Chapitre 14. Bonnes pratiques

Table des matières

Questions fréquemment posées
14.1 Questions générales
Q : Où puis-je trouver mes données et réglages personnels ?
Q : Comment puis-je changer mon mot de passe ?
Q : Pourquoi ne puis-je pas trouver certains boutons ou certaines zones de saisie ?
Q : Comment suis-je prévenu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations à des rendez-vous ?
Q : Comment puis-je lire les messages récents en provenance des réseaux sociaux ou les pages de nouvelles ?
14.2 Questions à propos des courriels et des contacts
Q : Comment puis-je envoyer un courrier à plusieurs adresses à la fois ?
Q : À quoi servent les boutons Copie à et Copie invisible à ?
Q : J'envoie régulièrement des courriels au contenu identique ou semblable. Comment puis-je accélérer ce processus ?
Q : Puis-je accéder aux courriels envoyés par exemple à mon compte Google Mail ?
Q : Comment puis-je automatiquement faire suivre des messages à mon remplaçant ?
Q : Comment garder une vue d'ensemble sur les boîtes de réception de mes comptes de courrier électronique ?
Q : Comment puis-je utiliser les conditions des filtres de courrier ?
Q : Comment puis-je utiliser mes contacts dans lesréseaux sociaux auxquels je participe ?
14.3 Questions sur les tâches, les agendas et les rendez-vous
Q : Quand dois-je utiliser une tâche et quand dois-je utiliser un rendez-vous ?
Q : Comment puis-je créer une tâche à partir d'un courrier électronique ?
Q : Comment puis-je organiser les rendez-vous d'une personne que je représente ?
Q : Comment puis-je utiliser la disponibilité, par exemple Disponible, Occupé, Absent, etc ?
Q : Comment puis-je utiliser les réglages de répétition de l'agenda ou des tâches ?
Q : Comment trouver des créneaux libres quand on crée des rendez-vous ?
14.4 Questions sur l'organisation des données et le travail en équipe
Q : Comment puis-je mettre certains contacts à disposition de mes partenaires externes ?
Q : Comment puis-je partager certains documents avec mes partenaires externes ?
Q : Je souhaite partager un dossier avec d'autres utilisateurs. Quels droits dois-je régler ?
14.1 Questions générales
Q : Où puis-je trouver mes données et réglages personnels ?
Q : Comment puis-je changer mon mot de passe ?
Q : Pourquoi ne puis-je pas trouver certains boutons ou certaines zones de saisie ?
Q : Comment suis-je prévenu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations à des rendez-vous ?
Q : Comment puis-je lire les messages récents en provenance des réseaux sociaux ou les pages de nouvelles ?
14.2 Questions à propos des courriels et des contacts
Q : Comment puis-je envoyer un courrier à plusieurs adresses à la fois ?
Q : À quoi servent les boutons Copie à et Copie invisible à ?
Q : J'envoie régulièrement des courriels au contenu identique ou semblable. Comment puis-je accélérer ce processus ?
Q : Puis-je accéder aux courriels envoyés par exemple à mon compte Google Mail ?
Q : Comment puis-je automatiquement faire suivre des messages à mon remplaçant ?
Q : Comment garder une vue d'ensemble sur les boîtes de réception de mes comptes de courrier électronique ?
Q : Comment puis-je utiliser les conditions des filtres de courrier ?
Q : Comment puis-je utiliser mes contacts dans lesréseaux sociaux auxquels je participe ?
14.3 Questions sur les tâches, les agendas et les rendez-vous
Q : Quand dois-je utiliser une tâche et quand dois-je utiliser un rendez-vous ?
Q : Comment puis-je créer une tâche à partir d'un courrier électronique ?
Q : Comment puis-je organiser les rendez-vous d'une personne que je représente ?
Q : Comment puis-je utiliser la disponibilité, par exemple Disponible, Occupé, Absent, etc ?
Q : Comment puis-je utiliser les réglages de répétition de l'agenda ou des tâches ?
Q : Comment trouver des créneaux libres quand on crée des rendez-vous ?
14.4 Questions sur l'organisation des données et le travail en équipe
Q : Comment puis-je mettre certains contacts à disposition de mes partenaires externes ?
Q : Comment puis-je partager certains documents avec mes partenaires externes ?
Q : Je souhaite partager un dossier avec d'autres utilisateurs. Quels droits dois-je régler ?

