3.6. Gérer les courriels

3.6.1. Chercher des courriels

Vous pouvez trouver des courriels dans le dossier de courrier électronique actuel avec le terme de recherche correspondant. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à chercher. Les critères de recherche définissent les parties du courriel à parcourir pour trouver le terme de recherche.

Les éléments suivants d'un courriel peuvent être utilisés comme critères de recherche :

  • Expéditeur

  • Destinataire

  • Destinataire en CC

  • Sujet

  • Texte du message

Exemple : pour trouver les courriels dont les expéditeurs sont « Meier », « Meyer » ou « Obermeier », utilisez « Expéditeur » comme critère de recherche et « me » comme terme de recherche.

Comment chercher un courriel :
  1. Dans l'arborescence des dossiers, choisissez le dossier de courrier électronique à parcourir.

  2. Choisissez la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  3. Pour sélectionner un ou plusieurs critères de recherche, cliquez sur l'icône située à gauche du champ de saisie Chercher.

  4. Saisissez le terme de recherche dans le champ de saisie.

  5. Cliquez sur l'icône Chercher .

Résultat : La vue en liste n'affiche que les messages correspondant au terme de recherche.

Comment afficher tous les courriels présents dans le dossier actuel :
  • Cliquez sur l'icône Effacer dans le champ de saisie Chercher .

3.6.2. Recueillir des adresses électroniques

Vous pouvez recueillir des adresses électroniques en les ajoutant à un carnet d'adresses. Les possibilités suivantes s'offrent à vous :

  • Les nouvelles adresses électroniques peuvent être collectées automatiquement lors de l'envoi ou de la lecture de courriels.

  • Vous pouvez ajouter manuellement les adresses à un carnet d'adresses.

Comment collecter automatiquement les nouvelles adresses de messagerie à l'envoi d'un courriel :

Résultat : Les nouvelles adresses de messagerie sont enregistrées automatiquement comme contacts dans le dossier Adresses recueillies lorsque vous envoyez un courriel à des destinataires qui ne figurent pas encore dans un carnet d'adresses.

Comment collecter automatiquement les nouvelles adresses de messagerie à la lecture d'un courriel :

Résultat : Les nouvelles adresses de messagerie sont enregistrées automatiquement comme contacts dans le dossier Adresses recueillies lorsque vous lisez un courriel émis par un expéditeur qui ne figure pas encore dans un carnet d'adresses.

Conseil : Vous pouvez déplacer ces contacts depuis le dossier Adresses recueillies vers d'autres dossiers de contacts. Vous trouverez des détails à ce sujet dans 4.7.6: Déplacer des contacts.

Comment ajouter manuellement une adresse de messagerie à un carnet d'adresses :
  1. Choisissez un message dans la vue Division horizontale ou verticale.

  2. Faites glisser l'adresse dans l'en-tête du courriel à côté de De : ou À : vers un dossier de contacts dans l'arborescence de dossiers. Une icône à côté du pointeur de la souris donne les indications suivantes :

    • Lorsque la cible du déplacement est valide, une coche verte apparaît.

    • Lorsque la cible du déplacement est invalide, un sens interdit rouge est affiché.

  3. Relâchez le bouton de la souris sur le répertoire cible.

Résultat : La fenêtre Contact s'ouvre. L'adresse électronique est saisie comme adresse électronique professionnelle. Des informations complémentaires sur la fenêtre Contact se trouvent dans 4.5: Créer des contacts

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour ajouter l'adresse de courrier électronique au carnet d'adresse. Pour cela, cliquez avec le bouton droit sur une adresse de messagerie dans les en-têtes du message.

3.6.3. Ouvrir un courriel dans une fenêtre séparée

Si vous ouvrez un courriel dans une fenêtre séparée, les fonctions suivantes sont disponibles dans le tableau de bord de la fenêtre :

  • Répondre, Répondre à tous, Transmettre

  • Supprimer, Imprimer, Enregistrer

  • Changer d'état, Marquer avec des drapeaux

  • Afficher le source

Comment ouvrir un courriel dans une fenêtre séparée :
  • Double-cliquez sur un courriel dans la vue en liste.

