Calendario

7.1. Los componentes de Calendario

Barra de búsqueda

Le permite buscar citas

Árbol de carpetas

Muestra las carpetas del calendario.

contenido

  • Mis calendarios. Contiene sus calendarios personales.

  • Calendarios públicos. Contiene los calendarios compartidos con todos los usuarios.

  • Calendarios compartidos. Contiene los calendarios compartidos con usted por otros usuarios.

Dependiendo de la configuración del software colaborativo, el contenido puede variar con respecto a esta información.

Funciones

  • Si presiona sobre un calendario, se mostrarán las citas contenidas en él.

  • El icono Acciones específicas de carpeta que hay junto a los calendarios seleccionados nos ofrece funciones para organizar datos, para intercambiar datos y para seleccionar un color de calendario.

    Nota: La lista desplegable de selección de color y los iconos que hay junto a los nombres de las carpetas solo se muestran si Colores personalizados está marcado en el menú Vista de la barra de herramientas.

  • Los botones del árbol de carpetas nos ofrecen funciones para la creación de calendarios.

  • La carpeta Todas mis citas contiene todas sus citas de todos los calendarios.

  • Dependiendo de la configuración del software colaborativo, hay botones adicionales disponibles debajo de las carpetas. Dichos botones permiten lanzar un asistente para configurar diversos clientes.

Barra de herramientas

Contiene los siguientes elementos en las vistas del calendario:

  • Nuevo. Crea una nueva cita.

  • Planificación. Abre la vista de planificación para planificar citas con varios participantes.

  • Hoy. Selecciona el rango de tiempo con el día actual.

  • Vista. Abre un menú con casillas de verificación para controlar la vista.

    • Día, Semana laboral, Semana o Mes. Permite seleccionar una vista del calendario.

    • Lista. Activa la Vista de lista.

    • Vista de carpeta. Abre o cierra el árbol de carpetas.

    • Colores de las citas.

      • Colores clásicos. Muestra las citas con colores claros.

      • Colores oscuros. Muestra las citas con colores oscuros.

      • Colores personalizados. Puede decidir con qué color se muestra una cita.

    • Si está seleccionada la vista de lista y las casillas de verificación están activadas, las casillas de verificación para seleccionar objetos se muestran en la lista.

    • Imprimir. Abre la vista previa de impresión para imprimir una hoja de calendario.

Si selecciona una cita en la vista de lista, se mostrarán elementos adicionales:

  • Editar. Edita los datos de una cita.

  • Estado. Cambia el estado de confirmación de la cita.

  • Borrar. Borra las citas que haya seleccionado.

  • El icono Acciones . Abre un menú con más funciones:

Área de visualización

Bien muestra una vista de calendario o bien una vista de lista de las citas de un calendario. Para seleccionar una vista, presione en el botón Vista de la barra de herramientas.

Vista del calendario Día, Semana laboral, Semana o Mes.

Muestra la vista del calendario para el rango de tiempo seleccionado.

  • Los iconos de Navegación de la parte superior izquierda de la hoja del calendario permiten ir atrás y adelante por el calendario.

  • En las vistas del calendario Día, Semana laboral, y Semana, la fecha y la semana del calendario se muestran junto al icono de Navegación.

    Si presiona en la fecha, se abre el selector de fechas.

    El área entre la fecha y la hoja del calendario se puede usar para la creación de citas de todo el día.

    En la parte izquierda de la hoja del calendario, se muestra la zona horaria por encima de las fechas. Para añadir más columnas con fechas de otra zona horaria, presione en la zona horaria.

    La línea roja de la hoja del calendario muestra la hora actual.

  • En las vistas Semana laboral, Semana y Mes, aparece resaltado el día actual en la hoja del calendario con un fondo rojo

  • En la vista Mes se muestran el mes y el año seleccionados por encima de la hoja del calendario.

  • Dependiendo del estado de confirmación y el tema de color, las citas se resaltan con distintos colores.

    Si hay más citas por encima o por debajo de la hoja de calendario visible, se muestran flechas en la parte superior y en la inferior de la hoja del calendario del día correspondiente.

Si se presiona en una cita, los datos se muestran en la ventana emergente.

Selector de fecha

Las siguientes acciones abren el selector de fecha:

  • Presionar en la fecha de la parte superior izquierda de la vista de calendario Día, Semana laboral o Semana.

