Les documents enregistrés sur le serveur de travail collaboratif peuvent être modifiés de façon collaborative avec d'autres utilisateurs ou avec des partenaires externes. Pour cela, les documents doivent être enregistrés dans un dossier public ou partagé. Les utilisateurs ou partenaires externes doivent avoir accès à ce dossier en écriture. Les règles suivantes s'appliquent :
L'utilisateur qui crée le document ou l'ouvre le premier possède à ce moment-là le droit de modifier le document. Cet utilisateur est appelé l'éditeur courant. Chaque utilisateur ouvrant ultérieurement le document possède le droit de le lire. Ces utilisateurs sont appelés lecteurs.
Les lecteurs peuvent voir toutes les modifications effectuées par l'éditeur courant.
Dès que l'éditeur courant du document le referme, une nouvelle version du document est créée sur le serveur.
Pour modifier un document de façon collaborative avec d'autres utilisateurs :
Créez un nouveau document ou ouvrez un document existant.
Invitez les personnes avec qui vous souhaitez partager le document pour le modifier de manière collaborative. Donnez-leur un accès "Réviseur". Assurez-vous qu'ils reçoivent bien la notification par courriel.
Les personnes invitées doivent ouvrir le document. Pour afficher la liste des collaborateurs, cliquez sur
dans la barre de menu Office. Cochez la case .Chaque modification que vous apportez au document sera visible pour les autres utilisateurs.
Chaque utilisateur peut voir le curseur de chacun des autres utilisateurs. Les curseurs sont identifiés par des couleurs différentes. Pour afficher le nom d'un utilisateur, passez la souris sur le curseur correspondant.
Modifiez le document. Dans le cas d'une feuille de calcul ou d'une présentation, cliquez sur
dans la barre d'outils.Pour terminer, l'éditeur courant doit cliquer sur l'icône
sur la droite de la barre de menu Office.Sujets liés :
Sujet supérieur : Collaboration