6.5. Tworzenie zadań

W tej części znajdują się ogólne informacje dotyczące sposobu tworzenia nowego zadania. Szczegóły znajdują się na następnej stronie.

Uwaga: jeśli chcesz utworzyć nowy załącznik w folderze publicznym lub udostępnionym, musisz mieć uprawnienia do tworzenia obiektów w danym folderze.

Jak utworzyć nowe zadania:
  1. W karcie panelu Nowe kliknij ikonę Zadanie.Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij ikonę panelu Zadanie . Otworzy się okno Zadanie. Zostanie wyświetlona karta Zadanie.

  2. Jeśli chcesz wybrać folder zadań, kliknij przycisk Folder i w wyświetlonym oknie wybierz folder zadań.

  3. Wpisz temat zadania i uwagi do niego.

  4. Ustaw priorytet zadania.

  5. Ustaw datę początkową zadania i jego termin. Patrz 6.5.1: Definiowanie daty rozpoczęcia zadania i jego terminu.

  6. Ustaw przypomnienie o zadaniu. Patrz 6.5.2: Ustawianie przypomnienia zadania lub odpowiadanie na przypomnienie

  7. Jeśli chcesz, możesz użyć dodatkowych opcji:

  8. Kliknij Zapisz w panelu. Okno zostanie zamknięte.

Wynik: zadanie zostało utworzone. Status edycji został ustawiony na Nierozpoczęte lub 0 % ukończono.

Jeśli chcesz anulować akcję, kliknij przycisk Anuluj w panelu Okno.

Wskazówka: nowe zadanie możesz także utworzyć, klikając polecenie Utwórz nowe zadanie na karcie panelu Edycja.

Istnieją następujące możliwości dla tworzenia nowego zadania:

6.5.1. Definiowanie daty rozpoczęcia zadania i jego terminu.

Aby zdefiniować datę rozpoczęcia zadania i jego termin, użyj elementów sterujących wyświetlonych obok opcji Data rozpoczęcia i Termin w oknie Zadanie.

Definiowanie daty rozpoczęcia zadania i jego terminu w oknie Zadanie:
  1. Otwórz kartę Zadanie.

  2. Ustaw termin zadania przy użyciu jednej z następujących metod:

    • Wprowadź poprawną datę w polu wejściowym obok opcji Termin.

    • Kliknij ikonę kalendarza wyświetloną obok opcji Termin. Zostanie wyświetlony kalendarz, w którym możesz wskazać datę.

  3. Ustaw datę rozpoczęcia zadania przy użyciu jednej z następujących metod:

    • Wprowadź poprawną datę w polu wejściowym obok opcji Data rozpoczęcia.

    • Kliknij ikonę kalendarza wyświetloną obok opcji Data rozpoczęcia. Zostanie wyświetlony kalendarz, w którym możesz wskazać datę.

6.5.2. Ustawianie przypomnienia zadania lub odpowiadanie na przypomnienie

Jeśli chcesz otrzymać przypomnienie o zadaniu przed upływem jego terminu, możesz ustawić, kiedy przypomnienie ma być wykonane. Okno przypomnienia poinformuje Cię o tym zadaniu, gdy wybrany okres upłynie do końca.

Ustawianie przypomnienia zadania w oknie Zadanie:
  1. Otwórz kartę Zadanie.

  2. Ustaw datę przypomnienia zadania przy użyciu jednej z następujących metod:

    • Wprowadź poprawną datę w polu wejściowym obok opcji Przypomnij mi.

    • Kliknij ikonę kalendarza wyświetloną obok opcji Przypomnij mi. Zostanie wyświetlony kalendarz, w którym możesz wskazać datę.

  3. Ustaw godzinę przypomnienia zadania przy użyciu jednej z następujących metod:

    • Wprowadź poprawną godzinę w polu wejściowym obok daty przypomnienia.

    • Wybierz godzinę z menu rozwijanego umieszczonego obok daty przypomnienia.

