Capítulo 13. Preguntas y respuestas

Tabla de contenidos

Preguntas más frecuentes
13.1 Preguntas generales
P: ¿Dónde puedo encontrar mis datos y configuraciones personales?
P: ¿Cómo puedo cambiar mi contraseña?
P: ¿Por qué pueden no encontrarse determinados botones o campos?
P: ¿Cómo se me notifica de nuevos correos electrónicos o invitaciones a citas?
P: ¿Cómo puedo leer los mensajes actuales de redes sociales o páginas de noticias?
13.2 Preguntas sobre correos electrónicos y contactos
P: ¿Cómo puedo enviar un correo electrónico a varias direcciones a la vez?
P: ¿Para qué sirven los campos Copia (CC) para y Copia oculta (BCC) para?
P: Habitualmente envío correos electrónicos con contenido idéntico o muy similar. ¿Cómo puedo acelerar este proceso?
P: ¿Puedo, por ejemplo, acceder a correos electrónicos enviados a mi cuenta de Google Mail?
P: ¿Cómo se pueden reenviar correos automáticamente a mi nueva ubicación?
P: ¿Cómo mantener una visión general de las bandejas de entrada de mis cuentas de correo?
P: ¿Cómo puedo usar las condiciones en las reglas de filtrado de correo?
P: ¿Cómo puedo usar los contactos de mis redes sociales?
13.3 Preguntas sobre tareas, calendarios y citas
P: ¿Cuándo debería usar una tarea y cuándo una cita?
P: ¿Cómo puedo crear una tarea a partir de un correo electrónico?
P: ¿Cómo puedo organizar la citas de otra persona como su representante?
P: ¿Cómo puedo usar la función de estados de disponibilidad, por ejemplo Libre, Ausente, etc...?
P: ¿Cómo puedo usar los ajustes de recurrencia del calendario o de las tareas?
P: ¿Cómo encontrar tiempo libre al crear citas?
13.4 Preguntas sobre organización de los datos y trabajo en equipo
P: ¿Cómo puedo hacer que ciertos contactos estén disponibles para mis colaboradores externos?
P: ¿Cómo puedo compartir documentos concretos con mis colaboradores externos?
P: Quiero compartir una carpeta con otros usuarios. ¿Qué permisos tengo que establecer?
13.1 Preguntas generales
P: ¿Dónde puedo encontrar mis datos y configuraciones personales?
P: ¿Cómo puedo cambiar mi contraseña?
P: ¿Por qué pueden no encontrarse determinados botones o campos?
P: ¿Cómo se me notifica de nuevos correos electrónicos o invitaciones a citas?
P: ¿Cómo puedo leer los mensajes actuales de redes sociales o páginas de noticias?
13.2 Preguntas sobre correos electrónicos y contactos
P: ¿Cómo puedo enviar un correo electrónico a varias direcciones a la vez?
P: ¿Para qué sirven los campos Copia (CC) para y Copia oculta (BCC) para?
P: Habitualmente envío correos electrónicos con contenido idéntico o muy similar. ¿Cómo puedo acelerar este proceso?
P: ¿Puedo, por ejemplo, acceder a correos electrónicos enviados a mi cuenta de Google Mail?
P: ¿Cómo se pueden reenviar correos automáticamente a mi nueva ubicación?
P: ¿Cómo mantener una visión general de las bandejas de entrada de mis cuentas de correo?
P: ¿Cómo puedo usar las condiciones en las reglas de filtrado de correo?
P: ¿Cómo puedo usar los contactos de mis redes sociales?
13.3 Preguntas sobre tareas, calendarios y citas
P: ¿Cuándo debería usar una tarea y cuándo una cita?
P: ¿Cómo puedo crear una tarea a partir de un correo electrónico?
P: ¿Cómo puedo organizar la citas de otra persona como su representante?
P: ¿Cómo puedo usar la función de estados de disponibilidad, por ejemplo Libre, Ausente, etc...?
P: ¿Cómo puedo usar los ajustes de recurrencia del calendario o de las tareas?
P: ¿Cómo encontrar tiempo libre al crear citas?
13.4 Preguntas sobre organización de los datos y trabajo en equipo
P: ¿Cómo puedo hacer que ciertos contactos estén disponibles para mis colaboradores externos?
P: ¿Cómo puedo compartir documentos concretos con mis colaboradores externos?
P: Quiero compartir una carpeta con otros usuarios. ¿Qué permisos tengo que establecer?

