Organización de los datos

Compartir

11.3.2. Invitar a un elemento compartido

Para compartir datos con personas específicas con permisos de lectura o edición, puede invitar a usuarios internos o colaboradores externos a un elemento compartido. Los usuarios recibirán un correo con una invitación. Si un colaborador externo accede a la compartición, el colaborador iniciará automáticamente la sesión como usuario invitado. Existen las siguientes opciones:

  • Puede compartir correos con usuarios internos con permisos de lectura.

  • Puede compartir libretas de direcciones, calendarios y tareas con usuarios internos con permisos de lectura o edición, con los colaboradores externos sólo con permisos de lectura.

  • Puede compartir carpetas y archivos con usuarios internos y colaboradores externos con permisos de lectura o edición.

Al compartir elementos, los usuarios internos o colaboradores externos obtienen algunos permisos para los datos compartidos. Puede encontrar información sobre permisos en 11.2: Permisos.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • No puede compartir su carpeta personal Bandeja de entrada. Para conceder acceso a otros usuarios a sus mensajes de correo, comparta una carpeta de correo ubicada bajo su carpeta Bandeja de entrada. A dicha carpeta de correo han de suscribirse los otros usuarios.

  • Usted tiene permisos exclusivos como administrador sobre su libreta de direcciones, calendario y carpetas de tareas personales. No puede conceder permisos de administrador sobre dichas carpetas a otros usuarios.

Cómo invitar a usuarios internos o a colaboradores externos a una compartición:

  1. Seleccione la aplicación que se debe utilizar para compartir datos.

    Seleccione una carpeta en el árbol de carpetas.

    Nota: Seleccione una carpeta en la que tenga permisos para compartir. Dependiendo de la aplicación, algunas carpetas no se podrán compartir.

  2. Presione el icono Acciones específicas de carpeta que hay junto al nombre de la carpeta. Presione en Permisos / Invitar a personas.

    En la aplicación Ficheros, también puede presionar el icono Compartir de la barra de herramientas. Presione en Invitar a personas.

    Se abrirá la ventana para ajustar los permisos.

  3. Introduzca una dirección de correo electrónico en Añadir personas. Consejos:

    • A medida que introduzca las direcciones de correo electrónico se mostrarán varias sugerencias coincidentes. Para aceptar una sugerencia utilice uno de los siguientes métodos:

      • Utilice la barra de desplazamiento para navegar por la lista. Presione en una sugerencia.

      • Utilice las teclas del cursor para seleccionar una sugerencia. Presione Intro.

    • Para seleccionar contactos de una lista abra la ventana Seleccionar contactos. Para hacerlo, presione el icono Libreta de direcciones a la derecha del campo de entrada.

    La dirección de correo electrónico se añadirá a la lista como usuario interno, grupo u invitado. Se le concederán permisos predeterminados.

    Si fuese necesario, escriba un mensaje.

  4. Para editar lo permisos de los usuarios internos, tiene las siguientes opciones.

    • Para ajustar un rol de usuario, presione en el elemento en Rol actual. Seleccione un elemento del menú.

    • Para ajustar los detalles del permiso, presione en el elemento en Derechos de acceso detallados. Seleccione un permiso del menú.

    • Para eliminar un permiso, presione el icono Acción que hay junto al nombre. Presione en Revocar acceso.

  5. Si no va a enviar ninguna notificación por correo electrónico sobre los elementos compartidos, desmarque Enviar notificaciones.

    Nota: La casilla de verificación no se puede marcar cuando se invita a colaboradores externos a un elemento compartido.

  6. Si comparte una carpeta en la aplicación Ficheros, puede transferir los permisos de la carpeta a todas las existentes o subcarpetas recién creadas de esta carpeta. Para hacerlo, marque Aplicar a todas las subcarpetas.

  7. Presione Guardar.

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