8.2. Réglages

8.2.1. Que peut-on régler ?

Vous pouvez définir ce qui suit :

  • La configuration générale du collecticiel

  • Étiquettes

  • La configuration pour les modules individuels

8.2.2. Configuration générale

Comment modifier les réglages généraux pour le collecticiel complet :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages dans la barre de titre.

  2. Cliquez sur Options dans l'arborescence de dossiers sous Réglages. Les options des réglages sont affichées dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  3. Choisissez les réglages appropriés. Vous en trouverez une description plus loin dans ce chapitre.

  4. Pour enregistrer les réglages, cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Les réglages sont enregistrés.

Comment quitter la page de réglages généraux :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Remarque : Lorsqu'on quitte les réglages avant de les avoir enregistrés, la fenêtre qui apparaît Configuration modifiée s'ouvre :

  • Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur Oui.

  • Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur Non.

Les réglages généraux suivants sont disponibles.
Onglet Commun

Des recommandations sur la manière de changer les réglages se trouvent ci-dessus dans 8.2.2: Configuration générale.

  • Réglages de base

    • Recharger la vue actuelle toutes les :Définit l'intervalle de récupération de nouveaux messages, rendez-vous, tâches, etc. du serveur. Le réglage par défaut est 5 minutes.

    • Enregistrer la configuration avant chaque déconnexion ?Définit si la configuration actuelle est enregistrée après la déconnexion.

  • Affichage

    • ThèmeDéfinit le schéma de couleurs pour l'interface du collecticiel.

    • Module par défaut après la connexion. Définit le module ouvert par défaut après la connexion.

    • Arborescence des dossiers. Définit l'ordre dans lequel les dossiers sont affichés dans l'arborescence des dossiers complète.

      • Lorsque vous choisissez l'option Nouveau, les dossiers sont affichés par ordre alphabétique.

      • Lorsque vous choisissez l'option Classique, les dossiers sont affichés selon l'ordre des modules du collecticiel.

    • Utiliser le mode expert. Définit la structure de dossier des éléments du collecticiel dans la barre latérale.

      • Lorsque vous choisissez Oui, l'arborescence de dossiers complète est affichée. L'ordre des dossiers est spécifié en définissant Arborescence des dossiers.

      • Lorsque vous choisissez Non, seuls les dossiers appartenant à un module sont affichés.

    • Les fenêtres sont affichées sous la forme deSpécifie si les fenêtres permettant de créer ou modifier des éléments sont intégrées dans le dock ou affichées en tant que fenêtres qui apparaissent.

    • Le tableau de bord est affiché sous la forme deSpécifie si le tableau de bord est affiché avec des onglets ou comme tableau de bord compact.

  • Effets visuels Les effets visuels comprennent l'apparition et la disparition progressives des menus contextuels dans l'arborescence de dossiers, ainsi que l'effet visuel de bouton appuyé lors de l'activation d'une fonction du tableau.

    • Activer les effets visuelsActive ou désactive les effets visuels. Selon les performances de votre ordinateur, il peut être préférable de désactiver les effets visuels.

  • Survol

    • Délai avant qu'un survol soit affichéPermet de modifier le délai avant l'affichage d'un élément en survol.

    • Activer le survol pour les modules. Les réglages

      • Activer le survol pour le module Portail

      • Activer le survol pour le module Agenda

      • Activer le survol pour le module Contacts

      • Activer le survol pour le module Tâches

      • Activer le survol pour le module Courriel

      • Activer le survol pour le module Dépôt de données

      activent ou désactivent les survols pour les modules individuels.

    • Tout activerActive les survols pour tous les modules.

    • Tout désactiverDésactive les survols pour tous les modules.

    Conseil : Vous pouvez aussi activer ou désactiver le survol des modules dans leurs propres réglages.

Onglet Langue et région

Des recommandations sur la manière de changer les réglages se trouvent ci-dessus dans 8.2.2: Configuration générale.

  • LangueDéfinit la langue du collecticiel. Définit les réglages de format de la date et de l'heure.

  • Fuseau horaireDéfinit le fuseau horaire. Tous les éléments datés du collecticiel font référence au fuseau horaire actuel. Lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez définir le fuseau sur lequel vous vous trouvez.

  • Format de l'heure. 

    • Échantillon Illustre la manière dont l'heure est affichée dans le format d'heure courant.

    • Prédéfini Choisit automatiquement le format 12 heures ou 24 heures en fonction du réglage de la langue.

    • Défini par l'utilisateur Permet à l'utilisateur de choisir l'affichage de l'heure sur 12 heures ou 24 heures.

  • Format de date. 

    • Échantillon Illustre la manière dont la date est affichée dans le format de date courant.

    • Prédéfini Choisit automatiquement le format de jour, mois et année ainsi que le séparateur en fonction du réglage de la langue.

    • Défini par l'utilisateur Permet à l'utilisateur de personnaliser le format de jour, mois et année ainsi que le séparateur.

8.2.3. Gérer les marques

Les marques sont des catégories qui peuvent être affectées à des contacts, à des tâches et à des éléments du dépôt de données. Les marques peuvent vous aider à trier des éléments. Vous pouvez attribuer une couleur prédéfinie à une catégorie.

Vous pouvez gérer les catégories : en

  • créer ;

  • modifier ;

  • et supprimer.

.

Les possibilités suivantes s'offrent à vous :

  • les gérer dans les réglages du collecticiel ;

  • et les gérer au sein des modules.

8.2.3.1. Gérer les catégories dans les réglages

Comment accéder aux fonctions des catégories :
  1. Dans la barre de titre, cliquez sur l'icône Réglages .

  2. Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur les Catégories du sous-dossier Réglages.

Résultat : Les fonctions de catégories sont affichées dans le tableau de bord. La fenêtre de vue d'ensemble affiche les catégories existantes.

