5.4.5. Afficher la vue par équipe

Dans la vue par Équipe, on peut voir les rendez-vous des utilisateurs et des groupes, ainsi que les ressources réservées pour une date donnée.

Comment afficher la vue par Équipe :
  1. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Équipe. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Équipe du tableau de bord.

  2. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, choisissez un intervalle de temps. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps du tableau de bord, puis sur un élément.

  3. Ajoutez des membres d'équipe ou choisissez une équipe. Vous trouverez des instructions à ce sujet ci-dessous.

Résultat : la Vue d'équipe est affichée.

De haut en bas, la Vue d'équipe présente les informations suivantes :

  • La barre de date affiche l'intervalle de temps choisi. Avec le bouton Réglages rapides, vous pouvez activer la barre de réglages au-dessous de la barre de date.

  • À l'aide des contrôles sous la barre de réglages, vous pouvez agir sur l'affichage de l'intervalle de temps.

    • Mode spécifie comment les rendez-vous détaillés sont affichés.

    • Grille précise la sous-division de la grille temporelle et l'affichage des heures en dehors des heures de travail.

    • Zoom change l'affichage de l'intervalle de temps en zoomant et en faisant défiler.

    • Afficher précise quels rendez-vous sont affichés selon la disponibilité des rendez-vous.

  • Sous la barre de date ou la barre de réglages, la barre d'heure affiche une subdivision en jours ou en heures, selon l'intervalle de temps choisi.

  • Sous la barre d'heure, la grille de temps affiche les rendez-vous des membres de l'équipe. La grille de temps couvre l'intervalle de temps prédéfini dans le tableau de bord.

Comment changer la vue de la grille de temps en zoomant et en la faisant défiler :
  1. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, choisissez un intervalle de temps. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps, puis sur un élément. Conseil : Si l'intervalle de temps choisi doit être affiché en entier cochez la case Auto située sous la barre de réglages.

  2. Pour modifier l'intervalle de temps affiché, utilisez une des solutions suivantes :

    • Cliquez sur la flèche de navigation dans la barre de date ou .

    • Cliquez sur une date dans le miniagenda.

    Pour afficher le jour courant, cliquez sur le bouton Aujourd'hui dans de la barre de date.

  3. Si l'intervalle de temps à afficher ne peut pas être affiché en totalité, vous pouvez le faire défiler ainsi :

    • Faites glisser la barre de temps (sous la date) vers la gauche ou la droite.

    • Utilisez la barre de défilement sous la grille de temps.

    • Utilisez la molette de la souris.

  4. Pour agrandir ou rétrécir l'intervalle de temps, utilisez une des solutions suivantes :

    • Choisissez un niveau de zoom entre 10 et 1000 % dans le menu déroulant dans la barre de réglages.

    • Déplacez le curseur de zoom dans la barre de réglages vers la droite ou vers la gauche.

    • Faites défiler la molette de la souris tout en maintenant la touche <Maj> enfoncée.

Comment modifier la division de la grille de temps :
  • Pour choisir une division en heures, décochez la case Grille fine dans la barre de réglages.

  • Pour pouvoir choisir une division par cinq minutes, cochez la case Grille fine. Remarque : Avec des niveaux de zoom faibles, une division par heure est affichée même si la case est cochée.

Comment cacher les heures en dehors des heures de travail :
  • Cocher la case Cacher les heures non ouvrées dans la vue d'équipe, dans la barre de réglages.

  • Résultat : Les heures postérieures de plus d'une heure après la fin des heures de travail, et antérieures de plus d'une heure avant le début des heures de travail sont cachées.

  • Remarque : Le même paramétrage, ainsi que les réglages concernant les heures ouvrées, se trouvent dans les paramètres de l'agenda. Voir : Cacher les heures non ouvrées dans la vue d'équipe.

Comment choisir le rendez-vous dans la grille de temps :
  • Sous la barre de réglages, choisissez l'un des paramètres : Détails, Barres ou Réduit.

