3.6. 管理電子郵件

3.6.1. 搜尋電子郵件

使用相應的搜索詞,您可以在當前電子郵件文件夾中查找電子郵件。搜索詞定義要搜索的字符串。搜索條件定義要為搜索詞搜索的電子郵件部分。

以下電子郵件部分可用作搜索條件:

  • 發件人

  • 收件人

  • 抄送副本收件人

  • 主題

  • 電子郵件正文

例如:要查找發件人為 "Meier"、"Meyer"、"Obermeier" 的電子郵件,使用「發件人」作為搜索條件,"me" 作為搜索詞。

如何搜索電子郵件:
  1. 在文件夾樹中選擇要搜索的電子郵件文件夾。

  2. 選擇水平拆分、垂直拆分或列表視圖。

  3. 要選擇一個或多個搜索條件,單擊 搜索 輸入字段左邊的圖標 。

  4. 在輸入字段中輸入搜索詞。

  5. 單擊 搜尋 圖示 .

結果: 列表視圖僅顯示匹配搜索詞的電子郵件。

如何顯示當前電子郵件夾中的所有電子郵件:
  • 點下 清除 圖示在 搜尋 輸入欄位 .

3.6.2. 收集電子郵件地址

您可以通過將地址添加到地址簿來收集電子郵件地址。您可以進行以下幾種可能的操作:

  • 發送或閱讀電子郵件時,可以自動收集新電子郵件地址。

  • 可以將電子郵件地址手動添加到地址簿。

發送電子郵件時如何自動收集新電子郵件地址:

結果: 發送其收件人不在地址簿中的電子郵件時,新電子郵件地址自動作為聯繫人保存在 已收集的聯繫人 文件夾中。

閱讀電子郵件時如何自動收集新電子郵件地址:

結果: 閱讀其發件人不在地址簿中的電子郵件時,新電子郵件地址自動作為聯繫人保存在 已收集的聯繫人 文件夾中。

提示: 您可以將這些聯繫人從 已收集的地址 文件夾移到其他聯繫人文件夾。可以在 4.7.6: 移動聯繫人 找到詳細信息。

如何將電子郵件地址手動添加到地址簿:
  1. 在水平拆分或垂直拆分視圖中選擇一封電子郵件。

  2. 將電子郵件頭中 發件人:收件人: 旁邊的電子郵件地址拖到文件夾樹中的一個聯繫人文件夾。鼠標指針旁邊的圖標提供以下提示:

    • 當拖到有效目標時,顯示一個綠色的勾。

    • 當拖到無效目標時,顯示一個紅色的禁止圖標。

  3. 在目標文件夾上鬆開鼠標按鍵。

結果: 聯繫人 窗口打開。電子郵件地址作為業務電子郵件地址輸入。可在下列地址中找到有關 聯繫人 窗口的更多信息。4.5: 創建聯繫人

提示: 您還可以使用上下文菜單將電子郵件地址添加到地址簿。為此,右擊電子郵件頭中的電子郵件地址。

3.6.3. 將電子郵件開啟於獨立視窗

如果您將電子郵件開啟於獨立視窗,下列功能在新視窗的面板上可用::

  • 回覆、回覆全部、轉寄

  • 刪除、列印、儲存

  • 修改狀態、進行標示

  • 顯示來源

如何將電子郵件開啟於獨立視窗::
  • 雙擊清單中的電子郵件

3.6.4. 打印電子郵件

可以通過以下幾種可能的方式打印電子郵件:

  • 打印電子郵件列表

  • 打印電子郵件內容

如何打印電子郵件列表:
  1. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇幾封電子郵件。

    提示: 要找到具體的電子郵件,請在選擇電子郵件之前使用搜索和排序功能。

  2. 單擊 列印編輯 面板選項卡中。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 列印 圖示。 一個具有打印預覽的新窗口和 打印 系統窗口打開。

  3. 如果需要,在 打印 系統窗口中更改打印機設置。

  4. 打印 系統窗口中單擊 打印

結果: 系統打印電子郵件列表。

如何打印電子郵件的內容:
  1. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一封電子郵件。

  2. 編輯 窗格標籤點下 列印。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 列印 圖示。 一個具有打印預覽的新窗口和 打印 系統窗口打開。

  3. 如果需要,在系統窗口中更改打印機設置。

  4. 在系統窗口中單擊 打印

結果: 系統打印電子郵件內容。

提示: 您還可以使用上下文菜單打印電子郵件。

3.6.5. 保存電子郵件

您可以作為文本文件將電子郵件發保存到您的磁盤。

如何保存電子郵件:
  1. 在 編輯 面板選項卡中單擊 保存 。

  2. 單擊 儲存編輯 面板選項卡中。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 儲存 圖示。

  3. 視瀏覽器而定,可能詢問您是打開還是保存文件。選擇 保存

  4. 選擇一個位置。輸入文件名。

  5. 單擊 保存

Result: The E-Mail is saved as text file with the ending .eml.