13.1. Preguntas generales

P: ¿Dónde puedo encontrar mis datos y configuraciones personales?
P: ¿Cómo puedo cambiar mi contraseña?
P: ¿Por qué pueden no encontrarse determinados botones o campos?
P: ¿Cómo se me notifica de nuevos correos electrónicos o invitaciones a citas?
P: ¿Cómo puedo leer los mensajes actuales de redes sociales o páginas de noticias?

P:

¿Dónde puedo encontrar mis datos y configuraciones personales?

R:

Puede personalizar los siguientes datos y configuraciones:

P:

¿Cómo puedo cambiar mi contraseña?

R:

Para cambiar su contraseña, presione en Mi contraseña en el widget Datos del usuario de la aplicación Portal. Aprenda más en estas instrucciones.

P:

¿Por qué pueden no encontrarse determinados botones o campos?

R:

Si ciertos botones o campos no son visibles, puede deberse a las siguientes razones:

  • Una función no está disponible en el contexto actual.

  • Para mantener la interfaz de usuario tan limpia como sea posible, no se muestran los controles usados con menor frecuencia. En este caso se muestra un botón denominado Acciones. Para ver todas las funciones, presione este botón.

P:

¿Cómo se me notifica de nuevos correos electrónicos o invitaciones a citas?

R:

Si hay nuevos correos electrónicos o notificaciones de citas, el icono Elementos no leídos de la parte derecha de la barra de menús muestra el número de elementos nuevos. Presione dicho icono para abrir el Área de notificación. Contiene información acerca de los nuevos objetos. Desde allí también puede utilizar funciones directamente, por ejemplo leer los nuevos correos o confirmar la nueva cita. Se puede encontrar más información en El interfaz de usuario.

P:

¿Cómo puedo leer los mensajes actuales de redes sociales o páginas de noticias?

R:

En la aplicación Portal puede leer mensajes actuales de sus redes sociales o de páginas de noticias, o ver fotos de páginas web concretas añadiendo widgets de noticias.

13.2. Preguntas sobre correos electrónicos y contactos

P: ¿Cómo puedo enviar un correo electrónico a varias direcciones a la vez?
P: ¿Para qué sirven los campos Copia (CC) para y Copia oculta (BCC) para?
P: Habitualmente envío correos electrónicos con contenido idéntico o muy similar. ¿Cómo puedo acelerar este proceso?
P: ¿Puedo, por ejemplo, acceder a correos electrónicos enviados a mi cuenta de Google Mail?
P: ¿Cómo se pueden reenviar correos automáticamente a mi nueva ubicación?
P: ¿Cómo mantener una visión general de las bandejas de entrada de mis cuentas de correo?
P: ¿Cómo puedo usar las condiciones en las reglas de filtrado de correo?
P: ¿Cómo puedo usar los contactos de mis redes sociales?

P:

¿Cómo puedo enviar un correo electrónico a varias direcciones a la vez?

R:

Para enviar un correo electrónico a varios destinatarios al mismo tiempo, puede elegir entre las siguientes opciones:

  • Escriba todos los destinatarios en los campos Para, Copia (CC) para o Copia oculta (BCC) para. Use la función de autocompletado para introducir las direcciones más fácilmente. Esta FAQ proporciona una explicación de las diferencias entre los distintos campos.

