Hoofdstuk 13. Vragen en Antwoorden

13.1 Algemene vragen
Vraag: Waar kan ik mijn persoonlijke gegevens en instellingen vinden?
Vraag: Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?
Vraag: Waarom zijn bepaalde knoppen of invoervelden niet te vinden?
Vraag: Hoe wordt ik op de hoogte gebracht van nieuwe e-mailberichten of afspraakuitnodigingen?
Vraag: Hoe kan ik actuele berichten uit sociale netwerken of nieuwspagina's lezen?
13.2 Vragen over e-mailberichten en contacten
Vraag: Hoe kan ik een e-mailbericht sturen naar meerdere adressen in één keer ?
Vraag: Wat is het doel van de invoervelden Kopie aan... en Blinde kopie aan...?
Vraag: Ik stuur regelmatig e-mailberichten met de zelfde of vergelijkbare inhoud. Hoe kan ik dit sneller doen?
Vraag: Kan ik bijvoorbeeld e-mailberichten versturen naar mijn Google Mail account?
Vraag: Hoe kan ik automatisch e-mailberichten doorsturen naar mijn vervanger?
Vraag: Hoe houd ik overzicht over mijn e-mailaccounts ?
13.3 Vragen over taken, agenda's en afspraken
Vraag: Wanneer moet ik een taak maken en wanneer een afspraak?
Vraag: Hoe kan ik een taak maken van een e-mailbericht?
Vraag: Hoe kan ik de afspraken van iemand anders beheren als vertegenwoordiger?
Vraag: Hoe gebruik ik de beschikbaarheidsstatussen zoals Vrij, Bezet, Afwezig enz.?
Vraag: Hoe gebruik ik de agenda of terugkerende taak instellingen?
Vraag: Hoe vindt u vrije momenten bij het maken van afspraken?
13.4 Vragen over gegevensorganisatie en teamwork
Vraag: Hoe kan ik bepaalde contacten delen met mijn externe partners?
Vraag: Hoe kan ik bepaalde documenten delen met mijn externe partners?

13.1. Algemene vragen

Vraag: Waar kan ik mijn persoonlijke gegevens en instellingen vinden?
Vraag: Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?
Vraag: Waarom zijn bepaalde knoppen of invoervelden niet te vinden?
Vraag: Hoe wordt ik op de hoogte gebracht van nieuwe e-mailberichten of afspraakuitnodigingen?
Vraag: Hoe kan ik actuele berichten uit sociale netwerken of nieuwspagina's lezen?

Vraag:

Waar kan ik mijn persoonlijke gegevens en instellingen vinden?

Antwoord:

U kan de volgende gegevens en instellingen aanpassen:

Vraag:

Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?

Antwoord:

Om uw wachtwoord te wijzigen klikt u op Mijn wachtwoord vanuit het Gebruikersgegevens widget in de Portaal app. Leer meer in deze instructie.

Vraag:

Waarom zijn bepaalde knoppen of invoervelden niet te vinden?

Antwoord:

Als bepaalde knoppen of invoervelden niet zichtbaar zijn kan dit door de volgende redenen:

  • Een functie is niet beschikbaar in de huidige context.

  • Om er voor te zorgen dat de gebruikersinterface zo schoon mogelijk is, worden zelden gebruikte controle-elementen niet weergegeven. In plaats daarvan, wordt de knop Acties getoond. Als u alle functies wilt bekijken, klik dan op deze knop.

Vraag:

Hoe wordt ik op de hoogte gebracht van nieuwe e-mailberichten of afspraakuitnodigingen?

Antwoord:

Als er nieuwe e-mailberichten of afspraakmeldingen zij zal het Ongelezen Indicator pictogram aan de rechterzijde van de menubalk het aantal ongelezen objecten tonen. Klik op dit pictogram om het Meldingengebied te openen. Het bevat informatie over nieuwe objecten. Daarvandaan kan u direct functies activeren zoals het lezen van een nieuw e-mailbericht of het bevestigen van een afspraak. Informatie kan u vinden in De gebruikersinterface.

Vraag:

Hoe kan ik actuele berichten uit sociale netwerken of nieuwspagina's lezen?

Antwoord:

In de Portaal app kan u actuele berichten uit uw sociale netwerk of pagina's en foto's van specifieke websites lezen door het toevoegen van nieuwe widgets.

