Chapitre 13. Foire aux questions

13.1 Questions générales
Q : Où puis-je trouver mes données et réglages personnels ?
Q : Comment puis-je changer mon mot de passe ?
Q : Pourquoi ne puis-je pas trouver certains boutons ou certains champs de saisie ?
Q : Comment suis-je prévenu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations à des rendez-vous ?
Q : Comment puis-je lire les messages récents en provenance des réseaux sociaux ou les pages d'actualités ?
13.2 Questions à propos des courriels et des contacts
Q : Comment puis-je envoyer un courriel à plusieurs adresses à la fois ?
Q : À quoi servent les boutons Copie à et Copie invisible à ?
Q : J'envoie régulièrement des courriels au contenu identique ou similaire. Comment puis-je accélérer ce processus ?
Q : Puis-je accéder aux courriels envoyés par exemple à mon compte Google Mail ?
Q : Comment puis-je automatiquement faire suivre des messages à mon remplaçant ?
Q : Comment garder une vue d'ensemble sur les boîtes de réception de mes comptes de courrier électronique ?
13.3 Questions sur les tâches, les agendas et les rendez-vous
Q : Quand dois-je utiliser une tâche et quand dois-je utiliser un rendez-vous ?
Q : Comment puis-je créer une tâche à partir d'un courrier électronique ?
Q : Comment puis-je organiser les rendez-vous d'une personne que je représente ?
Q : Comment puis-je utiliser la disponibilité, par exemple Disponible, Occupé, Absent, etc ?
Q : Comment puis-je utiliser les réglages de répétition de l'agenda ou des tâches ?
Q : Comment trouver des créneaux libres quand on crée des rendez-vous ?
13.4 Questions sur l'organisation des données et le travail en équipe
Q : Comment puis-je mettre certains contacts à disposition de mes partenaires externes ?
Q : Comment puis-je partager certains documents avec mes partenaires externes ?

13.1. Questions générales

Q : Où puis-je trouver mes données et réglages personnels ?
Q : Comment puis-je changer mon mot de passe ?
Q : Pourquoi ne puis-je pas trouver certains boutons ou certains champs de saisie ?
Q : Comment suis-je prévenu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations à des rendez-vous ?
Q : Comment puis-je lire les messages récents en provenance des réseaux sociaux ou les pages d'actualités ?

Q :

Où puis-je trouver mes données et réglages personnels ?

R :

Vous pouvez personnaliser les données et les réglages suivants :

Q :

Comment puis-je changer mon mot de passe ?

R :

Pour changer votre mot de passe, cliquez sur Mon mot de passe dans le pavé Données utilisateur de l'app Portail . Pour plus d'informations, suivez ces instructions.

Q :

Pourquoi ne puis-je pas trouver certains boutons ou certains champs de saisie ?

R :

Si certains boutons ou champs de saisie n'apparaissent pas, cela peut être dû aux raisons suivantes :

  • Une fonctionnalité n'est pas disponible dans le contexte courant.

  • Pour garder l'interface utilisateur aussi propre que possible, certains éléments de l'interface graphique rarement utilisés ne sont pas affichés. Dans ce cas, un bouton intitulé Actions est affiché. Pour voir toutes les fonctionnalités offertes, cliquez sur ce bouton.

Q :

Comment suis-je prévenu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations à des rendez-vous ?

R :

S'il y a de nouvelles notifications de courriels ou de rendez-vous, l'icône Non lus à droite de la barre de menu affiche le nombre de nouveaux objets. Cliquez sur cette icône pour ouvrir la Zone de notification. Celle-ci contient des informations sur les nouveaux objets. Vous pouvez directement agir à partir de là, par exemple lire le nouveau message électronique ou confirmer le nouveau rendez-vous. Plus d'informations sont disponibles dans L'interface utilisateur.

Q :

Comment puis-je lire les messages récents en provenance des réseaux sociaux ou les pages d'actualités ?

R :

Dans l'app Portail vous pouvez lire les messages récents provenant des réseaux sociaux auxquels vous participez ou de pages d'actualités, ou encore afficher des photos provenant de certaines pages web en ajoutant de nouveaux composants graphiques.

