Agenda

Afspraken maken

7.4.2. Plannen met meerdere deelnemers

Bij het plannen van een afspraak met meerdere deelnemers of bronnen, het planningsoverzicht toont vrije en bezette perioden voor de gebruikers en bronnen.

Het planningsoverzicht gebruiken voor het aanmaken van afspraken gaat als volgt:

  1. U heeft de volgende mogelijkheden om om het planningsoverzicht te openen:

    • Klik op Planning in de werkbalk. Het Planning scherm opent.

    • Op de aanmaken en wijzigen afspraken pagina klikt u op Zoek een vrij moment. Het Planning scherm opent.

  2. Geef de naam van een deelnemer of bron op in Deelnemers/bronnen toevoegen. De afspraken van de deelnemer of de reservering van de bronnen worden getoond in het agendaoverzicht.

    U kan de deelnemers opslaan als distributielijst. Om dit te doen, klik op Opslaan als distributielijst onder de lijst.

  3. Zoek naar een vrij moment in de agenda. Gebruik de volgende methoden:

    • Om de tijdsperiode in te stellen, klikt u op de datum aan de linkerbovenkant. U kan ook de bladerpictogrammen gebruiken.

    • Gebruik het Opties menu om het overzicht aan te passen in het agendascherm.

    • Om het zichtbare deel van de periode aan te passen gebruikt u de schuifbalk onder het agendablad.

  4. Geef de start en einddatum van de afspraak met de datumselectie door één van de volgende opties:

    • Sleep in het agendablad een vak van het begin tot het einde van een nieuwe afspraak.

    • Om de afspraakduur in te stellen naar een uur, klikt u op de gewenste tijd.

    Afhankelijk van de methode waarop u het planningsoverzicht heeft geopend, kan u klikken op Afspraak aanmaken of op Accepteer wijzigingen om het process af te ronden. De aanmaken en wijzigen afspraken pagina wordt getoond.

  5. Vul de details in voor het aanmaken en bewerken van de afspraak.