13.2. Vragen over e-mailberichten en contacten

Vraag: Hoe kan ik een e-mailbericht sturen naar meerdere adressen in één keer ?
Vraag: Wat is het doel van de invoervelden Kopie aan... en Blinde kopie aan...?
Vraag: Ik stuur regelmatig e-mailberichten met de zelfde of vergelijkbare inhoud. Hoe kan ik dit sneller doen?
Vraag: Kan ik bijvoorbeeld e-mailberichten versturen naar mijn Google Mail account?
Vraag: Hoe kan ik automatisch e-mailberichten doorsturen naar mijn vervanger?
Vraag: Hoe houd ik overzicht over mijn e-mailaccounts ?

Vraag:

Hoe kan ik een e-mailbericht sturen naar meerdere adressen in één keer ?

Antwoord:

Om een e-mailbericht naar meerdere ontvangers tegelijk te sturen, kan u kiezen uit de volgende mogelijkheden:

  • Voer allen ontvangers in het invoerveld Aan..., Kopie aan... of Blinde kopie aan.... Gebruik de auto-complete functie om eenvoudig de adressen in te vullen. Deze vragen en antwoorden lijst geeft een uitleg van de verschillen tussen de invoervelden.

  • Als u regelmatig e-mailberichten stuurt naar de zelfde groep mensen is het mogelijk om een distributielijst te maken in de Adresboek app en de e-mailadressen toe te voegen aan de distributielijst. Informatie hierover kan u vinden in Creëren van distributielijsten.

Vraag:

Wat is het doel van de invoervelden Kopie aan... en Blinde kopie aan...?

Antwoord:

Ontvangers ingevoerd in het veld Aan... of Kopie aan... zijn zichtbaar voor alle andere ontvangers die zijn ingevoerd in Aan... of Kopie aan.... Ontvangers ingevoerd in het invoerveld Blinde kopie aan... zijn niet zichtbaar voor de ontvangers in de invoervelden Aan..., Kopie aan... en Blinde kopie aan.... In de praktijk betekend dit het volgende:

  • Als u een e-mailbericht naar een team wilt sturen en elke ontvanger moet kunnen zien wie het bericht ook heeft ontvangen, geef dan de ontvangers op in de invoervelden Aan... of Kopie aan...

  • Als u een e-mailbericht naar ontvangers wilt sturen welke niet de namen van de anderen mogen zien, dan moet u de ontvangers in het invoerveld Blinde kopie aan... ingeven.

Vraag:

Ik stuur regelmatig e-mailberichten met de zelfde of vergelijkbare inhoud. Hoe kan ik dit sneller doen?

Antwoord:

Maak gebruik van de mogelijkheid om e-mailberichten op te slaan als concept. Meer informatie kunt u vinden in Werken met e-mailconcepten.

Vraag:

Kan ik bijvoorbeeld e-mailberichten versturen naar mijn Google Mail account?

Antwoord:

Veel e-mailserviceproviders kunt u instellen als externe e-mailaccounts, zoals bijvoorbeeld voor Google Mail. U hoeft alleen uw account gegevens van de respectieve provider nodig. Zodra u het externe e-mailaccount heeft ingesteld hebt u toegang tot deze e-mailberichten vanuit de mappenboom. Informatie kan u vinden in E-mailaccounts toevoegen.

Vraag:

Hoe kan ik automatisch e-mailberichten doorsturen naar mijn vervanger?

Antwoord:

Maak gebruik van de functie Automatisch Doorsturen in de instellingen. Meer informatie kunt u vinden in Automatisch e-mailberichten doorsturen.

Vraag:

Hoe houd ik overzicht over mijn e-mailaccounts ?

Antwoord:

Gebruik Verzamelde Mail om de inboxen van meerdere e-mailaccounts in één map. Informatie kan u vinden in Verzamelde Mail gebruiken.

13.3. Vragen over taken, agenda's en afspraken

Vraag: Wanneer moet ik een taak maken en wanneer een afspraak?
Vraag: Hoe kan ik een taak maken van een e-mailbericht?
Vraag: Hoe kan ik de afspraken van iemand anders beheren als vertegenwoordiger?
Vraag: Hoe gebruik ik de beschikbaarheidsstatussen zoals Vrij, Bezet, Afwezig enz.?
Vraag: Hoe gebruik ik de agenda of terugkerende taak instellingen?
Vraag: Hoe vindt u vrije momenten bij het maken van afspraken?

Vraag:

Wanneer moet ik een taak maken en wanneer een afspraak?

Antwoord:

Om de beste keuze te maken tussen een afspraak of een taak kan met de volgende criteria:

  • Een afspraak vindt plaats op een bepaalde punt in de tijd. Als u een actie moet uitvoeren op een bepaald moment, maakt u een afspraak voor deze actie.

