3.5. 發送電子郵件

您可以進行以下幾種可能的操作:

3.5.1. 發送新電子郵件

以下幾段概括介紹如何發送新電子郵件。可在 下一頁 中找到詳細信息。

如何發送新電子郵件:
  1. 新增 面板標籤中單擊 新增電子郵件 圖示。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 電子郵件 圖示 電子郵件 視窗將會開啟。

  2. 選擇一個發件人地址。請參閱 3.5.1.1: 選擇發件人地址

  3. 選擇一名或多名收件人。請參閱 3.5.1.2: 選擇收件人

  4. 輸入主題。

  5. 撰寫電子郵件正文。請參閱 3.5.1.3: 撰寫電子郵件文字3.5.1.4: 輸入網頁內容

  6. 如果需要,使用其他選項:

    • 添加附件。

    • 附加您的 vCard。

    • 輸入具體的發件人。

    • 設置優先級。

    • 請求送達回執。

    可以在 3.5.1.5: 使用更多選項 找到詳細信息。

  7. 點下面板中的 傳送。窗口將關閉。

    註: 如果您未輸入主題,則 發送 彈出窗口將打開。請執行以下操作之一:

    • 要發送帶有主題的電子郵件,請輸入主題。單擊 確定 。如果您不想輸入主題,則會在主題字段中自動輸入文本「(無主題)」。

    • 要取消發送進程,請單擊 取消 。彈出窗口將關閉。

結果: 電子郵件被發送。電子郵件的一份副本保存在 已發送電子郵件 文件夾中。

如果您要取消操作,請在面板中單擊 取消

提示: 您還可以通過單擊 撰寫電子郵件編輯 面板選項卡中來發送新電子郵件。

提示: 您還可以使用在其他模塊的 新電子郵件 面板功能。在水平拆分或垂直拆分視圖中,您可以通過在電子郵件頭中單擊發件人來發送新電子郵件。

提示: 在聯絡人模組中,您還可以透過卡片的上下文菜單或電話清單視圖傳送電子郵件給聯絡人。

3.5.1.1. 選擇發件人地址

如果已經設置其他電子郵件帳戶,則可以使用他們的地址作為發件人地址。 可在 ? ??可以在 8.2.5.3: 其他電子郵件賬戶 找到有關如何設置其他電子郵件帳戶的信息。預設寄件者地址可以在 預設發件人地址: 電子郵件選項中設定。

如何在 電子郵件 視窗中選擇寄件者地址:
  1. 下拉清單未顯示,單點 檢視 > 自

  2. 發件人 下拉菜單中選擇要用作發件人地址的地址。

3.5.1.2. 選擇收件人

電子郵件 窗口中您可以選擇以下收件人:

  • 電子郵件收件人。

  • 電子郵件副本的收件人。副本也稱為「抄送」,英文為"Carbon Copy",縮寫為"CC" 。電子郵件收件人可以看到抄送收件人。

  • 電子郵件密送副本的收件人。密送副本也稱為「密件抄送」,英文為"Blind Carbon Copy",縮寫為"BCC"。電子郵件收件人或抄送收件人都看不到密件抄送收件人。

您有以下幾種方式來選擇收件人:

  • 輸入電子郵件地址

  • 從地址簿選擇電子郵件地址

如何在 電子郵件 窗口中輸入收件人:
  1. 收件人... 按鈕旁邊的輸入字段中輸入電子郵件地址。一旦輸入最少數量的字符,自動填寫功能在一個彈出窗口中顯示匹配的電子郵件地址。電子郵件地址按您使用的頻率排序,且首先列出內部用戶。您可以單點選擇某個地址。

    提示: 您可以在電子郵件設定中啟用或停用自動完成功能 啟用自動完成電子郵件地址?