提示: 您還可以使用上下文菜單儲存電子郵件。

提示: 您可以將多封電子郵件儲存到一個 zip 壓縮檔中。要這樣做的話,請依照第一步,透過 <shift> 鍵 或 Mac 中的 <cmd> 鍵選擇多封電子郵件。

3.6.6. 使用電子郵件草稿

然後可以在以後編輯或發送草稿。如何創建電子郵件草稿:

在 新建 面板選項卡中單擊 新電子郵件 。
  1. 新增 面板標籤中單擊 新增電子郵件 圖示。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 電子郵件 圖示 電子郵件 視窗將會開啟。

  2. 輸入要作為草稿的數據。

  3. 在面板選項卡中單擊 保存草稿

結果: 窗口 將保持打開。電子郵件保存在 草稿 文件夾中。

如何發送電子郵件草稿:
  1. 選擇 草稿 電子郵件文件夾。

  2. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一個草稿。

  3. 電子郵件 面板選項卡中單擊 編輯草稿。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 編輯草稿 圖示。 電子郵件 視窗將會開啟。

  4. 電子郵件 視窗將會開啟。

  5. 在面板中點擊 傳送

結果: 電子郵件被發送。

3.6.7. 複製電子郵件

您可以將電子郵件從一個文件夾複製到另一個文件夾。

如何複製電子郵件:
  1. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一封或幾封電子郵件。

  2. 編輯 窗格標籤點下 複製。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 複製 圖示。 選擇資料夾 視窗將會開啟。

  3. 選擇資料夾 視窗點選某個電子郵件資料夾。您只能單擊您能夠將電子郵件複製到的文件夾。

結果: 電子郵件 被複製。

提示: 您還可以使用上下文菜單複製電子郵件。

3.6.8. 移動電子郵件

可以通過以下幾種可能的方式移動電子郵件:

  • 使用面板功能

  • 使用拖放

如何用面板功能移動電子郵件:
  1. 在 編輯 面板選項卡中單擊 移動 。

  2. 編輯 窗格標籤點下 移動選擇文件夾 窗口將打開。

  3. 選擇資料夾 視窗點選某個電子郵件資料夾。您只能單擊您能夠將電子郵件移動到的文件夾。

結果: 電子郵件被移動。

提示: 您還可以使用上下文菜單移動電子郵件。

如何用拖放功能移動電子郵件:
  1. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一封或幾封電子郵件。

  2. 將所選電子郵件拖到一個電子郵件文件夾。鼠標指針旁邊的圖標提供以下提示:

    • 當拖到有效目標時,顯示一個綠色的勾。

    • 當拖到無效目標時,顯示一個紅色的禁止圖標。

  3. 在目標文件夾上鬆開鼠標按鍵。

結果: 電子郵件被移動。

3.6.9. 用標誌標記電子郵件

標誌為彩色標記,可用於標記不同的電子郵件以更好的區別。您可以決定每種顏色的含義。標誌顯示在列表視圖的最後一列。

如何用標誌標記電子郵件:
  1. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一封或幾封電子郵件。

  2. 點一下 旗幟在 標示 面板選項卡中。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 標示 圖示。

結果: 選擇的電子郵件標記有標誌。

如何刪除標誌:
  1. 在 標誌 面板選項卡中單擊第一個標誌。

  2. 點一下 移除旗幟標示 面板選項卡中。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 標示 > 移除標示 圖示。

結果: 標誌被刪除。

3.6.10. 更改電子郵件狀態

電子郵件狀態指出電子郵件被標記為「已讀」、「已回復」還是「已刪除」。電子郵件的狀態是自動設置的。您可以更改狀態,例如:通過將未讀的電子郵件標記為已讀。

如何更改電子郵件的狀態:
  1. 在 電子郵件 面板選項卡中單擊 標記為 。

  2. 電子郵件 面板選項卡中單擊 標示為。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 標示為 圖示。

  3. 單擊一個狀態。

結果: 電子郵件的狀態改變。

提示: 您還可以使用上下文菜單更改電子郵件狀態。

提示: 若要將電子郵件資料夾中的所有電子郵件標示為以讀,直接在資料夾樹中按右鍵。從上下文菜單選擇 標示為已讀 >

3.6.11. 刪除電子郵件

您可以進行以下幾種可能的操作:

  • 刪除電子郵件訊息。刪除電子郵件默認情況下,電子郵件被移到垃圾筒文件夾。

  • 從垃圾筒恢復已刪除的電子郵件。

  • 從垃圾筒永久性刪除電子郵件。無法恢復已永久性刪除的電子郵件。

警告: 如果您將電子郵件設置選項 永久移除已刪除的電子郵件? 設定為 您將無法還原被刪除的電子郵件訊息。設置為 是 ,則您不能恢復已刪除的電子郵件。

如何刪除一封或幾封電子郵件:
  1. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一封或幾封電子郵件。

  2. 編輯 窗格標籤點下 刪除。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 刪除 圖示。

結果: 電子郵件 被移到垃圾筒。

提示: 您還可以通過上下文菜單或 <del> 鍵刪除電子郵件。

如何恢復已刪除的電子郵件:
  1. 從文件夾樹選擇垃圾筒。垃圾筒中的電子郵件顯示在概覽窗口中。

  2. 選擇水平拆分、垂直拆分或列表視圖。

  3. 在概覽窗口中將一封或幾封電子郵件從列表拖到文件夾樹中的 收件箱 文件夾或任何其他電子郵件文件夾。

結果: 已刪除的電子郵件被恢復。

如何永久性刪除一封或幾封電子郵件:

警告: 永久性刪除的電子郵件會永久丟失。在永久性刪除電子郵件之前,請確定您不再需要這些電子郵件。

  1. 在文件夾樹中選擇垃圾筒。垃圾筒中的電子郵件顯示在概覽窗口中。

  2. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一封或幾封電子郵件。

  3. 編輯 窗格標籤點下 刪除。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 刪除 圖示。 電子郵件 視窗將會開啟。

  4. 選擇操作:

    • 要永久性刪除電子郵件,請單擊

    • 否則單擊