5.4. 查看日曆和約會

視日曆文件夾類型而定,選擇日曆文件夾時顯示以下約會:

要顯示日曆和約會,進行以下操作:

5.4.1. 選擇日曆和約會視圖

通過在文件夾樹中單擊一個日曆文件夾來選擇日曆文件夾。約會視圖允許您定義是只顯示所選日曆中您的約會還是也要顯示其他日曆中您的約會。

如何查看所有日曆中您的所有約會:
  1. 在文件夾樹中單擊一個個人日曆文件夾。

  2. 選中 顯示全部日曆中我的所有約會 復選框。

如何只顯示某個個人日曆中的約會:
  1. 在文件夾樹中單擊一個個人日曆文件夾。

  2. 取消選中 顯示全部日曆中我的所有約會復選框。

如何顯示公共或共享日曆中的約會:

在文件夾樹中單擊一個公共或共享日曆文件夾。

5.4.2. 顯示日曆視圖

選擇日曆視圖時,內容區顯示當前日曆文件夾的日曆以及當前時間範圍的約會。可以選擇以下時間範圍:

  • 工作周

  • 自定義

5.4.2.1. 顯示日曆視圖

歷視圖顯示某天的日曆和該天的約會。

如何顯示日曆視圖:
  1. 選擇一個日曆和約會顯示,請參考 5.4.1: 選擇日曆和約會視圖

  2. 視圖 面板選項卡中單擊 日曆。若使用精簡面板,點下面板中的 檢視 > 日曆

  3. 視圖 面板選項卡中單擊 。若使用精簡面板,點下面板中的 時間範圍 > 日 結果: 所選日期的日歷視圖顯示。

  4. 要顯示某一天,在日期欄中單擊導航箭頭 結果: 所選日期的 歷視圖顯示。

  5. 要再次顯示今天,在概覽窗口的標題欄或迷你日曆中單擊 今天

歷視圖包含:

5.4.2.2. 中找到有關約會顯示的描述。

顯示工作週日曆視圖 工作周 日曆視圖顯示工作周的日曆以及工作周中的約會。

如何顯示工作週日曆視圖:
  1. 選擇一個日曆和約會顯示,請參考 5.4.1: 選擇日曆和約會視圖

  2. 視圖 面板選項卡中單擊 日曆。若使用精簡面板,點下面板中的 檢視 > 日曆

  3. 視圖 面板選項卡中單擊 工作週。若使用精簡面板,點下面板中的 時間範圍 > 工作週所選日期的工作週歷視圖顯示。

  4. 要顯示某一工作週,在日期欄中單擊導航箭頭 結果: 所選工作週的 工作週 歷視圖顯示。

  5. 要再次顯示當前工作周,在概覽窗口的標題欄中或迷你日曆中單擊 今天

工作周 日曆視圖包含:

5.4.2.3. 中找到有關約會顯示的描述。

歷視圖顯示某月的月曆和該月的約會。

如何顯示月曆視圖:
  1. 選擇一個日曆和約會顯示。請參閱 5.4.1: 選擇日曆和約會視圖

  2. 視圖 面板選項卡中單擊 日曆。若使用精簡面板,點下面板中的 檢視 > 日曆

  3. 視圖 面板選項卡中單擊 。若使用精簡面板,點下面板中的 時間範圍 > 月 結果: 所選月份的日歷視圖顯示。

  4. 要顯示某個月,在日期欄中單擊導航箭頭 結果: 所選月份的 歷視圖顯示。

  5. 要再次顯示當月,在概覽窗口的標題欄中或迷你日曆中單擊 今天

歷視圖包含:

