Agenda

7.1. Les composants de Agenda

Barre de recherche

Permet de chercher dans vos rendez-vous.

Arborescence des dossiers

Affiche les dossiers d'agenda.

contenu

  • Mes agendas. Contient vos agendas personnels.

  • Agendas publics. Contient les agendas partagés avec d'autres utilisateurs.

  • Agendas partagés. Contient les agendas partagés avec vous par d'autres utilisateurs.

Suivant la configuration du collecticiel, le contenu réel peut différer de ces informations.

Fonctions

  • Si vous cliquez sur un agenda, les rendez-vous de cet agenda s'affichent.

  • L'icône Actions sur le dossier figurant à côté de l'agenda sélectionné offre des fonctionnalités permettant d'organiser les données,de les échanger, et de choisir la couleur de l'agenda.

    Remarque : La liste déroulante de choix de la couleur et les icônes de couleurs à côté des noms de dossiers n'apparaissent que si l'option Couleurs personnalisées est activée dans le menu Vue de la barre d'outils.

  • Les boutons dans l'arborescence des données permettent de créer des agendas.

  • Le dossier Tous mes rendez-vous contient l'ensemble de vos rendez-vous issus de tous vos agendas.

  • Suivant la configuration du collecticiel, des boutons supplémentaires sont disponibles sous les dossiers. Ces boutons servent à lancer un assistant permettant de configurer divers clients.

La barre d'outils

Contient les éléments suivants dans les vues agenda :

  • Nouveau. Crée un nouveau rendez-vous.

  • Planification. Ouvre la vue de planification pour planifier des rendez-vous avec plusieurs participants.

  • Aujourd'hui. Sélectionne l'intervalle de temps correspondant au jour courant.

  • Vue. Ouvre un menu comportant des cases à cocher pour contrôler l'affichage :

    • Jour, Semaine ouvrée, Semaine ou Mois. Permet de sélectionner la vue agenda.

    • Liste. Active la vue en liste.

    • Vue des dossiers. Ouvre ou ferme l'arborescence des dossiers .

    • Couleurs des rendez-vous.

      • Couleurs classiques. Affiche les rendez-vous en couleurs claires.

      • Couleurs sombres. Affiche les rendez-vous en couleurs sombres.

      • Couleurs personnalisées. Vous pouvez définir la couleur d'affichage d'un rendez-vous.

    • Si la vue en liste est sélectionnée et que les Cases à cocher sont activées, des cases à cocher permettant de sélectionner des objets sont affichées dans la liste.

    • Imprimer. Ouvre l'aperçu avant impression pour la page de l'agenda.

Si vous sélectionnez un rendez-vous dans la vue en liste, les boutons supplémentaires suivants sont affichés :

  • Modifier. Modifie les données d'un rendez-vous.

  • État. Modifie l'état de confirmation du rendez-vous.

  • Supprimer. Supprime les rendez-vous que vous avez sélectionnés.

  • Icône Actions . Ouvre un menu proposant des fonctions supplémentaires :

Zone d'affichage

Affiche soit la vue agenda ou soit la vue liste des rendez-vous d'un agenda. Afin de sélectionner une vue, cliquez sur le bouton Vue dans la barre d'outils.

Vue agenda Jour, Semaine ouvrée, Semaine ou Mois.

Affiche la vue de l'agenda pour l'intervalle de temps choisi.

  • Les icônes Naviguer en haut à gauche de la page d'agenda permettent de naviguer au sein de l'agenda.

  • Dans les vues Jour, Semaine ouvrée et Semaine, la date et la semaine calendaire actuelle sont affichées à côté de l'icône Naviguer.

    Un clic sur une date ouvre l'outil de sélection de date.

    La zone entre la date et la page d'agenda peut être utilisée pour créer un rendez-vous sur la journée complète.

    À gauche de la page d'agenda, le fuseau horaire est affiché au dessus des dates. Pour ajouter une colonne supplémentaire affichant les dates d'un autre fuseau horaire, cliquez sur celui-ci.

    Une ligne rouge sur l'agenda met en évidence l'heure actuelle.

  • Dans les vues Semaine ouvrée, Semaine et Mois, le jour actuel est mis en évidence par un fond rouge.

  • Dans la vue Mois, le mois choisi et l'année sont affichés au-dessus de la page d'agenda.

  • Les rendez-vous sont signalés par différentes couleurs suivant leur état de confirmation et le jeu de couleurs choisi.

    S'il existe d'autres rendez-vous au-dessus ou en-dessous de la page d'agenda visible, des flèches sont affichées en haut ou en bas de celle-ci selon le jour associé.

Lorsque l'on clique sur un rendez-vous, une fenêtre s'ouvre pour en afficher les détails.

Outil de sélection de date

Les actions suivantes ouvrent l'outil de sélection de date :

  • Cliquer sur la date en haut à gauche de la vue Jour, Semaine ouvrée ou Semaine de l'agenda.

