Poniżej znajdują się ogólne informacje dotyczące sposobu tworzenia spotkań. Szczegóły znajdują się dalej na następnej stronie.
Uwaga: jeśli chcesz utworzyć nowe spotkanie w folderze publicznym lub udostępnionym, musisz mieć uprawnienia do tworzenia obiektów w tym folderze.
Jak utworzyć nowe spotkanie:W karcie panelu . Zostanie wyświetlone okno kliknij ikonę . Jeśli używasz zwiniętego panelu,klikniij ikonę panelu Spotkanie. Zostanie wyświetlona karta .
Jeśli to konieczne, wybierz folder kalendarza klikając przycisk
i wybierz folder kalendarza w wyświetlonym oknie.Wprowadź opis, miejsce i komentarz dla spotkania.
Wybierz datę rozpoczęcia i zakończenia spotkania. Zobacz 5.5.2: Ustawianie początku i zakończenia spotkania
Ustaw przypomnienie o spotkaniu. Zobacz 5.5.3: Ustawianie lub odpowiadanie na przypomnienie o spotkaniu
Wybierz widok dostępności: zajęty, wstępnie umówiony, nieobecny lub wolny. Zobacz 5.5.6: Ustawianie widoku dostępności
Jeśli to konieczne, użyj dodatkowych opcji:
Utwórz cykl spotkań. Zobacz 5.5.4: Tworzenie spotkań cyklicznych
Dodaj kategorie do spotkań. Patrz 5.5.5: Dodawanie kategorii.
Jeśli to konieczne, zaznacz spotkanie jako prywatne. Zobacz 5.5.7: Oznaczanie spotkania jako prywatne
Dodaj kolejnych uczestników i zasoby do spotkania. Sprawdź, czy uczestnicy i zasoby są dostępne dla spotkania. Patrz 5.5.8: Dodawanie uczestników i zasobów i 5.5.8.1: Sprawdzanie dostępności.
Dodaj załączniki do spotkania. Patrz 5.5.9: Dodawanie załączników.
Kliknij
w panelu. Okno zostanie zamknięte.Wynik: spotkanie zostało utworzone.
Aby anulować czynność, kliknij na panelu polecenie
.Uwaga: jeśli utworzysz spotkanie, które nakłada się z innym spotkaniem, możesz otrzymać wiadomość o błędzie. Sprawdź w 5.5.11: Rozwiązywanie konfliktów spotkań.
Wskazówka: nowe spotkanie możesz także utworzyć, klikając polecenie na karcie panelu
Istnieją następujące możliwości tworzenia nowych spotkań:Funkcję
można również wywołać w innych modułach w karcie panelu.W widoku listy lub widoku kalendarza kliknij dwa razy pusty obszar w oknie widoku ogólnego. Zostanie wyświetlone okno Spotkanie
W widoku zespołu kliknij dwa razy kalendarz w oknie widoku ogólnego. Zostaniesz dodany jako uczestnik do spotkania, podobnie jak osoba lub zasób, którego kalendarz kliknąłeś.
W widoku kalendarza, za pomocą przeciągnięcia, można otworzyć pole w tabeli godzinowej. Szczegółowy opis znajduje się w dalszej części tego rozdziału.
W module Wiadomości e-mail przeciągnij wiadomość e-mail z widoku listy do dnia w mini kalendarzu. Zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Dzień zostanie wprowadzony jako początek spotkania.
W module Kontakty przeciągnij kontakt do dnia w mini kalendarzu. Zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Dzień zostanie wprowadzony jako początek spotkania.
Wyświetl widok dzienny, tygodnia roboczego lub niestandardowy kalendarza.
Przeciągnij i otwórz pole w siatce godzinowej. Zostanie utworzone nowe spotkanie. Początek i koniec spotkania zostanie ustawiony na podstawie siatki godzinowej.
Kliknij dwa razy prostokąt z nowym spotkaniem. Zostanie wyświetlone okno Spotkanie.
Wprowadź dane dla nowego spotkania. Dalsze informacje można znaleźć w instrukcji powyżej Jak utworzyć nowe spotkanie:.
Tworząc spotkanie w widoku zespołu, jako uczestników można dodać
wszystkich członków zespołu,
wybranych członków zespołu, lub
pojedynczego członka zespołu
.
