Hier finden Sie einen Überblick zum Anlegen einer neuen Aufgabe. Details folgen auf der nächsten Seite.
Hinweis: Wenn Sie in einem öffentlichen oder freigegebenen Ordner eine neue Aufgabe anlegen möchten, benötigen Sie für diesen Ordner das Recht zum Anlegen von Objekten.
So legen Sie eine neue Aufgabe an:
Klicken Sie auf dem Panel-Register .
Das Fenster auf das Symbol .
Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol
Aufgabe öffnet sich. Das Register ist aktuell.
Wählen Sie bei Bedarf einen Aufgabenordner, indem Sie auf die Schaltfläche
klicken und im Popup-Fenster einen Aufgabenordner auswählen.Geben Sie einen Betreff und Anmerkungen zur Aufgabe ein.
Bestimmen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe.
Bestimmen Sie den Fälligkeitstermin und den Aufgabenbeginn. Siehe 6.5.1: Aufgabenfälligkeit und Aufgabenbeginn bestimmen
Stellen Sie die Aufgabenerinnerung ein. Siehe 6.5.2: Aufgabenerinnerung festlegen oder beantworten
Verwenden Sie bei Bedarf weitere Optionen:
Kennzeichnen Sie die Aufgabe als privat. Siehe 6.5.5: Aufgaben als privat kennzeichnen
Erstellen Sie eine Aufgabenserie. Siehe 6.5.3: Aufgabenserie anlegen
Fügen Sie der Aufgabe Kategorien hinzu. Siehe 6.5.4: Kategorien zuordnen
Legen Sie Details zur Aufgabe fest. Siehe 6.5.6: Aufgabendetails hinzufügen
Fügen Sie der Aufgabe weitere Teilnehmer hinzu. Siehe 6.5.7: Teilnehmer hinzufügen
Fügen Sie der Aufgabe Anlagen hinzu. Siehe 6.5.8: Anlagen hinzufügen
Klicken Sie im Panel auf
. Das Fenster wird geschlossen.Ergebnis: Die Aufgabe wird angelegt. Der Bearbeitungsstatus wird auf Nicht begonnen bzw. 0 % abgeschlossen eingestellt.
Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie im Panel auf
.Tipp: Sie können eine neue Aufgabe auch anlegen, indem Sie auf dem Panel-Register auf klicken.
Um eine neue Aufgabe anzulegen, haben Sie folgende Alternativen:Auch in anderen Modulen können Sie die Funktion
im Panel aufrufen.In der Ansicht H-Split oder Liste doppelklicken Sie in einen freien Bereich. Das Fenster Aufgabe öffnet sich.
Um Werte für den Aufgabenbeginn und das Aufgabenende zu bestimmen, verwenden Sie im Fenster Aufgabe die Bedienelemente neben und .
So bestimmen Sie im Fenster Aufgabe die Aufgabenfälligkeit und den Aufgabenbeginn:Wählen Sie das Register
.Um das Datum der Aufgabenfälligkeit festzulegen, verwenden Sie eine der folgenden Alternativen:
Geben Sie in das Eingabefeld neben
ein gültiges Datum ein.Klicken Sie neben
auf das Kalendersymbol. Klicken Sie im aufklappenden Kalender auf ein Datum.Um das Datum des Aufgabenbeginns festzulegen, verwenden Sie eine der folgenden Alternativen:
Geben Sie in das Eingabefeld neben
ein gültiges Datum ein.Klicken Sie neben
auf das Kalendersymbol. Klicken Sie im aufklappenden Kalender auf ein Datum.Sie können sich eine bestimmte Zeit vor der Aufgabenfälligkeit an die Aufgabe erinnern lassen. Ist diese Zeit erreicht, wird ein Fenster angezeigt, das Sie an die Aufgabenfälligkeit erinnert.
So legen Sie im Fenster Aufgabe eine Aufgabenerinnerung fest:Wählen Sie das Register
.Um das Datum der Aufgabenerinnerung festzulegen, verwenden Sie eine der folgenden Alternativen:
Geben Sie in das Eingabefeld neben
ein gültiges Datum ein.Klicken Sie neben
auf das Kalendersymbol. Klicken Sie im aufklappenden Kalender auf ein Datum.Um die Uhrzeit der Aufgabenerinnerung festzulegen, verwenden Sie eine der folgenden Alternativen:
Geben Sie in das Eingabefeld neben dem Erinnerungsdatum eine gültige Uhrzeit ein.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste neben dem Erinnerungsdatum eine Uhrzeit.
Sobald das Datum und Zeit der Aufgabenerinnerung erreicht ist, wird das Fenster Erinnerung angezeigt. Sie haben verschiedene Alternativen, um diese Aufgabenerinnerung zu beantworten.
So beantworten Sie eine Aufgabenerinnerung:Wenn Sie erneut erinnert werden möchten, wählen Sie links unten in der Dropdown-Liste ein Zeitintervall. Klicken Sie auf
. Nach Ablauf des Intervalls werden Sie erneut erinnert.Wenn Sie nicht mehr erinnert werden möchten, klicken Sie auf
.Eine Aufgabenserie besteht aus einer Aufgabe, die sich mehrmals wiederholt. Beim Erzeugen einer Aufgabenserie müssen Sie Folgendes festlegen:
Das Zeitintervall der Aufgabenserie. Es bestimmt die Zeitabstände zwischen den Aufgaben der Aufgabenserie.
Den Zeitraum der Aufgabenserie. Er bestimmt den Beginn und das Ende der Aufgabenserie.
Wählen Sie das Register
.Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Serie anlegen öffnet sich.
. Das FensterBestimmen Sie das Zeitintervall der Aufgabenserie.