Comment créer une nouvelle catégorie :
  1. Dans l'onglet Catégories du tableau de bord, cliquez sur Ajouter. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Catégories > Ajouter du tableau de bord. la boîte de dialogue Catégories s'ouvre.

  2. Saisissez un texte pour la nouvelle catégorie.

  3. Attribuez une couleur à la catégorie.

  4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK.

  5. Dans le tableau de bord, cliquez sur Enregistrer.

Résultat : La nouvelle catégorie est affichée dans la fenêtre de vue d'ensemble.

Comment modifier une catégorie :
  1. Sélectionnez une catégorie dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Dans l'onglet Catégories du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Catégories > Modifier du tableau de bord. La boîte de dialogue Catégories s'ouvre.

  3. Modifiez le texte comme nécessaire.

  4. Modifiez la couleur comme nécessaire.

  5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK.

  6. Dans le tableau de bord, cliquez sur Enregistrer.

Résultat : La catégorie est modifiée.

Comment supprimer une catégorie :
  1. Sélectionnez une catégorie dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Dans la section Catégories du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Catégories > Supprimer du tableau de bord.

  3. Dans le tableau de bord, cliquez sur Enregistrer.

Résultat : La marque est supprimée.

Comment quitter les fonctions de catégorie :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

8.2.3.2. Gérer les catégories au sein des modules

Vous pouvez gérer les catégories,

  • lorsque vous créez un contact, une tâche ou un élément du dépôt de données ;

  • lorsque vous modifiez un contact, une tâche ou un élément du dépôt de données ;

  • en cliquant avec le bouton droit sur un rendez-vous et en choisissant Catégories depuis le menu contextuel.

Vous pouvez utiliser deux types différents de catégories :

  • Catégories liées aux objets. Ces catégories sont liées à l'objet auquel vous affectez la catégorie. Elles sont toujours de couleur blanche.

  • Catégories prédéfinies. Ces catégories peut servir pour plusieurs objets. Elles peuvent être aussi bien de couleur blanche que d'une autre couleur prédéfinie. Ces catégories peuvent être choisies dans une liste.

Dans le module Contacts, Tâches ou Dépôt de données, vous pouvez gérer les catégories dans la boîte de dialogue Catégories.

Pour ouvrir la boîte de dialogue Catégories, vous avez les possibilités suivantes :
  • Lorsque vous créez un objet, cliquez sur le bouton Catégories... dans l'une des fenêtres Contact, Rendez-vous, Tâche ou Élément du dépôt de données.

  • Lorsque vous modifiez un objet, cliquez sur le bouton Catégories... dans l'une des fenêtres Contact, Rendez-vous, Tâche ou Élément du dépôt de données.

  • Dans le menu contextuel d'un contact, d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'un élément du dépôt de données, cliquez sur Catégories >. Dans le sous-menu, cliquez sur Toutes les catégories....

Résultat : La boîte de dialogue Catégories s'ouvre. Le champ de liste Nom contient les catégories spécifiées.

Comment créer de nouvelles catégories dans la boîte de dialogue Catégories :
  1. Cliquez sur le bouton Nouvelle.... La fenêtre de dialogue Catégorie s'ouvre.

  2. Saisissez un nom.

  3. Choisissez une couleur.

    Remarque : si vous choisissez la couleur blanche, vous créez une catégorie liée à un objet. Si vous choisissez une autre couleur, vous créez une catégorie prédéfinie.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Pour créer une autre catégorie, répétez les étapes 1 à 4.

  6. Dans la boîte de dialogue Catégories, cliquez sur OK.

Résultat : Les nouvelles catégories sont créées.

Pour modifier une catégorie dans la boîte de dialogue Catégories :
  1. Appliquez les modifications suivantes :

    • Pour modifier le nom d'une catégorie :

      • Sélectionnez une catégorie dans la liste.

      • Cliquez sur le bouton Renommer.

      • Modifiez le nom de la catégorie dans le champ de liste.

    • Pour modifier la couleur d'une catégorie :

      • Choisissez une ou plusieurs catégories dans la liste.

      • Choisissez une couleur dans la liste déroulante Couleur.

  2. Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont modifiées.

Comment supprimer une catégorie dans la boîte de dialogue Catégories :

Attention : Supprimer une catégorie est irrévocable. Avant de supprimer une catégorie, assurez-vous que vous n'en n'avez plus besoin.

  1. Choisissez une ou plusieurs catégories dans la liste.

  2. Cliquez sur le bouton Supprimer.

  3. Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont supprimées.

Remarque : si vous supprimez une catégorie prédéfinie qui est affectée à un objet, cette catégorie reste attachée à l'objet, mais devient une catégorie liée à l'objet de couleur blanche.

8.2.4. Configurer la page de départ

La configuration de la page de départ inclut

  • la disposition de la page de départ ;

  • les modules UWA.

8.2.4.1. Disposition de la page de départ

La disposition de la page de départ inclut

  • l'affichage de la fenêtre de modules ;

  • les éléments en survol de la page de départ.

Comment configurer la disposition de la page de départ
  1. Dans la barre de titre, cliquez sur l'icône Réglages .

  2. Dans l'arborescence de dossiers, cliquez sur Page de départ.

  3. Cliquez sur le sous-dossier Disposition du dossier Page de départ. La fenêtre de vue d'ensemble affiche les réglages disponibles.

  4. Modifiez les réglages selon vos préférences. Les réglages sont décrits plus loin dans ce chapitre.

  5. Pour enregistrer les réglages, cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Les réglages sont enregistrés.

Comment quitter les réglages de la page de départ :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Note : Si vous quittez les réglages sans les avoir enregistrés, une fenêtre qui apparaît s'ouvre : Configuration modifiée. :

  • Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur Oui.

  • Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur Non.

Les réglages suivants sont disponibles.
  • Courriel. Définit le nombre maximal de messages non lus affichés dans la fenêtre du module Courrier électronique. La valeur Masquer cache la fenêtre du module.

  • Rendez-vous plus tard. Définit le nombre maximal de rendez-vous ultérieurs affichés dans la fenêtre du module Agenda. Les rendez-vous de la semaine courante et de la semaine suivante sont toujours affichés. La valeur Désactiver fenêtre de module cache la fenêtre du module.

  • Contacts. Définit si la fenêtre du module de contacts est ou non affichée sur la page de départ.

  • Tâches plus tard. Définit le nombre maximal de tâches ultérieures affichés dans la fenêtre du module Tâches. Les tâches de la semaine courante et de la semaine suivante sont toujours affichées. La valeur Désactiver fenêtre de module cache la fenêtre du module.

  • Dépôt de données. Définit le nombre maximal de nouveaux éléments du dépôt de données affichés dans la fenêtre de module. La valeur Désactiver fenêtre de module cache la fenêtre de module.

  • Activer le survol pour la page de départ. Active ou désactive le survol pour la page de départ.

8.2.4.2. Modules UWA

Les modules UWA de la page de départ peuvent être

  • ajoutés ;

  • modifiés ;

  • supprimés ;

  • activés ou désactivés.

La page de départ n'affiche que les modules UWA activés.

Comment ajouter un module UWA :
  1. Dans l'arborescence des dossiers, allez dans Page de départ et cliquez sur le sous-dossier Modules UWA.

  2. Dans l'onglet Modules UWA du tableau de bord, cliquez sur Ajouter. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modules UWA > Ajouter du tableau de bord. La boîte de dialogue Modules UWA s'ouvre.

  3. Saisissez un nom dans le champ Nom. Le nom est utilisé pour le titre de la fenêtre du module UWA.

  4. Cochez la case Actualiser automatiquement. Ce réglage est recommandé, car le contenu de nombreux modules UWA change fréquemment.

  5. Dans le champ de texte URI, saisissez l'adresse du module UWA. Vous trouverez des exemples d'adresses sur le site web de Open-Xchange à l'adresse Modules UWA Open-Xchange.

    Si vous voulez saisir une page web ou une page provenant de votre réseau local au lieu d'un module UWA, cochez la case Utiliser le mode « autonome ».

  6. Si un module UWA nécessite des paramètres, saisissez-les dans le champ de texte Paramètre. Les paramètres nécessaires aux modules UWA se trouvent dans le tableau indiqué ci-dessus. Conseil : Copiez les paramètres depuis le tableau et collez-les dans le champ de texte.

  7. Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur OK. Le nouveau module UWA est inséré dans la liste des modules UWA disponibles et il est activé.

  8. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Le nouveau module UWA est affiché dans la fenêtre de vue d'ensemble de la page de départ.

Comment modifier les réglages d'un module UWA :
  1. Choisissez le module dans la liste Modules UWA disponibles.

  2. Dans l'onglet Modules UWA du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modules UWA > Modifier du tableau de bord.

  3. Modifiez les réglages dans la boîte de dialogue Modules UWA.

  4. Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur OK.

  5. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Les réglages du module UWA sont modifiés.

Comment supprimer un module UWA :
  1. Choisissez le module dans la liste Modules UWA disponibles.

  2. Dans l'onglet Modules UWA du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modules UWA > Supprimer du tableau de bord.

  3. Dans la boîte de dialogue Supprimer les modules UWA, cliquez sur Oui.

  4. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Le module UWA est supprimé.

Comment activer ou désactiver un module UWA :
  1. Choisissez le module dans la liste Modules UWA disponibles :.

  2. Dans l'onglet Visibilité du tableau de bord, cliquez sur Activer ou Désactiver. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Visibilité > Activer ou Visibilité > Désactiver du tableau de bord

  3. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Conseil : Grâce à la sélection multiple, vous pouvez supprimer, activer ou désactiver plusieurs modules UWA à la fois.

Comment quitter les fonctions des modules UWA :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

8.2.5. Configurer le module de courrier électronique

La configuration du courrier électronique contient les éléments suivants :

  • Réglages du courrier électronique

  • Signatures

  • Filtres de courriel

  • notifications d'absence

8.2.5.1. Réglages du courrier électronique

Comment configurer les réglages du courrier électronique :
  1. Dans la barre de titre, cliquez sur l'icône Configure .

  2. Cliquez sur le bouton Courrier électronique dans l'arborescence de dossiers.

  3. Dans l'arborescence de dossiers, cliquez sur le sous-dossier Préférences de Courrier électronique. La fenêtre de vue d'ensemble affiche les réglages disponibles.

  4. Configurez les réglages dans les onglets Commun, Composer et Afficher. Ces réglages sont décrits plus loin dans ce chapitre.

  5. Pour enregistrer les réglages, cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Les réglages sont enregistrés.

Comment quitter les réglages du courrier électronique :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Remarque : Lorsqu'on quitte les réglages avant de les avoir enregistrés, la fenêtre qui apparaît Configuration modifiée s'ouvre :

  • Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur Oui.

  • Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur Non.

Les réglages suivants sont disponibles.
Onglet Commun

Des recommandations sur la manière de changer les réglages se trouvent ci-dessus dans 8.2.5.1: Réglages du courrier électronique.

  • Vue par défaut. Définit la vue par défaut du module Courrier électronique. Le réglage par défaut est Vue divisée horizontalement. Une description exhaustive des vues se trouve dans 3.4: Afficher des courriels.

  • Vue par défaut pour le dossier Pourriel. Définit la vue par défaut pour les messages dans le répertoire de pourriels.

