3.5. E-Mails senden

Sie haben folgende Möglichkeiten:

3.5.1. Neue E-Mail senden

Hier finden Sie einen Überblick zum Senden einer neuen E-Mail. Details folgen auf der nächsten Seite.

So senden Sie eine neue E-Mail:
  1. Klicken Sie auf dem Panel-Register Neu auf das Symbol E-Mail. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf das Symbol E-Mail . Das Fenster E-Mail öffnet sich.

  2. Wählen Sie eine Absender-Adresse aus. Siehe 3.5.1.1: Absender-Adresse wählen

  3. Bestimmen Sie einen oder mehrere Empfänger. Siehe 3.5.1.2: Empfänger bestimmen

  4. Geben Sie einen Betreff an.

  5. Erstellen Sie den E-Mail-Text. Siehe 3.5.1.3: E-Mail-Text erstellen und 3.5.1.4: Inhalt einer Webseite einfügen.

  6. Verwenden Sie bei Bedarf weitere Optionen:

    • Fügen Sie Anlagen hinzu.

    • Hängen Sie Ihre Visitenkarte an.

    • Geben Sie einen besonderen Absender an.

    • Legen Sie die Wichtigkeit fest.

    • Fordern Sie eine Empfangsbestätigung an.

    Details finden Sie in 3.5.1.5: Weitere Optionen verwenden.

  7. Klicken Sie im Panel auf Senden. Das Fenster wird geschlossen.

    Hinweis: Wenn Sie keinen Betreff angegeben haben, öffnet sich das Popup-Fenster Senden. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um die E-Mail mit Betreff zu senden, geben Sie den Betreff ein. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie keinen Betreff eingeben, wird der Text "(Kein Betreff)" als Betreff gesendet.

    • Um den Sendevorgang abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen. Das Popup-Fenster wird geschlossen.

Ergebnis: Die E-Mail wird gesendet. Eine Kopie befindet sich im E-Mail-Ordner Gesendete Objekte.

Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie im Panel auf Abbrechen.

Tipp: Sie können eine neue E-Mail auch senden, indem Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf E-Mail verfassen klicken.

Tipp: Auch in anderen Modulen können Sie die Funktion Neue E-Mail im Panel aufrufen.

Tipp: Im Modul Kontakte können Sie eine E-Mail an einen Kontakt senden, indem Sie in der Ansicht Adresskarte oder Telefonliste das Kontextmenü verwenden.

3.5.1.1. Absender-Adresse wählen

Wenn Sie zusätzliche E-Mail-Konten eingerichtet haben, können Sie deren Adressen als Absender-Adresse verwenden. Informationen zum Einrichten zusätzlicher E-Mail-Konten finden Sie in 8.2.5.3: Zusätzliche E-Mail-Konten. Sie können die standardmäßig verwendete Absender-Adresse in der E-Mail-Einstellung Standard-Absender-Adresse angeben.

So wählen Sie im Fenster E-Mail eine Absender-Adresse:
  1. Wenn die Dropdown-Liste Von nicht angezeigt wird, klicken Sie im Panel auf Ansicht > Von .

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Von die Adresse, die als Absender-Adresse angegeben werden soll.

3.5.1.2. Empfänger bestimmen

Sie können im Fenster E-Mail folgende Empfänger bestimmen:

  • Empfänger der E-Mail

  • Empfänger einer Kopie der E-Mail. Die Kopie wird auch mit "CC" für "Carbon Copy" bezeichnet. Die Empfänger der E-Mail sehen, wer eine Kopie der E-Mail erhält.

  • Empfänger einer Blindkopie der E-Mail. Die Blindkopie wird mit "BCC" für "Blind Carbon Copy" bezeichnet. Die Empfänger der E-Mail und der E-Mail-Kopie sehen nicht, wer eine Blindkopie der E-Mail erhält.

Sie haben folgende Alternativen, um Empfänger zu bestimmen:

  • Eingeben der E-Mail-Adressen

  • Auswählen der E-Mail-Adressen aus einem Adressbuch

So bestimmen Sie im Fenster E-Mail einen Empfänger durch Eingeben der E-Mail-Adresse:
  1. Geben Sie in das Eingabefeld neben der Schaltfläche An... eine E-Mail-Adresse ein. Sobald Sie eine Mindestanzahl von Buchstaben eingegeben haben, zeigt die Autovervollständigen-Funktion passende E-Mail-Adressen in einem Popup-Fenster. Die E-Mail-Adressen sind sortiert nach der Häufigkeit, mit der Sie eine E-Mail-Adressen verwenden, wobei interne Benutzer zuerst aufgelistet werden. Sie können eine Adresse durch Anklicken übernehmen.

