5.8. Gérer les rendez-vous

5.8.1. Chercher un rendez-vous

En saisissant un terme de recherche, vous pouvez trouver des rendez-vous particuliers dans le dossier d'agenda actuellement ouvert. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à chercher.

Tous les rendez-vous dont l'intitulé ou la catégorie contient le terme de recherche seront identifiés.

Exemple : pour trouver les rendez-vous avec les intitulés « Réunion » et « Réunion d'équipe », utilisez le terme de recherche « nion ».

Comment chercher un rendez-vous :
  1. Dans l'arborescence des dossiers, choisissez le dossier d'agenda dans lequel vous souhaitez mener la recherche.

  2. Sélectionnez la vue en liste ou la vue calendaire.

  3. Saisissez le terme de recherche dans le champ dédié.

  4. Cliquez sur l'icône Chercher .

Résultat : la fenêtre de vue d'ensemble bascule en vue par Liste. La vue Liste affiche uniquement les rendez-vous qui correspondent au terme de recherche.

Comment afficher tous les rendez-vous pour le dossier d'agenda actuellement sélectionné :
  • Dans le champ de saisie Chercher, cliquez sur l'icône Réinitialiser .

5.8.2. Modifier un rendez-vous

Vous pouvez modifier ultérieurement toutes les données saisies lors de la création du rendez-vous.

Remarque : Si vous souhaitez modifier un rendez-vous provenant d'un dossier public ou partagé, vous devez disposer des droits de modification sur les objets du dossier d'agenda. Vous ne pouvez pas modifier des rendez-vous privés dans les dossiers partagés.

Comment modifier un rendez-vous :
  1. Affichez un rendez-vous dans la vue Détails ou sélectionnez un rendez-vous dans la vue Liste, une vue en agenda ou la vue Équipe.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modifier du tableau de bord. La fenêtre Rendez-vous s'ouvre.

  3. Modifiez les données du rendez-vous. Une description exhaustive des données est disponible dans 5.5: Créer un rendez-vous.

  4. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : le rendez-vous est modifié.

Si vous souhaitez annuler l'action, cliquez sur Annuler dans le tableau de bord.

Remarque : Si vous modifiez un rendez-vous chevauchant un autre rendez-vous, vous pouvez être confronté à un message de conflit. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans 5.5.11: Résoudre les conflits de rendez-vous.

Conseil : vous pouvez aussi modifier les rendez-vous en utilisant le menu contextuel ou en double-cliquant sur un rendez-vous.

Comment modifier le titre d'un rendez-vous :
  1. Sélectionnez un rendez-vous dans la vue calendaire.

  2. Cliquez sur le titre d'un rendez-vous.

  3. Modifiez le titre.

  4. Appuyez sur Entrée.

5.8.3. Modifier des rendez-vous par glisser-déposer

Dans les vues de l'agenda, vous pouvez réaliser les actions suivantes en procédant par glisser-déposer :

  • déplacer un rendez-vous vers une autre date,

  • changer l'heure d'un rendez-vous,

  • changer la date de début ou de fin d'un rendez-vous.

Comment déplacer un rendez-vous vers un autre jour :
  1. Affichez un rendez-vous dans la vue en agenda par Semaine ouvrée, Mois, Semaine ou Personnalisé.

  2. Déplacez le pointeur de la souris vers le rectangle matérialisant le rendez-vous. Le pointeur de la souris se transforme en petite main.

  3. Faites glisser le rendez-vous vers une autre date dans l'intervalle de temps ou vers une date du miniagenda.

Résultat : le rendez-vous est déplacé vers la date sélectionnée.

Conseil : pour déplacer un rendez-vous affiché en vue Jour vers une autre date, faites-le glisser vers une date dans le miniagenda.

Conseil : Dans les vues en Semaine ouvrée et Personnalisée, vous pouvez aussi changer l'heure d'un rendez-vous en le faisant glisser vers une autre heure dans la grille de temps.

