8.5. 文件夾管理

8.5.1. 我必須對文件夾知道什麼?

要有效的處理文件夾,您應該知道以下內容:

  • 什麼是文件夾類別?

  • 什麼是文件夾類型?

  • 有哪些文件夾?

  • 資料夾圖示的用途是什麼?

  • 權限的用途是什麼?

8.5.1.1. 什麼是文件夾類別?

文件夾類別定義文件夾是由一名用戶使用還是由幾名用戶使用。

有以下文件夾類別:

  • 個人文件夾. 您的用於電子郵件、聯繫人、約會和任務的個人文件夾。其他用戶無法看到您的個人文件夾,除非您與其他用戶共享這些文件夾。視日曆視圖而定,全天約會按以下方式顯示:

    • 設置成 經典 文件夾樹時,您的個人文件夾顯示在個人根文件夾下。個人根文件夾以您的用戶名命名。

    • 設置成 文件夾樹時,您的個人文件夾與其他文件夾在同一級別顯示。

    註: 您的個人信息存儲文件夾位於 信息存儲/用戶存儲 下。

  • 公共文件夾. 它們位於文件夾樹中 公共文件夾 下。每個使用者都可以建立公開資料夾 並與其他使用者分享。 註:公共信息存儲文件夾位於 信息存儲/公共信息存儲 下。

  • 共享文件夾. 它們位於文件夾樹中 共享文件夾 下。您可以在此處查看其他用戶與您共享的文件夾。 註: 共享信息存儲文件夾位於 信息存儲/用戶存儲 下。

8.5.1.2. 什麼是文件夾類型?

文件夾類型定義文件夾中的對象。

有以下文件夾類型:

  • 電子郵件文件夾。包含電子郵件對象。

  • 聯繫人文件夾。包含聯繫人對象。

  • 日曆文件夾。包含約會對象。

  • 任務文件夾。包含任務對象。

  • 信息存儲文件夾。包含信息存儲對象。

您在創建新文件夾時定義文件夾類型。

8.5.1.3. 有哪些文件夾?

以下描述針對 完整文件夾樹 設置。

默認情況下,在 經典 文件夾樹中存在以下文件夾。

經典文件夾樹

內容

您的用戶名

您的個人根文件夾

電子郵件

傳入和傳出電子郵件

日曆

個人日曆和約會

聯繫人

個人聯繫人

任務

個人任務

公共文件夾

所有用戶都可以看到的文件夾。

全局地址簿

所有用戶的地址數據

共享文件夾

其他用戶與您共享的文件夾

信息存儲

所有信息存儲文件夾

用戶存儲

個人和共享信息存儲文件夾

您的用戶名

您的個人信息存儲文件夾

其他用戶名

其他用戶的共享信息存儲文件夾

公共信息存儲

公共信息存儲文件夾

默認情況下,在 文件夾樹中存在以下文件夾。

新文件夾樹

內容

任務

個人任務

已發送項目

寄件備份

共享文件夾

其他用戶共享的文件夾

收件箱

收到的電子郵件

信息存儲

所有信息存儲文件夾

用戶存儲

個人和共享信息存儲文件夾

您的用戶名

您的個人信息存儲文件夾

其他用戶名

其他用戶共享的資訊儲存文件夾

公共信息存儲

公共信息存儲文件夾

日曆

個人日曆和約會

聯繫人

個人聯繫人

公共文件夾

所有用戶都可以看到的文件夾

全局地址簿

所有用戶的地址數據

資料夾樹,所有資料夾以字母順序顯示。依照伺服器設定而訂,可能會出現更多資料夾。

8.5.1.4. 資料夾圖示的用途是什麼?

