Mit Hilfe eines Suchbegriffs können Sie InfoStore-Einträge im aktuellen InfoStore-Ordner finden. Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette, nach der gesucht wird.
Gefunden werden InfoStore-Einträge, die den Suchbegriff im Titel enthalten.
Beispiel: Um die InfoStore-Einträge mit den Titeln "Marketingausgaben" und "Grundsätze zum Marketing" zu finden, verwenden Sie den Suchbegriff "marketing".
So suchen Sie nach einem InfoStore-Eintrag:
Wählen Sie im Ordnerbaum den InfoStore-Ordner, den Sie durchsuchen wollen.
Wählen Sie die Ansicht H-Split oder Liste.
Geben Sie im Panel-Abschnitt in das Eingabefeld den Suchbegriff ein
Hinweis: Wenn der Panel-Abschnitt nicht angezeigt wird, klicken Sie im Panel rechts oben auf das Symbol
. Aktivieren Sie im Popup-Menü die Suchfunktion.Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf das Symbol
.
Ergebnis: Das Übersichtsfenster zeigt nur die InfoStore-Einträge, die zum Suchbegriff passen.
So zeigen Sie alle InfoStore-Einträge des aktuellen InfoStore-Ordners an:
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf .
Sie können alle Daten, die Sie beim Anlegen des InfoStore-Einträge eingetragen haben, nachträglich bearbeiten.
Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen InfoStore-Ordner einen InfoStore-Eintrag bearbeiten möchten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Objekte dieser InfoStore-Ordner.
So bearbeiten Sie einen InfoStore-Eintrag:
Wählen Sie einen InfoStore-Eintrag in der Ansicht H-Split oder Liste.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf . Das Fenster InfoStore-Eintrag öffnet sich.
Bearbeiten Sie die Daten des InfoStore-Eintrags. Eine ausführliche Beschreibung der Daten finden Sie in : InfoStore-Eintrag anlegen. Eine Anleitung zum Arbeiten mit Dokumentversionen finden Sie in : Mit Dokumentversionen arbeiten.
Klicken Sie im Panel auf das Symbol . Das Fenster wird geschlossen.
Ergebnis: Der InfoStore-Eintrag wird geändert.
Wenn Sie die Änderungen nicht übernehmen wollen, klicken Sie im Panel-Abschnitt auf .
Tipp: Sie können InfoStore-Einträge auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder durch einen Doppelklick auf einen InfoStore-Eintrag bearbeiten.
Wenn Sie einen InfoStore-Eintrag bearbeiten, sollten Sie diesen Eintrag sperren. Die Sperre hat folgende Funktionen:
Die Sperre weist andere Benutzer darauf hin, dass der InfoStore-Eintrag zur Zeit bearbeitet wird und eventuell nicht mehr aktuell ist.
Wenn sich der gesperrte InfoStore-Eintrag in einem InfoStore-Ordner befindet, den Sie für andere Benutzer mit Bearbeitungsrechten freigegeben haben, können andere Benutzer den gesperrten InfoStore-Eintrag nicht bearbeiten.
So sperren Sie einen InfoStore-Eintrag:
Wählen Sie einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge in der Ansicht H-Split oder Liste.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf .
Sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, sollten Sie die Sperre aufheben.
So heben Sie die Sperre auf:
Wählen Sie einen gesperrten InfoStore-Eintrag oder mehrere gesperrte InfoStore-Einträge in der Ansicht H-Split oder Liste.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf .
Tipp: Sie können die Funktionen und auch im Kontextmenü aufrufen.
Sie können das Dokument eines InfoStore-Eintrags entfernen. Dabei werden alle Dokumentversionen entfernt. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Dokumentversionen finden Sie in : Mit Dokumentversionen arbeiten.
Hinweis: Diese Funktion löscht keine Dokumente auf Ihrer lokalen Festplatte.
So entfernen Sie ein Dokument eines InfoStore-Eintrags:
Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf . Das Fenster InfoStore-Eintrag öffnet sich.
Klicken Sie auf die Schaltfläche . Das Fenster Datei entfernen öffnet sich.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Dateiversionen des Dokuments aus dem InfoStore-Eintrag entfernen wollen, klicken Sie auf .
