7.6. インフォストア エントリの管理

7.6.1. インフォストア エントリの検索

検索語を利用して、カレント インフォストア フォルダにあるインフォストア エントリを見つけることができます。検索語は、検索される文字列を定義します。

検索語をタイトルに含むインフォストア エントリが、すべて検索されます。

例:「マーケティング版」と「マーケティングの基本」をタイトルに含むインフォストア エントリを検索する場合、「マーケティング」を検索語としてください。

インフォストア エントリを検索する方法 :

  1. フォルダ ツリーから、検索するインフォストア フォルダを選択してください。

  2. 水平分割 またはリスト ビューを開いてください。

  3. 検索 パネルセクションで、入力フィールドに検索語を入力してください。

    注 : 検索 パネル セクションが表示されない場合、パネル右上部にある クイック設定 アイコン をクリックしてください。ポップアップ メニューにある検索機能を有効にしてください。

  4. 入力フィールドに、検索語を入力してください。

  5. 検索 パネルセクションで、検索 アイコンをクリックしてください。

結果 : オーバービュー画面に、検索語に一致するインフォストア エントリだけが表示されます。

現在選択されているインフォストア フォルダにある、インフォストア エントリをすべて表示する方法 :

リセット をクリックしてください。これは、検索 パネル セクションにあります。

7.6.2. インフォストア エントリの編集

インフォストア エントリ作成時に入力されたデータは、あとですべて編集することができます。

注 : パブリックまたは共有フォルダにあるインフォストア エントリを編集するためには、それぞれのフォルダにあるオブジェクトを編集権限が必要です。

インフォストア エントリを編集する方法 :

  1. 水平分割ビューまたはリスト ビューで、インフォストア エントリを選択してください。

  2. インフォアイテム パネル セクションで、 編集 をクリックしてください。 インフォストア アイテム ウィンドウが開きます。

  3. インフォストア エントリのデータを編集してください。データに関する詳細情報は、 7.5: インフォストア アイテムの作成 を参照してください。ドキュメント バージョンに関する情報は、 7.6.2.3: ドキュメント バージョンに関する操作 を参照してください

  4. パネルにある 保存 アイコンをクリックしてください。ウィンドウが閉じます。

結果 : インフォストア エントリが修正されます。

変更を保存しない場合は、キャンセル をクリックしてください。これは、ウィンドウ パネル セクションにあります。

ティップス : コンテキスト メニューを利用するか、インフォストア エントリをダブルクリックして、エントリを編集することもできます。

7.6.2.1. インフォストア エントリのロック

インフォストアを編集する場合、エントリをロックすべきです。ロックには以下の目的があります :

  • ロックすることで、インフォストア エントリが現在利用されていて、最新ではないかもしれないことを他のユーザに知らせることができます。

  • ロックされているインフォストアエントリが共有のインフォストア フォルダにあり、他のユーザが修正する権利を持っている場合でも、他のユーザはロックされたインフォストア エントリを編集することができません。

インフォストア エントリをロックする方法 :

  1. 水平分割またはリスト ビューで、一つあるいは複数のインフォストア エントリを選択してください。

  2. インフォアイテム パネル セクションで、 ロック をクリックしてください。

修正が終了しましたら、直ちにエントリのロックを解除してください。

エントリのロックを解除する方法 :

  1. 水平分割またはリスト ビューで、一つ以上のロックされたエントリを選択してください。

  2. インフォアイテム パネル セクションで、 ロック解除 をクリックしてください。

ティップス : コンテキスト メニューで、ロックロック解除 機能を有効にすることもできます。

7.6.2.2. ドキュメントの削除

インフォストア エントリから、ドキュメントを削除することができます。すべてのドキュメント バージョンが削除されます。ドキュメント バージョンに関するさらに詳しい情報は、 7.6.2.3: ドキュメント バージョンに関する操作 を参照してください。

注 : この機能により、ローカル ディスクからドキュメントが削除されることはありません。

インフォストア エントリからドキュメントを削除する方法 :

  1. 水平分割またはリスト ビューで、インフォストア エントリを選択してください。

  2. インフォアイテム パネル セクションで、編集 をクリックしてください。 インフォストア アイテム ウィンドウが開きます。

  3. 削除 ボタンをクリックしてください。ファイルを消去 ウィンドウが開きます。

  4. インフォストア エントリからドキュメントのファイル バージョンをすべて消去する場合、Yes をクリックしてください。

結果 : インフォストア エントリから、ドキュメントのファイル バージョンがすべて消去されます。インフォストア エントリは残ります。

7.6.2.3. ドキュメント バージョンに関する操作

インフォストア エントリがドキュメントを含む場合、以下の操作をすることができます :

