5.2. Was Sie wissen sollten

5.2.1. Wozu dient das Modul Kalender?

Im Modul Kalender können Sie

5.2.2. Was muss ich über Termine wissen?

Um die Anzeige von Terminen zu verstehen und um Termine sinnvoll anzulegen, sollten Sie Folgendes wissen:

  • Was sind Terminarten?

  • Wozu dient die Verfügbarkeit?

5.2.2.1. Was sind Terminarten?

Die Terminart bestimmt, wer an einem Termin teilnimmt und ob ein Termin regelmäßig wiederholt wird.

Es gibt folgende Terminarten:

Terminart

Merkmal

Standard-Termin

Ein Termin, dem keine besonderen Eigenschaften zugewiesen werden.

Privater Termin

Ein Termin, der nur vom Anleger des Termins gesehen wird.Beispiel: Der Geburtstag eines Bekannten oder Familienmitglieds.

Terminserie

Ein Termin, der mindestens einmal wiederholt wird. Beispiel: Das Team Meeting, das jeden 2. Montag stattfindet.

Gruppentermin

Ein Termin, zu dem mehrere Teilnehmer eingeladen sind.Beispiel: Ein Team Meeting.

Öffentlicher Termin

Ein Termin, der sich in einem öffentlichen Kalenderordner befindet. Beispiel: Ein Company Meeting.

Freigegebener Termin

Ein Termin, der sich in einem freigegebenen Kalenderordner befindet. Jeder Benutzer kann Kalenderordner für andere Benutzer freigeben.Beispiel: Ein Meeting, das der Teamleader in seinen Kalender einträgt. Der Kalender ist für die Team-Mitglieder freigegeben.

Wenn Sie einen Termin anlegen, bestimmen Sie die Terminart, indem Sie dem Termin eine dieser Merkmale zuweisen bzw. den Termin in einem bestimmten Ordner anlegen. Wenn Sie einen Kalender anzeigen, werden die Terminarten mit Hilfe von Symbolen angezeigt.

Sie können bestimmte Terminarten kombinieren. Sie können zum Beispiel einen Termin anlegen, der mehrmals stattfindet (Terminserie) und zu dem Sie mehrere Teilnehmer einladen (Gruppentermin).

5.2.2.2. Wozu dient die Verfügbarkeit?

Die Verfügbarkeit bestimmt, ob der Teilnehmer eines Termins während der Termindauer für andere Tätigkeiten verfügbar ist oder nicht. In den Kalenderansichten der Termine wird die Verfügbarkeit durch einen Balken in einer bestimmten Farbe angezeigt.

Verfügbarkeit

Eigenschaft

Farbe

Gebucht

Der Termin ist belegt. Das bedeutet: Wenn sich der Termin mit einem anderen gebuchten Termin zeitlich überschneidet, führt dies zu einer Konfliktmeldung. Beispiel: Ein Meeting, an dem Sie teilnehmen.

Blau

Mit Vorbehalt

Der Termin ist belegt. Der Zeitraum liegt aber noch nicht endgültig fest. Beispiel: Ein Meeting, dessen Termin sich noch ändern kann.

Gelb

Geschäftlich unterwegs

Der Termin ist belegt. Der Teilnehmer ist während der Dauer des Termins außer Haus tätig. Beispiel: Sie sind auf Geschäftsreise.

Rot

Frei

Der Teilnehmer ist während der Dauer des Termins für andere Termine verfügbar. Beispiel: Der Geburtstag eines Mitarbeiters.

Grün

Wenn Sie einen Termin anlegen, können Sie die Verfügbarkeit bestimmen.

5.2.3. Wozu dienen Kalenderordner?

Mit Kalenderordnern können Sie Kalender und Termine strukturieren. Ein Termin wird stets in einem bestimmten Kalenderordner erzeugt. Jeder Kalenderordner im Ordnerbaum repräsentiert einen bestimmten Kalender. Sie wählen einen Kalender, indem Sie im Ordnerbaum einen Kalenderordner anklicken.

Sie erkennen einen Kalenderordner im Ordnerbaum an dem Symbol .

Es gibt folgende Arten von Kalenderordnern:

  • Persönliche Kalenderordner. Diese Kalenderordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb Ihres Stammordners. Der persönliche Standard-Kalenderordner heißt Kalender. Sie können weitere persönliche Kalenderordner anlegen.

  • Öffentliche Kalenderordner. Diese Kalenderordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb des Ordners Öffentliche Ordner. Jeder Benutzer kann öffentliche Ordner anlegen und diese für andere Benutzer freigeben.

  • Freigegebene Kalenderordner. Diese Kalenderordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb des Ordners Freigegebene Ordner. Ein Benutzer kann persönliche Kalenderordner für andere Benutzer freigeben.

Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie in 8.5: Ordnerverwaltung, zum Freigeben von Ordnern in 8.6: Freigaben und Rechte.