8.6. Zarządzanie uprawnieniami

8.6.1. Co należy wiedzieć o uprawnieniach?

Uprawnienia określają, co użytkownik może zrobić z określonym folderem. Stosuje się następujące zasady:

  • Uprawnienia są przypisane do folderów, a nie do pojedynczych obiektów w folderach.

  • Dla każdego folderu przynajmniej jeden użytkownik pełni funkcję administratora. Administrator folderu może

    • przyznać uprawnienia do folderu innym użytkownikom.

    • zmienić nazwę, przenieść oraz usunąć folder.

  • Istnieje hierarchia uprawnień. Uprawnienia, które znajdują się wyżej w hierarchii obejmują również te uprawnienia, które znajdują się niżej.

  • Jeśli użytkownik należy do kilku grup, które mają różne uprawnienia do folderu, użytkownik ten posiada zawsze te uprawnienia, które są najwyżej w hierarchii.

W poniższym przeglądzie uprawnień, uprawnienia będące najwyżej w hierarchii, umieszczone są zawsze na dole. Istnieją następujące uprawnienia:

  • Zmiana uprawnień Określa, czy użytkownik jest administratorem folderu.

    • Brak uprawnień Użytkownik nie jest administratorem.

    • Administrator Użytkownik jest administratorem.

  • Uprawnienia do folderu Określają, co użytkownik może zrobić z folderem.

    • Brak uprawnień do folderu Użytkownik nie ma uprawnień do folderu.

    • Wyświetlanie Użytkownik widzi folder.

    • Tworzenie obiektów Użytkownik ma prawo do tworzenia obiektów w folderze.

    • Tworzenie podfolderów Użytkownik ma prawo do tworzenia podfolderów w folderze.

    • Administrator Użytkownik ma prawo do tworzenia podfolderów w folderze.

  • Uprawnienia do odczytu Określają, które obiekty w folderze są widoczne dla użytkownika.

    • Brak Użytkownik nie widzi żadnych obiektów.

    • Własne Użytkownik widzi jedynie obiekty utworzone przez samego siebie.

    • Wszystkie Użytkownik widzi wszystkie obiekty.

    • Administrator Użytkownik widzi wszystkie obiekty.

  • Uprawnienia do modyfikacji Określają, które obiekty w folderze mogą być modyfikowane przez użytkownika.

    • Brak Użytkownik nie może modyfikować żadnych obiektów.

    • Własne Użytkownik może modyfikować jedynie obiekty utworzone przez samego siebie.

    • Wszystkie Użytkownik może modyfikować wszystkie obiekty.

    • Administrator Użytkownik może modyfikować wszystkie obiekty.

  • Uprawnienia do usuwania Określają, które obiekty folderu mogą być usunięte przez użytkownika.

    • Brak Użytkownik nie może usuwać żadnych obiektów.

    • Własne Użytkownik może usuwać jedynie obiekty utworzone przez samego siebie.

    • Wszystkie Użytkownik może usuwać wszystkie obiekty.

    • Administrator Użytkownik może usuwać wszystkie obiekty.

8.6.2. Które uprawnienia są z góry ustalone dla użytkownika?

Ten rozdział opisuje uprawnienia użytkownika

  • do istniejących folderów,

  • do nowo utworzonych folderów.

8.6.2.1. Uprawnienia do istniejących folderów

Masz następujące uprawnienia do Twoich osobistych folderów:

  • Zmiana uprawnień: Administrator

  • Uprawnienia do folderu: Tworzenie podfolderów

  • Uprawnienia do odczytu: Wszystkie, Uprawnienia do modyfikacji: Wszystkie, Uprawnienia do usuwania: Wszystkie

Do folderu Foldery publiczne wszyscy użytkownicy i grupy mają następujące uprawnienia:

  • Zmiana uprawnień: Brak uprawnień

  • Uprawnienia do folderu: Tworzenie podfolderów

  • Uprawnienia do odczytu: Brak, Uprawnienia do modyfikacji: Brak, Uprawnienia do usuwania: Brak

Do folderu Globalna książka adresowa wszyscy użytkownicy i grupy mają następujące uprawnienia:

  • Zmiana uprawnień: Brak uprawnień

  • Uprawnienia do folderu: Wyświetlanie

  • Uprawnienia do odczytu: Wszystkie, Uprawnienia do modyfikacji: Własne, Uprawnienia do usuwania: Brak