  • Presionar en la fecha de la parte superior izquierda de la vista de planificación.

  • Presionar en un campo de fecha cuando se crea o edita una cita.

contenido

  • Iconos de Navegación . Dependiendo del intervalo de tiempo seleccionado, puede navegar por meses o años presionando en los iconos.

  • Cabecera. Muestra el mes actual.

  • Semanas del calendario y días del mes. Al presionar sobre un día se cierra el selector de fechas. Se utilizará la fecha seleccionada.

  • Si se presiona en el nombre del mes en la cabecera, se mostrarán los meses del año actual.

    Si presiona sobre el año en la cabecera, se mostrará una lista de los años anteriores y siguientes.

Ventana emergente

Si se presiona en una cita en la vista de calendario, se abre una ventana emergente. Muestra los datos de la cita.

contenido

  • Botones Editar, Cambiar estado, Seguir, Borrar.

    Nota: Dependiendo de la configuración del servidor, podrían prevalecer las siguientes limitaciones: Algunos botones para citas de sus calendarios privados solo se muestran si se tienen los permisos adecuados para lanzar la función. Si usted es un participante, no puede cambiar ni borrar la cita. Si es el organizador, no puede cambiar su estado.

  • Si presiona en el icono Acciones , se abre un menú con más funciones.

Debajo de los botones se muestra la misma información que en la Vista de detalle en la vista de Lista.

Lista

Se muestra una lista de citas de la carpeta seleccionada actualmente.

contenido

  • Cada día con citas muestra una cabecera con la fecha.

  • Se muestran los siguientes detalles para cada cita: fecha, hora, color, icono de cita privada, asunto y ubicación.

  • El texto que hay sobre la lista contiene el nombre de la carpeta seleccionada. El número se corresponde con la cantidad de objetos que hay en la carpeta seleccionada.

Funciones

  • Si se presiona en un encabezado, se muestra la primera cita de dicho intervalo de tiempo.

  • Si se presiona en una cita, sus datos se muestran en la vista de detalle.

  • Para seleccionar varias citas, marque la casilla de verificación Casillas de verificación en la lista desplegable Vista de la barra de herramientas.

    También puede usar las funciones de selección múltiple de su sistema.

    Para seleccionar todas las citas de la carpeta actualmente seleccionada, marque la casilla de verificación Seleccionar todo situada sobre la lista.

  • Si se presiona el icono Ordenar que hay sobre la lista, se abre un menú que permite ordenar citas.

Vista de detalle

Si se presiona en una cita de la lista, la vista de detalle muestra los datos de la cita.

contenido

  • Botones con funciones de edición

  • Asunto

  • Fecha, hora, zona horaria

  • El tipo de repetición (para citas periódicas)

  • Ubicación de la cita, si fue indicada

  • Descripción de la cita, si fue indicada

  • Si la cita tiene varios participantes, el número de participantes que han aceptado, rechazado o no han respondido se muestra en la parte superior derecha de la lista de participantes. Para filtrar la lista de participantes, presione en los iconos.

  • Nombres de los participantes, si los hay. Si se presiona en un nombre, se abre una ventana emergente. Muestra información sobre el contacto.

    • Los datos de contacto de la persona.

    • Si ha intercambiado correos con esa persona, se muestran bajo Conversaciones recientes.

    • Si tiene citas programadas con esa persona, se muestran bajo Citas compartidas.

    • Información de redes sociales sobre esta persona. Puede usar los botones disponibles para abrir el perfil de dicha persona.

    Si se presiona en una cita o un correo, se abre una ventana emergente adicional.

  • Dependiendo de la configuración del software colaborativo, un punto de color junto al nombre indica el estado en Messenger del participante.

  • Si la cita tiene otros participantes, se muestran los siguientes botones Enviar correo electrónico a todos los participantes, Invitar a nueva cita, Guardar como lista de distribución.

  • Nombres de los recursos existentes. Si presiona sobre un recurso se abre una ventana emergente.

  • Si la cita incluye participantes externos, sus nombres se muestran bajo Participantes externos.

