Al fine di pianificare gli appuntamenti in comune sia con i partecipanti esterni che con quelli interni, i dettagli dell'appuntamento devono essere scambiati tra il server Open-Xchange e l'applicazione di calendario del partecipante esterno.
Ci sono due scenari diversi:
Si crea o cambia un appuntamento come un partecipante interno.
Un partecipante esterno crea o modifica un appuntamento a cui si è stati invitati.
Se si attiva la casella di selezione
durante la creazione di un appuntamento, i partecipanti esterni riceveranno un messaggio di posta con i dettagli dell'appuntamento come un allegato iCal. Il messaggio di posta con i dettagli dell'appuntamento è inviato ai partecipanti esterni se un partecipante internocrea l'appuntamento,
aggiunge partecipanti,
o elimina l'appuntamento.
Con i dettagli inviati, il partecipante esterno può gestire l'appuntamento nella propria applicazione di calendario.
Informazioni sull'aggiunta di partecipanti esterni ad un appuntamento sono disponibili in 5.5.8.2: Aggiunta di partecipanti esterni senza una voce di rubrica.
Se un partecipante esterno vi invia un messaggio di posta con i dettagli dell'appuntamento allegati nel formato iCal, si può
rispondere all'invito all'appuntamento accettandolo o rifiutandolo,
aggiornare un appuntamento esistente se gli altri partecipanti hanno cambiato il loro stato di conferma.
Come rispondere all'invito ad un appuntamento da un partecipante esterno:
Passare al modulo Posta elettronica.
Visualizzare il messaggio con l'invito all'appuntamento nella vista con divisione orizzontale o verticale.
Utilizzare gli elementi di controllo mostrati sotto l'intestazione del messaggio per rispondere all'invito:
Inserire un commento.
Se si desidera partecipare, fare clic su
.Se non si desidera partecipare, fare clic su
.
Risultato: l'appuntamento è inserito nel proprio calendario. Il partecipante esterno viene notificato della propria risposta tramite messaggio di posta.
Come aggiornare lo stato di presenza di un partecipante esterno:Passare al modulo Posta elettronica.
Visualizzare il messaggio con lo stato di presenza modificato nella vista con divisione orizzontale o verticale.
Fare clic su
sotto l'intestazione del messaggio.Risultato: l'appuntamento sarà aggiornato nel proprio calendario.