創建任務

在這裡概括介紹如何創建新任務。可在下一頁中找到更多詳細信息。

註:如果您要在公共或共享文件夾中創建新任務,您需要具備在此文件夾中創建對象的權限。

如何創建新任務:

  1. 新建面板選項卡中單擊任務圖標。 任務窗口打開。 任務選項卡顯示。

  2. 如果需要,通過單擊文件夾按鈕並在彈出窗口中選擇一個任務文件夾來選擇一個任務文件夾。

  3. 輸入任務的主題和說明。

  4. 設置任務的優先級。

  5. 設置截止日和開始日期。請參閱 : 定義任務的開始日期和截止日。

  6. 設置任務提醒。請參閱 : 設置或回復任務提醒

  7. 如果需要,使用其他選項:

  8. 在面板中單擊保存圖標。 窗口關閉。

結果:任務即已創建。編輯狀態設置為未開始0 % 已完成

如果您要取消操作,請在面板中單擊取消

提示:您還可以通過在編輯面板選項卡中單擊創建新任務來創建新任務。

可以通過以下幾種可能的方式創建新任務:

定義任務的開始日期和截止日。

要定義任務的開始日期和截止日,請在任務窗口中使用開始日期截止日旁邊的控制元素。

如何在任務窗口中定義任務的截止日和開始日期:

  1. 打開任務選項卡。

  2. 使用以下方法之一設置任務的截止日:

    • 截止日旁邊的輸入字段中輸入一個有效日期。

    • 單擊截止日旁邊的日曆圖標。一個日曆打開,您可以在其中選擇日期。

  3. 使用以下方法之一設置任務的開始日期:

    • 開始日期旁邊的輸入字段中輸入一個有效日期。

    • 單擊開始日期旁邊的日曆圖標。一個日曆打開,您可以在其中選擇日期。

設置或回復任務提醒

如果您想在截止日之前收到提醒,您可以定義提醒時間。當選擇的時間段結束時,一個提醒窗口將通知您此任務要到期。

如何在任務窗口中設置任務提醒:

  1. 打開任務選項卡。

  2. 使用以下方法之一設置任務提醒的日期:

    • 提醒我旁邊的輸入字段中輸入一個有效日期。

    • 單擊提醒我旁邊的日曆圖標。一個日曆打開,您可以在其中選擇日期。

  3. 使用以下方法之一設置任務提醒的時間:

    • 在提醒日期旁邊的輸入字段中輸入一個有效時間。

    • 在提醒日期旁邊的下拉菜單中選擇一個時間。

一旦所選時間段結束,提醒窗口即打開。可以有幾種可能的方式來回復此任務提醒。

如何回復任務提醒:

  • 如果想被再次提醒,在窗口左下部的下拉菜單中選擇一個時間間隔。單擊再次提醒我。當選擇的間隔結束時,您將被再次提醒。

  • 如果您不想被再次提醒,請選擇確定

創建系列任務

系列任務是重複幾次的任務。創建系列任務時,您必須設定以下設置:

  • 系列任務的時間間隔。這定義系列任務的單個任務之間的時間間隔。

  • 系列任務的時間範圍。這定義系列任務的開始和結束時間。

如何在任務窗口中創建系列任務:

  1. 打開任務選項卡。

  2. 單擊系列按鈕。創建新系列窗口打開。

  3. 定義系列任務的時間間隔。

    • 如果任務每日重複一次,請選中系列類型每日。在系列選項中定義以天為單位的間隔。

    • 如果任務每週重複一次,請選中系列類型每週。在系列選項中定義以周為單位的間隔並設置周中的日期。

    • 如果任務每月重複一次,請選中系列類型每月。在系列選項中定義以月為單位的間隔並設置月中的日期。

    • 如果任務每年重複一次,請選中系列類型每年。在系列選項中定義年中的日期。

  4. 定義系列任務的時間範圍:

    • 開始日期旁邊設置系列任務的開始日期。

    • 結束旁邊設置系列任務的結束。

  5. 單擊確定

添加類別

標記是可用於建立任務結構的關鍵詞。可以通過兩種可能的方式來添加類別:

  • 在「標記」按鈕旁邊的輸入字段中添加對像相關類別。

  • 從預定義類別列表中選擇類別。預定義類別有顏色標記。

可在: 管理標記中找到有關定義類別的信息。

如何在任務窗口中添加對像相關類別:

  1. 選擇任務選項卡。

  2. 雙擊類別...按鈕旁邊的輸入字段。

  3. 輸入文本。

註:對像相關類別沒有顏色。

如何在任務窗口中添加預定義類別:

  1. 打開任務選項卡。

  2. 單擊類別...按鈕。類別對話窗口打開。名稱列表字段包含所有預定義類別。

  3. 名稱列表字段中選中要指定給任務的類別的復選框。

  4. 單擊確定

結果:類別被輸入到輸入字段中。

如何在任務窗口中刪除已添加的類別:

  1. 選擇任務選項卡。

  2. 單擊類別按鈕。類別對話窗口打開。

  3. 名稱列表字段中取消選中要刪除的類別的復選框。

  4. 單擊確定

結果:類別從任務刪除。

將任務標記為私人任務

私人任務是在您將您的任務文件夾與其他參與者共享時其他參與者看不到的任務。

如果滿足以下所有條件,您可以將任務標記為私人任務:

  • 您是任務的唯一參與者。

  • 任務是在個人任務文件夾中創建的。

如何在任務窗口中將任務標記為私人任務:

  1. 打開任務選項卡。

  2. 選中私人任務復選框。

添加任務詳細信息

您可以向任務添加成本、持續時間和開票信息等詳細信息。

如何在任務窗口中向任務添加詳細信息:

  1. 打開詳細信息選項卡。

  2. 輸入適當的值。

結果:任務添加了詳細信息。

添加參與者

創建任務時,您可以添加其他參與者。

如何在任務窗口中添加其他參與者:

  1. 打開參與者選項卡。

  2. 在面板中單擊添加參與者選擇參與者窗口打開。

  3. 如果要選擇全局地址簿以外的地址簿,請單擊聯繫人文件夾按鈕。在選擇聯繫人文件夾窗口中單擊一個文件夾。

  4. 如果要顯示參與者或資源的特定選擇,請在搜索旁邊的輸入字段中輸入一個字符。單擊搜索按鈕。

  5. 從列表選擇一名或幾名參與者。

  6. 要添加選擇,請單擊參與者旁邊的添加按鈕。

  7. 如果需要,您可以糾正參與者選擇:

    • 參與者字段中選擇單個條目。

    • 單擊參與者旁邊的刪除按鈕。

  8. 要接受選擇,請單擊確定。如果您不想接受選擇,請單擊取消

結果:參與者被添加到任務。

通過電子郵件通知參與者

已經被添加到任務的參與者會收到任務通知,並且可以選擇接受或拒絕任務。可在: 確認任務中找到更多信息。

外部參與者不會收到任務通知。要向外部參與者通知任務,您可以通過電子郵件向所有參與者發送任務通知。

如何在任務窗口中通過電子郵件通知所有參與者:

  1. 打開任務選項卡。

  2. 選中通過電子郵件通知所有參與者復選框

添加附件

如何在任務窗口中添加附件:

  1. 打開附件選項卡。

  2. 在面板中單擊添加附件選擇附件對話窗口打開。

  3. 選擇附件對話窗口中單擊瀏覽。選擇要作為附件添加的文件。關閉文件選擇對話窗口。

  4. 選擇附件對話窗口中單擊添加。文件被輸入到列表字段中。

  5. 如果要添加更多附件,重複步驟 3 - 4。

  6. 如果要刪除一個附件,請在列表字段中選擇該附件,然後單擊刪除

  7. 選擇附件對話窗口中單擊確定

結果:附件被添加到任務。