5.7. Appuntamenti con partecipanti esterni

Al fine di pianificare gli appuntamenti in comune sia con i partecipanti esterni che con quelli interni, i dettagli dell'appuntamento devono essere scambiati tra il server Open-Xchange e l'applicazione di calendario del partecipante esterno.

Ci sono due scenari diversi:

5.7.1. Si crea o si cambia un appuntamento

Se si attiva la casella di selezione Notifica a tutti i partecipanti tramite messaggio di posta durante la creazione di un appuntamento, i partecipanti esterni riceveranno un messaggio di posta con i dettagli dell'appuntamento come un allegato iCal. Il messaggio di posta con i dettagli dell'appuntamento è inviato ai partecipanti esterni se un partecipante interno

  • crea l'appuntamento,

  • aggiunge partecipanti,

  • o elimina l'appuntamento.

Con i dettagli inviati, il partecipante esterno può gestire l'appuntamento nella propria applicazione di calendario.

Informazioni sull'aggiunta di partecipanti esterni ad un appuntamento sono disponibili in 5.5.8.2: Aggiunta di partecipanti esterni senza una voce di rubrica.

5.7.2. Un partecipante esterno crea o modifica un appuntamento

Se un partecipante esterno vi invia un messaggio di posta con i dettagli dell'appuntamento allegati nel formato iCal, si può

  • rispondere all'invito all'appuntamento accettandolo o rifiutandolo,

  • aggiornare un appuntamento esistente se gli altri partecipanti hanno cambiato il loro stato di conferma.

Come rispondere all'invito ad un appuntamento da un partecipante esterno:
  1. Passare al modulo Posta elettronica.

  2. Visualizzare il messaggio con l'invito all'appuntamento nella vista con divisione orizzontale o verticale.

  3. Utilizzare gli elementi di controllo mostrati sotto l'intestazione del messaggio per rispondere all'invito:

    • Inserire un commento.

    • Se si desidera partecipare, fare clic su Accetta.

    • Se non si desidera partecipare, fare clic su Rifiuta.

Risultato: l'appuntamento è inserito nel proprio calendario. Il partecipante esterno viene notificato della propria risposta tramite messaggio di posta.

Come aggiornare lo stato di presenza di un partecipante esterno:
  1. Passare al modulo Posta elettronica.

  2. Visualizzare il messaggio con lo stato di presenza modificato nella vista con divisione orizzontale o verticale.

  3. Fare clic su Aggiorna appuntamento sotto l'intestazione del messaggio.

Risultato: l'appuntamento sarà aggiornato nel proprio calendario.