7.6. 管理信息存儲條目

7.6.1. 搜尋信息存儲條目。

搜索詞用於在當前信息存儲文件夾中查找信息存儲條目。搜索詞定義要搜索的字符串。

將找到標題包含搜索詞的所有信息存儲條目。

例如:要找到標題為 "marketing editions" 和 "basics on marketing" 的信息存儲條目,請使用搜索詞 "marketing"。

如何搜索信息存儲條目:
  1. 在文件夾樹中選擇要搜索的信息存儲文件夾。

  2. 打開水平拆分或列表視圖。

  3. 要選擇一個或多個搜索條件,單擊 搜索 輸入字段左邊的圖標 。

  4. 在輸入字段中輸入搜索詞。

  5. 單擊 搜尋 圖示 .

結果: 概覽視圖僅顯示匹配搜索詞的信息存儲條目。

如何顯示當前選擇的信息存儲文件夾的所有信息存儲條目:

搜索 輸入字段 中單擊 重設 圖標 。

7.6.2. 編輯信息存儲條目

可以在以後編輯創建信息存儲條目時輸入的所有數據。

註: 要能夠編輯公共或共享文件夾中的信息存儲條目,您需要具備在相應的文件夾中編輯對象的權限。

如何編輯信息存儲條目:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個信息存儲條目。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 編輯 。若使用精簡面板,單擊面板中的 編輯 圖示。 信息存儲項目 視窗將會開啟。

  3. 編輯信息存儲條目的數據。可在 7.5: 創建信息存儲項 中找到有關數據的詳細描述。可在 7.6.2.3: 處理文檔版本 中找到有關處理文檔版本的說明。

  4. 在面板中單擊 保存 圖標。窗口將關閉。

結果: 信息存儲條目已被修改。

如果您不想接受修改,請單擊 面板中的 取消

提示: 您還可以通過上下文菜單或雙擊信息存儲條目來編輯條目。

7.6.2.1. 鎖定信息存儲條目

如果您編輯一個信息存儲條目,則應鎖定該條目。鎖定有以下目的:

  • 鎖定向其他用戶指出該信息存儲條目正在處理中,可能不是最新的。

  • 如果鎖定的信息存儲條目位於與其他有修改權限的用戶共享的信息存儲文件夾中,這些用戶不能編輯已鎖定的信息存儲條目。

如何鎖定信息存儲條目:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個信息存儲條目。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 鎖定。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 儲存 圖示。

一旦您完成修改,您應解鎖條目。如何解鎖條目:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個已鎖定的信息存儲條目。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 解鎖。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 > 圖示。

提示: 您還可以在上下文菜單中使用 鎖定解鎖 功能。

7.6.2.2. 刪除文檔

您可以從信息存儲條目刪除文檔。這將刪除所有文檔版本。可在 7.6.2.3: 處理文檔版本 中找到更多關於文件版本的資訊。

註: 此功能不會從您的本地磁盤刪除任何文檔。

如何從信息存儲條目刪除文檔:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個信息存儲條目。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 編輯 。若使用精簡面板,單擊面板中的 編輯 圖示。 信息存儲項目 視窗將會開啟。

  3. 單擊 刪除 按鈕。刪除文件 窗口打開。

  4. 如果您確定要從信息存儲條目刪除文檔的所有版本,請單擊

結果: 文檔的所有文件版本從信息存儲條目刪除。信息存儲條目保留。

7.6.2.3. 處理文檔版本

如果信息存儲條目包含文檔,則您可以執行以下操作:

  • 添加新文檔版本

  • 刪除文檔版本

  • 將一個文檔版本設置為當前版本

如何添加新文檔版本:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個信息存儲條目。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 編輯 。若使用精簡面板,單擊面板中的 編輯 圖示。 信息存儲項目 視窗將會開啟。

  3. 單擊 文件 按鈕。

  4. 單擊 瀏覽 按鈕。

  5. 選擇要作為附件添加的文件。關閉文件選擇對話窗口。

  6. 在面板中單擊 保存 圖標。窗口將關閉。

  7. 如果需要,請在 版本註釋 彈出窗口中輸入註釋。

  8. 在彈出窗口中單擊 確定。如果您不想輸入註釋,請單擊 無註釋。要取消進程,請單擊 取消

結果: 文檔被傳輸到服務器。一旦進程完成,信息存儲項 窗口即關閉。

註: 視文檔大小和連接傳輸速率而定,此進程需要一定的時間。

如何從信息存儲條目刪除文檔版本:
  1. 在水平拆分視圖中打開一個信息存儲條目。

  2. 選擇 版本 選項卡。

  3. 在檢視清單中按右鍵點選文件版本。

  4. 在上下文菜單中單擊 刪除 刪除版本 視窗將會開啟。

  5. 如果您確定您要刪除文件版本,請單擊

結果: 文件版本從信息存儲項目刪除。

註: 此功能不會從您的本地磁盤刪除任何文檔。

如何將一個文檔版本設置為當前版本:
  1. 在水平拆分視圖中打開信息存儲條目。

  2. 選擇 版本 選項卡。

  3. 在檢視清單中按右鍵點選文件版本。

  4. 在上下文菜單中單擊 當前

結果: 所選文檔版本被設置為當前版本。

7.6.3. 打印信息存儲條目

可以通過以下幾種可能的方式打印信息存儲條目:

  • 打印信息存儲條目列表

  • 打印信息存儲條目的數據。

如何打印信息存儲條目列表:
  1. 在面板中開啟列表視圖。

  2. 選擇要打印的信息存儲條目。

  3. 編輯 窗格標籤點下 列印。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 列印 圖示。 一個具有打印預覽的新窗口和 打印 系統窗口打開。

  4. 如果需要,在系統窗口中更改打印機設置。

  5. 在系統窗口中單擊 打印

結果: 系統打印信息存儲條目列表。

如何打印信息存儲條目的數據:
  1. 在水平拆分視圖中打開信息存儲條目。

  2. 編輯 窗格標籤點下 列印。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 列印 圖示。 一個具有打印預覽的新窗口和 打印 系統窗口打開。

  3. 如果需要,在系統窗口中更改打印機設置。

  4. 在系統窗口中單擊 打印

結果: 系統打印信息存儲條目的數據。

7.6.4. 移動信息存儲條目

可以通過以下幾種可能的方式移動信息存儲條目:

  • 使用面板功能

  • 使用拖放

註: 將信息存儲條目從源文件夾移到目標文件夾時,您需要具備以下權限:

  • 在源文件夾中刪除對象的權限

  • 在目標文件夾中創建對象的權限

如何用面板功能移動信息存儲條目:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個信息存儲條目。

  2. 編輯 窗格標籤點下 移動。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 移動 圖示。 選擇資料夾 視窗將會開啟。

  3. 選擇文件夾 窗口中單擊一個信息存儲文件夾。您只能單擊您能夠將信息存儲條目移動到的文件夾。

結果: 信息存儲條目被移動。

如果您想取消進程,請單擊 選擇文件夾 窗口右上部分的 關閉 按鈕。

如何用拖放功能移動信息存儲條目:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個信息存儲條目。

  2. 將所選信息存儲條目拖到一個信息存儲文件夾。鼠標指針旁邊的圖標提供以下提示:

    • 當拖到有效目標時,顯示一個綠色的勾。

    • 當拖到無效目標時,顯示一個紅色的禁止圖標。

  3. 在目標文件夾上鬆開鼠標按鍵。

結果: 信息存儲條目被移動。

如果您要取消進程,請在無效的目標上鬆開鼠標按鍵。

7.6.5. 用類別標記信息存儲項

您可以進行以下操作:

  • 指定 類別到現有信息存儲項,

  • 刪除已指定的類別

可以在 8.2.3: 管理標記 中找到有關定義類別的信息。

如何編輯信息存儲項目的分類:
  1. 在列表或水平拆分視圖中選擇一個信息存儲項目。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 編輯。若使用精簡面板,單擊面板中的 編輯 圖示。 信息存儲 視窗將會開啟。

  3. 編輯信息存儲項目的分類。可在 7.5.2: 添加類別 中找到更多資訊。

7.6.6. 用標誌標記信息存儲條目

標誌是用於標記信息存儲條目的彩色標籤。您可以決定每種顏色的含義。

在水平拆分和列表視圖中,標誌顯示在最後一列。

如何用標誌標記信息存儲條目:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個信息存儲條目。

  2. 標誌 面板選項卡中單擊任意項目。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 標示 圖示然後點擊項目。

結果: 選擇的信息存儲條目標記有標誌。

如何刪除標誌:
  1. 在「標誌」面板選項卡中單擊 刪除標誌 。

  2. 點一下標示面板選項卡中的 移除旗幟。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 標示 > 移除標示 圖示。

結果: 標誌被刪除。

7.6.7. 刪除信息存儲條目

警告: 無法恢復已刪除的信息存儲條目。在刪除信息存儲條目之前,請確定您不再需要該信息存儲條目。

註: 如果您要刪除公共或共享文件夾中的信息存儲條目,您需要具備在這些信息存儲文件夾中刪除對象的權限。

如何刪除一個或幾個信息存儲條目:
  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個信息存儲條目。

  2. 編輯 窗格標籤點下 刪除。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 刪除 圖示。 刪除項目 視窗將會開啟。

  3. 如果您確定您要刪除信息存儲條目,請單擊

結果: 信息存儲條目被永久刪除。

提示: 您還可以通過上下文菜單或 <del> 鍵刪除信息存儲條目。

7.6.8. 用 WebDAV 訪問信息存儲條目

使用 WebDAV,您可以如訪問磁盤中的本地文件一樣訪問信息存儲條目。與從組件 GUI 訪問相比,WebDAV 有優點也有缺點:

  • 優點是使用瀏覽器或資源管理器快速直接訪問。您無需登錄到組件 GUI。

  • 缺點是您只能看到當前文檔版本。不會顯示文檔的歷史和其他信息,例如註釋。

警告: 用 WebDav 刪除文件條目時,將刪除所有文件版本,而不僅僅是當前版本。要刪除具體文檔版本,只能使用 7.6.2.3: 處理文檔版本 所描述的方法。

視您的計算機安裝的操作系統而定,以不同的方式設置 WebDav 對信息存儲的訪問。

7.6.8.1. 在 Linux 下訪問

如何在 Linux 下用 WebDAV 訪問信息存儲條目:
  1. 打開 KDE Konqueror 或類似的瀏覽器。

  2. 位置 欄位中輸入以下地址:webdav://<address>/servlet/webdav.infostore 其中 <address> 需要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  3. 輸入您的用戶名和密碼。使用您 Open-Xchange Server 的登錄數據。

結果: 信息存儲條目顯示在瀏覽器中。

7.6.8.2. 在 Windows XP 下訪問

如何在 Windows XP 下用 WebDAV 訪問:
  1. 我的電腦 視窗單擊 我的網路位置 或雙擊桌面上的 我的網路位置 圖示。

  2. 前往「網絡任務」,打開「網上鄰居」對話窗口,然後單擊 添加一個網上鄰居。一個用於添加網絡資源的嚮導啟動。單擊 下一步

  3. 在下一個對話窗口中選擇 選擇另一個網絡位置

  4. 輸入以下地址:https://<address>/servlet/webdav.infostore 其中 <address> 需要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  5. 輸入您的用戶名和密碼。使用您 Open-Xchange Server 的登錄數據。

  6. 在下一個對話窗口中,您可以向網絡資源指定一個名稱。

    註: 如果您已經將您的編碼設置為 ISO,請不要在文件名或資料夾名中使用任何特殊字符。Open-Xchange Server 使用 UTF-8 編碼。

  7. 在下一個對話窗口中單擊 完成

結果: 您可以使用網上鄰居訪問您的信息存儲條目。

7.6.8.3. 在 Windows Vista 下訪問

在使用 WebDAV 前,您必須安裝 Microsoft 軟件更新。

如何為 WebDAV 安裝 Microsoft 軟件更新:
  1. 打開 Web 瀏覽器。

  2. 輸入以下地址:http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. 瀏覽到 更多信息,然後單擊 Download the Software Update for Web Folders package now

  4. 在下載頁面中單擊 Download。將下載文件 Webfldrs-KB907306-ENU.exe。

  5. 雙擊該文件。安裝將啟動。

如何在 Windows Vista 下設定 WebDAV 存取:
  1. 在 Windows 資源管理器中打開 計算機

  2. 在資源管理器的右窗格中右擊一個空白區域。從下拉菜單中選擇 添加一個網絡位置添加網絡位置 對話窗口打開。單擊 下一步

  3. 選擇 選擇自定義網絡位置。單擊 下一步

  4. 添加網絡位置 對話窗口中輸入以下地址:https://<address>/servlet/webdav.infostore 其中 <address> 必須要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  5. 輸入您的用戶名和密碼。使用您 Open-Xchange Server 的登錄數據。

  6. 在下一個對話窗口中,您可以向資源指定一個名稱。

  7. 在下一個對話窗口中單擊 完成

結果: 您可以在 計算機 下訪問您的信息存儲條目。

7.6.8.4. 在 Windows 7 下訪問

提示: 您還可以使用 OX 更新器設定 WebDAV 存取。可在 OX 更新器的文件中找到相關信息。

在使用 WebDAV 前,您必須安裝 Microsoft 軟件更新。可以在 7.6.8.3: 在 Windows Vista 下訪問 找到詳細信息。

如何在 Windows 7 下設定 WebDAV 存取:
  1. 在 Windows 資源管理器中打開 計算機

  2. 在圖示列中單擊 連線磁碟機連線磁碟 窗口打開。

  3. 單擊 連線到讓您可以儲存文件的網站添加網絡位置 對話窗口打開。單擊 下一步

  4. 選擇 選擇自定義網絡位置。單擊 下一步

  5. 網路位置 輸入欄位中輸入以下地址:https://<address>/servlet/webdav.infostore 其中 <address> 需要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。單點 下一步

  6. 輸入用於登錄 Open-Xchange 伺服器的用戶名和密碼。單擊 確定

  7. 在下一頁中您可以向網絡資源指定一個名稱。單擊 下一步

  8. 單擊 完成

結果: 您可以在 計算機 下訪問您的信息存儲條目。