  • 新規ドキュメント バージョンの追加

  • ドキュメント バージョンの削除

  • ドキュメント バージョンを最新のバージョンとして設定

新規ドキュメント バージョンを追加する方法 :

  1. 水平分割またはリスト ビューで、インフォストア エントリを選択してください。

  2. インフォアイテム パネル セクションで、編集 をクリックしてください。 インフォストア アイテム ウィンドウが開きます。

  3. ファイル ボタンをクリックしてください。

  4. 参照 ボタンをクリックしてください。

  5. 添付ファイルとして追加するファイルを選択してください。ファイルの選択ダイアログ ウィンドウを閉じてください。

  6. パネルにある 保存 アイコンをクリックしてください。 ウィンドウが閉じます。

  7. 必要であれば、バージョン コメント ポップアップ ウィンドウにコメントを入力してください。

  8. ポップアップ ウィンドウで、OK をクリックしてください。コメントを入力しない場合、コメントなし クリックしてください。処理を取り消す場合、キャンセル をクリックしてください。

結果 : ドキュメントがサーバに転送されます。転送が終了すると、インフォストア アイテム ウィンドウが閉じます。

注 : ドキュメントのファイル サイズと接続の転送速度によっては、時間がかかることがあります。

インフォストア エントリからドキュメント バージョンを削除する方法 :

  1. 水平分割ビューで、インフォストア エントリを開いてください。

  2. バージョン タブを選択してください。

  3. リストからドキュメント バージョンを選択してください。

  4. バージョン パネル セクションで、 削除 をクリックしてください。 バージョンを削除 をクリックしてください。

  5. バージョン ドキュメントを本当に削除するかを確認がされますので、 本当に削除する場合には はい をクリックしてください。

結果 : インフォストア エントリから、ドキュメント バージョンが削除されます。

注 : この機能で、ドキュメントがローカル ディスクから削除されることはありません。

ドキュメント バージョンを最新のバージョンとして設定する方法 :

  1. 水平分割ビューで、インフォストア エントリを開いてください。

  2. バージョン タブを選択してください。

  3. リストからドキュメント バージョンを選択してください。

  4. 最新 をクリックしてください。これは、 バージョン パネル セクションにあります。

結果 : 選択したドキュメント バージョンが、最新バージョンとして設定されます。

7.6.3. インフォストア エントリの印刷

インフォストア エントリを印刷するには、以下の方法があります :

  • インフォストア エントリのリストを印刷します。

  • インフォストア エントリのデータを印刷します。

インフォストア エントリのリストを印刷する方法 :

  1. リスト ビューで、インフォストア エントリを開いてください。

  2. 印刷するインフォストア エントリを選択してください :

    • インフォストア エントリを部分的に印刷する場合は、 印刷したいインフォストア エントリを選択してください。

    • リスト ビューのインフォストア エントリをすべて印刷するには、すべてのインフォストア エントリを選択するか、何も選択しないでください。

  3. インフォアイテム パネル セクションで、 印刷 をクリックしてください。印刷プレビューの新規ウィンドウと 印刷 システム ウィンドウが開きます。

  4. 必要であれば、システム ウィンドウの印刷設定を変更してください。

  5. システム ウィンドウの 印刷 をクリックしてください。

結果 : インフォストア エントリのリストが印刷されます。

インフォストア エントリのデータを印刷する方法 :

  1. 水平分割ビューで、インフォストア エントリを開いてください。

  2. インフォアイテム パネル セクションで、 印刷 をクリックしてください。印刷プレビューの新規ウィンドウと 印刷 システム ウィンドウが開きます。

  3. 必要であれば、システム ウィンドウの印刷設定を変更してください。

  4. システム ウィンドウで、印刷 をクリックしてください。

結果 : インフォストア エントリのデータが印刷されます。

7.6.4. インフォストア エントリの移動

インフォストア エントリを移動するには、以下の方法があります :

  • パネル ファンクションを利用する

  • ドラッグ アンド ドロップを利用する

注 : インフォストア エントリを、元のフォルダから対象のフォルダに移動するには、以下の権限が必要です :

  • 元のフォルダにあるオブジェクトの削除権限

  • 対象のフォルダにオブジェクトを作成するフォルダ権限

パネル ファンクションを利用してインフォストア エントリを移動する方法 :

  1. 水平分割またはリスト ビューで、一つ以上のインフォストア エントリを選択してください。

  2. インフォアイテム パネル セクションで、移動 をクリックしてください。 フォルダを選択 ウィンドウが開きます。

  3. フォルダを選択 ウィンドウにあるインフォストア フォルダをクリックしてください。インフォストア エントリの移動可能な移動先フォルダだけをクリックすることができます。