    • Si vous choisissez Vue en liste, le contenu des messages indésirables n'est pas affiché. Vous ne verrez que la liste des messages indésirables dans la fenêtre de vue d'ensemble.

    • Si vous choisissez Vue divisée horizontalement ou Vue divisée verticalement, le contenu des messages indésirables est affiché dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  • Activer le survol pour le module Courriel ? Ce réglage permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Courrier électronique.

  • Sélectionner automatiquement le premier courriel ? Définit si le premier courriel de la liste est sélectionné automatiquement lors de l'ouverture d'un dossier de messagerie. Ce réglage s'applique aux vues en liste, en division horizontale et en division verticale.

  • Supprimer définitivement les messages effacés ? Définit si les messages sont supprimés définitivement lorsque vous cliquez sur le bouton Supprimer ou s'ils sont déplacés dans le dossier Corbeille. Avertissement : Les messages supprimés définitivement ne peuvent pas être récupérés. La valeur Non est recommandée pour ce réglage.

  • Informer des accusés de réception de lecture ? Définit le comportement du collecticiel lorsque l'expéditeur d'un courriel demande un accusé de réception.

    • Si le réglage a la valeur Oui, le logiciel vous demande si vous voulez envoyer un accusé de réception ou non lorsque vous lisez le message.

    • Si le réglage a la valeur Non, le logiciel ne vous pose pas cette question et l'accusé de réception n'est pas envoyé.

  • Afficher la photo de l'expéditeur ? Définit si l'en-tête du courriel contient ou non une photo de l'expéditeur lors de l'affichage d'un courriel. L'image utilisée est celle enregistrée dans les données de contact de l'expéditeur. Remarque : Selon la configuration du serveur, il se peut que cette fonction ne soit pas disponible.

  • Collecter automatiquement les contacts lors de l'envoi de courriels ? Définit si les nouvelles adresses de courriel sont recueillies automatiquement dans le dossier Adresses recueillies lors de l'envoi d'un nouveau courriel. Le dossier Adresses recueillies est situé sous votre dossier personnel de contacts.

  • Collecter automatiquement les contacts lors de la lecture de courriels ? Définit si les nouvelles adresses de courriel sont recueillies automatiquement dans le dossier Adresses recueillies lors de la lecture d'un nouveau courriel. Le dossier Adresses recueillies est situé sous votre dossier personnel de contacts.

Onglet Composer
  • Reprendre le texte du message initial dans la réponse ? Indique si le texte du message original est ajouté à un message de réponse.

  • Ajouter une carte de visite ? Indique si vos informations de contact sont jointes au format vCard à un nouveau message.

  • Activer le complétement automatique des adresses électroniques ? Indique si les adresses de messagerie des carnets d'adresses sont proposées lors de la saisie d'une adresse de messagerie.

  • Transmettre les messages : Indique comment le texte d'un message est envoyé lorsque vous transmettez un message :

    • Lorsque vous choisissez l'option Dans le corps du message, le texte est envoyé dans le corps du nouveau message.

    • Lorsque vous choisissez l'option En pièce jointe, le texte est envoyé en pièce jointe au nouveau message.

  • Pour « Répondre à tous » : Définit les destinataires d'un courriel lors de l'utilisation de Répondre à tous :

    • Option Ajouter l'expéditeur et les destinataires à « À », CC à « CC » : l'expéditeur et les destinataires de message original sont ajoutés au champ À. Les destinataires « CC » du message original sont ajoutés au champ Cc :.

    • Option Ajouter l'expéditeur et les destinataires à « À », CC à « CC » : l'expéditeur du message original est ajouté au champ À :. Les autres destinataires et les destinataires « CC » du message original sont ajoutés au champ CC :.

  • Mettre en forme les messages : Indique les mises en forme possibles pour les nouveaux messages.

  • Fonctionnalités de l'éditeur. Indique le nombre de fonctions de formatage proposées par l'éditeur lors de la création de textes de courriels formaté en HTML.

  • Choisir la police de courriel par défaut ? Définit la police par défaut qui doit être utilisée pour le texte des courriels dans les messages au format HTML.

  • Taille de la police de courriel par défaut ? Définit la taille par défaut pour la police à utiliser pour le texte des courriels, dans les messages au format HTML.

  • Lors de l'envoi de courriels, aller à la ligne après : Indique le nombre de caractères après lequel un saut de ligne est inséré dans le texte d'un nouveau message.

  • Adresse d'expéditeur par défaut : Définit l'adresse d'expédition prédéfinie pour les nouveaux courriels.

  • Enregistrer automatiquement les brouillons des messages ? Définit l'intervalle d'enregistrement des messages en cours d'écriture dans le répertoire Brouillons. L'option Désactivé désactive cette fonction.

Onglet Affichage
  • Autoriser les pièces jointes HTML dans le corps du message ? Définit si vous souhaitez ou non autoriser l'affichage de messages en HTML. Les messages en HTML sollicitent la bande passante et peuvent présenter un risque pour la sécurité, puisqu'ils peuvent contenir des scripts dangereux.

  • Bloquer le préchargement des images liées de façon externe ? Indique si l'affichage des images externes des messages HTML est supprimé ou non :

    • Lorsque le réglage a la valeur Oui, les images externes ne sont pas affichées directement. Cette valeur protège votre vie privée.

    • Lorsque le réglage a la valeur Non, les images externes sont chargées et affichées lorsque vous recevez un message HTML.

  • Afficher les émoticônes sous forme graphique dans les courriels ? Indique si les émoticônes sont présentées sous forme d'images ou de caractères. Par exemple, si vous tapez un souriard après avoir coché cette option, celui-ci sera affiché comme image ou sous la forme d'un caractère deux points (:) suivi d'une parenthèse fermante.