  • 日期欄中目前月份的標籤。

  • 顯示在日期欄中的每日的標籤。

  • 所顯示月份的約會。可在 : 5.4.2.6: 約會是如何顯示的? 中找到有關約會的描述。

5.4.2.4. 中找到有關約會顯示的描述。

歷視圖顯示某周的日曆和該周的約會。

如何顯示週曆視圖:
  1. 選擇一個日曆和約會顯示,請參考 5.4.1: 選擇日曆和約會視圖

  2. 點下視圖 面板選項卡中的 日曆。若使用精簡面板,點下面板中的 檢視 > 日曆

  3. 點下 視圖 面板選項卡中的 。若使用精簡面板,點下面板中的 時間範圍 > 週 結果:目前工作週的日曆視圖顯示。

  4. 要顯示某一週,在日期欄中單擊導航箭頭 結果: 所選週的 歷視圖顯示。

  5. 要再次顯示當周,在概覽窗口的標題欄中或迷你日曆中單擊 今天

提示: 要顯示某周,您還可以在迷你日曆中單擊某個日曆周。

歷視圖包含:

5.4.2.5. 顯示自定義日曆視圖

自定義 日曆視圖顯示自定義時間範圍的日曆和該時間範圍的約會。

自定義時間範圍可在 1 至 7 天之間。您可以設置時間範圍。默認設置為 7 天。可在 8.2.6.1: 日曆設置 中找到更多資訊。

如何顯示自定義日曆視圖:
  1. 選擇一個日曆和約會顯示,請參考 5.4.1: 選擇日曆和約會視圖

  2. 點下視圖 面板選項卡中的 日曆。若使用精簡面板,點下面板中的 檢視 > 日曆

  3. 點下 視圖 面板選項卡中的 自訂。若使用精簡面板,點下面板中的 時間範圍 > 自訂 結果: 自訂時間的日曆視圖顯示。

  4. 要顯示某自訂的時間範圍,在日期欄中單擊導航箭頭 結果: 所選日期的 自訂 日曆視圖顯示。

  5. 要再次顯示當前時間範圍,在概覽窗口的標題欄中或迷你日曆中單擊 今天

自定義 日曆視圖包含:

5.4.2.6. 約會是如何顯示的?

不是全天約會的約會顯示為一個矩形。矩形延伸到約會持續時間。在矩形內顯示以下信息:

  • 在矩形的左側,一個彩色指示條指出針對約會的可用性狀態:

    • 藍色:保留(默認)

    • 黃色:暫定

    • 紅色:出差

    • 綠色:空閒

    可在 5.2.2: 我應對約會知道什麼? 中找到更多資訊。

  • 中找到有關可用性的更多信息。約會描述顯示在矩形的上部。 視您對約會通知的回復,約會描述包含以下關於確認狀態的信息:

    • 如果您尚未接受約會,則約會描述包含狀態「等待中」。 如果您已拒絕約會,則約會描述被劃掉。

    • 如果您暫時接受約會,則約會描述包含狀態「暫定」。

    • 如果您已接受約會,則約會描述不包含任何其他信息。

    • 如果您已接受約會,則約會描述不包含任何其他信息。

    如果您顯示保存在共享文件夾中的約會,則顯示共享文件夾所有者的確認狀態。您可以在 5.6: 回復約會邀請 中找到回應約會邀請的信息。

  • 在約會描述的右側顯示約會地點。

  • 在矩形內用以下圖標指出約會類型:

    • 私人約會

    • 小組約會

    • 約會系列

    可在 5.2.2: 我應對約會知道什麼? 中找到更多關於約會類型的資訊。

  • 用帶有「私人」標籤的矩形來標記共享文件夾中的私人約會。對於此類約會,不顯示更多信息。

  • 如果向約會指定了預定義的類別,則第一個指定類別的顏色顯示在約會標題中。對於任何附加指定的類別,一個彩色圖標顯示在約會標題的右下角。

  • 同一天中的幾個約會按以下方式顯示:

    • 如果約會沒有重疊,則上下顯示約會。

    • 如果約會有重疊,則並排顯示約會。在默認設置中,最多並排顯示兩個約會。 在日曆設置 ?在行事曆設定 日視圖當中同時顯示的約會數量 中,您可以並排顯示的約會數量。

    • 如果重疊約會的數量超過並排顯示的約會的數量,則 圖標顯示在日期欄的右側。單擊此圖標可查看所有約會。列表視圖顯示。它顯示當天的所有約會。

    • 如果週曆視圖包含可以在一個約會下方顯示的更多約會,則一個滾動條顯示。

    • 如果月曆視圖包含可以在一個約會下方顯示的更多約會,則 圖標顯示在底部。要查看所有約會,請單擊此圖標。含有當前日期的所有約會的列表視圖顯示。

以一個填充矩形的形式顯示全天約會。視日曆視圖而定,全天約會按以下方式顯示:

  • 在日、工作周和自定義日曆視圖中,全天約會顯示在時間格的頂部。如果某天有多於 5 個的全天約會,則一個滾動條顯示。

  • 在週曆視圖中,全天約會顯示在其他約會的頂部。如果不能顯示完某天的所有約會,則一個滾動條顯示。

  • 在月曆視圖中,全天約會顯示在其他約會的頂部。如果不能顯示完所有約會,則 圖標顯示在底部。要顯示所有約會,請單擊此圖標。含有當前日期的所有約會的列表視圖顯示。

5.4.3. 顯示列表視圖

列表視圖以表格形式顯示約會。

如何在列表視圖中顯示約會:
  1. 選擇一個日曆和約會顯示,請參考 5.4.1: 選擇日曆和約會視圖

  2. 視圖 面板選項卡中單擊 列表

  3. 視圖 面板選項卡中單擊一個時間範圍。

結果: 此時間範圍內的約會列表將顯示。

對於每個約會,列表以圖標或文本形式顯示一行信息:

圖標或文本

信息

第 1 列,圖標 

單次約會

第 1 列,圖標  

約會系列

第 2 列,圖標 

小組約會

第 2 列,圖標  

私人約會

約會標題

約會標題

開始欄

約會開始的日期和時間

「結束」列

約會結束的日期和時間

「地點」列

約會地點

「文件夾」列

約會的日曆文件夾

最後一欄

指定到約會的標誌。

默認情況下,列表中的約會按 開始 列以升序排列。列標題突出顯示。列標題旁邊的箭頭圖標指出排列順序。

如何更改排列順序:
  1. 要按某列排序,單擊該列的列標題。

  2. 要更改排列順序,再次單擊列標題。

結果: 排列順序改變。

註: 前兩列和 文件夾 列不能用於排序。

5.4.4. 顯示詳細信息視圖

詳細信息視圖顯示某約會的所有信息。

如何在詳細信息視圖中顯示約會:
  1. 選擇一個日曆和約會顯示,請參考 5.4.1: 選擇日曆和約會視圖

  2. 選擇一個約會。

  3. 視圖 面板選項卡中單擊 詳情。若使用精簡面板,點下面板中的 檢視 > 詳情

結果: 約會的詳細信息視圖將顯示。

詳細信息視圖顯示以下信息:

  • 窗口標題包含約會的描述、開始時間和結束時間。

  • 約會 選項卡包含有關約會描述、地點、持續時間、創建者、組織者、參與者、資源、約會類型、類別、日曆文件夾、約會可用性顯示、註釋和提醒的詳細信息。

  • 參與者 選項卡包含參與者和資源的列表。對於每名參與者,狀態顯示為「已接受」、「已拒絕」或「等待中」。如果參與者輸入了註釋,則顯示該註釋。

  • 附件 選項卡包含附件列表。

5.4.5. 顯示團隊視圖

在團隊視圖中,您可以查看用戶和組的約會以及為某個日期預訂的資源。

如何顯示團隊視圖:
  1. 視圖 面板選項卡中單擊 團隊。若使用精簡面板,點下面板中的 檢視 > 團隊

  2. 視圖 面板中選擇時間範圍。若使用 精簡面板,單擊面板中的 時間範圍 並點下某項目。

  3. 添加團隊成員或選擇一個團隊。可以在下面找到更多說明。

結果: 團隊視圖顯示。

由上而下,團隊視圖包含以下部分:

  • 日期列顯示時間範圍集。使用 快速設定 功能,您可以導入日曆文件夾中的以下數據:

  • 在時間格下顯示用於更改時間格視圖的控制元素。

    • 模式 定義約會要顯示顯示的多詳細?