Comment modifier l'heure d'un rendez-vous :
  1. Affichez un rendez-vous dans la vue en agenda par Jour, Semaine ouvrée ou Personnalisé.

  2. Déplacez le pointeur de la souris vers le rectangle matérialisant le rendez-vous. Le pointeur de la souris se transforme en petite main.

  3. Faites glisser le rendez-vous vers une autre heure dans l'intervalle de temps.

Résultat : le rendez-vous est déplacé vers l'heure sélectionnée.

Conseil : Dans les vues en Semaine ouvrée et Personnalisée, vous pouvez aussi changer l'heure d'un rendez-vous en le faisant glisser vers une autre heure dans la grille de temps.

Comment modifier l'heure de début ou de fin d'un rendez-vous :
  1. Affichez un rendez-vous dans la vue par Semaine ouvrée ou Personnalisée de l'agenda.

  2. Déplacez le pointeur de la souris vers les bords supérieur ou inférieur du rectangle matérialisant le rendez-vous. Le pointeur de la souris se transforme en double flèche.

  3. Faites glisser le bord vers le haut ou vers le bas, pour atteindre une autre heure dans l'intervalle de temps.

Résultat : l'heure de début ou de fin du rendez-vous est modifiée.

5.8.4. Modifier une série de rendez-vous

Lorsque vous modifiez une série de rendez-vous, vous devez choisir une des possibilités suivantes :

  • Modifier la totalité de la série de rendez-vous

  • Modifier un rendez-vous unique dans la série

Vous pouvez faire votre choix dans la fenêtre qui apparaît Modifier le rendez-vous.

Comment modifier la totalité d'une série de rendez-vous :
  1. Utilisez l'une des méthodes suivantes décrites dans 5.8.2: Modifier un rendez-vous et 5.8.3: Modifier des rendez-vous par glisser-déposer.

    La fenêtre qui apparaît Modifier le rendez-vous s'ouvre.

  2. Dans la fenêtre qui apparaît Modifier le rendez-vous, cliquez sur Série.

Résultat : les modifications sont appliquées à la série dans son ensemble.

Remarque : S'il existe une exception à la série de rendez-vous, cette exception perd ses modifications et est réintégrée dans la série.

Comment modifier un rendez-vous unique à partir de la série :
  1. Utilisez l'une des méthodes décrites dans 5.8.2: Modifier un rendez-vous et 5.8.3: Modifier des rendez-vous par glisser-déposer.

    La fenêtre qui apparaît Modifier le rendez-vous s'ouvre.

  2. Dans la fenêtre qui apparaît Modifier le rendez-vous, cliquez sur Rendez-vous.

Résultat : une exception est créée. Les changements sont appliqués uniquement à cette exception.

Remarque : Si vous modifiez par la suite la série complète, l'exception perd ses modifications et est réintégrée dans la série.

Remarque : Si vous utilisez le glisser-déposer pour déplacer un rendez-vous de la série à une autre date, vous pouvez uniquement changer le rendez-vous isolé à partir de la série. La fenêtre qui apparaît Modifier le rendez-vous affiche le message suivant :

Si vous changez la date de ce rendez-vous, vous créez une exception de rendez-vous pour la série. Voulez-vous continuer ?

Pour créer une exception, cliquez sur Continuer. Pour annuler l'action, cliquez sur Annuler.

5.8.5. Imprimer des rendez-vous

Il existe les possibilités suivantes pour imprimer des rendez-vous :

  • Imprimer une liste de rendez-vous

  • Imprimer les données d'un rendez-vous

  • Imprimer un agenda papier avec les rendez-vous

Comment imprimer une liste de rendez-vous :
  1. Sélectionnez la vue en Liste dans le tableau de bord.

  2. Sélectionnez un intervalle de temps dans le tableau de bord.

  3. Sélectionnez les rendez-vous à imprimer.

  4. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre comportant l'aperçu avant impression, ainsi qu'une fenêtre système Imprimer s'ouvrent.