  • Si envía correos electrónicos habitualmente al mismo grupo de personas, cree una lista de distribución en la aplicación Libreta de direcciones y añada las direcciones de correo a dicha lista. Se puede encontrar información en Creación de listas de distribución.

P:

¿Para qué sirven los campos Copia (CC) para y Copia oculta (BCC) para?

R:

Los destinatarios indicados en los campos Para o Copia (CC) para pueden ser vistos por todos los demás destinatarios mencionados en los campos Para ... o Copia (CC) para. Los destinatarios especificados en el campo Copia oculta (BCC) para no pueden ser vistos por los demás destinatarios incluidos en los campos Para ..., Copia (CC) para o Copia oculta (BCC) para. En la práctica, esto significa:

  • Si envía un correo electrónico a un equipo y cada destinatario tendría que ver quién más recibe el correo, indique los destinatarios en los campos Para o Copia (CC) para.

  • Si envía un correo electrónico a destinatarios que no deberían ver los nombres de los otros, indique los destinatarios en el campo Copia oculta (BCC) para.

P:

Habitualmente envío correos electrónicos con contenido idéntico o muy similar. ¿Cómo puedo acelerar este proceso?

R:

Haga uso de la funcionalidad de guardar correos electrónicos como borradores. Se puede encontrar información en Trabajo con borradores de correo electrónico.

P:

¿Puedo, por ejemplo, acceder a correos electrónicos enviados a mi cuenta de Google Mail?

R:

Se pueden configurar cuentas de correo electrónico externas de muchos proveedores, por ejemplo de Google Mail. Sólo necesita los datos de su cuenta de correo del proveedor correspondiente. Tan pronto como configure la cuenta de correo externa, tendrá acceso a los correos desde el propio árbol de carpetas. Se puede encontrar información en Cuentas de correo electrónico.

P:

¿Cómo se pueden reenviar correos automáticamente a mi nueva ubicación?

R:

Active la función Reenvío automático en los ajustes. Se puede encontrar información en Reenvío automático de correos electrónicos.

P:

¿Cómo mantener una visión general de las bandejas de entrada de mis cuentas de correo?

R:

Use Correo unificado para mostrar las bandejas de entrada de múltiples cuentas de correo en una única carpeta centralizada. Se puede encontrar información en Utilización del correo unificado.

P:

¿Cómo puedo usar las condiciones en las reglas de filtrado de correo?

R:

Puede crear una condición

  • seleccionando un componente del correo, por ejemplo "Asunto";

  • seleccionando un criterio, por ejemplo "es exactamente";

  • introduciendo un argumento, por ejemplo "minutos".

En este caso, se verificaría si el asunto del correo coincide exactamente con los caracteres del argumento ("minutos"). Puede controlar si la condición se cumple con el criterio y la cadena de caracteres. Las diferencias entre los criterios se explican en los ejemplos que aparecen a continuación. En dichos ejemplos, el asunto se utiliza para filtrar los correos.

  • Criterio: "contiene" La condición se cumple si el asunto contiene los caracteres del argumento. Ejemplo: El argumento es "minutos".

    • La condición se cumple para el asunto "minutos".

    • La condición también se cumple cuando el asunto es "minutos de la reunión".

  • Criterio: "es exactamente" La condición se cumple si el asunto coincide exactamente con la cadena de caracteres del argumento. Por ejemplo: El argumento es "minutos".

    • La condición se cumple para el asunto "minutos".

    • La condición no se cumple para el asunto "minutos de la reunión".

  • Criterio: "Coincide" Se cumple la condición si el asunto coincide exactamente con los caracteres del argumento. La cadena de caracteres puede contener comodines. Ejemplo: El argumento es "minutos*". El carácter "*" es un comodín que sustituye a cualquier carácter o grupo de ellos.

    • La condición se cumple para el asunto "minutos a actualizar".

    • La condición no se cumple para el asunto "minutos de la reunión".