  • Cliquer sur la date en haut à gauche de la vue de planification.

  • Cliquer sur le champ de saisie de date à la création ou la modification d'un rendez-vous.

contenu

  • Icônes Naviguer. Suivant l'intervalle de temps sélectionné, vous pouvez naviguer par mois ou par année en cliquant sur les icônes.

  • En-tête. Affiche le mois en cours.

  • Semaines calendaires et jours du mois. Si vous cliquez sur un jour, l'outil de sélection de date se referme. La date choisie sera alors utilisée.

  • Un clic sur le nom d'un mois dans l'en-tête affiche les mois de l'année en cours.

    Un clic sur l'année figurant dans l'en-tête affiche l'année au sein de la liste des années précédentes et suivantes.

Fenêtre

Une fenêtre s'ouvre lorsque vous cliquez sur un rendez-vous dans la vue d'agenda. Elle affiche les données du rendez-vous.

contenu

  • Boutons Modifier, Modifier l'état, Suivre, Supprimer.

    Remarque : Suivant la configuration du serveur, les limitations suivantes peuvent intervenir : certains boutons pour les rendez-vous de votre agenda privé n'apparaissent que si vous avez le droit d'exécuter les fonctions associées. Si vous êtes un participant, vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer le rendez-vous. Si vous en êtes l'organisateur, vous ne pouvez pas modifier votre état.

  • Si vous cliquez sur Actions , un menu comportant davantage de fonctions s'ouvre.

Sous les boutons sont affichées les mêmes informations que dans la vue détaillée de la vue en Liste.

Liste

Affiche la liste des rendez-vous dans le dossier actuellement sélectionné.

contenu

  • Chaque journée comportant des rendez-vous fait apparaître un en-tête comportant la date.

  • Les détails suivants sont affichés pour chaque rendez-vous : date, heure, couleur, icône de rendez-vous privé, sujet et lieu.

  • Le nom du dossier courant apparaît au-dessus de la liste. Le nombre correspond au nombre d'objets dans ce dossier.

Fonctions

  • Lorsque l'on clique sur un en-tête, le premier rendez-vous de cet intervalle de temps s'affiche.

  • Lorsque l'on clique sur un rendez-vous, ses détails sont affichés dans la vue détaillée.

  • Pour sélectionner plusieurs rendez-vous, activez l'option Cases à cocher dans la liste déroulante Vue de la barre d'outils.

    Vous pouvez aussi utiliser les possibilités de sélection multiple offertes par votre système.

    Pour sélectionner tous les rendez-vous du dossier courant, cochez la case Tout sélectionner au-dessus de la liste.

  • Un clic sur l'icône Trier au-dessus de la liste ouvre un menu permettant de trier les rendez-vous.

Vue détaillée

En cliquant sur un rendez-vous de la liste, la vue détaillée affiche les données du rendez-vous.

contenu

  • Boutons avec des fonctions de modification

  • Sujet

  • Date, heure, fuseau horaire

  • Type de répétition (pour les rendez-vous récurrents)

  • Lieu du rendez-vous, s'il a été indiqué

  • Description du rendez-vous, si elle a été donnée

  • Si le rendez-vous s'effectue avec plusieurs participants, le nombre de participants ayant acceptés, refusés ou n'ayant pas répondus est affiché en haut à droite, au-dessus de la liste des participants. Cliquez sur les icônes pour filtrer la liste des participants.

  • Noms des participants, s'il y en a. Si vous cliquez sur un nom, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle comporte les éléments suivants :

    • Informations de contact de la personne.

    • Si vous avez échangé des courriels avec cette personne, ceux-ci apparaissent en dessous de l'intituléConversations récentes.

    • Si vous avez des rendez-vous prévus avec cette personne, ceux-ci apparaissent sous l'intitulé Rendez-vous partagés.

    • Données de cette personne sur les réseaux sociaux. Vous pouvez utiliser les boutons disponibles pour ouvrir le profil de cette personne.

    Si vous cliquez sur un rendez-vous ou un courriel, une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Suivant la configuration du logiciel de travail collaboratif, un point coloré figurant à côté du nom indique l'état du contact dans Messenger.

  • Si le rendez-vous comporte d'autres participants, les boutons suivants sont affichés : Envoyer un courriel à tous les participants, Inviter à un nouveau rendez-vous, Enregistrer comme liste de diffusion

  • Noms de ressources existantes. Lorsque l'on clique sur une ressource, une nouvelle fenêtre apparaît.

  • Si des participants externes sont concernés par le rendez-vous, leurs noms sont affichés en-dessous de Participants externes.

  • Si vous cliquez sur Détails, des informations supplémentaires sont affichées :

    • organisateur du rendez-vous

    • disponibilité

    • quel dossier

    • qui a créé le rendez-vous et quand

    • qui a modifié le rendez-vous pour la dernière fois

Vue de planification

Pour ouvrir la vue de planification, vous disposez des options suivantes :

  • Dans la barre d'outils : cliquez sur Planifier.

