6.4. Afficher les tâches

Pour afficher les tâches, vous devez procéder comme suit :

6.4.1. Afficher la vue en Liste

La vue en Liste affiche les tâches sous la forme d'un tableau.

Comment afficher les tâches en tant que liste :
  1. Sélectionnez un dossier de tâches dans l'arborescence des dossiers.

  2. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Liste. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Liste du tableau de bord.

Résultat : Les tâches sont affichées en tant que liste.

Pour chaque tâche, la liste comporte une ligne d'informations sous la forme d'icônes ou de texte :

Colonne

Information

Colonne 1, icône  

L'entrée est une tâche

Colonne 1, icône

L'entrée est une séquence

Colonne 2, icône  

L'entrée est une tâche privée

Colonne Sujet

Description de la tâche

Colonne Priorité

Priorité de la tâche. Les trois niveaux de priorité sont indiqués par différentes icônes

Colonne Date de début

Date de début de la tâche

Colonne Date d'échéance

Date d'échéance de la tâche

Colonne % terminé

Progression de la tâche

Dernière colonne

Le drapeau assigné à la tâche

La liste présente les particularités suivantes :

  • Les tâches terminées apparaissent dans une couleur pâle et sont barrées.

  • Si la date d'échéance est dépassée, la tâche est affichée en rouge.

  • Par défaut, la liste est triée suivant la colonne Date d'échéance. L'en-tête de colonne est surligné et une icône en forme de flèche, à côté de l'intitulé, indique l'ordre de tri.

Comment modifier l'ordre de tri :
  1. Pour trier suivant une colonne, cliquez sur l'intitulé de la colonne.

  2. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez à nouveau sur l'intitulé de la colonne.

Résultat : L'ordre de tri est modifié.

Remarque : La première colonne ne peut pas être utilisée pour le tri.

6.4.2. Afficher la vue Division horizontale

Dans la vue en Division horizontale, la partie supérieure de la fenêtre de vue d'ensemble présente une liste des tâches, tandis que la partie inférieure présente tous les détails de la tâche sélectionnée.

Comment afficher les tâches en vue Division horizontale :
  1. Sélectionnez un dossier de tâches dans l'arborescence des dossiers.

  2. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Division horiz.. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Division horiz. du tableau de bord. Résultat : La fenêtre de vue d'ensemble est divisée horizontalement. La partie supérieure est une vue en liste.

  3. Sélectionnez une tâche dans la vue en liste.

Résultat : La partie inférieure de la fenêtre de vue d'ensemble présente les informations suivantes pour la tâche sélectionnée.

  • L'onglet Vue d'ensemble contient les informations suivantes :

    • Sujet, date d'échéance, état, priorité, progression et créateur de la tâche.

    • Détails du type durée, coûts, distance, informations de facturation, sociétés et rappels. Conseil : Les icônes - et + vous permettent d'ouvrir ou de fermer la page de détails.

    • Commentaires relatifs à la tâche, sous les détails.

  • L'onglet Participants contient les noms des participants impliqués dans la tâche.

  • L'onglet Pièces jointes contient la liste des pièces jointes à la tâche.

Conseil : Vous pouvez déplacer le séparateur horizontal entre les parties supérieure et inférieure.

6.4.3. Afficher les survols

Les survols sont disponibles dans les vues en Division horizontale et en Liste.

Comment afficher une tâche en survol :
  1. Laissez le pointeur de la souris posé sur une tâche. Au bout d'un temps assez court, le survol s'ouvre. L'onglet Général est affiché.

  2. Pour voir plus d'informations, cliquez sur un autre onglet.

  3. Pour fermer le survol, déplacez le pointeur de la souris hors de sa surface.

Le survol d'une tâche présente les informations suivantes :

  • L'onglet Général. Il contient :

    • L'icône du module de tâches.

    • Le sujet et la progression de la tâche.

    • Les icônes de tâches privées ou répétitives et de priorité de la tâche.

    • Les dates de début et d'échéance de la tâche.

    • Une icône colorée pour chaque catégorie attribuée

    • Les commentaires à propos de la tâche. Selon la longueur du commentaire, une barre de défilement est affichée.

  • L'onglet Participants. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de participants. L'onglet contient :

    • Les noms et l'état de confirmation des participants. Si un participant a accepté, son nom apparaît en vert. S'il a décliné, son nom apparaît en rouge.

    • Les icônes permettant de modifier l'état de confirmation.

  • L'onglet Pièces jointes. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de pièces jointes. Si la tâche contient des pièces jointes, pour chacune d'elles, les éléments suivants sont affichés :

    • Nom et taille du fichier, type de pièce jointe.

    • Icônes d'ouverture et d'enregistrement de la pièce jointe.

6.4.4. Ouvrir ou enregistrer des pièces jointes

Vous pouvez réaliser les opérations suivantes :

  • Ouvrir une pièce jointe. Remarque : Pour ouvrir une pièce jointe, vous pouvez avoir besoin de logiciels externes.

  • Enregistrer une pièce jointe en dehors du collecticiel.

  • Enregistrer une pièce jointe en tant qu'élément du dépôt de données.

Comment ouvrir ou enregistrer une pièce jointe à une tâche :
  1. Ouvrez la tâche dans la vue Division horizontale.

  2. Ouvrez l'onglet Pièces jointes.

  3. Sélectionnez la pièce jointe.

  4. Décider d'une action :

    • Pour ouvrir la pièce jointe :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Ouvrir la pièce jointe. Une fenêtre système s'ouvre et affiche le logiciel utilisé pour ouvrir la pièce jointe. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièces jointes > Ouvrir la pièce jointe du tableau de bord. Une fenêtre système s'ouvre et affiche le logiciel utilisé pour ouvrir la pièce jointe.

      • Pour ouvrir la pièce jointe, utilisez les éléments de contrôle dans la fenêtre système.

    • Pour enregistrer la pièce jointe :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Enregistrer sous. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièces jointes > Enregistrer sous du tableau de bord. Une fenêtre système s'ouvre.

      • Pour enregistrer la pièce jointe, utilisez les éléments de contrôle dans la fenêtre système.

    • Pour enregistrer la pièce jointe dans le dépôt de données :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Enregistrer dans le dépôt. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièces jointes > Enregistrer dans le dépôt du tableau de bord. La fenêtre Élément du dépôt s'ouvre. Le nom de fichier de la pièce jointe est saisi comme nom de fichier pour l'élément du dépôt de données.

      • Des informations sur la création d'éléments de dépôt de données se trouvent dans 7.5: Créer un élément du dépôt de données.

Conseil : Vous pouvez aussi ouvrir ou enregistrer une pièce jointe au moyen des icônes respectives dans le survol de la tâche.