5.5. 創建約會

在這裡概括介紹如何創建約會。詳細信息出現在 下一頁 中。

註: 要在公共或共享日曆文件夾中創建約會,您需要具備創建對象的文件夾權限。

如何創建新約會:
  1. 新增 面板選項卡中單擊 約會。若使用精簡面板,點下面板中的 約會圖示 約會 視窗將會開啟。約會 選項卡打開。

  2. 如果需要,通過單擊 文件夾 按鈕並在彈出窗口中選擇一個日曆文件夾來選擇一個日曆文件夾。

  3. 輸入約會的描述、地點和註釋。

  4. 為約會選擇一個開始日期和結束日期。參見 5.5.2: 設置約會的開始和結束時間

  5. 設置約會提醒。參見 5.5.3: 設置或回復約會提醒

  6. 選擇可用性視圖。 已預定、暫定、出差或空閒。參見 5.5.6: 設置可用性視圖

  7. 如果需要,使用其他選項:

  8. 在面板中單擊 保存 圖標。窗口將關閉。

結果: 約會即已創建。

如果您要取消操作,請在面板中單擊 取消

註: 如果您創建的約會與現有約會重疊,則您會收到一條錯誤消息。請參閱 5.5.11: 解決約會衝突

提示: 您也可以透過點選 編輯 窗格中的 建立新約會 來建立新約會。

可以通過以下幾種可能的方式創建新約會:
如何通過拖動打開一個區域來創建新約會:
  1. 顯示日、工作周或自定義日曆視圖。

  2. 在時間格內拖動打開一個區域。一個新約會即已創建。開始和結束日期來自時間格區域。

  3. 雙擊新約會的矩形。約會 窗口打開。

  4. 輸入新約會的數據。可在 如何創建新約會 的說明中找到更多信息。

5.5.1. 在團隊視圖中創建約會

在團隊視圖中創建約會時,您可以添加

  • 所有團隊成員,

  • 某些團隊成員,或

  • 單個團隊成員

作為參與者。

如何創建含所有團隊成員的新約會:
  1. 打開團隊視圖。可以在 5.4.5: 顯示團隊視圖 找到詳細信息。

  2. 確定未選擇任何團隊成員。

  3. 使用以下選項之一:

    • 約會 面板選項卡中單擊 新建。若使用精簡面板,點下面板中的 約會圖示

    • 在時間格中通過單擊並按住鼠標左鍵來拖動一個時間範圍。該時間範圍作為約會開始日期和持續時間輸入。

結果: 約會 窗口打開。團隊成員被輸入到 參與者 選項卡中。

如何創建含某些團隊成員的新約會:
  1. 打開團隊視圖。詳細信息可以在下列地方找到: 5.4.5: 顯示團隊視圖

  2. 通過單擊姓名並按住 <ctrl> 鍵來選擇單個團隊成員。注意: 在 Apple 電腦上請點 <cmd> 鍵。

  3. 使用以下選項之一:

    • 約會 面板選項卡中單擊 新建。若使用精簡面板,點下面板中的 約會圖示

    • 在時間格中通過單擊並按住鼠標左鍵來拖動一個時間範圍。該時間範圍作為約會開始日期和持續時間輸入。

結果: 約會 窗口打開。團隊成員被輸入到 參與者 選項卡中。

如何創建含單個團隊成員的新約會:
  1. 打開團隊視圖。可以在 5.4.5: 顯示團隊視圖 找到詳細信息。

  2. 確定未選擇任何團隊成員。

  3. 在要作為參與者添加的團隊成員的時間格中雙擊一個時間。

結果: 約會 窗口打開。您雙擊的日期和時間作為約會開始時間輸入。團隊成員被輸入到 參與者 選項卡中。

5.5.2. 設置約會的開始和結束時間

以下值是預設的:

  • 當前日期被設置為約會的開始和結束日期。

  • 下一個完整時間間隔被設置為約會開始時間。默認時間間隔為 15 分鐘。

  • 約會結束時間被設置為約會開始之後一小時。

要單獨設置約會開始日期和結束日期的值,請使用 約會 窗口中 開始日期結束日期 旁邊的控制元素。

如何在 約會 窗口中設置約會開始和結束日期:
  1. 要設置約會的開始和結束日期,請使用以下備選方式之一:

    • 在第一個輸入字段中輸入一個有效日期。

    • 單擊第一個輸入字段右邊的日曆圖標以打開日曆並選擇一個日期。

  2. 要設置約會的開始和結束時間,請使用以下備選方式之一:

    • 在第二個輸入字段中輸入一個有效時間。

    • 從下拉列表選擇時間。

    • 如果是一個 24 小時約會,請選中 全天 復選框。

5.5.3. 設置或回復約會提醒

您可以定義約會的提醒時間。當選擇的時間段結束時,一個提醒窗口將通知您有約會。

如何在約會窗口中設置約會提醒:
  1. 選擇 約會 選項卡。

  2. 提醒我 下拉列表中選擇一個時間間隔。如果您不想被提醒,請選擇 無提醒

提示: 您可以在日曆設置 預設提醒時間 中選擇提醒的默認時間間隔。

一旦到達約會開始前的時間間隔,提醒 窗口即顯示。可以有幾種可能的方式來回復此約會提醒。

如何回復約會提醒:
  • 要被再次提醒,從下拉列表中選擇一個時間間隔。單擊 再次提醒我。當間隔結束時,您將被再次提醒。

  • 如果您不想被再次提醒,請選擇 確定

5.5.4. 創建系列約會

系列約會是重複幾次的約會。創建系列約會時,必須設定以下設置:

  • 約會系列的時間間隔。這定義系列中約會的間隔時間。

  • 約會系列的時間範圍。這定義系列約會的開始和結束時間。

如何在 約會 窗口中創建系列約會:
  1. 選擇 約會 選項卡。

  2. 單擊 系列 按鈕。創建新系列窗口打開。

  3. 選擇系列的時間間隔。

    • 如果約會每日重複一次,請選中系列類型 每日。在系列選項中定義以天為單位的間隔。

    • 如果約會每月重複一次,請選中系列類型 每月。在系列選項中定義以月為單位的間隔以及月中的日期。

    • 如果約會每週重複一次,請選中系列類型 每週。在系列選項中定義以周為單位的間隔以及周中的日期。

    • 如果約會每年重複一次,請選中系列類型 每年。在系列選項中定義年中的日期。

  4. 定義系列約會的時間範圍:

    • 開始日期 旁邊設置系列約會的開始日期。

    • 結束 旁邊設置系列約會的結束。

  5. 單擊 確定

以下示例說明某些典型約會系列。

示例 1:每 2 天進行的約會
  • 一個約會每 2 天進行一次。開始日期為 2010 年 3 月 22 日。約會應進行 5 次。

  • 創建新系列 對話窗口中設定以下設置:

  • 定期類型

    每天

    定期設置

    每 2 日

    系列持續時間

    開始日期:22.03.2010

    系列持續時間

    在 5 次約會後結束

示例 2:每個星期二和星期五進行的約會
  • 一個約會在每個星期二和星期五進行。開始日期為 2010 年 3 月 22 日。

  • 創建新系列 對話窗口中設定以下設置:

  • 定期類型

    每週

    定期設置

    每 1 周於星期二、星期五

    系列持續時間

    開始日期:23.03.2010

     

    結束:從不

示例 3:每 2 個星期三進行的約會
  • 一個約會每兩個星期三進行一次。開始日期為 2010 年 3 月 22 日。最後一次約會在 2009 年 12 月 29 日。

  • 創建新系列 對話窗口中設定以下設置:

  • 定期類型

    每週

    定期設置

    每 2 周於星期三

    系列持續時間

    開始日期:24.03.2010

     

    結束於 31.12.2010

示例 4:在每月的第一個星期一進行的約會
  • 一個約會始終在每月的第一個星期一進行。開始日期為 2010 年 3 月 1 日。約會應進行 12 次。

  • 創建新系列 對話窗口中設定以下設置:

  • 定期類型

    每月

    定期設置

    每 1 個月的第一個星期一

    系列持續時間

    開始日期:01.03.2010

     

    在 12 次約會後結束

示例 5:在每年十一月的最後一個星期五進行的約會
  • 一個約會每年在十一月的最後一個星期五進行。開始日期為2010 年 11 月 26 日。

  • 創建新系列 對話窗口中設定以下設置:

  • 定期類型

    每年

    定期設置

    十一月的最後一個星期五

    系列持續時間

    開始日期:26.11.2010

     

    結束:從不

5.5.5. 添加類別

類別是可用於建立約會結構的關鍵詞。可以通過兩種可能的方式來添加類別:

  • 輸入與物件相關的類別。

  • 從預定義類別列表中選擇類別。

可以在 8.2.3: 管理標記 中找到有關定義類別的信息。

如何在 約會 窗口中添加對像相關類別:
  1. 選擇 約會 選項卡。

  2. 雙擊 類別... 按鈕的右邊。

  3. 輸入某些文字。

提示: 可以在 8.2.3.2: 在模塊中管理類別 找到另一種方式。

註: 對像導向的類別顯示為白色。

如何在 約會 窗口中添加預定義類別:
  1. 選擇 約會 選項卡。

  2. 單擊 類別 按鈕。 類別 對話窗口打開。名稱 列表字段包含所有預定義類別。

  3. 名稱 列表字段中選中要指定給約會的類別的控制字段。 註: 選擇的第一個類別指定約會的顯示顏色。

  4. 單擊 確定

結果: 類別被輸入到輸入字段中。

如何在 約會 窗口中刪除已添加的類別:
  1. 選擇 約會 選項卡。

  2. 單擊 類別 按鈕。類別 對話窗口打開。

  3. 名稱 列表字段中取消選中要刪除的類別的復選框。

  4. 單擊 確定

結果: 類別從約會刪除。

5.5.6. 設置可用性視圖

在日曆視圖中用不同的顏色指出可用性。使用以下顏色:

  • 保留:藍色

  • 暫定:黃色

  • 出差:紅色

  • 空閒:綠色

可在 5.2.2: 我應對約會知道什麼? 中找到更多資訊。

中找到有關可用性的更多信息。 可用性控制在您創建的新約會與現有約會有重疊時組件的行為:

  • 對於 保留暫定出差 可用性,顯示一條衝突消息。

  • 對於 空閒 可用性,不顯示錯誤消息。

可在 5.5.11: 解決約會衝突 中找到更多關於衝突處理的資訊。

如何在 約會 窗口中設置可用性視圖:
  1. 選擇 約會 選項卡。

  2. 顯示為 下拉列表選擇一個選項。

5.5.7. 將約會標記為私人約會

私人約會是您的日曆與其用戶共享時其他用戶也看不到的約會。

如果滿足以下所有條件,您可以將約會標記為私人約會:

  • 您是唯一參與者,約會沒有其他參與者或資源。

  • 約會是在個人日曆文件夾中創建的。

如何在 約會 窗口中將約會標記為私人約會:
  • 打開 約會 選項卡。

  • 選中 私人約會 復選框。

5.5.8. 添加參與者和資源

創建約會時,您被作為參與者自動添加進來。在日曆設置中,您可以定義在公共文件夾中創建約會時是否作為參與者添加您。 請參閱 : 創建公開約會。您可以添加更多參與者和資源(例如房間或投影儀)。

如何在 約會 窗口中向約會添加參與者和資源:
  1. 在面板中單擊 添加參與者選擇參與者和資源 窗口打開。

  2. 全局地址簿被預先選中。要選擇其他地址簿,請單擊 聯繫人文件夾 按鈕。在 選擇聯繫人文件夾 窗口中單擊一個文件夾。

  3. 如果要查看參與者或資源的特定選擇,請在 搜索 輸入字段旁邊輸入一個字符串。單擊 搜索 按鈕。

  4. 從列表選擇一個或更多用戶、組或資源。 注意: 使用者、群組,與資源使用不同圖示標示。他們按以下順序顯示:用戶、組和資源。

  5. 要作為參與者添加選擇,請單擊 參與者 旁邊的 添加 按鈕。要作為資源添加選擇,請單擊 資源 旁邊的 添加 按鈕。

    注意: 有下列限制:

    • 資源無法被新增為參與者。

    • 群組無法被新增為資源。

    註: 如果約會有重疊,則正在使用的資源不能在其他約會中用作資源。

  6. 如果需要,您可以更改參與者或資源的選擇:

    • 參與者資源 欄位選擇單一項目。

    • 點下 參與者資源 後面的 刪除 按鈕。

  7. 要接受選擇,請單擊 確定。如果您不想接受選擇,請單擊 取消

添加參與者和資源之後,可以檢查他們的可用性。

5.5.8.1. 檢查可用性

此功能顯示在某一天已經預訂了哪些參與者或資源。用彩色指示條指出可用性狀態。

顏色對應於為顯示可用性而使用的顏色,請參閱: 5.2.2: 我應對約會知道什麼?

