5.8. Zarządzanie spotkaniami

5.8.1. Wyszukiwanie spotkań

Poprzez wprowadzenie wyszukiwanego hasła można wyszukiwać spotkania w aktualnie otwartym folderze kalendarza. Wyszukiwane hasło określa ciąg znaków, które mają zostać znalezione.

Znalezione zostaną wszystkie spotkania, których tytuł lub kategoria zawiera wyszukiwane hasło.

Przykład: aby znaleźć spotkania o tytułach "Spotkanie" i "Spotkanie zespołu", użyj hasła "spo".

Jak wyszukiwać spotkanie:
  1. W drzewie folderów wybierz folder kalendarza, który chcesz przeszukać.

  2. Wybierz widok listy lub kalendarza.

  3. Wprowadź wyszukiwane hasło w polu wejściowym.

  4. Kliknij ikonę Szukaj .

Wynik: okno widoku ogólnego przełączy się na widok listy. Widok listy wyświetli tylko spotkania pasujące do wyszukiwanego hasła.

Jak wyświetlić wszystkie spotkania z aktualnie wybranego folderu kalendarza:
  • Kliknij umieszczoną obok pola wejściowego Szukaj ikonę Resetuj.

5.8.2. Edycja spotkań

Istnieje możliwość późniejszej zmiany danych wprowadzonych podczas tworzenia spotkania.

Uwaga: jeśli chcesz wykonać edycję spotkania w folderze publicznym lub udostępnionym, musisz mieć uprawnienia do edycji obiektów w tym folderze kalendarza. Nie możesz edytować spotkań prywatnych w folderach udostępnionych.

Jak edytować spotkanie:
  1. Wyświetl spotkanie w widoku szczegółowym lub wybierz spotkanie w widoku listy, kalendarza albo zespołu.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij przycisk Edytuj. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij ikonę panelu Edytuj. Zostanie wyświetlone okno Spotkanie.

  3. Edytuj dane dotyczące spotkania. Wyczerpujący opis można znaleźć w 5.5: Tworzenie spotkań.

  4. Kliknij Zapisz w panelu. Okno zostanie zamknięte.

Wynik: spotkanie zostało zmienione.

Jeśli nie chcesz akceptować zmian, kliknij Anuluj w panelu.

Uwaga: jeśli edytujesz spotkanie, które nakłada się z innym spotkaniem, możesz otrzymać wiadomość o konflikcie. Dalsze informacje można znaleźć w 5.5.11: Rozwiązywanie konfliktów spotkań.

Wskazówka: możesz także edytować spotkania za pomocą menu kontekstowego lub klikając dwa razy wybrane spotkanie.

Jak edytować tytuł spotkania:
  1. Wybierz spotkanie w widoku kalendarza.

  2. Kliknij na tytuł spotkania.

  3. Edytuj tytuł.

  4. Naciśnij Enter.

5.8.3. Edycja spotkań poprzez przeciągnij i upuść

W widokach kalendarza za pomocą funkcji przeciągnij i upuść możesz wykonać następujące czynności:

  • przesunąć spotkanie na inny dzień,

  • zmienić godzinę spotkania,

  • zmienić datę rozpoczęcia lub zakończenia spotkania.

Jak przeciągnąć spotkanie na inny dzień:
  1. Wyświetl spotkanie w widoku tygodnia roboczego, miesiąca, tygodnia lub niestandardowym kalendarza.

  2. Przesuń kursor myszy nad prostokąt, w którym wyświetla się spotkanie. Kursor zmieni się w ikonę przedstawiającą dłoń.

  3. Przeciągnij spotkanie na inny dzień w danym przedziale czasu lub w mini kalendarzu.

Wynik: spotkanie zostało przesunięte na wybrany dzień.

Wskazówka: aby przesunąć spotkanie wyświetlone w widoku dziennym na inny dzień, przeciągnij spotkanie do tego dnia w mini kalendarzu.

Wskazówka: w widoku tygodnia roboczego i niestandardowym można również zmienić czas spotkania przeciągając je do innego dnia w tabeli godzinowej.

