8.6. Freigaben und Rechte

8.6.1. Was muss ich über Freigaben und Rechte wissen?

Rechte legen fest, was ein Benutzer mit einem bestimmten Ordner tun kann. Um Ordnerinhalte mit anderen Benutzern zu teilen, kann ein Benutzer eine Freigabe einrichten, indem er anderen Benutzern Rechte am Ordner erteilt. Dabei gilt:

  • Rechte werden Ordnern zugeordnet, nicht einzelnen Objekten innerhalb von Ordnern.

  • Zu jedem Ordner gibt es mindestens einen Benutzer, der Administrator des Ordners ist. Der Administrator eines Ordners kann

    • anderen Benutzern Rechte am Ordner erteilen,

    • den Ordner umbenennen, verschieben, löschen.

  • Um Daten mit anderen Benutzern zu teilen, richtet ein Benutzer Freigaben ein, indem er anderen Benutzern bestimmte Rechte an seinen Ordnern erteilt.

  • Rechte haben eine Rangfolge. Ein Recht mit einem höheren Rang umfasst die Rechte mit niedrigerem Rang.

  • Gehört ein Benutzer zu mehreren Gruppen, die unterschiedliche Rechte an einem Ordner haben, gilt für den Benutzer jeweils das Recht mit dem höheren Rang.

In der folgenden Aufzählung der Rechte wird die Rangfolge so angegeben, dass das Recht mit dem höchsten Rang jeweils unten steht. Es gibt folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator  Bestimmt, ob ein Benutzer Administrator des Ordners ist.

    • Nein  Der Benutzer ist kein Administrator.

    • Ja  Der Benutzer ist Administrator.

  • Ordnerberechtigungen  Bestimmen, was ein Benutzer mit dem Ordner tun kann.

    • Keine  Der Benutzer hat keine Rechte an dem Ordner.

    • Sichtbarer Ordner  Der Benutzer kann den Ordner sehen.

    • Objekte anlegen  Der Benutzer kann im Ordner Objekte anlegen.

    • Unterordner anlegen  Der Benutzer kann im Ordner Unterordner anlegen.

    • Maximum  Der Benutzer kann im Ordner Unterordner anlegen.

  • Objekte lesen  Bestimmt, welche Objekte ein Benutzer im Ordner sehen kann.

    • Keine  Der Benutzer kann die Objekte nicht sehen.

    • Eigene lesen  Der Benutzer kann nur die Objekte sehen, die er selbst angelegt hat.

    • Alle lesen  Der Benutzer kann alle Objekte sehen.

    • Maximum  Der Benutzer kann alle Objekte sehen.

  • Objekte ändern  Bestimmt, welche Objekte der Benutzer im Ordner bearbeiten kann.

    • Keine  Der Benutzer kann keine Objekte bearbeiten.

    • Eigene ändern  Der Benutzer kann nur die Objekte bearbeiten, die er selbst angelegt hat.

    • Alle ändern  Der Benutzer kann alle Objekte bearbeiten.

    • Maximum  Der Benutzer kann alle Objekte bearbeiten.

  • Objekte löschen  Bestimmten, welche Objekte der Benutzer im Ordner löschen kann.

    • Keine  Der Benutzer kann keine Objekte löschen.

    • Eigene löschen  Der Benutzer kann nur die Objekte löschen, die er selbst angelegt hat.

    • Alle löschen  Der Benutzer kann alle Objekte löschen.

    • Maximum  Der Benutzer kann alle Objekte löschen.

8.6.2. Welche vorgegebenen Rechte haben Benutzer an Ordnern?

Die folgenden Kapitel beschreiben, welche Rechte ein Benutzer

  • an vorhandenen Ordnern hat,

  • an neu angelegten Ordnern erhält.

8.6.2.1. Rechte an vorhandenen Ordnern

An Ihren persönlichen Ordnern haben Sie folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator: Ja

  • Ordnerberechtigungen: Unterordner anlegen

  • Objekte lesen: Alle lesen, Objekte ändern: Alle ändern, Objekte löschen: Alle löschen

Am Ordner Öffentliche Ordner haben alle Benutzer und Gruppen folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator: Nein

  • Ordnerberechtigungen: Unterordner anlegen

  • Objekte lesen: Keine, Objekte ändern: Keine, Objekte löschen: Keine

Am Ordner Globales Adressbuch haben alle Benutzer und Gruppen folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator: Nein

  • Ordnerberechtigungen: Sehen

  • Objekte lesen: Alle lesen, Objekte ändern: Eigene ändern, Objekte löschen: Keine

