8.5. Zarządzanie folderami

8.5.1. Co należy wiedzieć o folderach?

Aby efektywnie pracować z folderami, należy wiedzieć:

  • Co to są kategorie folderów?

  • Co to są typy folderów?

  • Jakie foldery istnieją?

  • Do czego służą uprawnienia?

8.5.1.1. Co to są kategorie folderów?

Kategoria folderu określa, czy folder jest używany wyłącznie przez jednego użytkownika, czy przez kilku użytkowników.

Istnieją następujące kategorie folderów:

  • Foldery osobiste. Foldery te są umieszczone pod Twoim osobistym folderem głównym. Osobisty folder główny to folder nazwany Twoją nazwą użytkownika. Możesz tworzyć foldery osobiste, jakie tylko chcesz. Domyślnie, inni użytkownicy nie widzą Twoich folderów osobistych. Uwaga: Twój osobisty folder magazynu informacji znajduje się poniżej Magazyn informacji/Magazyn użytkownika.

  • Foldery publiczne. Foldery te są umieszczone w drzewie folderów pod Foldery publiczne. Każdy użytkownik może tworzyć foldery publiczne. Domyślnie, foldery te są widoczne dla wszystkich użytkowników. Uwaga: publiczny folder magazynu informacji znajduje się w Magazyn informacji/Publiczny magazyn informacji.

  • Foldery udostępnione. Foldery te są umieszczone w drzewie folderów pod Foldery udostępnione. Tutaj możesz zobaczyć foldery, które inni użytkownicy Ci udostępnili. Uwaga: udostępnione foldery magazynu informacji znajdują się pod Magazyn informacji/Magazyn użytkownika.

8.5.1.2. Co to są typy folderów?

Typ folderu określa obiekty w folderze.

Istnieją następujące typy folderów:

  • Folder wiadomości e-mail. Zawiera obiekty e-mail.

  • Folder kontaktów. Zawiera obiekty kontaktów.

  • Folder kalendarza. Zawiera obiekty spotkań.

  • Folder zadań. Zawiera obiekty zadań.

  • Folder magazynu informacji. Zawiera obiekty magazynu informacji.

Tworząc nowy folder możesz samodzielnie określić jego typ.

8.5.1.3. Jakie foldery istnieją?

Istnieją następujące foldery domyślne:

Foldery w drzewie folderów

Zawartość

Twoja nazwa użytkownika

Twój osobisty folder główny

Wiadomości e-mail

Przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail

Kalendarz

Osobiste kalendarze i spotkania

Kontakty

Kontakty osobiste

Zadania

Zadania osobiste

Foldery publiczne

Foldery, które są widoczne dla wszystkich użytkowników.

Globalna książka adresowa

Dane adresowe wszystkich użytkowników

Foldery udostępnione

Foldery, które zostały Ci udostępnione przez innych użytkowników

Magazyn informacji

Wszystkie foldery magazynu informacji

Magazyn użytkownika

Osobiste i udostępnione foldery magazynu informacji

Twoja nazwa użytkownika

Twój osobisty folder magazynu informacji

Inna nazwa użytkownika

Folder magazynu informacji udostępniony przez innego użytkownika

Publiczny magazyn informacji

Publiczny folder magazynu informacji

8.5.1.4. Do czego służą uprawnienia?

Uprawnienia określają, co użytkownik może zrobić z danym folderem i jego zawartością, tj. użytkownicy mają pewne uprawnienia do folderów. Jeśli wszystkie określone z góry warunki są spełnione, użytkownik może nadać te uprawnienia innym użytkownikom lub może modyfikować własne uprawnienia.

Z reguły przyczyną udzielania uprawnień jest możliwość udostępniania danych i informacji innym użytkownikom. Jest to niezbędna część programu do pracy grupowej. Przyznawanie uprawnień do folderu innym użytkownikom nosi również nazwę "Udostępnianie folderu".

W celu kontroli, czy użytkownik może np. tylko czytać lub również modyfikować zawartość folderu, istnieje kilka hierarchicznych uprawnień. Najwyższe uprawnienia to uprawnienia administratora. Zawierają one wszystkie inne uprawnienia oraz prawo do udostępniania folderu innym użytkownikom.

Następujące przykłady pokazują, jak stosować poszczególne uprawnienia:

  • Posiadasz uprawnienia administratora swoich folderów osobistych. W celu ukrycia swoich osobistych danych przed innymi użytkownikami, inni użytkownicy nie mają żadnych uprawnień do Twoich osobistych folderów tak długo, jak długo Ty nie udostępnisz swoich folderów osobistych.

  • Aby udostępnić dane i informacje innym użytkownikom, masz prawo do tworzenia podfolderów w folderze Foldery publiczne. Te podfoldery mogą być udostępnione innym użytkownikom.

  • Aby móc czytać dane adresowe innych użytkowników oraz zmieniać swoje własne dane adresowe, masz prawo do czytania wszystkich obiektów w folderze Globalna książka adresowa i tworzenia własnych obiektów w tym folderze.