14.1. Questions générales

Q : Où puis-je trouver mes données et réglages personnels ?
Q : Comment puis-je changer mon mot de passe ?
Q : Pourquoi ne puis-je pas trouver certains boutons ou certaines zones de saisie ?
Q : Comment suis-je prévenu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations à des rendez-vous ?
Q : Comment puis-je lire les messages récents en provenance des réseaux sociaux ou les pages de nouvelles ?

Q :

Où puis-je trouver mes données et réglages personnels ?

R :

Vous pouvez personnaliser les données et les réglages suivants :

Q :

Comment puis-je changer mon mot de passe ?

R :

Pour changer votre mot de passe, cliquez sur Mon mot de passe dans le pavé Données utilisateur de l'app Portail. Pour plus d'informations, suivez ces instructions.

Q :

Pourquoi ne puis-je pas trouver certains boutons ou certaines zones de saisie ?

R :

Si certains boutons ou champs de saisie n'apparaissent pas, cela peut être dû aux raisons suivantes :

  • Une fonctionnalité n'est pas disponible dans le contexte courant.

  • Pour garder l'interface utilisateur aussi propre que possible, certains éléments de l'interface graphique rarement utilisés ne sont pas affichés. Dans ce cas, un bouton intitulé Plus est affiché. Pour voir toutes les fonctionnalités offertes, cliquez sur ce bouton.

Q :

Comment suis-je prévenu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations à des rendez-vous ?

R :

S'il y a de nouvelles notifications de courriels ou de rendez-vous, l'indication Non lus à droite de la barre de menu affiche le nombre de nouveaux objets. Cliquez sur cette indication pour ouvrir la zone de notification. Celle-ci contient des informations sur les nouveaux objets. Vous pouvez directement agir à partir de là, par exemple pour lire le nouveau message électronique ou pour confirmer le nouveau rendez-vous. Plus d'informations sont disponibles dans L'interface utilisateur.

Q :

Comment puis-je lire les messages récents en provenance des réseaux sociaux ou les pages de nouvelles ?

R :

Dans l'app Portail, vous pouvez lire les messages récents provenant des réseaux sociaux auxquels vous participez et de pages de nouvelles, ou voir des photos provenant de certaines pages web en ajoutant des pavés avec de nouveaux composants graphiques.

14.2. Questions à propos des courriels et des contacts

Q : Comment puis-je envoyer un courrier à plusieurs adresses à la fois ?
Q : À quoi servent les boutons Copie à et Copie invisible à ?
Q : J'envoie régulièrement des courriels au contenu identique ou semblable. Comment puis-je accélérer ce processus ?
Q : Puis-je accéder aux courriels envoyés par exemple à mon compte Google Mail ?
Q : Comment puis-je automatiquement faire suivre des messages à mon remplaçant ?
Q : Comment garder une vue d'ensemble sur les boîtes de réception de mes comptes de courrier électronique ?
Q : Comment puis-je utiliser les conditions des filtres de courrier ?
Q : Comment puis-je utiliser mes contacts dans lesréseaux sociaux auxquels je participe ?

Q :

Comment puis-je envoyer un courrier à plusieurs adresses à la fois ?

R :

Pour envoyer un message à plusieurs destinataires à la fois, vous avec le choix entre les méthodes suivantes :

  • Saisissez l'ensemble des destinataires dans les champs de saisie À, Copie à ou Copie invisible à. Utilisez l'auto-complètement pour saisir plus facilement les adresses.Cette Foire Aux Questions explique la différence entre ces champs de saisie.