  • Colorer les lignes citées : Indique si les messages originaux sont mis en valeur et introduits par une ligne verticale. Les messages ou réponses seront affichés comme étant inclus. Cette option suppose que l'option Reprendre le texte du message initial dans la réponse est activée.

  • Afficher le nom au lieu de l'adresse électronique. Définit si l'en-tête du courriel comporte le nom ou l'adresse électronique de l'expéditeur lors de l'affichage d'un courriel.

8.2.5.2. Signatures électroniques

Une signature de message est un texte ajouté automatiquement aux messages lorsqu'ils sont composés. Elles sont souvent utilisées pour insérer le nom, l'entreprise et l'adresse de contact en bas du texte des messages.

Une signature peut être

  • créées ;

  • modifiées ;

  • et configurée comme la signature par défaut,

Comment accéder aux fonctions pour gérer les signatures :
  1. Dans la barre de titre, cliquez sur l'icône Réglages .

  2. Ouvrez le dossier Courrier électronique dans l'arborescence de dossiers.

  3. Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur le sous-dossier Signature de Courrier électronique.

Résultat : Les fonctions de gestion de signatures sont affichées dans le tableau de bord. Le volet gauche de la fenêtre de vue d'ensemble affiche les signatures existantes et le volet droit affiche un aperçu de la signature sélectionnée.

Comment créer une nouvelle signature de courriel :
  1. Dans l'onglet Signatures du tableau de bord, cliquez sur Ajouter. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Signatures > Ajouter du tableau de bord. La boite de dialogue Signatures s'ouvre.

  2. Saisissez un nom.

  3. Indiquez si la signature doit être ajoutée au-dessous ou au-dessus du texte du message.

  4. Indiquez si la signature est la signature par défaut.

  5. Saisissez le texte de la signature.

  6. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK.

  7. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : La nouvelle signature est affichée dans la fenêtre de vue d'ensemble.

Comment modifier une signature de courriel :
  1. Sélectionnez une signature dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Dans l'onglet Signatures du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Signatures > Modifier du tableau de bord. La boîte de dialogue Signatures s'ouvre.

  3. Modifiez les données de la signature.

  4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : La signature est modifiée.

Comment définir une signature comme signature par défaut :
  1. Sélectionnez une signature dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Dans l'onglet Signatures du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Signatures > Modifier du tableau de bord. La boîte de dialogue Signatures s'ouvre.

  3. Cochez la case Signature par défaut.

  4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : La signature est définie comme signature par défaut. La signature par défaut est mise en valeur dans la fenêtre de vue d'ensemble.

Comment supprimer une signature de courriel :
  1. Sélectionnez une signature dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Dans l'onglet Signatures du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Signatures > Supprimer du tableau de bord.

  3. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : La signature est supprimée.

Comment quitter les fonctions de signature de messages :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

8.2.5.3. Comptes de courrier électronique supplémentaires

Si vous utilisez des comptes de courrier électronique supplémentaires en plus de votre compte de courrier Open-Xchange, vous pouvez accéder à ces comptes de courrier depuis l'interface utilisateur du serveur Open-Xchange en mettant en place des comptes de courrier électronique supplémentaires.

Un dossier est créé pour chaque compte de courrier électronique supplémentaire. De plus, les courriels des différents comptes de courrier électronique peuvent être enregistrés dans le dossier Messagerie unifiée. Ce comportement améliore l'ergonomie lorsque tous les courriels se trouvent dans un seul dossier.

Les possibilités suivantes s'offrent à vous :

  • configurer un compte de courrier électronique supplémentaire avec l'assistant de création de compte de messagerie ;

  • configurer manuellement un compte de courrier électronique supplémentaire ;

  • modifier les paramètres d'un compte de courrier électronique supplémentaire ;

  • supprimer un compte de courrier électronique supplémentaire.

Pour configurer un compte de courrier électronique supplémentaire, il vous faut les données suivantes :

  • Votre adresse électronique pour le compte de courrier électronique supplémentaire

  • Vos justificatifs d'identité (nom d'utilisateur et mot de passe) pour le compte de courrier électronique supplémentaire

  • L'adresse et le numéro de port du serveur de courrier entrant

  • L'adresse et le numéro de port du serveur de courrier sortant

Les données relatives au serveur de courrier entrant et sortant sont normalement fournies sur le site web du fournisseur d'accès. Cherchez par exemple les termes « POP / IMAP » ou « Configurer le client de courrier électronique ».

Comment utiliser l'assistant de création de compte de courrier électronique :
  1. Dans le module Courrier électronique, cliquez sur le bouton Ajouter un compte de courrier électronique au bas de l'arborescence des dossiers. La fenêtre Ajouter un compte de courrier électronique s'ouvre.

  2. Dans le champ de saisie, indiquez l'adresse électronique que vous utilisez pour le compte de courrier électronique supplémentaire. Conseil : Pour pouvoir afficher un échantillon de la notation correcte, cliquez sur l'élément respectif sous le champ de saisie. Cliquez sur Suivant.

  3. Dans le champ de saisie Votre mot de passe, indiquez le mot de passe que vous utilisez pour le compte de courrier électronique supplémentaire. Remarque : Selon le fournisseur, d'autres paramètres peuvent être requis. Suivez les instructions de l'assistant.

  4. Cliquez sur Ajouter un compte.

Résultat : Le compte de courrier électronique supplémentaire va être configuré. L'arborescence des dossiers affichera un nouveau dossier de courrier électronique.

Comment passer dans les options permettant de configurer et modifier manuellement des comptes de courrier électronique :

  1. Dans la barre de titre, cliquez sur l'icône Réglages .

  2. Dans l'arborescence de dossiers située sous « Courriel », cliquez sur Comptes.

Résultat : la fenêtre de vue d'ensemble affiche les comptes de courrier électronique. Le volet de gauche comportant l'en-tête Nom du compte affiche les comptes de courrier existants. Le panneau de droite comportant l'en-tête Paramètres du compte affiche les paramètres d'un compte de courrier électronique.

