5.5. アポイントの作成

アポイントの作成方法についての概要が、ここに記載されています。詳細については 次ページ以降を見てください。

注 : パブリックもしくは共有の予定表フォルダでアポイントを作成するには、オブジェクトを作成するためのフォルダ権限を持っている必要があります。

新しいアポイントを作成する方法について:

  1. 新規 パネルセクションで、 新しいアポイント アイコンをクリックしてください。 アポイント ウィンドウが開きます。アポイント タブが開きます。

  2. 必要であれば、フォルダ ボタンをクリックし、ポップアップ ウィンドウで予定表フォルダを選択してください

  3. アポイントの説明、場所、コメントを入力してください。

  4. アポイントの開始日と終了日を選択してください。詳細は、5.5.2: アポイントの開始と終了日時の設定 を参照してください。

  5. アポイントのアラームを設定してください。詳細は、5.5.3: アポイントアラームの設定と返信 を参照してください。

  6. 空き時間の確認ビューを選択してください:予約済、仮の予定、外出中、空き 詳細は、5.5.6: 空き時間の確認ビューの設定 を参照してください。

  7. 必要であれば、追加のオプションを使用してください:

  8. パネルの 保存 アイコンをクリックしてください。ウィンドウが閉じます。

結果 : アポイントが作成されました

アクションをキャンセルしたい場合は キャンセル をクリックしてください。 ウィンドウ パネル セクションにあります。

注 : 既存のアポイントと重複するアポイントを作成した場合、エラーメッセージが表示されます。詳細は、5.5.11: アポイントのコンフリクトの解決 を参照してください。

新しいアポイントを作成するにあたり、以下のことが可能となります :

空きエリアをドラッグすることで新規のアポイントを作成する方法 :

  1. 日、ワークウィーク、カスタムを予定表ビューで表示させてください。

  2. 時間グリッド表示で空きエリアをドラッグしてください。新しいアポイントが作成されます。時間グリッド表示の範囲で開始と終了が定まります。

  3. 新しいアポイントの四角の囲みをダブルクリックしてください。 アポイント ウィンドウが開きます。

  4. 新規のアポイントのデータを入力してください。詳細な情報については、 新規のアポイントを作成する方法 :の上部にある説明を参照ください。

5.5.1. チーム ビューでアポイントの作成

チーム ビューでアポイントを作成する場合、

  • チーム メンバーのすべて

  • 特定のチーム メンバー

  • チーム メンバーの1人

を出席者として追加できます。

チーム メンバー全員について新規のアポイントを作成する方法 :

  1. チーム ビューを開いてください。 説明は、 5.4.5: チーム ビューの表示 にあります。

  2. チーム メンバーが選択されていないことを確かめてください。

  3. 以下のオプションのうちのいずれかを行ってください :

    • パネルの アポイント新規 をクリックしてください。

    • 時間のグリッド表示で時間帯をクリックしながら左のマウスボタンを押して、ドラッグしてください。 時間帯はアポイントの開始と期間として入力されます。

結果 : アポイント ウィンドウが開きます。チーム メンバーは出席者のタブの中に入力されます。 Participants tab.

特定のチーム メンバーだけで新規のアポイントを作成する方法 :

  1. チーム表示を開いてください。 説明は、 5.4.5: チーム ビューの表示 を参照してください。

  2. <ctrl>キーを押しながら、名前をクリックすることで個々のチーム メンバーを選択してください。注 : Mac のシステムでは<cmd>キーを使用してください。

  3. 以下のオプションのいずれか一つを使用してください :

    • アポイント パネルセクションで、 新規 をクリックしてください。

    • 時間のグリッド表示で左のマウスボタンを押しながら、時間帯をクリックして時間帯をドラッグしてください。

結果 : アポイント ウィンドウが開きます。 出席者 のタブにチーム メンバーが入力されます。

チーム メンバー1名について新規アポイントを作成する方法 :

  1. チーム表示を開いてください。説明は、 5.4.5: チーム ビューの表示 を参照してください。

  2. チーム メンバーが選択されていないことを確かめてください。

  3. チーム メンバーの時間グリッド表示で出席者として追加したいチーム メンバーの時間をダブルクリックしてください。

結果 : アポイント ウィンドウが開きます。ダブルクリックした日付と時間がアポイントの開始として入力されています。 チーム メンバーは 出席者 タブに入力されます。