  • Si vous envoyez régulièrement des courriels au même groupe de gens, créez une liste de diffusion dans l'app Carnet d'adresses et ajoutez leurs adresses à la liste de diffusion. Vous trouverez plus d'informations dans Créer des listes de diffusion.

Q :

À quoi servent les boutons Copie à et Copie invisible à ?

R :

Les destinataires saisis dans les champs À ou Copie à sont vus par tous les autres participants figurant dans les champs À et Copie à. Les destinataires saisis dans les champs Copie invisible à ne peuvent être vus par les autres destinataires figurant dans les champs À, Copie à et Copie à. En pratique, cela signifie que :

  • Si vous envoyez un message à une équipe et si chaque destinataire doit être capable de voir qui d'autre reçoit le courriel, saisissez les destinataires dansles champs À ou Copie à

  • Si vous envoyez un courriel à des destinataires qui ne devraient pas voir les noms des autres destinataires, saisissez les destinataires dans le champ Copie invisible à.

Q :

J'envoie régulièrement des courriels au contenu identique ou semblable. Comment puis-je accélérer ce processus ?

R :

Utilisez la possibilité d'enregistrer des messages en tant que brouillons. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Travailler avec les brouillons de courriels.

Q :

Puis-je accéder aux courriels envoyés par exemple à mon compte Google Mail ?

R :

Vous pouvez créer des comptes de courrier électronique externes pour de nombreux fournisseurs de services de de courrier comme par exemple Google Mail. Pour cela, il vous faut seulement les données du compte chez ce fournisseur. Dès que vous avez créé le compte de courrier externe, vous avez accès aux messages depuis l'arborescence des dossiers. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Comptes de courrier électronique.

Q :

Comment puis-je automatiquement faire suivre des messages à mon remplaçant ?

R :

Activez la fonctionnalité de Transfert automatique dans les réglages. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Faire suivre automatiquement des courriels.

Q :

Comment garder une vue d'ensemble sur les boîtes de réception de mes comptes de courrier électronique ?

R :

Utilisez la messagerie unifiée pour afficher les différentes boîtes de réception dans un dossier central. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Utiliser la messagerie unifiée.

Q :

Comment puis-je utiliser les conditions des filtres de courrier ?

R :

Vous pouvez créer une condition en

  • choisissant un composant d'un courriel, par exemple « Sujet » ;

  • choisissant un critère, par exemple « vaut exactement » ;

  • choisissant un argument, par exemple "Rapport".

Dans cet exemple, on vérifie si le sujet d'un message est exactement la chaîne de caractères « Rapport ». Plus généralement, le critère et l'argument permettent de tester une certaine condition. Les différences entre les différents critères seront expliqués dans les exemples ci-dessous. Dans ces exemples, on filtre les courriels selon leur sujet.

  • Critère « Contient » La condition est remplie si le sujet contient la chaîne de caractères de l'argument. Exemple d'argument : « Rapport ».

    • La condition est remplie lorsque le sujet est « Rapport ».

    • La condition est aussi remplie par le sujet « Rapport de réunion ».

  • Critère « Vaut exactement » La condition est remplie si le sujet correspond exactement à la chaîne de caractères de l'argument. Exemple d'argument : « Rapport ».

    • La condition est remplie lorsque le sujet est « Rapport ».

    • La condition n'est pas remplie lorsque le sujet est « Rapport de réunion ».

  • Critère « Correspond à » La condition est remplie si le sujet correspond exactement à la chaîne de caractères de l'argument. Cette chaîne de caractère peut contenir des jokers. Exemple d'argument : « Rapport* ». Le joker « * » remplace n'importe quels caractères.

    • La condition est remplie par le sujet « Rapport mis à jour ».

    • La condition n'est pas remplie lorsque le sujet est « Rapport de réunion ».

