4.7. Kontakte verwalten

Diese Anleitungen gelten auch für Verteilerlisten. Auf Ausnahmen wird hingewiesen.

4.7.1. Kontakte suchen

Mit Hilfe eines Suchbegriffs können Sie Kontakte im aktuellen Kontaktordner finden. Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette, nach der gesucht wird. Der Suchbegriff kann an einer geeigneten Stelle das Zeichen "*" als Platzhalter für beliebige Zeichen verwenden. Das Suchkriterium legt fest, in welchen Kontaktdaten nach dem Suchbegriff gesucht wird.

Folgende Kontaktdaten können Sie als Suchkriterium verwenden:

  • Vorname, Nachname, angezeigter Name

  • E-Mail, E-Mail (privat), E-Mail (weitere)

  • Firma, Abteilung

  • Ort, Straße

  • Kategorien

Beispiel: Ihr Kontaktordner enthält diese Kontakte:

  • Laurie Jacoby, Aaron Jameson, George Merryweather, Harry Mosley

Als Suchkriterium verwenden Sie "Nachname". Die Suchbegriffe finden folgende Kontakte:

  • "j" findet "Laurie Jacoby" und "Aaron Jameson"

  • "jam" findet "Aaron Jameson"

  • "*y" oder *y* finden "Laurie Jacoby", "George Merryweather", "Harry Mosley"

  • "*yw" findet "George Merryweather"

  • "y*" oder "y" finden nichts

So suchen Sie nach einem Kontakt:
  1. Wählen Sie im Ordnerbaum den Kontaktordner, den Sie durchsuchen wollen.

  2. Wählen Sie die Ansicht Adresskarten oder Telefonliste.

  3. Um ein Suchkriterium oder mehrere Suchkriterien zu wählen, klicken Sie im Eingabefeld Suchen links auf das Symbol .

  4. Geben Sie in das Eingabefeld den Suchbegriff ein.

  5. Klicken Sie auf das Symbol Suchen .

  6. Um den Suchbegriff zu löschen, klicken Sie auf das Symbol Zurücksetzen .

Ergebnis: Das Übersichtsfenster zeigt nur die Kontakte, die zum Suchbegriff passen.

So zeigen Sie alle Kontakte des aktuellen Kontaktordners an:
  • Klicken Sie in der Schnellfilterleiste auf Alle.

4.7.2. Kontakte bearbeiten

Sie können alle Daten, die Sie beim Anlegen des Kontakts eingetragen haben, nachträglich bearbeiten.

Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen Kontaktordner einen Kontakt bearbeiten möchten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Objekte dieser Kontaktordner.

So bearbeiten Sie einen Kontakt:
  1. Zeigen Sie einen Kontakt in der Ansicht Detail an oder wählen Sie einen Kontakt in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Bearbeiten. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Bearbeiten. Das Fenster Kontakt öffnet sich.

  3. Bearbeiten Sie die Daten des Kontakts. Eine Beschreibung der Daten finden Sie in 4.5: Kontakte anlegen. Eine Beschreibung der Daten einer Verteilerliste finden Sie in 4.6: Verteilerlisten anlegen.

  4. Klicken Sie im Panel auf Speichern. Das Fenster wird geschlossen.

Ergebnis: Der Kontakt wird geändert.

Wenn Sie die Änderungen nicht übernehmen wollen, klicken Sie im Panel auf Abbrechen.

Tipp: In den Ansichten Adresskarten oder Telefonliste können Sie Kontakte auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder durch einen Doppelklick auf einen Kontakt bearbeiten.

4.7.3. Kontakte drucken

Um Kontakte zu drucken, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Drucken einer Kontaktliste

  • Drucken der Daten eines Kontakts

So drucken Sie eine Kontaktliste:
  1. Wählen Sie im Panel die Ansicht Telefonliste.

  2. Wählen Sie die Kontakte, die Sie drucken möchten.

  3. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Drucken. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Drucken. Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.

  4. Falls erforderlich, ändern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.

  5. Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken.

Ergebnis: Die Kontaktliste wird gedruckt.