  • Criterio: "Coincide con expresión regular" La condición se cumple si el asunto contiene los caracteres proporcionados por la expresión regular del argumento. Las expresiones regulares permiten peticiones complejas. Puede encontrar más información en los sitios correspondientes de Internet. La siguiente expresión regular, muy simple, debería dar una idea sobre el tema. Ejemplo: El argumento es "organizaci(ón|ones)". La expresión "(ón|ones)" equivale tanto a los caracteres "ón" como "ones".

    • La condición se cumple para el asunto "minutos a actualizar".

    • La condición también se cumple para el asunto "organizaciones".

    • La condición no se cumple para el asunto "Orgánico".

P:

¿Cómo puedo usar los contactos de mis redes sociales?

R:

Puede usar los contactos de sus redes sociales suscribiéndose a dichos contactos.Se puede encontrar información en Suscripción a datos.

13.3. Preguntas sobre tareas, calendarios y citas

P: ¿Cuándo debería usar una tarea y cuándo una cita?
P: ¿Cómo puedo crear una tarea a partir de un correo electrónico?
P: ¿Cómo puedo organizar la citas de otra persona como su representante?
P: ¿Cómo puedo usar la función de estados de disponibilidad, por ejemplo Libre, Ausente, etc...?
P: ¿Cómo puedo usar los ajustes de recurrencia del calendario o de las tareas?
P: ¿Cómo encontrar tiempo libre al crear citas?

P:

¿Cuándo debería usar una tarea y cuándo una cita?

R:

Si es mejor usar una cita o una tarea es algo que se puede determinar en base a los siguientes criterios:

  • Una cita tiene lugar en un momento concreto del tiempo. Si necesita realizar una acción en un punto concreto del tiempo, cree una cita para dicha acción.

  • Una tarea tiene una fecha de vencimiento y, algunas veces, una prioridad. Si se es flexible respecto a la planificación de tiempo de una acción y solo se ha de respectar la fecha de vencimiento, cree una tarea para esta acción.

P:

¿Cómo puedo crear una tarea a partir de un correo electrónico?

R:

Use la función Recordatorio del área de visualización de la aplicación Correo electrónico. Se puede encontrar más información en Creación de recordatorios de correo electrónico.

P:

¿Cómo puedo organizar la citas de otra persona como su representante?

R:

Pida a la otra persona que comparta una carpeta de calendario con permisos de escritura. Después introduzca las citas de esta persona en la carpeta compartida. Esa otra persona aparecerá como el organizador de las citas.

P:

¿Cómo puedo usar la función de estados de disponibilidad, por ejemplo Libre, Ausente, etc...?

R:

Si quiere evitar conflictos al crear citas, haga uso del estado de disponibilidad Libre. Todos los otros estados de disponibilidad causan mensajes de conflicto con citas que se solapan.

P:

¿Cómo puedo usar los ajustes de recurrencia del calendario o de las tareas?

R:

Ejemplo 1: Una cita o tarea debería tener lugar cada dos días. Debería empezar el 07-01-2013. La cita debería tener lugar cinco veces.

  • Comienza el 07-01-2013

  • Diaria

  • El evento se repite cada 2 días.

  • La serie finaliza después de 5 citas o tareas.

R:

Ejemplo 2: Una cita o una tarea debería tener lugar cada martes y viernes. Debería comenzar el 08-01-2013.

  • Comienza el 08-01-2013

  • Semanal

  • El evento se repite todas las semanas los martes, viernes.

  • La serie nunca finaliza.

R:

Ejemplo 3: Una cita o una tarea debería tener lugar cada dos miércoles. Debería comenzar el 09-01-2013. La última cita debería producirse el 27-03-2013.

  • Comienza el 09-01-2013

  • Semanal

  • El evento se repite cada 2 semanas los miércoles.

  • La serie finaliza el 27-03-2013.

R:

Ejemplo 4: Una cita o una tarea debería tener lugar el primer lunes de cada mes. Debería comenzar el 04-02-2013. El evento debería producirse doce veces.

