6.7. Aufgaben verwalten

6.7.1. Aufgaben suchen

Mit Hilfe eines Suchbegriffs können Sie Aufgaben im aktuellen Aufgabenordner finden. Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette, nach der gesucht wird.

Gefunden werden Aufgaben, die den Suchbegriff im Betreff enthalten.

Beispiel: Um Aufgaben mit dem Betreff "Präsentation erstellen" und "Material für Präsentation sammeln" zu finden, verwenden Sie den Suchbegriff "Prä".

So suchen Sie nach einer Aufgabe:
  1. Wählen Sie im Ordnerbaum den Aufgabenordner, den Sie durchsuchen wollen.

  2. Wählen Sie die Listenansicht oder die H-Split-Ansicht.

  3. Geben Sie in das Eingabefeld den Suchbegriff ein.

  4. Klicken Sie auf das Symbol Suchen .

Ergebnis: Das Übersichtsfenster zeigt nur die Aufgaben, die zum Suchbegriff passen.

So zeigen Sie alle Aufgaben des aktuellen Aufgabenordners an:

Klicken Sie im Eingabefeld Suchen auf das Symbol Zurücksetzen .

6.7.2. Aufgaben bearbeiten

Sie können alle Daten, die Sie beim Anlegen der Aufgabe eingetragen haben, nachträglich bearbeiten.

Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen Aufgabenordner eine Aufgabe bearbeiten möchten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Objekte dieser Aufgabenordner.

So bearbeiten Sie eine Aufgabe:
  1. Wählen Sie eine Aufgabe in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Bearbeiten. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Bearbeiten. Das Fenster Aufgabe öffnet sich.

  3. Bearbeiten Sie die Daten der Aufgabe. Eine ausführliche Beschreibung der Daten finden Sie in 6.5: Aufgaben anlegen. Eine Anleitung zum Ändern des Bearbeitungsstatus finden Sie in 6.7.2.1: Bearbeitungsstatus ändern.

  4. Klicken Sie im Panel auf Speichern. Das Fenster wird geschlossen.

Ergebnis: Die Aufgabe wird geändert.

Wenn Sie die Änderungen nicht übernehmen wollen, klicken Sie im Panel auf Abbrechen.

Tipp: In der Listenansicht oder H-Split-Ansicht können Sie Aufgaben auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder durch einen Doppelklick auf eine Aufgabe bearbeiten.

6.7.2.1. Bearbeitungsstatus ändern

Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen, wird der Bearbeitungsstatus auf folgende Werte gesetzt:

  • Der Wert für Status steht auf Nicht begonnen.

  • Der Wert für % abgeschlossen steht auf 0.

Die Einträge des Auswahlfeldes Status und des Eingabefeldes % abgeschlossen sind voneinander abhängig.

  • Die Status Nicht begonnen, Wartestatus, Verschoben entsprechen dem Wert 0 % abgeschlossen.

  • Der Status In Bearbeitung entspricht einem Wert zwischen 1 abgeschlossen und 99 % abgeschlossen.

  • Der Status Erledigt entspricht dem Wert von 100 % abgeschlossen.

So ändern Sie im Fenster Aufgabe den Bearbeitungsstatus:

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Wählen Sie im Auswahlfeld Status einen Bearbeitungsstatus.

Geben Sie in das Feld % abgeschlossen einen ganzzahligen Wert zwischen 0 und 100 ein.

Bestimmen Sie für das Feld % abgeschlossen einen Vorgabewert, indem Sie auf die Schaltflächen - oder + klicken.

Ergebnis: Der Bearbeitungsstatus wird geändert. Teilnehmer werden über die Änderung benachrichtigt. Erledigte Aufgaben werden in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht durchgestrichen angezeigt.

6.7.3. Aufgaben als erledigt kennzeichnen

Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen Aufgabenordner eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen möchten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Objekte dieser Aufgabenordner.

So kennzeichnen Sie eine Aufgabe als erledigt:
  1. Wählen Sie eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Als erledigt kennzeichnen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, führen Sie folgende Schritte aus:

    • Klicken Sie im Panel auf Bearbeiten. Das Fenster Aufgabe öffnet sich.

    • Auf dem Register Aufgabe wählen Sie im Auswahlfeld Status den Eintrag Erledigt.

    • Klicken Sie im Panel auf Speichern.

Ergebnis: Die Aufgaben werden als erledigt dargestellt.

Tipp: Sie können Aufgaben auch mit Hilfe des Kontextmenüs als erledigt kennzeichnen.

6.7.4. Aufgaben drucken

Um Aufgaben zu drucken, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Drucken einer Aufgabenliste

  • Drucken der Daten einer Aufgabe

So drucken Sie eine Aufgabenliste:
  1. Wählen Sie im Panel die Listenansicht.

  2. Wählen Sie die Aufgaben, die Sie drucken möchten.

  3. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Drucken. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Drucken. Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.

  4. Falls erforderlich, ändern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.

  5. Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken.

Ergebnis: Die Aufgabenliste wird gedruckt.

So drucken Sie die Daten einer Aufgabe:
  1. Zeigen Sie eine Aufgabe in der H-Split-Ansicht an.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Drucken. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Drucken. Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.