Am Ordner InfoStore und am Ordner UserStore haben alle Benutzer und Gruppen folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator: Nein

  • Ordnerberechtigungen: Sehen

  • Objekte lesen: Keine, Objekte ändern: Keine, Objekte löschen: Keine

Am Ordner Öffentlicher InfoStore haben alle Benutzer und Gruppen folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator: Nein

  • Ordnerberechtigungen: Unterordner anlegen

  • Objekte lesen: Keine, Objekte ändern: Keine, Objekte löschen: Keine

8.6.2.2. Rechte an neu angelegten Ordnern

Abhängig von dem Ort, an dem Sie einen Ordner neu anlegen, erhalten Sie und andere Benutzer bestimmte Rechte.

Wenn Sie in einem persönlichen Ordner einen neuen Ordner anlegen:

  • Sie werden Ordner-Administrator und erhalten die Rechte Maximum.

  • Andere Benutzer und Gruppen erhalten die Rechte, die sie am übergeordneten Ordner haben.

Wenn Sie im Ordner Öffentliche Ordner oder im Ordner InfoStore/Öffentlicher InfoStore einen neuen Ordner anlegen:

  • Sie werden Ordner-Administrator und erhalten die Rechte Maximum.

  • Andere Benutzer und Gruppen erhalten keine Rechte. Sie müssen die Berechtigungen für den neuen Ordner vergeben. Wenn Sie anschließend in diesem Ordner neue Unterordner anlegen, werden die Berechtigungen dieses Ordners an die neuen Unterordner vererbt. Informationen zum Vergeben von Berechtigungen finden Sie in 8.6.5: Ordner freigeben.

Wenn Sie in einem freigegebenen Ordner eines Benutzers einen neuen Ordner anlegen:

  • Der Benutzer, der den Ordner freigegeben hat, wird Ordner-Administrator und erhält die Rechte Maximum.

  • Sie und andere Benutzer und Gruppen erhalten die Rechte, die Sie am übergeordneten Ordner haben.

8.6.3. Wo finde ich freigegebene Ordner anderer Benutzer?

Die folgende Beschreibung gilt für die Einstellung Vollständiger Ordnerbaum.

Das folgende Beispiel zeigt, wo Sie im Ordnerbaum die freigegebenen Ordner anderer Benutzer finden. Folgende Situation ist vorgegeben:

  • Der Benutzer Timo Meier gibt Ihnen folgende persönliche Ordner frei:

    • seinen Kalenderordner

    • seinen InfoStore-Ordner

    • seinen persönlichen E-Mail-Ordner Team

  • Der Benutzer Tom Green erzeugt im Ordner Öffentliche Ordner den neuen Ordner VacationCalendar. Er gewährt allen Benutzern das Recht, in diesem Ordner Objekte anzulegen.

  • Der Benutzer Jean Dupont gibt in seinem persönlichen InfoStore-Ordner den Ordner MeetingMinutes frei. Sein persönlicher InfoStore-Ordner ist nicht freigegeben.

Wenn Sie den Ordnerbaum Klassisch eingestellt haben, sehen Sie folgende Ordner:

Ihr Benutzername

Ihr persönlicher Stammordner. Enthält Ihre persönliche Ordner.

E-Mail

user

Timo Meier

Team

Freigegebener E-Mail-Ordner des Timo Meier

Aufgaben

Kalender

Kontakte

Öffentliche Ordner

Globales Adressbuch

VacationCalendar

Ordner, den Tom Green angelegt hat.

Freigegebene Ordner

Timo Meier

Kalender

Freigegebener Kalenderordner des Timo Meier

InfoStore

UserStore

Ihr Benutzername

Ihr persönlicher InfoStore-Ordner

Timo Meier

Freigegebener InfoStore-Ordner des Timo Meier

Jean Dupont

MeetingMinutes

Freigegebener Unterordner des InfoStore-Ordners des Jean Dupont

Hinweis: Um den freigegebenen E-Mail-Ordner zu sehen, müssen Sie diesen Ordner abonnieren. Details finden Sie in 8.6.4: E-Mail-Ordner abonnieren.

Wenn Sie den Ordnerbaum Neu eingestellt haben, sehen Sie folgende Ordner:

Aufgaben

Gesendete Objekte

Freigegebene Ordner

Timo Meier

Kalender

Freigegebener Kalenderordner des Timo Meier

user

Timo Meier

Team

Freigegebener E-Mail-Ordner des Timo Meier

InfoStore

UserStore

Ihr Benutzername

Ihr persönlicher InfoStore-Ordner

Timo Meier

Freigegebener InfoStore-Ordner des Timo Meier

Jean Dupont

MeetingMinutes

Freigegebener Unterordner des InfoStore-Ordners des Jean Dupont

Kalender

Kontakte

Öffentliche Ordner

Globales Adressbuch

VacationCalendar

Ordner, den Tom Green angelegt hat.

