I termini di ricerca consentono di trovare voci del deposito informazioni nella cartella corrente. Un termine di ricerca definisce la stringa di caratteri che si intende cercare.
Tutte le voci del deposito informazioni contenenti il termine di ricerca nel titolo saranno trovate.
Esempio: per trovare le voci del deposito informazioni con i titolo "pubblicazioni sul marketing" e "nozioni di base sul marketing", utilizzare il termine di ricerca "marketing".
Come cercare una voce del deposito informazioni:Nell'albero delle cartelle, selezionare una cartella del deposito informazioni da analizzare.
Aprire le viste Divisione orizzontale ed Elenco.
Per selezionare uno o più criteri di ricerca, fare clic sull'icona a sinistra del campo di inserimento .
Digitare i termini di ricerca nel campo di inserimento.
Fare clic sull'icona .
Risultato: la finestra di panoramica visualizza solo le voci che corrispondono al termine di ricerca.
Come visualizzare tutte le voci del deposito informazioni nella cartella attualmente selezionata:Fare clic sull'icona .
Tutte i dati inseriti in fase di creazione della voce del deposito informazioni possono essere modificati successivamente.
Nota: per poter modificare una voce del deposito informazioni in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi di modifica per gli oggetti nelle rispettive cartelle.
Come modificare una voce del deposito informazioni:Selezionare una voce del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.
Nella scheda Si aprirà la finestra del pannello, fare clic su .Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello. Elemento del deposito informazioni.
Modificare i dati della voce del deposito informazioni. Una descrizione dettagliata dei dati è disponibile in 7.5: Creare un elemento del deposito informazioni. Istruzioni per gestire le versioni dei documenti sono disponibili in 7.6.2.3: Lavorare con le versioni dei documenti.
Fare clic su
nel pannello. La finestra sarà chiusa.Risultato: la voce del deposito informazioni è modificata.
Se non si intende accettare le modifiche, fare clic sulla voce
del pannello.Suggerimento: per modificare le voci, è possibile utilizzare anche il menu contestuale.
Se si modifica una voce del deposito informazioni, è necessario bloccarla. Il blocco ha la seguente funzione:
Il blocco indica agli altri utenti che la voce del deposito informazioni è al momento in lavorazione e potrebbe non essere aggiornata.
Se la voce del deposito informazioni bloccata è posizionata in una cartella condivisa con altri utenti che hanno permessi di modifica, tali utenti non potranno modificare la voce bloccata.
Selezionare una o più voci del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.
Nella scheda
del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona del pannello.Selezionare una o più voci bloccate del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.
Nella scheda
del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona del pannello.Suggerimento: le funzioni e sono attivabili anche dal menu contestuale.
Si può eliminare il documento da una voce del deposito informazioni. Ciò comporta l'eliminazione di tutte le versioni del documento. Ulteriori informazioni sull'utilizzo delle versioni sono disponibili in 7.6.2.3: Lavorare con le versioni dei documenti.
Nota: questa funzione non elimina alcun documento dal disco fisso.
Come eliminare il documento da una voce del deposito informazioni:Selezionare una voce del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.
Nella scheda Si aprirà la finestra del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello. Elemento del deposito informazioni.
Fare clic sul pulsante Rimuovi file.
. Si aprirà la finestraSe si è sicuri di voler rimuovere tutte le versioni del documento dalla voce del deposito informazioni, fare clic su
.Risultato: tutte le versione del documento sono rimosse dalla voce del deposito informazioni. La voce del deposito informazioni resta inalterata.
Se una voce del deposito informazioni contiene un documento, è possibile effettuare le seguenti azioni:
Aggiungere una nuova versione del documento
Eliminare una versione del documento
Impostare una versione del documento alla versione corrente
Selezionare una voce del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.
Nella scheda Si aprirà la finestra del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello. Elemento del deposito informazioni.
Fare clic sul pulsante
.Fare clic sul pulsante
.Selezionare il file da aggiungere come allegato. Chiudere la finestra di selezione dei file.
Fare clic sull'icona
nel pannello. La finestra sarà chiusa.Se necessario, inserire un commento nella finestra a comparsa Commento della versione.
Fare clic su
nella finestra a comparsa. Se non si vuole inserire un commento, fare clic su . Per annullare il processo, fare clic su .Risultato: il documento è trasferito al server. Al termine del processo, la finestra Elemento del deposito informazioni sarà chiusa.
Nota: in base alla dimensione del file e della velocità di connessione, questo processo potrebbe richiedere del tempo.
Come eliminare la versione di un documento da una voce del deposito informazioni:Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale.
Selezionare la scheda
Clic con il tasto destro su una versione del documento nell'elenco.
Fare clic su Si aprirà la finestra nel menu contestuale.Elimina versione.
Se si è sicuri di voler eliminare la versione del documento, fare clic su
.Risultato: La versione del documento è eliminata dalla voce del deposito informazioni.
