6.5. Creare attività

Qui potete trovare una panoramica di come creare una nuova attività. Maggiori dettagli sono disponibili nella pagina seguente.

Nota: se si desidera creare una nuova attività in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi per la creazione di oggetti in queste cartelle.

Come creare una nuova attività:
  1. Nella scheda Nuovo del pannello, fare clic sull'icona Attività. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Attività del pannello . Si aprirà la finestra Attività. Viene visualizzata la scheda Attività.

  2. Se necessario, selezionare una cartella delle attività facendo clic sul pulsante Cartella e selezionando una cartella nella finestra a comparsa.

  3. Inserire un oggetto e le note per l'attività.

  4. Impostare la priorità dell'attività.

  5. Impostare la data di inizio e di scadenza dell'attività. Vedere 6.5.1: Definizione della data di inizio e di scadenza di un'attività.

  6. Impostare il promemoria dell'attività. Vedere 6.5.2: Impostare o rispondere al promemoria dell'attività.

  7. Se necessario, utilizzare opzioni aggiuntive:

  8. Fare clic su Salva nel pannello. La finestra verrà chiusa.

Risultato: l'attività è creata. Lo stato di avanzamento è impostato su Non iniziata o 0 % completato.

Se si vuole annullare l'azione, fare clic su Annulla nel pannello.

Suggerimento: si può creare una nuova attività anche facendo clic su Crea nuova attività nella scheda Modifica del pannello.

Per creare una nuova attività esistono le seguenti possibilità:

6.5.1. Definizione della data di inizio e di scadenza di un'attività.

Per definire la data di inizio e di scadenza di un'attività, usare gli elementi di controllo accanto a Data di inizio e Data di scadenza nella finestra Attività.

Come definire la data di inizio e di scadenza dell'attività nella finestra Attività:
  1. Aprire la scheda Attività.

  2. Utilizzare uno dei seguenti metodi per impostare la data di scadenza dell'attività:

    • Inserire una data valida nel campo di inserimento accanto a Data di scadenza.

    • Fare clic sull'icona del calendario accanto a Data di scadenza. Si aprirà un calendario nel quale si può selezionare una data.

  3. Utilizzare uno dei seguenti metodi per impostare la data di inizio dell'attività:

    • Inserire una data valida nel campo di inserimento accanto a Data di inizio.

    • Fare clic sull'icona del calendario accanto a Data di inizio. Si aprirà un calendario nel quale si può selezionare una data.

6.5.2. Impostare o rispondere al promemoria dell'attività.

Se si vuol essere ricordati dell'attività prima della scadenza, si può definire quando si desidera ricevere l'avviso. Una finestra di promemoria avviserà di questa attività quando la fine del periodo selezionato sarà raggiunta.

Come impostare un promemoria di attività nella finestra Attività:
  1. Aprire la scheda Attività.

  2. Utilizzare uno dei seguenti metodi per impostare una data per il promemoria dell'attività:

    • Inserire una data valida nel campo di inserimento accanto a Ricordami.

    • Fare clic sull'icona del calendario accanto a Ricordami. Si aprirà un calendario nel quale si può selezionare una data.

  3. Utilizzare uno dei seguenti metodi per impostare un orario per il promemoria dell'attività:

    • Inserire un orario valido nel campo di inserimento accanto alla data del promemoria.

    • Selezionare un orario dal menu a tendina accanto alla data del promemoria.

Non appena la fine del periodo selezionato sarà raggiunta, si aprirà la finestra Promemoria. Ci sono diverse possibilità per rispondere a questo promemoria di attività.

Come rispondere ad un promemoria di attività:
  • Se si desidera ricevere un nuovo avviso, selezionare un intervallo di tempo dal menu a tendina nella parte inferiore sinistra della finestra. Fare clic su Ricordami in seguito. Quando sarà raggiunta la fine dell'intervallo selezionato, si riceverà un ulteriore avviso.

  • Se non si vuol essere avvisati di nuovo, fare clic su OK.

6.5.3. Creare attività in serie

Un'attività in serie è un'attività che si ripete più volte. Quando si crea un'attività in serie devono essere impostati i seguenti parametri:

  • L'intervallo di tempo per l'attività in serie. Esso definisce l'intervallo di tempo tra le singole attività della serie.

  • L'intervallo temporale per l'attività in serie. Esso definisce l'inizio e la fine dell'attività in serie.

Come creare un'attività in serie nella finestra Attività:
  1. Aprire la scheda Attività.

  2. Fare clic sul pulsanteSerie. Si aprirà la finestra Crea una nuova serie.

  3. Definire l'intervallo di tempo per l'attività in serie:

    • Se l'attività è da ripetere ogni giorno, attivare il tipo di serie Giornaliera. Nelle opzioni della serie definire l'intervallo giornaliero.

    • Se l'attività è da ripetere ogni settimana, attivare il tipo di serie Settimanale. Nelle opzioni della serie definire l'intervallo settimanale e impostare il giorno della settimana.

    • Se l'attività è da ripetere ogni mese, attivare il tipo di serie Mensile. Nelle opzioni della serie definire l'intervallo mensile e impostare il giorno del mese.

    • Se l'attività è da ripetere ogni anno, attivare il tipo di serie Annuale. Nelle opzioni della serie definire il giorno dell'anno.