  • Een taak heeft een vervaldatum en soms een prioriteit. Als u flexibel kan zijn met het tijdschema van de actie en alleen maar de eind datum moet halen, maak dan een taak voor deze actie.

Vraag:

Hoe kan ik een taak maken van een e-mailbericht?

Antwoord:

Gebruik de Herinnering functie in het hoofdgebied van de E-mail app. Informatie kan u vinden in E-mailherinneringen aanmaken.

Vraag:

Hoe kan ik de afspraken van iemand anders beheren als vertegenwoordiger?

Antwoord:

Vraag de andere persoon om een agendamap te delen met schrijfrechten. Vervolgens plaatst u de afspraken van deze persoon in de gedeelde map. De andere persoon zal worden weergegeven als de organisator van de afspraken.

Vraag:

Hoe gebruik ik de beschikbaarheidsstatussen zoals Vrij, Bezet, Afwezig enz.?

Antwoord:

Als u conflicten wilt vermijden bij het maken van afspraken, gebruik dan de beschikbaarheidsstatus Vrij. Alle andere beschikbaarheidsstatussen veroorzaken conflict berichten voor overlappende afspraken.

Vraag:

Hoe gebruik ik de agenda of terugkerende taak instellingen?

Antwoord:

Voorbeeld 1:Een afspraak of een taak moet elke tweede dag gehouden worden. De startdatum is 04-01-2017 en moet vijf keer plaats vinden.

  • Herhaal Dagelijks

  • om de 2 dagen

  • Eindigt Na een specifiek aantal gebeurtenissen

  • 5 gebeurtenissen

Antwoord:

Voorbeeld 2:Een afspraak of taak moet plaats vinden op elke dinsdag en vrijdag. De startdatum is 10-01-2017.

  • Herhaal Wekelijks

  • Weekdag Di, Vr

  • om de 1 week(en)

  • Eindigt Nooit

Antwoord:

Voorbeeld 3:Een afspraak of een taak moet elke tweede woensdag gehouden worden, de startdatum is 11-01-2017. Deze laatste afspraak is op 08-03-2017.

  • Herhaal Wekelijks

  • Weekdag Wo

  • om de 2 week(en)

  • Eindigt op een specifieke dag

  • Eindigt op 08-03-2017

Antwoord:

Voorbeeld 4:Een afspraak of taak moet elke eerste maandag van de maand gehouden worden. De startdatum is 06-02-2017. Het evenement moet twaalf keer herhaald worden.

  • Herhaal Maandelijks

  • Herhaal op Datum

  • om de 1 maand(en)

  • Eindigt Na een specifiek aantal gebeurtenissen

  • 12 gebeurtenissen

Antwoord:

Voorbeeld 5:Een afspraak of taak moet elk jaar plaats vinden op de laatste Vrijdag in November. De startdatum is 24-11-2017.

  • Herhaal Jaarlijks

  • Herhaal op Werkdagen

  • Eindigt Nooit

Vraag:

Hoe vindt u vrije momenten bij het maken van afspraken?

Antwoord:

Klik op Zoek een vrij moment bij het maken van een afspraak of klik op Planning in de werkbalk. Informatie kan u vinden in Het planningsoverzicht gebruiken.

13.4. Vragen over gegevensorganisatie en teamwork

Vraag: Hoe kan ik bepaalde contacten delen met mijn externe partners?
Vraag: Hoe kan ik bepaalde documenten delen met mijn externe partners?

Vraag:

Hoe kan ik bepaalde contacten delen met mijn externe partners?

Antwoord:

U kan ook externe partners toegang geven tot uw groupware adresboek of tot uw contacten in uw sociale netwerken, zoals LinkedIn. Om dit te doen gaat u als volgt te werk:

  1. Voeg contacten uit uw sociale netwerken toe aan een adresboek.

  2. Maak een nieuwe contactenmap. Kopieer alle contacten die u wilt delen vanuit uw adresboek in deze contactenmap

  3. Deel deze contactenmapation. Informatie kan u vinden in Delen.

Vraag:

Hoe kan ik bepaalde documenten delen met mijn externe partners?

Antwoord:

U kan de inhoud van documentmappen delen met externe partners. U gaat als volgt te werk:

  1. In de Bestanden app, verzamelt u de documenten in een aparte map.

  2. Publiceer deze mapation. Informatie kan u vinden in Delen .