7.4. 查看信息存儲項

要顯示信息存儲條目,請進行以下操作:

7.4.1. 顯示列表視圖

列表視圖以表格形式顯示信息存儲條目。

如何以列表形式顯示信息存儲條目:
  1. 在文件夾樹中選擇一個信息存儲文件夾。

  2. 視圖 面板選項卡中單擊 列表 。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 標示 > 移除標示 圖示。

結果: 信息存儲條目以列表形式顯示。

對於每個信息存儲條目,列表以圖標或文本形式顯示一行信息:

信息

第 1 列,圖標  

條目為一個信息存儲條目。

第 1 列,圖標 

信息存儲條目已被鎖定。

第 2 列,圖標 

信息存儲條目包含一個文檔。要打開或保存當前文檔版本,請單擊該圖標。可以在 7.4.4: 打開或保存當前文檔版本 找到詳細信息。

標題

信息存儲條目的標題。

大小

信息存儲條目的文件大小。

創建日期

創建日期。

創建者

創建者的姓名。

版本

信息存儲條目的當前版本。

最近修改日期

最近更改的日期。

最後一欄

指定到信息存儲條目的標誌。

默認情況下,信息存儲條目按 標題 列以升序排列。列標題突出顯示。列標題旁邊的箭頭圖標指出排列順序。

如何更改排列順序:
  1. 要按某列排序,單擊該列的列標題。

  2. 要更改排列順序,再次單擊列標題。

結果: 排列順序改變。

註: 前兩列不能用於排序。

7.4.2. 顯示水平拆分視圖

在水平拆分視圖中,概覽窗口在信息存儲條目列表下面顯示所選信息存儲條目的內容。

如何在水平拆分視圖中顯示信息存儲條目:
  1. 在文件夾樹中選擇一個信息存儲文件夾。

  2. 視圖 面板選項卡中單擊 水平拆分。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 標示 > 水平拆分 項目。 結果:概覽窗口被水平拆分。上部顯示列表視圖。

  3. 自列表視圖選擇資訊儲存項目。

結果: 概覽窗口的下部顯示所選信息存儲條目的以下信息:

  • 概覽 選項卡包含以下詳細信息:

    • 標題、文檔、文件夾名和鏈接/URL 文檔名用作到附加文檔的當前版本的鏈接,以打開或下載該文檔。可在 7.4.4: 打開或保存當前文檔版本 中找到更多資訊。

    • 文檔詳細信息,例如文件大小、文檔類型、鎖定、MD5 校驗 提示: 您可以通過單擊 -+ 圖標關閉或打開詳細信息。

    • 信息存儲條目註釋,位於詳細信息下方。

  • 版本 選項卡包含附加文檔的版本列表。列表下方的視圖包含某個版本的詳細信息。視圖包含一個鏈接,用於打開或下載附加文檔的選定版本。可在 7.6.2.3: 處理文檔版本 中找到更多資訊。

  • 在概覽窗口的下部顯示

    • 信息存儲條目的創建者和創建日期

    • 信息存儲條目的修改者和修改日期

提示: 您可以在上下部分之間移動水平分隔條。

7.4.3. 顯示懸停窗口

在水平拆分和列表視圖中可以使用懸停窗口。

如何在懸停窗口中顯示信息存儲條目:
  1. 將鼠標指標移到信息存儲條目上。經過短暫延遲後,懸停窗口打開。它顯示 常規 分頁。

  2. 要查看更多信息,請單擊其他選項卡。

  3. 要關閉懸停窗口,請將鼠標指針移出懸停窗口。

信息存儲條目的懸停窗口顯示以下信息:

  • 常規 選項卡。它包含:

    • 信息存儲模塊圖標。

    • 信息存儲條目的標題和創建者。

    • 表示每個指定類別的彩色圖標。

    • 如果信息存儲條目包含文檔,則顯示信息存儲條目文檔的版本號、文件類型圖標和文件名。

    • 用於打開和保存文檔的圖標。

    • 信息存儲條目的註釋。 視註釋的文字長度而定,將會顯示捲動列。

  • 版本 選項卡。括號中的數字與文檔版本數量有關。如果信息存儲條目包含文檔,則顯示以下元素:

    • 用於顯示或隱藏文檔版本詳細信息的加號或減號按鈕。

    • 文檔的版本號、文件類型圖標和文件名。

    • 用於打開和保存文檔版本的圖標。

7.4.4. 打開或保存當前文檔版本

一個信息存儲條目可以包含多個版本的文檔。如果是這種情形,您可以執行以下操作:

  • 打開當前文檔版本。

    註: 要打開文檔,您可能需要安裝其他軟件。

  • 保存當前文檔版本。

可以在 7.6.2.3: 處理文檔版本 找到如何開啟或儲存其他版本的資訊。

如何打開或保存當前文檔版本:
  1. 在水平拆分視圖中打開信息存儲條目。切換到 概覽 選項卡。

  2. 單擊 文檔 旁邊的文檔名。系統視窗開啟。它顯示用於打開文檔的軟件。

    註: 視瀏覽器而定,系統窗口的設計可能有所不同。

  3. 選擇下列動作:

    • 若您希望開啟文件,選擇 開啟使用註: 要打開文檔,您可能需要安裝其他軟件。

    • 要在組件外保存文檔,請選擇 保存到磁盤

  4. 在系統窗口中單擊 確定

提示: 此外,您還可以使用以下方法之一:

  • 在信息存儲條目的懸停窗口中使用相應的圖標。

  • 在列表視圖中單擊圖標

  • 在列表視圖中雙擊信息存儲條目。

7.4.5. 發送信息存儲條目

要將信息存儲條目發送到其他用戶,請選擇以下可能的操作之一:

  • 如果信息存儲條目包含一個文檔,您可以將該文檔作為電子郵件附件發送到任何電子郵件地址。

  • 您可以作為一個鏈接將信息存儲條目發送到內部組件他用戶。

如何作為電子郵件的附件發送信息存儲條目的文檔:
  1. 在水平拆分視圖中打開信息存儲條目。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 作為附件發送。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 傳送 > 作為附件傳送

結果: 電子郵件 窗口打開。文檔的當前版本作為電子郵件附件輸入。

如何作為一個鏈接發送信息存儲條目:
  1. 在水平拆分視圖中打開信息存儲條目。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 作為鏈接發送。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 傳送 > 作為附件傳送

結果: 電子郵件 窗口打開。到信息存儲條目的直接鏈接作為電子郵件文本輸入。

註: 為了讓鏈接可被訪問,電子郵件的收件人需要具備在包含信息存儲條目的信息存儲文件夾中讀取對象的權限。可以在 8.6: 權限管理 中找到有關如何設置權限的信息。