Hinweis: Um den freigegebenen E-Mail-Ordner zu sehen, müssen Sie diesen Ordner abonnieren. Details finden Sie in 8.6.4: E-Mail-Ordner abonnieren.

In der modulspezifischen Ordneranzeige finden Sie die freigegebenen Ordner an den folgenden Stellen:

  • im Modul E-Mail im Ordner User

  • im Modul Kontakte in Freigegebene Kontakte

  • im Modul Kalender in Freigegebene Kalender

  • im Modul Aufgaben in Freigegebene Aufgaben

  • im Modul InfoStore in Alle Ordner im Ordner Userstore

8.6.4. E-Mail-Ordner abonnieren

Um freigegebene E-Mail-Ordner anderer Benutzer zu sehen, müssen Sie diese Ordner abonnieren. Andere freigegebene Ordnertypen wie Kontaktordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, InfoStore-Ordner müssen nicht abonniert werden.

So abonnieren Sie freigegebene E-Mail-Ordner:
  1. Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder auf einen anderen persönlichen E-Mail-Ordner.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Ordner abonnieren. Das Popup-Fenster Ordner abonnieren öffnet sich.

  3. Im Popup-Fenster Ordner abonnieren öffnen Sie den Ordnerbaum User. Aktivieren Sie das Kontrollfeld des Ordners, den Sie abonnieren möchten.

  4. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis: Der abonnierte Ordner wird im Ordnerbaum angezeigt.

8.6.5. Ordner freigeben

Um Daten mit anderen Benutzern zu teilen, geben Sie einen oder mehrere Ordner frei, indem Sie anderen Benutzern bestimmte Rechte an dem Ordner erteilen. Sie können anderen Benutzern

  • Rechte an einem Ordner erteilen,

  • Rechte an einem Ordner ändern,

  • Rechte an einem Ordner entziehen.

Hinweis: Beachten Sie die folgenden Einschränkungen.

  • Um einem anderen Benutzer Rechte an einem Ordner zu erteilen, müssen Sie für diesen Ordner das Administrator-Recht besitzen.

  • Ihren persönlichen Ordner können Sie nicht freigeben. Um anderen Benutzern Zugriff auf Ihre E-Mails zu gewähren, geben Sie einen E-Mail-Ordner frei, der sich unterhalb des Ordners befindet. Diesen E-Mail-Ordner müssen andere Benutzer dann abonnieren, siehe 8.6.4: E-Mail-Ordner abonnieren.

  • An Ihren persönlichen Ordnern vom Typ Kalender, Aufgaben, Kontakte haben Sie exklusive Administrator-Rechte. Sie können anderen Benutzern keine Administrator-Rechte an diesen Ordnern erteilen. Beispiele für praxisgerechte Einstellungen finden Sie in 8.6.6: Welche Rechte-Einstellungen sind sinnvoll?.

So geben Sie einen Ordner frei:
  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ordners auf Eigenschaften. Die Groupware wechselt in das Modul Einstellungen. Im Übersichtsfenster werden die Ordner-Eigenschaften angezeigt.

  2. Wechseln Sie zum Register Berechtigungen.

  3. Klicken Sie auf dem Panel-Register Speichern auf Benutzer hinzufügen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Speichern > Benutzer hinzufügen. Das Fenster Benutzer wählen öffnet sich.

  4. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer oder Benutzergruppen aus der Liste aus.

  5. Um die Auswahl der Benutzer oder Benutzergruppen hinzuzufügen, klicken Sie neben Benutzer auf die Schaltfläche Hinzufügen.

  6. Um die Auswahl zu übernehmen, klicken Sie auf OK. Die Benutzer werden in der Liste der Benutzer eingetragen. Sie erhalten vorgegebene Rechte.

  7. Markieren Sie einen neu hinzugefügten Benutzer.

  8. Um die Rechte einzustellen, verwenden Sie das Panel. Beispiele für praxisgerechte Einstellungen finden Sie in 8.6.6: Welche Rechte-Einstellungen sind sinnvoll?. Hinweis: Sie können die Administrator-Berechtigung eines persönlichen Ordners nicht verändern.