Jak utworzyć nowe spotkanie ze wszystkimi członkami zespołu:Otwórz widok zespołu. Instrukcje znajdują się w części 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.
Upewnij się, że żaden członek zespołu nie został wybrany.
Użyj jednej z następujących opcji:
Na karcie panelu .
W tabeli godzinowej przeciągnij przedział czasu, klikając i przytrzymując lewy klawisz myszy. Przedział czasu zostanie wprowadzony jako czas rozpoczęcia i czas trwania spotkania.
Wynik: zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Członkowie zespołu zostaną wpisani na karcie Uczestnicy.
Jak utworzyć spotkanie z wybranymi członkami zespołu:Otwórz widok zespołu. Instrukcje znajdują się w części 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.
Wybierz określonych członków zespołu, klikając ich nazwy i przytrzymując klawisze <ctrl> Uwaga: w komputerach Apple użyj klawisza <cmd>
Użyj jednej z następujących opcji:
W części panelu .
W siatce czasu przeciągnij przedział czasu, klikając i przytrzymując lewy klawisz myszy. Przedział czasu zostanie wprowadzony jako czas rozpoczęcia i czas trwania spotkania.
Wynik: zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Członkowie zespołu zostaną wpisani na karcie Uczestnicy.
Jak utworzyć spotkanie z jednym członkiem zespołu:Otwórz widok zespołu. Instrukcje znajdują się w części 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.
Upewnij się, że żaden członek zespołu nie został wybrany.
Kliknij dwa razy na godzinę w tabeli godzinowej członka zespołu, którego chcesz dodać jako uczestnika.
Wynik: zostanie wyświetlone okno Spotkanie. Dzień i godzina, które kliknąłeś dwa razy zostaną wprowadzone jako początek spotkania. Członek zespołu zostanie zapisany na karcie Uczestnicy.
Następujące wartości są ustawione z góry:
Bieżąca data jest ustawiona jako data rozpoczęcia i zakończenia spotkania.
Najbliższy kompletny przedział czasu jest ustawiony jako godzina rozpoczęcia spotkania. Domyślny przedział czasu to 15 minut.
Czas zakończenia spotkania jest ustawiony na godzinę po jego rozpoczęciu.
Aby ustawić indywidualne wartości dla rozpoczęcia i zakończenia spotkania, użyj elementów kontrolnych obok Spotkanie.
Jak ustawić początek i zakończenie spotkania w oknie i w oknie Spotkanie:Aby ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia spotkania, użyj jednej z podanych możliwości:
Wprowadź poprawną datę w pierwszym polu wejściowym.
Kliknij ikonę kalendarza na prawo od pierwszego pola wejściowego, aby otworzyć kalendarz i wybrać datę.
Aby ustawić godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania, użyj jednej z podanych możliwości:
Wprowadź poprawną godzinę w drugim polu wejściowym.
Wybierz godzinę z rozwijanej listy.
Jeśli ma to być spotkanie 24-godzinne, aktywuj pole wyboru
.Możesz określić czas dla przypomnienia o spotkaniu. Okno przypomnienia zawiadomi Cię o spotkaniu pod koniec wybranego okresu.
Jak ustawić przypomnienie o spotkaniu w oknie spotkania:Wybierz kartę
.Wybierz odstęp czasu z wyświetlonej listy
. Jeśli nie chcesz otrzymać przypomnienia, wybierz .Wskazówka: można wybrać domyślny odstęp czasu dla przypomnienia w ustawieniach kalendarza Czas domyślny dla przypomnienia .
Gdy wybrany odstęp czasu przed rozpoczęciem spotkania upłynie do końca, zostanie wyświetlone okno Przypomnienie. Istnieje kilka możliwości odpowiedzi na przypomnienie o spotkaniu.
Jak odpowiedzieć na przypomnienie o spotkaniu:Jeśli chcesz otrzymać kolejne przypomnienie, wybierz odstęp czasu z rozwijanej listy. Kliknij
. Po zakończeniu wybranego odstępu czasu przypomnienie włączy się ponownie.Jeśli nie chcesz otrzymać ponownego przypomnienia, kliknij
.Spotkanie cykliczne to spotkanie, które powtarza się kilka razy. Tworząc spotkanie cykliczne, należy ustawić następujące elementy:
Odstęp czasu dla cyklu spotkań. Określa on przerwę pomiędzy pojedynczymi spotkaniami w cyklu.
