8.5. フォルダの管理

8.5.1. フォルダについての前提知識

フォルダを効果的に使うために、以下のことを理解してください:

  • フォルダのカテゴリ

  • フォルダの種類

  • 既存のフォルダ

  • 権限の目的

8.5.1.1. フォルダのカテゴリとは

フォルダのカテゴリにより、そのフォルダが一人のユーザ、もしくは複数のユーザによって使用されるのかを定義します。

以下がフォルダカテゴリの内容になります。

  • 個人フォルダ. 個人フォルダは個人のルート フォルダ配下にあります。個人のルート フォルダにはユーザ名が付けられています。個人フォルダは、自分の好きなように作成できます。デフォルトで、他のユーザが別のユーザの個人フォルダを見ることはできません。 注 : 個人のインフォストア フォルダは インフォストア/ユーザストア 配下にあります。

  • パブリック フォルダ. パブリック フォルダはフォルダ ツリーの パブリック フォルダ 配下にあります。すべてのユーザはパブリック フォルダを作成できます。デフォルトで、全てのユーザがパブリック フォルダを見ることができます。 注 : パブリック インフォストア フォルダは インフォストア/パブリック インフォストア にあります。

  • 共有フォルダ. 共有フォルダはフォルダ ツリーの 共有フォルダ 配下にあります。他のユーザが共有しているフォルダをここで見ることができます。 注 : 共有インフォストア フォルダは インフォストア/ユーザストア の下にあります。

8.5.1.2. フォルダの種類

フォルダの種類が、フォルダのオブジェクトを定義します。

以下のフォルダの種類があります :

  • メール フォルダ。メール オブジェクトを含みます。

  • 連絡先フォルダ。連絡先オブジェクトを含みます。

  • 予定表フォルダ。アポイント オブジェクトを含みます。

  • 仕事フォルダ。仕事オブジェクトを含みます。

  • インフォストア フォルダ。インフォストア オブジェクトを含みます。

新しいフォルダを作成する際に、作成者がフォルダの種類を決定します。

8.5.1.3. 既存のフォルダについての知識

デフォルトでは以下のフォルダが存在します :

フォルダ ツリーのフォルダ

コンテンツ

ユーザ名

個人のルート フォルダ

メール

受信と送信メール メッセージ

予定表

個人の予定表とアポイント

連絡先

個人の連絡先

仕事

個人の仕事

パブリック フォルダ

すべてのユーザが閲覧できるフォルダ

グローバル アドレス帳

すべてのユーザのアドレス データ

共有フォルダ

他のユーザと共有しているフォルダ

インフォストア

すべてのインフォストア フォルダ

ユーザストア

個人と共有インフォストア フォルダ

ユーザ名

個人のインフォストア フォルダ

他のユーザ名

他ユーザの共有インフォストア フォルダ

パブリック インフォストア

パブリック インフォストア フォルダ

8.5.1.4. 権限とは

権限は、ユーザが特定のフォルダとコンテンツに対して許可された事柄を表しています。つまり、ユーザがそのフォルダに対してある権限を持っているということです。すべての前提条件が満たされれば、他のユーザへ権限を委譲したり、既存の権限を修正したりできます。

通常、権限を委譲するのは、データや情報を他のユーザと共有するためです。これはグループウェアの本質的な部分です。フォルダに対する権限を他のユーザへ委譲することを、"フォルダの共有"とも呼びます。

例えば、ユーザが内容を読むことだけを認めるのか、あるいは修正することも認めるのか、などをコントロールするするために、 それぞれの権限は階層的になっています。最高の権限は管理者権限です。これには他のすべての権限と、他の人とフォルダを共有する権限も含まれます。

特定の権限を適用する方法が、以下の例に示されます :

  • 各ユーザは、自分の個人フォルダに対して管理者権限を持ちます。自分のパーソナル データを他のユーザが閲覧できないようにしたいなら、個人フォルダを共有しないでください。他のユーザは個人フォルダに対していかなる権限も持てません。

  • データや情報を他のユーザが利用できるようにするには、 パブリック フォルダ のフォルダにサブフォルダを作成する権限を有している必要があります。サブフォルダは他のユーザと共有することができます。