  • Critère « Expression rationnelle » La condition est remplie si le sujet correspond à l'expression rationnelle en argument. Les expressions rationnelles, également appelées expressions régulières, permettent des requêtes complexes. Vous trouverez plus d'informations à leur sujet sur différents sites du Web. L'expression rationnelle suivante, très simple, devrait donner un premier aperçu du sujet. Exemple d'argument : « R(é|e)sultats ». L'expression « (é|e) » remplace soit « é », soit « e ».

    • La condition est remplie par le sujet « Résultat ».

    • La condition est aussi remplie par le sujet « Resultat » sans accent.

    • La condition n'est pas remplie par le sujet « Résumé ».

Q :

Comment puis-je utiliser mes contacts dans lesréseaux sociaux auxquels je participe ?

R :

Vous pouvez utiliser vos contacts dans les réseaux sociaux comme Facebook, LinkedIn ou Xing en vous abonnant aux contacts. Vous trouverez des informations à ce sujet dans S'abonner à des données.

14.3. Questions sur les tâches, les agendas et les rendez-vous

Q : Quand dois-je utiliser une tâche et quand dois-je utiliser un rendez-vous ?
Q : Comment puis-je créer une tâche à partir d'un courrier électronique ?
Q : Comment puis-je organiser les rendez-vous d'une personne que je représente ?
Q : Comment puis-je utiliser la disponibilité, par exemple Disponible, Occupé, Absent, etc ?
Q : Comment puis-je utiliser les réglages de répétition de l'agenda ou des tâches ?
Q : Comment trouver des créneaux libres quand on crée des rendez-vous ?

Q :

Quand dois-je utiliser une tâche et quand dois-je utiliser un rendez-vous ?

R :

Pour savoir s'il vaut mieux utiliser un rendez-vous ou une tâche, vous pouvez vous aider des critères suivants :

  • Un rendez-vous a lieu à un point précis dans le temps. Si vous avez besoin de mener une action à un point précis dans le temps, créez un rendez-vous pour cette action.

  • Une tâche possède une date d'échéance et parfois une priorité. Si la déroulement dans le temps est flexible et qu'il faut seulement respecter la date d'échéance, créez une tâche pour cette action.

Q :

Comment puis-je créer une tâche à partir d'un courrier électronique ?

R :

Utilisez la fonctionnalité de Rappel proposée dans la zone d'affichage de l'app Courriel. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans Demander un rappel de courriel.

Q :

Comment puis-je organiser les rendez-vous d'une personne que je représente ?

R :

Demandez à la personne que vous représentez de partager un dossier d'agenda. Créez ensuite les rendez-vous de cette personne dans le dossier partagé. L'autre personne sera vue comme l'organisateur des rendez-vous.

Q :

Comment puis-je utiliser la disponibilité, par exemple Disponible, Occupé, Absent, etc ?

R :

Si vous voulez éviter les conflits lorsque vous créez des rendez-vous, utilisez Disponible. Toutes les autres disponibilités provoquent des messages de conflit lorsque des rendez-vous se chevauchent.

Q :

Comment puis-je utiliser les réglages de répétition de l'agenda ou des tâches ?

R :

Exemple 1 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu tous les deux jours à partir du 07/01/2013. Il ou elle doit avoir lieu à cinq reprises.

  • Commence le 07/01/2013

  • Quotidien

  • L'évènement se répète tous les deux jours.

  • La série se termine après 5 rendez-vous ou tâches.

R :

Exemple 2 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu tous les mardis et vendredis à partir du 08/01/2013.

  • Commence le 08/01/2013

  • Hebdomadaire

  • L'évènement se répète chaque semaine le mardi, vendredi.

  • La série ne se termine jamais.

R :

Example 3 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu un mercredi sur deux à partir du 09/01/2013. Le dernier rendez-vous a lieu le 27/03/2013.

  • Commence le 09/01/2013

  • Hebdomadaire

  • L'évènement se répète toutes les 2 semaines le mercredi.

  • La série se termine le 27/03/2013.

R :

Exemple 4 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu le premier lundi de chaque mois à partir du 04/02/2013. Le rendez-vous doit avoir lieu douze fois.

