第14章 ベスト プラクティス

目次

よくある質問
14.1 全般に関する質問
問: 個人データや個人データに関する設定は変更できますか?
問: パスワードを変更する方法を教えてください。
問: 特定のボタンや入力フィールドが表示されないことがあるのはなぜですか?
問: 新規のメールやアポイントへの出席依頼は、どのように通知されますか?
問: ソーシャル ネットワークやニュース ページから最新のメッセージを閲覧する方法を教えてください。
14.2 メールと連絡先に関する質問
問: 複数のメール アドレスに一度にメールを送信する方法を教えてください。
問: CC: や BCC: の入力フィールドは、どのような用途に使用するのですか?
問: 同一の内容や類似した内容のメールを定期的に送信しています。この作業を効率化する方法を教えてください。
問: Google などの外部メール アカウントに送信されたメールにアクセスできますか?
問: 別のメール アドレスにメールを自動転送する方法を教えてください。
問: 複数のメール アカウントの受信トレイを一覧表示する方法を教えてください。
問: メール フィルタのルールに使用する条件について教えてください。
問: ソーシャル ネットワークの連絡先を使用する方法を教えてください。
14.3 仕事、予定表、アポイントに関する質問
問: 仕事とアポイントはどのように使い分ければよいのですか?
問: メールから仕事を作成する方法を教えてください。
問: 代理として、他のユーザのアポイントを作成する方法を教えてください。
問: 予定あり、欠席、空き時間など、予定の空き状況に関する機能はどのように使用するのですか?
問: 予定表または仕事の繰り返しの設定方法を教えてください。
問: アポイントの作成時に空き時間を検索する方法を教えてください。
14.4 データの整理とチームでの作業に関する質問
問: 外部のパートナーが特定の連絡先を利用できるようにする方法を教えてください。
問: 特定のドキュメントを外部のパートナーと共有する方法を教えてください。
問: 他のユーザとフォルダを共有したいのですが、どの権限を設定すればよいのでしょうか?
14.1 全般に関する質問
問: 個人データや個人データに関する設定は変更できますか?
問: パスワードを変更する方法を教えてください。
問: 特定のボタンや入力フィールドが表示されないことがあるのはなぜですか?
問: 新規のメールやアポイントへの出席依頼は、どのように通知されますか?
問: ソーシャル ネットワークやニュース ページから最新のメッセージを閲覧する方法を教えてください。
14.2 メールと連絡先に関する質問
問: 複数のメール アドレスに一度にメールを送信する方法を教えてください。
問: CC: や BCC: の入力フィールドは、どのような用途に使用するのですか?
問: 同一の内容や類似した内容のメールを定期的に送信しています。この作業を効率化する方法を教えてください。
問: Google などの外部メール アカウントに送信されたメールにアクセスできますか?
問: 別のメール アドレスにメールを自動転送する方法を教えてください。
問: 複数のメール アカウントの受信トレイを一覧表示する方法を教えてください。
問: メール フィルタのルールに使用する条件について教えてください。
問: ソーシャル ネットワークの連絡先を使用する方法を教えてください。
14.3 仕事、予定表、アポイントに関する質問
問: 仕事とアポイントはどのように使い分ければよいのですか?
問: メールから仕事を作成する方法を教えてください。
問: 代理として、他のユーザのアポイントを作成する方法を教えてください。
問: 予定あり、欠席、空き時間など、予定の空き状況に関する機能はどのように使用するのですか?
問: 予定表または仕事の繰り返しの設定方法を教えてください。
問: アポイントの作成時に空き時間を検索する方法を教えてください。
14.4 データの整理とチームでの作業に関する質問
問: 外部のパートナーが特定の連絡先を利用できるようにする方法を教えてください。
問: 特定のドキュメントを外部のパートナーと共有する方法を教えてください。
問: 他のユーザとフォルダを共有したいのですが、どの権限を設定すればよいのでしょうか?

14.1. 全般に関する質問

問: 個人データや個人データに関する設定は変更できますか?
問: パスワードを変更する方法を教えてください。
問: 特定のボタンや入力フィールドが表示されないことがあるのはなぜですか?
問: 新規のメールやアポイントへの出席依頼は、どのように通知されますか?
問: ソーシャル ネットワークやニュース ページから最新のメッセージを閲覧する方法を教えてください。

問:

個人データや個人データに関する設定は変更できますか?

答:

次の個人データや設定をカスタマイズできます。

問:

パスワードを変更する方法を教えてください。

答:

パスワードを変更するには、マイ パスワード をクリックします。これは、ポータル アプリケーションの ユーザ データ タイルにあります。詳細は、パスワードの変更方法 を参照してください。

問:

特定のボタンや入力フィールドが表示されないことがあるのはなぜですか?

