Calendario

7.1. Los componentes de Calendario

Barra de búsqueda

Le permite buscar citas

Árbol de carpetas

Muestra las carpetas del calendario. Le permite navegar por la estructura de carpetas. Para abrir el árbol de carpetas, presione en el botón Vista de la barra de herramientas. Marque Vista de carpeta. Dependiendo de la configuración del software colaborativo, el árbol de carpetas contendrá los siguientes elementos:

  • Mis calendarios. Contiene sus calendarios personales.

  • Calendarios públicos. Contiene calendarios compartidos con todos los usuarios.

  • Calendarios compartidos. Contiene calendarios compartidos con usted por otros usuarios.

Están disponibles las siguientes funciones:

  • Si presiona sobre un calendario, se mostrarán las citas contenidas en él.

  • El icono Acciones específicas de carpeta que hay junto a los calendarios seleccionados nos ofrece funciones para organizar datos, para intercambiar datos y para seleccionar un color de calendario.

    Nota: La lista desplegable de selección de color y los iconos que hay junto a los nombres de las carpetas solo se muestran si Colores personalizados está marcado en el menú Vista de la barra de herramientas.

  • Los botones del árbol de carpetas nos ofrecen funciones para la creación de calendarios.

  • La carpeta Todas mis citas contiene todas sus citas de todos los calendarios.

  • Dependiendo de la configuración del software colaborativo, hay botones adicionales disponibles debajo de las carpetas. Dichos botones permiten lanzar un asistente para configurar diversos clientes.

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Barra de herramientas

Contiene los siguientes elementos en las vistas del calendario:

  • Botón Nuevo. Crea una nueva cita.

  • Botón Planificación. Abre la vista de planificación para planificar citas con varios participantes.

  • Botón Hoy. Selecciona el rango de tiempo con el día actual.

  • Botón Vista. Abre un menú con casillas de verificación para controlar la vista.

    • Casillas de verificación Día, Semana laboral, Semana y Mes. Permite seleccionar una vista del calendario.

    • Casilla de verificación Lista. Activa la vista de lista.

    • Casilla de verificación Vista de carpeta. Abre y cierra el árbol de carpetas.

    • Casillas de verificación para seleccionar los colores de las citas.

      • Colores clásicos. Muestra las citas con colores claros.

      • Colores oscuros. Muestra las citas con colores oscuros.

      • Colores personalizados. Puede decidir con qué color se muestra una cita.

    • Si está activa la vista de lista: Casilla de verificación Casillas de verificación. Muestra una casilla de verificación junto a cada cita de la lista. Esto permite seleccionar varias citas para editarlas al mismo tiempo.

    • Botón Imprimir. Abre la vista previa de impresión para imprimir una hoja de calendario.

Si selecciona una cita en la vista de lista, se mostrará elementos adicionales:

  • Botón Editar. Edita los datos de una cita.

  • Botón Estado. Cambia el estado de confirmación de la cita.

  • Botón Borrar . Borra las citas que haya seleccionado.

  • El icono Acciones . Abre un menú con más funciones:

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Área de visualización

Bien muestra una vista de calendario o bien una vista de lista de las citas de un calendario. Para seleccionar una vista, presione en el botón Vista de la barra de herramientas.

Vista del calendario Día, Semana laboral, Semana o Mes.

Muestra la vista del calendario para el rango de tiempo seleccionado.

  • Los iconos de Navegación de la parte superior izquierda de la hoja del calendario permiten ir atrás y adelante por el calendario.

  • En las vistas del calendario Día, Semana laboral, y Semana, la fecha y la semana del calendario se muestran junto al icono de Navegación.

    Si se presiona una fecha, se abre un minicalendario que le ayuda a seleccionar otra fecha.

    El área entre la fecha y la hoja del calendario se puede usar para la creación de citas de todo el día.

    En la parte izquierda de la hoja del calendario se muestra la zona horaria por encima de las fechas. Para añadir más columnas con fechas de otra zona horaria, presione en la zona horaria.

    La línea roja de la hoja del calendario muestra la hora actual.

  • En las vistas Semana laboral, Semana y Mes aparece resaltado el día actual en la hoja del calendario con un fondo rojo

  • En la vista Mes se muestran el mes y el año seleccionados por encima de la hoja del calendario.

  • Dependiendo del estado de confirmación y el tema de color, las citas se resaltan con distintos colores.

    Si hay más citas por encima o por debajo de la hoja de calendario visible, se muestran flechas en la parte superior y en la inferior de la hoja del calendario del día correspondiente.

Si se presiona una cita, los datos se muestran en la ventana emergente.

Ventana emergente

Si se presiona en una cita en la vista de calendario, se abre una ventana emergente. Muestra los datos de la cita y las funciones disponibles:

  • Botones Editar, Cambiar estado, Seguir, Borrar.

    Nota: Dependiendo de la configuración del servidor, podrían prevalecer las siguientes limitaciones: Algunos botones para citas de sus calendarios privados solo se muestran si se tienen los permisos adecuados para lanzar la función. Si usted es un participante, no puede cambiar ni borrar la cita. Si es el organizador, no puede cambiar su estado.

  • Si presiona en el icono Acciones , se abre un menú con más funciones.

Debajo de los botones se muestra la misma información que en la Vista de detalle en la vista de Lista.

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Lista

Muestra una lista de citas de la carpeta actualmente seleccionada. La lista contiene los siguientes elementos:

  • Cada día con citas muestra un encabezado con la fecha.

  • Los siguientes detalles se muestran por cada cita: fecha, hora, color, icono de cita privada, asunto y ubicación.

