5.2. Ce que vous devez savoir

5.2.1. À quoi sert le module Agenda ?

Dans le module Agenda, vous pouvez :

  • afficher des agendas et des rendez-vous,

  • créer des rendez-vous,

  • et gérer des agendas et des rendez-vous, ex. chercher, déplacer et modifier.

5.2.2. Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?

Pour comprendre l'affichage des rendez-vous et pour créer des rendez-vous de manière appropriée, il faut connaître les éléments suivants :

  • Quels sont les types de rendez-vous ?

  • À quoi sert la disponibilité ?

5.2.2.1. Quels sont les types de rendez-vous ?

Le type de rendez-vous définit les participants au rendez-vous et s'il s'agit ou non d'un rendez-vous répétitif.

Les types de rendez-vous suivants sont disponibles :

Type de rendez-vous

Caractéristiques

Rendez-vous standard

Un rendez-vous sans caractéristiques spéciales.

Rendez-vous privé

Un rendez-vous qui ne peut être vu que par son créateur. Exemple : l'anniversaire d'une connaissance ou d'un parent.

Série de rendez-vous

Un rendez-vous répété au moins une fois. Exemple : la réunion d'équipe qui a lieu le lundi, toutes les deux semaines.

Rendez-vous de groupe

Un rendez-vous comportant plusieurs participants. Exemple : une réunion d'équipe.

Rendez-vous public

Un rendez-vous enregistré dans un dossier d'agenda public. Exemple : une réunion d'équipe.

Rendez-vous partagé

Un rendez-vous enregistré dans un dossier d'agenda partagé. Chaque utilisateur peut partager avec d'autres utilisateurs ses dossiers d'agenda. Exemple : une réunion créée par le chef d'équipe dans son propre agenda. L'agenda est partagé avec les membres de l'équipe.

Lorsqu'on crée un rendez-vous, il est possible de définir le type de rendez-vous en affectant un de ces attributs au rendez-vous ou en enregistrant le rendez-vous dans un dossier spécifique. Lorsqu'on affiche un agenda, des icônes indiquent le type de rendez-vous.

On peut combiner différents types de rendez-vous, par exemple, créer un rendez-vous se répétant plusieurs fois (rendez-vous répétitif) et comportant plusieurs participants (rendez-vous de groupe).

5.2.2.2. À quoi sert la disponibilité ?

La disponibilité définit si le participant au rendez-vous est disponible pour d'autres tâches pendant la durée du rendez-vous. Dans les vues en agenda des rendez-vous, la disponibilité est indiquée par une barre d'une couleur particulière.

Disponibilité

Caractéristiques

Couleur

Réservé

Le rendez-vous est pris (le créneau horaire est réservé). Si ce rendez-vous chevauche un autre rendez-vous réservé, un message de conflit est affiché. Exemple : une réunion à laquelle vous participez.

Bleu

Temporaire

Le rendez-vous est réservé, même s'il n'y a pas encore d'accord sur l'horaire. Exemple : une réunion à une date pouvant changer.

Jaune

Absent pour raisons professionnelles

Le rendez-vous est réservé. Le participant est absent pour raisons professionnelles pendant toute la durée du rendez-vous. Exemple : vous êtes en voyage d'affaires.

Rouge

Libre

Le participant est disponible pour d'autres rendez-vous pendant la durée du rendez-vous. Exemple : l'anniversaire d'un collègue.

Vert

Vous pouvez définir votre disponibilité lorsque vous créez un rendez-vous.

5.2.3. À quoi servent les dossiers d'agendas ?

Les dossiers d'agendas vous permettent de structurer vos agendas et rendez-vous. Un rendez-vous est toujours créé dans un dossier d'agenda particulier. Chaque dossier d'agenda, dans l'arborescence de dossiers, représente un agenda particulier. Sélectionnez un agenda en cliquant sur un dossier d'agenda dans l'arborescence.

Un dossier d'agenda dans l'arborescence peut être identifié par l'icône .

Les types suivants de dossiers d'agendas sont disponibles :

  • Dossiers d'agendas personnels. Ces dossiers d'agendas sont situés dans l'arborescence en dessous de votre dossier racine. Le dossier d'agenda personnel par défaut s'appelle Agenda. Vous pouvez créer des dossiers d'agendas personnels supplémentaires.

  • Dossiers d'agendas publics. Ces dossiers d'agendas sont situés dans l'arborescence au-dessous du dossier Dossiers publics. Chaque utilisateur peut créer des dossiers publics et les partager avec d'autres utilisateurs.

  • Dossiers d'agendas partagés. Ces dossiers d'agendas sont situés dans l'arborescence au-dessous du dossier Dossiers partagés. Un utilisateur peut partager des dossiers d'agendas personnels avec d'autres utilisateurs.

Des informations sur la gestion des dossiers se trouvent dans 8.5: Gestion des dossiers. Vous trouverez des informations sur le partage de dossiers dans 8.6: Gestion des droits.