5.5.2. アポイントの開始と終了日時の設定

以下の値があらかじめ設定されています :

  • 現在の日付がアポイントの開始と終了日となります。

  • 開始時間について定期的なアポイントの時間間隔が選択されます。デフォルトの時間間隔は15分です。

  • アポイントの終了時間はアポイントの開始時間の1時間後に設定されます。

アポイントの開始と終了について個々の値を設定するには、アポイントの開始と終了時間を に開始に終了 の隣にあるコントロールエレメントを使用してください。このコントロールエレメントは アポイント ウィンドウにあります。

アポイント ウィンドウでアポイントの開始と終了時間を設定する方法 :

  1. アポイントの開始と終了の日付を設定するには、以下の選択を行ってください :

    • 最初の入力フィールドに有効な日付を入力してください。

    • 予定表を開いて日付を選択するには、最初の入力フィールドの右側の予定表のアイコンをクリックしてください。

  2. アポイントの開始と終了の時間を設定するには以下の選択をしてください :

    • 2番目の入力フィールドに有効な時間を入力してください。

    • ドロップダウンリストから時間を選択してください。

    • 24時間のアポイントであることが予想される場合は 終日 のチェックボックスを有効にしてください。

5.5.3. アポイントアラームの設定と返信

アポイントをアラームしてほしい時間を定義することができます。アラームウィンドウは選択した時間範囲が到来したときにアポイントについて注意を喚起します。

アポイントウィンドウでアポイントアラームの設定方法 :

  1. アポイント タブを選択してください。

  2. ドロップダウンリストから  アラーム する時間範囲を選択してください。 アラームしてほしくない場合は、 アラーム無し を選択してください。

ティップス: 予定表設定 アラームに対するデフォルト時間 でアラームのデフォルトの時間範囲が選択できます。

先に設定した時間範囲が到来するとアポイントが開始する前に アラーム ウィンドウが表示されます。アポイントアラームへの返信には幾つかの方法があります。

アポイントアラームへの返信方法 :

  • 再アラームをさせるにはドロップダウンリストから時間範囲を選択します。 再アラーム をクリックしてください。時間範囲の最終時間が到来すると、再アラームが行われます。

  • 再アラームが不要な場合は再度 OK をクリックしてください。

5.5.4. 定期的なアポイントの作成方法

定期的なアポイントは何回も繰り返されるアポイントです。定期的なアポイントを作成する場合は以下の設定がされている必要があります :

  • 定期的なアポイントの時間間隔。これは一種類のアポイントが定期的に繰り返される期間を定義します。

  • 定期的なアポイントの時間帯。これは定期的なアポイントの開始と終了を定義します。

アポイント ウィンドウで定期的なアポイントを作成する方法 :

  1. アポイント タブを選択してください。

  2. 定期的 ボタンをクリックしてください。 定期的なアポイントの新規作成 ウィンドウが開きます。

  3. 定期的なアポイントの時間間隔を定義してください。

    • アポイントが毎日繰り返される場合、定期的なアポイントの種類にある 毎日を有効にしてください。定期的なアポイントのオプションで日数の間隔を定義できます

    • アポイントが毎月繰り返される場合、定期的なアポイントの種類にある 毎月を有効にしてください。定期的なアポイントのオプションで月数の間隔と月の日付を定義できます

    • アポイントが毎週繰り返される場合、定期的なアポイントの種類で 毎週を有効してください。定期的なアポイントのオプションで週数の感覚と週の日付を定義できます。

    • アポイントが毎年繰り返される場合、定期的なアポイントの種類で 毎年を有効にしてください。定期的なアポイントのオプションで年の日付を定義してください

  4. 定期的なアポイントの時間帯を定義してください :

    • 開始日 の隣で定期的なアポイントの開始を設定してください。

    • 終了日 の隣で定期的なアポイントの終了を設定してください。

  5. OK をクリックしてください。

以下に定期的なアポイントの代表的な例を示します。

例1 : 一日おきにあるアポイント
  • アポイントが1日おきにあります。開始日は2010年3月22日です。アポイントの回数は5回です。

  • : 定期的なアポイントを新規に作成する ダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :

  • 繰り返しの種類

    毎日

    繰り返しの設定

    1日おき

    定期的なアポイントの期間

    開始日 2010年3月22日

    定期的なアポイントの期間

    終了日 5件のアポイント後

例2 : 毎週火曜日と金曜日にあるアポイント
  • 毎週火曜日と金曜日にアポイントがあります。開始日は 2010 年 3月 23日です。

  • 定期的なアポイントの新規作成 のダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :

  • 繰り返しの種類

    毎週

    繰り返しの設定

    毎週火曜日と金曜日

    定期的なアポイントの期間

    開始日 2010年3月23日

    終了日 なし

例3 : 毎月第2水曜日にあるアポイント
  • 毎月第二週目の水曜日にあるアポイント。開始日は2010年3月24日。アポイントの最終日は2010年3月24日になります。

  • 定期的なアポイントを新規に作成する ダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :

  • 繰り返しの種類

    毎週

    繰り返しの設定

    毎月第二週目の水曜日

    定期的なアポイントの期間

    開始日 2010年3月24日

    終了日 2010年12月31日

例4 : 毎月第一週目の月曜日にあるアポイント
  • 毎月第一週目の月曜日にあるアポイント。開始日は2010年3月1日。アポイントは12回あります。

  • 定期的なアポイントを新規に作成する ダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :

  • 繰り返しの種類

    毎月

    繰り返しの設定

    毎月第一週目の月曜日

    定期的なアポイントの期間

    開始日 2010年3月1日

    終了日 12件のアポイントの終了後

例5 : 毎年11月の最終金曜日にあるアポイント
  • 毎年11月の最終金曜日にあるアポイント。開始日は2010年11月26日です。

  • 定期的なアポイントを新規に作成する ダイアログウィンドウで、以下の設定をしてください :

  • 繰り返しの種類

    毎年

    繰り返しの設定

    11月の最終金曜日

    定期的なアポイントの期間

    開始日 2010年11月26日

    終了日 なし

5.5.5. カテゴリの追加

カテゴリは アポイントを構造化するキーワードとなります。カテゴリを追加するには以下の2つの方法があります :

  • カテゴリ ボタンの隣の入力欄にオブジェクトに関連したカテゴリを入力してください。

  • あらかじめ定義されたカテゴリのリストからカテゴリを選択してください。定義済のカテゴリは色によって特定されます。

カテゴリの定義についての情報は、 8.2.3: タグの管理 を参照してください。

アポイント ウィンドウでオブジェクトに関連したカテゴリの追加方法:

  1. アポイント タブの選択してください。

  2. カテゴリ ボタンの隣の入力欄をダブルクリックしてください。

  3. 文字列を入力してください。

注 : オブジェクト指向のカテゴリは色付けされていません。

アポイントウィンドウで定義済のカテゴリを追加する方法 :

  1. アポイント タブを選択してください。

  2. カテゴリ ボタンをクリックしてください。 カテゴリ のダイアログウィンドウが開きます 。 名前 のリストフィールドにはあらかじめ定義されたカテゴリのすべてが含まれます。

  3. 名前 のリストフィールドでアポイントに割り当てられた操作フィールドを有効にしてください。 注 : 最初に選択したカテゴリはアポイントが表示される色を特定します。

  4. OKをクリックしてください。

結果 : カテゴリは入力フィールドに入力されます。

追加したカテゴリを、 アポイント ウィンドウで削除する方法について :

  1. アポイント タブを選択してください。

  2. カテゴリ ボタンをクリックしてください。 カテゴリ ダイアログウィンドウが開きます。

  3. 名前 リストフィールドで削除するカテゴリのチェックボックスを無効にしてください。

  4. OKをクリックしてください。

結果 : アポイントからカテゴリが削除されます。

5.5.6. 空き時間の確認ビューの設定

予定表ビューでは空き時間の確認はそれぞれ別の色で表示されます。以下の色が使用されます:

  • 予定あり:青

  • 仮の予定:黄

  • 外出中:赤

  • 空き時間:緑

空き時間の確認についての詳細情報は 5.2.2: アポイントの前提知識 を参照してください。

既存のアポイントと時間的に重複したアポイントを新規に作成する場合、空き時間の確認がグループウェアの動作を制御します :