    Hinweis: Wenn Sie beim Freigeben eines E-Mail-Ordners die Berechtigungen jeweils auf Maximum einstellen, werden nach dem Speichern die folgenden Berechtigungen angezeigt: Unterordner anlegen, Alle lesen, Alle ändern, Alle löschen. Diese Berechtigungen sind jeweils gleichwertig mit Maximum.

  9. Bei Bedarf wiederholen Sie die Schritte 3-8, um weitere Benutzer hinzuzufügen.

Ergebnis: Der Ordner ist freigegeben. Im Ordnerbaum wird er durch das Symbol für freigegebene Ordner gekennzeichnet.

So ändern Sie die Rechte von Benutzern an einem Ordner:
  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ordners auf Eigenschaften. Die Groupware wechselt in das Modul Einstellungen. Im Übersichtsfenster werden die Ordner-Eigenschaften angezeigt.

  2. Wechseln Sie zum Register Berechtigungen. Die Benutzer und ihre Rechte werden angezeigt.

  3. Markieren Sie einen Benutzer.

  4. Um die Rechte neu festzulegen, verwenden Sie das Panel. Beispiele für praxisgerechte Einstellungen finden Sie in 8.6.6: Welche Rechte-Einstellungen sind sinnvoll?. Hinweis: Sie können die Administrator-Berechtigung eines persönlichen Ordners nicht verändern.

  5. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie im Panel auf Speichern.

Ergebnis: Die Rechte der Benutzer werden geändert.

So entziehen Sie Benutzern die Rechte an einem Ordner:
  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ordners auf Eigenschaften. Die Groupware wechselt in das Modul Einstellungen. Im Übersichtsfenster werden die Ordner-Eigenschaften angezeigt.

  2. Wechseln Sie zum Register Berechtigungen. Die Benutzer und ihre Rechte werden angezeigt.

  3. Markieren Sie einen Benutzer.

  4. Klicken Sie auf dem Panel-Register Speichern auf Benutzer entfernen. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Speichern > Benutzer entfernen.

  5. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie im Panel auf Speichern.

Hinweis: Um Benutzern die Rechte an einem Ordner zu entziehen, müssen Sie Administrator des Ordners sein.

8.6.6. Welche Rechte-Einstellungen sind sinnvoll?

Die folgenden Beispiele geben Empfehlungen für praxisgerechte Einstellungen.

Beispiel 1: Objekte sehen
  • Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner sehen, aber nicht ändern oder löschen können. Er soll keine neuen Objekte anlegen können.

  • Der Benutzer benötigt folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator

    Ordnerberechtigungen

    Objekte lesen

    Objekte ändern

    Objekte löschen

    Nein

    Sichtbarer Ordner

    Alle lesen

    Keine

    Keine

Beispiel 2: Objekte sehen, eigene Objekte anlegen
  • Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner sehen, aber nicht ändern oder löschen können. Er soll neue Objekte anlegen und bearbeiten können.

  • Der Benutzer benötigt folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator

    Ordnerberechtigungen

    Objekte lesen

    Objekte ändern

    Objekte löschen

    Nein

    Sichtbarer Ordner

    Alle lesen

    Eigene ändern

    Eigene löschen

Beispiel 3: Objekte nicht sehen, eigene Objekte anlegen
  • Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner nicht sehen. Er soll aber neue Objekte anlegen und bearbeiten können.

  • Der Benutzer benötigt folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator

    Ordnerberechtigungen

    Objekte lesen

    Objekte ändern

    Objekte löschen

    Nein

    Objekte anlegen

    Keine

    Eigene ändern

    Eigene löschen

Beispiel 4: Objekte nicht sehen, eigene Objekte anlegen, Unterordner anlegen
  • Ein Benutzer soll die Objekte in Ihrem persönlichen Ordner nicht sehen. Er soll Unterordner anlegen können.

  • Der Benutzer benötigt folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator

    Ordnerberechtigungen

    Objekte lesen

    Objekte ändern

    Objekte löschen

    Nein

    Unterordner anlegen

    Alle lesen

    Eigene ändern

    Eigene löschen

Beispiel 5: Alle Rechte
  • Ein Benutzer soll in einem öffentlichen Ordner alle Rechte erhalten. Er soll anderen Benutzern Rechte vergeben können.

  • Der Benutzer benötigt folgende Rechte:

  • Ordner-Administrator

    Ordnerberechtigungen

    Objekte lesen

    Objekte ändern

    Objekte löschen

    Ja

    Unterordner anlegen

    Alle lesen

    Alle ändern

    Alle löschen