Agenda

Créer des rendez-vous

7.4.1. Créer de nouveaux rendez-vous

Pour créer un nouveau rendez-vous, vous disposez des options suivantes :

Pour créer un nouveau rendez-vous :

  1. Ouvrez un dossier d'agenda dans l'arborescence des dossiers.

    Remarque : ouvrez un dossier d'agenda dans lequel vous avez le droit de créer des rendez-vous. Si vous choisissez un dossier d'agenda partagé, il vous est demandé de choisir où créer le rendez-vous :

    • Si vous créez le rendez-vous pour le compte du propriétaire, le rendez-vous est créé dans le dossier d'agenda partagé du propriétaire.

    • S'il s'agit seulement d'inviter le propriétaire au rendez-vous, le rendez-vous est enregistré dans votre propre dossier d'agenda.

  2. Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils

  3. Saisissez un sujet. Si nécessaire, saisissez le lieu et une description.

    Si vous souhaitez créer le rendez-vous dans un autre dossier d'agenda, cliquez sur le nom du dossier à côté de l'intitulé Agenda, en haut. Choisissez un dossier d'agenda.

  4. Indiquez la date de début et de fin du rendez-vous au moyen de l'outil de sélection de date. Pour les rendez-vous sur toute une journée, cochez la case Journée entière.

    Pour afficher l'heure dans différents fuseaux horaires, cliquez sur le bouton de fuseau horaire à côté de l'heure. Vous pouvez définir des fuseaux horaires fréquemment utilisés comme favoris dans les réglages de l'agenda.

  5. Pour que le rendez-vous vous soit rappelé, choisissez un réglage dans Rappel.

  6. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités supplémentaires : créer un évènement récurrent, ajouter d'autres participants ou d'autres ressources, définir la disponibilité, assigner des couleurs ou ajouter des pièces jointes.

  7. Cliquez sur Créer.

Conseil : vous pouvez aussi utiliser une des méthodes suivantes :

  • Choisissez une des vues en calendrier (Jour, Semaine ouvrée, Semaine ou Mois). Pour afficher un intervalle de temps précis, cliquez sur la date au-dessus de la page de l'agenda. Dans l'agenda, définissez une période par un double clic dans une zone libre ou en faisant glisser la souris du début à la fin du nouveau rendez-vous.

  • Pour créer un rendez-vous sur toute la journée, vous avez les possibilités suivantes :

    • Choisissez une des vues en calendrier Jour, Semaine ouvrée ou Semaine. Faites un double clic sur une zone libre au-dessus de l'agenda.

    • Choisissez une des vues en calendrier Semaine ouvrée ou Semaine. Cliquez sur une journée au-dessus de l'agenda.

Pour utiliser l'outil de sélection de date depuis la page de création de rendez-vous :

  1. Cliquez sur le champ de date figurant sous Date de début ou Date de fin. L'outil de sélection de date s'ouvre.

  2. Pour choisir une date dans le mois en cours, cliquez sur le jour choisi. Pour saisir la date du jour, vous pouvez aussi cliquer sur Aujourd'hui.

    L'outil de sélection de date se referme. La date apparaît dans le champ de date.

  3. Pour choisir une date d'un autre mois, vous disposez des options suivantes.

    • Pour naviguer par mois, utilisez les icônes de Navigation .

    • Pour naviguer vers un mois spécifique de l'année en cours, cliquez sur le nom du mois dans l'en-tête. Les mois de l'année en cours y sont affichés.

      Pour naviguer par année, utilisez les icônes de Navigation .

      Cliquez sur le mois désiré.

    • Pour naviguer vers un mois donné d'une autre année, cliquez sur le nom du mois dans l'en-tête. Les mois de l'année en cours y sont affichés.

      Cliquez sur l'année. Une liste d'années apparaît.

      Pour naviguer dans cet aperçu, utilisez les icônes de Navigation .

      Cliquez sur l'année, puis sur le mois désirés.

    Cliquez sur le jour souhaité. L'outil de sélection de date se referme. La date est saisie dans le champ de date.

Pour utiliser des fonctions supplémentaires sur la page de Création d'un rendez-vous :

  1. Pour créer un rendez-vous récurrent, cochez la case Répéter. Les réglages de répétition actuels s'affichent.

    Pour régler les répétitions, cliquez sur la valeur. Vous trouverez des exemples dans les Questions et réponses à propos de l'agenda.

    Pour cacher les réglages de répétition, cliquez sur l'icône Fermer . Pour les afficher à nouveau, cliquez sur la phrase à côté de Répéter.

  2. Affiché comme vous permet de régler l'affichage de la disponibilité. Vous trouverez des exemples dans Questions et réponses à propos de l'agenda.

  3. Si le sujet doit être caché aux autres utilisateurs, cochez Privé. Les rendez-vous privés sont identifiés par l'icône Privé .

  4. Pour définir une couleur particulière au rendez-vous, cliquez sur un champ de couleur. Si vous ne choisissez aucune couleur ou si vous cliquez sur le premier champ de couleur, le rendez-vous apparaît dans la couleur du dossier d'agenda. La couleur par défaut d'un dossier d'agenda est bleu clair.

    Remarque : La liste déroulante de choix de la couleur n'apparaît que si l'option Couleurs personnalisées est activée dans le menu Vue de la barre d'outils.

  5. Pour ajouter d'autres participants ou d'autres ressources, saisissez les adresses électroniques des participants, le nom d'un groupe, d'une liste de diffusion ou d'une ressource dans le champ de saisie figurant sous Participants.

    Conseil : des suggestions correspondantes aux destinataires que vous saisissez s'affichent automatiquement. Pour accepter l'une des suggestions, utilisez l'une des méthodes ci-dessous :

    • Naviguez dans la liste à l'aide de la barre de défilement. Cliquez sur une suggestion.

    • Choisissez une suggestion à l'aide des flèches du clavier. Appuyez sur [Entrée].

    . Pour supprimer un participant ou une ressource, cliquez sur l'icône à côté de son nom.

    Pour informer tous les participants du rendez-vous, cochez Informer tous les participants par courriel.

    Conseil : pour trouver des plages horaires libres pour tous les participants et toutes les ressources, vous pouvez utiliser la vue de planification.

  6. Pour ajouter des pièces jointes à un rendez-vous, cliquez sur Ajoute des pièces jointes sous l'intitulé Pièces jointes. Choisissez un ou plusieurs fichiers.

    Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur l'icône Supprimer .

    Conseil : vous pouvez aussi ajouter une pièce jointe en la glissant-déposant depuis un explorateur de fichiers ou depuis le bureau vers la fenêtre de création de rendez-vous.