    如果您要輸入多個電子郵件地址,請使用逗號作為分隔符。

  2. 如果您要將一份電子郵件副本發送給其他收件人,請在 抄送... 按鈕旁邊的輸入字段中輸入電子郵件地址。

    註: 若輸入欄位未顯示,點下面板中的 檢視 > 副本

  3. 如果您要將一份電子郵件密送副本發送給其他收件人,請在 密件抄送... 按鈕旁邊的輸入字段中輸入電子郵件地址。

    註: 若輸入欄位未顯示,點下面板中的 檢視 > 密件副本

如何在 電子郵件 窗口中從地址簿選擇收件人:
  1. 單擊 收件人... 按鈕。選擇收件人 窗口打開。如果選中了 搜索所有聯繫人文件夾 復選框,則顯示來自所有地址簿的地址。

  2. 要只顯示來自某個地址簿的收起,請進行以下操作:

    • 取消選中 搜索所有聯繫人文件夾 復選框。

    • 單擊 聯繫人文件夾 按鈕。

    • 選擇文件夾 窗口中單擊一個文件夾。

  3. 如果要顯示收件人的特定選擇,請在 搜索 旁邊的輸入字段中輸入一個字符。單擊 搜索 按鈕。

  4. 從列表選擇一名或幾名收件人。

  5. 選擇收件人應收到什麼:

    • 如果收件人要收到電子郵件,則單擊 收件人 >

    • 如果收件人要收到電子郵件副本,則單擊 抄送 >

    • 如果收件人要收到電子郵件密送副本,則單擊 密件抄送 >

    收件人被輸入到 收件人抄送密件抄送 按鈕旁邊的輸入框中。

  6. 如果需要,您可以更改收件人選擇:

    • 如果您要刪除收件人,請從輸入字段中刪除相應的收件人地址。

    • 如果您要刪除所有收件人,請單擊 清除

  7. 要接受選擇,請單擊 確定。如果您不想接受選擇,請單擊 取消

3.5.1.3. 撰寫電子郵件文字

如何撰寫電子郵件本文在 電子郵件 視窗。
  1. 在格式欄下輸入電子郵件正文。

  2. 如果您要設置文本格式,請使用格式欄:

    • 選擇單獨的文本部分。

    • 通過在格式欄中單擊相應的元素來設置所選文本部分的格式。

    註: 若格式工具列未顯示,進行下列動作:

    • 在面板中啟用 格式 > HTML格式 > HTML 與純文字

    • 啟用面板中的 檢視 > 編輯工具列

  3. 您可以使用拼寫檢查:

    • 在電子郵件文字中按右鍵。啟用 拼字檢查。若要選擇正確的語言,在右鍵選單中選擇 語言

    • 如果一個單詞出現紅色的下劃線,請右擊該單詞。

    • 在上下文菜單中選擇建議的糾正之一或將該單詞添加到用戶字典。

    註: 拼寫檢查僅在於電子郵件設置中啟用了 HTML 格式時才能使用,請參閱 : 編輯選項卡。拼寫檢查功能並不是由 Open-Xchange 提供的,而是由 HTML 編輯器提供的。可在 http://tinymce.moxiecode.com 中找到有關 HTML 編輯器的信息。

  4. 如果您要添加簽名,請在 簽名 選擇字段中選擇一個。

註: 只要已經在電子郵件設置中創建簽名之後才能添加簽名。可在 8.2.5.2: 電子郵件簽名 中找到更多資訊。

3.5.1.4. 輸入網頁內容

您可以作為電子郵件文本輸入網頁內容。

如何在 電子郵件 窗口中輸入網頁內容:
  1. 使用 <ctrl>+<a> 選擇完整的網頁內容。

  2. 使用 <ctrl>+<c> 將內容複製到剪貼板。

  3. 使用 <ctrl>+<v> 粘貼內容,在 電子郵件 窗口中將光標移到需要的位置。

註: 在 Mac 系統中,用 <cmd> 鍵代替 <ctrl> 。視網頁結構而定,可能不包括某些格式。

3.5.1.5. 使用更多選項

您還可以使用某些其他選項:

  • 作為附件添加任意文件

  • 作為 VCard 從地址簿添加您的聯繫人數據

  • 作為標準地址輸入另一個發件人地址

  • 設置電子郵件的優先級

  • 請求送達回執

如何在 電子郵件 窗口中使用更多選項:
  1. 優先權送達回執,以及 附加 vCard 未在 主旨 欄位下方出現,單點面板中的 檢視 > 選項

  2. 如果要將附件添加到電子郵件,請單擊 附件 面板部分中的 添加 。可以在 3.5.1.6: 添加附件 找到詳細信息。

  3. 如果要添加帶有來自地址簿的聯繫人數據的 VCard,請選中 附加 VCard 復選框。VCard 作為 .vcf 文件附加到電子郵件。

  4. 如果您不想輸入您的默認發件人地址,請在 發件人: 選擇字段中選擇另一個發件人地址。可在電子郵件設置 預設發件人地址: 中找到有關選擇發件人地址的詳細信息。如果您對您的發件人地址有任何問題,請聯繫您的管理員或服務提供商。

