アポイントの作成方法についての概要が、ここに記載されています。詳細については 次ページ以降を見てください。
注 : パブリックもしくは共有の予定表フォルダでアポイントを作成するには、オブジェクトを作成するためのフォルダ権限を持っている必要があります。
アポイント ウィンドウが開きます。 タブが開きます。
パネルセクションで、 アイコンをクリックしてください。必要であれば、
ボタンをクリックし、ポップアップ ウィンドウで予定表フォルダを選択してくださいアポイントの説明、場所、コメントを入力してください。
アポイントの開始日と終了日を選択してください。詳細は、5.5.2: アポイントの開始と終了日時の設定 を参照してください。
アポイントのアラームを設定してください。詳細は、5.5.3: アポイントアラームの設定と返信 を参照してください。
空き時間の確認ビューを選択してください:予約済、仮の予定、外出中、空き 詳細は、5.5.6: 空き時間の確認ビューの設定 を参照してください。
必要であれば、追加のオプションを使用してください:
定期的なアポイントを作成してください。詳細は、5.5.4: 定期的なアポイントの作成方法 を参照してください。
アポイントにカテゴリを追加してください詳細は、5.5.5: カテゴリの追加 を参照してください。
必要であれば、アポイントをプライベートとして区分けしてください。詳細は、5.5.7: プライベートとしてのアポイントの区分 を参照してください。
アポイントに更に出席者と設備資源を追加してください。出席者と設備資源がアポイントで利用できるかどうか確かめてください。 詳細は、5.5.8: 出席者と設備資源の追加 と 5.5.8.1: 空き時間の確認チェック を参照してください。
アポイントに添付ファイルを追加してください。詳細は、5.5.9: 添付ファイルの追加 を参照してください。
パネルの
アイコンをクリックしてください。ウィンドウが閉じます。結果 : アポイントが作成されました
アクションをキャンセルしたい場合は
をクリックしてください。 パネル セクションにあります。注 : 既存のアポイントと重複するアポイントを作成した場合、エラーメッセージが表示されます。詳細は、5.5.11: アポイントのコンフリクトの解決 を参照してください。
新しいアポイントを作成するにあたり、以下のことが可能となります :
機能は、他のモジュールの パネル セクションから呼び出すこともできます。
リストまたは予定表ビューで、オーバービュー画面の空きエリアをダブルクリックしてください。 アポイント ウィンドウが開きます。
チーム ビューで、オーバービュー画面の予定表を1つダブルクリックしてください。 クリックした予定表の人、設備資源と同様にアポイントの出席者として追加されます。
予定表ビューの中で時間グリッドの空きエリアをドラッグしてください。詳細説明は本章の後半を参照してください。
メール モジュールでメールをリストビューからミニカレンダの日付にドラッグしてください。 アポイント ウィンドウが開きます。選択した日はアポイントの開始日として入力されます。
予定表モジュールで連絡先をミニカレンダの日付にドラッグしてください。 アポイント ウィンドウが開きます。選択した日はアポイントの開始日として入力されます。
空きエリアをドラッグすることで新規のアポイントを作成する方法 :
日、ワークウィーク、カスタムを予定表ビューで表示させてください。
時間グリッド表示で空きエリアをドラッグしてください。新しいアポイントが作成されます。時間グリッド表示の範囲で開始と終了が定まります。
新しいアポイントの四角の囲みをダブルクリックしてください。 アポイント ウィンドウが開きます。
新規のアポイントのデータを入力してください。詳細な情報については、 新規のアポイントを作成する方法 :の上部にある説明を参照ください。
チーム ビューでアポイントを作成する場合、
チーム メンバーのすべて
特定のチーム メンバー
チーム メンバーの1人
を出席者として追加できます。
チーム メンバー全員について新規のアポイントを作成する方法 :
チーム ビューを開いてください。 説明は、 5.4.5: チーム ビューの表示 にあります。
チーム メンバーが選択されていないことを確かめてください。
以下のオプションのうちのいずれかを行ってください :
パネルの
で をクリックしてください。時間のグリッド表示で時間帯をクリックしながら左のマウスボタンを押して、ドラッグしてください。 時間帯はアポイントの開始と期間として入力されます。
結果 : アポイント ウィンドウが開きます。チーム メンバーは出席者のタブの中に入力されます。 Participants tab.
