3.6. E-Mails verwalten

3.6.1. E-Mails suchen

Mit Hilfe eines Suchbegriffs können Sie E-Mails im aktuellen E-Mail-Ordner finden. Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette, nach der gesucht wird. Das Suchkriterium legt fest, in welchen E-Mail-Bestandteilen nach dem Suchbegriff gesucht wird.

Folgende E-Mail-Bestandteile können Sie als Suchkriterium verwenden:

  • Absender

  • Empfänger

  • Empfänger einer CC-Kopie

  • Betreff

  • E-Mail-Text

Beispiel: Um die E-Mails mit den Absendern "Meier", "Meyer", "Obermeier" zu finden, verwenden Sie das Suchkriterium "Absender" und den Suchbegriff "me".

So suchen Sie nach einer E-Mail:
  1. Wählen Sie im Ordnerbaum den E-Mail-Ordner, den Sie durchsuchen wollen.

  2. Wählen Sie die Ansicht H-Split, V-Split oder Liste.

  3. Um ein Suchkriterium oder mehrere Suchkriterien zu wählen, klicken Sie im Eingabefeld Suchen links auf das Symbol .

  4. Geben Sie in das Eingabefeld den Suchbegriff ein.

  5. Klicken Sie auf das Symbol Suchen .

Ergebnis: Die Listenansicht zeigt nur die E-Mails, die zum Suchbegriff passen.

So zeigen Sie alle E-Mails des aktuellen E-Mail-Ordners an:
  • Klicken Sie im Eingabefeld Suchen auf das Symbol Zurücksetzen .

3.6.2. E-Mail-Adressen sammeln

Sie können E-Mail-Adressen sammeln, indem Sie die Adressen zu einem Adressbuch hinzufügen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Sie können neue E-Mail-Adressen beim Senden oder Lesen von E-Mails automatisch sammeln lassen.

  • Sie können E-Mail-Adressen manuell in ein Adressbuch einfügen.

So werden neue E-Mail-Adressen beim Senden automatisch gesammelt:

Ergebnis: Neue E-Mail-Adressen werden automatisch als Kontakte im Ordner Collected contacts gespeichert, wenn Sie eine E-Mail senden, deren Empfänger nicht in den Adressbüchern enthalten ist.

So werden neue E-Mail-Adressen beim Lesen automatisch gesammelt:

Ergebnis: Neue E-Mail-Adressen werden automatisch als Kontakte im Ordner Collected contacts gespeichert, wenn Sie eine neue E-Mail lesen, deren Absender nicht in den Adressbüchern enthalten ist.

Tipp: Sie können diese Kontakte aus dem Ordner Gesammelte Adressen in andere Kontaktordner verschieben. Details finden Sie in 4.7.6: Kontakte verschieben

So fügen Sie eine E-Mail-Adresse manuell in ein Adressbuch ein:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder V-Split eine E-Mail.

  2. Ziehen Sie im E-Mail-Header neben den Feldern Von: oder An: die E-Mail-Adresse auf einen Kontaktordner im Ordnerbaum. Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise:

    • Wenn Sie auf ein gültiges Ziel ziehen, wird ein grünes Häkchen angezeigt.

    • Wenn Sie auf ein ungültiges Ziel ziehen, wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt.

  3. Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los.

Ergebnis: Das Fenster Kontakt öffnet sich. Die E-Mail-Adresse ist als geschäftliche E-Mail-Adresse eingetragen. Weitere Informationen zum Fenster Kontakt finden Sie in 4.5: Kontakte anlegen

Tipp: Sie können die E-Mail-Adresse auch mit Hilfe des Kontextmenüs in das Adressbuch einfügen. Hierzu klicken Sie im E-Mail-Header mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail-Adresse.

3.6.3. E-Mail in eigenem Fenster öffnen

Wenn Sie eine E-Mail in einem eigenen Fenster öffnen, sind im Panel dieses Fensters die folgenden Funktionen verfügbar:

  • antworten, allen antworten, weiterleiten

  • löschen, drucken, speichern

  • Status ändern, mit Flags kennzeichnen

  • Quelldaten anzeigen

So öffnen Sie eine E-Mail in einem eigenen Fenster:
  • Doppelklicken Sie in einer Listenansicht auf eine E-Mail.