Comment créer manuellement un nouveau compte de courrier électronique :

  1. Si des comptes de courrier électronique supplémentaires sont déjà configurés, cliquez sur Nouveau dans le tableau de bord. Si aucun compte de courrier électronique supplémentaire n'est configuré, poursuivez avec l'étape 2.

  2. Dans Paramètres du compte, saisissez un nom dans le champ Nom du compte.

  3. Dans le champ Adresse électronique, saisissez l'adresse électronique de votre compte de courrier.

  4. Si vous désirez que votre nom soit affiché avant votre adresse de messagerie lorsque vous envoyez un message, saisissez un nom dans le champ Votre nom.

  5. Si vous ne voulez pas recevoir de messages entrants pour ce compte dans le dossier correspondant à ce compte, mais dans le dossier Messagerie unifiée, activez Utiliser la messagerie unifiée pour ce compte.

  6. Dans Réglages du serveur, saisissez les données du serveur de courrier entrant de votre compte de messagerie :

    • Dans la liste de choix Type du serveur, choisissez le type du serveur de courrier entrant.

    • Si le serveur de courrier entrant utilise le chiffrement, activez Utiliser la connexion SSL.

    • Dans le champ Nom du serveur, saisissez l'adresse du serveur de courrier. Une adresse de serveur IMAP typique emploie la syntaxe suivante : imap.nomfournisseur.com.

    • Vérifiez le numéro de port du serveur de courrier entrant et, si besoin, modifiez-le dans le champ Port du serveur.

    • Dans le champ Connexion, saisissez le nom d'utilisateur de votre serveur de courrier électronique.

    • Dans le champ Mot de passe, saisissez le mot de passe de votre serveur de courrier électronique.

    • Si vous avez sélectionné un serveur POP3 comme type de serveur, vous devez remplir les champs suivants :

      • Dans Vérifier l'arrivée de nouveaux messages toutes les « n » minutes, réglez l'intervalle d'extraction des nouveaux messages depuis le serveur POP3.

      • Dans le cas où les messages électroniques extraits doivent être conservés sur le serveur POP3, activez Laisser les messages sur le serveur.

      • Si vous souhaitez que les messages supprimés localement le soient à partir du serveur POP3, activez La suppression des messages sur le stockage local les supprime également sur le serveur....

  7. Dans Réglages du serveur sortant (SMTP), saisissez les données du serveur sortant de votre compte de messagerie :

    • Si le serveur de courrier sortant utilise le chiffrement, activez Utiliser la connexion SSL.

    • Dans le champ Nom du serveur, saisissez l'adresse du serveur sortant. Une adresse typique utilise la syntaxe suivante : smtp.nomfournisseur.com.

    • Vérifiez le numéro de port du serveur de courrier sortant et, si besoin, modifiez-le dans le champ Port du serveur.

    • Si vous utilisez des données de compte différentes pour le serveur de courrier sortant et le serveur de courrier entrant, activez Utiliser le nom d'utilisateur et le mot de passe. Saisissez les justificatifs d'identité du serveur de courrier sortant.

    • Vous pouvez modifier l'affectation des dossiers de courrier électronique.

  8. Pour vérifier les paramètres, cliquez sur le bouton Vérifier la connexion.

  9. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Résultat : l'arborescence de dossiers affiche un nouveau dossier de courrier électronique. Son nom est celui défini lors de l'étape 2.

Conseil : Vous pouvez aussi configurer des comptes de courrier électronique supplémentaires à l'aide de l'assistant de configuration. Des recommandations se trouvent dans 8.2.12: Utiliser l'Assistant de configuration.

Comment modifier les paramètres d'un compte de courrier électronique :

  1. Dans la section Nom du compte, sélectionnez un compte de courrier électronique.

  2. Changez ses réglages dans la section Réglages du compte.

  3. Vous pouvez changer les dossiers de courrier électronique en sélectionnant d'autres dossiers sousRéglages de dossiers.

  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Comment supprimer un compte de courrier électronique :

  1. Dans la section Nom du compte, sélectionnez un compte de courrier électronique.

  2. Dans le tableau de bord, cliquez sur Supprimer.

8.2.5.4. Filtres de courrier

Les filtres de courrier vous aident à mettre de l'ordre dans les courriers entrants. Avec des filtres de courrier, vous pouvez par exemple déclencher les actions suivantes lorsqu'un message est reçu :

  • Le message est déplacé dans un dossier donné de courrier électronique.

  • Le message est transmis à une autre adresse de courrier électronique.

  • Le message est marqué comme lu.

Pour utiliser les filtres de courrier, procédez comme suit :

  • Créez des dossiers de courrier électronique.

  • Créez une ou plusieurs règles.

  • Définissez l'ordre de ces règles.

  • Décidez si les règles suivantes seront examinées lorsqu'une règle s'applique.

Une règle contient

  • un nom ;

  • une ou plusieurs conditions ;

  • une ou plusieurs actions. Vous pouvez indiquer si une seule condition suffit à déclencher l'action ou s'il faut qu'elles soient toutes respectées.

Vous pouvez créer une condition en

  • sélectionnant un composant d'un courriel (par exemple « Sujet ») ;

  • sélectionnant un critère (par exemple « vaut exactement » ;

  • saisissant un argument, par exemple « déroulement ».

Dans ce cas, le collecticiel vérifie si le sujet d'un courriel correspond exactement ou non aux caractères de l'argument « déroulement ». En utilisant le critère et la chaîne de caractères, vous pouvez vérifier si la condition est remplie. Les différences entre les critères uniques sont expliquées dans les exemples ci-dessous. Dans les exemples, le sujet est utilisé pour filtrer des courriels.