  • Dans la page de création ou de modification d'un rendez-vous : cliquez sur Trouver un horaire libre

contenu

  • Un champ de saisie pour les participants et ressources.

  • Icônes pour naviguer par semaine.

  • Dates de début et de fin de l'intervalle de temps sélectionné et de la semaine calendaire. Un clic dessus ouvre l'outil de sélection de date, qui permet de modifier l'intervalle de temps.

  • Bouton Options. Un clic dessus ouvre un menu comportant plusieurs fonctions :

    • Ajuster le facteur de zoom pour la vue de la page de calendrier

    • Ajuster la hauteur de ligne pour l'affichage des participants et ressources

    • Définir les types de rendez-vous à afficher

    • Masquer les horaires en dehors des heures ouvrées

  • Liste de participants. Les informations suivantes apparaissent pour chacun d'entre eux : Nom, icône supprimer

  • Page d'agenda correspondant à l'intervalle de temps sélectionné.

  • Barre de défilement. La barre de défilement permet de définir la portion de l'intervalle de temps à afficher.

  • Bouton Enregistrer comme liste de diffusion. Enregistre les participants dans une nouvelle liste de diffusion.

Fenêtre de création ou modification

Cette vue est utilisée à la création de nouveaux rendez-vous ou la modification de rendez-vous existants.

contenu

  • Suivant la configuration du logiciel de travail collaboratif, les éléments peuvent aussi bien être en haut qu'en bas de l'écran.

    • Bouton Créer. Cliquer sur ce bouton enregistre les données du rendez-vous en l'état et la page de modification est refermée.

    • Bouton Abandonner. Pour annuler la création ou la modification, cliquez sur ce bouton.

    • Le bouton à côté de Agenda indique le dossier d'agenda dans lequel sera créé le rendez-vous. Pour créer un rendez-vous dans un autre dossier d'agenda, cliquez sur ce bouton.

  • Champ de saisie Sujet. Renseignez le sujet dans ce champ. Le sujet est affiché comme intitulé du rendez-vous dans toutes les vues.

  • Bouton Lieu. Vous pouvez indiquer ici l'endroit où le rendez-vous doit avoir lieu.

  • Champs de saisie Commence le et Finit le. Définissez les dates de début et de fin du rendez-vous. Si vous cliquez sur ces champs, l'outil de sélection de date s'ouvre.

    Si la case à cocher Journée entière est désactivée, vous pouvez définir des heures de début et de fin.

    Si vous cliquez sur le bouton de fuseau horaire à côté de l'heure, celle-ci est affichée dans différents fuseaux horaires. Vous pouvez définir des fuseaux horaires fréquemment utilisés comme favoris dans les réglages de l'agenda.

  • Case à cocher Journée entière. Cochez cette case si le rendez-vous doit durer toute la journée.

  • Bouton Trouver un horaire libre. Ouvre la vue de planification. Lorsque vous planifiez un rendez-vous avec plusieurs participants, cette vue vous permet de trouver un horaire libre pour tous.

  • Case à cocher Répéter. Cochez cette case si le rendez-vous doit être récurrent. Cela affiche des éléments de contrôle supplémentaires permettant de définir les paramètres de répétition. Vous pouvez trouver des exemples dans les questions relatives aux rendez-vous et tâches.

  • Champ de saisie Description. Vous pouvez renseigner dans ce champ une description du rendez-vous.

  • Menu déroulant Rappel. Définit, par une entrée dans la zone d'information, quand vous souhaitez recevoir un rappel du rendez-vous.

  • Menu déroulant Affiché comme. Définit votre disponibilité pendant la durée du rendez-vous. Si plusieurs rendez-vous occupent la même plage horaire, vous recevez un message signalant le conflit, à moins d'avoir établi la disponibilité comme Libre. Vous trouverez des exemples dans Questions et réponses à propos de l'agenda.

  • Lorsque vous avez choisi l'option Couleurs personnalisées dans le menu Vue de la barre d'outils, un champ permettant de choisir la couleur est affiché. Cliquer sur un champ de couleur définit la couleur du rendez-vous. Si vous cliquez sur le premier champ de couleur, le rendez-vous hérite de la couleur de l'agenda associé.

  • Case à cocher Privé. Activez cette case si les autres utilisateurs ne doivent pas pouvoir voir le sujet et la description de ce rendez-vous.

  • Champ de saisie Ajouter participant / ressource. Saisissez dans ce champ les noms des participants devant assister à ce rendez-vous. Si les participants doivent recevoir une invitation supplémentaire par courriel pour ce rendez-vous, activez l'option Notifier tous les participants par courriel.

  • Bouton Joindre des pièces sous Pièces jointes. Cliquez sur ce bouton pour joindre un ou plusieurs fichiers aux données du rendez-vous.