結果 : インフォストア エントリが移動されます。

処理を取り消したい場合、閉じる ボタンをクリックしてください。これは、 フォルダを選択 ウィンドウの右上部にあります。

ドラッグ アンド ドロップでインフォストア エントリを 移動する方法 :

  1. 水平分割またはリスト ビューで、一つあるいは複数のインフォストア エントリを選択してください。

  2. 選択したインフォストア エントリを、インフォストア フォルダにドラッグしてください。マウス ポインタの隣のアイコンは、以下のことを示しています :

    • 有効なフォルダにドラッグしているとき、緑のチェックマークが表示されます。

    • 無効なフォルダにドラッグしているとき、赤の禁止アイコンが表示されます。

  3. 移動先フォルダの上で、マウスのボタンを離してください。

結果 : インフォストア エントリが移動されます。

処理を中止したい場合は、無効な移動先の上でマウスから手を離してください。

7.6.5. インフォストア アイテムをカテゴリで分類

以下のことができます :

  • 既存インフォストア アイテムに定義済みカテゴリを割り当て

  • 割り当てたカテゴリの消去

カテゴリの定義に関する情報は、 8.2.3: タグの管理 を参照ください。

インフォストア アイテムを定義済みカテゴリに割り当てる方法 :

  1. インフォストア アイテムを右クリックしてください。

  2. サブメニューから カテゴリ > を選択してください。サブメニューが開きます。

  3. 以下のいずれかの方法を利用してください :

    • 表示されたカテゴリの一つを割り当てるには、サブメニューのカテゴリをクリックしてください。

    • 他のカテゴリーを割り当てるには :

      • サブメニューで、すべてのカテゴリ... をクリックしてください。 カテゴリ ダイアログ ウィンドウが開きます。 名前 リスト フィールドには、すべての定義済みカテゴリが含まれています。

      • 名前 リスト フィールドで、インフォストア アイテムに割り当てるカテゴリのチェックボックスを有効にしてください。

      • OK をクリックしてください。

結果 : カテゴリがインフォストア アイテムに割り当てられます。

割り当てたカテゴリを消去する方法 :

  1. インフォストア アイテムを右クリックしてください。

  2. コンテキスト メニューから、カテゴリ > を選択してください。サブメニューが開きます。

  3. 以下のいずれかの方法を利用してください :

    • 割り当てたすべてのカテゴリを消去するには、サブメニューの すべてのカテゴリを消去 をクリックしてください。

    • 特定の割り当てたカテゴリを消去するには :

      • サブメニューで、すべてのカテゴリ... をクリックしてください。 カテゴリ ダイアログ ウィンドウが開きます。

      • 名前 リスト フィールドで、消去するカテゴリのチェックボックスを無効にしてください。

      • OK をクリックしてください。

結果 : インフォストア アイテムからカテゴリが消去されます。

7.6.6. フラグでインフォストア エントリの区分け

フラグは色つきのラベルで、インフォストア エントリを区分けできます。それぞれの色の意味は、自分で決めることができます。

水平分割またはリスト ビューで、フラグは最後の列に表示されます。

フラグでインフォストア エントリを区分けする方法 :

  1. 水平分割またはリスト ビューで、インフォストア エントリを選択してください。

  2. フラグ パネル セクションで、既に付けられているフラグ以外のいずれかのフラグをクリックしてください。

結果 : 選択したインフォストア エントリがフラグで区分けされました。

フラグを消去する方法 :

  1. 水平分割またはリスト ビューで、フラグがついているインフォストア エントリを選択してください。

  2. フラグ パネル セクションで、既に付けられているフラグをクリックしてください。

結果 : フラグが消去されます。

7.6.7. インフォストア エントリの削除

警告 : 削除したインフォストア エントリは、修復できません。インフォストア エントリを削除する前に、本当にインフォストア エントリが必要ないかどうか確かめてください。

注 : パブリックまたは共有フォルダにあるインフォストア エントリを削除するには、それらのインフォストア フォルダにあるオブジェクトを削除権限が必要です。

一つ以上のインフォストア エントリを削除する方法:

  1. 水平分割またはリスト ビューで、一つあるいは複数のインフォストア エントリを選択してください。

  2. インフォストア エントリ パネル セクションで、 削除 をクリックしてください。 アイテムを削除 ウィンドウが開きます。

  3. インフォストア エントリを本当に削除する場合、はい をクリックしてください。

結果 : インフォストア エントリは永久的に削除されます。

ティップス : コンテキスト メニューまたは <del> キーを利用して、インフォストア エントリを削除することもできます。

7.6.8. WebDAV でインフォストア エントリへのアクセス

ディスク上のローカル ファイルにアクセスするのと同じ方法で、WebDAVを利用してインフォストア エントリにアクセスすることができます。グーループウェア GUI からアクセスするのと比較して、WebDAV には以下の長所と短所があります :

  • 長所は、ブラウザまたはエクスプローラから速く、そして直接アクセスできることです。 グループウェア GUI にログインする必要はありません。.

