Agenda

7.1. De Agenda Componenten

Zoekbalk

Laat u zoeken naar afspraken.

Mappenboom

Toont de agenda mappen.

inhoud

  • Mijn agenda's. Bevat uw persoonlijke agenda's.

  • Publieke agenda's. Bevat agenda's die gedeeld zijn met alle gebruikers.

  • Gedeelde agenda's. Bevat agenda's die aan u gedeeld zijn door anderen.

Afhankelijk van de instellingen van de groupware, kan de inhoud afwijken van deze informatie.

Functies

  • Als u op een agenda klikt, worden de afspraken in deze agenda getoond.

  • Het Map-specifieke acties pictogram naast de geselecteerde agenda's heeft functies voor gegevensbeheer, gegevensuitwisseling en het veranderen van kleuren.

    Opmerking: De kleurselectie drop-down en de kleurenpictogrammen naast de mapnamen worden alleen getoond als Aangepaste kleuren is ingeschakeld in het Beeld menu in de werkbalk.

  • Knoppen in de mappenboom bieden de mogelijkheid voor het aanmaken van agenda's.

  • De Al mijn afspraken map bevat al uw afspraken uit alle agenda's.

  • Afhankelijk van de instellingen van de groupware zijn extra knoppen beschikbaar onder de mappen. Deze knoppen maken het mogelijk om een wizard te starten om verschillende clients te configureren.

Werkbalk

Bevat de volgende knoppen in het kalenderoverzicht:

  • Nieuw. Maakt een nieuwe afspraak.

  • Planning. Opent een planningsoverzicht voor het plannen van afspraken met meerdere deelnemers.

  • Vandaag. Zet de tijdspanne op vandaag.

  • Beeld. Opent een menu met selectievakken om het overzicht in te stellen.

    • Dag, Werkweek, Week of Maand. Maakt het mogelijk een agendaoverzichtte configureren.

    • Lijst selectievak. Activeert het lijstoverzicht.

    • Mapoverzicht selectievak. Opent en sluit de mappenboom.

    • Selectievakken voor het opgeven van afspraakkleuren.

      • Klassieke kleuren. Toont de afspraken in lichte kleuren.

      • Donkere kleuren. Toont de afspraken in donkere kleuren.

      • Aangepaste kleuren. U kan zelf opgeven in welke kleuren de afspraak wordt getoond.

    • Als het lijstoverzicht is gekozen: Selectievakken selectievak. Toont een selectievak naast elke afspraak. Dit maakt het mogelijk om meerdere afspraken tegelijk te bewerken.

    • Afdrukken. Opent het afdrukvoorbeeld voor het afdrukken van een kalenderblad.

Als u een afspraak heeft geselecteerd in het lijstoverzicht worden de volgende extra elementen getoond:

  • Bewerken. Bewerkt de afspraakgegevens.

  • Status. Veranderd de status van de afspraakbevestiging.

  • Verwijder. Verwijderd de geselecteerde afspraken.

  • Acties pictogram . Opent een menu met meer functies:

Hoofdgebied

Dit toont een kalenderoverzicht of een lijstoverzicht van de afspraken. Om een overzicht te selecteren, klikt u op de Beeld knop in de werkbalk.

Dag, Werkweek, Week of Maand overzicht.

Toont het agendaoverzicht voor de gekozen tijdsinterval.

  • De Blader pictogrammen in de linkerbovenhoek van het agendablad maken het mogelijk door de agenda te navigeren.

  • In het agendaoverzicht Dag, Werkweek, en Week, wordt de datum getoond naast het Blader pictogram.

    Als u op een datum klikt wordt een minikalender getoond.

    Het gebied tussen de datum en het agendablad kan gebruikt worden voor het aanmaken van dagafspraken.

    Aan de linkerkant van het agendablad wordt de tijdzone getoond boven de datums. Om een extra kolom met datums in een andere tijdzone toe te voegen, klikt u op de tijdzone.

    De rode lijn in de agenda toont de huidige tijd.

  • In het Werkweek, Week en Maand overzicht wordt de huidige dag gemarkeerd met een rode achtergrond.

  • In het Maand overzicht wordt de geselecteerde maand en het jaar getoond boven het agendablad.

  • Afhankelijk van de bevestigingsstatus worden afspraken gemarkeerd met verschillende kleuren.

    Als er meer afspraken boven of onder het zichtbare agendablad zijn worden pijltjes getoond aan de boven of onderkant van de agenda voor de betreffende dag.

Als u klikt op een afspraak worden de gegevens getoond in de pop-up.

Datumkiezer

De volgende mogelijkheden openen de datumkiezer:

  • Als u op de datum in de linkerbovenhoek klikt in het Dag, Werkweek of Week agendaoverzicht.

