5.7. Termine mit externen Teilnehmern

Damit Sie als interner Benutzer gemeinsame Termine mit externen Teilnehmern planen können, müssen die Termindaten zwischen dem Open-Xchange-Server und der Kalenderanwendung des externen Teilnehmers ausgetauscht werden.

Dabei existieren zwei unterschiedliche Situationen:

5.7.1. Sie erstellen oder ändern einen Termin

Wenn Sie beim Anlegen des Termins die Einstellung Alle Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen aktivieren, erhalten externe Teilnehmer eine E-Mail mit den Termindaten im iCal-Format als Anlage. Die E-Mail mit den Termindaten wird an externe Teilnehmer gesendet, wenn ein interner Benutzer

  • den Termin anlegt,

  • Teilnehmer hinzufügt,

  • den Termin löscht.

Mit den gesendeten Daten können externe Teilnehmer den Termin in ihrer Kalenderanwendung verwalten.

Informationen zum Hinzufügen von externen Teilnehmern zu einem Termin finden Sie in 5.5.8.2: Externe Teilnehmer ohne Adressbuch-Eintrag hinzufügen.

5.7.2. Ein externer Teilnehmer erstellt oder ändert einen Termin

Wenn Sie von einem externen Teilnehmer eine E-Mail erhalten, die Termindaten im iCal-Format als Anlage enthält, können Sie

  • die Termineinladung beantworten, indem Sie den Termin annehmen oder ablehnen,

  • einen vorhandenen Termin aktualisieren, wenn Teilnehmer ihren Bestätigungsstatus geändert haben.

So beantworten Sie die Termineinladung eines externen Teilnehmers:
  1. Wechseln Sie in das Modul E-Mail.

  2. Zeigen Sie die E-Mail mit der Termineinladung in der H-Split-Ansicht oder V-Split-Ansicht an.

  3. Beantworten Sie die Einladung mit Hilfe der Bedienelemente, die unterhalb des E-Mail-Headers angezeigt werden:

    • Geben Sie eine Kommentar ein.

    • Wenn Sie teilnehmen möchten, klicken Sie auf Annehmen.

    • Wenn Sie nicht teilnehmen möchten, klicken Sie auf Ablehnen.

Ergebnis: Der Termin wird in Ihrem Kalender eingetragen. Der externe Teilnehmer wird über Ihre Antwort per E-Mail informiert.

So aktualisieren Sie den Teilnahmestatus eines externen Teilnehmers:
  1. Wechseln Sie in das Modul E-Mail.

  2. Zeigen Sie die E-Mail mit dem geänderten Teilnahmestatus in der H-Split-Ansicht oder V-Split-Ansicht an.

  3. Klicken Sie unterhalb des E-Mail-Headers auf Termin aktualisieren.

Ergebnis: Der Termin wird in Ihrem Kalender aktualisiert.