Jak zmienić godzinę spotkania:
  1. Wyświetl spotkanie w widoku dnia, tygodnia roboczego lub niestandardowym kalendarza.

  2. Przesuń kursor myszy nad prostokąt, w którym wyświetla się spotkanie. Kursor zmieni się w ikonę przedstawiającą dłoń.

  3. Przeciągnij spotkanie na inną godzinę w danym przedziale czasu.

Wynik: spotkanie zostało przesunięte na wybraną godzinę.

Wskazówka: w widoku tygodnia roboczego i niestandardowym można również zmienić dzień spotkania przeciągając je do innej godziny w tabeli godzinowej.

Jak zmienić datę rozpoczęcia lub datę zakończenia spotkania:
  1. Wyświetl spotkanie w widoku tygodnia roboczego lub niestandardowym kalendarza.

  2. Przesuń kursor myszy nad górną lub dolną krawędź prostokąta, w którym wyświetla się spotkanie. Kursor zmieni się w podwójną strzałkę.

  3. Przeciągnij krawędź w górę lub w dół na inny czas w danym przedziale czasu.

Wynik: data rozpoczęcia lub zakończenia spotkania została zmieniona.

5.8.4. Edycja cykli spotkań

Edytując cykl spotkań, musisz wybrać jedną z następujących opcji:

  • Zmiana całego cyklu spotkań

  • Zmiana pojedynczego spotkania z cyklu spotkań

Wyboru możesz dokonać w wyświetlonym oknie Edytuj spotkanie.

Jak edytować cały cykl spotkań:
  1. Użyj jednej z następujących metod opisanych w 5.8.2: Edycja spotkań i 5.8.3: Edycja spotkań poprzez przeciągnij i upuść.

    Zostanie wyświetlone okno Edytuj spotkanie.

  2. W oknie Edytuj spotkanie kliknij Cykl.

Wynik: zmiany zostaną zastosowane do całego cyklu.

Uwaga: jeśli istnieje wyjątek w cyklu spotkań, jego ustawienia zostaną utracone i zostanie on ponownie włączony w cykl.

Jak edytować pojedyncze spotkanie z cyklu:
  1. Użyj jednej z metod opisanych w 5.8.2: Edycja spotkań i 5.8.3: Edycja spotkań poprzez przeciągnij i upuść.

    Zostanie wyświetlone okno Edytuj spotkanie.

  2. W oknie Edytuj spotkanie kliknij Spotkanie.

Wynik: zostanie utworzony wyjątek. Zmiany zostaną zastosowane jedynie do tego wyjątku.

Uwaga: jeśli później będziesz edytował cały cykl, ustawienia wyjątku zostaną utracone i zostanie on ponownie włączony w cykl.

Uwaga: jeśli użyjesz funkcji przeciągnij i upuść, aby przesunąć spotkanie z cyklu na inny dzień, możliwa będzie zmiana jedynie pojedynczego spotkania z cyklu. W wyświetlonym oknie Edytuj spotkanie pojawi się następujący komunikat:

Jeśli zmienisz datę tego spotkania, utworzy się wyjątek w cyklu. Czy chcesz kontynuować?

Aby utworzyć wyjątek, kliknij Kontynuuj. Aby anulować czynność, kliknij Anuluj.

5.8.5. Drukowanie spotkań

Istnieją następujące możliwości drukowania spotkań:

  • Drukowanie listy spotkań

  • Drukowanie danych spotkania

  • Drukowanie arkusza kalendarza ze spotkaniami

Jak wydrukować listę spotkań:
  1. W panelu wybierz widok listy.

  2. W panelu wybierz przedział czasu.

  3. Wybierz spotkania, które chcesz wydrukować.

  4. W karcie panelu Edycja kliknij przycisk Drukuj. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij ikonę panelu Drukuj. Zostanie wyświetlone okno Drukuj oraz nowe okno z podglądem wydruku.

  5. Jeśli to konieczne, zmień ustawienia drukarki w oknie systemowym.

  6. W oknie systemowym kliknij Drukuj.

Wynik: wydrukuje się lista spotkań.

Jak wydrukować dane dotyczące spotkania:
  1. Wyświetl spotkanie w widoku szczegółowym.

