8.5. Gestion des dossiers

8.5.1. Que devez-vous savoir à propos des dossiers ?

Pour travailler correctement avec des dossiers, voici ce que vous devez savoir :

  • Que sont les catégories de dossiers ?

  • Que sont les types de dossier ?

  • Quels sont les dossiers existants ?

  • Quelle est la signification des icônes de dossiers ?

  • À quoi servent les droits ?

8.5.1.1. Que sont les catégories de dossiers ?

La catégorie de dossier indique si un dossier est utilisé par un seul ou par plusieurs utilisateurs.

Il existe les catégories de dossier suivantes :

  • Dossiers personnels. Les dossiers personnels contiennent vos courriels, contacts, rendez-vous et tâches. Les autres utilisateurs ne peuvent pas voir vos dossiers personnels, à moins que vous ne les partagiez avec d'autres utilisateurs. Selon l'arborescence de dossiers utilisée, vos dossiers personnels sont affichés comme suit :

    • Si vous avez sélectionné l'arborescence de dossiers Classique, vos dossiers personnels se trouvent sous le dossier racine personnel. Le dossier racine personnel est nommé d'après votre nom d'utilisateur.

    • Si vous avez sélectionné l'arborescence des dossiers Nouveau, vos dossiers personnels se trouvent au même niveau que les autres dossiers.

    Remarque : Votre dossier de dépôt de données personnel se trouve sous Dépôt de données / Dépôt de l'utilisateur.

  • Dossiers publics. Ils se trouvent dans l'arborescence sous Dossiers publics. Chaque utilisateur peut créer des dossiers publics et les partager avec d'autres utilisateurs. Remarque : Le dossier de dépôt de données public se trouve dans Dépôt de données / Dépôt de données public.

  • Dossiers partagés. Ils se trouvent dans l'arborescence des dossiers sous Dossiers partagés. Vous y trouverez les dossiers partagés avec vous par d'autres utilisateurs. Remarque : Les dossiers partagés du dépôt de données se trouvent sous Dépôt de données/Dépôt de données public.

8.5.1.2. Que sont les types de dossiers ?

Le type de dossier définit les objets d'un dossier.

Il existe les types de dossiers suivants :

  • Dossier de courrier électronique. Contient des objets de type courriel.

  • Dossiers de contacts. Contiennent des objets de contact.

  • Dossiers de calendrier. Contiennent des objets de type rendez-vous.

  • Dossiers de tâches. Contiennent des objets de type tâche.

  • Dépôts de données. Contiennent des objets de type Dépôt de données.

Vous définissez le type d'un dossier lorsque vous le créez.

8.5.1.3. Quels sont les dossiers existants ?

La description suivante concerne le réglage Arborescence des dossiers complète.

Les dossiers suivants existent par défaut dans l'arborescence de dossiers Classique :

Arborescence de dossiers classique

Contenu

Votre nom d'utilisateur

Votre dossier personnel racine

Courrier électronique

Courrier électronique entrant et sortant

Calendrier

Calendriers et rendez-vous personnels

Contacts

Contacts personnels

Tâches

Tâches personnelles

Dossiers publics

Dossiers visibles de tous les utilisateurs.

Carnet d'adresses global

Données d'adresses de tous les utilisateurs

Dossiers partagés

Dossiers partagés avec vous par d'autres utilisateurs

Dépôt de données

Tous les dossiers de dépôt de données

Dépôt de l'utilisateur

Dossiers de dépôts de données personnel et partagés

Votre nom d'utilisateur

Votre dossier de dépôt de données personnel

Autre nom d'utilisateur

Dossier de dépôt de données partagé d'un autre utilisateur

Dépôt de données public

Dossier du dépôt de données public

Par défaut, les dossiers suivants existent dans l'arborescence de dossiers Nouveau :

nouvelle arborescence de dossiers

Contenu

Tâches

Tâches personnelles

Éléments envoyés

Courriels envoyés

Dossiers partagés

Dossiers partagés par d'autres utilisateurs

Boîte de réception

Courriels reçus

Dépôt de données

Tous les dossiers de dépôt de données

Dépôt de l'utilisateur

Dossiers de dépôts de données personnel et partagés

Votre nom d'utilisateur

Votre dossier de dépôt de données personnel

Autre nom d'utilisateur

Dossiers du dépôt de données partagés par d'autres utilisateurs

Dépôt de données public

Dossiers de dépôt de données public

Calendrier

Calendriers et rendez-vous personnels

Contacts

Contacts personnels

Dossiers publics

Dossiers visibles de tous les utilisateurs

Carnet d'adresses global

Données d'adresses de tous les utilisateurs

Dans l'arborescence de dossiers Nouveau, tous les dossiers sont triés par ordre alphabétique. Selon la configuration du serveur, il peut exister des dossiers supplémentaires.