  • 短所は、最新のドキュメント バージョンしか見ることができないことです。例えばドキュメントのヒストリー、追加情報、コメントなどは表示されません。

警告 : WebDAV でファイル エントリを削除すると、最新のバージョンだけでなくすべてのファイル バージョンが削除されます。特定のドキュメント バージョンだけを削除する場合、 7.6.2.3: ドキュメント バージョンに関する操作 で説明されている方法だけを利用してください。

インストールされている OS によっては、インフォストアへの WebDAV からのアクセスは他の方法で設定する必要があります。

7.6.8.1. Linux 環境でのアクセス

Linux 環境で、WebDAV を利用してインフォストア エントリにアクセスする方法 :

  1. KDE コンカラーか類似のブラウザを開いてください。

  2. ロケーション フィールドに、下記のアドレスを入力してください : webdav://<adress>/servlet/webdav.infostore <address> の部分は、Open-Xchange サーバの IP アドレスまたは URL に置き換えてください。

  3. ユーザ名とパスワードを入力してください。その際、Open-Xchange サーバでのログイン データを利用してください。

結果 : インフォストア エントリがブラウザに表示されます。

7.6.8.2. Windows XP 環境でのアクセス

Windows XP 環境で、WebDAV を利用してインフォストア エントリにアクセスする方法 :

  1. デスクトップ左下の スタート ボタンか、マイ コンピュータ をダブルクリックしてマイ ネットワークを開いてください。

  2. ネットワーク タスクから、ネットワーク プレイス ダイアログ ウィンドウを開き、 ネットワーク プレイスを追加 クリックしてください。ネットワーク リソースを追加するウィザードが開始します。 次へ をクリックしてください。

  3. 次のダイアログ ウィンドウで、他のネットワーク プレイスを選ぶ を選択してください。

  4. 下記のアドレスを入力してください : webdav://<adress>/servlet/webdav.infostore <address> の部分は、Open-Xchange サーバの IP アドレスまたは URL に置き換えてください。

  5. ユーザ名とパスワードを入力してください。その際、Open-Xchange サーバのログイン データを利用してください。

  6. 次のダイアログ ウィンドウで、ネットワーク リソースに名前をつけることができます。

    注 : エンコードを ISO に設定している場合、フィル名またはフォルダ名に、特殊文字を利用しないでください。 Open-Xchange サーバは、UTF-8 エンコードを利用しています。

  7. 次のダイアログ ウィンドウで、終了 をクリックしてください。

結果 : 設定したネットワーク プレイスを利用して、インフォストア エントリにアクセスすることができます。

7.6.8.3. Windows Vista 環境でのアクセス

WebDAV を利用する前に、マイクロソフト ソフトウェア アップデートをインストールしてください。

WebDAV 用マイクロソフト ソフトウェア アップデートのインストール方法 :

  1. ウェブ ブラウザを開いてください。

  2. 右記のアドレスを入力してください : http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. 詳細情報 を参照し、ウェブ フォルダ用ソフトウェア更新パッケージを今すぐダウンロード をクリックしてください。

  4. ダウンロード ページで、ダウンロード をクリックしてください。 Webfldrs-KB907306-ENU.exe がダウンロードされます。

  5. ファイルをダブルクリックして、インストールを開始してください。

Windows Vista 環境でWebDAV を利用してインフォストア エントリにアクセスする方法 :

  1. Widows エクスプローラで、 コンピュータ を開いてください。

  2. エクスプローラ右部分の空きエリアを、右クリックしてください。ドロップダウン メニューから、を追加を選択してください。 ネットワーク ロケーションを追加 を選択してください。 ネットワーク ロケーションを追加 ダイアログ ウィンドウが開きます。 次へ をクリックしてください。

  3. カスタムのネットワーク ロケーションを選ぶ を選択し、次へをクリックしてください。

  4. ネットワーク パスを追加 ダイアログ ウィンドウで、下記のアドレスを入力してください : webdav://<adress>/servlet/webdav.infostore <adress> の部分は、Open-Xchange サーバの IP アドレスか URL で置き換えてください。

  5. ユーザ名とパスワードを入力してください。その際に、Open-Xchange サーバのログイン データを利用してください。

  6. 次のダイアログ ウィンドで、リソースに名前をつけることができます。

  7. 次のダイアログ ウィンドウで、 終了 をクリックしてください。

結果 : コンピュータ 下で、インフォストア エントリにアクセスすることができます。