  • Commence le 04/02/2013

  • Mensuel

  • L'évènement se répète chaque premier lundi du mois.

  • La série se termine après 12 rendez-vous.

R :

Exemple 5 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu chaque année le dernier vendredi de novembre à partir du 29/11/2013.

  • Commence le 29/11/2013

  • Annuel

  • L'évènement se répète chaque dernier vendredi de novembre.

  • La série ne se termine jamais.

Q :

Comment trouver des créneaux libres quand on crée des rendez-vous ?

R :

Cliquez sur Trouver un horaire libre quand vous créez un rendez-vous ou cliquez sur l'icône Planification dans la barre d'outils. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Planifier des rendez-vous avec plusieurs participants.

14.4. Questions sur l'organisation des données et le travail en équipe

Q : Comment puis-je mettre certains contacts à disposition de mes partenaires externes ?
Q : Comment puis-je partager certains documents avec mes partenaires externes ?
Q : Je souhaite partager un dossier avec d'autres utilisateurs. Quels droits dois-je régler ?

Q :

Comment puis-je mettre certains contacts à disposition de mes partenaires externes ?

R :

Vous pouvez laisser vos partenaires externes accéder aussi bien à vos carnets d'adresses dans le logiciel de travail collaboratif qu'à vos contacts de réseaux sociaux comme LinkedIn. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Ajoutez des contacts de vos réseaux sociaux dans un carnet d'adresses.

  2. Créez un nouveau dossier de contacts. Copiez tous les contacts que vous voulez partager depuis votre carnet d'adresses dans ce dossier de contacts.

  3. Publiez ce dossier de contacts. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Publier des données.

Q :

Comment puis-je partager certains documents avec mes partenaires externes ?

R :

Vous pouvez partager le contenu de dossiers de documents avec des partenaires externes. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Dans l'app Lecteur, vous pouvez rassembler les documents en question dans un dossier à part.

  2. Publiez ce dossier. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Publier des données.

Q :

Je souhaite partager un dossier avec d'autres utilisateurs. Quels droits dois-je régler ?

R :

Exemple 1 : un utilisateur doit être capable de voir les objets d'un dossier, mais pas de les modifier ou de les supprimer. Cet utilisateur ne doit pas pouvoir créer de nouveaux objets. Réglages :

  • Droits sur les dossiers : nouveau dossier

  • Droits sur les objets : lire tous les objets, pas de droits de modification, pas de droits de suppression

  • Droits administratifs : aucun

R :

Exemple 2 : un utilisateur doit pouvoir voir les objets d'un dossier, mais ne doit pas pouvoir les modifier ni les supprimer. Cet utilisateur doit pouvoir créer et modifier des objets.

  • Droits sur les dossiers : nouveau dossier

  • Droits sur les objets : lire tous les objets, pas de droits de modification, pas de droits de suppression

  • Droits administratifs : aucun

R :

Example 3 : un utilisateur ne doit pas voir d'objets dans un dossier. Il doit cependant être capable d'en créer et d'en modifier de nouveaux.

  • Droits sur les dossiers : créer des objets

  • Droits sur les objets : lire les siens, modifier les siens, supprimer les siens

  • Droits administratifs : aucun

R :

Exemple 4 : un utilisateur doit être capable de voir et de modifier tous les objets. Il doit pouvoir créer et modifier les sous-dossiers et ses propres objets.

  • Droits sur les dossiers : créer des objets et des sous-dossiers

  • Droits sur les objets : lire tous les objets, modifier tous les objets, supprimer tous les objets

  • Droits administratifs : aucun

R :

Exemple 5 : un utilisateur doit avoir tous les droits. Cet utilisateur doit pouvoir attribuer des droits à d'autres utilisateurs.

  • Droits sur les dossiers : créer des objets et des sous-dossiers

  • Droits sur les objets : lire tous les objets, modifier tous les objets, supprimer tous les objets

  • Droits administratifs : oui