  4. Definire l'intervallo temporale per l'attività in serie:

    • Accanto a Data iniziale, impostare l'inizio dell'attività in serie.

    • Accanto a Data finale, impostare la fine dell'attività in serie.

  5. Fare clic su OK.

6.5.4. Aggiungere categorie

Un'etichetta è una parola chiave che può essere utilizzata per organizzare le attività. Ci sono due possibilità per aggiungere le categorie:

  • Aggiungere categorie relative agli oggetti.

  • Selezionare le categorie da un elenco di categorie predefinite.

Informazioni sulla definizione delle categorie sono disponibili in 8.2.3: Gestione etichette.

Come aggiungere categorie relative agli oggetti nella finestra Attività:
  1. Selezionare la scheda Attività.

  2. Fare doppio clic alla destra del pulsante Categorie....

  3. Inserire del testo.

Suggerimento: un metodo alternativo è disponibile in 8.2.3.2: Gestire le categorie nei moduli.

Nota: le categorie relative agli oggetti hanno il colore bianco.

Come aggiungere categorie predefinite nella finestra Attività:
  1. Aprire la scheda Attività.

  2. Fare clic sul pulsante Categorie.... La finestra di dialogo Categorie si aprirà. L'elenco Nome contiene tutte le categorie predefinite.

  3. Nell'elenco Nome, attivare le caselle di selezione delle categorie da assegnare all'attività.

  4. Fare clic su OK.

Risultato: le categorie sono inserite nel campo.

Come eliminare le categorie aggiunte nella finestra Attività:
  1. Selezionare la scheda Attività.

  2. Fare clic sul pulsante Categorie.... Si aprirà la finestra di dialogo Categorie.

  3. Nell'elenco Nome, disattivare le caselle di selezione delle categorie da eliminare.

  4. Fare clic su OK.

Risultato: le categorie sono eliminate dall'attività.

6.5.5. Marcare le attività come private

Un'attività privata è un'attività che non è visibile agli altri partecipanti se si condivide la propria cartella delle attività con essi.

Si può marcare l'attività come privata se sono soddisfatte tutte le seguenti condizioni:

  • Si è l'unico partecipante all'attività.

  • L'attività è creata in una cartella personale delle attività.

Come marcare un'attività come privata nella finestra Attività:
  1. Aprire la scheda Attività.

  2. Attivare la casella di selezione Attività privata.

6.5.6. Aggiunta dei dettagli dell'attività

È possibile aggiungere dettagli ad un'attività, ad esempio, costi, durata e informazioni di fatturazione.

Come aggiungere dettagli ad un'attività nella finestra Attività:
  1. Aprire la scheda Dettagli.

  2. Inserire valori appropriati.

Risultato: i dettagli sono aggiunti all'attività.

6.5.7. Aggiungere partecipanti

Quando si crea un'attività si possono aggiungere altri partecipanti.

Come aggiungere altri partecipanti nella finestra Attività:
  1. Nel pannello, fare clic su Aggiungi partecipante. Si aprirà la finestra Seleziona partecipanti.

  2. Se si vuole selezionare una rubrica alternativa a quella globale, fare clic su Cartella di contatti. Fare clic in una cartella nella finestra Seleziona cartella di contatti.

  3. Se si desidera visualizzare una particolare selezione di partecipanti o risorse, inserire una stringa di caratteri nel campo di inserimento vicino a Cerca. Fare clic sul pulsante Cerca.

  4. Selezionare uno o più partecipanti dall'elenco.

  5. Per aggiungere la selezione, fare clic sul pulsante Aggiungi vicino a Partecipanti.

  6. Se necessario, è possibile correggere la selezione dei partecipanti:

    • Selezionare le singole voci nel campo Partecipanti.

    • Fare clic sul pulsante Elimina vicino a Partecipanti.

  7. Per accettare la selezione, fare clic su OK. Se non la si vuole accettare, fare clic su Annulla.

Risultato: i partecipanti sono aggiunti all'attività.

6.5.7.1. Notifica ai partecipanti tramite messaggio di posta

I partecipanti che sono stati aggiunti ad un'attività, riceveranno una notifica con la possibilità di accettare o rifiutare l'attività. Ulteriori informazioni sono disponibili in 6.6.1: Confermare un'attività.

I partecipanti esterni non riceveranno una notifica dell'attività. Per informarli di un'attività, è possibile fare in modo che tutti i partecipanti ricevano notifica dell'attività tramite un messaggio di posta.

Come notificare a tutti i partecipanti tramite messaggio di posta, nella finestra Attività:
  1. Aprire la scheda Attività.

  2. Attivare la casella di selezione Notifica a tutti i partecipanti tramite messaggio di posta.

6.5.8. Aggiungere allegati

Come aggiungere allegati nella finestra Attività:
  1. Fare clic su Aggiungi allegato nel pannello. Si aprirà la finestra di dialogo Seleziona allegati.

  2. Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic sul pulsante Sfoglia. Selezionare il file da aggiungere come allegato. Chiudere la finestra di dialogo di selezione del file.

  3. Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic su Aggiungi. Il file viene inserito nell'elenco.

  4. Se si vuole aggiungere altri allegati, ripetere i passi 3 - 4.

  5. Se si vuole eliminare un allegato, selezionarlo dall'elenco e fare clic su Rimuovi.

  6. Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic su OK.

Risultato: gli allegati sono aggiunti all'attività.