Ergebnis: Alle Dateiversionen des Dokuments werden aus dem die InfoStore-Eintrag entfernt. Der InfoStore-Eintrag selbst bleibt erhalten.
Wenn ein InfoStore-Eintrag ein Dokument enthält, können Sie folgende Aktionen ausführen:
Eine neue Dokumentversion hinzufügen
Eine Dokumentversion entfernen
Eine Dokumentversion als aktuelle Version festlegen
So fügen Sie eine neue Dokumentversion hinzu:
Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf . Das Fenster InfoStore-Eintrag öffnet sich.
Klicken Sie auf die Schaltfläche .
Klicken Sie auf die Schaltfläche .
Wählen Sie die Datei, die Sie als Anlage hinzufügen wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.
Klicken Sie im Panel auf das Symbol . Das Fenster wird geschlossen.
Geben Sie im Popup-Fenster Anmerkungen zur Version bei Bedarf eine Anmerkung ein.
Klicken Sie im Popup-Fenster auf . Wenn Sie keinen Kommentar eingeben möchten, klicken Sie auf . Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf .
Ergebnis: Das Dokument wird auf den Server übertragen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Fenster InfoStore-Eintrag geschlossen.
Hinweis: Je nach der Dateigröße des Dokuments und der Übertragungsrate der Verbindung kann dieser Vorgang einige Zeit dauern.
So entfernen Sie eine Dokumentversion aus einem InfoStore-Eintrag:
Zeigen Sie einen InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an.
Wählen Sie das Register .
Wählen Sie oben in der Listenansicht eine Dokumentversion.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf . Das Fenster Version löschen öffnet sich.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Dokumentversion entfernen wollen, klicken Sie auf .
Ergebnis: Die Dokumentversion wird aus dem InfoStore-Eintrag gelöscht.
Hinweis: Diese Funktion löscht keine Dokumente auf Ihrer lokalen Festplatte.
So legen Sie Sie eine Dokumentversion als aktuelle Version fest:
Zeigen Sie einen InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an.
Wählen Sie das Register .
Wählen Sie oben in der Listenansicht eine Dokumentversion.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf .
Ergebnis: Die gewählte Dokumentversion ist aktuell.
Um InfoStore-Einträge zu drucken, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Drucken einer Liste von InfoStore-Einträgen
Drucken der Daten eines InfoStore-Eintrags
So drucken Sie eine Liste von InfoStore-Einträgen:
Zeigen Sie InfoStore-Einträge in der Listenansicht an.
Legen Sie fest, welche InfoStore-Einträge Sie drucken möchten:
Wenn Sie nur einen Teil der InfoStore-Einträge drucken möchten, wählen Sie die InfoStore-Einträge, die Sie drucken möchten.
Wenn Sie alle InfoStore-Einträge der Listenansicht drucken möchten, wählen Sie entweder alle InfoStore-Einträge oder keine.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf . Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.
Falls erforderlich, ändern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.
Klicken Sie im Systemfenster auf .
Ergebnis: Die Liste der InfoStore-Einträge wird gedruckt.
So drucken Sie die Daten eines InfoStore-Eintrags:
Zeigen Sie einen InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf . Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken öffnen sich.
Falls erforderlich, ändern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen.
Klicken Sie im Systemfenster auf .
Ergebnis: Die Daten des InfoStore-Eintrags werden gedruckt.
Sie haben folgende Möglichkeiten, um InfoStore-Einträge zu verschieben:
Mit Hilfe der Panel-Funktion
Mit Hilfe von Drag & Drop
Hinweis: Wenn Sie InfoStore-Einträge aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner verschieben, benötigen Sie folgende Rechte:
Für den Ausgangsordner Löschrechte für die Objekte dieses Ordners
Für den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten
So verschieben Sie InfoStore-Einträge mit Hilfe der Panel-Funktion:
Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf . Das Fenster Ordner wählen öffnet sich.
Klicken Sie im Fenster Ordner wählen auf einen InfoStore-Ordner. Sie können nur Ordner anklicken, in die Sie InfoStore-Einträge verschieben können.
Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden verschoben.
Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, klicken Sie im Fenster Ordner wählen oben rechts auf die Schaltfläche .
So verschieben Sie InfoStore-Einträge mit Hilfe von Drag and Drop:
Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge.
Ziehen Sie einen gewählten InfoStore-Eintrag auf einen InfoStore-Ordner. Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise:
Wenn Sie auf ein gültiges Ziel ziehen, wird ein grünes Häkchen angezeigt.
Wenn Sie auf ein ungültiges Ziel ziehen, wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt.
Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los.
Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden verschoben.
Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, lassen Sie die Maustaste auf einem ungültigen Ziel los.
Sie können vorhandenen InfoStore-Einträgen
vordefinierte Kategorien zuordnen,
zugeordnete Kategorien entfernen.
Informationen zum Definieren von Kategorien finden Sie in : Kategorien verwalten.
So ordnen Sie InfoStore-Einträgen vordefinierte Kategorien zu:
Klicken Sie einen InfoStore-Eintrag mit der rechten Maustaste an.
Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag . Ein Untermenü wird geöffnet.
Verwenden Sie eine der folgenden Methoden:
Wenn Sie eine der angezeigten Kategorien zuweisen möchten, klicken Sie im Untermenü eine Kategorie an.
Wenn Sie eine andere Kategorie zuweisen möchten:
Klicken Sie im Untermenü auf . Das Dialogfenster öffnet sich. Das Listenfeld enthält alle definierten Kategorien.
Aktivieren Sie im Listenfeld die Kontrollfelder der Kategorien, die Sie dem InfoStore-Eintrag zuordnen möchten.
Klicken Sie auf .
Ergebnis: Die Kategorien werden dem InfoStore-Eintrag zugeordnet.
So entfernen Sie zugeordnete Kategorien:
Klicken Sie einen InfoStore-Eintrag mit der rechten Maustaste an.
Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag . Ein Untermenü wird geöffnet.
Verwenden Sie eine der folgenden Methoden:
Wenn Sie alle zugewiesenen Kategorien entfernen möchten, klicken Sie im Untermenü auf .
Wenn Sie bestimmte zugewiesene Kategorien entfernen möchten:
Klicken Sie im Untermenü auf . Das Dialogfenster öffnet sich.
Deaktivieren Sie im Listenfeld die Kontrollfelder der Kategorien, die Sie entfernen möchten.
Klicken Sie auf .
Ergebnis: Die Kategorien werden von dem InfoStore-Eintrag entfernt.
Flags sind farbige Markierungen, mit denen Sie InfoStore-Eintrag unterschiedlich kennzeichnen können. Sie können frei darüber entscheiden, was die Farben für Sie bedeuten.
In den Ansichten H-Split und Liste werden die Flags in der letzten Spalte angezeigt.
So kennzeichnen Sie InfoStore-Eintrag mit Flags:
Wählen Sie einen InfoStore-Eintrag in der Ansicht H-Split oder Liste.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf ein beliebiges Flag, aber nicht auf das erste Flag.
Ergebnis: Die gewählten InfoStore-Einträge werden mit Flags gekennzeichnet.
So löschen Sie Flags:
Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste InfoStore-Einträge, die mit Flags gekennzeichnet sind.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt Flags auf das erste Flag.
Ergebnis: Die Flags werden gelöscht.
Achtung: Gelöschte InfoStore-Einträge können nicht wieder hergestellt werden. Bevor Sie einen InfoStore-Eintrag löschen, stellen Sie sicher, dass Sie den InfoStore-Eintrag nicht mehr benötigen.
Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen InfoStore-Ordner einen InfoStore-Eintrag löschen möchten, benötigen Sie Löschrechte für die Objekte dieser InfoStore-Ordner.
So löschen Sie einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge:
Wählen Sie in der Ansicht H-Split oder Liste einen InfoStore-Eintrag oder mehrere InfoStore-Einträge.
Klicken Sie im Panel-Abschnitt auf . Das Fenster Objekte löschen öffnet sich.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie die InfoStore-Einträge löschen wollen, klicken Sie auf .
Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden endgültig gelöscht.
Tipp: Sie können InfoStore-Einträge auch mit Hilfe des Kontextmenüs oder mit Hilfe der Taste <entf> löschen.