13.2. Questions à propos des courriels et des contacts

Q : Comment puis-je envoyer un courriel à plusieurs adresses à la fois ?
Q : À quoi servent les boutons Copie à et Copie invisible à ?
Q : J'envoie régulièrement des courriels au contenu identique ou similaire. Comment puis-je accélérer ce processus ?
Q : Puis-je accéder aux courriels envoyés par exemple à mon compte Google Mail ?
Q : Comment puis-je automatiquement faire suivre des messages à mon remplaçant ?
Q : Comment garder une vue d'ensemble sur les boîtes de réception de mes comptes de courrier électronique ?

Q :

Comment puis-je envoyer un courriel à plusieurs adresses à la fois ?

R :

Pour envoyer un message à plusieurs destinataires à la fois, vous avez le choix entre les méthodes suivantes :

  • Saisissez l'ensemble des destinataires dans les champs de saisie À, Copie à ou Copie invisible à. Utilisez l'auto-complètement pour saisir plus facilement les adresses.Cette Foire Aux Questions explique la différence entre ces champs de saisie.

  • Si vous envoyez régulièrement des courriels au même groupe de personnes, créez une liste de diffusion dans l'app Carnet d'adresses et ajoutez leurs adresses à la liste de diffusion. Vous trouverez plus d'informations dans Création des listes de distribution.

Q :

À quoi servent les boutons Copie à et Copie invisible à ?

R :

Les destinataires saisis dans les champs À ou Copie à sont vus par tous les autres participants figurant dans les champs À et Copie à. Les destinataires saisis dans les champs Copie invisible à ne peuvent être vus par les autres destinataires figurant dans les champs À, Copie à et Copie invisible à. En pratique, cela signifie que :

  • Si vous envoyez un message à une équipe et si chaque destinataire doit être capable de voir qui d'autre reçoit le courriel, saisissez les destinataires dans les champs À ou Copie à

  • Si vous envoyez un courriel à des destinataires qui ne doivent pas voir les noms des autres destinataires, saisissez les destinataires dans le champ Copie invisible à.

Q :

J'envoie régulièrement des courriels au contenu identique ou similaire. Comment puis-je accélérer ce processus ?

R :

Vous pouvez enregistrer des messages en tant que brouillons. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Travailler avec les brouillons de courriels.

Q :

Puis-je accéder aux courriels envoyés par exemple à mon compte Google Mail ?

R :

Vous pouvez créer des comptes de courrier électronique externes pour de nombreux fournisseurs de services de courrier comme par exemple Google Mail. Pour cela, il vous faut seulement les données du compte chez ce fournisseur. Dès que vous avez créé le compte de courrier externe, vous avez accès aux messages depuis l'arborescence des dossiers. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Ajout de comptes de courrier électronique.

Q :

Comment puis-je automatiquement faire suivre des messages à mon remplaçant ?

R :

Activez la fonctionnalité de Transfert automatique dans les réglages. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Faire suivre automatiquement des courriels.

Q :

Comment garder une vue d'ensemble sur les boîtes de réception de mes comptes de courrier électronique ?

R :

Utilisez la messagerie unifiée pour afficher les différentes boîtes de réception dans un dossier central. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Utiliser la messagerie unifiée.

13.3. Questions sur les tâches, les agendas et les rendez-vous

Q : Quand dois-je utiliser une tâche et quand dois-je utiliser un rendez-vous ?
Q : Comment puis-je créer une tâche à partir d'un courrier électronique ?
Q : Comment puis-je organiser les rendez-vous d'une personne que je représente ?
Q : Comment puis-je utiliser la disponibilité, par exemple Disponible, Occupé, Absent, etc ?
Q : Comment puis-je utiliser les réglages de répétition de l'agenda ou des tâches ?
Q : Comment trouver des créneaux libres quand on crée des rendez-vous ?

Q :

Quand dois-je utiliser une tâche et quand dois-je utiliser un rendez-vous ?

R :

Pour savoir s'il vaut mieux utiliser un rendez-vous ou une tâche, vous pouvez vous aider des critères suivants :

  • Un rendez-vous a lieu à un point précis dans le temps. Si vous avez besoin de mener une action à un point précis dans le temps, créez un rendez-vous pour cette action.