8.5.1.4. Quelle est la signification des icônes de dossiers ?

L'icône de dossier vous aide à reconnaître si un dossier a été partagé ou publié avec Publier et S'abonner.

Si on prend l'exemple de l'icône du dossier de dépôt de données, le tableau suivant décrit comment reconnaître ses propres dossiers partagés ou publiés, ou bien les dossiers partagés ou publiés par d'autres utilisateurs. De la même manière, cette description est valable pour tous les types de dossiers.

Propres dossiers

Signification

Vous n'avez pas partagé le dossier de dépôt de données.

Vous avez partagé ou publié le dossier de dépôt de données.

Dossiers partagés par d'autres utilisateurs

Signification

Un autre utilisateur a partagé ce dossier de dépôt de données avec vous.

Un autre utilisateur a partagé ce dossier de dépôt de données avec vous. De plus, ce dossier est publié.

Des informations sur le partage des dossiers se trouvent dans 8.6: Gestion des droits. Vous trouverez des informations sur la publication de dossiers dans 8.7: Publier et S'abonner.

8.5.1.5. À quoi servent les droits ?

Les droits définissent ce qu'un utilisateur est autorisé à faire avec un dossier donné et son contenu, c'est-à-dire que les utilisateurs ont certains droits sur les dossiers. Si tous les pré-requis sont vérifiés, un utilisateur peut accorder des droits à d'autres utilisateurs ou modifier leurs droits existants.

D'habitude, la raison pour laquelle on accorde des droits est de partager des données et des informations avec d'autres utilisateurs. Il s'agit là d'une partie essentielle d'un collecticiel. Accorder des droits sur un dossier à d'autres utilisateurs est également appelé « partager un dossier ».

Pour pouvoir contrôler si un utilisateur, par exemple, peut uniquement lire ou également modifier le contenu d'un dossier, il existe un certain nombre de permissions hiérarchiques. La permission la plus élevée est le droit d'administration. Elle inclut tous les autres droits ainsi que le droit de partager un dossier avec d'autres utilisateurs.

Les exemples suivants montrent comment appliquer des droits particuliers :

  • Vous avez le droit d'administration sur vos dossiers personnels. Pour que vous puissiezcacher vos données personnelles des autres utilisateurs, ces derniers n'ont aucun droit sur vos dossiers personnels tant que vous ne les partagez pas.

  • Afin d'être en mesure de rendre des données et des informations accessibles à d'autres utilisateurs, vous avez le droit de créer des sous-dossiers dans le dossier Dossiers publics. Ces sous-dossiers peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs.

  • Pour pouvoir lire les données d'adresses des autres utilisateurs et modifier vos propres données d'adresses, vous avez le droit de lire tous les objets présents dans le dossier Carnet d'adresses global et d'y créer vos propres objets.

Des informations détaillées sur les permissions ainsi que les instructions sur la manière d'accorder des droits se trouvent dans 8.6: Gestion des droits.

8.5.2. Éléments du menu contextuel pour les dossiers

De nombreuses fonctions liées aux dossiers peuvent être exécutées au moyen du menu contextuel. Pour accéder au menu contextuel d'un dossier, vous disposez de deux méthodes.

Méthode 1
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier de l'arborescence des dossiers. Le menu contextuel s'ouvre.

  2. Cliquez sur un élément du menu contextuel.

Méthode 2
  1. Cliquez sur un dossier dans l'arborescence des dossiers. À côté du nom du dossier figure l'icôneMenu contextuel .

  2. Cliquez sur l'icône Menu contextuel . Le menu contextuel s'ouvre.

  3. Cliquez sur un élément du menu contextuel.

Par souci de simplicité, les chapitres qui suivent décrivent la méthode 1. Vous pouvez néanmoins utiliser les deux méthodes.

8.5.3. Créer des dossiers

Pour créer de nouveaux dossiers, utilisez le réglage Arborescence des dossiers complète.

Dans l'arborescence de dossiers Classique, on peut créer les dossiers suivants :

Dossiers de l'arborescence de dossiers

Quels types de dossiers peuvent être créés ?

Dossier personnel racine

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Courrier électronique

-

Boîte de réception

Dossiers de courrier électronique

Calendrier

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Contacts

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Tâches

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Dossiers publics

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Nom de dossier (*)

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Carnet d'adresses global

-

Dossiers partagés

-

Autre nom d'utilisateur

-

Nom de dossier (*)

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Dépôt de données

-

Dépôt de l'utilisateur

-

Dossier Dépôt de l'utilisateur

Dossiers dépôt de données

Autres noms d'utilisateurs (*)

Dossiers dépôt de données

Dépôt de données public

Dossiers dépôt de données

Note : Pour les dossiers de l'arborescence de dossiers marqués d'un (*), vous devez avoir le droit de créer des sous-dossiers.

