管理信息存儲條目

搜索信息存儲條目

搜索詞用於在當前信息存儲文件夾中查找信息存儲條目。搜索詞定義要搜索的字符串。

將找到標題包含搜索詞的所有信息存儲條目。

例如:要找到標題為 "marketing editions" 和 "basics on marketing" 的信息存儲條目,請使用搜索詞 "marketing"。

如何搜索信息存儲條目:

  1. 在文件夾樹中選擇要搜索的信息存儲文件夾。

  2. 打開水平拆分或列表視圖。

  3. 要選擇一個或多個搜索條件,單擊搜索輸入字段左邊的圖標

  4. 在輸入字段中輸入搜索詞。

  5. 單擊搜索圖標

結果:概覽視圖僅顯示匹配搜索詞的信息存儲條目。

如何顯示當前選擇的信息存儲文件夾的所有信息存儲條目:

搜索輸入字段中單擊重設圖標

編輯信息存儲條目

可以在以後編輯創建信息存儲條目時輸入的所有數據。

註:要能夠編輯公共或共享文件夾中的信息存儲條目,您需要具備在相應的文件夾中編輯對象的權限。

如何編輯信息存儲條目:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個信息存儲條目。

  2. 信息項面板選項卡中單擊編輯信息存儲項窗口打開。

  3. 編輯信息存儲條目的數據。可在: 創建信息存儲項中找到有關數據的詳細描述。可在: 處理文檔版本中找到有關處理文檔版本的說明。

  4. 在面板中單擊保存圖標。 窗口將關閉。

結果:信息存儲條目已被修改。

如果您不想接受更改,請在視窗面板選項卡中單擊取消

提示:您還可以通過上下文菜單或雙擊信息存儲條目來編輯條目。

鎖定信息存儲條目

如果您編輯一個信息存儲條目,則應鎖定該條目。鎖定有以下目的:

  • 鎖定向其他用戶指出該信息存儲條目正在處理中,可能不是最新的。

  • 如果鎖定的信息存儲條目位於與其他有修改權限的用戶共享的信息存儲文件夾中,這些用戶不能編輯已鎖定的信息存儲條目。

如何鎖定信息存儲條目:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個信息存儲條目。

  2. 編輯面板選項卡中單擊鎖定

一旦您完成修改,您應解鎖條目。

如何解鎖條目:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個已鎖定的信息存儲條目。

  2. 編輯面板選項卡中單擊>解鎖

提示:您還可以在上下文菜單中使用鎖定解鎖功能。

刪除文檔

您可以從信息存儲條目刪除文檔。這將刪除所有文檔版本。可在: 處理文檔版本中找到有關處理文檔版本的更多信息。

註:此功能不會從您的本地磁盤刪除任何文檔。

如何從信息存儲條目刪除文檔:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個信息存儲條目。

  2. 編輯面板選項卡中單擊編輯信息存儲項窗口將打開。

  3. 單擊刪除按鈕。 刪除文件窗口打開。

  4. 如果您確定要從信息存儲條目刪除文檔的所有版本,請單擊

結果:文檔的所有文件版本從信息存儲條目刪除。信息存儲條目保留。

處理文檔版本

如果信息存儲條目包含文檔,則您可以執行以下操作:

  • 添加新文檔版本

  • 刪除文檔版本

  • 將一個文檔版本設置為當前版本

如何添加新文檔版本:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個信息存儲條目。

  2. 編輯面板選項卡中單擊編輯信息存儲項窗口將打開。

  3. 單擊文件按鈕。

  4. 單擊瀏覽按鈕。

  5. 選擇要作為附件添加的文件。關閉文件選擇對話窗口。

  6. 在面板中單擊保存圖標。窗口將關閉。

  7. 如果需要,請在版本註釋彈出窗口中輸入註釋。

  8. 在彈出窗口中單擊確定。如果您不想輸入註釋,請單擊無註釋。要取消進程,請單擊取消

結果:文檔被傳輸到服務器。一旦進程完成,信息存儲項窗口即關閉。

註:視文檔大小和連接傳輸速率而定,此進程需要一定的時間。

如何從信息存儲條目刪除文檔版本:

  1. 在水平拆分視圖中打開一個信息存儲條目。

  2. 選擇版本選項卡。

  3. 在列表視圖中右擊一個文檔版本。

  4. 在上下文菜單中單擊刪除刪除版本窗口將打開。

  5. 如果您確定您要刪除文檔版本,請單擊

結果:文檔版本從信息存儲條目刪除。

註:此功能不會從您的本地磁盤刪除任何文檔。

如何將一個文檔版本設置為當前版本:

  1. 在水平拆分視圖中打開信息存儲條目。

  2. 選擇版本選項卡。

  3. 在列表視圖中右擊一個文檔版本。

  4. 在上下文菜單中單擊當前

結果:所選文檔版本被設置為當前版本。

打印信息存儲條目

可以通過以下幾種可能的方式打印信息存儲條目:

  • 打印信息存儲條目列表

  • 打印信息存儲條目的數據。

如何打印信息存儲條目列表:

  1. 在列表視圖中打開信息存儲條目。

  2. 選擇要打印的信息存儲條目:

    • 要只打印某些信息存儲條目,選擇要打印的信息存儲條目。

    • 要打印列表視圖中的所有信息存儲條目,選擇所有信息存儲條目或一個都不選。

  3. 編輯面板選項卡中單擊打印。 一個具有打印預覽的新窗口和打印系統窗口打開。

  4. 如果需要,在系統窗口中更改打印機設置。

  5. 在系統窗口中單擊打印

結果:系統打印信息存儲條目列表。

如何打印信息存儲條目的數據:

  1. 在水平拆分視圖中打開信息存儲條目。

  2. 編輯面板選項卡中單擊打印。 一個具有打印預覽的新窗口和打印系統窗口打開。

  3. 如果需要,在系統窗口中更改打印機設置。

  4. 在系統窗口中單擊打印

結果:系統打印信息存儲條目的數據。

移動信息存儲條目

可以通過以下幾種可能的方式移動信息存儲條目:

  • 使用面板功能

  • 使用拖放

註:將信息存儲條目從源文件夾移到目標文件夾時,您需要具備以下權限:

  • 在源文件夾中刪除對象的權限

  • 在目標文件夾中創建對象的權限

如何用面板功能移動信息存儲條目:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個信息存儲條目。

  2. 編輯面板選項卡中單擊移動選擇文件夾窗口打開。

  3. 選擇文件夾窗口中單擊一個信息存儲文件夾。您只能單擊您能夠將信息存儲條目移動到的文件夾。

結果:信息存儲條目被移動。

如果您想取消進程,請單擊選擇文件夾窗口右上部分的關閉按鈕。

如何用拖放功能移動信息存儲條目:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個信息存儲條目。

  2. 將所選信息存儲條目拖到一個信息存儲文件夾。鼠標指針旁邊的圖標提供以下提示:

    • 當拖到有效目標時,顯示一個綠色的勾。

    • 當拖到無效目標時,顯示一個紅色的禁止圖標。

  3. 在目標文件夾上鬆開鼠標按鍵。

結果:信息存儲條目被移動。

如果您要取消進程,請在無效的目標上鬆開鼠標按鍵。

用類別標記信息存儲項

您可以進行以下操作:

  • 將預定義類別指定到現有信息存儲項

  • 刪除已指定的類別

可在: 管理標記中找到有關定義類別的信息。

如何將信息存儲項指定到預定義類別:

  1. 右擊一個信息存儲項。

  2. 從子菜單選擇類別 >。一個子菜單打開。

  3. 執行以下可能的操作之一:

    • 要指定已顯示的類別之一,請在子菜單中單擊一個類別。

    • 要指定另一個類別:

      • 在子菜單中單擊所有類別...類別對話窗口打開。名稱列表字段包含所有已定義的類別。

      • 名稱列表字段中選中要指定給信息存儲項的類別的復選框。

      • 單擊確定

結果:類別被指定到信息存儲項。

如何刪除已指定的類別:

  1. 右擊一個信息存儲項。

  2. 從上下文菜單選擇類別 >。一個子菜單打開。

  3. 執行以下可能的操作之一:

    • 要刪除所有已指定的類別,請在子菜單中單擊刪除所有類別

    • 要刪除已指定的具體類別:

      • 在子菜單中單擊所有類別...類別對話窗口打開。

      • 名稱列表字段中取消選中要刪除的類別的復選框。

      • 單擊確定

結果:類別從信息存儲項刪除。

用標誌標記信息存儲條目

標誌是用於標記信息存儲條目的彩色標籤。您可以決定每種顏色的含義。

在水平拆分和列表視圖中,標誌顯示在最後一列。

如何用標誌標記信息存儲條目:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個信息存儲條目。

  2. 標誌面板選項卡中單擊任意標誌。

結果:選擇的信息存儲條目標記有標誌。

如何刪除標誌:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇標記有標誌的信息存儲條目。

  2. 在「標誌」面板選項卡中單擊刪除標誌

結果:標誌被刪除。

刪除信息存儲條目

警告:無法恢復已刪除的信息存儲條目。在刪除信息存儲條目之前,請確定您不再需要該信息存儲條目。

註:如果您要刪除公共或共享文件夾中的信息存儲條目,您需要具備在這些信息存儲文件夾中刪除對象的權限。

如何刪除一個或幾個信息存儲條目:

  1. 在水平拆分或列表視圖中選擇一個或幾個信息存儲條目。

  2. 編輯面板選項卡中單擊刪除刪除項目窗口打開。

  3. 如果您確定您要刪除信息存儲條目,請單擊

結果:信息存儲條目被永久刪除。

提示:您還可以通過上下文菜單或 <del> 鍵刪除信息存儲條目。

用 WebDAV 訪問信息存儲條目

使用 WebDAV,您可以如訪問磁盤中的本地文件一樣訪問信息存儲條目。與從組件 GUI 訪問相比,WebDAV 有優點也有缺點:

  • 優點是使用瀏覽器或資源管理器快速直接訪問。您無需登錄到組件 GUI。

  • 缺點是您只能看到當前文檔版本。不會顯示文檔的歷史和其他信息,例如註釋。

警告:用 WebDav 刪除文件條目時,將刪除所有文件版本,而不僅僅是當前版本。要刪除具體文檔版本,只能使用: 處理文檔版本所描述的方法。

視您的計算機安裝的操作系統而定,以不同的方式設置 WebDav 對信息存儲的訪問。

在 Linux 下訪問

如何在 Linux 下用 WebDAV 訪問信息存儲條目:

  1. 打開 KDE Konqueror 或類似的瀏覽器。

  2. 地址字段中輸入以下地址:webdav://<地址>/servlet/webdav.infostore其中<地址>需要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  3. 輸入您的用戶名和密碼。使用您的針對 Open-Xchange Server 的登錄數據。

結果:信息存儲條目顯示在瀏覽器中。

在 Windows XP 下訪問

如何在 Windows XP 下用 WebDav 訪問信息存儲條目:

  1. 通過桌面左下角的開始按鈕或通過雙擊我的電腦打開「網上鄰居」。

  2. 前往「網絡任務」,打開「網上鄰居」對話窗口,然後單擊添加一個網上鄰居。一個用於添加網絡資源的嚮導啟動。單擊下一步

  3. 在下一個對話窗口中選擇選擇另一個網絡位置

  4. 輸入以下地址:webdav://<地址>/servlet/webdav.infostore其中<地址>需要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  5. 輸入您的用戶名和密碼。使用您的針對 Open-Xchange Server 的登錄數據。

  6. 在下一個對話窗口中,您可以向網絡資源指定一個名稱。

    註:如果您已經將您的編碼設置為 ISO,請不要在文件名或文件股權名中使用任何特殊字符。Open-Xchange Server 使用 UTF-8 編碼。

  7. 在下一個對話窗口中單擊完成

結果:您可以使用網上鄰居訪問您的信息存儲條目。

在 Windows Vista 下訪問

在使用 WebDAV 前,您必須安裝 Microsoft 軟件更新。

如何為 WebDAV 安裝 Microsoft 軟件更新:

  1. 打開 Web 瀏覽器。

  2. 輸入以下地址:http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. 瀏覽到更多信息,然後單擊 Download the Software Update for Web Folders package now

  4. 在下載頁面中單擊 Download(下載)。將下載文件 Webfldrs-KB907306-ENU.exe。

  5. 雙擊該文件。安裝將啟動。

如何在 Windows Vista 下用 WebDAV 訪問信息存儲條目:

  1. 在 Windows 資源管理器中打開計算機

  2. 在資源管理器的右窗格中右擊一個空白區域。從下拉菜單中選擇添加一個網絡位置添加網絡位置對話窗口打開。單擊下一步

  3. 選擇選擇自定義網絡位置。單擊下一步。

  4. 添加網絡位置對話窗口中輸入以下地址:webdav://<地址>/servlet/webdav.infostore其中<地址>必須要用 Open-Xchange Server 的 IP 地址或 URL 代替。

  5. 輸入您的用戶名和密碼。使用您的針對 Open-Xchange Server 的登錄數據。

  6. 在下一個對話窗口中,您可以向資源指定一個名稱。

  7. 在下一個對話窗口中單擊完成

結果:您可以在計算機下訪問您的信息存儲條目。