Przedział czasu dla cyklu spotkań. Określa on rozpoczęcie i zakończenie spotkania cyklicznego.
Wybierz kartę
.Kliknij przycisk Utwórz nowy cykl.
. Otworzy się oknoWybierz odstęp czasu dla cyklu.
Jeśli spotkanie ma być powtarzane codziennie, wybierz typ cyklu
. W opcjach cyklu określ odstęp czasu w dniach.Jeśli spotkanie ma być powtarzane co miesiąc, wybierz typ cyklu
. W opcjach cyklu określ odstęp czasu w miesiącach i dzień miesiąca.Jeśli spotkanie ma być powtarzane co tydzień, wybierz typ cyklu
. W opcjach cyklu określ odstęp czasu w tygodniach i dzień tygodnia.Jeśli spotkanie ma być powtarzane co roku, wybierz typ cyklu
. W opcjach cyklu określ dzień roku.Zdefiniuj przedział czasu spotkania cyklicznego:
Obok
ustaw datę rozpoczęcia spotkania cyklicznego.Obok
ustaw datę zakończenia spotkania cyklicznego.Kliknij
.Poniższe przykłady przedstawiają typowe serie spotkań.
Spotkanie odbywa się co drugi dzień. Data początkowa to 22.03.2010. Spotkanie powinno odbyć się 5 razy.
W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:
Typ powtarzania |
Dziennie |
Ustawienia powtarzania |
Co drugi dzień |
Czas trwania serii |
Data początkowa: 22.03.2010 |
Czas trwania serii |
Kończy się po pięciu spotkaniach |
Spotkanie odbywa się w każdy wtorek i piątek. Data początkowa to 23.03.2010.
W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:
Typ powtarzania |
Co tydzień |
Ustawienia powtarzania |
Co 1 tyg., we wtorek, piątek |
Czas trwania serii |
Data początkowa 23.03.2010 |
|
Nie ma daty zakończenia |
Spotkanie odbywa się w co drugą środę. Data początkowa to 24.03.2010. Data ostatniego spotkania to 29.12.2010.
W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:
Typ powtarzania |
Co tydzień |
Ustawienia powtarzania |
Co 2 tyg. w środę |
Czas trwania serii |
Data początkowa 24.03.2010 |
|
Data końcowa 31.12.2010 |
Spotkanie odbywa się w pierwszy piątek miesiąca. Data początkowa to 01.03.2010. Spotkanie powinno odbyć się 12 razy.
W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:
Typ powtarzania |
Miesięcznie |
Ustawienia powtarzania |
w pierwszy poniedziałek co 1 mies. |
Czas trwania serii |
Data początkowa 01.03.2010 |
|
Kończy się po 12 spotkaniach |
Spotkanie odbywa się każdego roku w ostatni piątek listopada. Data początkowa to 26.11.2010.
W oknie dialogowym Utwórz nową serię ustaw następujące opcje:
Typ powtarzania |
Co rok |
Ustawienia powtarzania |
w ostatni piątek w listopadzie |
Czas trwania serii |
Data początkowa 26.11.2010 |
|
Nie ma daty zakończenia |
Kategoria to słowo kluczowe, który służy jako kryterium uporządkowywania spotkań. Istnieją dwa sposoby dodawania kategorii:
Wprowadź w polu wejściowym kategorie związane z obiektami obok przycisku Kategorie.
Wybierz kategorie z listy wcześniej zdefiniowanych kategorii. Zdefiniowane wcześniej kategorie są oznaczane kolorem.
Informację o definiowaniu kategorii można znaleźć w 8.2.3: Zarządzanie znacznikami.
Jak dodać kategorie związane z obiektami do okna Spotkanie:Wybierz kartę
.Kliknij dwa razy pole wejściowe obok przycisku
.Wprowadź dowolny tekst.
Uwaga: kategorie zorientowane na obiekty nie mają koloru.
Jak dodać wcześniej zdefiniowaną kategorię w oknie Spotkanie:Wybierz kartę
.Kliknij przycisk
. Zostanie wyświetlone okno dialogowe . Pole listy zawiera wszystkie zdefiniowane wcześniej kategorie.W polu listy Uwaga: kategorie wybrane na początku określają kolor wyświetlania spotkania.
aktywuj pola sterujące kategoriami, które należy przypisać do spotkania.Kliknij
.Wynik: kategorie zostaną wprowadzonedo pola wejściowego.