  3. Falls erforderlich, ändern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.

  4. Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken.

Ergebnis: Die Daten der Aufgabe werden gedruckt.

6.7.5. Aufgaben verschieben

Sie haben folgende Möglichkeiten, um Aufgaben zu verschieben:

  • Mit Hilfe der Panel-Funktion

  • Mit Hilfe von Drag & Drop

Hinweis: Wenn Sie Aufgaben aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner verschieben, benötigen Sie folgende Rechte:

  • Für den Ausgangsordner Löschrechte für die Objekte dieses Ordners

  • Für den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten

So verschieben Sie Aufgaben mit Hilfe der Panel-Funktion:
  1. Wählen Sie in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Verschieben. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Verschieben. Das Fenster Ordner wählen öffnet sich.

  3. Klicken Sie im Fenster Ordner wählen auf einen Aufgabenordner. Sie können nur Ordner anklicken, in die Sie Aufgaben verschieben können.

Ergebnis: Die Aufgaben werden verschoben.

So verschieben Sie Aufgaben mit Hilfe von Drag & Drop:
  1. Wählen Sie in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben.

  2. Ziehen Sie eine gewählte Aufgabe auf einen Aufgabenordner. Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise:

    • Wenn Sie auf ein gültiges Ziel ziehen, wird ein grünes Häkchen angezeigt.

    • Wenn Sie auf ein ungültiges Ziel ziehen, wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt.

  3. Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los.

Ergebnis: Die Aufgaben werden verschoben.

6.7.6. Aufgaben mit Kategorien kennzeichnen

Sie können vorhandenen Aufgaben

  • Kategorien zuordnen,

  • zugeordnete Kategorien entfernen.

Informationen zum Definieren von Kategorien finden Sie in 8.2.3: Kategorien verwalten.

So bearbeiten Sie die Kategorien einer Aufgabe:
  1. Wählen Sie eine Aufgabe in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Bearbeiten. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Bearbeiten. Das Fenster Aufgabe öffnet sich.

  3. Bearbeiten Sie die Kategorien der Aufgabe. Eine Beschreibung der Methoden finden Sie in 6.5.4: Kategorien zuordnen.

6.7.7. Aufgaben mit Flags kennzeichnen

Flags sind farbige Markierungen, mit denen Sie Aufgaben unterschiedlich kennzeichnen können. Sie können frei darüber entscheiden, was die Farben für Sie bedeuten. Die Flags werden In der Listenansicht oder H-Split-Ansicht in der letzten Spalte angezeigt.

So kennzeichnen Sie Aufgaben mit Flags:
  1. Wählen Sie eine Aufgabe in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Flags auf ein beliebiges Flag. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Flags und anschließend auf einen Eintrag.

Ergebnis: Die gewählten Aufgaben werden mit Flags gekennzeichnet.

So löschen Sie Flags:
  1. Wählen Sie in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht Aufgaben, die mit Flags gekennzeichnet sind.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Flags auf Flag entfernen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Flags > Flag entfernen .

Ergebnis: Die Flags werden gelöscht.

6.7.8. Aufgaben exportieren

Sie können die Aufgaben eines persönlichen oder öffentlichen Aufgabenordners exportieren. Als Dateiformat steht iCal zur Verfügung.

Eine weitere Möglichkeit zum Exportieren eines persönlichen Aufgabenordners finden Sie in 8.4.2: Termine und Aufgaben mit Hilfe von WebDAV exportieren.

So exportieren Sie die Aufgaben eines Ordners:
  1. Wählen Sie im Kontextmenü eines persönlichen oder öffentlichen Aufgabenordners im Untermenü Erweitert den Eintrag Exportieren.

  2. Wählen Sie im Untermenü iCalendar.

  3. Je nach verwendetem Browser werden Sie möglicherweise gefragt, ob Sie die Datei öffnen oder speichern wollen. Wählen Sie Speichern.

  4. Wählen Sie einen Speicherort. Geben Sie einen Dateinamen an.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Die Aufgaben des Aufgabenordners werden in eine Datei vom Typ iCal exportiert. Sie können diese Aufgaben mit anderen Anwendungen weiterverarbeiten.

6.7.9. Aufgaben löschen

Achtung: Wenn Sie Teilnehmer einer Aufgabe sind, können Sie diese Aufgabe auch dann löschen, wenn Sie die Aufgabe nicht erstellt haben. Wenn Sie die Aufgabe löschen, wird sie für alle anderen Teilnehmer ebenfalls gelöscht. Dies gilt auch dann, wenn Sie für den Ordner der Aufgabe keine Rechte besitzen.

Achtung: Gelöschte Aufgaben können nicht wieder hergestellt werden. Bevor Sie eine Aufgabe löschen, stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgabe nicht mehr benötigen.

So löschen Sie eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben:
  1. Wählen Sie eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben in der Listenansicht oder H-Split-Ansicht.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Löschen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Löschen. Das Fenster Aufgabe löschen öffnet sich.

  3. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Aufgabe löschen wollen, klicken Sie auf Ja.

Ergebnis: Die Aufgaben werden endgültig gelöscht.

Tipp: Sie können Aufgaben auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder mit Hilfe der Taste <entf> löschen.