本章提供了群組軟體功能的概述。它初步介紹了可用模組來完成的工作以及各模組之間的協作。
註:如果您的群組軟體版本缺少本手冊所描述的某些功能,請聯絡您的管理員或主機管理者。此軟體作為模組化的組件,可以透過購買或升級模組來添加其他模組或功能。
起始頁可用作進入其他群組軟體功能的跳板。在起始頁上,您可以查看新電子郵件、目前約會、工作和訊息儲存空間等項目,還可以建立新的項目或開啟其他模組。
電子郵件模組用於發送和接收電子郵件。還包括搜尋、列印、複製或建立電子郵件模板等其他功能。
電子郵件附件可保存到本地磁碟或訊息儲存空間。發送電子郵件時,您可以存取聯絡人模組中的資料而不必退出電子郵件模組。如果您透過電子郵件收到約會邀請,您可以在電子郵件內直接切換到日曆模組中的約會條目。
聯絡人模組用於管理您個人和商業上的聯絡人。您可以檢視、建立和編輯聯絡人。所有群組軟體使用者的聯絡人資料位於全域電話簿中。
您可以使用聯絡人資料來發送電子郵件、在日曆模組中邀請參與者參加約會,或在工作模組內將工作委託給其他用戶。
在日曆模組中,您可以管理您個人和商業上的約會。您可以查看、建立和編輯約會。您可以為經常重複的約會建立一個系列約會。為了提供詳細訊息,您可以將文件附加到約會。如果另一名參與者邀請您參加約會,您可以接受或拒絕邀請。
如果您邀請其他參與者參加約會,您可以使用聯絡人模組中的資料。您可以檢查其他參與者是否有空參與安排好的約會以及是否有房間或設備等資源可用。向其他參與者自動通知約會更改。
在工作模組中,您可以管理您個人和商業上的工作。您可以查看、建立和編輯工作。為了提供詳細訊息,您可以將文件附加到工作。您可以透過設定開始和截止日期,或是輸入當前修改狀態來管理工作。
您可以將工作委託給其他參與者。如果有一個包含工作結果的文件,您可以將文件保存在訊息儲存空間中。
在訊息儲存空間模組中,您可以管理文件、註釋或網址連結等形式的訊息。您可以查看、建立和編輯訊息儲存空間。透過這種方式,訊息儲存空間還是您的文件的備份位置。
訊息儲存空間還是貴公司的資料的中央訊息池。您可以透過設定讀寫向權限來向其他用戶或團隊分享訊息儲存空間當中的資料夾。您可以透過連結或作為電子郵件附件將訊息儲存空間當中的文件傳送給其他用戶。您還可以向其他人提供資料,同時從他們的資料獲益。
您可以在此處更改因國家而異的設定、群組軟體的行為以及設計。這還包括個人設定,例如您的密碼以及放假通知。
您還可以使用匯入功能,以 MS Outlook 格式或標準格式匯入聯絡人資料和約會。
共享資料夾是與其他用戶交換訊息的關鍵。每個群組軟體對象都保存在一個特定資料夾中。使用資料夾樹管理和共享資料夾。
請使用您的個人資料夾對您的電子郵件、聯絡人、工作和訊息儲存空間進行分類。
透過共享具有讀寫權限的特定資料夾來支援您的團隊。透過將公共或共享資料夾中的對象用於您的工作,從其他人之處獲益。