Do folderu Magazyn informacji i do folderu Magazyn użytkownika wszyscy użytkownicy i grupy mają następujące uprawnienia:

  • Zmiana uprawnień: Brak uprawnień

  • Uprawnienia do folderu: Wyświetlanie

  • Uprawnienia do odczytu: Brak, Uprawnienia do modyfikacji: Brak, Uprawnienia do usuwania: Brak

Do folderu Publiczny magazyn informacji wszyscy użytkownicy i grupy mają następujące uprawnienia:

  • Zmiana uprawnień: Brak uprawnień

  • Uprawnienia do folderu: Tworzenie podfolderów

  • Uprawnienia do odczytu: Brak, Uprawnienia do modyfikacji: Brak, Uprawnienia do usuwania: Brak

8.6.2.2. Uprawnienia do nowo utworzonych folderów

W zależności od tego, gdzie utworzysz folder, określone uprawnienia są przypisane Tobie i innym użytkownikom.

Jeśli utworzysz folder w folderze osobistym:

  • Użytkownik otrzymał administrator folderu i maksymalne uprawnienia.

  • Inni użytkownicy i grupy otrzymają takie same uprawnienia jak do folderu nadrzędnego.

Jeśli utworzysz folder w folderze Folder publiczny lub w folderze Magazyn informacji/Publiczny magazyn informacji:

  • Użytkownik otrzymał administrator folderu i maksymalne uprawnienia.

  • Inni użytkownicy i grupy otrzymają takie same uprawnienia jak do folderu nadrzędnego.

Jeśli utworzysz folder w udostępnionym folderze innego użytkownika:

  • Użytkownik, który udostępnił folder, otrzyma uprawnienia administratora do danego folderu oraz maksymalne uprawnienia.

  • Ty i inni użytkownicy i grupy otrzymacie takie same uprawnienia jak do folderu nadrzędnego.

8.6.3. Gdzie można znaleźć foldery udostępnione przez innych użytkowników?

Następujący przykład pokazuje, gdzie w drzewie folderów można znaleźć foldery udostępnione przez innych użytkowników. Stosuje się, co następuje:

  • Użytkownik Timo Meier udostępnia Ci następujące foldery osobiste:

    • swój folder kalendarza

    • swój folder magazynu informacji

    • swój osobisty folder wiadomości e-mail Zespół

  • Użytkownik Tom Green tworzy nowy folder Kalendarz urlopowy w folderze Foldery publiczne. Folder dziedziczy uprawnienia folderu nadrzędnego.

  • Użytkownik Jean Dupont tworzy nowy folder Firma w folderze Magazyn informacji/Publiczny magazyn informacji. Folder dziedziczy uprawnienia folderu nadrzędnego. Udostępnia on folder Protokoły spotkań w swoim osobistym folderze magazynu informacji. Jego osobisty folder magazynu informacji nie zostanie udostępniony.

Twoje drzewo folderów wyświetla następujące elementy:

Twoja nazwa użytkownika

Twój osobisty folder główny. Zawiera Twoje foldery osobiste.

Wiadomości e-mail

Skrzynka odbiorcza

użytkownik

Timo Meier

Zespół

Udostępniony folder wiadomości e-mail Timo Meiera

Zadania

Kalendarz

Kontakty

Foldery publiczne

Globalna książka adresowa

Kalendarz urlopowy

Folder utworzony przez Toma Greena.

Foldery udostępnione

Timo Meier

Kalendarz

Udostępniony folder kalendarza Timo Meiera

Magazyn informacji

Magazyn użytkownika

Twoja nazwa użytkownika

Twój osobisty folder magazynu informacji

Timo Meier

Udostępniony folder magazynu informacji Timo Meiera

Jean Dupont

Protokoły spotkań

Udostępniony podfolder z folderu magazynu informacji Jeana Duponta

Publiczny magazyn informacji

Firma

Folder utworzony przez Jeana Duponta

Uwaga: aby widzieć udostępniony folder wiadomości e-mail, musisz subskrybować ten folder. Szczegóły można znaleźć w 8.6.4: Subskrybowanie folderów wiadomości e-mail.