資料夾圖示可幫助您判斷該資料夾是否透過發布與訂閱功能分享或發布。

以資訊儲存資料夾為例,下列表格描述如何識別自行分享、發布的資料夾、共享資料夾,或由其他使用者發布的資料夾。類比下,此說明對所有類型的資料夾都有效。

自己的資料夾

意義

您尚未分享資訊儲存資料夾。

您已分享或發布資訊儲存資料夾。

其他用戶共享的文件夾

意義

其他的使用者分享此資訊儲存給您。

其他的使用者分享此資訊儲存給您。此外,此資料夾已發布。

您可以在 8.6: 權限管理 找到有關共享文件夾的信息。您可以在 8.7: 發佈與訂閱 找到有關發布文件夾的信息。

8.5.1.5. 權限的用途是什麼?

權限定義允許用戶對某個文件夾及其內容進行什麼操作,即定義用戶對文件夾有哪些權限。如果滿足所有先決條件,用戶可以向其他用戶授權或修改他們的現有權限。

一般情況下,授權原因是與其他用戶共享數據和信息。這是組件的一個重要組成部分。向其他用戶授予文件夾權限也稱為「共享文件夾」。

舉例而言,要控制某用戶只能讀取或者也能修改文件夾內容,存在若干有層次關係的權限。最高權限是管理員權限。除了與其他用戶共享文件夾以外,它還包含所有其他權限。

以下示例說明如何應用具體權限:

  • 您對您的個人文件夾有管理員權限。要向其他用戶隱藏您的個人數據,只要您不共享您的個人文件夾,其他用戶對您的個人文件夾就沒有任何權限。

  • 要讓您的數據和信息可供其他用戶使用,您有權在 公共文件夾 文件夾中創建子文件夾。這些子文件夾可與其他用戶共享。

  • 要能讀取其他用戶的地址數據以及能夠更改您自己的地址數據,您有權讀取 全局地址簿 文件夾中的所有對象以及在此文件夾中創建自己的對象。

可在 8.6: 權限管理 中找到有關權限的詳細信息和有關如何授權的說明。

8.5.2. 資料夾的右鍵選單項目

與多數資料夾有關的功能可以由右鍵選單執行。您有兩種方式可以存取資料夾的右鍵選單。

方式 1
  1. 在文件夾樹中右擊一個文件夾。右鍵選單開啟。

  2. 單擊右鍵選單中的項目。

方式 2
  1. 在文件夾樹中單擊一個文件夾。在某些資料夾名稱旁邊顯示有 右鍵選單 圖標。

  2. 單擊 右鍵選單 圖示 . 右鍵選單開啟。

  3. 單擊右鍵選單中的項目。

為了方便起見,以下章節將使用第一種方式敘述。您還是可以使用兩種方式。

8.5.3. 創建文件夾

要創建新文件夾,請使用 完整文件夾樹 設置。

經典 文件夾樹中,您可以創建以下文件夾:

文件夾樹中的文件夾

可以創建哪些文件夾類型?

個人根文件夾

日曆文件夾、任務文件夾、聯繫人文件夾

電子郵件

--

收件箱

電子郵件文件夾

日曆

日曆文件夾、任務文件夾、聯繫人文件夾

聯繫人

日曆文件夾、任務文件夾、聯繫人文件夾

任務

日曆文件夾、任務文件夾、聯繫人文件夾

公共文件夾

日曆文件夾、任務文件夾、聯繫人文件夾

文件夾名 (*)

日曆文件夾、任務文件夾、聯繫人文件夾

全局地址簿

--

共享文件夾

--

其他用戶名

--

文件夾名 (*)

日曆文件夾、任務文件夾、聯繫人文件夾

信息存儲

--

用戶存儲

--

個人信息存儲文件夾

信息存儲文件夾

其他用戶名 (*)

信息存儲文件夾

公共信息存儲

信息存儲文件夾

註: 對於文件夾樹中標記有 (*) 的文件夾,您需要創建子文件夾的權限。

可在 8.6: 權限管理 中找到有關權限的詳細信息和有關如何授權的說明。

文件夾樹中,您可以創建以下文件夾:

文件夾樹 新

可以創建哪些文件夾類型?