特定のチーム メンバーだけで新規のアポイントを作成する方法 :
チーム表示を開いてください。 説明は、 5.4.5: チーム ビューの表示 を参照してください。
<ctrl>キーを押しながら、名前をクリックすることで個々のチーム メンバーを選択してください。注 : Mac のシステムでは<cmd>キーを使用してください。
以下のオプションのいずれか一つを使用してください :
パネルセクションで、 をクリックしてください。
時間のグリッド表示で左のマウスボタンを押しながら、時間帯をクリックして時間帯をドラッグしてください。
結果 : アポイント ウィンドウが開きます。 出席者 のタブにチーム メンバーが入力されます。
チーム メンバー1名について新規アポイントを作成する方法 :
チーム表示を開いてください。説明は、 5.4.5: チーム ビューの表示 を参照してください。
チーム メンバーが選択されていないことを確かめてください。
チーム メンバーの時間グリッド表示で出席者として追加したいチーム メンバーの時間をダブルクリックしてください。
結果 : アポイント ウィンドウが開きます。ダブルクリックした日付と時間がアポイントの開始として入力されています。 チーム メンバーは 出席者 タブに入力されます。
以下の値があらかじめ設定されています :
現在の日付がアポイントの開始と終了日となります。
開始時間について定期的なアポイントの時間間隔が選択されます。デフォルトの時間間隔は15分です。
アポイントの終了時間はアポイントの開始時間の1時間後に設定されます。
アポイントの開始と終了について個々の値を設定するには、アポイントの開始と終了時間を アポイント ウィンドウにあります。
と の隣にあるコントロールエレメントを使用してください。このコントロールエレメントはアポイント ウィンドウでアポイントの開始と終了時間を設定する方法 :
アポイントの開始と終了の日付を設定するには、以下の選択を行ってください :
最初の入力フィールドに有効な日付を入力してください。
予定表を開いて日付を選択するには、最初の入力フィールドの右側の予定表のアイコンをクリックしてください。
アポイントの開始と終了の時間を設定するには以下の選択をしてください :
2番目の入力フィールドに有効な時間を入力してください。
ドロップダウンリストから時間を選択してください。
24時間のアポイントであることが予想される場合は
のチェックボックスを有効にしてください。アポイントをアラームしてほしい時間を定義することができます。アラームウィンドウは選択した時間範囲が到来したときにアポイントについて注意を喚起します。
アポイントウィンドウでアポイントアラームの設定方法 :
タブを選択してください。
ドロップダウンリストから
する時間範囲を選択してください。 アラームしてほしくない場合は、 を選択してください。ティップス: 予定表設定 アラームに対するデフォルト時間 でアラームのデフォルトの時間範囲が選択できます。
先に設定した時間範囲が到来するとアポイントが開始する前に アラーム ウィンドウが表示されます。アポイントアラームへの返信には幾つかの方法があります。
アポイントアラームへの返信方法 :
再アラームをさせるにはドロップダウンリストから時間範囲を選択します。
をクリックしてください。時間範囲の最終時間が到来すると、再アラームが行われます。再アラームが不要な場合は再度
をクリックしてください。定期的なアポイントは何回も繰り返されるアポイントです。定期的なアポイントを作成する場合は以下の設定がされている必要があります :
定期的なアポイントの時間間隔。これは一種類のアポイントが定期的に繰り返される期間を定義します。
定期的なアポイントの時間帯。これは定期的なアポイントの開始と終了を定義します。
アポイント ウィンドウで定期的なアポイントを作成する方法 :
タブを選択してください。
定期的なアポイントの新規作成 ウィンドウが開きます。
ボタンをクリックしてください。定期的なアポイントの時間間隔を定義してください。
アポイントが毎日繰り返される場合、定期的なアポイントの種類にある
を有効にしてください。定期的なアポイントのオプションで日数の間隔を定義できますアポイントが毎月繰り返される場合、定期的なアポイントの種類にある
