Questo capitolo fornisce una panoramica delle funzioni del groupware. Esso fornisce una descrizione iniziale delle attività che possono essere eseguite utilizzando i moduli e dell'interazione tra i singoli moduli.
Nota: se alcune delle funzionalità descritte in questo manuale non sono presenti nella vostra versione del groupware, contattare il proprio amministratore. Poiché questo è un groupware modulare è sempre possibile aggiungere moduli o funzionalità con l'acquisto di un aggiornamento.
La pagina iniziale può essere utilizzata come un primo passo verso le altre funzioni del groupware. Sulla pagina iniziale è possibile visualizzare oggetti come nuovi messaggi di posta, appuntamenti correnti, attività ed elementi del deposito informazioni, così come creare nuovi oggetti o aprire un altro modulo.
Il modulo Posta elettronica è utilizzato per inviare e ricevere messaggi di posta. Altre funzioni includono la ricerca, la stampa, la copia o la creazione di modelli di messaggi di posta.
Gli allegati di posta elettronica possono essere salvati su disco locale o nel deposito informazioni. Quando si invia un messaggio, è possibile accedere ai dati nel modulo Contatti senza dover lasciare il modulo Posta elettronica. Se si riceve un invito ad un appuntamento tramite posta elettronica, è possibile passare direttamente alla voce dell'appuntamento nel modulo Calendario dall'interno del messaggio.
Il modulo Contatti è utilizzato per gestire i propri contatti privati e di lavoro. È possibile visualizzare, creare e modificare i contatti. I dati del contatto sono disponibili nella rubrica globale per tutti gli utenti del groupware.
È possibile utilizzare i dati del contatto per l'invio di messaggi di posta, per invitare partecipanti agli appuntamenti all'interno del modulo Calendario, o per delegare attività ad altri utenti dall'interno del modulo Attività.
Nel modulo Calendario è possibile gestire gli appuntamenti privati e di lavoro. È possibile visualizzare, creare e modificare gli appuntamenti. È possibile creare un appuntamento in serie per gli appuntamenti che si ripetono frequentemente. Per informazioni dettagliate è possibile allegare documenti ad un appuntamento. Se un altro partecipante vi invita ad un appuntamento, si può accettare o rifiutare l'invito.
Se si invitano altri partecipanti ad un appuntamento, è possibile utilizzare i dati dal modulo Contatti. È possibile verificare se gli altri partecipanti sono liberi per l'appuntamento programmato e se sono disponibili risorse quali sale o dispositivi. Gli altri partecipanti sono automaticamente informati delle modifiche all'appuntamento.
Nel modulo Attività è possibile gestire le attività private e di lavoro. È possibile visualizzare, creare e modificare le attività. Per informazioni dettagliate, è possibile allegare documenti all'attività. È possibile gestire l'attività impostando la data di inizio e di scadenza ed inserendo lo stato attuale di modifica.
È possibile delegare attività agli altri partecipanti. Se vi è un documento contenente i risultati dell'attività, è possibile salvare il documento nel deposito informazioni.
Nel modulo Deposito informazioni è possibile gestire le informazioni in forma di documenti, commenti, o collegamenti ad indirizzi Internet. È possibile visualizzare, creare e modificare gli elementi del deposito informazioni. In questo modo il deposito informazioni funge anche da ubicazione per copie di sicurezza dei vostri documenti.
Il deposito informazioni serve anche come archivio centrale di informazioni per la vostra azienda. Ciò richiede la creazione di cartelle del deposito informazioni che si condividono con gli altri utenti o con altre squadre mediante permessi di lettura e scrittura. È possibile inviare documenti del deposito informazioni ad altri utenti, come un collegamento o un allegato a un messaggio di posta. È inoltre possibile fornire conoscenza agli altri e trarre beneficio dalla loro conoscenza al tempo stesso.
Qui è possibile modificare le impostazioni specifiche del paese, il comportamento del groupware e l'aspetto. Questo include anche le impostazioni personali come la propria password e un avviso di assenza.
È inoltre possibile accedere alla funzione per importare i dati dei contatti e gli appuntamenti in formato MS Outlook o standard.
Condividere cartelle è una parte fondamentale per scambiare informazioni con altri utenti. Ogni oggetto del groupware viene salvato in una cartella specifica. Utilizzare l'albero delle cartelle per la gestione e la condivisione delle stesse.
Usare le proprie cartelle personali per ordinare i propri messaggi di posta elettronica, contatti, attività ed elementi del deposito informazioni.
Sostenere la propria squadra, attraverso la condivisione di cartelle specifiche con accesso di lettura o scrittura. Beneficiare delle informazioni degli altri, utilizzando gli oggetti nelle cartelle pubbliche o condivise per il proprio lavoro.