  • Comienza el 04-02-2013

  • Mensual

  • El evento se repite el primer lunes de cada mes.

  • La serie finaliza después de 12 citas.

R:

Ejemplo 5: Una cita o una tarea debería tener lugar todos los años, el último viernes de noviembre. Debería comenzar el 29-11-2013.

  • Comienza el 29-11-2013

  • Anual

  • El evento se repite todos los últimos viernes de noviembre.

  • La serie nunca finaliza.

P:

¿Cómo encontrar tiempo libre al crear citas?

R:

Presione en Encontrar tiempo libre al crear una cita, o presione el icono Planificación de la barra de herramientas. Se puede encontrar información en Planificación de citas con varios participantes.

13.4. Preguntas sobre organización de los datos y trabajo en equipo

P: ¿Cómo puedo hacer que ciertos contactos estén disponibles para mis colaboradores externos?
P: ¿Cómo puedo compartir documentos concretos con mis colaboradores externos?
P: Quiero compartir una carpeta con otros usuarios. ¿Qué permisos tengo que establecer?

P:

¿Cómo puedo hacer que ciertos contactos estén disponibles para mis colaboradores externos?

R:

También puede dar acceso a colaboradores externos a contactos de su libreta de direcciones del software de trabajo en grupo o a sus contactos de redes sociales tales como LinkedIn. Para ello proceda como se indica:

  1. Añada contactos de sus redes sociales a una libreta de direcciones.

  2. Cree una nueva carpeta de contactos. Copie todos los contactos de su libreta de direcciones que quiera compartir a esta carpeta de contactos.

  3. Comparta esta carpeta de contactos. Se puede encontrar información en Compartir.

P:

¿Cómo puedo compartir documentos concretos con mis colaboradores externos?

R:

Puede compartir el contenido de carpetas de documentos con colaboradores externos. Para ello proceda de la siguiente manera:

  1. En la aplicación Ficheros, puede recopilar los documentos en una carpeta independiente.

  2. Comparta esta carpeta. Se puede encontrar información en Compartir .

P:

Quiero compartir una carpeta con otros usuarios. ¿Qué permisos tengo que establecer?

R:

Ejemplo 1: A un usuario se le debería permitir ver los objetos de una carpeta, pero no se le debería permitir modificarlos o borrarlos. Al usuario no se le debería permitir crear nuevos objetos. Ajustes

  • Permisos de carpeta: ver la carpeta

  • Permisos de objeto: leer todos los objetos, no hay permisos de edición, no hay permiso de borrado

  • Derechos de administración: No

R:

Ejemplo 2: A un usuario se le debería permitir ver los objetos de una carpeta, pero no se le debería permitir modificarlos o borrarlos. Al usuario se le debería permitir crear y editar objetos.

  • Permisos de carpeta: ver la carpeta

  • Permisos de objeto: leer todos los objetos, no hay permisos de edición, no hay permiso de borrado

  • Derechos de administración: No

R:

Ejemplo 3: A un usuario no se le debería permitir ver los objetos de una carpeta, aunque se le debería permitir crear y editar nuevos objetos.

  • Permisos de carpeta: crear objetos

  • Permisos de objeto: leer objetos propios, editar objetos propios, borrar sólo los objetos propios

  • Derechos de administración: No

R:

Ejemplo 4: A un usuario se le debería permitir ver y editar todos los objetos. Al usuario se le debería permitir crear y editar subcarpetas y objetos propios.

  • Permisos de carpeta: crear objetos y subcarpetas

  • Permisos de objeto: leer todos los objetos, editar todos los objetos, borrar todos los objetos

  • Derechos de administración: No

R:

Ejemplo 5: Un usuario debería tener todos los permisos. Al usuario se le debería permitir conceder permisos a otros usuarios.

  • Permisos de carpeta: crear objetos y subcarpetas

  • Permisos de objeto: leer todos los objetos, editar todos los objetos, borrar todos los objetos

  • Derechos de administración: Sí