Gdy wybrany okres upłynie do końca, zostanie wyświetlone okno Przypomnienie. Istnieje kilka możliwości odpowiedzi na przypomnienie o zadaniu.

Odpowiadanie na przypomnienie o zadaniu:
  • Jeśli chcesz otrzymać kolejne przypomnienie, wybierz odstęp czasu z menu rozwijanego w dolnej lewej części okna. Kliknij przycisk Przypomnij mi później. Gdy wybrany odstęp upłynie do końca, zostanie ponownie wyświetlone przypomnienie.

  • Jeśli nie chcesz otrzymać kolejnego przypomnienia, kliknij przycisk OK.

6.5.3. Tworzenie zadania cyklicznego

Zadanie cykliczne to zadanie, które powtarza się kilka razy. Podczas tworzenia zadania cyklicznego należy ustawić następujące opcje:

  • Odstęp czasu dla zadania cyklicznego. Pozwoli to zdefiniować odstęp czasu między poszczególnymi zadaniami należącymi do zadania cyklicznego.

  • Przedział czasu dla zadania cyklicznego. Jest to definicja daty rozpoczęcia i daty zakończenia zadania cyklicznego.

Tworzenie zadania cyklicznego w oknie Zadanie:
  1. Otwórz kartę Zadanie.

  2. Kliknij przycisk Cykl. Zostanie wyświetlone okno Utwórz nowy cykl.

  3. Zdefiniuj odstęp czasu dla zadania cyklicznego.

    • Jeśli zadanie ma być powtarzane codziennie, wybierz typ cyklu Codziennie. W opcjach cyklu wprowadź odstęp w dniach.

    • Jeśli zadanie ma być powtarzane co tydzień, wybierz typ cyklu Co tydzień. W opcjach cyklu zdefiniuj odstęp w tygodniach i wybierz dzień tygodnia.

    • Jeśli zadanie ma być powtarzane co miesiąc, wybierz typ cyklu Co miesiąc. W opcjach cyklu zdefiniuj odstęp w miesiącach i wybierz dzień miesiąca.

    • Jeśli zadanie ma być powtarzane co roku, wybierz typ cyklu Co roku. W opcjach cyklu wprowadź dzień roku.

  4. Zdefiniuj przedział czasu dla zadania cyklicznego:

    • Obok opcji Data rozpoczęcia ustaw datę rozpoczęcia zadania cyklicznego.

    • Obok opcji Koniec ustaw datę zakończenia zadania cyklicznego.

  5. Kliknij przycisk OK.

6.5.4. Dodawanie kategorii

Znacznik jest słowem kluczowym, który może służyć do porządkowania zadań. Istnieją dwa sposoby dodawania kategorii:

  • Dodaj kategorie związane z przedmiotem w polu wejściowym obok przycisku Znaczniki.

  • Wybierz kategorie z listy ustalonych z góry kategorii. Ustalone z góry kategorie są oznaczone kolorem.

Informacje o określaniu kategorii można znaleźć w 8.2.3: Zarządzanie znacznikami.

Jak dodać kategorie związane z przedmiotem w oknie Zadanie:
  1. Wybierz kartę Zadanie.

  2. Kliknij dwa razy pole wejściowe obok przyciskuKategorie....

  3. Wprowadź tekst.

Uwaga: Kategorie związane z przedmiotem nie mają koloru.

Jak dodać z góry ustalone kategorie w oknie Zadania:
  1. Otwórz kartę Zadania.

  2. Kliknij przycisk Kategorie.... Otworzy się okno dialogowe Kategorie. Lista w polu Nazwa zawiera wszystkie ustalone z góry kategorie.

  3. W liście pola Nazwa aktywuj pola wyboru kategorii, które mają zostać przypisane do zadania.

  4. Kliknij przycisk OK.

Wynik: Kategorie pojawią się w polu wejściowym.

Jak usunąć dodane kategorie w oknie Zadanie:
  1. Wybierz kartę Zadanie.