  5. 如果您要設置電子郵件的優先級,請使用 優先級 選擇框:

    • 如果您選擇 ,則發送給收件人的電子郵件被標記為不太重要。

    • 如果您選擇 ,則發送給收件人的電子郵件被標記為重要。

  6. 如果您要請求收件人發送送達回執,請選中 送達回執 復選框。 註: 儘管有此請求,收件人也可拒絕發送送達回執。

3.5.1.6. 添加附件

註: 請注意,很多電子郵件帳戶對電子郵件附件有文件大小的限制。不得超過此限制。

如何在 電子郵件 窗口 中向電子郵件添加附件:
  1. 在面板中單擊 新增附件 > 附加本地檔案 選擇附件 對話窗口打開。

  2. 選擇附件 對話窗口中單擊 瀏覽。選擇要作為附件添加的文件。關閉文件選擇對話窗口。

  3. 選擇附件 對話窗口中單擊 添加。文件被輸入到列表字段中。

  4. 要添加更多附件,重複步驟 2 - 3。

  5. 要刪除一個附件,請在列表字段中選擇該附件。然後單擊 刪除

  6. 選擇附件 對話窗口中單擊 確定

結果: 附件的文件名顯示在電子郵件正文下方。

提示: 要附加來自信息存儲的文檔,在面板中單擊 新增附件 > 添加信息儲存項目

3.5.2. 回復電子郵件

當回復電子郵件時,在 電子郵件 窗口中預先填寫了以下輸入字段:

  • 電子郵件的發件人和電子郵件的其他收件人作為回復電子郵件的收件人自動輸入。在電子郵件設定 當全部回覆: 中,您可以選擇是否在「收件人」或「抄送」字段中輸入其他收件人。

  • 電子郵件的主題輸入在回復電子郵件的主題中。主題前面加有「回復:」字樣。

  • 在回復電子郵件中引用了電子郵件正文。每一行前面加有字符 ">",指出這是一個引用。

如何回復電子郵件:
  1. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一封電子郵件。

  2. 編輯 面板選項卡中單擊 回復 。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 回覆 圖示。 要回復抄送收件人,請單擊 全部回覆電子郵件 窗口將打開。

  3. 輸入電子郵件內容。 如果需要,您可以使用 3.5.1.3: 撰寫電子郵件文字 當中提到的所有功能。

  4. 點下面板中的 傳送。窗口將關閉。

結果: 電子郵件被發送。電子郵件的副本被儲存至 寄件備份 資料夾。

如果您不想發送電子郵件,請在面板選項卡中單擊 取消

提示: 您還可以使用上下文菜單回復電子郵件。

3.5.3. 轉發電子郵件

如果您轉發電子郵件,在 電子郵件 窗口中預先填寫了以下輸入字段:

  • 電子郵件的主題作為回復電子郵件的主題輸入。轉發郵件的主題前面加有「轉發:」字樣。

  • 在轉發電子郵件中輸入了電子郵件正文。正文前面加有以下詳細信息:

    • 「郵件原件」頭部

    • 郵件原件的發件人、收件人、日期和主題

如何轉發電子郵件:
  1. 在水平拆分、垂直拆分或列表視圖中選擇一封電子郵件。

  2. 單擊 轉寄編輯 面板選項卡中。 若使用 精簡面板,單擊面板中的 轉寄 圖示。 電子郵件 視窗將會開啟。

  3. 選擇一個或多個收件者。 可以在 3.5.1.2: 選擇收件人 找到詳細信息。

  4. 輸入電子郵件正文。如果需要,您可以使用 3.5.1.3: 撰寫電子郵件文字 當中提到的所有功能。

  5. 點下面板中的 傳送。窗口將關閉。

結果: 電子郵件被發送。電子郵件的副本被儲存至 寄件備份 資料夾。

如果您不想發送電子郵件,請在面板選項卡中單擊 取消

提示: 您還可以使用上下文菜單轉發電子郵件。