4.7. Gestire i contatti

Queste istruzioni sono valide anche per le liste di distribuzione. Le eccezioni sono menzionate esplicitamente.

4.7.1. Cercare contatti

Si possono trovare i contatti nella cartella corrente tramite un termine di ricerca. Il termine di ricerca rappresenta la stringa di caratteri da ricercare. Se appropriato, il termine di ricerca può includere il carattere "*" come carattere speciale per indicare ogni carattere. Il criterio di ricerca definisce quali dati relativi ai contatti devono essere cercati.

I seguenti dati di contatto possono essere utilizzati come termine di ricerca:

  • Nome, cognome, nome visualizzato

  • Posta elettronica, posta elettronica (privato), posta elettronica (altro)

  • Azienda, reparto

  • Posizione, Via

  • Etichette

Esempio: la propria cartella dei contatti contiene i seguenti contatti:

  • Laurie Jacoby, Aaron Jameson, George Merryweather, Harry Mosley

Utilizzare "Cognome" come criterio di ricerca. I termini di ricerca troveranno i seguenti contatti:

  • "j" troverà "Laurie Jacoby" e "Aaron Jameson"

  • "jam" troverà "Aaron Jameson"

  • "*y" o *y* troverà "Laurie Jacoby", "George Merryweather", "Harry Mosley"

  • "*yw" troverà "George Merryweather"

  • "y*" o "y" non troverà niente

Come cercare un contatto:
  1. Selezionare un cartella di contatti per la ricerca nell'albero delle cartelle.

  2. Selezionare la vista Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  3. Per selezionare uno o più criteri di ricerca, fare clic sull'icona posizionata a sinistra del campo di inserimento Cerca.

  4. Digitare il termine di ricerca nel campo di inserimento.

  5. Fare clic sull'icona Cerca .

  6. Per eliminare il termine di ricerca, fare clic sull'icona Ripristina .

Risultato: la finestra di panoramica visualizza solo i contatti che corrispondono al termine di ricerca.

Come visualizzare tutti i contatti dalla cartella di contatti corrente:
  • Nella barra di filtro rapido, fare clic su Tutto.

4.7.2. Modificare i contatti

Tutti i dati inseriti in fase di creazione del contatto, possono essere modificati successivamente.

Nota: se si desidera modificare un contatto in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi di modifica per gli oggetti in tali cartelle.

Come modificare un contatto:
  1. Visualizzare un contatto nella vista Dettagli o selezionare un contatto nelle viste Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Modifica. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Modifica del pannello. Si aprirà la finestra Contatto.

  3. Modificare i dati del contatto. Una descrizione dei dati è disponibile in 4.5: Creare contatti. Una descrizione dei dati di una lista di distribuzione, è disponibile in 4.6: Creare liste di distribuzione.

  4. Fare clic su Salva nel pannello. La finestra è chiusa.

Risultato: il contatto è aggiornato.

Se non si desidera accettare le modifiche, fare clic su Annulla nel pannello.

Suggerimento: nelle viste Biglietti da visita o Elenco telefonico, è possibile modificare i contatti utilizzando il menu contestuale o facendo doppio clic sul contatto.

4.7.3. Stampare contatti

Per stampare un contatto, sono disponibili le seguenti possibilità:

  • Stampare un elenco di contatti

  • Stampare i dati dei contatti

Come stampare un elenco di contatti:
  1. Selezionare la vista Elenco telefonico nel pannello.

  2. Selezionare i contatti da stampare.

  3. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Stampa. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Stampa del pannello. Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema Stampa.

  4. Se necessario, modificare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.

  5. Fare clic su Stampa nella finestra di sistema.

Risultato: l'elenco dei contatti è stampato.

Come stampare i dati di un contatto:
  1. Visualizzare un contatto nella vista Dettagli.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Stampa. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Stampa del pannello. Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema Stampa.

  3. Se necessario, modificare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.

  4. Nella finestra di sistema, fare clic su Stampa.

Risultato: i dati del contatto sono stampati.

4.7.4. Copiare contatti

Si possono copiare i contatti nella stessa cartella o in un'altra cartella.

Nota: quando si copiano contatti da una cartella di origine a una di destinazione, è necessario disporre dei permessi per la creazioni di oggetti nella cartella di destinazione.

Come copiare i contatti:
  1. Selezionare uno o più contatti nella vista Elenco telefonico o Biglietti da visita.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Copia. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Copia del pannello. Si aprirà la finestra Seleziona cartella.

  3. Fare clic su una cartella di contatti nella finestra Seleziona cartella. Sarà possibile fare clic solo sulle cartelle dove i contatti possono essere copiati.

Risultato: i contatti sono copiati.

Suggerimento: per copiare un contatto è possibile utilizzare anche il menu contestuale.

4.7.5. Duplicare i contatti

Questa funzione permette di utilizzare i dati corrispondenti ad un contatto per la creazione di un nuovo contatto.

Come duplicare un contatto:
  1. Selezionare un contatto nella vista Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Usa come modello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Usa come modello del pannello. Si aprirà la finestra Contatto.

  3. Modificare i dati del contatto. Una descrizione dei dati è disponibile in 4.5: Creare contatti. Una descrizione dei dati di una lista di distribuzione è disponibile in 4.6: Creare liste di distribuzione.

  4. Fare clic sull'icona Salva del pannello. La finestra si chiuderà.

Risultato: il contatto è duplicato.

Suggerimento: per duplicare un contatto è possibile utilizzare anche il menu contestuale.