  • Als u op de datum in de linkerbovenhoek klikt in het planningsoverzicht.

  • Als u op een datuminvoerveld klikt als u een afspraak toevoegt of bewerkt.

inhoud

  • Bladeren pictogram. Afhankelijk van de geselecteerde tijdsperiode kan u door de maanden of jaren bladeren door op de pictogrammen te klikken.

  • Kop. Toont de huidige maand.

  • Agenda weken en de dagen van de maand. Als u op een dag klikt wordt de datumkiezer gesloten. De gekozen datum wordt gebruikt.

  • Als u in de kop op de maandnaam klikt worden de maanden van het huidige jaar getoond.

    Als u klikt op het jaar in de kop, dan wordt deze getoond in een lijst met voorgaande en komende jaren.

Pop-up

Als u op een afspraak klikt wordt een pop-up geopend. Deze toont de gegevens van de afspraak en de beschikbare functies:

inhoud

  • Knoppen Bewerken, Verander status, Opvolgen, Verwijderen.

    Opmerking: Afhankelijk van de serverconfiguratie zijn de volgende limieten mogelijk van kracht: Sommige knoppen voor afspraken in uw privéagenda worden alleen getoond als u de juiste rechten heeft om de functie uit te voeren. Als u een deelnemer bent kan u een afspraak niet wijzigen of verwijderen. Als u de organisator bent, kan u de status niet wijzigen

  • Als u op het Acties pictogram klikt, opent een menu met extra functies.

Onder de knoppen wordt de zelfde informatie getoond als in het Detailoverzicht in het Lijst overzicht.

Lijst

Toont een lijst van afspraken in de momenteel geselecteerde map.

inhoud

  • Elke dag met afspraken toont een kop met de datum.

  • De volgende details worden getoond voor elke afspraak: datum, tijd, kleur, persoonlijke afspraak pictogram, onderwerp en locatie.

  • De tekst boven de lijst bevat de naam van de gekozen map. Het nummer komt overeen met het aantal objecten in de geselecteerde map.

Functies

  • Als u op een kop klikt, wordt de eerste afspraak van deze tijdsinterval getoond.

  • Na het klikken op een afspraak wordt de betrokken informatie getoond in het detailoverzicht.

  • U kan meerdere afspraken selecteren door de Selectievakken optie in te schakelen vanuit het Beeld drop-down menu in the toolbar.

    U kan de systeemfuncties gebruiken voor het selecteren van meerdere items.

    Om alle afspraken uit de huidige map te selecteren schakelt u het Selecteer alles selectievak boven de lijst in.

  • Klik op het Sorteren pictogram bovenaan de lijst, dit opent een menu dat het mogelijk maakt afspraken te sorteren.

Detailoverzicht

Na het klikken op een afspraak in de lijst, wordt de betrokken informatie getoond in het detailoverzicht.

inhoud

  • Knoppen met bewerkfuncties

  • Onderwerp

  • Datum, tijd, tijdzone

  • Het herhalingstype (voor terugkerende afspraken)

  • Locatie van de afspraak, als deze is ingegeven.

  • Omschrijving van de afspraak, als deze is ingegeven.

  • Als de afspraak meerdere deelnemers heeft, wordt het aantal deelnemers welke hebben geaccepteerd, afgewezen of nog niet hebben gereageerd getoond in de rechterbovenhoek boven de lijst van deelnemers. Om de lijst van deelnemers te filteren klikt u op de pictogrammen.

  • Namen van de deelnemers, als deze bestaan. Als u op een naam klikt wordt een pop-up geopend. Het toont informatie over het contact.

    • De contactgegevens van de persoon.

    • Als u e-mailberichten heeft uitgewisseld met deze persoon, worden deze getoond onder Recente conversaties.

    • Als u afspraken heeft gemaakt met deze persoon, worden deze getoond onder Gedeelde afspraken.

    • Informatie over deze persoon vanuit sociale netwerken. U kunt de beschikbare knoppen gebruiken om het profiel van deze persoon te openen.

    Als u op een afspraak of een e-mailbericht klikt wordt een volgende pop-up geopend.

  • Afhankelijk van de instellingen van de groupware geeft een gekleurde stip naast de naam de Messenger status van de deelnemer.

  • Als een afspraak andere deelnemers heeft worden de volgende knoppen getoond: Verzend e-mailbericht naar alle deelnemers, Uitnodigen voor een nieuwe afspraak, Opslaan als distributielijst getoond.

  • Namen van bestaande bronnen Als u op een bron klikt wordt een pop-up geopend.

  • Als de afspraak externe partners bevat worden deze getoond onder het kopje externe deelnemers.

