この章では、グループウェアの機能の概要を理解することができます。モジュールを利用してできる仕事、およびそれぞれのモジュールを協同させることについての基礎的な事柄が説明されます。
注 : このマニュアルで説明されている機能のいくつかがご使用のバージョンにない場合、管理者もしくはホストにご相談ください。このグループウェアはモジュールで構成されていますので、アップグレード版を購入することで、いつでもモジュールや機能を追加することができます。
スタート ページを入口にして、他のグループウェア機能を利用することができます。スタート ページでは、新着メール、現在のアポイント、仕事およびインフォストア アイテムなどのオブジェクトを確認したり、新規オブジェクトを作成することや他のモジュールを開いたりすることができます。
メール モジュールでは、メールの送受信ができます。さらに検索、印刷、コピー、メール テンプレートを作成することもできます。
メールの添付ファイルは、ローカル ディスクかインフォストアに保存できます。メール送信時に、メール モジュールから直接、連絡先モジュールのデータにアクセスできます。メールでアポイントの出席依頼を受け取った場合には、メール中から直接予定表モジュールのアポイント エントリに切り替えることができます。
連絡先モジュールでは、プライベートおよびビジネスの連絡先を管理することができます。連絡先を参照し、作成し、編集できます。グローバル アドレス帳のデータは、すべてのグループウェア ユーザが利用できます。
連絡先データは、メールを送信する、予定表モジュールの中からアポイントに出席者を招く、もしくは仕事モジュールの中から他のユーザに仕事を任せるさいに利用することができます。
予定表モジュールでは、プライベートおよびビジネスのアポイントを管理できます。アポイントを参照、作成、編集できます。何度も繰り返すアポイントのために、定期的なアポイントを作成できます。詳細な情報を、ドキュメントとしてアポイントに添付できます。他の出席者からアポイントの出席依頼があった場合、受諾するか、辞退することができます。
アポントに他の出席者に出席依頼する場合、連絡先モジュールからデータを使用できます。予定しているアポイントの時間に出席者が空いているか、また会議室やデバイスなどの設備資源を利用できるかをチェックできます。アポイントの変更は、他の出席者に自動的に通知されます。
タスク モジュールでは、プライベートおよびビジネスの仕事を管理できます。仕事を参照、作成、編集できます。詳細な情報を、ドキュメントとして仕事に添付できます。開始および締め切りを設定したり、現在の進捗状況を入力して仕事を管理できます。
他の出席者に仕事を委任できます。仕事の結果を含むドキュメントがある場合、インフォストアに保存することができます。
インフォストアでは、ドキュメント、コメント、インターネット アドレスのリンクの形式で情報を管理できます。インフォストア アイテムを参照、作成、編集できます。こうすることで、ドキュメントをバックアップする場所としてインフォストアを利用できます。
さらに、会社の知識を集中させる情報プールとしてインフォストアを利用することもできます。そのためには、他のユーザもしくはチームと読み書き権限を用いて共有する、インフォストア フォルダを作成する必要があります。リンクもしくはメール添付として、インフォストア ドキュメントを他のユーザに送信できます。他の人に知識を提供すると同時に、他の人の知識から恩恵を受けることができます。
国の設定、グループウェアの動作およびデザインをここで変更できます。パスワードや休暇通知のような個人設定の変更もできます。
MS Outlook 形式や標準形式の、連絡先データやアポイントをインポートする機能もここから利用できます。
共有フォルダは、他のユーザと情報をやり取りするために欠かせません。それぞれのグループウェア オブジェクトは、特定のフォルダに保存されます。フォルダ ツリーを利用して、フォルダの管理や共有をしてください。
個人フォルダを利用して、メール、連絡先、仕事、インフォストア アイテムをソートしてください。
読み書き権限を利用して特定のフォルダを共有し、チームをサポートしてください。パブリック フォルダや共有フォルダにあるオブジェクトを利用して、他の人の情報をご自身の仕事に役立ててください。