在这里概括介绍如何创建约会。详细信息出现在下一页中。
注:要在公共或共享日历文件夹中创建约会,您需要具备创建对象的文件夹权限。
在约会窗口打开。 选项卡打开。
面板选项卡中单击 图标。如果需要,通过单击
按钮并在弹出窗口中选择一个日历文件夹来选择一个日历文件夹。输入约会的描述、地点和注释。
为约会选择一个开始日期和结束日期。请参阅 : 设置约会的开始和结束时间
设置约会提醒。请参阅 : 设置或回复约会提醒
选择可用性视图。已预定、暂定、出差或空闲。请参阅 : 设置可用性视图
如果需要,使用其他选项:
创建约会系列。请参阅 : 创建系列约会
向约会添加类别。请参阅 : 添加类别
如果需要,将约会标记为私人约会。请参阅 : 将约会标记为私人约会
向约会添加更多参与者和资源。检查参与者和资源是否可用于约会。请参阅: 添加参与者和资源和: 检查可用性
向约会添加附件。请参阅 : 添加附件
在面板中单击
。 窗口将关闭。结果:约会即已创建。
如果您要取消操作,请在面板中单击
。注:如果您创建的约会与现有约会重叠,则您会收到一条错误消息。请参阅: 解决约会冲突。
提示:您还可以通过在 面板选项卡中单击 来创建新约会。
可以通过以下几种可能的方式创建新约会:
还可以在其他模块的
面板选项卡中调用 功能。在列表或日历视图中双击概览窗口内的空白区域。约会窗口打开。
在团队视图中双击概览窗口内的空白区域。您和您单击其日历的人或资源作为约会的参与者被添加进来。
在日历视图中,在时间格内拖动打开一个区域。可在本章的后面找到详细描述。
在电子邮件模块中将一封电子邮件从列表视图拖到迷你日历中的某一日。约会窗口打开。该日作为约会开始日期输入。
在联系人模块中,将一名联系人拖到迷你日历中的某一日。约会窗口打开。该日作为约会开始日期输入。
如何通过拖动打开一个区域来创建新约会:
显示日、工作周或自定义日历视图。
在时间格内拖动打开一个区域。一个新约会即已创建。开始和结束日期来自时间格区域。
双击新约会的矩形。约会窗口打开。
输入新约会的数据。可在如何创建新约会上面的说明中找到更多信息。
在团队视图中创建约会时,您可以添加
所有团队成员,
某些团队成员,或
单个团队成员
作为参与者。
如何创建含所有团队成员的新约会:
打开团队视图。 可在 : 显示团队视图中找到说明。
确定未选择任何团队成员。
使用以下选项之一:
在
面板选项卡中单击 。在时间格中通过单击并按住鼠标左键来拖动一个时间范围。该时间范围作为约会开始日期和持续时间输入。
结果:约会窗口打开。团队成员被输入到参与者选项卡中。
如何创建含某些团队成员的新约会:
打开团队视图。 可在 : 显示团队视图中找到说明。
通过单击姓名并按住 <ctrl> 键来选择单个团队成员。注:在 Mac 计算机上,使用 <cmd> 键。
使用以下选项之一:
在
面板部分中单击 。在时间格中通过单击并按住鼠标左键来拖动一个时间范围。该时间范围作为约会开始日期和持续时间输入。
结果:约会窗口打开。团队成员被输入到参与者选项卡中。
如何创建含单个团队成员的新约会:
打开团队视图。可在: 显示团队视图中找到说明。
确定未选择任何团队成员。
在要作为参与者添加的团队成员的时间格中双击一个时间。
结果:约会窗口打开。您双击的日期和时间作为约会开始时间输入。团队成员被输入到参与者选项卡中。
以下值是预设的:
当前日期被设置为约会的开始和结束日期。
下一个完整时间间隔被设置为约会开始时间。默认时间间隔为 15 分钟。
约会结束时间被设置为约会开始之后一小时。
要单独设置约会开始日期和结束日期的值,请使用约会窗口中 和 旁边的控制元素。
如何在约会窗口中设置约会开始和结束日期:
要设置约会的开始和结束日期,请使用以下备选方式之一:
在第一个输入字段中输入一个有效日期。
单击第一个输入字段右边的日历图标以打开日历并选择一个日期。
要设置约会的开始和结束时间,请使用以下备选方式之一:
在第二个输入字段中输入一个有效时间。