    Tipp: Sie können die Autovervollständigen-Funktion in der E-Mail-Einstellung Autovervollständigen für E-Mail-Adressen aktivieren? aktivieren oder deaktivieren.

    Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen eingeben möchten, verwenden Sie ein Komma als Trennzeichen.

  2. Wenn Sie eine Kopie der E-Mail an weitere Empfänger senden wollen, geben Sie die E-Mail-Adressen in das Eingabefeld neben der Schaltfläche CC... ein.

    Hinweis: Wenn das Eingabefeld nicht angezeigt wird, klicken Sie im Panel auf Ansicht > CC .

  3. Wenn Sie eine blinde Kopie der E-Mail an weitere Empfänger senden wollen, geben Sie die E-Mail-Adressen in das Eingabefeld neben der Schaltfläche BCC... ein.

    Hinweis: Wenn das Eingabefeld nicht angezeigt wird, klicken Sie im Panel auf Ansicht > BCC .

So bestimmen Sie im Fenster E-Mail einen Empfänger durch Auswählen aus einem Adressbuch:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche An.... Das Fenster Empfänger wählen öffnet sich. Wenn das Kontrollfeld Alle Kontaktordner durchsuchen aktiv ist, werden die Adressen aller Adressbücher angezeigt.

  2. Um nur die Adressen eines bestimmten Adressbuchs anzuzeigen, führen Sie folgende Aktionen aus:

    • Deaktivieren Sie das Kontrollfeld Alle Kontaktordner durchsuchen.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontaktordner.

    • Wählen Sie im Fenster Ordner wählen einen Kontaktordner.

  3. Wenn Sie eine bestimmte Auswahl von Teilnehmern sehen möchten, geben Sie in das Eingabefeld neben Suchen eine Zeichenkette ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.

  4. Wählen Sie in der Liste einen oder mehrere Empfänger.

  5. Bestimmen Sie, was die Empfänger erhalten sollen:

    • Wenn die Empfänger die E-Mail erhalten sollen, klicken Sie auf An->.

    • Wenn die Empfänger eine Kopie der E-Mail erhalten sollen, klicken Sie auf CC->.

    • Wenn die Empfänger eine blinde Kopie der E-Mail erhalten sollen, klicken Sie auf BCC->.

    Die Empfänger werden in die Eingabefelder neben den Schaltflächen An, CC oder BCC eingetragen.

  6. Bei Bedarf können Sie die Auswahl der Empfänger korrigieren:

    • Wenn sie einen Empfänger entfernen möchten, löschen Sie seine Adresse aus den Eingabefeldern.

    • Wenn Sie alle Empfänger entfernen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen.

  7. Um die Auswahl zu übernehmen, klicken Sie auf OK. Wenn Sie die Auswahl nicht übernehmen möchten, klicken Sie auf Abbrechen.

3.5.1.3. E-Mail-Text erstellen

So erstellen Sie im Fenster E-Mail den E-Mail-Text:
  1. Geben Sie unterhalb des Betreff-Feldes bzw. der Formatierleiste den E-Mail-Text ein.

  2. Bei Bedarf formatieren Sie den Text mit Hilfe der Formatierleiste:

    • Wählen Sie einzelne Textinhalte.

    • Klicken Sie auf ein Element der Formatierleiste.

    Hinweis: Wenn die Formatierleiste nicht angezeigt wird, führen Sie folgende Schritte aus:

    • Aktivieren Sie im Panel Format > HTML oder Format > HTML und Text.

    • Aktivieren Sie im Panel Ansicht > Toolbar des Editors .

  3. Bei Bedarf nutzen Sie die Rechtschreibprüfung:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den E-Mail-Text. Aktivieren Sie Rechtschreibung prüfen. Um die korrekte Sprache zu wählen, klicken Sie im Kontextmenü auf Sprache.

    • Wenn ein Wort rot unterstrichen ist, klicken Sie das Wort mit der rechten Maustaste an.