任務

電子郵件文件夾、日曆文件夾、任務文件夾或聯繫人文件夾

已發送項目

電子郵件文件夾、日曆文件夾、任務文件夾或聯繫人文件夾

共享文件夾

--

其他用戶名

--

文件夾名 (*)

電子郵件文件夾、日曆文件夾、任務文件夾或聯繫人文件夾

收件箱

電子郵件文件夾、日曆文件夾、任務文件夾或聯繫人文件夾

信息存儲

--

用戶存儲

--

個人信息存儲文件夾

信息存儲文件夾

其他用戶名 (*)

信息存儲文件夾

公共信息存儲

信息存儲文件夾

日曆

電子郵件文件夾、日曆文件夾、任務文件夾或聯繫人文件夾

聯繫人

電子郵件文件夾、日曆文件夾、任務文件夾或聯繫人文件夾

公共文件夾

電子郵件文件夾、日曆文件夾、任務文件夾或聯繫人文件夾

文件夾名 (*)

電子郵件文件夾、日曆文件夾、任務文件夾或聯繫人文件夾

全局地址簿

--

註: 對於文件夾樹中標記有 (*) 的文件夾,您需要創建子文件夾的權限。

可在 8.6: 權限管理 中找到有關權限的詳細信息和有關如何授權的說明。

如何創建新文件夾:
  1. 在 完整文件夾樹中右擊一個文件夾。

  2. 將鼠標指標移到 新建子文件夾 上。一個含文件夾類型的子菜單打開。

  3. 單擊要創建的文件夾類型。 註:視您在其中新建子文件夾的文件夾而定,某些文件夾類型可能被禁用。可在 表格 中找到詳細信息。結果: 創建了一個名為 新文件夾 的文件夾。文件夾名稱突出顯示。

  4. 然後按 Enter 鍵。然後按 Enter 鍵。

結果: 一個新文件夾即已創建。

8.5.4. 重命名文件夾

要重命名文件夾,請使用 完整文件夾樹 設置。

註: 要能重命名文件夾,您需要具備文件夾的管理權限。

如何重命名文件夾:
  1. 在 完整文件夾樹中右擊一個文件夾。

  2. 從上下文菜單選擇 更名。文件夾名稱突出顯示。

  3. 編輯名稱或輸入新名稱。

  4. 按 Enter 鍵。

結果: 文件夾被重新命名。

8.5.5. 移動文件夾

要移動文件夾,請使用 完整文件夾樹 設置。

註: 要能移動文件夾,您需要具備文件夾的管理權限以及在目標文件夾中創建子文件夾的權限。

如何移動文件夾:
  1. 在 完整文件夾樹中右擊一個文件夾。

  2. 從上下文菜單選擇 剪切。文件夾圖標以灰色顯示。

  3. 右擊要在其中粘貼所剪切文件夾的文件夾。

  4. 從上下文菜單選擇 粘貼

結果: 文件夾被移動。

8.5.6. 發送到文件夾的鏈接

您可以向內部組件用戶發送一個到文件夾的鏈接。

如何發送到文件夾的鏈接:
  1. 在文件夾樹中右擊一個文件夾。

  2. 從上下文菜單選擇 作為鏈接發送

結果: 電子郵件 窗口打開。到文件夾的鏈接作為電子郵件文本輸入。

註: 要跟進鏈接,電子郵件收件個需要具備相應的文件夾權限。

8.5.7. 刪除文件夾

要刪除文件夾,請使用 完整文件夾樹 設置。

警告: 如果刪除某個文件夾,該文件夾中的所有子文件夾和對象也會被刪除。無法恢復已刪除的子文件夾和對象。

註: 要能刪除文件夾,您需要具備文件夾的管理權限。

如何刪除文件夾:
  1. 在 完整文件夾樹中右擊一個文件夾。

  2. 從上下文菜單選擇 刪除刪除文件夾 對話窗口打開。

  3. 單擊

結果: 文件夾及其對像被永久刪除。