Jak usunąć dodane kategorie w oknie Spotkanie:Wybierz kartę
.Kliknij przycisk Kategorie.
. Otworzy się okno dialogoweW polu listy
usuń zaznaczenie z pól wyboru kategorii do usunięcia.Kliknij
.Wynik: kategorie zostaną usunięte ze spotkania.
W widokach kalendarza dostępność jest oznaczona różnymi kolorami. Wykorzystywane są następujące kolory:
Zajęty: niebieski
Wstępnie umówiony: żółty
Nieobecny: czerwony
Wolny: zielony
Dalsze informacje na temat dostępności można znaleźć w 5.2.2: Co należy wiedzieć o spotkaniach?.
W momencie tworzenia spotkania, które czasowo nakłada się z istniejącym spotkaniem, dostępność kontroluje zachowanie programu do pracy grupowej:
Dla dostępności Zajęty, Wstępnie umówiony i Nieobecny zostanie wyświetlony komunikat o konflikcie.
Dla dostępności Wolny nie wyświetli się żaden komunikat.
Dalsze informacje o postępowaniu w przypadku konfliktu można znaleźć w 5.5.11: Rozwiązywanie konfliktów spotkań.
Jak ustawić widok dostępności w oknie Spotkanie:Wybierz kartę
.Wybierz opcję z rozwijanej listy
.Spotkanie prywatne to spotkanie, którego nie widzą inni użytkownicy, gdy udostępniasz im swój kalendarz.
Spotkanie możesz oznaczyć jako prywatne, jeśli spełnia ono wszystkie z poniższych warunków:
Jesteś jedynym uczestnikiem, nie ma innych uczestników ani zasobów dla tego spotkania.
Spotkanie zostało utworzone w osobistym folderze kalendarza.
Otwórz kartę
.Aktywuj pole wyboru
.Podczas tworzenia spotkania zostaniesz automatycznie dodany do niego jako uczestnik. W ustawieniach kalendarza możesz określić, czy podczas tworzenia spotkania w folderze publicznym użytkownik zostanie dodany jako uczestnik. Patrz : Tworzenie spotkań publicznych. Możesz dodać dalszych uczestników i zasoby (takie jak pomieszczenia czy projektory).
Jak dodać uczestników i zasoby do spotkania w oknie Spotkanie:Kliknij w panelu polecenie Wybierz uczestników i zasoby.
. Otworzy się oknoGlobalna książka adresowa jest wstępnie wybrana. Aby wybrać inną książkę adresową, kliknij przycisk Wybierz folder kontaktów.
. Kliknij folder w oknieJeśli chcesz wyświetlić określoną grupę uczestników lub zasobów, wprowadź ciąg znaków w polu wejściowym
. Kliknij przycisk .Wybierz jednego lub więcej użytkowników, grup lub zasobów z listy. Uwaga: użytkownicy, grupy i zasoby są oznaczone różnymi ikonami. Są one wyświetlane w następującej kolejności: użytkownicy, grupy i zasoby.
Aby dodać wybór jako uczestników, kliknij przycisk
obok . Aby dodać wybór jako zasoby, kliknij przycisk obok .Uwaga: istnieją następujące ograniczenia:
Zasoby nie mogą zostać dodane jako uczestnicy.
Grupy nie mogą zostać dodane jako zasoby.
Uwaga: zasoby, które już znajdują się w użyciu, nie mogą być wykorzystane jako zasoby dla innego spotkania, jeśli te spotkania się nakładają.
W razie potrzeby, możesz zmienić wybór uczestników lub zasobów:
Wybierz pojedyncze pozycje w polu
lub .Kliknij przycisk
obok lub .Aby zaakceptować wybór, kliknij
. Jeśli nie chcesz zatwierdzać wyboru, kliknij .Po dodaniu uczestników i zasobów, warto sprawdzić ich dostępność.
Funkcja pozwala sprawdzić, który uczestnik lub źródło są już w danym dniu zajęte. Status dostępności wyświetla się jako kolorowe paski.
Kolory odpowiadają kolorom wykorzystywanym do wyświetlania dostępności, przeczytaj 5.2.2: Co należy wiedzieć o spotkaniach?.