从下拉列表选择时间。
如果是一个 24 小时约会,请选中
复选框。您可以定义约会的提醒时间。当选择的时间段结束时,一个提醒窗口将通知您有约会。
如何在约会窗口中设置约会提醒:
选择
选项卡。从
下拉列表中选择一个时间间隔。如果您不想被提醒,请选择 。提示:您可以在日历设置默认提醒时间中选择提醒的默认时间间隔。
一旦到达约会开始前的时间间隔,提醒窗口即显示。可以有几种可能的方式来回复此约会提醒。
如何回复约会提醒:
要被再次提醒,从下拉列表中选择一个时间间隔。单击
。当间隔结束时,您将被再次提醒。如果您不想被再次提醒,请选择
。系列约会是重复几次的约会。创建系列约会时,必须设定以下设置:
约会系列的时间间隔。这定义系列中约会的间隔时间。
约会系列的时间范围。这定义系列约会的开始和结束时间。
如何在约会窗口中创建系列约会:
选择
选项卡。单击创建新系列窗口打开。
按钮。选择系列的时间间隔。
如果约会每日重复一次,请选中系列类型
。在系列选项中定义以天为单位的间隔。如果约会每月重复一次,请选中系列类型
。在系列选项中定义以月为单位的间隔以及月中的日期。如果约会每周重复一次,请选中系列类型
。在系列选项中定义以周为单位的间隔以及周中的日期。如果约会每年重复一次,请选中系列类型
。在系列选项中定义年中的日期。定义系列约会的时间范围:
在
旁边设置系列约会的开始日期。在
旁边设置系列约会的结束。单击
。以下示例说明某些典型约会系列。
一个约会每 2 天进行一次。开始日期为 2010 年 3 月 22 日。约会应进行 5 次。
在创建新系列对话窗口中设定以下设置:
定期类型 |
每天 |
定期设置 |
每 2 日 |
系列持续时间 |
开始日期:22.03.2010 |
系列持续时间 |
在 5 次约会后结束 |
一个约会在每个星期二和星期五进行开始日期为2010 年 3 月 23 日。
在创建新系列对话窗口中设定以下设置:
定期类型 |
每周 |
定期设置 |
每 1 周于星期二、星期五 |
系列持续时间 |
开始日期:23.03.2010 |
|
结束:从不 |
一个约会每两个星期三进行一次。开始日期为 2010 年 3 月 22 日。最后一次约会在 2009 年 12 月 29 日。
在创建新系列对话窗口中设定以下设置:
定期类型 |
每周 |
定期设置 |
每 2 周于星期三 |
系列持续时间 |
开始日期:24.03.2010 |
|
结束于 31.12.2010 |
一个约会始终在每月的第一个星期一进行。开始日期为 2010 年 3 月 1 日。约会应进行 12 次。
在创建新系列对话窗口中设定以下设置:
定期类型 |
每月 |
定期设置 |
每 1 个月的第一个星期一 |
系列持续时间 |
开始日期:01.03.2010 |
|
在 12 次约会后结束 |
一个约会每年在十一月的最后一个星期五进行。开始日期为2010 年 11 月 26 日。
在创建新系列对话窗口中设定以下设置:
定期类型 |
每年 |
定期设置 |
十一月的最后一个星期五 |
系列持续时间 |
开始日期:26.11.2010 |
|
结束:从不 |
类别是可用于建立约会结构的关键词。可以通过两种可能的方式来添加类别:
在类别按钮旁边的输入字段中输入对象相关类别。
从预定义类别列表中选择类别。通过一种颜色来指出预定义类别。
可在: 管理标记中找到有关定义类别的信息。
如何在约会窗口中添加对象相关类别:
选择
选项卡。双击
按钮旁边的输入字段。输入某些文字。
注:对象相关类别没有颜色。
如何在约会窗口中添加预定义类别:
选择
选项卡。单击
按钮。 对话窗口打开。 列表字段包含所有预定义类别。在注:选择的第一个类别指定约会的显示颜色。
列表字段中选中要指定给约会的类别的控制字段。单击
。结果:类别被输入到输入字段中。
如何在约会窗口中删除已添加的类别:
选择
选项卡。单击
按钮。 对话窗口打开。在