3.6.4. Imprimer des courriels

Les possibilités suivantes s'offrent à vous pour imprimer des courriels :

  • Imprimer une liste de messages

  • Imprimer le contenu d'un message

Comment imprimer une liste de messages :
  1. Choisissez plusieurs messages dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

    Conseil : Pour trouver des messages particuliers, utilisez les fonctions de recherche et de tri avant de choisir les messages.

  2. Cliquez sur Imprimer dans l'onglet Édition du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre affichant l'aperçu avant impression, ainsi que la fenêtre système Imprimer s'ouvrent.

  3. Si nécessaire, modifiez les réglages d'impression dans la fenêtre système Imprimer.

  4. Dans la fenêtre système Imprimer, cliquez sur Imprimer.

Résultat : La liste de messages est imprimée.

Comment imprimer le contenu d'un message :
  1. Choisissez un message dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre affichant l'aperçu avant impression, ainsi que la fenêtre système Imprimer s'ouvrent.

  3. Si nécessaire, modifiez les réglages d'impression dans la fenêtre système.

  4. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : Le contenu du courriel est imprimé.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour imprimer des courriels.

3.6.5. Enregistrer des messages électroniques

Vous pouvez enregistrer des courriers électroniques sous forme de fichier texte sur votre disque.

Comment enregistrer un courriel :
  1. Choisissez un message dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Cliquez sur Enregistrer dans l'onglet Édition du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Enregistrer du tableau de bord.

  3. Selon le navigateur, celui-ci peut vous demander si vous souhaitez ouvrir ou enregistrer le fichier. Choisissez Enregistrer.

  4. Choisissez un emplacement. Saisissez un nom de fichier.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : : Le courriel est enregistré sous forme de fichier texte avec l'extension .eml.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour enregistrer des courriels.

Conseil : Vous pouvez enregistrer plusieurs courriels dans une seule archive au format « zip ». Pour ce faire, sélectionnez lors de l'étape 1 plusieurs courriels tout en maintenant enfoncée la touche <maj> ou la touche <cmd> sur MAC.

3.6.6. Travailler avec les brouillons de courriels

Lorsque vous composez un courriel, vous pouvez l'enregistrer en tant que brouillon. Ce brouillon peut être modifié ou envoyé ultérieurement.

Comment créer un brouillon de courriel :
  1. Dans l'onglet Nouveau du tableau de bord, cliquez sur l'icône Courrier électronique. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Courrier électronique du tableau de bord. La fenêtre Courrier électronique s'ouvre.

  2. Saisissez les données qui forment le brouillon.

  3. Dans le tableau de bord, cliquez sur Enregistrer le brouillon.

Résultat : La fenêtre reste ouverte. Le courriel est enregistré dans le dossier Brouillons.

Comment envoyer un brouillon de courriel :
  1. Sélectionnez le dossier Brouillons.

  2. Choisissez un brouillon dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  3. Dans l'onglet Courrier électronique du tableau de bord, cliquez sur Modifier le brouillon. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modifier le brouillon du tableau de bord. La fenêtre Courrier électronique s'ouvre.

  4. Si nécessaire, complétez le contenu.

  5. Dans le tableau de bord, cliquez sur Envoyer.

Résultat : Le courriel est envoyé.

3.6.7. Copier des courriels

Vous pouvez copier des courriels d'un dossier à un autre.

Comment copier des courriels :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs courriels dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Copier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Copier du tableau de bord. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre.

  3. Dans la fenêtre Choisir le dossier, cliquez sur un dossier de courrier électronique. Vous ne pouvez cliquer que sur les dossiers dans lesquels vous pouvez copier des courriels.

Résultat : Les courriels sont copiés.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour copier des courriels.

3.6.8. Déplacer des courriels

Les possibilités suivantes s'offrent à vous pour déplacer des courriels :

  • Avec la fonction du tableau de bord

  • Par glisser-déposer

Comment déplacer des courriels avec la fonction du tableau de bord :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs messages de la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Dans l'onglet Modifier du tableau de bord, cliquez sur Déplacer. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre.

  3. Dans la fenêtre Choisir le dossier, cliquez sur un dossier de courrier électronique. Vous ne pouvez cliquer que sur les dossiers vers lesquels vous pouvez déplacer des courriels.

Résultat : Les courriels sont déplacés.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour déplacer des courriels.