  • Si se presiona en Detalles se muestra más información:

    • el organizador de la cita

    • disponibilidad

    • qué carpeta

    • quién creó la cita y cuándo

    • quién fue la última persona que modificó la cita

Vista de planificación

Tiene las siguientes opciones para abrir la vista de planificación:

  • En la barra de herramientas: Presione en Planificación.

  • En la página para crear o editar citas: Presione en Encontrar una hora libre

contenido

  • Un campo de entrada para participantes o recursos.

  • Iconos para navegar por la semana.

  • Fecha de comienzo y finalización del rango horario seleccionado y de la semana del calendario. Si presiona ahí, se abre el selector de fechas que permite establecer un intervalo de tiempo diferente.

  • Botón Opciones. Si presiona en él, se abrirá un menú con varias funciones:

    • Ajustar el nivel de zoom para la vista de hoja de calendario

    • Ajustar la altura de línea para mostrar los participantes y recursos

    • Establecer los tipos de citas a mostrar

    • Ocultar los tiempos que están fuera del horario de trabajo.

  • Una lista de participantes. Se muestra la siguiente información para cada participante: Nombre, icono Eliminar citas

  • La hoja de calendario del intervalo de tiempo seleccionado.

  • Barra de desplazamiento. La barra de desplazamiento permite establecer la parte del intervalo de tiempo a mostrar.

  • Botón Guardar como lista de distribución. Guarda los participantes añadidos en una nueva lista de distribución.

Vista para crear o editar

Esta vista se utiliza al crear una nueva cita o edita una ya existente.

contenido

  • Dependiendo de la configuración del software colaborativo, los elementos pueden encontrarse tanto en la parte superior como en la inferior de la pantalla.

    • Botón Crear. Si se presiona en este botón, los datos de la cita actual se guardan y se cierra la página de edición.

    • Botón Descartar. Para cancelar la creación o edición, presione en este botón.

    • El botón que hay junto a Calendario muestra la carpeta del calendario en la que se creará la cita. Para crear una cita en otra carpeta de calendario, presione este botón.

  • Campo Asunto. Escriba el asunto en este campo. El asunto se muestra como título de la cita en las vistas.

  • Botón Ubicación. Aquí puede indicar la ubicación donde tendrá lugar la cita.

  • Campos Comienza el y Termina el. Establecen las fechas de comienzo y fin de la cita. Si presiona en ellas se abrirá el selector de fechas.

    Si la casilla de verificación Todo el día está desmarcada, podrá indicar las horas de inicio y fin.

    Si se presiona en el botón de zona horaria que hay junto a la hora, la hora se mostrará en distintas zonas horarias. Puede ajustar zonas horarias usadas frecuentemente como favoritas en los ajustes del calendario.

  • Casilla de verificación Todo el día. Marque esta casilla si la cita va a durar todo el día.

  • Botón Encuentre una hora libre. Abre la vista de planificación. En este vista puede encontrar tiempo libre al planificar una cita con varios participantes.

  • Casilla de verificación Repetir. Marque esta casilla de verificación si la cita se va a repetir. Se mostrarán controles adicionales para la configuración de la cita periódica. Se pueden encontrar ejemplos en preguntas sobre citas y tareas.

  • Campo Descripción. Puede escribir una descripción de la cita en este campo.

  • Menú desplegable Recordatorio. Determina cuándo se le debe recordar la cita mediante un elemento del área de información.

  • Menú desplegable Mostrado como. Indica su disponibilidad durante el transcurso de la cita. Si hay citas que se solapan tendrá un mensaje de conflicto, a menos que la disponibilidad esté configurada como Libre. Se pueden encontrar ejemplos en las Preguntas y respuestas de Calendario.

  • Si se ha seleccionado Colores personalizados en el menú Vista de la barra de herramientas, se muestra una campo de selección de color. Al presionar en un color se indica el color de la cita. Si se presiona en el primer campo de color, a la cita se le asigna el color si es su calendario.

  • Casilla de verificación Privada. Marque esta casilla de verificación si los otros usuarios no deben poder ver el asunto ni la descripción de la cita.

  • Campo Añadir participante/recurso. Introduzca los nombres de los participantes que van a tomar parte en esta cita. Si los participantes deben recibir un correo de invitación adicional para la cita, marque Notificar a todos los participantes por correo.

  • Botón Añadir adjuntos debajo de Adjuntos. Presione en este botón para adjuntar uno o varios archivos a los datos de contacto.