5.7. 外部出席者のアポイント

内部出席者と外部出席者の共通のアポイントのスケジュールするためには Open-Xchange、 サーバと外部出席者の予定表のアプリケーション間でアポイントの詳細について情報交換ができなければなりません。

2つの予想される展開があります :

5.7.1. 貴方がアポイントの作成もしくは変更する場合

アポイントを作成する際に すべての出席者へメールで通知する チェックボックスを有効にすると、 外部出席者はiCalの添付ファイルとしてアポイントの詳細をメールで受信することができます。 アポイントの詳細がメールで外部出席者へ送られるのは、内部出席者が次のいずれかを行った場合です。

  • アポイントを作成する

  • 出席者を追加する

  • アポイントを削除する

詳細が送られた場合、外部出席者はアポイントを自分たちの予定表アプリケーションで管理できます。

外部出席者をアポイントへ追加する方法については 5.5.8.2: アドレスブックにエントリがない外部出席者を追加 を参照ください。

5.7.2. 外部出席者がアポイントの作成、変更を行う場合

外部出席者がiCal形式でアポイントの詳細を添付してメールで送った場合、

  • アポイントの出席依頼に対して承諾もしくは辞退の返事をすることができます。

  • 他の出席者がステータス確認を変更したときに既存のアポイントを更新することができます。

外部出席者からのアポイントの出席依頼に返事を行う方法 :

  1. メールモジュールに切り替えてください。

  2. 水平分割もしくは垂直分割ビューでアポイントの出席依頼のメールを表示してください。

  3. メールヘッダ下のコントロールエレメントを使用して出席依頼に返信してください :

    • コメントを入力してください

    • 参加する場合は、承諾 をクリックしてください

    • 参加しない場合、辞退 をクリックしてください

結果 : 貴方の予定表にアポイントが入力されます。貴方の返事が外部出席者にはメールで通知されます。

外部出席者の出席ステータスを更新する方法 :

  1. メールモジュールに切り替えます。

  2. 水平分割もしくは垂直分割ビューで変更された出席ステータスのメールが表示されます。

  3. メールヘッダ下にある アポイントを更新する をクリックしてください。

結果 : 予定表でアポイントが更新されます。