Mit Hilfe von WebDAV greifen Sie auf InfoStore-Einträge genauso zu wie auf lokale Dateien Ihrer Festplatte. Im Vergleich zum Zugriff über die Groupware GUI bietet WebDAV Vorteile und Nachteile:
Vorteil ist der schnelle, direkten Zugriff mit Hilfe des Browsers bzw. Explorers. Sie müssen nicht in der Groupware GUI angemeldet sein.
Der Nachteil ist, dass Sie nur die aktuelle Dokumentversion sehen. Die Versionshistorie oder Zusatzinformationen wie Kommentare werden nicht angezeigt.
Achtung: Wenn Sie mit WebDAV einen InfoStore-Eintrag löschen, gehen alle Versionen des Dokuments verloren, nicht nur die aktuelle Version. Um eine bestimmte Dokumentversion zu löschen, verwenden Sie ausschließlich die Methoden, die in : Mit Dokumentversionen arbeiten beschrieben sind.
Je nach Betriebssystem Ihres Arbeitsplatzrechners richten Sie den WebDAV-Zugriff auf den InfoStore auf unterschiedliche Art ein.
So greifen Sie unter Linux mit WebDAV auf InfoStore-Einträge zu:
Öffnen Sie den KDE Konqueror oder einen vergleichbaren Browser.
Geben Sie in der Adressleiste die folgende Adresse ein: webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore Dabei ersetzen Sie <adresse> durch die IP-Adresse oder URL des Open-Xchange Servers.
Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort für den Zugang zum Open-Xchange Server ein.
Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden im Browser angezeigt.
So greifen Sie unter Windows XP mit WebDAV auf InfoStore-Einträge zu:
Öffnen Sie im Windows-Startmenü die Netzwerkumgebung oder doppelklicken Sie auf dem Windows Desktop auf das Symbol .
Klicken Sie im Dialogfenster Netzwerkumgebung im Bereich Netzwerkaufgaben auf . Der Assistent zum Hinzufügen von Netzwerkressourcen wird gestartet. Klicken Sie auf .
Im nächsten Dialogfenster wählen Sie .
Geben Sie die folgende Adresse ein: webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore Dabei ersetzen Sie <adresse> durch die IP-Adresse oder URL des Open-Xchange Servers.
Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort für den Zugang zum Open-Xchange Server ein.
Im nächsten Dialogfenster können Sie der Ressource einen Namen zuweisen.
Hinweis: Falls Sie ihre Kodierung auf ISO eingestellt haben, verwenden Sie keine Umlaute beim Anlegen von Ordnern oder Dokumenten. Der Open-Xchange Server verwendet UTF-8 als Kodierung.
Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf .
Ergebnis: Sie können mit Hilfe der Netzwerkumgebung auf Ihre InfoStore-Einträge zugreifen.
Sie müssen ein Microsoft Software Update installieren, bevor Sie WebDAV nutzen können.
So installieren Sie das Microsoft Software Update für WebDAV:
Starten Sie einen Web-Browser.
Geben Sie folgende Adresse ein: http://support.microsoft.com/kb/907306
Unterhalb der Überschrift Weitere Informationen klicken Sie auf .
Klicken Sie auf der Download-Seite auf . Die Datei Webfldrs-KB907306-ENU.exe wird heruntergeladen.
Doppelklicken Sie auf die Datei. Die Installation wird ausgeführt.
So greifen Sie unter Windows Vista mit WebDAV auf InfoStore-Einträge zu:
Wählen sie im Windows-Startmenü den Eintrag .
Klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der rechten Fenster- hälfte. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag . Das Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzufügen öffnet sich. Klicken Sie auf .
Wählen Sie . Klicken Sie auf Weiter.
Im Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzufügen geben Sie die folgende Adresse ein: webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore Dabei ersetzen Sie <adresse> durch die IP-Adresse oder URL des Open-Xchange Servers.
Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort für den Zugang zum Open-Xchange Server ein.
Im nächsten Dialogfenster können Sie der Ressource einen Namen zuweisen.
Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf .
Ergebnis: Unterhalb von können Sie auf Ihre InfoStore-Einträge zugreifen.