  • 予定あり仮の予定外出中 に対して、空き時間の確認のコンフリクトのメッセージが表示されます。

  • 空き時間の調整可能なアポイントのところではエラーメッセージは表示されません空き 時間に対して空き時間の確認を行ってもエラーメッセージは出力されません。

コンフリクトの処理についての詳細情報は、 5.5.11: アポイントのコンフリクトの解決 を参照してください。

アポイント ウィンドウで空き時間確認の表示を設定する方法 :

  1. アポイント タブを選択してください。

  2. ドロップダウンリスト を表示する でオプションを一つ選択してください。

5.5.7. プライベートとしてのアポイントの区分

プライベートなアポイントは予定表を他のユーザと共有する場合、他のユーザから見えないアポイントです。

以下の全ての条件が一致した場合、アポイントをプライベートとして区分することができます :

  • 貴方がただ一人の出席者で、そのアポイントに他の出席者や設備資源の予約がないこと

  • アポイントが個人の予定表フォルダに作成されている場合

アポイント ウィンドウでアポイントをプライベートとして区分する方法 :

  • アポイントタブを開いてください。

  • プライベート アポイント チェックボックスを有効にしてください。

5.5.8. 出席者と設備資源の追加

アポイントを作成すると作成者は自動的に出席者に追加されます。 予定表の設定ではパブリックフォルダでアポイントを作成するときに作成者が出席者として入力されるかどうかを定義します。 これについては : パブリック アポイントを作成します を参照してください。 更に出席者や設備資源資源(部屋やプロジェクターなど)を追加することができます。

アポイント ウィンドウで出席者と設備資源をアポイントに追加する方法 :

  1. 出席者タブを開いてください。

  2. 出席者 パネルセクションで 追加 をクリックしてください。 出席者と設備資源の選択 ウィンドウが開きます。

  3. グローバルアドレスブックが選択済です。別のアドレスブックを選択するには、 連絡先フォルダ ボタンをクリックしてください。 連絡先フォルダ選択 ウィンドウの中のフォルダを一つ選択してください。

  4. 特定の出席者や設備資源を選択して見たい場合は、検索 入力フィールドの隣に文字列を入力してください。 検索 ボタンをクリックしてください。

  5. ユーザ、グループ、設備資源をリストから1件以上選択してください。 注 : ユーザ、グループ、設備資源は別のアイコンで区分されています。ユーザ、グループ、設備資源は以下の順序で表示されます。:ユーザ、グループ、設備資源

  6. 出席者の選択を追加するには、追加 ボタンをクリックしてください。これは、出席者の隣にあります。 設備資源の選択を追加するには 追加 ボタンをクリックしてください。追加のボタンは 設備資源 の隣にあります。

    注 : 以下の制限があります :

    • 設備資源を出席者として追加することはできません。

    • グループを設備資源として追加することはできません。

    注 : 使用中の設備資源はアポイントが重複する場合、他のアポイントの設備資源として使用することはできません。

  7. 必要であれば、出席者や設備資源の選択を変更することができます :

    • 出席者設備資源 フィールドのエントリを一つ選択してください。

    • 削除 ボタンをクリックしてください。これは 出席者設備資源 の隣にあります。

  8. 選択を承諾する場合は、OK をクリックしてください。 選択を承諾しない場合は キャンセル をクリックしてください。

出席者と設備資源を複数追加した場合、空き時間の確認をチェックすることは意味があるでしょう。

5.5.8.1. 空き時間の確認チェック

この機能は特定の日にどの出席者と設備資源が既に予約されているのかを表示するものです。空き時間の確認状態は、色づけされたバーで表示されます。

空き時間の確認に使用されている色については、5.2.2: アポイントの前提知識 を参照ください。

アポイントウィンドウで出席者と設備資源の空き時間の確認をチェックする方法 : Appointment window:

  1. 空き時間の確認 タブを選択してください。

  2. チェックしたい日付と時間の範囲を選択してください。

  3. チェック ボタンをクリックしてください。出席者もしくは設備資源の隣にある色づけされたバーはその時間帯に既に予約済みの出席者や資源設備を表示します。

  4. 必要であれば日付の隣にある操作矢印で別の日付を選択してから チェック ボタンを再度クリックすることで別の日付をチェックすることができます。

  5. 全ての出席者と設備資源に合った日付と時間が見つかった場合、アポイントとして使用 ボタンをクリックすることで、その日付と時間帯を予約できます。

ティップス: アポイントを作成する前に出席者の予定の空き時間の確認をチーム表示でチェックすることができます。詳細は、 5.4.5: チーム ビューの表示 を参照してください。

5.5.8.2. アドレスブックにエントリがない外部出席者を追加

アドレスブックに入力されていない外部の出席者を追加することができます。

アドレスブックにエントリがない外部出席者を追加する方法 :

  1. 出席者 パネルセクションの アポイント ウィンドウで 外部を追加するをクリックしてください。

  2. 外部のアドレス ウィンドウの中で名前と有効なメールアドレスを入力してください。

  3. 追加をクリックしてください。

  4. 更に出席者を追加する場合はステップ2と3を繰り返してください。この処理を終了するには OK をクリックしてください。OK.

結果 : アドレスブックにエントリのない外部の出席者が出席者として入力されます。

外部出席者のアポイントについての情報は、5.7: 外部出席者のアポイント を参照してください。

5.5.8.3. 出席者へのメールの通知

アポイントに追加した出席者はアポイントの通知を受け取ります。その通知によりアポイントを承諾もしくは辞退することになります。詳細の情報については 5.6.1: アポイントの承諾 参照してください。

外部出席者はアポイントの通知を受け取れません。外部の出席者にアポイントを知らせるには全出席者にメールで知らせることになります。

アポイント ウィンドウで全出席者にメールで知らせる方法 :

  1. アポイント タブを選択してください。

  2. 全出席者にメールで知らせる チェックボックスを有効にしてください。

5.5.9. 添付ファイルの追加

アポイント ウィンドウで添付ファイルを追加する方法 :

  1. 添付ファイル タブを選択してください。

  2. 添付ファイル パネルセクションで 添付ファイルの追加 をクリックしてください。添付ファイルの選択 ダイアログウィンドウが開きます。

  3. 添付ファイルの選択 ダイアログウィンドウで 参照 をクリックしてください。添付ファイルとして追加するファイルを選択して、ダイアログウィンドウを閉じてください。

  4. 添付ファイルの選択 ダイアログウィンドウで 追加をクリックしてください。ファイルがリストフィールドに追加されます。

  5. 添付ファイルを更に追加するにはステップ3と4を繰り返してください。

  6. 添付ファイルを削除するにはリストフィールドで添付ファイルを選択し、削除 をクリックしてください。

  7. 添付ファイルを選択する ダイアログウィンドウで、OK をクリックしてください。

結果 : アポイントに添付ファイルが追加されます。

5.5.10. iCalの添付ファイルからのアポイントの作成

メールのiCal添付ファイルからアポイントを作成することができます。iCalの添付ファイルはファイル拡張子.icsによって識別できます。

メールのiCalの添付ファイルからアポイントを作成する方法 :

  1. 水平分割もしくは垂直分割ビューでメールを開いてください。

  2. オーバービュー画面の下の部分にあります .icsファイルを右クリックしてください。

  3. コンテクストメニューで iCalのインポート を選択してください。

結果 : アポイント ダイアログウィンドウが開きます。

5.5.11. アポイントのコンフリクトの解決

以下の条件が満たすとき、アポイントのコンフリクトが発生します。

  • 既存のアポイントの空き時間の確認が 空き に設定されていない場合。

  • アポイントを新規に作成して空き時間の確認が 空き に設定されていない場合。新規のアポイントが既存のアポイントと重複します。

アポイント ウィンドウのパネルにある 保存 アイコンをクリックすると コンフリクトを見つける ウィンドウが開きます。そのウィンドウは既存のアポイントと新規のアポイントのコンフリクトを表示します。コンフリクトのメッセージに対してリアクションを示さなければなりません。

コンフリクトのメッセージに対するリアクションの方法について :

  • アポイントの日付を変えることでコンフリクトを解決する場合は、キャンセルをクリックしてください。アポイントの日付を変更してください。

  • アポイントがコンフリクトしているにも関わらずアポイントを作成する場合は、無視 をクリックしてください。