    • Wählen Sie im Kontextmenü einen Korrekturvorschlag, oder fügen Sie das Wort zum Benutzerwörterbuch hinzu.

    Hinweis: Die Rechtschreibprüfung steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Mail-Einstellungen die HTML-Formatierung eingestellt ist, siehe 8.2.5.1: Register Verfassen. Die Funktionen der Rechtschreibprüfung werden nicht von Open-Xchange zur Verfügung gestellt, sondern vom verwendeten HTML-Editor. Informationen zum verwendeten HTML-Editor finden Sie auf http://tinymce.moxiecode.com.

  4. Bei Bedarf fügen Sie eine Signatur ein, indem Sie in der Auswahlbox Signatur eine Signatur auswählen.

    Hinweis: Um eine Signatur einzufügen, müssen Sie vorher in den E-Mail-Einstellungen eine Signatur erstellt haben. Weitere Informationen finden Sie in 8.2.5.2: E-Mail-Signaturen.

3.5.1.4. Inhalt einer Webseite einfügen

Sie können den Inhalt einer Webseite als E-Mail-Text einfügen.

So fügen Sie den Inhalt einer Webseite als E-Mail-Text ein:
  1. Wählen Sie im Browserfenster alle Elemente der Webseite mit <strg>+<a>

  2. Kopieren Sie den Inhalt mit <strg>+<c> in die Zwischenablage.

  3. Fügen Sie im Fenster E-Mail den Inhalt an der Cursorpositon mit <strg>+<v> ein.

Hinweis: Auf Mac-Systemen verwenden Sie die Taste <cmd> anstelle von <strg>. Je nach Aufbau der Webseite können möglicherweise nicht alle Formatierungen übernommen werden.

3.5.1.5. Weitere Optionen verwenden

Sie können

  • beliebige Dateien als Anlage hinzufügen,

  • Ihre Kontaktdaten aus dem Adressbuch als Visitenkarte anhängen,

  • eine andere Absender-Adresse als Ihre Standardadresse angeben,

  • die Wichtigkeit der E-Mail angeben,

  • eine Empfangsbestätigung anfordern.

So verwenden Sie im Fenster E-Mail weitere Optionen:
  1. Wenn unterhalb des Eingabefelds Betreff die Optionen Wichtigkeit, Empfangsbestätigung, Visitenkarte anhängen nicht angezeigt werden, klicken Sie im Panel auf Ansicht > Optionen .

  2. Wenn Sie der E-Mail Anlagen hinzufügen möchten, klicken Sie im Panel auf Anlage hinzufügen. Details finden Sie in 3.5.1.6: Anlagen hinzufügen.

  3. Wenn Sie eine Visitenkarte mit Ihren Kontaktdaten aus dem Adressbuch anhängen möchten, aktivieren Sie das Kontrollfeld Visitenkarte anhängen. Die Visitenkarte wird als vcf-Datei an die E-Mail angehängt.

  4. Wenn Sie nicht Ihre Standard-Sender-Adresse angeben möchten, wählen Sie in der Dropdown-Liste Von: eine andere Sender-Adresse. Details zur Auswahl von Sender-Adressen finden Sie in den E-Mail-Einstellungen Standard-Absender-Adresse . Bei Fragen zu Ihren Sender-Adressen wenden Sie sich an Ihren Administrator oder Hoster.

  5. Bei Bedarf bestimmen Sie die Wichtigkeit der E-Mail mit Hilfe der Dropdown-Liste Wichtigkeit:

    • Wenn Sie Niedrig wählen, wird die E-Mail beim Empfänger als weniger wichtig markiert.

    • Wenn Sie Hoch wählen, wird die E-Mail beim Empfänger als wichtig markiert.

  6. Wenn Sie den Empfänger zum Senden einer Empfangsbestätigung auffordern wollen, aktivieren Sie das Kontrollfeld Empfangsbestätigung. Hinweis: Der Empfänger kann trotz dieser Aufforderung das Senden der Empfangsbestätigung unterdrücken.

3.5.1.6. Anlagen hinzufügen

Hinweis: Beachten Sie, dass bei vielen E-Mail-Postfächern eine Obergrenze für die Dateigröße von E-Mail-Anhängen nicht überschritten werden darf.