Comment déplacer des courriels par glisser-déposer :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs courriels dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Faites glissez un message sélectionné vers un dossier de courrier. Une icône à côté du pointeur de souris donne les indications suivantes :

    • Lorsque la cible du déplacement est valide, une coche verte apparaît.

    • Lorsque la cible du déplacement est invalide, un sens interdit rouge est affiché.

  3. Relâchez le bouton de la souris sur le répertoire cible.

Résultat : Les courriels sont déplacés.

3.6.9. Identifier les courriels avec des drapeaux

Les drapeaux sont des marques colorées que vous pouvez utiliser pour identifier différents courriels pour mieux les distinguer. Vous pouvez décider de la signification des couleurs. Les drapeaux sont affichés dans la dernière colonne de la vue en liste.

Comment identifier des courriels avec des drapeaux :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs messages dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Cliquez sur n'importe quel drapeau dans l'onglet Drapeaux du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Drapeaux du tableau de bord, puis sur un élément.

Résultat : Les courriels sélectionnés sont identifiés avec des drapeaux.

Comment supprimer des drapeaux :
  1. Dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste, choisissez des messages marqués avec des drapeaux.

  2. Cliquez sur Supprimer le drapeau dans l'onglet Drapeaux du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Drapeaux > Supprimer le drapeau du tableau de bord.

Résultat : Les drapeaux sont supprimés.

3.6.10. Changer l'état d'un message

L'état d'un courriel indique si le message a été lu, s'il a fait l'objet d'une réponse ou s'il a été supprimé. L'état d'un courriel est défini automatiquement. On peut modifier cet état, par exemple en marquant des courriels non lus comme lus.

Comment changer l'état d'un message :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs courriels dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Dans l'onglet Courrier électronique du tableau de bord, cliquez sur Marquer comme. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Marquer comme du tableau de bord.

  3. Cliquez sur un état.

Résultat : L'état du courrier est modifié.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour changer l'état d'un courriel.

Conseil : Pour marquer tous les courriels d'un dossier comme lus, cliquez avec le bouton droit sur le dossier de courriels dans l'arborescence des dossiers. Dans le menu contextuel, choisissez Marquer le dossier comme lu.

3.6.11. Supprimer des courriels

Les possibilités suivantes vous sont offertes :

  • Supprimer des courriels. Par défaut, les courriels sont déplacés vers le dossier Corbeille.

  • Récupérer des courriels supprimés depuis le dossier Corbeille.

  • Supprimer définitivement des courriels du dossier Corbeille. Les messages définitivement supprimés ne peuvent plus être récupérés.

Avertissement : Si vous associez le réglage du courrier électronique Supprimer définitivement les messages effacés ? à Oui, vous ne serez plus en mesure de récupérer les courriels supprimés. Il est recommandé de ne pas utiliser ce réglage.

Comment supprimer un ou plusieurs courriels :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs courriels dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Supprimer du tableau de bord.

Résultat : : Les courriels sont déplacés vers le dossier Corbeille.

Conseil : Vous pouvez aussi supprimer des messages avec le menu contextuel ou avec la touche <Suppr.>.

Comment récupérer des courriels supprimés :
  1. Sélectionnez le dossier Corbeille dans l'arborescence de dossiers. Les courriels du dossier Corbeille sont affichés dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Choisissez la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  3. Faites glisser un ou plusieurs messages de la vue Liste dans la fenêtre de vue d'ensemble vers le dossier Boîte de réception ou vers un autre dossier de courrier dans l'arborescence des dossiers.

Résultat : Les courriels supprimés sont récupérés.

Comment supprimer définitivement un ou plusieurs courriels :

Avertissement : Les courriels supprimés définitivement sont irrémédiablement perdus. Avant de supprimer définitivement des courriels, assurez-vous de ne plus en avoir besoin.

  1. Sélectionnez le dossier Corbeille dans l'arborescence des dossiers. Les courriels présents dans le dossier Corbeille sont affichés dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Sélectionnez un ou plusieurs courriels dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  3. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Supprimer du tableau de bord. La boite de dialogue Supprimer les courriers électroniques s'ouvre.

  4. Prenez une décision :

    • Pour supprimer définitivement les courriels, cliquez sur Oui.

    • Sinon, cliquez sur Non.