3.6.4. E-Mails drucken

Sie haben folgende Möglichkeiten, um E-Mails zu drucken:

  • Drucken einer E-Mail-Liste

  • Drucken des Inhalts einer E-Mail

So drucken Sie eine E-Mail-Liste:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste mehrere E-Mails.

    Tipp: Um bestimmte E-Mails zu finden, verwenden Sie die Funktionen Suchen und Sortieren, bevor Sie die E-Mails wählen.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Drucken. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Drucken. Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.

  3. Falls erforderlich, ändern Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.

  4. Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken.

Ergebnis: Die E-Mail-Liste wird gedruckt.

So drucken Sie den Inhalt einer E-Mail:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Drucken. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Drucken. Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.

  3. Falls erforderlich, ändern Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.

  4. Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken.

Ergebnis: Der E-Mail-Inhalt wird gedruckt.

Tipp: Sie können E-Mails auch mit Hilfe des Kontextmenüs drucken.

3.6.5. E-Mails speichern

Sie können eine E-Mail als Textdatei auf Ihrer Festplatte speichern.

So speichern Sie eine E-Mail:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Speichern. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern.

  3. Je nach verwendetem Browser werden Sie möglicherweise gefragt, ob Sie die Datei öffnen oder speichern wollen. Wählen Sie Speichern.

  4. Wählen Sie Speicherort. Geben Sie einen Dateinamen an.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Die E-Mail wird als Textdatei mit der Namenserweiterung .eml gespeichert.

Tipp: Sie können E-Mails auch mit Hilfe des Kontextmenüs speichern.

Tipp: Sie können mehrere E-Mails zusammen in einem Zip-Archiv speichern. Hierzu markieren Sie in Schritt 1 mehrere E-Mails mit festgehaltener <strg>-Taste oder <-Umschalt>-Taste, auf Mac-Systemen mit festgehaltener <cmd>-Taste.

3.6.6. Mit E-Mail-Entwürfen arbeiten

Sie können die E-Mail, die Sie gerade verfassen, als Entwurf speichern. Den Entwurf können Sie später bearbeiten oder senden.

So erstellen Sie einen E-Mail-Entwurf:
  1. Klicken Sie auf dem Panel-Register Neu auf das Symbol E-Mail. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol E-Mail . Das Fenster E-Mail öffnet sich.

  2. Geben Sie die Daten ein, die Sie als Entwurf verwenden wollen.

  3. Klicken Sie im Panel auf Entwurf speichern.

Ergebnis: Das Fenster bleibt geöffnet. Die E-Mail wird im Ordner Entwürfe gespeichert.

So senden Sie einen E-Mail-Entwurf:
  1. Wählen Sie im Ordnerbaum den E-Mail-Ordner Entwürfe.

  2. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste einen Entwurf.

  3. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Entwurf bearbeiten. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Entwurf bearbeiten. Das Fenster E-Mail öffnet sich.

  4. Ergänzen Sie bei Bedarf die Inhalte.

  5. Klicken Sie im Panel auf Senden.

Ergebnis: Die E-Mail wird gesendet.

3.6.7. E-Mails kopieren

Sie können E-Mails aus einem Ordner in einen anderen Ordner kopieren.

So kopieren Sie E-Mails:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail oder mehrere E-Mails.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Kopieren. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Kopieren. . Das Fenster Ordner wählen öffnet sich.

  3. Klicken Sie im Fenster Ordner wählen auf einen E-Mail-Ordner Sie können nur Ordner anklicken, in die Sie E-Mails kopieren können.

Ergebnis: Die E-Mails werden kopiert.

Tipp: Sie können E-Mails auch mit Hilfe des Kontextmenüs kopieren.

3.6.8. E-Mails verschieben

Sie haben folgende Möglichkeiten, um E-Mails zu verschieben:

  • Mit Hilfe der Panel-Funktion

  • Mit Hilfe von Drag & Drop

So verschieben Sie E-Mails mit Hilfe der Panel-Funktion:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail oder mehrere E-Mails.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Verschieben. Das Fenster Ordner wählen öffnet sich.

  3. Klicken Sie im Fenster Ordner wählen auf einen E-Mail-Ordner. Sie können nur Ordner anklicken, in die Sie E-Mails verschieben können.

Ergebnis: Die E-Mails werden verschoben.

Tipp: Sie können E-Mails auch mit Hilfe des Kontextmenüs verschieben.

So verschieben Sie E-Mails mit Hilfe von Drag & Drop:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail oder mehrere E-Mails.