を有効にしてください。定期的なアポイントのオプションで月数の間隔と月の日付を定義できますアポイントが毎週繰り返される場合、定期的なアポイントの種類で
を有効してください。定期的なアポイントのオプションで週数の感覚と週の日付を定義できます。アポイントが毎年繰り返される場合、定期的なアポイントの種類で
を有効にしてください。定期的なアポイントのオプションで年の日付を定義してください定期的なアポイントの時間帯を定義してください :
の隣で定期的なアポイントの開始を設定してください。
の隣で定期的なアポイントの終了を設定してください。
をクリックしてください。
以下に定期的なアポイントの代表的な例を示します。
アポイントが1日おきにあります。開始日は2010年3月22日です。アポイントの回数は5回です。
: 定期的なアポイントを新規に作成する ダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :
繰り返しの種類 |
毎日 |
繰り返しの設定 |
1日おき |
定期的なアポイントの期間 |
開始日 2010年3月22日 |
定期的なアポイントの期間 |
終了日 5件のアポイント後 |
毎週火曜日と金曜日にアポイントがあります。開始日は 2010 年 3月 23日です。
定期的なアポイントの新規作成 のダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :
繰り返しの種類 |
毎週 |
繰り返しの設定 |
毎週火曜日と金曜日 |
定期的なアポイントの期間 |
開始日 2010年3月23日 |
|
終了日 なし |
毎月第二週目の水曜日にあるアポイント。開始日は2010年3月24日。アポイントの最終日は2010年3月24日になります。
定期的なアポイントを新規に作成する ダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :
繰り返しの種類 |
毎週 |
繰り返しの設定 |
毎月第二週目の水曜日 |
定期的なアポイントの期間 |
開始日 2010年3月24日 |
|
終了日 2010年12月31日 |
毎月第一週目の月曜日にあるアポイント。開始日は2010年3月1日。アポイントは12回あります。
定期的なアポイントを新規に作成する ダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :
繰り返しの種類 |
毎月 |
繰り返しの設定 |
毎月第一週目の月曜日 |
定期的なアポイントの期間 |
開始日 2010年3月1日 |
|
終了日 12件のアポイントの終了後 |
毎年11月の最終金曜日にあるアポイント。開始日は2010年11月26日です。
定期的なアポイントを新規に作成する ダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :
繰り返しの種類 |
毎年 |
繰り返しの設定 |
11月の最終金曜日 |
定期的なアポイントの期間 |
開始日 2010年11月26日 |
|
終了日 なし |
カテゴリは アポイントを構造化するキーワードとなります。カテゴリを追加するには以下の2つの方法があります :
カテゴリ ボタンの隣の入力欄にオブジェクトに関連したカテゴリを入力してください。
あらかじめ定義されたカテゴリのリストからカテゴリを選択してください。定義済のカテゴリは色によって特定されます。
カテゴリの定義についての情報は、 8.2.3: タグの管理 を参照してください。
アポイント ウィンドウでオブジェクトに関連したカテゴリの追加方法:
タブの選択してください。
ボタンの隣の入力欄をダブルクリックしてください。
文字列を入力してください。
注 : オブジェクト指向のカテゴリは色付けされていません。
アポイントウィンドウで定義済のカテゴリを追加する方法 :
タブを選択してください。
ボタンをクリックしてください。 のダイアログウィンドウが開きます 。 のリストフィールドにはあらかじめ定義されたカテゴリのすべてが含まれます。
注 : 最初に選択したカテゴリはアポイントが表示される色を特定します。
のリストフィールドでアポイントに割り当てられた操作フィールドを有効にしてください。をクリックしてください。
結果 : カテゴリは入力フィールドに入力されます。