列表字段中取消选中要删除的类别的复选框。单击
。结果:类别从约会删除。
在日历视图中用不同的颜色指出可用性。使用以下颜色:
保留:蓝色
暂定:黄色
出差:红色
空闲:绿色
可在: 我应对约会知道什么?中找到有关可用性的更多信息。
可用性控制在您创建的新约会与现有约会有重叠时组件的行为:
对于保留、暂定和出差可用性,显示一条冲突消息。
对于空闲可用性,不显示错误消息。
可在: 解决约会冲突中找到有关冲突处理的更多信息。
如何在约会窗口中设置可用性视图:
选择
选项卡。从
下拉列表选择一个选项。私人约会是您的日历与其用户共享时其他用户也看不到的约会。
如果满足以下所有条件,您可以将约会标记为私人约会:
您是唯一参与者,约会没有其他参与者或资源。
约会是在个人日历文件夹中创建的。
如何在约会窗口中将约会标记为私人约会:
打开
选项卡。选中
复选框。创建约会时,您被作为参与者自动添加进来。在日历设置中,您可以定义在公共文件夹中创建约会时是否作为参与者添加您。请参阅: 创建公共约会。您可以添加更多参与者和资源(例如房间或投影仪)。
如何在约会窗口中向约会添加参与者和资源:
打开
选项卡。在面板中单击选择参与者和资源窗口打开。
。全局地址簿被预先选中。要选择其他地址簿,请单击选择联系人文件夹窗口中单击一个文件夹。
按钮。在如果要查看参与者或资源的特定选择,请在
输入字段旁边输入一个字符串。单击 按钮。从列表选择一个或更多用户、组或资源。 注:用户、组和资源标记有不同的图标。他们按以下顺序显示:用户、组和资源。
要作为参与者添加选择,请单击
旁边的 按钮。要作为资源添加选择,请单击 旁边的 按钮。注:有以下限制:
资源不能作为参与者添加。
组不能作为资源添加。
注:如果约会有重叠,则正在使用的资源不能在其他约会中用作资源。
如果需要,您可以更改参与者或资源的选择:
在
或 字段中选择单个条目。单击
或 旁边的 按钮。要接受选择,请单击
。如果您不想接受选择,请单击 。添加参与者和资源之后,可以检查他们的可用性。
此功能显示在某一天已经预订了哪些参与者或资源。用彩色指示条指出可用性状态。
颜色对应于为显示可用性而使用的颜色,请参阅: 我应对约会知道什么?。
如何在约会窗口中检查参与者和资源的可用性:
选择
选项卡。选择要检查的日期和时间范围。
单击
按钮。参与者或资源旁边的彩色指示条指出已经为此时间范围预订了该参与者或资源。如有必要,您可以通过用日期旁边的导航箭头选择另一天,然后再次单击
按钮来检查该天的可用性。如果您发现某个日期和时间适合所有参与者和资源,则您可以将您的约会安排在所检查时间范围的日期内。为此,请单击
按钮。提示:在创建约会之前,您可以在团队视图中检查参与者的可用性。可在: 显示团队视图中找到更多信息。
您可以添加没有在地址簿中输入的外部参与者。为此,您需要外部参与者的电子邮件地址。
如何添加没有在地址簿中输入的外部参与者:
在约会窗口中单击 。
在
窗口中输入一个姓名和有效的电子邮件地址。单击
。要添加更多参与者,请重复步骤 2 和 3。要结束进程,请单击
。结果:未在地址簿中输入的外部参与者作为参与者被添加进来。
可在: 含外部参与者的约会中找到有关含外部参与者的约会的更多信息。
您添加到约会的参与者接到约会通知,该通知提供接受或拒绝约会的选择。可在: 接受约会中找到更多信息。
外部参与者不会收到约会通知。要通知约会的外部参与者,您可以通过电子邮件通知所有参与者。
如何在约会窗口中通过电子邮件通知所有参与者:
选择
选项卡。选中
复选框如何在约会窗口中添加附件:
选择
选项卡。在在面板中单击选择附件对话窗口打开。
。在选择附件对话窗口中单击 。选择要作为附件添加的文件。关闭文件选择对话窗口。
在选择附件对话窗口中单击 。文件被输入到列表字段中。
要添加其他附件,重复步骤 3 和 4。
要删除一个附件,请在列表字段中选择该附件。然后单击
。在选择附件对话窗口中单击 。
结果:附件被添加到约会。