El software colaborativo (software de trabajo en grupo, groupware) se puede describir con las siguientes características.
Una solución de trabajo colaborativo pretende ayudar al trabajo en grupo. Esto incluye comunicación, cooperación y coordinación para lograr un objetivo mediante un esfuerzo combinado.
Típicamente, un software de trabajo en grupo ofrece las siguientes funcionalidades: e-mail, administración de citas, administración de contactos, administración de tareas e intercambio de documentos. Es más, existen funcionalidades que ayudan al trabajo del equipo. Esto incluye administración de grupos, recursos y administración automatizada de la información, así como notificaciones de citas y tareas.
El Software colaborativo es un sistema distribuido que permite a los usuarios trabajar en común con datos y documentos. Esto se consigue, fundamentalmente, gracias a una arquitectura cliente/servidor. Todos los participantes (clientes) están conectados a un administrador central (servidor). Los clientes cooperan a través del servidor.