  • El texto por encima de la lista contiene el nombre de la carpeta seleccionada. El número corresponde al de objetos que hay en dicha carpeta.

Están disponibles las siguientes funciones:

  • Si se presiona en un encabezado, se muestra la primera cita de dicho intervalo de tiempo.

  • Si se presiona en una cita, sus datos se muestran en la vista de detalle.

  • Se pueden seleccionar múltiples citas para editarlas a la vez. Para ello, marque las casillas de verificación que hay junto a las citas marcando la opción Casillas de verificación en la lista desplegable Vista de la barra de herramientas.

    También puede usar las funciones de selección múltiple de su sistema.

    Para seleccionar todas las citas de la carpeta actualmente seleccionada, marque la casilla de verificación Seleccionar todo situada sobre la lista.

  • Si se presiona el icono Ordenar que hay sobre la lista, se abre un menú que permite ordenar citas.

Vista de detalle

Si se presiona en una cita de la lista, la vista de detalle muestra los datos de la cita y las funciones disponibles:

  • Botones con funciones de edición

  • Asunto

  • Fecha, hora, zona horaria

  • El tipo de repetición (para citas periódicas)

  • Ubicación de la cita, si fue indicada

  • Descripción de la cita, si fue indicada

  • Si la cita tiene varios participantes, el número de participantes que han aceptado, rechazado o no han respondido se muestra en la parte superior derecha de la lista de participantes. Para filtrar la lista de participantes, presione en los iconos.

  • Nombres de los participantes, si los hay. Si se presiona en un nombre, se abre una ventana emergente. Muestra información sobre el contacto.

    • Los datos de contacto de la persona.

    • Si ha intercambiado correos con esa persona, se muestran bajo Conversaciones recientes.

    • Si tiene citas programadas con esa persona, se muestran bajo Citas compartidas.

    • Información de redes sociales sobre esta persona. Puede usar los botones disponibles para abrir el perfil de dicha persona.

    Si se presiona en una cita o un correo, se abre una ventana emergente adicional.

  • Dependiendo de la configuración del software colaborativo, un punto de color junto al nombre indica el estado en Messenger del participante.

  • Si la cita tiene otros participantes, se muestran los siguientes botones Enviar correo electrónico a todos los participantes, Invitar a nueva cita, Guardar como lista de distribución.

  • Nombres de los recursos existentes. Si presiona sobre un recurso se abre una ventana emergente.

  • Si la cita incluye participantes externos, sus nombres se muestran bajo Participantes externos.

  • Si se presiona en Detalles se muestra más información:

    • el organizador de la cita

    • disponibilidad

    • qué carpeta

    • quién creó la cita y cuándo

    • quién fue la última persona que modificó la cita

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Vista para crear o editar

Al redactar una nueva cita o editar una ya existente, se muestran los siguientes elementos en una página nueva.

  • Dependiendo de la configuración del software colaborativo, los elementos pueden encontrarse tanto en la parte superior como en la inferior de la pantalla.

    • Botón Crear. Si se presiona en este botón, los datos de la cita actual se guardan y se cierra la página de edición.

    • Botón Descartar. Para cancelar la creación o edición, presione en este botón.

    • El botón que hay junto a Calendario muestra la carpeta del calendario en la que se creará la cita. Para crear una cita en otra carpeta de calendario, presione este botón.

  • Campo Asunto. Escriba el asunto en este campo. El asunto se muestra como título de la cita en las vistas.

  • Botón Ubicación. Aquí puede indicar la ubicación donde tendrá lugar la cita.

  • Campos Comienza el y Termina el. establezca las fechas de comienzo y fin de la cita. Si presiona en ellas se abrirá un cuadro de diálogo para seleccionar una fecha.

    Si la casilla de verificación Todo el día está desmarcada, podrá indicar las horas de inicio y fin.

    Si se presiona el botón de zona horaria que hay junto a la hora, la hora se mostrará en distintas zonas horarias. Puede ajustar zonas horarias usadas frecuentemente como favoritas en los ajustes del calendario.

  • Casilla de verificación Todo el día. Marque esta casilla si la cita va a durar todo el día.

  • Botón Encuentre una hora libre. Abre la vista de planificación. En este vista puede encontrar tiempo libre al planificar una cita con varios participantes.

  • Casilla de verificación Repetir. Marque esta casilla de verificación si la cita se va a repetir. Se mostrarán controles adicionales para la configuración de la cita periódica. Se pueden encontrar ejemplos en preguntas sobre citas y tareas.

  • Campo Descripción. Puede escribir una descripción de la cita en este campo.

  • Menú desplegable Recordatorio. Determina cuándo se le debe recordar la cita mediante un elemento del área de información.

  • Menú desplegable Mostrado como. Indica su disponibilidad durante el transcurso de la cita. Si hay citas que se solapan tendrá un mensaje de conflicto, a menos que la disponibilidad esté configurada como Libre. Se pueden encontrar ejemplos en las Preguntas y respuestas de Calendario.

  • Si se ha seleccionado Colores personalizados en el menú Vista de la barra de herramientas, se muestra una campo de selección de color. Al presionar en un color se indica el color de la cita. Si se presiona en el primer campo de color, a la cita se le asigna el color si es su calendario.

  • Casilla de verificación Privada. Marque esta casilla de verificación si los otros usuarios no deben poder ver el asunto ni la descripción de la cita.

  • Campo Añadir participante/recurso. Introduzca los nombres de los participantes que van a tomar parte en esta cita. Si los participantes deben recibir un correo de invitación adicional para la cita, marque Notificar a todos los participantes por correo.

  • Botón Añadir adjuntos debajo de Adjuntos. Presione en este botón para adjuntar uno o varios archivos a los datos de contacto.

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