  • Als u op Details klikt wordt de volgende informatie getoond:

    • de beheerder van de afspraak

    • beschikbaarheid

    • welke map

    • wie de afspraak heeft gemaakt en wanneer

    • wie was de laatste persoon die de afspraak heeft aangepast

Planningsoverzicht

U heeft de volgende mogelijkheden om het planningsoverzicht te openen:

  • In de werkbalk: Klik op Plannen

  • Op de aanmaken en wijzigen afspraken pagina: Klik op Zoek een vrij moment

inhoud

  • Een invoerveld voor deelnemers en bronnen.

  • Pictogrammen om per week te bladeren.

  • Start en einddatum van de geselecteerde periode en de kalenderweek. Als u er op klikt wordt de datumselectie geopend waarmee u een andere periode kan selecteren.

  • Opties knop. Als u op deze knop klikt, wordt en menu met meerdere functies geopend.

    • Pas de zoomfactor van het agenda overzicht

    • Pas de regelhoogte aan voor het tonen van de deelnemers en bronnen

    • Stel de afspraaksoorten in die getoond moeten worden.

    • Verberg tijden die buiten de werkuren liggen.

  • Een lijst van deelnemers. De volgende informatie wordt getoond voor elke deelnemer: Naam, Verwijderen pictogram afspraken

  • Het agendaoverzicht van de geselecteerde periode.

  • Schuifbalk. De schuifbalk maakt het mogelijk om een deel van de periode te laten zien.

  • Opslaan als distributielijst knop. Slaat de toegevoegde deelnemers op in een nieuwe distributielijst.

Tonen voor aanmaken of bewerken

Dit overzicht wordt gebruikt als u een nieuw afspraak maakt of een bestaande wijzigt.

inhoud

  • Afhankelijk van de instellingen van de groupware kunnen elementen zowel bovenaan als onderaan het scherm staan.

    • Aanmaken knop. Als u op deze knop klikt, wordt de huidige afspraak opgeslagen en word het bewerkingsscherm gesloten.

    • Afbreken knop. Om het aanmaken of wijzigen te stoppen moet u op deze knop drukken.

    • De knop naast Agenda toont de agendamap waarin de afspraak gemaakt wordt. Om een afspraak in een andere map te maken klikt u op deze knop.

  • Onderwerp invoerveld. Geef in dit veld het onderwerp. Het onderwerp wordt getoond als de titel van de afspraak in de overzichten.

  • Locatie knop. Hier kan u de locatie voor de afspraak opgeven.

  • Start op en Eindigt op invoervelden. Stelt de start- en einddatum in van de afspraak. Als u er op klikt wordt de datumkiezer getoond.

    Als het Gehele dag selectievak is uitgeschakeld kan u de start- en eindtijd opgeven.

    Als u op de tijdzone knop naast de tijd klikt wordt de tijd getoond in andere tijdzones. U kan veelgebruikte tijdzones als favorieten opgeven in de agendainstellingen.

  • Gehele dag selectievak. Dit vak selecteert u as de afspraak de gehele dag duurt.

  • Zoek een vrij moment knop. Opent het planningsoverzicht. In dit overzicht kan u een vrij moment vinden als u een afspraak organiseert voor meerdere deelnemers.

  • Herhaal selectievak. Schakel dit vak in als de afspraak terugkerend is. Extra instellingen om de herhalingsparameters in te stellen. Voorbeelden kan u vinden in vragen over afspraken en taken.

  • Omschrijving invoerveld. U kan een omschrijving voor de afspraak geven in dit veld.

  • Herinnering drop-down menu. Geeft aan wanneer u een herinnering krijgt voor de afspraak door een item in het informatie gebied.

  • Weergeven als drop-down menu. Geeft aan hoe uw beschikbaarheid wordt getoond tijdens de afspraak. Als er overlappende afspraken zijn krijgt u een conflictbericht, tenzij u de beschikbaarheid heeft ingesteld als Vrij. Voorbeelden kan u vinden in Agenda vragen en antwoorden.

  • Als u Aangepaste kleuren heeft gekozen in het Beeld menu in de werkbalk, wordt een kleurselectie veld getoond. Door op een kleur te klikken bepaald u de kleur van de afspraak. Als u eerst op het eerste kleurveld klikt krijgt de afspraak de kleur van zijn agenda.

  • Privé selectievak. Als u dit vak selecteert zien anderen het onderwerp en de omschrijving van de afspraak niet.

  • Deelnemer/bron toevoegen invoerveld. Geef de namen van de deelnemers die deel gaan nemen in de afspraak in dit veld.Als deelnemers een extra e-mailuitnodiging moeten ontvangen voor de afspraak schakelt u Alle deelnemers informeren via e-mail in.

  • Bijlagen toevoegen knop onder de Bijlagen. Klik op deze knop om één of meerdere bestanden toe te voegen aan de contactgegevens.