Comenzando con el software colaborativo

2.1. Definición de software colaborativo

Aprenda qué aplicaciones forman parte del software colaborativo. Eche un primer vistazo a las tareas que se pueden realizar utilizando sus aplicaciones.

Portal

Su centro de información para citas programadas, nuevos mensajes de correo o de plataformas de mensajería.

  • Obtenga una visión general de las citas actuales y nuevos correos. Lance las aplicaciones Calendario o Correo electrónico presionando sobre una cita o un correo.

  • Lea los mensajes actuales de su fuente de mensajes favorita.

  • Siga las novedades de sus redes sociales.

  • Lance aplicaciones como Correo electrónico, Libreta de direcciones o Calendario con una presión del ratón.

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Correo electrónico

Envíe, reciba y organice sus correos electrónicos.

  • Además de su cuenta de correo interna, utilice cuentas externas que tenga contratadas con otros proveedores.

  • Encuentre correos con la ayuda de varios criterios de búsqueda. Siga hilos de correo electrónico.

  • Use carpetas para organizar sus correos electrónicos. Trabaje conjuntamente con su equipo compartiendo determinadas carpetas de correo.

  • Use las demás aplicaciones creando un nuevo contacto desde una dirección de correo electrónico o creando una nueva cita desde un adjunto de iCal.

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Libreta de direcciones

Organice y administre sus contactos privados y profesionales.

  • Use la libreta de direcciones global para comunicarse con participantes internos. Cree libretas de direcciones personales para mantener una visión general de sus contactos.

  • Use carpetas para organizar sus contactos. Trabaje conjuntamente con su equipo compartiendo determinadas carpetas de contactos.

  • Use los contactos de sus redes sociales. Esto le permitirá usar el software colaborativo como repositorio centralizado para sus contactos.

  • Trabaje con colaboradores externos enviándoles datos de contacto en formato vCard o compartiendo carpetas de contactos.

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Calendario

Mantenga una visión general de sus citas privadas y profesionales.

  • Use citas individuales o periódicas para planificar reuniones y actividades.

  • Use carpetas del calendario para organizar las citas. Indique a los miembros del equipo quién puede acceder a determinados calendarios.

  • Use las funciones de vista de equipo para encontrar huecos de tiempo libre y comprobar la disponibilidad de recursos tales como salas libres o dispositivos.

  • Al programar citas con colaboradores externos, las funciones de iCal garantizan la gestión automatizada de las invitaciones.

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Tareas

Planifique y organice sus actividades.

  • Use la fecha de vencimiento para organizar sus tareas. Use el recordatorio para el vencimiento de tareas.

  • Administre su equipo delegando determinadas tareas en otros.

  • Use las carpetas de tareas para organizar sus tareas. Indique los miembros del equipo que pueden acceder a determinadas tareas.

  • Use las funciones de tareas periódicas para mantener un registro de ese tipo de actividades.

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Editor

Cree y edite documentos de texto sencillo.

  • Esta función ayuda a crear notas rápida y fácilmente.

  • Use las demás aplicaciones para organizar sus archivos de texto, para enviarlos por correo electrónico, o para compartirlos con usuarios o colaboradores externos.

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Ficheros

Use el almacén de archivos para administrar la información de manera centralizada o para compartir información con otros.

  • Guarde cualquier archivo, notas o enlaces de Internet. De permisos de lectura o escritura a su equipo para determinadas carpetas de documentos.

  • Envíe archivos individuales como adjuntos de correo electrónico o como enlaces.

  • Proporcione información a colaboradores externos compartiendo carpetas de documentos.

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Carpetas y permisos

Las carpetas y sus permisos juegan un papel importante en el intercambio de información con otros usuarios. Cada objeto del software colaborativo se almacena en una carpeta determinada. El árbol de carpetas ayuda a administrar las carpetas y sus permisos.

  • Use carpetas personales para ordenar sus correos, contactos, citas, tareas y elementos del Almacén de información.

  • Ayude a su equipo compartiendo determinadas carpetas con permisos de lectura o escritura.

  • Benefíciese en su trabajo de la información de otros usando objetos de carpetas públicas o compartidas.

  • Las funciones de redes sociales del software colaborativo también utilizan carpetas para recopilar o compartir información con colaboradores externos.

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