Wenn sich die Aufgabe täglich wiederholen soll, aktivieren Sie den Serientyp
. Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Tagen.Wenn sich die Aufgabe wöchentlich wiederholen soll, aktivieren Sie den Serientyp
. Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Wochen und den Wochentag.Wenn sich die Aufgabe monatlich wiederholen soll, aktivieren Sie den Serientyp
. Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Monaten und den Tag im Monat.Wenn sich die Aufgabe jährlich wiederholen soll, aktivieren Sie den Serientyp
. Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Tag im Jahr.Bestimmen Sie den Zeitraum der Aufgabenserie:
Legen Sie neben
den Beginn der Aufgabenserie fest.Legen Sie neben
das Ende der Aufgabenserie fest.Klicken Sie auf
.Kategorien sind Schlüsselworte, die Sie verwenden können, um Aufgaben zu strukturieren. Um Kategorien hinzuzufügen, haben Sie 2 Alternativen:
Objektbezogene Kategorien in das Eingabefeld neben der Schaltfläche Kategorien eingeben.
Kategorien aus einer Liste vordefinierter Kategorien auswählen. Vordefinierte Kategorien sind durch eine Farbe gekennzeichnet.
Informationen zum Definieren von Kategorien finden Sie in 8.2.3: Kategorien verwalten.
So fügen Sie im Fenster Aufgabe objektbezogene Kategorien hinzu:Wählen Sie das Register
.Doppelklicken Sie in das Eingabefeld neben der Schaltfläche
.Geben Sie einen Text ein.
Hinweis: Objektbezogene Kategorien haben keine Farbe.
So fügen Sie im Fenster Aufgabe vordefinierte Kategorien hinzu:Wählen Sie das Register
.Klicken Sie auf die Schaltfläche
. Das Dialogfenster öffnet sich. Das Listenfeld enthält alle vordefinierten Kategorien.Aktivieren Sie im Listenfeld
die Kontrollfelder der Kategorien, die Sie der Aufgabe zuordnen möchten.Klicken Sie auf
.Ergebnis: Die Kategorien werden in das Eingabefeld eingetragen.
So entfernen Sie im Fenster Aufgabe hinzugefügte Kategorien:Wählen Sie das Register
.Klicken Sie auf die Schaltfläche
. Das Dialogfenster öffnet sich.Deaktivieren Sie im Listenfeld
die Kontrollfelder der Kategorien, die Sie entfernen möchten.Klicken Sie auf
.Ergebnis: Die Kategorien werden von der Aufgabe entfernt.
Eine private Aufgabe ist eine Aufgabe, den andere Teilnehmer nicht sehen können, wenn Sie Ihren Aufgabenordner für andere Teilnehmer freigeben.
Sie können eine Aufgabe als privat kennzeichnen, wenn folgende Voraussetzungen gemeinsam erfüllt sind:
Die Aufgabe hat außer Ihnen keine weiteren Teilnehmer.
Die Aufgabe wird in einem persönlichen Aufgabenordner erzeugt.
Wählen Sie das Register
.Aktivieren Sie das Kontrollfeld
.Sie können einer Aufgabe Details wie Kosten, Dauer und Rechnungsinformationen hinzufügen.
So fügen Sie im Fenster Aufgabe einer Aufgabe Details hinzu:Wählen Sie das Register
.Tragen Sie passende Werte ein.
Ergebnis: Die Details werden der Aufgabe hinzugefügt.
Wenn Sie eine Aufgabe anlegen, können Sie weitere Teilnehmer hinzufügen.
So fügen Sie im Fenster Aufgabe weitere Teilnehmer hinzu:Klicken Sie im Panel auf Teilnehmer wählen öffnet sich.
. Das FensterWenn Sie ein anderes Adressbuch als das Globale Adressbuch wählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontaktordner wählen auf einen Ordner.
. Klicken Sie im FensterWenn Sie eine bestimmte Auswahl von Teilnehmern oder Ressourcen sehen möchten, geben Sie in das Eingabefeld neben
eine Zeichenkette ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche .Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus der Liste aus.
Um die Auswahl hinzuzufügen, klicken Sie neben Teilnehmer auf die Schaltfläche
.Bei Bedarf können Sie die Auswahl der Teilnehmer korrigieren:
Wählen Sie im Feld
einzelne Einträge.Klicken Sie neben
auf die Schaltfläche .Um die Auswahl zu übernehmen, klicken Sie auf
. Wenn Sie die Auswahl nicht übernehmen möchten, klicken Sie auf .Ergebnis: Die Teilnehmer werden der Aufgabe hinzugefügt.
Teilnehmer, die Sie zu einer Aufgabe hinzufügen, erhalten einen Aufgabenhinweis mit der Möglichkeit, die Aufgabe zu bestätigen oder abzulehnen. Weitere Informationen finden Sie in 6.6.1: Aufgabe bestätigen.
Externe Teilnehmer erhalten jedoch keinen Aufgabenhinweis. Um auch externe Teilnehmer über eine Aufgabe zu informieren, können Sie veranlassen, dass alle Teilnehmer eine Aufgabenbenachrichtigung per E-Mail erhalten.
So benachrichtigen Sie im Fenster Aufgabe alle Teilnehmer per E-Mail:Wählen Sie das Register
.Aktivieren Sie das Kontrollfeld
.Klicken Sie im Panel auf Das Dialogfenster .Anlagen wählen öffnet sich.
Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf . Wählen Sie die Datei, die Sie als Anlage hinzufügen wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.
Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf . Die Datei wird in das Listenfeld eingetragen.
Wenn Sie weitere Anlagen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 3 - 4.
Wenn Sie eine Anlage entfernen möchten, wählen Sie die Anlage im Listenfeld. Klicken Sie dann auf
.Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf
.Ergebnis: Die Anlagen werden der Aufgabe hinzugefügt.