Organiser les données

Partage

11.3.2. Inviter à consulter un élément partagé

Pour partager des données avec certaines personnes, en lecture ou en écriture, vous pouvez inviter des utilisateurs internes ou des partenaires externes à consulter un élément partagé. Les utilisateurs reçoivent une invitation par courriel. Si un partenaire externe accède au partage, il sera automatiquement connecté en tant qu'utilisateur invité. Les options suivantes sont disponibles :

  • Vous pouvez partager des courriels avec des utilisateurs internes en lecture seule.

  • Vous pouvez partager des carnets d'adresses, agendas et tâches avec des utilisateurs internes en lecture ou en écriture, avec des partenaires externes en lecture seule.

  • Vous pouvez partager des dossiers et fichiers avec des utilisateurs internes et des partenaires externes, en lecture ou en écriture.

Lorsque vous partagez des éléments, les utilisateurs internes et partenaires externes se voient accorder certaines permissions sur les données partagées. Des informations sur ces permissions sont disponibles dans 11.2: Droits. Notez les points suivants :

  • Vous ne pouvez pas partager votre dossier personnel Boîte de réception. Pour pouvoir autoriser d'autres utilisateurs à accéder à vos courriels, partagez un dossier de courrier électronique situé sous votre dossier Boîte de réception. Les autres utilisateurs devront alors s'abonner à ce dossier de courriels.

  • Vous avez les droits d'administration exclusifs sur vos dossiers personnels de carnet d'adresses, d'agenda et de tâches. Vous ne pouvez pas accorder de droits d'administration sur ces dossiers à d'autres utilisateurs.

Comment inviter des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs à un partage :

  1. Choisissez l'application à utiliser pour partager les données.

    Choisissez un dossier dans l'arborescence des dossiers.

    Remarque : choisissez un dossier que vous avez le droit de partager. Suivant l'application, certains dossiers ne peuvent pas être partagés.

  2. Cliquez sur l'icône Actions sur le dossier à côté du nom du dossier. Cliquez sur Permissions / Inviter des personnes.

    Dans l'application Fichiers, vous pouvez également cliquer sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Cliquez surInviter des personnes.

    La fenêtre de réglage des permissions s'ouvre alors.

  3. Saisissez une adresse électronique dans Ajouter des personnes. L'adresse électronique sera ajoutée à la liste comme un utilisateur interne, un groupe ou un invité. Des droits prédéfinis lui sont donnés.

    Si nécessaire, saisissez un message.

  4. Pour modifier les droits des utilisateurs internes, vous disposez des options suivantes.

    • Pour ajuster un rôle utilisateur, cliquez sur l'entrée sur Rôle actuel. Sélectionnez une valeur dans le menu.

    • Pour ajuster les détails des droits, cliquez sur l'entrée sur Droits d'accès détaillés. Sélectionnez un droit depuis le menu.

    • Pour supprimer un droit d'un utilisateur, cliquez sur l'icône Actions à côté du nom. Cliquez sur Révoquer l'accès.

  5. Si vous partagez un dossier dans l'application Fichiers, vous pouvez transférer les permissions de ce dossier à tous ses sous-dossiers existants ou à venir. Pour cela, activez l'option Appliquer à tous les sous-dossiers.

  6. S'il n'est pas nécessaire d'envoyer de notifications par courriel concernant l'élément partagé, désactivez Envoyer des notifications.

    Remarque : cette case ne peut pas être cochée si vous invitez des partenaires externes à consulter cet élément partagé.

  7. Cliquez sur Enregistrer.