8.6.4. Subskrybowanie folderów wiadomości e-mail

Aby widzieć foldery wiadomości e-mail udostępnione przez innych użytkowników, musisz subskrybować te foldery.

Jak subskrybować udostępnione foldery wiadomości e-mail:

  1. Kliknij prawym klawiszem myszy folder Skrzynka odbiorcza lub jakikolwiek inny osobisty folder wiadomości e-mail w drzewie folderów.

  2. W menu kontekstowym wybierz Subskrybuj folder. Otworzy się okno Subskrybuj folder.

  3. Otwórz drzewo folderów Użytkownik w oknie Subskrybuj folder. Aktywuj pole wyboru folderu, który chcesz subskrybować.

  4. Kliknij OK.

Wynik: subskrybowany folder zostanie wyświetlony w drzewie folderów.

8.6.5. Udostępnianie folderów

Aby udostępnić dane innym użytkownikom, udostępnij jeden lub więcej folderów. Możesz udostępnić folder nadając innym użytkownikom określone uprawnienia do folderu. Możesz

  • nadać uprawnienia do folderu,

  • zmienić uprawnienia do folderu,

  • oraz usunąć uprawnienia do folderu.

Uwaga: pamiętaj o następujących ograniczeniach.

  • Aby nadać innemu użytkownikowi uprawnienia do folderu, musisz posiadać uprawnienia administratora do tego folderu.

  • Nie można udostępniać swojego osobistego folderu Skrzynka odbiorcza. Aby udzielić innym użytkownikom dostępu do swoich wiadomości e-mail, udostępnij folder wiadomości e-mail, który znajduje się pod Twoim folderem Skrzynka odbiorcza. Ten folder e-mail musi zostać następnie subskrybowany przez innych użytkowników; zobacz 8.6.4: Subskrybowanie folderów wiadomości e-mail.

  • Masz wyłączne uprawnienia do swoich osobistych folderów kalendarza, kontaktów i zadań. Nie możesz nadać uprawnień administratora do tych folderów innym użytkownikom. Przykłady praktycznych ustawień można znaleźć w 8.6.6: Które ustawienia uprawnień są praktyczne?.

Jak udostępnić folder:

  1. Kliknij folder prawym klawiszem myszy i wybierz Właściwości. Program do pracy grupowej przełączy się na moduł Opcje. Właściwości folderu wyświetlą się w oknie widoku ogólnego.

  2. Przełącz się na kartę Uprawnienia.

  3. Kliknij Dodaj w części panelu Użytkownik. Otworzy się okno Wybierz użytkowników.

  4. Wybierz jednego lub więcej użytkowników lub grup z listy.

  5. Aby dodać wybranego użytkownika lub grupę, kliknij przycisk Dodaj obok Użytkownicy.

  6. Aby zaakceptować wybór, kliknij OK. Użytkownicy zostaną dodani do listy użytkowników. Otrzymają oni ustalone z góry uprawnienia.

  7. Wybierz nowo dodanego użytkownika.

  8. Aby ustawić uprawnienia, użyj części panelu Zmiana uprawnień, Uprawnienia do folderu, Uprawnienia do odczytu, Uprawnienia do modyfikacji, oraz Uprawnienia do usuwania. Przykłady praktycznych ustawień można znaleźć w 8.6.6: Które ustawienia uprawnień są praktyczne?. Uwaga: podczas ustawiania uprawnień do folderu osobistego, funkcje części panelu Zmiana uprawnień zostaną dezaktywowane.

  9. W razie potrzeby, powtórz kroki 3-8 w celu dodania kolejnych użytkowników.

  10. Aby zakończyć proces, kliknij w panelu ikonę Zapisz.

Wynik: folder został udostępniony. Zostanie on oznaczony ikoną folderów udostępnionych w drzewie folderów.

Jak zmienić uprawnienia do folderu indywidualnym użytkownikom:

  1. Kliknij folder prawym klawiszem myszy i wybierz Właściwości. Program do pracy grupowej przełączy się na moduł Opcje. Właściwości folderu wyświetlą się w oknie widoku ogólnego.