  2. Kliknij przycisk Kategorie. Otworzy się okno dialogowe Kategorie.

  3. W liście pola Nazwa dezaktywuj pola wyboru kategorii, które mają zostać usunięte.

  4. Kliknij przycisk OK.

Wynik: Kategorie zostaną usunięte z zadania.

6.5.5. Oznaczanie zadań jako prywatne

Zadanie prywatne jest zadaniem, które, gdy udostępniasz swój folder zadań innym uczestnikom, nie jest dla nich widoczne.

Zadanie może być oznaczone jako prywatne po spełnieniu wszystkich następujących warunków:

  • Użytkownik jest jedynym uczestnikiem zadania.

  • Zadanie zostało utworzone w osobistym folderze zadań.

Ustawianie zadania jako prywatne w oknie Zadanie:
  1. Otwórz kartę Zadanie.

  2. Zaznacz pole wyboru Zadanie prywatne.

6.5.6. Dodawanie szczegółów zadania

Istnieje możliwość dodania szczegółów do zadania, takich jak koszty, czas trwania i informacje rozliczeniowe.

Dodawanie szczegółów do zadania w oknie Zadanie:
  1. Otwórz kartę Szczegóły.

  2. Wprowadź odpowiednie wartości.

Wynik: szczegóły zostały dodane do zadania.

6.5.7. Dodawanie uczestników

Podczas tworzenia zadania można dodać dodatkowych uczestników.

Dodawanie dodatkowych uczestników w oknie Zadanie:
  1. Kliknij na panelu polecenie Dodaj. Zostanie wyświetlone okno Wybierz uczestników.

  2. Jeśli chcesz wybrać inną książkę adresową niż globalna, kliknij przycisk Folder kontaktów. W oknie Wybierz folder kontaktów kliknij wybrany folder.

  3. Jeśli chcesz wyświetlić określonych uczestników lub określone zasoby, wpisz wyszukiwany ciąg znaków do pola wejściowego Szukaj. Kliknij przycisk Szukaj.

  4. Wybierz z listy przynajmniej jednego uczestnika.

  5. Aby dodać zaznaczenie, kliknij obok listy uczestników przycisk Dodaj.

  6. Istnieje możliwość skorygowania wyboru uczestników:

    • Wybierz na liście Uczestnicy jeden element.

    • Kliknij umieszczony obok pola Uczestnicy przycisk Usuń.

  7. Aby zaakceptować wybór, kliknij przycisk OK. Jeśli nie chcesz zatwierdzać wyboru, kliknij przycisk Anuluj.

Wynik: uczestnicy zostali dodani do zadania.

6.5.7.1. Powiadamianie uczestników przez e-mail

Uczestnicy dodani do zadania otrzymają powiadomienie o zadaniu z możliwością jego przyjęcia lub odrzucenia. Dalsze informacje można znaleźć w części 6.6.1: Potwierdzanie zadania.

Powiadomienie o zadaniu nie zostanie przesłane do zewnętrznych uczestników. Aby poinformować zewnętrznych uczestników o zadaniu, można wysłać wiadomość e-mail o zadaniu do wszystkich uczestników.

Wysyłanie wiadomości e-mail o zadaniu do wszystkich uczestników w oknie Zadanie:
  1. Otwórz kartę Zadanie.

  2. Zaznacz pole wyboru Powiadom wszystkich uczestników za pomocą wiadomości e-mail.

6.5.8. Dodawanie załączników

Dodawanie załączników w oknie Zadanie:
  1. Kliknij Dodaj załączniki w panelu. Otworzy się okno dialogowe Wybierz załączniki.

  2. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij przycisk Przeglądaj. Wybierz plik, który ma być dodany jako załącznik. Zamknij okno dialogowe wyboru pliku.

  3. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij przycisk Dodaj. Plik zostanie dodany do listy.

  4. Aby dodać kolejne załączniki, powtórz kroki 3 - 4.

  5. Jeśli chcesz usunąć załącznik, zaznacz go na liście i kliknij przycisk Usuń.

  6. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij przycisk OK.

Wynik: załączniki zostały dodane do zadania.