Nota: questa funzione non elimina alcun documento dal disco fisso.
Come impostare una versione del documento come versione corrente:Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale.
Selezionare la scheda
Clic con il tasto destro su una versione del documento nell'elenco.
Fare clic su nel menu contestuale.
Risultato: la versione del documento selezionata è impostata come la versione corrente.
Per stampare le voci del deposito informazioni, sono disponibili le seguenti possibilità:
Stampare un elenco di voci del deposito informazioni
Stampare i dati di una voce del deposito informazioni
Aprire la vista Elenco nel pannello.
Selezionare le voci del deposito informazioni da stampare.
Nella scheda Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona del pannello. Stampa.
Se necessario, cambiare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.
Nella finestra di sistema fare clic su
.Risultato: l'elenco delle voci del deposito informazioni è stampato.
Come stampare i dati di una voce del deposito informazioni:Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale.
Nella scheda Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona del pannello. Stampa.
Se necessario, cambiare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.
Nella finestra di sistema fare clic su
.Risultato: i dati della voce del deposito informazioni sono stampati.
Per spostare le voci del deposito informazioni, sono disponibili le seguenti possibilità:
Con la funzione del pannello
Con il trascinamento e rilascio
Nota: quando si spostano voci del deposito informazioni da una cartella di origine a una di destinazione, è necessario disporre dei seguenti permessi:
Eliminare i permessi per gli oggetti nella cartella di origine
I permessi sulla cartella per la creazione di oggetti nella cartella di destinazione
Selezionare una o più voci del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.
Nella scheda Si aprirà la finestra del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello. Seleziona cartella.
Fare clic su una cartella del deposito informazioni nella finestra Seleziona cartella. Si può fare clic solo sulle cartelle dove è possibile spostare voci del deposito informazioni.
Risultato: le voci del deposito informazioni sono spostate.
Se si vuole annullare il processo, fare clic sul pulsante Seleziona cartella.
Come spostare le voci del deposito informazioni con il trascinamento e rilascio: posizionato in alto a destra della finestraSelezionare una o più voci del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.
Trascinare una voce selezionata su una cartella del deposito informazioni. Un'icona accanto al puntatore del mouse indicherà ciò che segue:
Quando si trascina su una destinazione valida, viene mostrata una spunta verde.
Quando si trascina su una destinazione non valida, viene mostrato un simbolo rosso di divieto.
Rilascia il pulsante del mouse sulla cartella di destinazione.
Risultato: le voci del deposito informazioni sono spostate.
Se si vuole annullare il processo, rilasciare il tasto del mouse su una destinazione non valida.
Si può effettuare ciò che segue:
Assegnare categorie agli elementi del deposito informazioni esistenti,
Rimuovi le categorie assegnate.
Informazioni sulla definizione di categorie sono disponibili in 8.2.3: Gestione etichette.
Come modificare le categorie di un elemento del deposito informazioni:Selezionare un elemento del deposito informazioni nelle viste Elenco o Divisione orizzontale.
Nella scheda Si aprirà la finestra del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello. Elemento del deposito informazioni.
Modificare le categorie di un elemento del deposito informazioni. Una descrizione è disponibile in 7.5.2: Aggiungere categorie.
I contrassegni sono etichette colorate per marcare le voci del deposito informazioni. Si può decidere il significato dei singoli colori.
Nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco, i contrassegni sono visualizzati nell'ultima colonna.
Come marcare le voci del deposito informazioni con contrassegni:Selezionare una voce del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.
Nella scheda
del pannello, fare clic su una voce qualsiasi. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello e poi su una voce.Risultato: le voci del deposito informazioni selezionate sono marcate con contrassegni.
Come eliminare i contrassegni:Nelle viste Divisione orizzontale o Elenco, selezionare le voci del deposito informazioni marcate con contrassegni.
Fare clic su nella scheda Contrassegni del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello.
Risultato: i contrassegni sono eliminati.
Avviso: le voci del deposito informazioni eliminate non possono essere ripristinate. Prima di eliminare una voce del deposito informazioni, assicurarsi che la voce non sia più necessaria.
Nota: si si vuole eliminare una voce del deposito informazioni da una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi di eliminazione degli oggetti su tali cartelle.
Come eliminare una o più voci del deposito informazioni:Selezionare una o più voci del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.
Nella scheda Si aprirà la finestra del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello. Elimina elementi.
Se si è sicuri di voler eliminare le voci del deposito informazioni, fare clic su
.Risultato: le voci del deposito informazioni sono eliminate definitivamente.
Suggerimento: è possibile eliminare le voci del deposito informazioni anche utilizzando il menu contestuale o il tasto <Canc>.
