Calendario

Creare appuntamenti

7.4.1. Creare nuovi appuntamenti

Per creare un nuovo appuntamento, sono disponibili le seguenti opzioni:

Come creare un nuovo appuntamento:

  1. Aprire una cartella di calendario nell'albero delle cartelle.

    Nota: aprire una cartella di calendario per la quale si dispone dei permessi appropriati per creare appuntamenti. Selezionando una cartella di calendario condivisa, vi sarà richiesto dove creare l'appuntamento:

    • Se si crea l'appuntamento per conto del proprietario, l'appuntamento è creati nella cartella di calendario condivisa del proprietario.

    • Se si invita il proprietario dell'appuntamento, l'appuntamento è salvato nella propria cartella di calendario.

  2. Fare clic su Nuovo nella barra degli strumenti.

  3. Digitare un oggetto. Se necessario, digitare il luogo e una descrizione.

    Se si desidera creare l'appuntamento in un'altra cartella di calendario, fare clic sul nome della cartella nella parte alta accanto a Calendario. Selezionare una cartella di calendario.

  4. Impostare la data di inizio e di fine dell'appuntamento. Per gli appuntamenti che durano l'intero giorno, attivare Giornata intera.

    Per visualizzare l'ora in diversi fusi orari, fare clic sul pulsante del fuso orario accanto all'ora. È possibile impostare i fusi orari utilizzati con frequenza come preferiti nelle impostazioni del calendario.

  5. Per ricevere il promemoria di un appuntamento, selezionare un'impostazione in Promemoria.

  6. È possibile utilizzare funzioni aggiuntive: creare ricorrenze, aggiungere altri partecipanti o risorse, impostare la disponibilità, assegnare colori, aggiungere allegati.

  7. Fare clic su Crea.

Suggerimento: in alternativa, è possibile utilizzare uno dei seguenti metodi:

  • Selezionare una delle viste di calendario (Giorno, Settimana lavorativa, Settimana o Mese). Per visualizzare un intervallo di tempo specifico, fare clic sulla data sopra il foglio di calendario. Nel foglio di calendari, fare doppio clic su un'area libera o disegnare con il trascinamento un'area che va dall'inizio alla fine del nuovo appuntamento.

  • Per creare un nuovo appuntamento di una giornata intera, sono disponibili le seguenti opzioni:

    • Selezionare una delle viste di calendario Giorno, Settimana lavorativa, Settimana. Fare doppio clic in un'area libera del foglio di calendario.

    • Selezionare una delle viste di calendario Settimana lavorativa o Settimana. Fare clic su un giorno nella parte alta del foglio di calendario.

Come utilizzare le funzioni aggiuntive quando si creano appuntamenti:

  1. Per creare un appuntamento ricorrente, attivare Ripeti. I parametri di ripetizione correnti sono visualizzati.

    Per impostare i parametri di ripetizione, fare clic sul valore. Esempi sono disponibili in Domande e risposte del calendario.

    Per nascondere i parametri di ripetizione, fare clic sull'icona Chiudi. Per mostrarli nuovamente, fare clic sulla frase accanto a Ripeti.

  2. In Visualizza come, è possibile impostare la visualizzazione della disponibilità. Esempi sono disponibili in Domande e risposte del calendario.

  3. Se l'oggetto non deve essere mostrato ad altri utenti, attivare Privato. Gli appuntamenti privati sono marcati con l'icona Privato .

  4. Per impostare un singolo colore per l'appuntamento, fare clic su un campo di colore. Se non si seleziona un colore o si fa clic sul primo campo di colore, l'appuntamento è visualizzato nel colore della cartella di calendario. Il colore predefinito di una cartella di calendario è blu chiaro.

    Nota: il menu a tendina di selezione dei colori e le icone dei colori accanto ai nomi delle cartelle sono visualizzati solo se Colori personalizzati è abilitata nel menu Vista nella barra degli strumenti.

  5. Per aggiungere altri partecipanti o risorse, digitare gli indirizzi di posta dei partecipanti, il nome di un gruppo, il nome di una lista di distribuzione o il nome della risorsa nel campo di inserimento sotto Partecipanti.

    Suggerimento: mentre si digitano i destinatari, sono visualizzati diversi suggerimenti corrispondenti. Per accettare un suggerimento, utilizzare uno dei seguenti metodi:

    • Utilizzare la barra di scorrimento per navigare l'elenco. Fare clic un suggerimento.

    • Utilizzare le frecce direzionali per selezionare un suggerimento. Premere Invio.

    Per rimuovere un partecipante o una risorsa, fare clic sull'icona accanto al nome.

    Per informare tutti i partecipanti del nuovo appuntamento, abilitare Messaggio di notifica a tutti partecipanti.

    Suggerimento: per trovare appuntamenti liberi di tutti i partecipanti e delle risorse, è possibile utilizzare la vista di pianificazione.

  6. Per aggiungere un allegato all'appuntamento, fare clic su Aggiungi allegato sotto Allegati. Selezionare uno o più file.

    Per rimuovere un allegato, fare clic sull'icona Elimina .

    Suggerimento: è inoltre possibile aggiungere un allegato trascinando e rilasciando un documento da un navigatore di file o dal desktop alla finestra dell'appuntamento.