追加したカテゴリを、 アポイント ウィンドウで削除する方法について :
タブを選択してください。
ボタンをクリックしてください。 ダイアログウィンドウが開きます。
リストフィールドで削除するカテゴリのチェックボックスを無効にしてください。
をクリックしてください。
結果 : アポイントからカテゴリが削除されます。
予定表ビューでは空き時間の確認はそれぞれ別の色で表示されます。以下の色が使用されます:
予定あり:青
仮の予定:黄
外出中:赤
空き時間:緑
空き時間の確認についての詳細情報は 5.2.2: アポイントの前提知識 を参照してください。
既存のアポイントと時間的に重複したアポイントを新規に作成する場合、空き時間の確認がグループウェアの動作を制御します :
予定あり、仮の予定、外出中 に対して、空き時間の確認のコンフリクトのメッセージが表示されます。
空き時間の調整可能なアポイントのところではエラーメッセージは表示されません空き 時間に対して空き時間の確認を行ってもエラーメッセージは出力されません。
コンフリクトの処理についての詳細情報は、 5.5.11: アポイントのコンフリクトの解決 を参照してください。
アポイント ウィンドウで空き時間確認の表示を設定する方法 :
タブを選択してください。
ドロップダウンリスト
でオプションを一つ選択してください。プライベートなアポイントは予定表を他のユーザと共有する場合、他のユーザから見えないアポイントです。
以下の全ての条件が一致した場合、アポイントをプライベートとして区分することができます :
貴方がただ一人の出席者で、そのアポイントに他の出席者や設備資源の予約がないこと
アポイントが個人の予定表フォルダに作成されている場合
アポイント ウィンドウでアポイントをプライベートとして区分する方法 :
タブを開いてください。
チェックボックスを有効にしてください。
アポイントを作成すると作成者は自動的に出席者に追加されます。 予定表の設定ではパブリックフォルダでアポイントを作成するときに作成者が出席者として入力されるかどうかを定義します。 これについては : パブリック アポイントを作成します を参照してください。 更に出席者や設備資源資源(部屋やプロジェクターなど)を追加することができます。
アポイント ウィンドウで出席者と設備資源をアポイントに追加する方法 :
タブを開いてください。
出席者と設備資源の選択 ウィンドウが開きます。
パネルセクションで をクリックしてください。グローバルアドレスブックが選択済です。別のアドレスブックを選択するには、 連絡先フォルダ選択 ウィンドウの中のフォルダを一つ選択してください。
ボタンをクリックしてください。特定の出席者や設備資源を選択して見たい場合は、
入力フィールドの隣に文字列を入力してください。 ボタンをクリックしてください。ユーザ、グループ、設備資源をリストから1件以上選択してください。 注 : ユーザ、グループ、設備資源は別のアイコンで区分されています。ユーザ、グループ、設備資源は以下の順序で表示されます。:ユーザ、グループ、設備資源
出席者の選択を追加するには、
ボタンをクリックしてください。これは、 の隣にあります。 設備資源の選択を追加するには ボタンをクリックしてください。追加のボタンは の隣にあります。注 : 以下の制限があります :
設備資源を出席者として追加することはできません。
グループを設備資源として追加することはできません。
注 : 使用中の設備資源はアポイントが重複する場合、他のアポイントの設備資源として使用することはできません。
必要であれば、出席者や設備資源の選択を変更することができます :
や フィールドのエントリを一つ選択してください。
ボタンをクリックしてください。これは や の隣にあります。
選択を承諾する場合は、
をクリックしてください。 選択を承諾しない場合は をクリックしてください。出席者と設備資源を複数追加した場合、空き時間の確認をチェックすることは意味があるでしょう。
この機能は特定の日にどの出席者と設備資源が既に予約されているのかを表示するものです。空き時間の確認状態は、色づけされたバーで表示されます。
空き時間の確認に使用されている色については、5.2.2: アポイントの前提知識 を参照ください。