Jak sprawdzić dostępność uczestników i zasobów w oknie Spotkanie:Wybierz kartę
.Wybierz datę i przedział czasu, który chcesz sprawdzić.
Kliknij przycisk
. Kolorowe paski obok uczestnika lub zasobu wskazują, czy uczestnik lub zasób są w tym czasie zajęte.Jeśli to konieczne, możesz sprawdzić inny dzień wybierając go strzałkami nawigacyjnymi obok daty, a następnie klikając ponownie przycisk
.Jeśli znajdziesz datę i godzinę, która odpowiada wszystkim uczestnikom i zasobom, możesz użyć daty sprawdzonego przedziału czasu jako daty swojego spotkania. Aby to zrobić, kliknij przycisk
.Wskazówka: zanim utworzysz spotkanie możesz sprawdzić dostępność uczestników w widoku zespołu. Dalsze informacje można znaleźć w 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.
Możesz dodać uczestników zewnętrznych, którzy nie zostali zapisani w książce adresowej. Aby to zrobić, potrzebujesz adresu e-mail uczestnika zewnętrznego.
Jak dodać uczestników zewnętrznych niefigurujących w książce adresowej:W oknie Spotkanie kliknij polecenie .
W oknie
wprowadź nazwę i poprawny adres e-mail.Kliknij
.Aby dodać kolejnych uczestników, powtórz kroki 2 i 3. Aby zakończyć proces, kliknij
.Wynik: uczestnicy zewnętrzni niefigurujący w książce adresowej zostaną dodani jako uczestnicy.
Dalsze informacje na temat spotkań z zewnętrznymi użytkownikami można znaleźć w 5.7: Spotkania z zewnętrznymi uczestnikami.
Uczestnicy, których dodajesz do spotkania otrzymują powiadomienie o tym spotkaniu, co daje im możliwość zaakceptowania bądź odrzucenia spotkania. Dalsze informacje można znaleźć w sekcji 5.6.1: Akceptacja zaproszenia.
Uczestnicy zewnętrzni nie otrzymują powiadomienia o spotkaniu. Aby powiadomić uczestników zewnętrznych o spotkaniu, możesz powiadomić wszystkich uczestników spotkania za pomocą wiadomości e-mail.
Jak powiadomić wszystkich uczestników za pomocą wiadomości e-mail w oknie Spotkanie:Wybierz kartę
.Aktywuj pole wyboru
.Kliknij Zostanie wyświetlone okno dialogowe w panelu.Wybierz załączniki.
W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij . Wybierz plik, który ma zostać dodany jako załącznik. Zamknij okno dialogowe wyboru plików.
W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij . Plik zostanie dodany do listy.
Aby dodać dodatkowe załączniki, powtórz kroki 3 i 4.
Aby usunąć załącznik, wybierz go w polu listy. Następnie kliknij
.W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij .
Wynik: załączniki zostaną dodane do spotkania.
Możesz utworzyć spotkanie z załącznika iCal do wiadomości e-mail. Załącznik iCal można rozpoznać po rozszerzeniu .ics.
Jak utworzyć spotkanie z załącznika iCal do wiadomości e-mail:Wyświetl wiadomość w widoku poziomym lub pionowym.
Kliknij prawym klawiszem plik .ics w dolnej części okna widoku ogólnego.
Wybierz
w menu kontekstowym.Wynik: otworzy się okno dialogowe Spotkanie.
Konflikt spotkań następuje, gdy pojawią się następujące okoliczności:
Dostępność istniejącego spotkania nie jest ustawiona na Wolny.
Tworzysz nowe spotkanie i nie ustawiasz jego dostępności na Wolny. Nowe spotkanie nakłada się z już istniejącym spotkaniem.
Gdy tylko klikniesz ikonę Spotkanie otworzy się okno Wykryto konflikt. Wyświetli ono konflikty pomiędzy nowym a już istniejącymi spotkaniami. Musisz zareagować na wiadomość o konflikcie.
Jak reagować na wiadomość o konflikcie: w panelu oknaJeśli chcesz rozwiązać konflikt poprzez zmianę daty spotkania, kliknij
. Zmień datę spotkania.Jeśli chcesz utworzyć nowe spotkanie pomimo konfliktu spotkań, kliknij
.