Des informations détaillées sur les permissions et une instruction sur la manière d'accorder des droits se trouvent dans 8.6: Gestion des droits.

Dans l'arborescence de dossiers Nouveau, on peut créer les dossiers suivants :

Un nouvel arbre de dossiers

Quels types de dossiers peuvent être créés ?

Tâches

Des dossiers de courrier électronique, de calendriers, de tâches ou de contacts

Éléments envoyés

Des dossiers de courrier électronique, de calendriers, de tâches ou de contacts

Dossiers partagés

-

Un autre nom d'utilisateur

-

Nom de dossier (*)

Des dossiers de courrier électronique, de calendriers, de tâches ou de contacts

Boîte de réception

Des dossiers de courrier électronique, de calendriers, de tâches ou de contacts

Dépôt de données

-

Dépôt de l'utilisateur

-

Des dossiers de dépôt de données personnels

Dossiers dépôt de données

Autres noms d'utilisateurs (*)

Dossiers dépôt de données

Dépôt de données public

Dossiers dépôt de données

Calendrier

Des dossiers de courrier électronique, de calendriers, de tâches ou de contacts

Contacts

Des dossiers de courrier électronique, de calendriers, de tâches ou de contacts

Dossiers publics

Des dossiers de courrier électronique, de calendriers, de tâches ou de contacts

Noms de dossiers (*)

Des dossiers de courrier électronique, de calendriers, de tâches ou de contacts

Carnet d'adresses global

-

Note : Pour les dossiers de l'arborescence de dossiers marqués d'un (*), vous devez avoir le droit de créer des sous-dossiers.

Des informations détaillées sur les permissions et des instructions sur la manière d'accorder des droits se trouvent dans 8.6: Gestion des droits.

Comment créer un nouveau dossier :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier dans l'arborescence des dossiers complète.

  2. Déplacez le pointeur de la souris sur Nouveau sous-dossier. Un sous-menu contenant les types de dossiers apparaît.

  3. Cliquez sur le type de dossier que vous désirez créer. Note : Selon le dossier dans lequel vous créez un sous-dossier, certains types de dossiers peuvent être désactivés. Vous trouverez des détails à ce sujet dans le tableau. Résultat : Un dossier nommé Nouveau dossier est créé. Le nom du dossier est mis en surbrillance.

  4. Saisissez un nom. Puis, appuyez sur Entrée.

Résultat : Un nouveau dossier est créé.

8.5.4. Renommer des dossiers

Pour renommer des dossiers, utilisez le réglage Arborescence des dossiers complète.

Note : Pour pouvoir renommer un dossier, vous devez avoir des droits d'administration dessus.

Comment renommer un dossier :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier dans l'arborescence des dossiers complète.

  2. Dans le menu contextuel, choisissez Renommer. Le nom du dossier passe en surbrillance.

  3. Modifiez le nom ou saisissez un nouveau nom.

  4. Tapez Entrée.

Résultat : Le dossier est renommé.

8.5.5. Déplacer des dossiers

Pour déplacer des dossiers, utilisez le réglage Arborescence des dossiers complète.

Note : Pour déplacer un dossier, vous avez besoin des droits d'administration pour le dossier et du droit de créer un sous-dossier dans le dossier cible.

Comment déplacer un dossier :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier dans l'arborescence des dossiers complète.

  2. Choisissez Couper dans le menu contextuel. L'icône du dossier est grisée.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier dans lequel vous voulez coller le dossier coupé.

  4. Choisissez Coller dans le menu contextuel.

Résultat : Le dossier est déplacé.

8.5.6. Envoyer un lien vers un dossier

Vous pouvez envoyer un lien vers un dossier aux utilisateurs internes du collecticiel.

Comment envoyer un lien vers un dossier :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'arborescence de dossiers.

  2. Choisissez Envoyer comme lien dans le menu contextuel.

Résultat : La fenêtre Courrier électronique s'ouvre. Votre lien vers le dossier est saisi comme texte de message.

Note : Pour suivre le lien, le destinataire du message doit avoir les droits correspondants sur le dossier.

8.5.7. Supprimer des dossiers

Pour supprimer des dossiers, utilisez le réglage Arborescence des dossiers complète.

Avertissement : Si vous supprimez un dossier, tous les sous-dossiers et objets de ce dossiers sont supprimés également. Les sous-dossiers et objets supprimés ne peuvent pas être récupérés.

Note : Pour pouvoir supprimer un dossier, vous devez avoir des droits d'administration dessus.

Comment supprimer un dossier :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier dans l'arborescence des dossiers complète.

  2. Choisissez Supprimer dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Supprimer le dossier s'ouvre.

  3. Cliquez sur Oui.

Résultat : Le dossier et ses objets sont supprimés définitivement.