Con WebDAV, è possibile accedere alle voci del deposito informazioni nello stesso modo in cui si accede ai file del proprio computer. Paragonato all'accesso dall'interfaccia del groupware, WebDAV ha vantaggi e svantaggi:
Il vantaggio consiste nell'accesso rapido e diretto con il browser o con Explorer. Non è necessario aver effettuato l'accesso all'interfaccia del groupware.
Lo svantaggio consiste nel fatto che sarà visibile solo la versione corrente di un documento. La cronologia dei documenti e le informazioni aggiuntive, ad es. i commenti, non saranno visualizzate.
Avviso: quando si elimina un file con WebDAV, saranno eliminate tutte le versioni, non solo quella corrente. Per eliminare una versione specifica del documento, utilizzare esclusivamente i metodi descritti in 7.6.2.3: Lavorare con le versioni dei documenti.
In base al sistema operativo installato sulla propria macchina, l'accesso WebDAV al deposito informazioni sarà configurato in modo differente.
Aprire Konqueror di KDE o browser simili.
Inserire il seguente indirizzo nel campo Open-Xchange.
: webdav://<indirizzo>/servlet/webdav.infostore dove <indirizzo> deve essere sostituito con l'indirizzo IP o l'URL del serverInserire il nome utente e la password. Utilizzare i dati di accesso al server Open-Xchange.
Risultato: le voci del deposito informazioni sono visualizzate nel browser.
Nella finestra Risorse del computer, fare clic su o doppio clic sull'icona presente sul desktop.
Portarsi sulle attività di Rete, aprire la finestra di dialogo Risorse di rete e fare clic su
. Si avvierà una procedura guidata per aggiungere le risorse di rete. Fare clic su .Nella finestra di dialogo successiva, selezionare
.Inserire il seguente indirizzo: https://<indirizzo>/servlet/webdav.infostore dove <indirizzo> deve essere sostituito con l'indirizzo IP o l'URL del server Open-Xchange.
Inserire il nome utente e la password. Utilizzare i dati di accesso al server Open-Xchange.
Nella finestra di dialogo successiva, si può assegnare un nome alla risorsa di rete.
Nota: se si è impostata la codifica ISO, non utilizzare caratteri speciali per i nomi delle cartelle o dei file. Il server Open-Xchange utilizza la codifica UTF-8.
Nella finestra di dialogo successiva fare clic su
.Risultato: si può utilizzare la risorsa di rete per accedere alle voci del deposito informazioni.
Prima di utilizzare WebDAV, è necessario installare un aggiornamento software di Microsoft.
Come installare l'aggiornamento software di Microsoft per WebDAV:Aprire un browser web.
Inserire il seguente indirizzo: http://support.microsoft.com/kb/907306
Portarsi su More Information e fare clic su .
Sulla pagina relativa, fare clic su
. Il file Webfldrs-KB907306-ENU.exe sarà scaricato.Doppio clic sul file. L'installazione sarà avviata.
Aprire
in Windows Explorer.Clic con il tasto destro in un'area vuota nel pannello destro di Explorer. Dal menu a discesa, selezionare Aggiungi risorsa di rete. Fare clic su .
. Si aprirà la finestra di dialogoSelezionare
. Fare clic su .Nella finestra di dialogo Aggiungi percorso di rete,inserire il seguente indirizzo: https://<indirizzo>/servlet/webdav.infostore dove <indirizzo> deve essere sostituito con l'indirizzo IP o l'URL del server Open-Xchange.
Inserire il nome utente e la password. Utilizzare i dati di accesso al server Open-Xchange.
Nella finestra di dialogo successiva è possibile assegnare un nome alla risorsa.
Nella finestra di dialogo successiva fare clic su
.Risultato: da sarà possibile accedere alle voci del deposito informazioni.
Suggerimento: è possibile utilizzare anche l'OX Updater per configurare l'accesso WebDAV. Informazioni sono disponibili nella documentazione utente dell'OX Updater.
Prima di configurare l'accesso WebDAV come descritto in seguito, è necessario installare un aggiornamento software di Microsoft. Le istruzioni sono disponibili in 7.6.8.3: Accedere da Windows Vista.
Come configurare l'accesso WebDAV su Windows 7:Nell'area di navigazione di Windows Explorer, selezionare la voce
.Nella barra delle icone, fare clic su Connetti unità.
. Si aprirà la finestraFare clic su Aggiungi indirizzo di rete. Fare clic su .
. Si aprirà la finestraSelezionare
. Fare clic su .Nella campo di inserimento Indirizzo Internet o di rete, digitare il seguente indirizzo: https://<indirizzo>/servlet/webdav.infostore Sostituire <indirizzo> con l'indirizzo IP o l'URL del server Open-Xchange.Fare clic su .
Inserire il nome utente e la password per il server Open-Xchange. Fare clic su .
Nella pagina successiva, è possibile assegnare un nome all'indirizzo di rete. Fare clic su
.Fare clic su
.Risultato: da sarà possibile accedere alle voci del deposito informazioni.