Attività

8.1. I componenti di Attività

Barra di ricerca

Consente di cercare le attività.

Albero delle cartelle

Visualizza le cartelle delle attività. Consente di navigare la struttura delle cartelle. Per aprire l'albero delle cartelle, fare clic sul pulsante Vista nella barra degli strumenti. Abilitare Vista della cartella. In base alla configurazione del groupware, l'albero delle cartelle contiene le voci seguenti:

  • Le mie attività. Contiene le proprie attività personali.

  • Attività pubbliche. Contiene attività condivise con tutti gli utenti.

  • Attività condivise. Contiene attività condivise con voi da altri utenti.

Sono disponibili le seguenti funzioni:

  • Facendo clic su una cartella, le sue attività sono visualizzate.

  • L'icona Azioni delle cartelle accanto alla cartella selezionata offre funzioni per organizzare e per scambiare i dati.

  • I pulsanti nell'albero delle cartelle offrono le funzioni per creare cartelle.

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Barra degli strumenti

Contiene ciò che segue:

  • Il pulsante Nuovo. Crea una nuova attività.

  • Il pulsante Modifica. Modifica i dati dell'attività.

  • Il pulsante Scadenza. Cambia la data di scadenza di un'attività.

  • Il pulsante Completata. Marca un'attività come completata.

  • Il pulsante Elimina. Elimina le attività selezionate.

  • L'icona Altro . Apre un menu con ulteriori funzioni:

  • Il pulsante Vista. Apre un menu con caselle di selezione per controllare la vista.

    • La casella di selezione Vista della cartella. Apre o chiude l'albero delle cartelle.

    • La casella Caselle di selezione. Visualizza una casella di selezione accanto a ogni attività nell'elenco. Ciò consente di selezionare più attività per modificarle contemporaneamente.

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Area di visualizzazione

Contiene l'elenco dei contatti e una vista dettagliata dei contatti.

Elenco

Visualizza un elenco di attività nella cartella selezionata. L'elenco contiene le voci seguenti:

  • I seguenti dettagli sono visualizzati per ogni attività: oggetto, stato o data di scadenza e l'avanzamento.

  • Il testo sopra l'elenco contiene il nome della cartella selezionata. Il numero corrisponde al numero di oggetti nella cartella selezionata.

Sono disponibili le seguenti funzioni:

  • Facendo clic su un'attività, il suo contenuto è visualizzato nella vista dettagliata.

  • È possibile selezionare più attività per modificarle contemporaneamente. Per fare ciò, marcare le caselle di selezione accanto alle attività abilitando l'opzione Caselle di selezione dal menu a tendina Vista nella barra degli strumenti.

    È possibile utilizzare anche le funzioni di selezione multipla del proprio sistema.

    Per selezionare tutti i contatti nella cartella attualmente selezionata, marcare la casella di selezione Seleziona tutto sopra l'elenco.

  • Facendo clic sull'icona Ordina sopra l'elenco, si aprirà un menu che consente di ordinare le attività. È inoltre possibile specificare in questo menu se visualizzare o meno le attività completate.

Vista dettagliata

Mostra i dati dell'attività selezionata nell'elenco. La vista dettagliata include i seguenti componenti:

  • Oggetto

    Un'icona di priorità accanto all'oggetto, se disponibile

    Le attività private sono marcate con l'icona Privata .

  • La data di inizio dell'attività, se disponibile

  • Stato e avanzamento

  • Se l'attività ha allegati, sono visualizzati i nomi degli allegati.

  • La descrizione dell'attività, se disponibile

  • Se l'attività è un'attività ricorrente, saranno visualizzati i parametri di ricorrenza.

  • La data di inizio dell'attività, se disponibile

  • I dettagli dell'attività come le informazioni di fatturazione, se disponibile

  • Se l'appuntamento ha diversi partecipanti, il numero di partecipanti che hanno accettato, rifiutato o non hanno ancora risposto è mostrato in alto a destra sopra l'elenco dei partecipanti. Per filtrare l'elenco dei partecipanti, fare clic sulle icone.

  • I nomi dei partecipanti, se presenti. Facendo clic su un nome, si aprirà una finestra a comparsa. Visualizza le informazioni relative al contatto.

    • I dati di contatto della persona.

    • Se avete scambiato messaggi di posta con questa persona. essi saranno visualizzati sotto Conversazioni recenti.

    • Se ci sono appuntamenti pianificati con questa persona, essi saranno visualizzati sotto Appuntamenti condivisi.

    • Informazioni su questa persona dalle reti sociali. È possibile utilizzare i pulsanti disponibili per aprire il profilo della persona.

    Facendo clic su un appuntamento o su un messaggio di posta, si aprirà una finestra a comparsa.

  • In base alla configurazione del groupware, un pallino colorato accanto al nome indica lo stato del partecipante di Messenger.

  • Se l'appuntamento include partecipanti esterni, i loro nomi sono visualizzati sotto Partecipanti esterni.

Vista per creare o modificare

Quando si compone una nuova attività o si modifica un'attività esistente, i seguenti elementi sono visualizzati in una nuova pagina.

  • Il pulsante Crea. Facendo clic su questo pulsante, i dati dell'attività corrente sono salvati e la pagina di modifica viene chiusa.

  • Il pulsante Scarta. Per annullare la creazione o la modifica, fare clic su questo pulsante.

  • Il campo di inserimento Oggetto. Digitare l'oggetto in questo campo. L'oggetto viene visualizzato come titolo dell'attività nelle viste.

  • Il campo di inserimento Descrizione. È possibile digitare una descrizione dell'attività in questo campo.

  • Il pulsante Espandi modulo. Visualizza campi di inserimento aggiuntivi.

    • I campi di inserimento Data iniziale e Data di scadenza. Specificano la data di inizio e di scadenza. Facendo clic su di essi, si aprirà una finestra per selezionare la data.

      Se la casella di selezione Tutto il giorno è disabilitata, è possibile impostare l'ora di inizio e di scadenza.

    • La casella di selezione Tutto il giorno. Abilitare questa casella se l'attività deve durare per tutto il giorno.

    • La casella di selezione Ripeti. Abilitare questa casella di selezione se l'attività deve essere ripetuta. Elementi di controllo aggiuntivi per impostare i parametri di ricorrenza sono visualizzati. Esempi sono disponibili nelle domande sugli appuntamenti e sulle attività.

    • Il menu a tendina Ricordami. Definisce quando ricevere un promemoria della data di scadenza dell'attività con una voce nell'area informazioni. È possibile inoltre impostare una data e un'ora di scadenza per il promemoria in Promemoria.

    • Il menu a tendina Stato. Definisce lo stato dell'attività. È possibile digitare anche un valore percentuale per il completamento dell'attività in Avanzamento.

    • Il menu a tendina Priorità. Definisce l'importanza dell'attività.

    • La casella di selezione Privata. Abilitare questa casella se gli altri utenti non devono vedere l'oggetto e la descrizione dell'attività.

    • Il campo di inserimento Aggiungi partecipante/risorsa. Digitare il nome dei partecipanti che prenderanno parte all'attività in questo campo.

    • Il pulsante Aggiungi allegati sotto Allegati. Fare clic su questo pulsante per allegare uno o più file ai dati di contatto.

    • Il pulsante Mostra i dettagli. Facendo clic su di esso, saranno visualizzati campi di dati aggiuntivi dove è possibile digitare dettagli di fatturazione come sforzi stimati, sforzi attuali o informazioni di fatturazione.

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