So fügen Sie im Fenster E-Mail der E-Mail Anlagen hinzu:
  1. Klicken Sie im Panel auf Anlage hinzufügen > Lokale Datei anhängen. Das Dialogfenster Anlagen wählen öffnet sich.

  2. Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf Durchsuchen. Wählen Sie die Datei, die Sie als Anlage hinzufügen wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.

  3. Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf Hinzufügen. Die Datei wird in das Listenfeld eingetragen.

  4. Wenn Sie weitere Anlagen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 2 - 3.

  5. Wenn Sie eine Anlage entfernen möchten, wählen Sie die Anlage im Listenfeld. Klicken Sie dann auf Entfernen.

  6. Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen wählen auf OK.

Ergebnis: Die Dateinamen der Anlagen werden unterhalb des E-Mail-Textes angezeigt.

Tipp: Um ein Dokument aus dem InfoStore anzuhängen, klicken Sie im Panel auf Anlage hinzufügen > InfoEintrag anhängen.

3.5.2. E-Mails beantworten

Wenn Sie eine E-Mail beantworten, werden im Fenster E-Mail einige Eingabefelder mit Werten gefüllt:

  • Der Absender der E-Mail und weitere Empfänger der E-Mail werden automatisch als Empfänger der Antwort-E-Mail eingetragen. Sie können in den E-Mail-Einstellungen Bei "Allen antworten": wählen, ob weitere Empfänger in das Feld "An" oder in das Feld "Cc" eingetragen werden.

  • Der Betreff der E-Mail wird als Betreff der Antwort-E-Mail eingetragen. Vor dem Betreff der Antwort-E-Mail steht der Text "Re: ".

  • Der Text der E-Mail wird in der Antwort-E-Mail zitiert. Vor jeder Zeile kennzeichnet das Zeichen ">" die Zeile als Zitat.

So beantworten Sie eine E-Mail:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Antworten. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Antworten. Um auch Empfängern zu antworten, die sich im CC befinden, klicken Sie auf Allen Antworten. Das Fenster E-Mail öffnet sich.

  3. Geben Sie den E-Mail-Text ein. Bei Bedarf können Sie alle Funktionen verwenden, die in 3.5.1.3: E-Mail-Text erstellen beschrieben werden.

  4. Klicken Sie im Panel auf Senden. Das Fenster wird geschlossen.

Ergebnis: Die E-Mail wird gesendet. Eine Kopie befindet sich im E-Mail-Ordner Gesendete Objekte.

Wenn Sie die E-Mail nicht senden wollen, klicken Sie im Panel auf Abbrechen.

Tipp: Sie können eine E-Mail auch mit Hilfe des Kontextmenüs beantworten. In der Ansicht H-Split oder V-Split können Sie eine E-Mail beantworten, indem Sie im E-Mail-Header auf den Absender klicken.

3.5.3. E-Mails weiterleiten

Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, werden im Fenster E-Mail einige Eingabefelder mit Werten gefüllt:

  • Der Betreff der E-Mail wird als Betreff der weitergeleiteten E-Mail eingetragen. Vor dem Betreff der Antwort-E-Mail steht der Text "Fwd: ".

  • Der Text der E-Mail wird in der weitergeleiteten E-Mail eingetragen. Vor dem Text stehen folgende Angaben:

    • Die Überschrift "Ursprüngliche Nachricht"

    • Absender, Adressat, Datum und Betreff der ursprünglichen Nachricht

So leiten Sie eine E-Mail weiter:
  1. Wählen Sie in der Ansicht H-Split, V-Split oder Liste eine E-Mail.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Weiterleiten. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Weiterleiten. Das Fenster E-Mail öffnet sich.

  3. Bestimmen Sie einen oder mehrere Empfänger. Details finden Sie in 3.5.1.2: Empfänger bestimmen.

  4. Geben Sie den E-Mail-Text ein. Bei Bedarf können Sie alle Funktionen verwenden, die in 3.5.1.3: E-Mail-Text erstellen beschrieben werden.

  5. Klicken Sie im Panel auf Senden. Das Fenster wird geschlossen.

Ergebnis: Die E-Mail wird gesendet. Eine Kopie befindet sich im E-Mail-Ordner Gesendete Objekte.

Wenn Sie die E-Mail nicht senden wollen, klicken Sie im Panel auf Abbrechen.

Tipp: Sie können eine E-Mail auch mit Hilfe des Kontextmenüs weiterleiten.