2.1. グループウェアで提供されるアプリケーション

グループウェアを構成するアプリケーションについて説明します。はじめに、それらのアプリケーションを使用してできることについて説明します。

ポータル このアプリケーションでは、新規のアポイントやメールだけでなく、Twitter、Facebook、オンライン ニュースなどのメッセージング プラットフォームから取得したメッセージをまとめて表示できます。他に次のことができます

  • 最新のアポイントや新規メールの概要の表示アポイントやメールをクリックして、予定表 or メール アプリケーションを起動

  • お気に入りのメッセージング ソースから配信される最新のメッセージの表示

  • ソーシャル ネットワークのニュースのフォロー

  • マウス クリックによる メール, アドレス帳 or 予定表 アプリケーションの起動

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メール このアプリケーションでは、メールを送受信したり、整理できます。他に次のことができます。

  • 内部メール アカウントや他のプロバイダでセットアップした外部メール アカウントの使用

  • 複数の検索条件によるメール検索やメール スレッドのフォロー

  • メール フォルダを利用したメールの整理、選択したメール フォルダを共有してチームと共同作業

  • メール アドレスからの新規連絡先の作成や、添付の iCal ファイルからの新規アポイントの作成など、他のアプリケーションとの連携

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アドレス帳 このアプリケーションでは、プライベート用の連絡先とビジネス用の連絡先を整理、管理できます。他に次のことができます。

  • グローバル アドレス帳を利用した内部出席者との連絡のやり取り、作成済みの個人用アドレス帳への連絡先の保存

  • 連絡先フォルダを利用した連絡先の整理、特定の連絡先フォルダを共有してチームと共同作業

  • ソーシャル ネットワークの連絡先を使用したり、グループウェアを連絡先の集約先として利用

  • vCard フォーマットでの連絡先データの送信、公開や登録の機能を使用して連絡先フォルダを共有し外部のパートナーと共同作業

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予定表 このアプリケーションでは、プライベート用のアポイントとビジネス用のアポイントの概要を表示できます。他に次のことができます。

  • 単一のアポイントや定期的なアポイントを設定して会議や各種活動をスケジューリング

  • 連絡先フォルダを使用したアポイントの整理、特定の予定表にアクセスできるチーム メンバの指定

  • チーム ビュー機能を使用して出席者の空き時間を検索したり部屋や機材などの設備の空き状況を確認

  • 外部出席者とのアポイントの作成時に iCal 機能を使用した出席依頼の自動管理

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仕事 このアプリケーションでは、自身の活動をスケジューリング、整理できます。他に次のことができます。

  • 期限を設定して仕事を整理、アラームを使用して期限になった仕事を通知

  • 他のユーザへの仕事の割り振りを通じたチーム管理

  • 仕事フォルダを使用した仕事の整理、特定の仕事にアクセスできるチーム メンバの指定

  • 定期的な仕事の機能を使用して、定期的に発生する仕事を設定

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ドキュメント この機能では、一般的な Office ファイル形式の書式付きのドキュメントを作成、編集、印刷できます。他に次のことができます。

  • テキスト形式のドキュメントで情報をやりとりしたり、ドキュメントに表や画像を使用

  • Microsoft Excel 形式のスプレッドシートを使用して、グラフ、スプレッドシート、数式を編集

  • 他のアプリケーションを通じて、ドキュメントを整理したり、メールでドキュメントを送信したり、他のユーザや外部のパートナーとドキュメントを共有

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エディタ この機能では、単純なテキスト ファイルの作成と編集ができます。他に次のことができます。

  • メモをすばやく手軽に作成

  • 他のアプリケーションで、テキスト ファイルを整理したり、メールで送信したり、他のユーザや外部のパートナーと共有

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Drive このアプリケーションでは、ファイル ストアを使用して、情報の一元管理や他のユーザと共有ができます。他に次のことができます。

  • ファイル、ノート、インターネット リンクの保存、特定のドキュメント フォルダへの読み取りアクセスや書き込みアクセスを行う権限をチームに付与

  • 個別のファイルを添付ファイルやリンクとして送信

  • ドキュメント フォルダを共有することで外部のパートナーに情報を提供

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フォルダと権限 フォルダとアクセス権限の設定は、他のユーザと情報をやりとりする上で重要な役割を果たします。グループウェアの各オブジェクトは個別のフォルダに保存されるため、次のようなフォルダや権限の管理をフォルダ ツリー上で容易にできます。

  • 個人用フォルダを使用して、メール、連絡先、アポイント、仕事、インフォストア アイテムを分類

  • 読み取りアクセス権限や書き込みアクセス権限で特定のフォルダを共有し、チームをサポート

  • パブリック フォルダや共有フォルダでオブジェクトを共有し、他のユーザの情報を自身の仕事に利用

  • グループウェアのソーシャル機能では、外部のパートナーから情報を収集したり、外部のパートナーと情報を共有するためのフォルダが使用可能

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