4.7.6. Spostare i contatti

Per spostare i contatti, sono disponibili le seguenti possibilità:

  • Con la funzione del pannello

  • Con il trascinamento e rilascio

Nota: per spostare contatti da una cartella di origine a una di destinazione, è necessario disporre dei seguenti permessi:

  • Permessi di eliminazione per gli oggetti della cartella nella cartella di origine

  • I permessi di una cartella per la creazione di oggetti nella cartella di destinazione

Come spostare i contatti con la funzione del pannello:
  1. Selezionare uno o più contatti nella vista Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Sposta. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Sposta del pannello. Si aprirà la finestra Seleziona cartella.

  3. Fare clic su una cartella di contatti nella finestra Seleziona cartella. Sarà possibile fare clic solo sulle cartelle dove i contatti possono essere spostati.

Risultato: i contatti sono spostati.

Come spostare i contatti con il trascinamento e rilascio:
  1. Selezionare uno o più contatti nella vista Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  2. Trascinare un contatto selezionato su una cartella di contatti. Un'icona accanto al puntatore del mouse indica ciò che segue:

    • Quando si trascina su una destinazione valida, viene mostrata una spunta verde.

    • Quando si trascina su una destinazione non valida, viene mostrato un simbolo rosso di divieto.

  3. Rilasciare il pulsante del mouse sulla cartella di destinazione.

Risultato: i contatti sono spostati.

Suggerimento: per spostare un contatto è possibile utilizzare anche il menu contestuale.

4.7.7. Marcare i contatti con categorie

Si può effettuare ciò che segue:

  • Assegnare categorie a contatti esistenti

  • Rimuovere le categorie assegnate

Informazioni sulla definizione di categorie, sono disponibili in 8.2.3: Gestione etichette.

Come modificare le categorie di un contatto:
  1. Aprire un contatto nella vista Dettagli o selezionare un contatto nella vista Elenco telefonico.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Modifica. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Modifica del pannello. Si aprirà la finestra Contatto.

  3. Modificare le categorie di un contatto. Una descrizione è disponibile in 4.5.1: Aggiungere categorie.

4.7.8. Marcare i contatti con contrassegni

I contrassegni sono etichette colorate per marcare singoli contatti. Si può decidere il significato dei colori. I contrassegni sono visualizzati nelle seguenti posizioni:

  • Vicino al nome del contatto nella vista Biglietti da visita

  • Nell'ultima colonna della vista Elenco telefonico

  • A destra dell'intestazione delle schede nella vista Dettagli

Come marcare i contatti con contrassegni:
  1. Visualizzare un contatto nella vista Dettagli o selezionare un contatto nelle viste Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  2. Fare clic su un contrassegno qualsiasi nella sezione Contrassegni del pannello. Se si utilizza pannello compatto, fare clic sulla voce Contrassegni del pannello e poi su una voce.

Risultato: i contatti selezionati sono marcati con contrassegni.

Come eliminare i contrassegni:
  1. Visualizzare un contatto marcato con un contrassegno nella vista Dettagli o selezionare un contatto marcato con contrassegni nelle viste Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  2. Fare clic su Rimuovi contrassegno nella scheda Contrassegni del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Contrassegni > Rimuovi contrassegno del pannello.

Risultato: i contrassegni sono eliminati.

4.7.9. Inviare contatti come un allegato vCard

Si possono inviare i contatti da una cartella di contatti come allegati vCard.

Come inviare i contatti come allegato vCard:
  1. Selezionare uno o più contatti dalla vista dei biglietti da visita o dall'elenco telefonico.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Invia come vCard. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Invia come vCard del pannello. Si aprirà la finestra Posta elettronica. Una vCard sarà allegata per ogni contatto selezionato.

  3. Terminare e inviare il messaggio di posta.

Risultato: il messaggio sarà inviato con gli allegati vCard.

Suggerimento: per inviare contatti come allegati vCard, è possibile utilizzare anche il menu contestuale.

4.7.10. Esportare i contatti

Si possono esportare i contatti in una cartella personale o in una cartella pubblica. I formati di file disponibili sono CSV e vCard.

Un altro modo per esportare la cartella personale dei contatti è documentato in 8.4.1: Esportare contatti con WebDAV.

Come esportare i contatti in una cartella:
  1. Tasto destro su una cartella di contatti personale o pubblica e selezionare Esporta dalla sottocartella Esteso.

  2. Nel sottomenu, selezionare CSV o vCard.

  3. In base al browser utilizzato, potrà essere richiesto di aprire o salvare il file. Selezionare Salva.

  4. Selezionate una posizione. Inserire il nome di un file.

  5. Fare clic su Salva.

Risultato: i contenuti della cartella di contatti sono esportati in un file di tipo CSV o vCard. Ciò permetterà di elaborare tali dati con altre applicazioni.

4.7.11. Eliminare i contatti

Avviso: i contatti eliminati non possono essere ripristinati. Prima di eliminare un contatto, assicurarsi che non sia più necessario.

Nota: se si desidera eliminare un contatto in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi di eliminazione degli oggetti della cartella di contatti.

Come eliminare uno o più contatti:
  1. Visualizzare un contatto nella vista Dettagli o selezionare uno o più contatti nelle viste Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Elimina. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Elimina del pannello. Si aprirà la finestra Elimina contatto.

  3. Se si è certi di voler eliminare i contatti, fare clic su .

Risultato: i contatti sono eliminati.

Suggerimento: nelle viste Biglietti da visita o Elenco telefonico, è possibile utilizzare anche il menu contestuale o il tasto <Canc> per eliminare contatti.