    • 網格 定義時間網格的子區塊以及工作時間的時間。

    • 縮放 用縮放和捲動的方式修改要顯示的時間範圍

    • 顯示 依照約會的可用程度選擇要顯示那些約會。

  • 在日期欄或設定欄下面,視選擇的時間範圍而定,時間欄以天或小時顯示一個部分。

  • 在時間欄下,時間格顯示團隊成員的約會。時間格涵蓋在面板卡中預設的時間範圍。

如何通過縮放和滾動更改時間格視圖:
  1. 視圖 面板中選擇時間範圍。若使用 精簡面板,單擊面板中的 時間範圍 並點下某項目。提示: 如果要完全顯示選擇的時間範圍,選中時間格下方的 自動 復選框。

  2. 要移動顯示的時間範圍,使用以下選項之一:

    • 在日期欄中單擊導航箭頭

    • 點一下迷你日曆當中的日期。

    要顯示目前這天,請點下日期列上的 今日

  3. 若顯示的時間範圍無法完整呈現,您可以用下列方式捲動:

    • 由右向左拖動時間列 (在日期列之下)。

    • 使用網格下的捲動列。

    • 使用滑鼠滾輪。

  4. 若要縮放時間範圍,使用下列選項之一:

    • 從網格的下拉選單調整縮放大小 (10% ~ 1000%)。

    • 往左或往右滑動設定列的縮放尺規。

    • 按住 <Shift> 鍵並滾動滑鼠滾輪。

如何修改時間窗格分割:
  • 若要將分割設定到小時,取消選取 微調網格 核取盒。

  • 若要將分割設定到五分鐘,取消選取 微調網格 核取盒。在設定列中。 注意: 在小縮放等級當中,就算已勾選核取盒仍然會以小時分割。

如何隱藏工作時間外的時段:
  • 啟用設定列中的選擇框 在團隊視圖中隱藏非工作時段

  • 結果: 超過工作時段前後一小時的時間被隱藏。

  • 註: 相同的設定也可在日曆設定中找到,請參考 : 在團隊視圖中隱藏非工作時間.

如何在時間窗格中選擇約會視圖:
  • 在設定列下選擇設定當中的其中一個 詳情最小化

    • 若要顯示約會詳情,像是說明與時間,選擇 詳情。無法被編輯的約會將是灰色的。更多關於約會類型的資訊可在5.4.2.6: 約會是如何顯示的?

    • 若要使用彩色軸顯示約會,選擇

    • 若要盡可能使用欄位顯示,選擇 最小化

    被指派分類的會將會用分類的顏色顯示。 如何新增使用者、群組,或資源做為團隊成員:

如何依照約會的可用程度選擇要顯示那些約會:
  • 在設定列中選中或取消選中 空閒暫定缺席或已保留 復選框。

註: 要確保約會永遠可視,遇到時間重疊的約會時已確認的約會將會排在前面,全日的空閒活動將會排在後面。 約會按以下順序顯示:

  • 獨立約會、已預定、暫定、出差或空閒。

  • 連續約會、已預定、暫定、出差或空閒。

  • 全日約會、已預定、暫定、出差或空閒。

點下 編輯 窗格標籤中的 新增 。
  1. 點下 編輯 面板選項卡中的 新增。若使用精簡面板,點下面板中的 團隊 > 新增選擇參與者 視窗將會出現。

  2. 若要檢視某個的使用者、群組,或是資源,直接在 搜尋 後面的欄位輸入進行搜尋。然後點下 搜尋 按鈕。

  3. 自清單中選擇一個或多個使用者、群組,或資源。注意: 使用者、群組,與資源使用不同圖示標示。群組與資源將會在使用者下方列出。

  4. 要將所選的人加入作為參與者,請點下 參與者 旁邊的 新增 按鈕。若要新增所選的項目為資源,請點下 資源 旁邊的 新增 按鈕。

    注意: 有下列限制:

    • 資源無法被新增為參與者。

    • 群組無法被新增為資源。

  5. 若需要,您可將所選的項目修改為參與者或資源:

    • 參與者資源 欄位選擇單一項目。

    • 點下 參與者資源 後面的 刪除 按鈕。

  6. 要接受選擇,請單擊 確定。如果您不想接受選擇,請單擊 取消

結果: 所選的使用者、群組,與資源被新增為團隊成員。

提示: 您也可以這樣新增團隊成員:

  • 點下 團隊成員 行中最後一排的圖示。選擇參與者 視窗將會開啟。

  • 團隊成員 行中最後一欄輸入參與者的姓名。

提示: 您可以透過拖放來更改團隊成員的排序。

如何選取已經存在的團隊:
  1. 點下 編輯 面板選項卡中的 選擇團隊。若使用精簡面板,點下面板中的 團隊 > 選擇團隊

  2. 點下團隊。

注意: 在選擇團隊前,必須先在日曆設定當中建立。可以在 8.2.6.2: 團隊 找到詳細信息。

如何自團隊檢視移除團隊成員:
  1. 在點選團隊成員姓名時按住 <ctrl> 來選擇團隊成員。注意: 在 Apple 電腦上請點 <cmd> 鍵。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 移除。若使用精簡面板,點下面板中的 團隊 > 移除

提示: 您也可以用下列方式移除單一團隊成員:

  • 將滑鼠游標移到團隊成員上。他們的姓名右邊將會出現按鈕。

  • 點下按鈕。

5.4.6. 顯示懸停窗口

可以在日曆、團隊和列表視圖中使用懸停窗口,也可以在 約會 窗口的 可用性 選項卡中創建新約會時使用懸停窗

如何在懸停窗口中顯示約會:
  1. 將鼠標指標移到約會上。經過短暫延遲後,懸停窗口將打開。常規 選項卡可見。

  2. 要查看更多信息,請單擊其他選項卡。

  3. 要關閉懸停窗口,請將鼠標指針移出懸停窗口。

日曆懸停窗口顯示以下信息:

  • 常規 選項卡。它包含:

    • 日曆模塊圖標

    • 約會的描述和地點。

    • 表示私人約會、約會系列和小組約會的圖標。

    • 約會的開始和結束時間。

    • 表示每個指定類別的彩色圖標。

    • 約會策畫者的姓名。

    • 對約會的註釋。 視註釋的文字長度而定,將會顯示捲動列。

  • 參與者 選項卡。括號中的數字等於參與者的數量。選項卡包含:

    • 每名參與者的姓名和確認狀態。如果參與者接受,則姓名以綠色顯示;如果參與者拒絕,則姓名以紅色顯示。

    • 除確認狀態以外,還有參與者輸入的註釋

    • 一個用於更改確認狀態的圖標。

  • 附件 分頁。括號中的數字等於附件的數量。如果約會包含附件,則顯示以下元素:

    • 文件名、文件大小和附件類型

    • 用於打開和保存附件的圖標

  • 其他 選項卡。它包含:

    • 約會保存到的文件夾。

    • 添加到約會的類別。

    • 創建或修改約會的人的姓名。

5.4.7. 打開或保存附件

您可以進行以下操作:

  • 打開附件 註: 要打開附件,可能需要額外的軟件。

  • 在組件外保存附件

  • 將附件保存到信息存儲中。

如何打開或保存約會附件:
  1. 在詳細信息視圖中顯示約會。

  2. 選擇 附件 選項卡。

  3. 選擇附件。

  4. 選擇下列動作:

    • 若要開啟附件:

      • 編輯 面板選項卡中單擊 開啟附件。若使用精簡面板,點下面板中的 附件 > 開啟附件 系統視窗將會打開。將會開啟系統視窗,這將會顯示用來開啟附件的軟體。

      • 要打開附件,請使用系統窗口中的控制元素。

    • 要保存附件:

      • 編輯 面板選項卡中單擊 另存。若使用精簡面板,點下面板中的 附件 > 另存 系統視窗將會打開。

      • 要保存附件,請使用系統窗口中的控制元素。

    • 要將附件保存到信息存儲中:

      • 編輯 面板選項卡中單擊 儲存至資訊儲存。若使用精簡面板,點下面板中的 附件 > 儲存至資訊儲存。--> 資訊儲存項目視窗將會打開。附件的文件名已作為信息存儲項的文件名輸入。

      • 可以在 7.5: 創建信息存儲項 中找到有關創建信息存儲項的信息。

提示: 還可以通過在約會的懸停窗口中單擊相應的圖標來打開或保存附件。