Organización de los datos

Compartir

11.3.1. Compartición de datos

Existen las siguientes opciones:

  • Puede compartir datos con acceso de lectura creando un enlace público.

    Puede dar este enlace a usuarios internos o colaboradores externos. Todo el que disponga de dicho enlace podrá ver los datos.

    No puede crear un enlace público para carpetas de correo.

  • Invitar a usuarios internos o colaboradores externos por correo a una compartición. Usted define qué permisos se conceden para la compartición a los usuarios internos.

    El correo de invitación contiene notas para acceder a la compartición. Si un colaborador externo accede a la compartición, dicho colaborador tendrá automáticamente acceso como un usuario invitado.

    Nota: El correo de invitación se envía exclusivamente en formato HTML.

Tenga cuidado con las siguientes restricciones.

  • Para conceder permisos a otro usuario sobre una carpeta, usted tiene que tener permisos de administrador para dicha carpeta.

  • No puede compartir su carpeta personal Bandeja de entrada. Para conceder acceso a otros usuarios a sus mensajes de correo, comparta una carpeta de correo ubicada bajo su carpeta Bandeja de entrada. A dicha carpeta de correo han de suscribirse los otros usuarios.

  • Usted tiene permisos exclusivos sobre sus carpetas personales de calendario, contactos y tareas. No puede conceder permisos de administrador sobre dichas carpetas a otros usuarios.

Cómo compartir datos con acceso de lectura usando un enlace público:

  1. Seleccione una carpeta en el árbol de carpetas.

  2. Presione el icono Acciones específicas de carpeta que hay junto al nombre de la carpeta. Presione en Obtener un enlace.

    La ventana para compartir objetos se abrirá. Contiene un enlace público con un acceso de lectura para compartir.

  3. Tiene las siguientes posibilidades:

    • Para enviar directamente el enlace por correo, introduzca las direcciones de correo correspondientes. Puede introducir un mensaje para los destinatarios.

    • De manera predeterminada, los datos se comparten con acceso de lectura por un tiempo ilimitado. Para establecer un límite de tiempo para el acceso a los datos compartidos, marque Expira en. Seleccione un rango de tiempo.

    • Para proteger el acceso con una contraseña, marque Contraseña requerida. Introduzca una contraseña. Si envía el enlace público por correo, dicho correo contendrá la contraseña.

  4. Presione en Hecho.

Para ver el enlace público de nuevo, utilice la función de edición de permisos.

Cómo invitar a usuarios internos o a colaboradores externos a una compartición:

  1. Seleccione una carpeta en el árbol de carpetas.

  2. Presione el icono Acciones específicas de carpeta que hay junto al nombre de la carpeta. Presione en Invitar a personas.

    Se abrirá una ventana. Los permisos existentes se mostrarán en una lista.

  3. Escriba una dirección de correo en Añadir personas. La dirección de correo se añadirá a la lista como un usuario interno, un grupo o un invitado. Se conceden los permisos preestablecidos.

    Si fuese necesario, escriba un mensaje.

  4. Para editar lo permisos de los usuarios internos, tiene las siguientes opciones.

    • Para ajustar un rol de usuario, presione en el elemento en Rol actual. Seleccione un elemento del menú.

    • Para ajustar los detalles del permiso, presione en el elemento en Derechos de acceso detallados. Seleccione un permiso del menú.

  5. Presione Guardar.

Consejo: Una carpeta compartida se marca con el icono Compartida . Si presiona sobre el icono, se abrirá la ventana de ajuste de permisos.

Para ver el enlace público de nuevo, utilice la función de edición de permisos.