7.5. InfoStore-Eintrag anlegen

Hier finden Sie einen Überblick zum Anlegen eines neuen InfoStore-Eintrags. Details folgen auf der nächsten Seite.

Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen Ordner einen neuen InfoStore-Eintrag anlegen möchten, benötigen Sie für diesen Ordner das Recht zum Anlegen von Objekten.

So legen Sie einen neuen InfoStore-Eintrag an:
  1. Klicken Sie auf dem Panel-Register Neu auf das Symbol InfoStore-Eintrag. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol InfoEintrag . Das Fenster Infostore-Eintrag öffnet sich.

  2. Wählen Sie bei Bedarf einen InfoStore-Ordner, indem Sie auf die Schaltfläche Ordner klicken und im Popup-Fenster einen InfoStore-Ordner auswählen.

  3. Geben Sie in das Feld Titel einen Titel ein.

  4. Verwenden Sie je nach Bedarf die folgenden Optionen.

    • Fügen Sie ein Lesezeichen für eine Webseite hinzu, indem Sie in das Feld Link/URL eine Internetadresse eingeben. Tipp: Kopieren Sie die Internetadresse aus der Adressleiste des Browsers in das Feld.

    • Fügen Sie ein Dokument hinzu. Siehe 7.5.1: Dokument hinzufügen

    • Fügen Sie Kategorien hinzu. Siehe 7.5.2: Kategorien zuordnen

    • Geben Sie Anmerkungen ein.

  5. Klicken Sie im Panel auf Speichern. Das Fenster wird geschlossen.

Ergebnis: Der InfoStore-Eintrag wird angelegt.

Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie im Panel auf Abbrechen.

Tipp: Sie können einen neuen InfoStore-Eintrag auch anlegen, indem Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Neue Datei anlegen klicken.

Um einen neuen InfoStore-Eintrag anzulegen, haben Sie folgende Alternativen:

7.5.1. Dokument hinzufügen

Sie können einem InfoStore-Eintrag genau ein Dokument hinzufügen. Das Dokument erhält die Versionsnummer 1. Wenn Sie ein weiteres Dokument hinzufügen, erhält dieses Dokument die nächsthöhere Versionsnummer.

Weitere Informationen zu Dokumentversionen finden Sie in 7.6.2.3: Mit Dokumentversionen arbeiten.

So fügen Sie im Fenster InfoStore-Eintrag dem InfoStore-Eintrag ein Dokument hinzu:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.

  3. Wählen Sie die Datei, die Sie als Anlage hinzufügen wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.

  4. Klicken Sie im Panel auf Speichern. Das Fenster Anmerkungen zur Version öffnet sich.

  5. Geben Sie im Fenster Anmerkungen zur Version bei Bedarf eine Anmerkung ein. Klicken Sie  auf OK. Wenn Sie keinen Kommentar eingeben möchten, klicken Sie auf Kein Kommentar.

Ergebnis: Das Dokument wird auf den Server übertragen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Fenster InfoStore-Eintrag geschlossen.

Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, klicken Sie im Fenster Anmerkungen zur Version auf Abbrechen.

Hinweis: Je nach der Dateigröße des Dokuments und der Übertragungsrate der Verbindung kann dieser Vorgang einige Zeit dauern.

7.5.2. Kategorien zuordnen

Kategorien sind Schlüsselworte, die Sie verwenden können, um InfoStore-Einträge zu strukturieren. Um Kategorien hinzuzufügen, haben Sie 2 Alternativen:

  • Objektbezogene Kategorien eingeben.

  • Kategorien aus einer Liste vordefinierter Kategorien auswählen.

Informationen zum Definieren von Kategorien finden Sie in 8.2.3: Kategorien verwalten.

So fügen Sie im Fenster InfoStore-Eintrag objektbezogene Kategorien hinzu:
  1. Doppelklicken Sie rechts neben der Schaltfläche Kategorien... .

  2. Geben Sie einen Text ein.

Tipp: Eine alternative Methode finden Sie in 8.2.3.2: Kategorien in den Modulen verwalten.

Hinweis: Objektbezogene Kategorien haben die Farbe weiß.

So fügen Sie im Fenster InfoStore-Eintrag vordefinierte Kategorien hinzu:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien... . Das Dialogfenster Kategorien öffnet sich. Das Listenfeld Name enthält alle vordefinierten Kategorien.

  2. Aktivieren Sie im Listenfeld Name die Kontrollfelder der Kategorien, die Sie dem InfoStore-Eintrag zuordnen möchten.

  3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis: Die Kategorien werden in das Eingabefeld eingetragen.

So entfernen Sie im Fenster InfoStore-Eintrag hinzugefügte Kategorien:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien. Das Dialogfenster Kategorien öffnet sich.

  2. Deaktivieren Sie im Listenfeld Name die Kontrollfelder der Kategorien, die Sie entfernen möchten.

  3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis: Die Kategorien werden von dem InfoStore-Eintrag entfernt.