Bij het maken van een nieuwe afspraak heeft u de volgende mogelijkheden:
Maak een afspraak door onderwerp, tijd en locatie in te voeren.
Gebruik andere functies: maak een herhaalafspraak, voeg andere deelnemers of bronnen toe, stel de beschikbaarheid in of voeg bijlagen toe.
U maakt een nieuwe afspraak:
Open een agenda uit de mappenboom.
Opmerking: open een agendamap waar u de juiste rechten heeft om afspraken te maken. Als u een gedeelde agendamap heeft gekozen wordt gevraagd waar u de afspraak wilt aanmaken.
Als u de afspraak aanmaakt namens de mapeigenaar, wordt de afspraak aangemaakt in de gedeelde agendamap van de eigenaar.
Als u de mapeigenaar uitnodigt, wordt de afspraak in uw eigen agendamap opgeslagen.
Klik op
in de werkbalk.Voer een onderwerp in. Als het nodig is kan u ook een locatie en een omschrijving invoeren.
Als u de afspraak in een andere agendamap wilt aanmaken, klikt u op de mapnaam naast
bovenaan. Selecteer een agendamap.Geef de start en einddatum van de afspraak met de datumselectie. Voor dagafspraken klikt u op
.Om de tijd in verschillend tijdzones te tonen klikt u op de tijdzone knop naast de tijd. U kan veelgebruikte tijdzones als favorieten opgeven in de agendainstellingen.
Om een afspraakherrinering te ontvangen selecteert u een instelling onder
.U kan ook extra functies gebruiken: maak herhalingen, voeg andere deelnemers of bronnen toe, stel de beschikbaarheid in, kleuren toewijzen en bijlagen toevoegen.
Klik op
.De datumselectie gebruiken voor het aanmaken van een afspraak gaat als volgt:
Klik op het datumveld onder
of . De datumselectie opent.Om een datum te selecteren binnen deze maand, klikt u op de gewenste dag. Om vandaag te kiezen kan u ook op
klikken.De datumselectie wordt gesloten. De datum wordt overgenomen in het datumveld.
Om een datum te selecteren uit een andere maand, heeft u de volgende mogelijkheden:
Om per maand te bladeren, gebruikt u de
pictogrammen .Om naar een specifieke maand van een het huidige jaar te navigeren, klikt u op de naam van de maand in de kop. De maanden van het huidige jaar worden getoond.
Om per jaar te bladeren, gebruikt u de
pictogrammen .Klik op de gewenste maand.
Om naar een specifieke maand van een ander jaar te navigeren, klikt u op de naam van de maand in de kop. De maanden van het huidige jaar worden getoond.
Klik op het jaar. Een lijst van jaren wordt getoond.
Om dit overzicht te bladeren, gebruikt u de
pictogrammen .Klik op het gewenste jaar. Klik op de gewenste maand.
Klik op de gewenste datum. De datumselectie wordt gesloten. De datum wordt overgenomen in het datumveld.
U gebruikt de functies op de Afspraak aanmaken pagina als volgt:
Om een terugkerende afspraak te maken activeert u
. De huidige herhalingsparameters worden getoond.Om de herhalingsparameters in te stellen klikt u op een waarde. Voorbeelden kan u vinden in de Agenda vragen en antwoorden.
Om de herhalingsparameters te verbergen, klikt u op het
pictogram . Om deze opnieuw te tonen klikt u op de zin naast .Als het onderwerp niet aan andere gebruikers getoond mag worden, activeert u Privé pictogram .
. Privé afspraken zijn gemarkeerd met hetOm de individuele kleur van een afspraak in te stellen, klikt u op een kleurveld. Als u geen kleur kiest of op het eerste kleurveld klikt, wordt de afspraak getoond in de kleur van de agendamap. Een agendamap is standaard lichtblauw van kleur.
Opmerking: De kleurselectie drop-down wordt alleen getoond als is ingeschakeld in het menu in de werkbalk.
Om een andere deelnemer of bron toe te voegen typt u het e-mailadres van de deelnemer, de naam van een groep, een distributielijst of de naam van de bron in het veld onder Deelnemers.
Tip: Terwijl u het ontvangers invoert worden passende suggesties getoond. Om een suggestie te selecteren gebruikt u één van de volgende mogelijkheden :
Gebruik de schuifbalk om door de lijst te kijken. Klik op een suggestie.
Gebruik de pijltjestoetsen om een suggestie te selecteren. Druk op Enter.
Om een deelnemer of een bron te verwijderen klikt u op het pictogram
naast de naam.Om alle deelnemers te informeren over de nieuwe afspraak schakelt u de optie Alle deelnemers informeren via E-mail in.
Tip: Om vrije momenten voor alle deelnemers en bronnen te vinden kan u het planningsoverzicht gebruiken.
Om bijlagen toe te voegen bij de afspraak, klik op Bijlagen. Selecteer één of meerdere bestanden.
onderOm een bijlage te verwijderen, klik op het
pictogram .