Organiser les données

Partage

11.3.1. Partage de données

Voici les options disponibles :

  • Vous pouvez partager les données avec un accès en lecture en créant un lien public.

    Vous pouvez donner ce lien à des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs. Toute personne obtenant ce lien peut consulter les données.

    Vous ne pouvez pas créer un lien public pour des dossiers de courriels.

  • Inviter par courriel des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs à un partage. Vous définissez quels droits sont accordés sur le partage pour les utilisateurs internes.

    Le courriel d'invitation contient des informations permettant d'accéder au partage. Si un partenaire extérieur accède au partage, il sera automatiquement identifié à l'aide d'un compte invité.

    Remarque : le courriel d'invitation est envoyé uniquement au format HTML.

Veuillez bien prendre conscience des restrictions suivantes.

  • Pour pouvoir accorder à un autre utilisateur des droits sur un dossier, vous devez disposer des droits d'administration sur ce dossier.

  • Vous ne pouvez pas partager votre dossier personnel Boîte de réception. Pour pouvoir autoriser d'autres utilisateurs à accéder à vos courriels, partagez un dossier de courrier électronique situé sous votre dossier Boîte de réception. Les autres utilisateurs devront alors s'abonner à ce dossier de courriels.

  • Vous avez les droits exclusifs sur vos dossiers privés d'agenda, de contacts et de tâches. Vous ne pouvez pas accorder de droits d'administration sur ces dossiers à d'autres utilisateurs.

Comment partager des données avec un accès en lecture à l'aide d'un lien public :

  1. Ouvrez un dossier dans l'arborescence des dossiers.

  2. Cliquez sur l'icône Actions sur le dossier à côté du nom du dossier. Choisissez Obtenir un lien.

    La fenêtre de partage des objets s'ouvrira. Elle contient un lien public pour un accès en lecture au partage.

  3. Les options suivantes s'offrent à vous :

    • Afin d'envoyer directement le lien par courriel, saisissez les adresses électroniques respectives. Vous pouvez également saisir un message pour les destinataires.

    • Par défaut, les données partagées en lecture le sont pour une durée illimitée. Pour définir une limite dans le temps pour ce partage, activez Expire dans. Sélectionnez une date d'échéance.

    • Afin de protéger l'accès à l'aide d'un mot de passe, activez Mot de passe requis. Saisissez un mot de passe. Si vous envoyez le lien public par courriel, celui-ci contiendra le mot de passe.

  4. Cliquez sur Terminer.

Afin d'afficher à nouveau le lien public, utilisez la fonction de modification des droits.

Comment inviter des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs à un partage :

  1. Ouvrez un dossier dans l'arborescence des dossiers.

  2. Cliquez sur l'icône Actions sur le dossier à côté du nom du dossier. Cliquez sur Inviter des personnes.

    Une fenêtre s'ouvre. Les droits existants s'affichent dans une liste.

  3. Saisissez une adresse électronique dans Ajouter des personnes. L'adresse électronique sera ajoutée à la liste comme un utilisateur interne, un groupe ou un invité. Des droits prédéfinis lui sont donnés.

    Si nécessaire, saisissez un message.

  4. Pour modifier les droits des utilisateurs internes, vous disposez des options suivantes.

    • Pour ajuster un rôle utilisateur, cliquez sur l'entrée sur Rôle actuel. Sélectionnez une valeur dans le menu.

    • Pour ajuster les détails des droits, cliquez sur l'entrée sur Droits d'accès détaillés. Sélectionnez un droit depuis le menu.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : un dossier partagé est identifié par l'icône Partagé . Lorsque l'on clique sur l'icône, la fenêtre de modification des droits s'ouvre.

Afin d'afficher à nouveau le lien public, utilisez la fonction de modification des droits.