答:

特定のボタンや入力フィールドが表示されない場合、次の理由が考えられます。

  • 現在の状態では、その機能が利用できないため。

  • ユーザ インターフェースをできる限り簡素化するため、ほとんど使用されないボタンや入力フィールドは自動的に非表示になるため (すべての機能を表示するには、詳細 ボタンをクリックします)。

問:

新規のメールやアポイントへの出席依頼は、どのように通知されますか?

答:

新規のメールやアポイントを受け取ると、メニュー バーの右側にある 未読バッジ アイコン に新規オブジェクトの数が表示されます。このアイコンをクリックすると、通知エリア が表示され、このエリアに新規のオブジェクトに関する情報が表示されます。ここから、さまざまな機能を直接起動することもできます。例えば、新規のメールを閲覧したり、新規のアポイントを確認したりできます。詳細は、ユーザ インターフェース を参照してください。

問:

ソーシャル ネットワークやニュース ページから最新のメッセージを閲覧する方法を教えてください。

答:

ポータル アプリケーションで、ソーシャル ネットワークやニュース ページからの最新のメッセージを閲覧したり、特定の Web ページの写真を表示できます。これには、ニュース ウィジェットのタイルを 追加 します。

14.2. メールと連絡先に関する質問

問: 複数のメール アドレスに一度にメールを送信する方法を教えてください。
問: CC: や BCC: の入力フィールドは、どのような用途に使用するのですか?
問: 同一の内容や類似した内容のメールを定期的に送信しています。この作業を効率化する方法を教えてください。
問: Google などの外部メール アカウントに送信されたメールにアクセスできますか?
問: 別のメール アドレスにメールを自動転送する方法を教えてください。
問: 複数のメール アカウントの受信トレイを一覧表示する方法を教えてください。
問: メール フィルタのルールに使用する条件について教えてください。
問: ソーシャル ネットワークの連絡先を使用する方法を教えてください。

問:

複数のメール アドレスに一度にメールを送信する方法を教えてください。

答:

複数の宛先に一度にメールを送信するには、次のいずれかのオプションを使用します。

  • すべての宛先を 宛先 ...CC:BCC: のいずれかの入力フィールドに入力します。オートコンプリート機能を使用すると、アドレスの入力が容易になります。各入力フィールドの違いについては、CC と BCC の違い を参照してください。

  • 同じグループに定期的にメールを送信する場合には、アドレス帳 アプリケーションで、配布リストを作成し、この配布リストにメール アドレスを登録します。詳細は、配布リストの作成 を参照してください。

問:

CC:BCC: の入力フィールドは、どのような用途に使用するのですか?

答:

宛先 ...CC: の入力フィールドに入力された宛先は、宛先 ...CC: の入力フィールドに入力された他のすべての相手の画面に表示されます。BCC: の入力フィールドに入力された宛先は、宛先 ...CC:BCC: の入力フィールドに入力された他の宛先の画面には表示されません。実際の手順は、次のようになります。

  • 特定のチームにメールを送信し、すべての受取人が他の受取人を確認できる必要がある場合は、宛先 ...CC: の入力フィールドに宛先を入力します。

  • 宛先 ... や CC: の入力フィールドに入力された受取人に知らせたくない相手へメールを送信する場合は、BCC: の入力フィールドに入力します。

問:

同一の内容や類似した内容のメールを定期的に送信しています。この作業を効率化する方法を教えてください。

答:

メールを下書きとして保存する機能を使用します。詳細は、メールの下書きの作成 を参照してください。

問:

Google などの外部メール アカウントに送信されたメールにアクセスできますか?

答:

Google を含む、さまざまなメール サービス プロバイダのメール アカウントをセットアップできます。この際に必要になるのは、各プロバイダのアカウント情報だけです。外部メール アカウントのセットアップが完了すれば、すぐにフォルダ ツリー内からそのアカウントのメールにアクセスできます。詳細は、メール アカウント を参照してください。

問:

別のメール アドレスにメールを自動転送する方法を教えてください。

答:

設定で、自動転送 の機能を有効にします。詳細は、メールの自動転送 を参照してください。

問:

複数のメール アカウントの受信トレイを一覧表示する方法を教えてください。

答:

統合メールを使用すると、複数のメール アカウントの受信トレイを一つの特定のフォルダに表示できます。詳細は、統合メールの使用 を参照してください。

問:

メール フィルタのルールに使用する条件について教えてください。

答:

次の方法で、条件を作成できます。

  • メールの要素 (例: 「件名」) を選択

  • 判定基準 (例: 「次の文字列と完全に一致」) を選択

  • 引数 (例: 「protocol」) を入力

上記の場合、メールの件名が引数の文字 (「protocol」) に完全に一致するかどうかが検証されます。判定基準や文字列を変更して、条件を調整できます。各判定基準の違いは、次の例で説明します。ここでは、メールの絞り込みとして件名を使用します。

  • 判定基準: 「次の文字列を含む」 引数の文字が件名に含まれる場合、条件を満たします。例: 引数に「protocol」を設定します。

    • 件名が「protocol」の場合、条件を満たします。

    • 件名が「meeting protocol」の場合も、条件を満たします。

  • 判定基準: 「次の文字列と完全に一致」件名が引数の文字列に完全に一致する場合、条件を満たします。例: 引数に「protocol」を設定します。

    • 件名が「protocol」の場合、条件を満たします。

    • 件名が「meeting protocol」の場合、条件を満たしません。

  • 判定基準: 「次の文字列と一致」 件名が引数の文字に完全に一致する場合、条件を満たします。この文字列には、ワイルドカードを含めることができます。例: 引数に「protocol*」を設定します。「*」の文字は、任意の文字を示すワイルドカードです。

    • 件名が「protocol update」の場合、条件を満たします。

    • 件名が「meeting protocol」の場合、条件を満たしません。

  • 判定基準: 「次の文字列と一致 (正規表現)」 正規表現の形で引数に入力した文字が件名に含まれる場合、条件を満たします。正規表現を使用すれば、複雑な絞込みも可能になります。詳細は、インターネットの関連サイトを参照してください。正規表現の非常に簡単な例を次に示します。 例: 引数に「organi(z|s)ation」を設定します。「(z|s)」の表現は、「z」または「s」のいずれかの文字を表します。

    • 件名が「organization」の場合、条件を満たします。

    • 件名が「organisation」の場合も条件を満たします。

    • 件名が「Organic」の場合、条件は満たしません。

問:

ソーシャル ネットワークの連絡先を使用する方法を教えてください。

答:

連絡先の登録機能を使用すると、Facebook、LinkedIn、Xing などのソーシャル ネットワークに登録した連絡先を利用できます。詳細は、データの登録 を参照してください。

14.3. 仕事、予定表、アポイントに関する質問

問: 仕事とアポイントはどのように使い分ければよいのですか?
問: メールから仕事を作成する方法を教えてください。
問: 代理として、他のユーザのアポイントを作成する方法を教えてください。
問: 予定あり、欠席、空き時間など、予定の空き状況に関する機能はどのように使用するのですか?
問: 予定表または仕事の繰り返しの設定方法を教えてください。
問: アポイントの作成時に空き時間を検索する方法を教えてください。

問:

仕事とアポイントはどのように使い分ければよいのですか?

答:

アポイントを使用するのがよいのか、仕事を使用するのがよいのかは、次の基準をもとに判断します。

  • アポイントは、特定の時間に行われるものです。特定の時間に任意のアクションを実行する必要がある場合は、アポイントを選択します。

  • 仕事では期限や優先順位を設定できるため、任意のアクションを実行する時間を柔軟に変更できる必要があり、かつ期限のみを守ればよい場合は、仕事を選択します。

問:

メールから仕事を作成する方法を教えてください。

答:

メール アプリケーションの表示エリアにある アラーム の機能を使用します。詳細は、メール アラームの設定 を参照してください。

問:

代理として、他のユーザのアポイントを作成する方法を教えてください。

答:

書き込み権限で予定表フォルダを共有するよう、相手先に依頼します。共有された予定表フォルダにアポイントを入力します。相手先がそのアポイントの開催者として画面に表示されます。

問:

予定あり、欠席、空き時間など、予定の空き状況に関する機能はどのように使用するのですか?

答:

アポイントの作成時に競合を回避するには、空き時間 を選択します。それ以外の項目を選択すると、アポイントが重複して、競合が発生した旨のメッセージが表示されます。

問:

予定表または仕事の繰り返しの設定方法を教えてください。

答:

例 1:2013 年 1 月 7 日から 1 日おきに行われ、実施回数が 5 回のアポイントまたは仕事を設定するには、次のようにします。

  • 開始日を 2013 年 1 月 7 日に設定

  • [日] を選択

  • 繰り返しを 2 日ごとに設定

  • 5 回で終了に設定

答:

例 2: 2013 年 1 月 8 日から毎週火曜日と金曜日に行われるアポイントまたは仕事を設定するには、次のようにします。

  • 開始日を 2013 年 1 月 8 日に設定

  • [週] を選択

  • 繰り返しを毎週火曜日と金曜日に設定

  • 期限なしに設定

答:

例 3: 2013 年 1 月 9 日から第 2 水曜日ごとに行われ、最終日が 2013 年 3 月 27 日であるアポイントまたは仕事を設定するには、次のようにします。

  • 開始日を 2013 年 1 月 9 日に設定

  • [週] を選択

  • 繰り返しを 2 週間ごとの水曜日に設定

  • 2013 年 3 月 27 日に終了に設定

答:

例 4: 2013 年 2 月 4 日から毎月の第 1 月曜日に行われ、実施回数が 12 回のアポイントまたは仕事を設定するには、次のようにします。

  • 開始日を 2013 年 2 月 4 日に設定

  • [月] を選択

  • 繰り返しを毎月の第 1 月曜日に設定

  • 12 回で終了に設定

答:

例 5: 2013 年 11 月 29 日から毎年 11 月の最後の金曜日に行われるアポイントまたは仕事を設定するには、以下のようにします。

  • 開始日を 2013 年 11 月 29 日に設定

  • [年] を選択

  • 繰り返しを毎年 11 月の最後の金曜日に設定

  • 期限なしに設定

問:

アポイントの作成時に空き時間を検索する方法を教えてください。

答:

アポイントの作成時に、空き時間を検索 をクリックするか、ツールバーで スケジューリング アイコン をクリックします。詳細は、複数の出席者とのアポイントのスケジューリング を参照してください。

14.4. データの整理とチームでの作業に関する質問

問: 外部のパートナーが特定の連絡先を利用できるようにする方法を教えてください。
問: 特定のドキュメントを外部のパートナーと共有する方法を教えてください。
問: 他のユーザとフォルダを共有したいのですが、どの権限を設定すればよいのでしょうか?

問:

外部のパートナーが特定の連絡先を利用できるようにする方法を教えてください。

答:

グループウェアのアドレス帳にある連絡先や、LinkedIn などの現在利用中のソーシャル ネットワークの連絡先にアクセスできるよう、外部のパートナーに権限を付与できます。これを行うには、次の手順に従います。

  1. ソーシャル ネットワークの連絡先をアドレス帳に追加します。

  2. 新規の連絡先フォルダを作成します。共有するすべての連絡先をアドレス帳から新規の連絡先フォルダにコピーします。

  3. この連絡先フォルダを公開します。詳細は、データの公開 を参照してください。

問:

特定のドキュメントを外部のパートナーと共有する方法を教えてください。

答:

ドキュメント フォルダの内容を外部のパートナーと共有できます。これを行うには、次の手順に従います。

  1. ドライブ アプリケーションで、別に準備したフォルダに対象のドキュメントを集約します。

  2. このフォルダを公開します。詳細は、データの公開 を参照してください。

問:

他のユーザとフォルダを共有したいのですが、どの権限を設定すればよいのでしょうか?

答:

例 1: ユーザにフォルダ内のオブジェクトの表示、新規オブジェクトの作成と編集を許可し、新規オブジェクトの作成は許可しない場合、次のように設定します。

  • フォルダ権限: フォルダを表示

  • オブジェクト権限: すべてのオブジェクトを表示、編集権限なし、削除権限なし

  • 管理者権限の付与: いいえ

答:

例 2: ユーザにフォルダ内のオブジェクトの表示、新規オブジェクトの作成と編集を許可し、既存のオブジェクトの変更と削除は許可しない場合、次のように設定します。

  • フォルダ権限: フォルダを表示

  • オブジェクト権限: すべてのオブジェクトを表示、編集権限なし、削除権限なし

  • 管理者権限の付与: いいえ

答:

例 3: ユーザに新規オブジェクトの作成と編集を許可し、フォルダ内のオブジェクトの表示は許可しない場合、次のように設定します。

  • フォルダ権限: オブジェクトを作成

  • オブジェクト権限: 自分のオブジェクトを表示、自分のオブジェクトを編集、自分のオブジェクトを削除

  • 管理者権限の付与: いいえ

答:

例 4: ユーザにすべてのオブジェクトの表示と編集を許可し、サブフォルダや自分のオブジェクトの作成と編集も許可する場合、次のように設定します。

  • フォルダ権限: オブジェクトとサブフォルダを作成

  • オブジェクト権限: すべてのオブジェクトを表示、すべてのオブジェクトを編集、すべてのオブジェクトを削除

  • 管理者権限の付与: いいえ

答:

例 5: ユーザにすべての権限を付与し、他のユーザにも権限を付与できるようにする場合、次のように設定します。

  • フォルダ権限: オブジェクトとサブフォルダを作成

  • オブジェクト権限: すべてのオブジェクトを表示、すべてのオブジェクトを編集、すべてのオブジェクトを削除

  • 管理者権限の付与: はい