Szczegółowe informacje na temat uprawnień i instrukcje, jak nadawać uprawnienia można znaleźć w 8.6: Zarządzanie uprawnieniami.

8.5.2. Tworzenie folderów

Nowe foldery można tworzyć w następujących folderach:

Foldery w drzewie folderów

Jakie typy folderów można tworzyć?

Osobisty folder główny

Foldery kalendarza, foldery zadań, foldery kontaktów

Wiadomości e-mail

--

Skrzynka odbiorcza

Foldery wiadomości e-mail

Kalendarz

Foldery kalendarza, foldery zadań, foldery kontaktów

Kontakty

Foldery kalendarza, foldery zadań, foldery kontaktów

Zadania

Foldery kalendarza, foldery zadań, foldery kontaktów

Foldery publiczne

Foldery kalendarza, foldery zadań, foldery kontaktów

Nazwa folderu (*)

Foldery kalendarza, foldery zadań, foldery kontaktów

Globalna książka adresowa

--

Foldery udostępnione

--

Inna nazwa użytkownika

--

Nazwa folderu (*)

Foldery kalendarza, foldery zadań, foldery kontaktów

Magazyn informacji

--

Magazyn użytkownika

--

Osobisty folder magazynu informacji

Foldery magazynu informacji

Inna nazwa użytkownika (*)

Foldery magazynu informacji

Publiczny magazyn informacji

Foldery magazynu informacji

Uwaga: dla folderów w drzewie folderów oznaczonych za pomocą (*) musisz posiadać uprawnienia do tworzenia podfolderów.

Szczegółowe informacje na temat uprawnień i instrukcje, jak nadawać uprawnienia można znaleźć w 8.6: Zarządzanie uprawnieniami.

Jak utworzyć nowy folder:

  1. Kliknij prawym klawiszem myszy folder w drzewie folderów.

  2. Przesuń kursor myszy na Nowy podfolder. Otworzy się podmenu z typami folderów.

  3. Kliknij typ folderu, który chcesz utworzyć. Uwaga: w zależności od folderu, w którym tworzysz nowy podfolder, niektóre typy folderów mogą być nieaktywne. Szczegóły można znaleźć w tabela. Wynik: zostanie utworzony folder o nazwie Nowy folder. Nazwa folderu będzie podświetlona.

  4. Wprowadź nazwę. Następnie naciśnij Enter.

Wynik: nowy folder został utworzony.

8.5.3. Zmiana nazw folderów

Uwaga: aby mieć możliwość zmiany nazwy folderu, musisz mieć uprawnienia administratora do folderu.

Jak zmienić nazwę folderu:

  1. Kliknij prawym klawiszem myszy folder w drzewie folderów.

  2. W menu kontekstowym wybierz Zmień nazwę. Nazwa folderu podświetli się.

  3. Zmień nazwę lub wprowadź nową nazwę.

  4. Wciśnij Enter.

Wynik: nazwa folderu została zmieniona.

8.5.4. Przenoszenie folderów

Uwaga: aby przenieść folder, musisz mieć uprawnienia administratora dla tego folderu oraz uprawnienia do tworzenia podfolderów w folderze docelowym.

Jak przenieść folder:

  1. Kliknij prawym klawiszem myszy folder w drzewie folderów.

  2. Wybierz Wytnij z menu kontekstowego. Ikona folderu zmieni się na szarą.

  3. Kliknij prawym klawiszem myszy folder, do którego chcesz wkleić wycięty folder.

  4. Wybierz Wklej w menu kontekstowym.

Wynik: folder został przeniesiony.

8.5.5. Przesyłanie łącza do folderu

Możesz przesłać łącze do folderu wewnętrznym użytkownikom programu do pracy grupowej.

Jak przesłać łącze do folderu:

  1. Kliknij prawym klawiszem myszy folder w drzewie folderów.

  2. Wybierz Wyślij jako łącze w menu kontekstowym.

Wynik: zostanie wyświetlone okno Wiadomości e-mail. Łącze do folderu zostanie wprowadzone jako treść wiadomości e-mail.

Uwaga: aby użyć łącza, odbiorca wiadomości e-mail musi mieć odpowiednie uprawnienia do folderu.

8.5.6. Usuwanie folderów

Ostrzeżenie: jeśli usuniesz folder, wszystkie podfoldery i obiekty w tym folderze również zostaną usunięte. Odzyskanie usuniętych podfolderów i obiektów nie będzie możliwe.

Uwaga: aby móc usunąć folder, musisz mieć uprawnienia administratora dla tego folderu.

Jak usunąć folder:

  1. Kliknij prawym klawiszem myszy folder w drzewie folderów.

  2. Wybierz Usuń w menu kontekstowym. Otworzy się okno dialogowe Usuń folder.

  3. KliknijTak.

Wynik: folder i jego obiekty zostały trwale usunięte.