  2. Przełącz się na kartę Uprawnienia. Wyświetlą się użytkownicy i uprawnienia.

  3. Wybierz użytkownika.

  4. Aby ustawić nowe uprawnienia, użyj części panelu Zmiana uprawnień, Uprawnienia do folderu, Uprawnienia do odczytu, Uprawnienia do modyfikacji, oraz Uprawnienia do usuwania. Przykłady praktycznych ustawień można znaleźć w 8.6.6: Które ustawienia uprawnień są praktyczne?. Uwaga: podczas ustawiania uprawnień do folderu osobistego, funkcje części panelu Zmiana uprawnień zostaną dezaktywowane.

  5. Aby zakończyć proces, kliknij w panelu ikonę Zapisz.

Wynik: uprawnienia użytkownika zostały zmienione.

Jak usunąć uprawnienia do folderu indywidualnym użytkownikom:

  1. Kliknij folder prawym klawiszem myszy i wybierz Właściwości. Program do pracy grupowej przełączy się na moduł Opcje. Właściwości folderu wyświetlą się w oknie widoku ogólnego.

  2. Przełącz się na kartę Uprawnienia. Wyświetlą się użytkownicy i ich uprawnienia.

  3. Wybierz użytkownika.

  4. Kliknij Usuń w części panelu Użytkownik.

  5. Aby zakończyć proces, kliknij w panelu ikonę Zapisz.

Uwaga: aby móc usunąć uprawnienia do folderu indywidualnym użytkownikom, musisz być administratorem folderu.

8.6.6. Które ustawienia uprawnień są praktyczne?

Następujące przykłady to sugerowane ustawienia praktyczne.

Przykład 1: Wyświetlanie obiektów
  • Użytkownik powinien mieć możliwość oglądania obiektów w folderze, jednak bez możliwości ich zmiany czy usuwania. Użytkownik nie powinien mieć prawa do tworzenia nowych obiektów.

  • Użytkownik musi posiadać następujące uprawnienia:

  • Administrator folderów

    Uprawnienia do folderu

    Uprawnienia do odczytu

    Uprawnienia do modyfikacji

    Uprawnienia do usuwania

    Nie

    Wyświetlanie

    Wszystkie

    Brak

    Brak

Przykład 2: Wyświetlanie obiektów, tworzenie własnych obiektów
  • Użytkownik powinien mieć możliwość oglądania obiektów w folderze, jednak bez możliwości ich zmiany czy usuwania. Użytkownik powinien mieć prawo do tworzenia i modyfikowania nowych obiektów.

  • Użytkownik musi posiadać następujące uprawnienia:

  • Administrator folderów

    Uprawnienia do folderu

    Uprawnienia do odczytu

    Uprawnienia do modyfikacji

    Uprawnienia do usuwania

    Nie

    Wyświetlanie

    Wszystkie

    Własne

    Własne

Przykład 3: Wyświetlanie obiektów, tworzenie własnych obiektów
  • Użytkownik nie powinien widzieć obiektów w folderze. Powinien jednak mieć prawo do tworzenia i modyfikowania nowych obiektów.

  • Użytkownik musi posiadać następujące uprawnienia:

  • Administrator folderów

    Uprawnienia do folderu

    Uprawnienia do odczytu

    Uprawnienia do modyfikacji

    Uprawnienia do usuwania

    Nie

    Tworzenie obiektów

    Brak

    Własne

    Własne

Przykład 4: Nie wyświetlanie obiektów, tworzenie własnych obiektów, tworzenie podfolderów
  • Użytkownik nie powinien widzieć obiektów w Twoim folderze osobistym. Użytkownik powinien mieć prawo do tworzenia podfolderów.

  • Użytkownik musi posiadać następujące uprawnienia:

  • Zmiana uprawnień

    Uprawnienia do folderu

    Uprawnienia do odczytu

    Uprawnienia do modyfikacji

    Uprawnienia do usuwania

    Nie

    Tworzenie podfolderów

    Wszystkie

    Własne

    Własne

Przykład 5: Wszystkie uprawnienia
  • Użytkownik powinien otrzymać wszystkie uprawnienia do folderu publicznego. Użytkownik powinien mieć prawo do nadawania uprawnień innym użytkownikom.

  • Użytkownik musi posiadać następujące uprawnienia:

  • Zmiana uprawnień

    Uprawnienia do folderu

    Uprawnienia do odczytu

    Uprawnienia do modyfikacji

    Uprawnienia do usuwania

    Administrator

    Tworzenie podfolderów

    Wszystkie

    Wszystkie

    Wszystkie