  • Critère : « vaut exactement » La condition est remplie si l'objet correspond exactement à la chaîne de caractères de l'argument. Exemple : L'argument est « déroulement ».

    • La condition est remplie pour le sujet « déroulement ».

    • La condition n'est pas remplie pour le sujet « déroulement de la réunion ».

  • Critère : « contient » La condition est remplie si le sujet contient les caractères de l'argument. Exemple : L'argument est « déroulement ».

    • La condition est remplie pour le sujet « déroulement ».

    • La condition est également remplie pour l'objet « déroulement de la réunion ».

  • Critère : « correspond (caractères de remplacement autorisés) » La condition est remplie si le sujet correspond exactement aux caractères indiqués dans l'argument. La chaîne de caractères peut contenir des caractères de remplacement. Exemple : L'argument est « protocole* ». Le caractère « * » est un joker pour n'importe quels caractères.

    • La condition est remplie pour le sujet « modification déroulement ».

    • La condition n'est pas remplie pour le sujet « déroulement de la réunion ».

  • Critère : « Correspond à une expression rationnelle » La condition est remplie si le sujet contient les caractères fournis par l'expression rationnelle dans l'argument. Les expressions rationnelles autorisent des requêtes complexes. Vous trouverez plus d'informationssur des sites dédiés sur l'Internet. L'expression rationnelle suivante, très simple, devrait vous donner une idée du sujet. Exemple : l'argument est « organi(z|s)ation ». L'expression « (z|s) » signifie soit le caractère « z », soit le caractère « s ».

    • La condition est remplie pour le sujet « organization ».

    • La condition est également remplie pour le sujet « organisation ».

    • La condition n'est pas remplie pour le sujet « Organique ».

Comment accéder aux fonctions des filtres de courriels :
  1. Dans la barre de titre, cliquez sur l'icône Réglages .

  2. Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur Courrier électronique.

  3. Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur le sous-dossier Filtre de Courrier électronique.

Résultat : Les fonctions de filtre du courrier électronique sont présentées dans le tableau de bord. La fenêtre de vue d'ensemble affiche les règles disponibles. La partie gauche intitulée Nom de la règle affiche les règles existantes. La partie droite intitulée Détails de la règle affiche les paramètres de la règle.

Les fonctions suivantes sont disponibles :

  • Créer une nouvelle règle

    • Ajouter des conditions

    • Ajouter des actions

  • Afficher les détails d'une règle

  • Activer ou désactiver une règle

  • Modifier l'ordre de tri des règles

  • Modifier une règle

  • Supprimer une règle

Comment créer une nouvelle règle :
  1. Dans l'onglet Filtre de courrier du tableau de bord, cliquez sur Nouveau. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez l'élément Nouveau du tableau de bord.

  2. Saisissez un nom dans le champ Nom du volet Détails de la règle.

  3. Pour ajouter une condition, cliquez sur le bouton Ajouter une condition. Définissez la condition. Vous trouverez plus de détails plus loin dans ce chapitre.

    • Pour ajouter une condition supplémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton Ajouter une condition.

    • Pour supprimer une condition, cliquez sur le bouton Supprimer à côté de la condition.

  4. Si vous définissez plusieurs conditions, utilisez la liste déroulante Pour un message entrant qui vérifie : pour définir comment les conditions se combinent pour déclencher la règle :

    • S'il suffit qu'une condition soit vraie, choisissez au moins une des.

    • Si toutes les conditions doivent être vraies, choisissez toutes les.

  5. Pour définir l'action à exécutée si la règle s'applique, cliquez sur le bouton Ajouter une action. Vous trouverez plus de détails à ce propos plus tard dans ce chapitre.

    • Pour ajouter une action supplémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton Ajouter une action.

    • Pour supprimer une action, cliquez sur le bouton Supprimer à côté de l'action.

  6. Avec la case à cocher Essayer les règles suivantes même quand cette règle s'applique, vous pouvez décider si les règles suivantes doivent être traitées quand la règle s'applique :

    • Si les règles suivantes doivent être examinées, cochez cette case.

    • Si les règles suivantes ne doivent pas être examinées, décochez cette case.

  7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Résultat : La nouvelle règle apparaît dans la partie gauche de la fenêtre sous Nom de la règle. La nouvelle règle est active.

Conseil : Vous pouvez aussi créer une nouvelle règle en utilisant un courriel. Pour ce faire, ouvrez le module Courrier électronique et cliquez avec le bouton droit sur un courriel. Dans le menu contextuel, cliquez sur Créer un filtre. Cliquez sur un élément du sous-menu. Renseignez les paramètres comme décrit ci-dessus.

L'exemple qui suit décrit comment créer une condition. On cherche à créer la condition suivante :

  • Le nom de l'expéditeur du message contient la chaîne de caractères Dupont.

Comment créer une condition :
  1. Dans la liste déroulante qui se trouve sous conditions suivantes :, choisissez Expéditeur / De. À la droite de la liste déroulante, une nouvelle liste déroulante ainsi qu'une zone de texte s'affichent.

  2. Choisissez l'élément contient dans la nouvelle liste déroulante.

  3. Saisissez la chaîne de caractères « Smith » dans le champ de saisie.

L'exemple qui suit décrit comment définir une action. On cherche à définir l'action suivante :

  • Déplacer le message vers le dossier de courrier Privé.

Comment définir l'action :
  1. Choisissez l'élément Déplacer dans le dossier dans la liste déroulante sous Faire ceci :. Une nouveau champ est affiché à côté de la liste déroulante.

  2. Cliquez dans la nouvelle zone de texte. Choisissez le dossier Privé.

Pour afficher les détails d'une règle :
  • Sélectionnez une règle sous Nom de la règle. Les conditions et actions de la règle s'affichent dans le volet Détails de la règle.

