2.1. Définition du logiciel de travail collaboratif

Découvrez quelles applications constituent le collecticiel. Jetez un premier coup d'œil à ce que vous pouvez accomplir avec ces applications.

Portail  C'est votre centre d'informations pour les rendez-vous planifiés, les nouveaux courriels ou les messages provenant de plate-formes de messagerie comme Twitter, Facebook ou les journaux en ligne.

  • Gardez une vue d'ensemble des rendez-vous actuels et des nouveaux messages. Lancez l'app Agenda ou l'app Courriel en cliquant sur un rendez-vous ou sur un message électronique.

  • Lisez les messages récents depuis votre source de messages favorite.

  • Suivez les nouvelles en provenance de vos réseaux sociaux.

  • Lancez des applications comme Courriel, Carnet d'adresses ou Agenda d'un clic de souris.

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Courriel  Envoyez, recevez et organisez vos courriels.

  • À côté de votre compte de messagerie électronique interne, utilisez les comptes de courrier externes que vous avez auprès d'autres fournisseurs.

  • Cherchez des courriels à l'aide de plusieurs critères de recherche. Suivez des fils de conversation par courriel.

  • Utilisez des dossiers de courrier pour organiser vos courriels. Coopérez avec votre équipe en partageant des dossiers de courrier choisis.

  • Mettez à profit les autres applications en créant un nouveau contact depuis une adresse de courriel ou en créant un nouveau rendez-vous à partir d'une pièce jointe au format iCal.

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Carnet d'adresses  Organisez et gérez vos contacts privés et professionnels.

  • Utilisez le carnet d'adresses global pour communiquer avec les participants internes. Créez des carnets d'adresses personnels pour garder une vue d'ensemble sur vos contacts.

  • Utilisez les dossiers de contacts pour organiser vos contacts. Coopérez avec votre équipe en partageant des dossiers de contacts choisis.

  • Utilisez les fonctionnalités de publication et d'abonnement pour rester en relation avec vos contacts sur les réseaux sociaux. Cela vous permet d'utiliser le collecticiel comme un point de regroupement central de vos contacts.

  • Travaillez avec des partenaires externes en envoyant des données de contact au format vCard ou en partageant les dossiers de contacts par publication et abonnement.

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Agenda  Gardez une vue d'ensemble de vos rendez-vous privés et professionnels.

  • Utilisez les rendez-vous isolés ou récurrents pour prévoir vos réunions et vos activités.

  • Utilisez les dossiers d'agenda pour organiser les rendez-vous. Indiquez les membres d'équipe qui ont le droit d'accéder à tel ou tel agenda.

  • Utilisez les fonctionnalités de la vue en équipe pour trouver des plages horaires libres et vérifier si des ressources comme des salles ou des appareils sont disponibles.

  • Quand vous planifiez des rendez-vous avec des participants externes, les fonctionnalités iCal vous permettent des gérer des invitations automatisées.

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Tâches  Planifiez et organisez vos activités.

  • Utilisez la date d'échéance pour organiser vos tâches. Faites-vous rappeler les tâches qui sont arrivées à échéance.

  • Gérez votre équipe en délégant certaines tâches aux autres.

  • Utilisez les dossiers de tâches pour organiser vos tâches. Indiquez les membres d'équipe qui ont le droit d'accéder à telle ou telle tâche.

  • Utilisez les tâches répétitives pour surveiller vos activités qui se répètent.

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Documents  Créez, modifiez et imprimez des documents mis en forme aux formats Office usuels.

  • Utilisez les documents de traitement de texte pour votre correspondance. Exploitez les tables et les images présentes dans ces documents.

  • Mettez à profit les autres apps pour organiser vos documents, pour les envoyer par courriel ou pour les partager avec d'autres utilisateurs ou des partenaires externes.

Pour en savoir plus.

Éditeur  Créez et modifiez des fichiers de texte.

  • Cette fonctionnalité vous permet de créer rapidement et facilement des notes.

  • Mettez à profit les autres apps pour organiser vos fichiers de texte, pour les envoyer par courriel ou pour les partager avec d'autres utilisateurs ou des partenaires externes.

Pour en savoir plus.

Lecteur  Utilisez le dépôt de fichiers pour gérer des informations de façon centralisée ou les partager avec d'autres.

  • Enregistrez n'importe quel fichier, note ou lien internet. Donnez à votre équipe l'accès en lecture et en écriture à des dossiers de documents choisis.

  • Envoyez les différents fichiers comme pièces jointes à des courriels ou comme des liens.

  • Fournissez des informations aux partenaires externes en partageant des dossiers de documents par publication et abonnement.

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Dossiers et droits d'accès Les dossiers et les droits sur ces dossiers jouent un rôle important dans l'échange d'informations avec d'autres utilisateurs. Chaque objet du collecticiel est enregistré dans un certain dossier. L'arborescence des dossiers permet de gérer les dossiers et leurs droits.

  • Utilisez les dossiers personnels pour classer vos courriels,vos contacts, vos rendez-vous, vos tâches et vos éléments du dépôt de données.

  • Aidez votre équipe en partageant certains dossiers en lecture ou en lecture-écriture.

  • Bénéficiez des informations des autres pour votre travail en utilisant les objets qui se trouvent dans des dossiers publics ou partagés.

  • Les fonctionnalités de réseaux sociaux du collecticiel utilisent aussi les dossiers pour collecter ou partager des informations avec des partenaires externes.

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