  2. Ziehen Sie eine markierte E-Mail auf einen E-Mail-Ordner. Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise:

    • Wenn Sie auf ein gültiges Ziel ziehen, wird ein grünes Häkchen angezeigt.

    • Wenn Sie auf ein ungültiges Ziel ziehen, wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt.

  3. Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los.

Ergebnis: Die E-Mails werden verschoben.

3.6.9. E-Mails mit Flags kennzeichnen

Flags sind farbige Markierungen, mit denen Sie E-Mails unterschiedlich kennzeichnen können. Sie können frei darüber entscheiden, was die Farben für Sie bedeuten. Die Flags werden in den Listenansichten in der letzten Spalte angezeigt.

So kennzeichnen Sie E-Mails mit Flags:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail oder mehrere E-Mails.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Flags auf ein beliebiges Flag. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Flags und anschließend auf einen Eintrag.

Ergebnis: Die gewählten E-Mails werden mit Flags gekennzeichnet.

So löschen Sie Flags:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste E-Mails, die mit Flags gekennzeichnet sind.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Flags auf Flag entfernen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Flags > Flag entfernen .

Ergebnis: Die Flags werden gelöscht.

3.6.10. E-Mail-Status ändern

Der Status einer E-Mail bestimmt, ob die E-Mail als gelesen, beantwortet oder gelöscht markiert ist. Der Status einer E-Mail wird automatisch festgelegt. Bei Bedarf können Sie den Status ändern, indem Sie zum Beispiel mehrere ungelesene E-Mail als gelesen markieren.

So ändern Sie den Status einer E-Mail:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail oder mehrere E-Mails.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Markieren als. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol Markieren als.

  3. Klicken Sie auf einen Status.

Ergebnis: Der Status der E-Mails wird geändert.

Tipp: Sie können den E-Mail-Status auch mit Hilfe des Kontextmenüs ändern.

Tipp: Um alle E-Mails eines E-Mail-Ordners als gelesen zu markieren, klicken Sie im Ordnerbaum den E-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie im Kontextmenü Als gelesen markieren.

3.6.11. E-Mails löschen

Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • E-Mails löschen. Die E-Mails werden standardmäßig in den Papierkorb verschoben.

  • Gelöschte E-Mails aus dem Papierkorb wieder herstellen.

  • E-Mails im Papierkorb endgültig löschen. Endgültig gelöschte E-Mails sind unwiederbringlich verloren.

Achtung: Wenn Sie in den E-Mail-Einstellungen den Eintrag Gelöschte E-Mails unwiderruflich entfernen? auf Ja einstellen, können Sie gelöschte E-Mails nicht wieder herstellen. Es wird empfohlen, diese Einstellung nicht zu verwenden.

So löschen Sie eine E-Mail oder mehrere E-Mails:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail oder mehrere E-Mails.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Löschen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Löschen.

Ergebnis: Die E-Mails werden in den Papierkorb verschoben.

Tipp: Sie können E-Mails auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder mit Hilfe der Taste <entf> löschen.

So stellen Sie gelöschte E-Mails wieder her:
  1. Wählen Sie im Ordnerbaum den Papierkorb. Die E-Mails im Papierkorb werden im Übersichtsfenster dargestellt.

  2. Wählen Sie die Ansicht H-Split, V-Split oder Liste.

  3. Ziehen Sie eine oder mehrere E-Mails aus der Listenansicht im Übersichtsfenster in den Ordnerbaum auf den Ordner Posteingang oder einen anderen E-Mail-Ordner.

Ergebnis: Die gelöschten E-Mails werden wieder hergestellt.

So löschen Sie eine oder mehrere E-Mails endgültig:

Achtung: Endgültig gelöschte E-Mails sind unwiederbringlich verloren. Bevor Sie E-Mails endgültig löschen, stellen Sie sicher, dass Sie diese E-Mails nicht mehr benötigen.

  1. Wählen Sie im Ordnerbaum den Papierkorb. Die E-Mails im Papierkorb werden im Übersichtsfenster dargestellt.

  2. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail oder mehrere E-Mails.

  3. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Löschen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Löschen. Das Dialogfenster E-Mails löschen öffnet sich.

  4. Bestimmen Sie, was Sie tun möchten:

    • Wenn Sie die E-Mails endgültig löschen wollen, klicken Sie auf Ja.

    • Andernfalls klicken Sie auf Nein.