管理信息存储条目

搜索信息存储条目

搜索词用于在当前信息存储文件夹中查找信息存储条目。搜索词定义要搜索的字符串。

将找到标题包含搜索词的所有信息存储条目。

例如:要找到标题为 "marketing editions" 和 "basics on marketing" 的信息存储条目,请使用搜索词 "marketing"。

如何搜索信息存储条目:

  1. 在文件夹树中选择要搜索的信息存储文件夹。

  2. 打开水平拆分或列表视图。

  3. 要选择一个或多个搜索条件,单击搜索输入字段左边的图标

  4. 在输入字段中输入搜索词。

  5. 单击搜索图标

结果:概览视图仅显示匹配搜索词的信息存储条目。

如何显示当前选择的信息存储文件夹的所有信息存储条目:

搜索输入字段中单击重设图标

编辑信息存储条目

可以在以后编辑创建信息存储条目时输入的所有数据。

注:要能够编辑公共或共享文件夹中的信息存储条目,您需要具备在相应的文件夹中编辑对象的权限。

如何编辑信息存储条目:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个信息存储条目。

  2. 信息项面板选项卡中单击编辑信息存储项窗口打开。

  3. 编辑信息存储条目的数据。可在: 创建信息存储项中找到有关数据的详细描述。可在: 处理文档版本中找到有关处理文档版本的说明。

  4. 在面板中单击保存图标。 窗口将关闭。

结果:信息存储条目已被修改。

如果您不想接受更改,请在视窗面板选项卡中单击取消

提示:您还可以通过上下文菜单或双击信息存储条目来编辑条目。

锁定信息存储条目

如果您编辑一个信息存储条目,则应锁定该条目。锁定有以下目的:

  • 锁定向其他用户指出该信息存储条目正在处理中,可能不是最新的。

  • 如果锁定的信息存储条目位于与其他有修改权限的用户共享的信息存储文件夹中,这些用户不能编辑已锁定的信息存储条目。

如何锁定信息存储条目:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个或几个信息存储条目。

  2. 编辑面板选项卡中单击锁定

一旦您完成修改,您应解锁条目。

如何解锁条目:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个或几个已锁定的信息存储条目。

  2. 编辑面板选项卡中单击>解锁

提示:您还可以在上下文菜单中使用锁定解锁功能。

删除文档

您可以从信息存储条目删除文档。这将删除所有文档版本。可在: 处理文档版本中找到有关处理文档版本的更多信息。

注:此功能不会从您的本地磁盘删除任何文档。

如何从信息存储条目删除文档:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个信息存储条目。

  2. 编辑面板选项卡中单击编辑信息存储项窗口将打开。

  3. 单击删除按钮。 删除文件窗口打开。

  4. 如果您确定要从信息存储条目删除文档的所有版本,请单击

结果:文档的所有文件版本从信息存储条目删除。信息存储条目保留。

处理文档版本

如果信息存储条目包含文档,则您可以执行以下操作:

  • 添加新文档版本

  • 删除文档版本

  • 将一个文档版本设置为当前版本

如何添加新文档版本:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个信息存储条目。

  2. 编辑面板选项卡中单击编辑信息存储项窗口将打开。

  3. 单击文件按钮。

  4. 单击浏览按钮。

  5. 选择要作为附件添加的文件。关闭文件选择对话窗口。

  6. 在面板中单击保存图标。窗口将关闭。

  7. 如果需要,请在版本注释弹出窗口中输入注释。

  8. 在弹出窗口中单击确定。如果您不想输入注释,请单击无注释。要取消进程,请单击取消

结果:文档被传输到服务器。一旦进程完成,信息存储项窗口即关闭。

注:视文档大小和连接传输速率而定,此进程需要一定的时间。

如何从信息存储条目删除文档版本:

  1. 在水平拆分视图中打开一个信息存储条目。

  2. 选择版本选项卡。

  3. 在列表视图中右击一个文档版本。

  4. 在上下文菜单中单击删除删除版本窗口将打开。

  5. 如果您确定您要删除文档版本,请单击

结果:文档版本从信息存储条目删除。

注:此功能不会从您的本地磁盘删除任何文档。

如何将一个文档版本设置为当前版本:

  1. 在水平拆分视图中打开信息存储条目。

  2. 选择版本选项卡。

  3. 在列表视图中右击一个文档版本。

  4. 在上下文菜单中单击当前

结果:所选文档版本被设置为当前版本。

打印信息存储条目

可以通过以下几种可能的方式打印信息存储条目:

  • 打印信息存储条目列表

  • 打印信息存储条目的数据。

如何打印信息存储条目列表:

  1. 在列表视图中打开信息存储条目。

  2. 选择要打印的信息存储条目:

    • 要只打印某些信息存储条目,选择要打印的信息存储条目。

    • 要打印列表视图中的所有信息存储条目,选择所有信息存储条目或一个都不选。

  3. 编辑面板选项卡中单击打印。 一个具有打印预览的新窗口和打印系统窗口打开。

  4. 如果需要,在系统窗口中更改打印机设置。

  5. 在系统窗口中单击打印

结果:系统打印信息存储条目列表。

如何打印信息存储条目的数据:

  1. 在水平拆分视图中打开信息存储条目。

  2. 编辑面板选项卡中单击打印。 一个具有打印预览的新窗口和打印系统窗口打开。

  3. 如果需要,在系统窗口中更改打印机设置。

  4. 在系统窗口中单击打印

结果:系统打印信息存储条目的数据。

移动信息存储条目

可以通过以下几种可能的方式移动信息存储条目:

  • 使用面板功能

  • 使用拖放

注:将信息存储条目从源文件夹移到目标文件夹时,您需要具备以下权限:

  • 在源文件夹中删除对象的权限

  • 在目标文件夹中创建对象的权限

如何用面板功能移动信息存储条目:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个或几个信息存储条目。

  2. 编辑面板选项卡中单击移动选择文件夹窗口打开。

  3. 选择文件夹窗口中单击一个信息存储文件夹。您只能单击您能够将信息存储条目移动到的文件夹。

结果:信息存储条目被移动。

如果您想取消进程,请单击选择文件夹窗口右上部分的关闭按钮。

如何用拖放功能移动信息存储条目:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个或几个信息存储条目。

  2. 将所选信息存储条目拖到一个信息存储文件夹。鼠标指针旁边的图标提供以下提示:

    • 当拖到有效目标时,显示一个绿色的勾。

    • 当拖到无效目标时,显示一个红色的禁止图标。

  3. 在目标文件夹上松开鼠标按键。

结果:信息存储条目被移动。

如果您要取消进程,请在无效的目标上松开鼠标按键。

用类别标记信息存储项

您可以进行以下操作:

  • 将预定义类别指定到现有信息存储项

  • 删除已指定的类别

可在: 管理标记中找到有关定义类别的信息。

如何将信息存储项指定到预定义类别:

  1. 右击一个信息存储项。

  2. 从子菜单选择类别 >。一个子菜单打开。

  3. 执行以下可能的操作之一:

    • 要指定已显示的类别之一,请在子菜单中单击一个类别。

    • 要指定另一个类别:

      • 在子菜单中单击所有类别...类别对话窗口打开。名称列表字段包含所有已定义的类别。

      • 名称列表字段中选中要指定给信息存储项的类别的复选框。

      • 单击确定

结果:类别被指定到信息存储项。

如何删除已指定的类别:

  1. 右击一个信息存储项。

  2. 从上下文菜单选择类别 >。一个子菜单打开。

  3. 执行以下可能的操作之一:

    • 要删除所有已指定的类别,请在子菜单中单击删除所有类别

    • 要删除已指定的具体类别:

      • 在子菜单中单击所有类别...类别对话窗口打开。

      • 名称列表字段中取消选中要删除的类别的复选框。

      • 单击确定

结果:类别从信息存储项删除。

用标志标记信息存储条目

标志是用于标记信息存储条目的彩色标签。您可以决定每种颜色的含义。

在水平拆分和列表视图中,标志显示在最后一列。

如何用标志标记信息存储条目:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个信息存储条目。

  2. 标志面板选项卡中单击任意标志。

结果:选择的信息存储条目标记有标志。

如何删除标志:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择标记有标志的信息存储条目。

  2. 在“标志”面板选项卡中单击删除标志

结果:标志被删除。

删除信息存储条目

警告:无法恢复已删除的信息存储条目。在删除信息存储条目之前,请确定您不再需要该信息存储条目。

注:如果您要删除公共或共享文件夹中的信息存储条目,您需要具备在这些信息存储文件夹中删除对象的权限。

如何删除一个或几个信息存储条目:

  1. 在水平拆分或列表视图中选择一个或几个信息存储条目。

  2. 编辑面板选项卡中单击删除删除项目窗口打开。

  3. 如果您确定您要删除信息存储条目,请单击

结果:信息存储条目被永久删除。

提示:您还可以通过上下文菜单或 <del> 键删除信息存储条目。

用 WebDAV 访问信息存储条目

使用 WebDAV,您可以如访问磁盘中的本地文件一样访问信息存储条目。与从组件 GUI 访问相比,WebDAV 有优点也有缺点:

  • 优点是使用浏览器或资源管理器快速直接访问。您无需登录到组件 GUI。

  • 缺点是您只能看到当前文档版本。不会显示文档的历史和其他信息,例如注释。

警告:用 WebDav 删除文件条目时,将删除所有文件版本,而不仅仅是当前版本。要删除具体文档版本,只能使用: 处理文档版本所描述的方法。

视您的计算机安装的操作系统而定,以不同的方式设置 WebDav 对信息存储的访问。

在 Linux 下访问

如何在 Linux 下用 WebDAV 访问信息存储条目:

  1. 打开 KDE Konqueror 或类似的浏览器。

  2. 地址字段中输入以下地址:webdav://<地址>/servlet/webdav.infostore其中<地址>需要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  3. 输入您的用户名和密码。使用您的针对 Open-Xchange Server 的登录数据。

结果:信息存储条目显示在浏览器中。

在 Windows XP 下访问

如何在 Windows XP 下用 WebDav 访问信息存储条目:

  1. 通过桌面左下角的开始按钮或通过双击我的电脑打开“网上邻居”。

  2. 前往“网络任务”,打开“网上邻居”对话窗口,然后单击添加一个网上邻居。一个用于添加网络资源的向导启动。单击下一步

  3. 在下一个对话窗口中选择选择另一个网络位置

  4. 输入以下地址:webdav://<地址>/servlet/webdav.infostore其中<地址>需要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  5. 输入您的用户名和密码。使用您的针对 Open-Xchange Server 的登录数据。

  6. 在下一个对话窗口中,您可以向网络资源指定一个名称。

    注:如果您已经将您的编码设置为 ISO,请不要在文件名或文件股权名中使用任何特殊字符。Open-Xchange Server 使用 UTF-8 编码。

  7. 在下一个对话窗口中单击完成

结果:您可以使用网上邻居访问您的信息存储条目。

在 Windows Vista 下访问

在使用 WebDAV 前,您必须安装 Microsoft 软件更新。

如何为 WebDAV 安装 Microsoft 软件更新:

  1. 打开 Web 浏览器。

  2. 输入以下地址:http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. 浏览到更多信息,然后单击 Download the Software Update for Web Folders package now

  4. 在下载页面中单击 Download(下载)。将下载文件 Webfldrs-KB907306-ENU.exe。

  5. 双击该文件。安装将启动。

如何在 Windows Vista 下用 WebDAV 访问信息存储条目:

  1. 在 Windows 资源管理器中打开计算机

  2. 在资源管理器的右窗格中右击一个空白区域。从下拉菜单中选择添加一个网络位置添加网络位置对话窗口打开。单击下一步

  3. 选择选择自定义网络位置。单击下一步。

  4. 添加网络位置对话窗口中输入以下地址:webdav://<地址>/servlet/webdav.infostore其中<地址>必须要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  5. 输入您的用户名和密码。使用您的针对 Open-Xchange Server 的登录数据。

  6. 在下一个对话窗口中,您可以向资源指定一个名称。

  7. 在下一个对话窗口中单击完成

结果:您可以在计算机下访问您的信息存储条目。