Nel modulo Calendario, si può:
visualizzare calendari e appuntamenti,
creare appuntamenti,
e gestire calendari e appuntamenti, come ricerca, spostamento e modifica.
Per capire la modalità di visualizzazione degli appuntamenti e per creare appuntamenti in modo corretto, c'è da sapere che:
Quali sono i tipi di appuntamento?
Qual è la funzione della disponibilità?
I tipi di appuntamento definiscono i partecipanti all'appuntamento e quando questo è ricorrente.
Sono disponibili i seguenti tipi di appuntamenti:
Tipo di appuntamento |
Caratteristiche |
---|---|
Appuntamento standard |
Un appuntamento senza caratteristiche particolari. |
Appuntamento privato |
Un appuntamento che può essere visualizzato solo da chi lo ha creato. Esempio: il compleanno di un conoscente o di un familiare. |
Serie di appuntamenti |
Un appuntamento che viene ripetuto almeno una volta. Esempio: la riunione che si svolge ogni secondo lunedì del mese. |
Appuntamento di gruppo |
Un appuntamento con diversi partecipanti. Esempio: una riunione. |
Appuntamento pubblico |
Un appuntamento salvato in una cartella del calendario pubblica. Esempio: una riunione aziendale. |
Appuntamento condiviso |
Un appuntamento salvato in una cartella di calendario condivisa. Ogni utente può condividere cartelle con altri utenti. Esempio: una riunione inserita dal responsabile nel proprio calendario. Il calendario è condiviso dai membri della squadra. |
Quando si crea un appuntamento, si può inserire un tipo di appuntamento assegnandogli uno di questi attributi o salvandolo in una specifica cartella. Quando si visualizza un calendario, le icone indicano il tipo di appuntamento.
Si possono combinare vari tipi di appuntamenti. Si può, ad esempio, creare un appuntamento che si ripete varie volte (appuntamento ricorrente) e ha diversi partecipanti (appuntamento di gruppo).
La disponibilità indica quando il partecipante all'appuntamento è disponibile per altre attività per la durata dello stesso. Nel viste di calendario relative agli appuntamenti, la disponibilità è indicata da una barra di uno specifico colore.
Disponibilità |
Caratteristiche |
Colore |
---|---|---|
Riservato |
L'appuntamento è riservato. Se l'appuntamento coincide con un altro prenotato precedentemente, viene visualizzato un avviso di conflitto. Esempio: una riunione a cui si deve partecipare. |
Blu |
Provvisorio |
L'appuntamento è prenotato, anche se l'intervallo di tempo non è ancora concordato. Esempio: una riunione in una data che è soggetta a modifiche. |
Giallo |
Fuori per lavoro |
L'appuntamento è prenotato. Il partecipante è assente per lavoro per tutta la durata dello stesso. Esempio: si è in viaggio di lavoro. |
Rosso |
Libero |
Il partecipante è disponibile per altri appuntamenti per tutta la durata dell'appuntamento. Esempio: il compleanno di un collega. |
Verde |
Quando si crea un appuntamento si può impostare la propria disponibilità.
Le cartelle del calendario permettono di strutturare calendari e appuntamenti. Un appuntamento è sempre creato in una specifica cartella del calendario. Ogni cartella nell'albero delle cartelle rappresenta uno specifico calendario. Selezionare un calendario facendo clic sulla cartella del calendario nell'albero delle cartelle.
Una cartella del calendario nell'albero delle cartelle può essere identificata dall'icona .
Sono disponibili i seguenti tipi di cartelle del calendario:
Cartelle del calendario personali. Queste cartelle sono posizionate nell'albero delle cartelle sotto la propria cartella principale. La cartella standard del calendario personale è chiamata Calendario. Si possono creare ulteriori cartelle personali.
Cartelle del calendario pubbliche. Queste cartelle sono posizionate nell'albero delle cartelle sotto la cartella Cartelle pubbliche. Ogni utente può creare cartelle pubbliche e condividerle con gli altri utenti.
Cartelle del calendario condivise. Queste cartelle sono posizionate nell'albero delle cartelle sotto la cartella Cartelle condivise. Un utente può condividere cartelle personali con altri utenti.
Informazioni sulla gestione delle cartelle sono disponibili in 8.5: Gestione della cartella e informazioni sulla condivisione delle cartelle si possono trovare in 8.6: Gestione dei permessi.