Uprawnienia określają, co użytkownik może zrobić z danym folderem i jego zawartością, tj. użytkownicy mają pewne uprawnienia do folderów. Jeśli wszystkie określone z góry warunki są spełnione, użytkownik może nadać te uprawnienia innym użytkownikom lub może modyfikować własne uprawnienia.
Z reguły przyczyną udzielania uprawnień jest możliwość udostępniania danych i informacji innym użytkownikom. Jest to niezbędna część programu do pracy grupowej. Przyznawanie uprawnień do folderu innym użytkownikom nosi również nazwę "Udostępnianie folderu".
W celu kontroli, czy użytkownik może np. tylko czytać lub również modyfikować zawartość folderu, istnieje kilka hierarchicznych uprawnień. Najwyższe uprawnienia to uprawnienia administratora. Zawierają one wszystkie inne uprawnienia oraz prawo do udostępniania folderu innym użytkownikom.
Następujące przykłady pokazują, jak stosować poszczególne uprawnienia:
Posiadasz uprawnienia administratora swoich folderów osobistych. W celu ukrycia swoich osobistych danych przed innymi użytkownikami, inni użytkownicy nie mają żadnych uprawnień do Twoich osobistych folderów tak długo, jak długo Ty nie udostępnisz swoich folderów osobistych.
Aby udostępnić dane i informacje innym użytkownikom, masz prawo do tworzenia podfolderów w folderze
. Te podfoldery mogą być udostępnione innym użytkownikom.Aby móc czytać dane adresowe innych użytkowników oraz zmieniać swoje własne dane adresowe, masz prawo do czytania wszystkich obiektów w folderze
i tworzenia własnych obiektów w tym folderze.Szczegółowe informacje na temat uprawnień i instrukcje, jak nadawać uprawnienia można znaleźć w 8.6: Zarządzanie uprawnieniami.