  2. W karcie panelu Edycja kliknij przycisk Drukuj. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij ikonę panelu Drukuj. Zostanie wyświetlone okno Drukuj oraz nowe okno z podglądem wydruku.

  3. Jeśli to konieczne, zmień ustawienia drukarki w oknie systemowym.

  4. W oknie systemowym kliknij Drukuj.

Wynik: wydrukują się dane dotyczące spotkania.

Jak wydrukować arkusz kalendarza:
  1. Otwórz widok miesięczny, tygodniowy lub tygodnia roboczego kalendarza.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij polecenie Drukuj. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij ikonę panelu Drukuj. W panelu kliknij ikonę Drukuj. Zostanie wyświetlone okno systemowe Drukuj oraz nowe okno z podglądem wydruku.

  3. Jeśli to konieczne, możesz zmienić ustawienia drukarki w oknie systemowym.

  4. Kliknij Drukuj w oknie systemowym.

Wynik: wydrukuje się wcześniej ustawiony widok kalendarza.

5.8.6. Przenoszenie spotkań do innego folderu

Istnieją następujące możliwości przenoszenia spotkań do innego folderu:

  • Za pomocą funkcji panelu

  • Poprzez przeciągnij i upuść

Uwaga: spotkań cyklicznych oraz pojedynczych wystąpień spotkania cyklicznego nie można przenieść do innego folderu.

Uwaga: przy przenoszeniu spotkań z folderu źródłowego do folderu docelowego, musisz mieć następujące uprawnienia:

  • Uprawnienie do usuwania obiektów z folderu źródłowego

  • Uprawnienie do tworzenia obiektów w folderze docelowym

Jak przenieść spotkania za pomocą funkcji panelu:
  1. Wybierz jedno lub więcej spotkań w widoku listy lub widoku kalendarza.

  2. W karcie panelu Edycja kliknij przycisk Przenieś. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij ikonę panelu Przenieś. Zostanie wyświetlone okno Wybierz folder.

  3. Kliknij folder kalendarza w oknie Wybierz folder. Możesz kliknąć tylko te foldery, do których możesz przenosić spotkania.

Wynik: spotkania zostały przeniesione.

Jak przenosić spotkania poprzez przeciągnij i upuść:
  1. Wybierz jedno lub więcej spotkań w widoku listy lub widoku kalendarza.

  2. Przeciągnij wybrane spotkanie do folderu kalendarza. Ikona obok kursora myszy wyświetla następujące informacje:

    • Podczas przeciągania do poprawnego folderu docelowego pojawi się zielony znak wyboru.

    • Podczas przeciągania do niepoprawnego folderu docelowego pojawi się czerwona ikona zakazu.

  3. Puść klawisz myszy nad folderem docelowym.

Wynik: spotkania zostały przeniesione.

5.8.7. Oznaczanie spotkań kategoriami

Możesz wykonać następujące czynności:

  • Przypisz kategorie do spotkań

  • Usuwanie przypisanych kategorii ze spotkań

Informację o definiowaniu kategorii można znaleźć w 8.2.3: Zarządzanie znacznikami.

Jak przypisać zdefiniowane wcześniej kategorie do spotkań:
  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy spotkanie w widoku kalendarza, zespołu lub listy.

  2. W menu kontekstowym wybierz polecenie Kategorie>. Zostanie wyświetlone podmenu.

  3. Użyj jednej z następujących funkcji:

    • Aby przypisać jedną z wyświetlonych kategorii, kliknij kategorię w podmenu.

    • Aby przypisać do innej kategorii:

      • W podmenu kliknij pozycję Wszystkie kategorie... Pojawi się okno dialogowe Kategorie. Pole listy Nazwa zawiera wszystkie zdefiniowane kategorie.

      • W polu listy Nazwa zaznacz pola wyboru dla kategorii, które mają być przypisane do spotkania. Uwaga: kategorie wybrane na początku określają kolor wyświetlania spotkania.

      • Kliknij OK.

Wynik: kategorie zostaną przypisane do spotkania.

Jak usunąć przypisane kategorie:
  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy spotkanie w widoku kalendarza, zespołu lub listy.