So drucken Sie die Daten eines Kontakts:
  1. Zeigen Sie einen Kontakt in der Detailansicht an.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Drucken. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Drucken. Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.

  3. Falls erforderlich, ändern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.

  4. Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken.

Ergebnis: Die Daten des Kontakts werden gedruckt.

4.7.4. Kontakte kopieren

Sie können Kontakte in den gleichen Ordner oder in einen anderen Ordner kopieren.

Hinweis: Wenn Sie Kontakte aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner kopieren, benötigen Sie für den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten

So kopieren Sie Kontakte:
  1. Wählen Sie in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten einen Kontakt oder mehrere Kontakte.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Kopieren. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Kopieren. Das Fenster Ordner wählen öffnet sich.

  3. Klicken Sie im Fenster Ordner wählen auf einen Kontaktordner. Sie können nur Ordner anklicken, in die Sie Kontakte kopieren können.

Ergebnis: Die Kontakte werden kopiert.

Tipp: Sie können einen Kontakt auch mit Hilfe des Kontextmenüs kopieren.

4.7.5. Kontakte duplizieren

Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie aus einem Kontakt einen anderen Kontakt ableiten wollen, der viele übereinstimmende Daten hat.

So duplizieren Sie einen Kontakt:
  1. Wählen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste einen Kontakt.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Als Vorlage verwenden. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Als Vorlage verwenden. Das Fenster Kontakt öffnet sich.

  3. Bearbeiten Sie die Daten des Kontakts. Eine Beschreibung der Daten finden Sie in 4.5: Kontakte anlegen. Eine Beschreibung der Daten einer Verteilerliste finden Sie in 4.6: Verteilerlisten anlegen.

  4. Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern. Das Fenster wird geschlossen.

Ergebnis: Der Kontakte wird dupliziert.

Tipp: Sie können einen Kontakt auch mit Hilfe des Kontextmenüs duplizieren.

4.7.6. Kontakte verschieben

Sie haben folgende Möglichkeiten, um Kontakte zu verschieben:

  • Mit Hilfe der Panel-Funktion

  • Mit Hilfe von Drag & Drop

Hinweis: Wenn Sie Kontakte aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner verschieben, benötigen Sie folgende Rechte:

  • Für den Ausgangsordner Löschrechte für die Objekte dieses Ordners

  • Für den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten

So verschieben Sie Kontakte mit Hilfe der Panel-Funktion:
  1. Wählen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste einen Kontakt oder mehrere Kontakte.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Verschieben. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Verschieben. Das Fenster Ordner wählen öffnet sich.

  3. Klicken Sie im Fenster Ordner wählen auf einen Kontaktordner. Sie können nur Ordner anklicken, in die Sie Kontakte verschieben können.

Ergebnis: Die Kontakte werden verschoben.

So verschieben Sie Kontakte mit Hilfe von Drag & Drop:
  1. Wählen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste einen Kontakt oder mehrere Kontakte.

  2. Ziehen Sie einen gewählten Kontakt auf einen Kontaktordner. Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise:

    • Wenn Sie auf ein gültiges Ziel ziehen, wird ein grünes Häkchen angezeigt.

    • Wenn Sie auf ein ungültiges Ziel ziehen, wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt.

  3. Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los.

Ergebnis: Die Kontakte werden verschoben.

Tipp: Sie können einen Kontakt auch mit Hilfe des Kontextmenüs verschieben.

4.7.7. Kontakte mit Kategorien kennzeichnen

Sie können vorhandenen Kontakten

  • Kategorien zuordnen,

  • zugeordnete Kategorien entfernen.

Informationen zum Definieren von Kategorien finden Sie in 8.2.3: Kategorien verwalten.

So bearbeiten Sie die Kategorien eines Kontakts:
  1. Zeigen Sie einen Kontakt in der Ansicht Detail an oder wählen Sie einen Kontakt in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Bearbeiten. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Bearbeiten. Das Fenster Kontakt öffnet sich.