アポイントウィンドウで出席者と設備資源の空き時間の確認をチェックする方法 : Appointment window:
タブを選択してください。
チェックしたい日付と時間の範囲を選択してください。
ボタンをクリックしてください。出席者もしくは設備資源の隣にある色づけされたバーはその時間帯に既に予約済みの出席者や資源設備を表示します。
必要であれば日付の隣にある操作矢印で別の日付を選択してから
ボタンを再度クリックすることで別の日付をチェックすることができます。全ての出席者と設備資源に合った日付と時間が見つかった場合、
ボタンをクリックすることで、その日付と時間帯を予約できます。ティップス: アポイントを作成する前に出席者の予定の空き時間の確認をチーム表示でチェックすることができます。詳細は、 5.4.5: チーム ビューの表示 を参照してください。
アドレスブックに入力されていない外部の出席者を追加することができます。
アドレスブックにエントリがない外部出席者を追加する方法 :
アポイント ウィンドウで をクリックしてください。
パネルセクションのウィンドウの中で名前と有効なメールアドレスを入力してください。
をクリックしてください。
更に出席者を追加する場合はステップ2と3を繰り返してください。この処理を終了するには OK をクリックしてください。
.結果 : アドレスブックにエントリのない外部の出席者が出席者として入力されます。
外部出席者のアポイントについての情報は、5.7: 外部出席者のアポイント を参照してください。
アポイントに追加した出席者はアポイントの通知を受け取ります。その通知によりアポイントを承諾もしくは辞退することになります。詳細の情報については 5.6.1: アポイントの承諾 参照してください。
外部出席者はアポイントの通知を受け取れません。外部の出席者にアポイントを知らせるには全出席者にメールで知らせることになります。
アポイント ウィンドウで全出席者にメールで知らせる方法 :
タブを選択してください。
チェックボックスを有効にしてください。
アポイント ウィンドウで添付ファイルを追加する方法 :
タブを選択してください。
添付ファイルの選択 ダイアログウィンドウが開きます。
パネルセクションで をクリックしてください。添付ファイルの選択 ダイアログウィンドウで をクリックしてください。添付ファイルとして追加するファイルを選択して、ダイアログウィンドウを閉じてください。
添付ファイルの選択 ダイアログウィンドウで をクリックしてください。ファイルがリストフィールドに追加されます。
添付ファイルを更に追加するにはステップ3と4を繰り返してください。
添付ファイルを削除するにはリストフィールドで添付ファイルを選択し、
をクリックしてください。添付ファイルを選択する ダイアログウィンドウで、 をクリックしてください。
結果 : アポイントに添付ファイルが追加されます。
メールのiCal添付ファイルからアポイントを作成することができます。iCalの添付ファイルはファイル拡張子.icsによって識別できます。
メールのiCalの添付ファイルからアポイントを作成する方法 :
水平分割もしくは垂直分割ビューでメールを開いてください。
オーバービュー画面の下の部分にあります .icsファイルを右クリックしてください。
コンテクストメニューで
を選択してください。結果 : アポイント ダイアログウィンドウが開きます。
以下の条件が満たすとき、アポイントのコンフリクトが発生します。
既存のアポイントの空き時間の確認が 空き に設定されていない場合。
アポイントを新規に作成して空き時間の確認が 空き に設定されていない場合。新規のアポイントが既存のアポイントと重複します。
保存 アイコンをクリックすると コンフリクトを見つける ウィンドウが開きます。そのウィンドウは既存のアポイントと新規のアポイントのコンフリクトを表示します。コンフリクトのメッセージに対してリアクションを示さなければなりません。
ウィンドウのパネルにあるコンフリクトのメッセージに対するリアクションの方法について :
アポイントの日付を変えることでコンフリクトを解決する場合は、
をクリックしてください。アポイントの日付を変更してください。アポイントがコンフリクトしているにも関わらずアポイントを作成する場合は、
をクリックしてください。