruikers gedeeld worden, kunt u alleen afspraken creëren uit naam van de betreffende gebruiker, maar kunt u voor uzelf geen afspraken creëren. Zo kunt u de volgende resultaten verkrijgen:Wanneer u een persoonlijke agendamap opent of een agendamap open dat op een andere manier voor u toegankelijk is, ziet u al uw eigen afspraken uit alle persoonlijke agendamappen en de agendamappen die voor u toegankelijk zijn.
Wanneer u een andere agendamap opent die u met een gebruiker deelt, dan ziet u de afspraken uit deze map niet. In plaats daarvan ziet u al uw eigen afspraken uit alle persoonlijke mappen en mappen die voor u toegankelijk zijn.
Toon al mijn afspraken uit alle agendasWeergave van al uw eigen afspraken uit alle persoonlijke agendamappen, alsook uit alle mappen die voor u toegankelijk zijn, is alleen mogelijk in de de paragraaf “Kalender - overzichten en perioden” in dit hoofdstuk. en overzichten (voor alle perioden). De weergave-instelling die door u geselecteerd is voor al uw afspraken voor alle agendas is permanent opgeslagen. U hoeft slechts deze optie één keer te activeren voor alle agendamappen en overzichten. Meer informatie over de verschillende overzichten en perioden is beschikbaar onder: |