  • Une tâche possède une date d'échéance et parfois une priorité. Si le déroulement dans le temps est flexible et qu'il faut seulement respecter la date d'échéance, créez une tâche pour cette action.

Q :

Comment puis-je créer une tâche à partir d'un courrier électronique ?

R :

Utilisez la fonctionnalité de Rappel proposée dans la zone d'affichage de l'app Courriel. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans Créer des rappels de courriel.

Q :

Comment puis-je organiser les rendez-vous d'une personne que je représente ?

R :

Demandez à la personne que vous représentez de partager un dossier d'agenda avec vous, en écriture. Créez ensuite les rendez-vous de cette personne dans le dossier partagé. L'autre personne sera vue comme l'organisateur des rendez-vous.

Q :

Comment puis-je utiliser la disponibilité, par exemple Disponible, Occupé, Absent, etc ?

R :

Si vous voulez éviter les conflits lorsque vous créez des rendez-vous, utilisez Disponible. Toutes les autres disponibilités provoquent des messages de conflit lorsque des rendez-vous se chevauchent.

Q :

Comment puis-je utiliser les réglages de répétition de l'agenda ou des tâches ?

R :

Exemple 1 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu tous les deux jours à partir du 04/01/2017, et ce à cinq reprises.

  • Répéter Chaque jour

  • Intervalle de 2 jours

  • S'arrête Après un certain nombre d'occurrences

  • Se produit 5

R :

Exemple 2 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu tous les mardis et vendredis à partir du 10/01/2017.

  • Répéter Chaque semaine

  • Jour de la semaine Mar., Ven.

  • Intervalle de 1 semaine(s)

  • Ne s'arrête Jamais

R :

Example 3 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu un mercredi sur deux à partir du 11/01/2017. Le dernier rendez-vous a lieu le 08/03/2017.

  • Répéter Chaque semaine

  • Jour de la semaine Mer.

  • Intervalle de 2 semaine(s)

  • Se termine À une date donnée

  • Se termine le 08/03/2017

R :

Exemple 4 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu le premier lundi de chaque mois à partir du 06/02/2017. Le rendez-vous doit avoir lieu douze fois.

  • Répéter Chaque mois

  • Répéter le Date

  • Intervalle de 1 mois

  • S'arrête Après un certain nombre d'occurrences

  • Se produit 12

R :

Exemple 5 : un rendez-vous ou une tâche doit avoir lieu chaque année le dernier vendredi de novembre à partir du 24/11/2017.

  • Répéter Chaque année

  • Répéter le Jour de la semaine

  • Ne s'arrête Jamais

Q :

Comment trouver des créneaux libres quand on crée des rendez-vous ?

R :

Cliquez sur Trouver un créneau disponible lorsque de la création d'un rendez-vous ou cliquez sur Planification dans la barre d'outils. Des informations se trouvent dans Utiliser la vue de planification.

13.4. Questions sur l'organisation des données et le travail en équipe

Q : Comment puis-je mettre certains contacts à disposition de mes partenaires externes ?
Q : Comment puis-je partager certains documents avec mes partenaires externes ?

Q :

Comment puis-je mettre certains contacts à disposition de mes partenaires externes ?

R :

Vous pouvez donner accès à vos partenaires externes aussi bien à vos carnets d'adresses dans le logiciel de travail collaboratif qu'à vos contacts de réseaux sociaux comme LinkedIn. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Ajoutez des contacts de vos réseaux sociaux dans un carnet d'adresses.

  2. Créez un nouveau dossier de contacts. Copiez tous les contacts que vous voulez partager depuis votre carnet d'adresses dans ce dossier de contacts.

  3. Partager ce dossier de contacts. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Partage.

Q :

Comment puis-je partager certains documents avec mes partenaires externes ?

R :

Vous pouvez partager le contenu de dossiers de documents avec des partenaires externes. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Dans l'app Fichiers, vous pouvez rassembler les documents en question dans un dossier à part.

  2. Partager ce dossier. Vous trouverez des informations à ce sujet dans Partage .