  • 他のユーザのアドレス データを読んだり、自分のアドレス データを変更するには、 グローバル アドレス帳 フォルダのすべてのオブジェクトを参照する権利と、そのフォルダに自分のオブジェクトを作成する権限を有している必要があります。

権限についての詳細情報と権限を許可する方法についての説明は、 8.6: 権限の管理 を参照してください。

8.5.2. フォルダの作成

新規フォルダは以下のフォルダに作成できます :

フォルダ ツリーのフォルダ

作成できるフォルダの種類

個人のルート フォルダ

予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ

メール

--

Inbox

メール フォルダ

予定表

予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ

連絡先

予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ

仕事

予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ

パブリック フォルダ

予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ

フォルダ名 (*)

予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ

グローバル アドレス帳

--

共有フォルダ

--

他のユーザ名

--

フォルダ名 (*)

予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ

インフォストア

--

ユーザストア

--

個人のインフォストア フォルダ

インフォストア フォルダ

他のユーザ名 (*)

インフォストア フォルダ

パブリック インフォストア

インフォストア フォルダ

注 : フォルダ ツリーで (*)と区分されたフォルダに対しては、サブフォルダを作成する権限を有している必要があります。

権限についての詳細情報と権限の委譲について説明は、 8.6: 権限の管理 を参照してください。

新規フォルダを作成する方法 :

  1. フォルダ ツリーのフォルダを右クリックしてください。

  2. マウス ポインタを 新しいサブフォルダまで移動してください。サブメニューが開き、フォルダの種類が表示されます。

  3. 作成したいフォルダの種類をクリックしてください。 注 : どのフォルダに新しいサブフォルダを作成するかにより、いくつかのフォルダの種類は利用できません。詳細については、 を参照してください。 結果 : 新しいフォルダ という名前のフォルダが作成されます。フォルダ名はハイライトされます。

  4. 名前を入力した後、エンター キーを押してください。

結果 ; 新しいフォルダが作成されます。

8.5.3. フォルダ名の変更

注 : フォルダ名の変更を行うためには、そのフォルダに対して管理者権限を有している必要があります。

フォルダ名を変更する方法 :

  1. フォルダ ツリーのフォルダを右クリックしてください。

  2. コンテキスト メニューで 名前の変更 を選択してください。フォルダ名がハイライトされます。

  3. 名前を編集するか、新しい名前を入力してください。

  4. エンター キーを押してください。

結果 : フォルダ名が変更されます。

8.5.4. フォルダの移動

注 : フォルダを移動するには、そのフォルダに対する管理者権限と、ターゲット フォルダにサブフォルダを作成する権限を有している必要があります。

フォルダを移動する方法 :

  1. フォルダ ツリーでフォルダを右クリックしてください。

  2. コンテキスト メニューから 切り取り を選択してください。フォルダのアイコンがグレー表示になります。

  3. 切り取ったフォルダを貼り付けたい場所でフォルダを右クリックしてください。

  4. コンテキスト メニューから 貼り付け を選択してください。

結果 : フォルダが移動されます。

8.5.5. フォルダへのリンクの送信

内部グループウェア ユーザへ、フォルダへのリンクを送信することができます。

フォルダへのリンクを送信する方法 :

  1. フォルダ ツリーのフォルダを右クリックしてください。

  2. コンテキスト メニューから リンクとして送信する を選択してください。

結果 : メール ウィンドウが開きます。フォルダへのリンクがメールの本文として入力されます。

注 : リンクをたどっていくには、メールの受信者はフォルダに対してそれぞれの権限を持っている必要があります。

8.5.6. フォルダの削除

警告 : フォルダを削除すると、そのフォルダのサブフォルダとオブジェクトのすべてが削除されます。削除されたサブフォルダとオブジェクトは復元できません。

注 : フォルダを削除するには、そのフォルダに対して管理者権限を有している必要があります。

フォルダを削除する方法 :

  1. フォルダ ツリーのフォルダを右クリックしてください。

  2. コンテキスト メニューから 削除 を選択してください。 フォルダを削除します ダイアログ ウィンドウが開きます。

  3. はいをクリックしてください。

結果 : フォルダとオブジェクトは完全削除されます。