Para mostrar elementos del Portadocumentos proceda como se indica:
Seleccione una carpeta del Portadocumentos.
Seleccione una vista. La vista define cómo se mostrarán los elementos del Portadocumentos en el área de contenido.
La vista de lista muestra los elementos del Portadocumentos en forma de tabla.
Cómo mostrar elementos del Portadocumentos en forma de lista:Seleccione una carpeta del Portadocumentos en la lista de carpetas.
En la pestaña del panel
presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel .Resultado: Los elementos del Portadocumentos se muestran como una lista.
Por cada elementos del Portadocumentos la lista muestra una línea con información en forma de íconos o texto:
Columna |
Información |
---|---|
Columna 1, ícono |
Este es un elemento del Portadocumentos. |
Columna 1, ícono |
El elemento del Portadocumentos está bloqueado. |
Columna 2, ícono |
El elemento del Portadocumentos contiene un documento. Para abrir o guardar la versión actual del documento presione el ícono. Se pueden encontrar detalles en 7.4.4: Apertura o grabación de la versión actual del documento. |
Columna Título |
El título del elemento del Portadocumentos. |
Columna Tamaño |
El tamaño del archivo del elemento del Portadocumentos. |
Columna Creado el |
La fecha de creación. |
Columna Creado por |
El nombre del creador. |
Columna Versión |
La versión actual del elemento del Portadocumentos. |
Columna Modificado por última vez |
La fecha del último cambio. |
Última columna |
La marca asignada al elemento del Portadocumentos. |
Los elementos del Portadocumentos se ordenan, en principio, por la columna Título en sentido ascendente. El título de la columna aparece resaltado. Un ícono de flecha junto al título de la columna indica el sentido de la ordenación.
Cómo cambiar el sentido de la ordenación:Para ordenar según una columna, presione en su título.
Para cambiar el sentido de la ordenación, presione de nuevo en su título.
Resultado: Cambia el sentido de la ordenación.
Nota: No se pueden usar las dos primeras columnas para ordenar.
En la vista División Hor la ventana de vista general muestra el contenido del elemento del Portadocumentos seleccionado debajo de la lista de elementos del Portadocumentos.
Cómo mostrar elementos del Portadocumentos en la vista División Hor:Seleccione una carpeta del Portadocumentos en la lista de carpetas.
En la pestaña del panel presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel . Resultado: La ventana de vista general se dividirá horizontalmente. La parte superior mostrará la vista de lista.
Seleccione un elemento del Portadocumentos en la vista de lista.
Resultado: La parte inferior de la ventana de vista general muestra la siguiente información sobre el elemento del Portadocumentos seleccionado:
La pestaña
contiene los siguientes detalles:Título, Documento, Nombre de carpeta y Enlace/URL El nombre del documento sirve como enlace para abrir o guardar la versión actual del documento adjunto. Se puede encontrar más información en 7.4.4: Apertura o grabación de la versión actual del documento.
Los detalles del documento contienen el tamaño del archivo, el tipo de documento, si está bloqueado y la suma MD5. Consejo: presionando los íconos y se pueden abrir y cerrar los detalles.
Los comentario del elemento del Portadocumentos aparecen debajo de los detalles
La pestaña 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.
contiene una lista de las versiones del documento adjunto. La vista bajo la lista contiene información detallada sobre una versión. La vista contiene un enlace que le permite abrir o descargar la versión seleccionada del documento adjunto. Se puede encontrar más información enLa parte inferior de la ventana de vista general muestra
El creador y la fecha de creación del elemento del Portadocumentos,
el autor y fecha de la modificación del elemento del Portadocumentos.
Consejo: Puede desplazar el separador horizontal entre las partes superior e inferior.
Los elementos emergentes están disponibles en las vistas División Hor y Lista.
Cómo visualizar un elemento del Portadocumentos en el elemento emergente:Mueva el puntero del mouse hasta un elemento del Portadocumentos. El elemento emergente se abre tras un breve tiempo. Muestra la pestaña
.Para ver información adicional puede en otra pestaña.
Para cerrar el elemento emergente mueva el puntero del mouse fuera de él.
El elemento emergente de un elemento del Portadocumentos muestra la siguiente información:
La pestaña
. Contiene:El ícono del módulo Portadocumentos.
El título y creador del elemento del Portadocumentos.
Un ícono de color por cada categoría asignada
Si el elemento del Portadocumentos contiene documentos, se muestran el número de versión, el ícono de tipo de archivo y el nombre del archivo del elemento.
Íconos para abrir y guardar el documento.
Los comentarios del elemento del Portadocumentos. Dependiendo de la longitud del comentario, puede mostrarse una barra de desplazamiento.
Pestaña
. El número entre paréntesis tiene que ver con el número de versiones del documento. Si el elemento del Portadocumentos contiene un documento, se muestran los siguientes elementos:Los botones de más y menos para mostrar u ocultar detalles sobre las versiones del documento.
El número de versión, el ícono de tipo de archivo y los nombre de archivo de los documentos.
Íconos para abrir y guardar las versiones del documento.
Un elemento del Portadocumentos puede contener un documento con varias versiones. Si este es el caso, puede llevar a cabo las siguientes acciones:
Abrir la versión actual del documento.
Nota: Para abrir un documento podría necesitar instalar software adicional.
Guardar la versión actual del documento.
El cómo abrir o guardar las otras versiones se describe en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.
Cómo abrir o guardar la versión actual del documento:Abra el elemento del Portadocumentos en la vista División Hor. Pase a la pestaña
.Presione en el nombre del documento, junto a
. Se abre una ventana del sistema, que muestra el software utilizado para abrir el documento.Nota: El diseño de la ventana del sistema puede variar dependiendo del navegador.
Decida sobre una acción:
Si quiere abrir el documento, seleccione Nota: Para abrir el documento podría ser necesario instalar software adicional.
.Para guardar el documento fuera del software colaborativo, seleccione
.En la ventana del sistema presione
.Consejo: Alternativamente, puede utilizar uno de los siguientes métodos:
Utilice los íconos correspondientes del elemento emergente del elemento del Portadocumentos.
En una vista de lista, presione el ícono .
En la vista de listado haga doble clic sobre un elemento del Portadocumentos.
Para enviar un elemento del Portadocumentos a otros usuarios, elija una de las siguientes posibilidades:
Si el elemento del Portadocumentos contiene un documento, puede enviarlo como adjunto de e-mail a cualquier dirección de e-mail.
Puede enviar como un enlace el elemento del Portadocumentos a usuarios internos del software colaborativo.
Abra el elemento del Portadocumentos en la vista División Hor.
En la pestaña del panel
presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel .Resultado: Se abre la ventana e-mail. La versión actual del documento se inserta como un adjunto de e-mail.
Cómo enviar un elemento del Portadocumentos como enlace:Abra el elemento del Portadocumentos en la vista División Hor.
En la pestaña del panel Editar presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel .
Resultado: Se abre la ventana e-mail. En enlace directo al elemento del Portadocumentos se inserta como texto de un e-mail.
Nota: Para seguir el enlace, el receptor del e-mail necesita tener permisos de lectura sobre los objetos de la carpeta del Portadocumentos que contiene este elemento. Se puede encontrar información sobre cómo establecer permisos en 8.6: Administración de permisos .