  5. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  6. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : la liste de rendez-vous est imprimée.

Comment imprimer les données relatives à un rendez-vous :
  1. Ouvrez un rendez-vous en vue de Détails.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre comportant l'aperçu avant impression, ainsi qu'une fenêtre système Imprimer s'ouvrent.

  3. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  4. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : les données du rendez-vous sont imprimées.

Comment imprimer un agenda papier :
  1. Afficher la vue de l'agenda par Mois, Semaine ou Semaine ouvrée.

  2. Cliquez sur Imprimer dans l'onglet Édition du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre comportant l'aperçu avant impression, ainsi qu'une fenêtre système Impression s'ouvrent.

  3. Si nécessaire, modifiez les réglages d'impression dans la fenêtre système.

  4. Cliquez sur Imprimer dans la fenêtre système.

Résultat : La vue pré-définie de l'agenda est imprimée.

5.8.6. Déplacer des rendez-vous vers un autre dossier

Pour déplacer des rendez-vous vers un autre dossier, vous avez les possibilités suivantes :

  • Avec la fonction du tableau de bord

  • Par glisser-déposer

Remarque : Les rendez-vous répétitifs et les rendez-vous individuels d'une série ne peuvent pas être déplacés dans un autre dossier.

Remarque : Lorsque vous déplacez des rendez-vous d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez avoir les droits suivants :

  • Droit de supprimer des objets dans le dossier source

  • Droit de créer des objets dans le dossier cible

Comment déplacer des rendez-vous grâce aux fonctions du tableau de bord :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous dans la vue Liste ou dans une vue calendaire.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Déplacer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Déplacer du tableau de bord. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre.

  3. Cliquez sur un dossier d'agenda dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur des dossiers vers lesquels vous pouvez effectivement déplacer des rendez-vous.

Résultat : les rendez-vous sont déplacés.

Comment déplacer des rendez-vous par glisser-déposer :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous dans la vue Liste ou dans une vue calendaire.

  2. Faites glisser un rendez-vous sélectionné vers un dossier d'agenda. Une icône à côté du pointeur de la souris fournit les indications suivantes :

    • Lorsque vous faites glisser le rendez-vous vers une cible valide, une coche verte s'affiche.

    • Lorsque vous tentez de faire glisser le rendez-vous vers une cible non valide, une croix rouge d'interdiction apparaît.

  3. Lâchez le bouton de la souris sur le dossier cible.

Résultat : les rendez-vous sont déplacés.

5.8.7. Marquer un rendez-vous à l'aide de catégories

Vous pouvez procéder ainsi :

  • Attribuer des catégories à des rendez-vous

  • Supprimer des catégories attribuées à des rendez-vous

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la définition de catégories dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment attribuer des catégories prédéfinies à des rendez-vous :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un rendez-vous dans la vue en agenda, d'équipe ou en liste.

  2. Dans le menu contextuel, choisissez l'élément Catégories >. Un sous-menu s'ouvre.

  3. Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

    • Pour attribuer une des catégories affichées, cliquez sur une catégorie du sous-menu.

    • Pour attribuer une autre catégorie :

      • Cliquez sur l'élément Toutes les catégories.. du sous-menu. La fenêtre de dialogue Catégories s'ouvre. La liste de choix Nom contient toutes les catégories définies.

      • Dans la liste de choix Nom, cochez les cases des catégories à ajouter au rendez-vous. Remarque : La catégorie choisie initialement définit la couleur avec laquelle le rendez-vous est affiché.

      • Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont attribuées au rendez-vous.

Comment supprimer des catégories attribuées :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un rendez-vous dans la vue en agenda, d'équipe ou en liste.