  2. W menu kontekstowym wybierz pozycję Kategorie > Pojawi się podmenu.

  3. Użyj jednej z następujących funkcji:

    • Aby usunąć wszystkie przypisane kategorie, w podmenu kliknij polecenie Usuń wszystkie kategorie.

    • Aby usunąć określone przypisane kategorie:

      • Kliknij w podmenu polecenie Wszystkie kategorie.... Otworzy się okno dialogowe Kategorie.

      • W polu listy Nazwa usuń zaznaczenie z pól wyboru przeznaczonych do usunięcia.

      • Kliknij OK.

Wynik: kategorie zostaną usunięte ze spotkania.

5.8.8. Oznaczanie spotkań flagami

Flagi to kolorowe etykiety służące do oznaczania spotkań. Sam decydujesz o znaczeniu poszczególnych kolorów. Flagi wyświetlają się w następujący sposób:

  • W ostatniej kolumnie w widoku listy

  • W widoku szczegółowym, po prawej stronie obok kart

  • W widokach kalendarza, po prawej stronie, obok tytułów spotkań

Uwaga: kolor kategorii jest ważniejszy od kolory flagi.

Jak oznaczyć spotkania flagami:
  1. Otwórz spotkanie w widoku szczegółowym lub wybierz jedno bądź kilka spotkań w widoku listy lub widoku kalendarza.

  2. W karcie panelu Flagi kliknij polecenie Usuń flagę. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij pozycję panelu Flagi > Usuń flagę.

Wynik: wybrane spotkania zostały oznaczone flagą.

Jak usunąć flagi:
  1. Otwórz spotkanie oznaczone flagą w widoku szczegółowym lub wybierz jedno bądź kilka spotkań oznaczonych flagą w widoku listy lub widoku kalendarza.

  2. W karcie panelu Flagi kliknij polecenie Usuń flagę. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij pozycję panelu Flagi > Usuń flagę.

Wynik: flagi zostały usunięte.

5.8.9. Eksportowanie spotkań

Istnieje możliwość eksportu spotkań zapisanych w folderze kalendarza osobistego lub publicznego. Dostępny format pliku to iCal.

Informacje o innym sposobie eksportowania folderu osobistego kalendarza można znaleźć w 8.4.2: Eksportowanie spotkań i zadań za pomocą WebDAV.

Jak wyeksportować spotkania z folderu:
  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy kalendarz osobisty lub publiczny i z menu Rozszerzone kliknij poleceni eEksport.

  2. W podmenu wybierz iCalendar.

  3. W zależności od używanej przeglądarki może pojawić się monit o otwarcie lub zapisanie wybranego pliku. Kliknij przycisk Zapisz.

  4. Wybierz położenie. Podaj nazwę pliku.

  5. Kliknij przycisk Zapisz.

Wynik: spotkania w folderze kalendarza zostaną wyeksportowane do pliku typu iCal. Istnieje możliwość przetworzenia tych spotkań przez inne aplikacje.

5.8.10. Usuwanie spotkań

Ostrzeżenie: usuniętych spotkań nie będzie można odzyskać. Zanim usuniesz spotkanie, upewnij się, że nie będzie Ci już ono potrzebne.

Uwaga: jeśli chcesz usunąć spotkanie z folderu publicznego lub udostępnionego, musisz mieć uprawnienia do usuwania obiektów w tych folderach kalendarza.

Jak usunąć jedno lub kilka spotkań:
  1. Otwórz spotkanie w widoku szczegółowym lub wybierz jedno bądź kilka spotkań w widoku listy lub widoku kalendarza albo w dziennym przedziale czasu widoku zespołu.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij przycisk Usuń. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij ikonę panelu Usuń. Zostanie wyświetlone okno Usuń spotkanie.

  3. Jeśli jesteś pewien, że chcesz usunąć spotkania, kliknij Tak.

Wynik: spotkania zostały usunięte. Wszyscy uczestnicy zostaną powiadomieni za pomocą wiadomości e-mail o usunięciu spotkania.

Wskazówka: w widoku listy lub w widoku kalendarza możesz również usuwać spotkania za pomocą menu kontekstowego lub klawiszy <del>