  3. Bearbeiten Sie die Kategorien des Kontakts. Eine Beschreibung der Methoden finden Sie in 4.5.1: Kategorien zuordnen.

4.7.8. Kontakte mit Flags kennzeichnen

Flags sind farbige Markierungen, mit denen Sie Kontakte unterschiedlich kennzeichnen können. Sie können frei darüber entscheiden, was die Farben für Sie bedeuten. Die Flags werden an den folgenden Stellen angezeigt:

  • In der Adresskartenansicht rechts neben den Kontaktnamen

  • In der Telefonlistenansicht in der letzten Spalte

  • In der Detailansicht rechts neben den Registern

So kennzeichnen Sie Kontakte mit Flags:
  1. Zeigen Sie einen Kontakt in der Detailansicht an oder wählen Sie einen Kontakt in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Flags auf ein beliebiges Flag. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Flags und anschließend auf einen Eintrag.

Ergebnis: Die gewählten Kontakte werden mit Flags gekennzeichnet.

So löschen Sie Flags:
  1. Zeigen Sie in der Detailansicht einen Kontakt an, der mit einem Flag gekennzeichnet ist, oder wählen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste Kontakte, die mit Flags gekennzeichnet sind.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Flags auf Flag entfernen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Flags > Flag entfernen .

Ergebnis: Die Flags werden gelöscht.

4.7.9. Kontakte als vCard-Anlage senden

Sie können einen oder mehrere Kontakte eines Kontaktordners als vCard-Anlagen einer E-Mail senden.

So senden Sie Kontakte als vCard-Anlagen:
  1. Wählen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste einen Kontakt oder mehrere Kontakte.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Als vCard versenden. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Als vCard versenden. Das Fenster E-Mail öffnet sich. Für jeden gewählten Kontakt ist eine vCard angehängt.

  3. Vervollständigen Sie und senden Sie die E-Mail.

Ergebnis: Die E-Mail wird mit den vCard-Anlagen gesendet.

Tipp: Sie können Kontakte auch mit Hilfe des Kontextmenüs als vCard-Anlagen senden.

4.7.10. Kontakte exportieren

Sie können die Kontakte eines persönlichen oder öffentlichen Kontaktordners exportieren. Als Dateiformate stehen CSV und vCard zur Verfügung.

Eine weitere Möglichkeit zum Exportieren des persönlichen Kontaktordners finden Sie in 8.4.1: Kontakte mit Hilfe von WebDAV exportieren.

So exportieren Sie die Kontakte eines Ordners:
  1. Wählen Sie im Kontextmenü eines persönlichen oder öffentlichen Kontaktordners im Untermenü Erweitert den Eintrag Exportieren.

  2. Wählen Sie im Untermenü CSV oder vCard.

  3. Je nach verwendetem Browser werden Sie möglicherweise gefragt, ob Sie die Datei öffnen oder speichern wollen. Wählen Sie Speichern.

  4. Wählen Sie einen Speicherort. Geben Sie einen Dateinamen an.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Die Inhalte des Kontaktordners werden in eine Datei vom Typ CSV oder vCard exportiert. Sie können diese Daten mit anderen Anwendungen weiterverarbeiten.

4.7.11. Kontakte löschen

Achtung: Gelöschte Kontakte können nicht wieder hergestellt werden. Bevor Sie einen Kontakt löschen, stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt nicht mehr benötigen.

Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen Kontaktordner einen Kontakt löschen möchten, benötigen Sie Löschrechte für die Objekte dieser Kontaktordner.

So löschen Sie einen Kontakt oder mehrere Kontakte:
  1. Zeigen Sie einen Kontakt in der Ansicht Detail an oder wählen Sie einen Kontakt oder mehrere Kontakte in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Löschen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Löschen. Das Fenster Kontakt löschen öffnet sich.

  3. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Kontakte löschen wollen, klicken Sie auf Ja.

Ergebnis: Die Kontakte werden endgültig gelöscht.

Tipp: In den Ansichten Adresskarten oder Telefonliste können Sie Kontakte auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder mit Hilfe der Taste <entf> löschen.