  2. Choisissez l'élément Catégories > du menu contextuel. Un sous-menu s'ouvre.

  3. Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

    • Pour supprimer toutes les catégories attribuées, cliquez sur Supprimer toutes les catégories dans le sous-menu.

    • Pour supprimer des catégories spécifiques :

      • Cliquez sur le bouton Toutes les catégories.... La fenêtre Catégories s'ouvre.

      • Dans la liste de choix Nom, décochez les cases des catégories à supprimer.

      • Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont supprimées du rendez-vous.

5.8.8. Marquer un rendez-vous à l'aide de drapeaux

Les drapeaux sont des étiquettes de couleurs pour marquer les rendez-vous. Vous pouvez fixer votre propre signification pour les couleurs individuelles. Les drapeaux sont affichés de la manière suivante :

  • Dans la vue en Liste, dans la dernière colonne

  • Dans la vue de Détails, sur la droite des onglets

  • Dans la vue de l'agenda, sur la droite de l'intitulé du rendez-vous

Remarque : La couleur d'une catégorie a priorité sur la couleur du drapeau.

Comment marquer les rendez-vous à l'aide de drapeaux :
  1. Ouvrez un rendez-vous dans la vue Détails ou sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous dans la vue Liste ou dans une vue calendaire.

  2. Dans l'onglet Drapeaux du tableau de bord, cliquez sur n'importe quel drapeau. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Drapeaux du tableau de bord, puis sur un élément.

Résultat : les rendez-vous sélectionnés sont marqués par des drapeaux.

Comment supprimer des drapeaux :
  1. Ouvrez un rendez-vous marqué par un drapeau en vue de Détails ou sélectionnez des rendez-vous marqués par des drapeaux dans la vue en Liste ou dans une vue de l'agenda.

  2. Cliquez sur Supprimer le drapeau dans l'onglet Drapeaux du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Drapeaux > Supprimer le drapeau du tableau de bord.

Résultat : les drapeaux sont supprimés.

5.8.9. Exporter des rendez-vous

Vous pouvez exporter les rendez-vous d'un dossier d'agenda public ou privé. Le format disponible est iCal.

Une autre possibilité pour exporter un dossier d'agenda personnel se trouve dans 8.4.2: Exporter des rendez-vous et des tâches avec WebDAV.

Comment exporter les rendez-vous d'un dossier :
  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier d'agenda privé ou public et choisissez Exporter dans le sous-menu Avancé.

  2. Dans le sous-menu, choisissez iCalendar.

  3. Certains navigateurs peuvent vous demander s'il faut ouvrir ou enregistrer le fichier. Choisissez Enregistrer.

  4. Choisissez l'emplacement du fichier sur le disque. Saisissez un nom de fichier.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : les rendez-vous figurant dans le dossier d'agenda sont exportés vers un fichier de type iCal. On peut traiter ces rendez-vous avec d'autres applications.

5.8.10. Supprimer des rendez-vous

Attention : les rendez-vous supprimés ne peuvent être restaurés. Avant de supprimer un rendez-vous, vérifiez bien que vous n'en avez plus l'usage.

Remarque : Si vous souhaitez supprimer un rendez-vous provenant d'un dossier d'agenda public ou partagé, vous devez disposer des droits de suppression sur les objets de ces dossiers.

Comment supprimer un ou plusieurs rendez-vous :
  1. Ouvrez un rendez-vous dans la vue Détails ou sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous dans la vue en Liste, dans une vue de l'agenda ou dans l'intervalle de temps par Jour de la vue d'équipe.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Supprimer du tableau de bord. La fenêtre Supprimer le rendez-vous s'ouvre.

  3. Si vous êtes certain de vouloir supprimer les rendez-vous, cliquez sur Oui.

Résultat : les rendez-vous sont supprimés. Tous les participants recevront un courriel de notification les informant de la suppression du rendez-vous.

Conseil : dans la vue Liste ou dans une vue calendaire, vous pouvez également supprimer des rendez-vous à l'aide du menu contextuel ou la touche <suppr> du clavier.