    • Pour afficher les détails du rendez-vous, comme la description et l'heure, choisissez Détails. Les rendez-vous ne pouvant être modifiés sont grisés. Vous trouverez plus d'informations sur l'affichage des rendez-vous dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?

    • Pour afficher les rendez-vous à l'aide de barres colorées, choisissez Barres.

    • Pour afficher autant de lignes que possibles, choisissez Réduit.

    Les rendez-vous auxquels sont attribuées des catégories sont affichés dans la couleur de la catégorie attribuée initialement.

Comment définir quels rendez-vous sont affichés suivant la disponibilité du rendez-vous :
  • Cochez ou décochez les cases Disponible, Tentative, Absent ou Réservé dans la barre de réglages.

Remarque : Pour s'assurer que les rendez-vous individuels sont toujours visibles, les rendez-vous qui se chevauchent sont affichés de telle manière que les rendez-vous individuels réservés sont affichés en premier et les disponibilités pour la journée entière sont affichés en dernier. Les rendez-vous sont ainsi affichés dans l'ordre suivant du premier au dernier :

  • Rendez-vous individuels, réservés, -absent pour raisons professionnelles, -temporaire, -disponible

  • Rendez-vous faisant partie d'une série, réservés, -absents pour raisons professionnelles, -temporaire, -disponible

  • Rendez-vous pour la journée entière, réservés, -absents pour raisons professionnelles, -temporaire, -disponible

Comment ajouter des utilisateurs, groupes ou ressources en tant que membres d'une équipe :
  1. Cliquez sur Ajouter dans l'onglet Édition du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Équipes > Ajouter du tableau de bord. La fenêtre Choisir les participants s'ouvre.

  2. Pour voir une sélection particulière d'utilisateurs, groupes ou ressources, saisissez une chaîne de caractères dans le champ de saisie situé à côté de Chercher. Cliquez ensuite sur le bouton Chercher.

  3. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, groupes ou ressources dans la liste. Remarque : Les utilisateurs, groupes et ressources sont identifiés par des icônes différentes. La liste des groupes et ressources figure sous les utilisateurs.

  4. Pour ajouter la sélection en tant que participants, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Participants. Pour ajouter la sélection en tant que ressources, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Ressources.

    Remarque : Les restrictions suivantes s'appliquent :

    • Les ressources ne peuvent être ajoutées comme participants.

    • Les groupes ne peuvent être ajoutés comme ressources.

  5. Si nécessaire, vous pouvez corriger la sélection de participants ou de ressources :

    • Sélectionnez des entrées individuelles dans le champ Participants ou Ressources.

    • Cliquez sur le bouton Supprimer à côté de Participants ou Ressources.

  6. Pour accepter la sélection, cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur Annuler.

Résultat : les utilisateurs, groupes et ressources sélectionnés sont ajoutés en tant que membres d'équipe.

Conseil : vous pouvez également ajouter des membres d'équipe ainsi :

  • Cliquez sur l'icône de la dernière ligne de la colonne Membres de l'équipe. La fenêtre Choisir les participants s'ouvre.

  • Dans la dernière ligne de la colonne Membres de l'équipe, saisissez le nom d'un participant dans le champ de saisie.

Conseil : vous pouvez utiliser le glisser-déposer pour changer l'ordre des membres.

Comment sélectionner une équipe existante :
  1. Cliquez sur Choisir une équipe dans l'onglet Édition du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Équipes > Choisir une équipe du tableau de bord.

  2. Cliquez sur une équipe.

Remarque : Avant de sélectionner une équipe, il faut la créer dans le paramétrage de l'agenda. Vous trouverez des détails à ce sujet dans 8.2.6.2: Équipes.

Comment supprimer des membres d'équipe dans la vue Équipe :
  1. Choisissez des membres individuels d'équipe en cliquant sur leur nom tout en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée. Remarque : Sur les machines Apple, utilisez la touche <Cmd>.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Équipes > Supprimer du tableau de bord.

Conseil : vous pouvez également supprimer les différents membres d'équipe ainsi :

  • Survolez un membre d'équipe avec le pointeur de la souris. Un bouton apparaît à droite de ce nom.

  • Cliquez sur le bouton.