7.3.1. Nieuwe afspraken maken

Bij het maken van een nieuwe afspraak heeft u de volgende mogelijkheden:

  • Maak een afspraak door onderwerp, tijd en locatie in te voeren.

  • Gebruik andere functies: maak een herhaalafspraak, voeg andere deelnemers of bronnen toe, stel de beschikbaarheid in of voeg bijlagen toe.

U maakt een nieuwe afspraak:

  1. Open een agenda uit de mappenboom.

    Opmerking: open een agendamap waar u de juiste rechten heeft om afspraken te maken.

  2. Klik op het Toevoegen pictogram in de werkbalk.

  3. Voer een onderwerp in. Als het nodig is kan u ook een locatie en een omschrijving invoeren.

  4. Geef de start en einddatum van de afspraak. Voor dagafspraken klikt u op Gehele dag.

  5. Om een afspraakherrinering te ontvangen selecteert u een instelling onder Herinnering.

  6. Als het nodig is kan u ook extra functies gebruiken: maak herhalingen, voeg andere deelnemers of bronnen toe, stel de beschikbaarheid in en voeg bijlagen toe.

  7. Klik op Nieuwe afspraak.

Tip: Als alternatief kan u ook één van de volgende methoden gebruiken:

  • Selecteer een van de agendaoverzichten (Dag, Werkweek, Week of Maand). Dubbelklik op een vrij gebied in het agendablad.

  • Selecteer een van de agendaoverzichten (Dag, Werkweek, Week of Maand). Sleep in het agendablad een vak vanaf het begin tot het einde van een nieuwe afspraak.

  • Bij het maken van een dagafspraak heeft u de volgende mogelijkheden:

    • Selecteer een van de agendaoverzichten Dag, Werkweek of Week. Dubbelklik op een vrij gebied boven het agendablad.

    • Selecteer een van de agendaoverzichten Werkweek of Week. Klik bovenaan een dag in het agendablad.

Extra functies gebruiken voor het aanmaken van afspraken gaat als volgt:

  1. Om een terugkerende afspraak te maken activeert u Herhaal. De huidige herhalingsparameters worden getoond.

    Om de herhalingsparameters in te stellen klikt u op een waarde. Voorbeelden kan u vinden in de Agenda vragen en antwoorden.

    Om de herhalingsparameters te verbergen, klikt u op het Sluiten pictogram. . Om deze opnieuw te tonen klikt u op Bewerken.

  2. Bij Weergeven als kan u aangeven hoe de beschikbaarheid wordt getoond. Voorbeelden kan u vinden in de Agenda vragen en antwoorden.

  3. Als het onderwerp niet aan andere gebruikers getoond mag worden, activeert u Privé. Privé afspraken zijn gemarkeerd met het Privé pictogram .

  4. Om een andere deelnemer of bron toe te voegen typt u het e-mailadres van de deelnemer of de naam van de bron in het veld onder Deelnemers. Klik op het pictogram .

    Tip: Terwijl u het e-mailadres invoert worden passende suggesties getoond. Om een suggestie te selecteren gebruikt u één van de volgende mogelijkheden :

    • Gebruik de schuifbalk om door de lijst te kijken. Klik op een suggestie.

    • Gebruik de pijltjestoetsen om een suggestie te selecteren. Druk op Enter.

    Om een deelnemer of een bron te verwijderen klikt u op het pictogram naast de naam.

    Om meerdere deelnemers uit te nodigen, geeft u de naam van een distributielijst.

    Om alle deelnemers te informeren over de nieuwe afspraak schakelt u de optie Alle deelnemers informeren via E-mail in.

    Tip: Om vrije momenten voor alle deelnemers en bronnen te vinden kan u het planningsoverzicht gebruiken.

  5. Om een bijlage toe te voegen bij de afspraak, klik op Selecteer bestand onder Bijlagen. Selecteer één of meerdere bestanden.

    Om een bijlage te verwijderen, klik op het Verwijderen pictogram .

    Tip: U kunt ook een bijlage toevoegendoor een document vanuit de bestandsbrowser of de desktop naar het afspraakscherm te slepen.