7.5. Créer un élément du dépôt de données

Vous pouvez trouver ici les grandes lignes de la méthode pour créer un nouvel élément du dépôt de données. Les détails figurent sur la page suivante.

Remarque : Si vous voulez créer un nouvel élément du dépôt de données dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de créer des objets dans ce dossier.

Comment créer un nouvel élément dans le dépôt de données :
  1. Dans l'onglet Nouveau du tableau de bord, cliquez sur l'icône Élément du dépôt. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Élément du dépôt du tableau de bord. La fenêtre Élément du dépôt s'ouvre.

  2. Si demandé, sélectionnez un dossier de dépôt de données en cliquant sur le bouton Dossier et en choisissant un dossier de dépôt de données dans la fenêtre qui apparaît.

  3. Saisissez un titre dans le champ Titre.

  4. Selon vos besoins, utilisez les options suivantes :

    • Ajoutez un signet pour un site web en saisissant une adresse internet dans la zone Lien / URL. Conseil : Copiez l'adresse internet depuis la barre d'adresse du navigateur vers le champ.

    • Ajouter un document. Voir 7.5.1: Ajouter un document

    • Ajouter des catégories. Voir 7.5.2: Ajout de catégories

    • Ajouter des commentaires.

  5. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : L'élément du dépôt de données est créé.

Si vous souhaitez annuler le processus, cliquez sur Annuler dans le tableau de bord.

Conseil : Vous pouvez également créer un nouvel élément de dépôt de données en cliquant sur Créer un nouveau document dans la section Édition du tableau de bord.

Pour créer un nouvel élément du dépôt de données, choisissez l'une des méthodes suivantes:

7.5.1. Ajouter un document

Vous pouvez ajouter uniquement un document à un élément du dépôt de données. Le document contient le numéro de version 1. Si vous ajoutez un nouveau document, il recevra le numéro de version suivant.

Des informations complémentaires sur les versions d'un document se trouvent dans 7.6.2.3: Travailler avec les versions du document.

Comment ajouter un document à l'élément du dépôt de données dans la fenêtre Élément du dépôt de données :
  1. Cliquez sur le bouton Fichier.

  2. Cliquez sur le bouton Parcourir.

  3. Sélectionnez le fichier à ajouter en pièce jointe. Fermez la fenêtre de dialogue de sélection de fichiers.

  4. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre Commentaire de version s'ouvre.

  5. Si vous le souhaitez, saisissez un commentaire dans la fenêtre Commentaire de version. Cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas saisir de commentaire, cliquez sur Pas de commentaire.

Résultat : Le document est chargé sur le serveur. Dès que le chargement est fini, la fenêtre Élément du dépôt de données se ferme.

Si vous souhaitez annuler le processus, cliquez sur Annuler dans la section Commentaire de version du tableau de bord.

Remarque : Selon la taille du fichier du document et votre connexion, ce processus peut prendre plus ou moins de temps.

7.5.2. Ajout de catégories

Une catégorie est un texte qu'on peut utiliser comme mot clé pour trier des éléments du dépôt de données. Pour ajouter des catégories, vous disposez des possibilités suivantes :

  • Saisir les catégories dans la zone de saisie à côté du bouton Catégories.

  • Choisir les catégories dans une liste de catégories prédéfinies. Les catégories prédéfinies sont repérées par une couleur.

De plus amples informations sur la définition de catégories se trouvent dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment ajouter des catégories liées à l'objet dans la fenêtre Élément du dépôt de données :
  1. Double-cliquez sur le champ à côté du bouton Catégories....

  2. Saisissez un texte.

Note : Les catégories liées à un objet n'ont pas de couleur.

Comment ajouter des catégories prédéfinies dans la fenêtre Élément du dépôt de données :
  1. Cliquez sur le bouton Catégories. La fenêtre de dialogue Catégories s'ouvre. La liste de choix Nom contient toutes les catégories prédéfinies.

  2. Dans la liste de choix Nom, cochez les cases des catégories à attribuer à l'élément du dépôt de données.

  3. Cliquez sur le bouton OK.

Résultat : Les catégories sont ajoutées dans la zone de saisie.

Comment supprimer des catégories assignées dans la fenêtre Élément du dépôt de données :
  1. Cliquez sur le boutonCatégories. La fenêtre de dialogue Catégories s'ouvre.

  2. Dans la liste de choix Nom, décochez les cases des catégories à supprimer.

  3. Cliquez sur le bouton OK.

Résultat : Les catégories sont supprimées de l'élément du dépôt de données.