5.8.11. Synchroniser des rendez-vous avec CalDAV

CalDAV vous permet d'accéder à l'agenda du serveur Open-Xchange et de synchroniser les rendez-vous avec des logiciels clients comme Mozilla Thunderbird.

Remarque : pour exploiter cette fonctionnalité, CalDAV doit être disponible sur le serveur Open-Xchange. Si vous n'en êtes pas sûr, contactez votre administrateur ou votre hébergeur.

5.8.11.1. Synchronisation avec Thunderbird

Les conditions suivantes doivent être respectées au préalable :

  • La dernière version de Mozilla Thunderbird est installée.

  • La dernière version du plug-in Thunderbird Lightning est installée. Ce plug-in contient une application de rendez-vous et de tâches.

  • Thunderbird est configuré pour accéder à votre compte de courrier électronique Open-Xchange.

Veuillez noter les limitations suivantes :

  • Thunderbird ne peut que synchroniser des dossiers d'agenda individuels. Pour synchroniser plusieurs dossiers d'agenda entre le collecticiel Open-Xchange et Thunderbird, il faut régler séparément la synchronisation pour chaque dossier d'agenda individuellement.

  • Les informations de rappel suivantes ne sont pas prises en charge par le serveurOpen-Xchange :

    • Les rappels qui sont envoyés après le début du rendez-vous

    • Les rappels multiples

    • Les rappels qui ne sont pas du type « DISPLAY »

    Si vous mettez en place un tel rappel pour un rendez-vous isolé ou répétitif dans Thunderbird, le rappel est supprimé par le serveur Open-Xchange.

  • La propriété « URL » des ressources iCal n'est pas prise en charge.

  • Les fichiers en pièces jointes ne sont pas pris en charge.

  • Les rendez-vous marqués comme « privés » sont exportés par le serveur Open-Xchange avec la propriété « CLASS » valant « PRIVATE ».

  • Les propriétés « CONFIDENTIAL » et « PRIVATE » sont traitées de la même façon par le serveur Open-Xchange et sont importées comme « PRIVATE ».

Attention : le serveur Open-Xchange ne prend pas en charge les rendez-vous privés à plusieurs participants. Si vous marquez un rendez-vous à plusieurs participants comme Rendez-vous privé dans Thunderbird, le serveur Open-Xchange supprimera les participants sans vous prévenir.

Comment accéder à votre agenda dans Thunderbird :
  1. Vérifiez les points nécessaires suivants :

    • Thunderbird a accès au réseau.

    • On peut accéder au serveur Open-Xchange.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier d'agenda dans le collecticiel Open-Xchange. Choisissez Propriétés. Notez la valeur de l'URL CalDAV ou copiez-la dans le presse-papier.

  3. Dans la barre de menus de Thunderbird, cliquez sur Rendez-vous et tâches > Agenda.

  4. Dans la barre de menu, cliquez sur Fichier > Nouveau > Agenda. La fenêtre Modifier l'agenda s'ouvre.

  5. Choisissez Sur le réseau. Click on Suivant.

  6. Choisissez le format CalDAV. Comme Emplacement, utilisez la valeur demandée dans la deuxième étape. Pour accéder aux rendez-vous sans connexion à Internet, cochez Cache. Cliquez sur Suivant.

  7. Dans Nom de l'agenda, saisissez un nom pour le dossier d'agenda. Vous pouvez choisir une couleur pour l'agenda. Indiquez si les alarmes (les rappels) doivent être affichées. Cliquez sur Suivant.

  8. Si le logiciel vous demande de justifier votre identité, indiquez le nom d'utilisateur et le mot de passe pour le serveur Open-Xchange.

Résultat : Après un court instant, le dossier d'agenda sera synchronisé.

Pour synchroniser d'autres dossiers d'agenda, répétez les étapes précédentes pour chaque dossier d'agenda.