如何在 約會 窗口中檢查參與者和資源的可用性:
  1. 選擇 可用性 選項卡。

  2. 選擇要檢查的日期和時間範圍。

  3. 單擊 檢查 按鈕。參與者或資源旁邊的彩色指示條指出已經為此時間範圍預訂了該參與者或資源。

  4. 如有必要,您可以通過用日期旁邊的導航箭頭選擇另一天,然後再次單擊 檢查 按鈕來檢查該天的可用性。

  5. 如果您發現某個日期和時間適合所有參與者和資源,則您可以將您的約會安排在所檢查時間範圍的日期內。為此,請單擊 用於約會 按鈕。

提示: 在創建約會之前,您可以在團隊視圖中檢查參與者的可用性。可在 5.4.5: 顯示團隊視圖 中找到更多資訊。

5.5.8.2. 添加沒有在地址簿中輸入的外部參與者

您可以添加沒有在地址簿中輸入的外部參與者。為此,您需要外部參與者的電子郵件地址。

如何添加沒有在地址簿中輸入的外部參與者:
  1. 約會 窗口中單擊 添加外部參與者

  2. 外部地址 窗口中輸入一個姓名和有效的電子郵件地址。

  3. 單擊 添加

  4. 要添加更多參與者,請重複步驟 2 和 3。要結束進程,請單擊 確定

結果: 未在地址簿中輸入的外部參與者作為參與者被添加進來。

可在 5.7: 含外部參與者的約會 中找到有關含外部參與者的約會的更多信息。

5.5.8.3. 通過電子郵件通知參與者

您添加到約會的參與者接到約會通知,該通知提供接受或拒絕約會的選擇。可在 5.6.1: 接受約會 中找到更多資訊。

外部參與者不會收到約會通知。要通知約會的外部參與者,您可以通過電子郵件通知所有參與者。

如何在 約會 窗口中通過電子郵件通知所有參與者:
  1. 選擇 約會 選項卡。

  2. 選中 通過電子郵件通知所有參與者 復選框

5.5.9. 添加附件

如何在 約會 窗口中添加附件:
  1. 在面板中單擊 添加附件 選擇附件對話框將會開啟。

  2. 選擇附件 對話窗口中單擊 瀏覽。選擇要作為附件添加的文件。關閉文件選擇對話窗口。

  3. 選擇附件 對話窗口中單擊 添加。文件被輸入到列表字段中。

  4. 要添加其他附件,重複步驟 3 和 4。

  5. 要刪除一個附件,請在列表字段中選擇該附件。然後單擊 刪除

  6. 選擇附件 對話窗口中單擊 確定

結果: 附件被添加到約會。

5.5.10. 從 iCal 附件創建約會

您可以從電子郵件的 iCal 附件創建約會。iCal 附件可通過文件擴展名 .ics 識別。

如何從電子郵件的 iCar 附件創建約會:
  1. 在水平拆分或垂直拆分視圖中打開電子郵件。

  2. 在概覽窗口的下部右擊 .ics 文件。

  3. 從上下文菜單選擇 導入 iCal

結果: 約會 對話窗口打開。

5.5.11. 解決約會衝突

如果出現以下情形,則約會衝突出現:

  • 現有約會的可用性未設置為 空閒

  • 您創建一個新約會,並且未將其可用性設置為 空閒 。新約會與現有約會重疊。

一旦您在 約會 窗口的面板中單擊 保存 圖標,檢測到衝突 窗口將打開。它顯示現有約會和新約會之間的衝突。您必須對衝突消息做出反應。

如何對衝突消息做出反應:
  • 如果您要通過更改約會來解決衝突,請單擊 取消。更改約會日期。

  • 如果儘管有約會衝突,您仍然要創建新約會,請單擊 忽略