Comment activer ou désactiver une règle :
  • Cochez ou décochez la case dans la colonne Active.

Comment changer l'ordre des règles :
  1. Choisissez une règle dans le volet Nom de la règle.

  2. Cliquez sur Vers le haut ou Vers le bas dans l'onglet Filtre de courrier du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur Déplacer > Vers le haut ou Déplacer > Vers le bas dans le tableau de bord.

Comment modifier une règle :
  1. Choisissez une règle dans le volet Nom de la règle.

  2. Modifiez les réglages dans le volet Détails de la règle.

  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour supprimer une règle :
  1. Choisissez une règle dans le volet Nom de la règle.

  2. Cliquez sur Supprimer dans l'onglet Filtre de courrier du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Supprimer du tableau de bord.

Comment quitter la page d'options des filtres de courrier :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

8.2.5.5. Message d'absence

Si le message d'absence est actif, l'expéditeur d'un message entrant reçoit automatiquement un courriel contenant le sujet et le texte du message d'absence.

Comment configurer le message d'absence :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages dans la barre de titre.

  2. Cliquez sur le bouton Courrier électronique dans l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Message d'absence sous Courrier électronique dans l'arborescence de dossiers.

  4. Configurez les réglages. Ceux-ci sont décrits plus tard dans ce chapitre.

  5. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élémentEnregistrer du tableau de bord.

Comment quitter la page de réglages du message d'absence :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Les réglages suivants sont disponibles.
  • Le message d'absence est actif active ou désactive le message automatique d'absence.

  • Sujet contient le sujet du message d'absence.

  • Texte contient le texte du message d'absence.

  • Nombre de jours entre des messages d'absence au même expéditeur Définit un intervalle entre les envois de messages d'absence lorsque plusieurs messages sont reçus du même expéditeur.

  • Adresses de courrier électronique Indique l'adresse à utiliser comme adresse d'expédition pour le message d'absence.

  • Premier jour Définit le premier jour où un message d'absence est envoyé. Saisissez le premier jour de votre absence ici.

  • Dernier jour Définit le dernier jour où un message d'absence. est envoyé. Saisissez le dernier jour de votre absence ici.

Remarque : Il se peut que les champs de saisie Premier jour et Dernier jour ne soient pas affichés si, pour une raison quelconque, votre serveur de messagerie ne prend pas en charge ces réglages. Dans un tel cas, veuillez contacter votre administrateur ou votre hébergeur.

8.2.6. Configurer le module Agenda

La configuration de l'agenda inclut

  • les réglages de l'agenda ;

  • les équipes.

8.2.6.1. Réglages de l'agenda

Comment configurer les réglages de l'agenda :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages dans la barre de titre.

  2. Ouvrez l'élément Agenda de l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Préférences sous Agenda dans l'arborescence de dossiers. Les options disponibles sont affichées dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  4. Choisissez les réglages appropriés. Vous en trouverez une description plus loin dans ce chapitre.

  5. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élémentEnregistrer du tableau de bord.

Comment quitter les réglages de l'agenda :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Remarque : Si vous quittez la fenêtre de réglages avant de l'avoir enregistrée, la fenêtre qui apparaît Configuration modifiée s'ouvre :

  • Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur Oui.

  • Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur Non.

Les réglages suivants sont disponibles.

Des recommandations sur la manière de changer les réglages se trouvent ci-dessus dans 8.2.6.1: Réglages de l'agenda.

  • Intervalle en minutes. Définit l'intervalle de division de la grille du temps. Les vues du agenda Jour, Semaine ouvrée et Personnalisée affichent une ligne par intervalle. La valeur par défaut est 30 minutes.

  • Heure de début de travail. Définit le début des heures ouvrables.

  • Heure de fin de travail. Définit la fin des heures ouvrables.

  • Afficher la fenêtre de confirmation qui apparaît pour les nouveaux rendez-vous ? Indique, dans le cas de nouveaux rendez-vous, s'il faut afficher une fenêtre pour vous permettre de définir l'état de confirmation.

  • Activer les survols d'agenda. Cette option permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Agenda.

  • Cacher les heures non ouvrées dans la vue d'équipe. Définit si les périodes en dehors des heures ouvrées sont affichées dans la vue d'équipe.

  • Vue. Spécifie la vue par défaut du module Agenda. Une description exhaustive des vues se trouve dans 5.4: Afficher l'agenda et les rendez-vous.

  • Intervalle pour la vue Agenda. Définit l'intervalle de temps par défaut pour la vue Agenda.

  • Intervalle pour la vue Équipe. Définit l'intervalle de temps par défaut pour la vue Équipe.

  • Intervalle pour la vue Liste. Définit l'intervalle de temps par défaut pour la vue Liste.

  • Lors du changement de vue. Indique l'intervalle de temps lorsque vous changez de vue.

    • L'option définir le dernier intervalle utilisé pour la nouvelle vue prend en compte le dernier intervalle utilisé dans la vue précédente. Lorsque vous passez pour la première fois dans la nouvelle vue, l'intervalle par défaut de cette vue est défini.

    • L'option garder l'intervalle courant permet de garder l'intervalle de temps utilisé à ce moment.

  • Heure par défaut pour le rappel. Définit un intervalle de temps prédéfini pour le rappel de rendez-vous.

  • Nombre de rendez-vous en parallèle dans la vue de journée. Cette option permet de fixer le nombre de rendez-vous se chevauchant affichés dans la vue de journée.

  • Nombre de jours dans une semaine ouvrée. Définit le nombre de jours dans une semaine ouvrée.

  • La semaine ouvrée débute le. Définit le jour par lequel commence une semaine ouvrée.

  • Nombre de rendez-vous en parallèle dans la vue de semaine ouvrée. Cette option permet de fixer le nombre de rendez-vous se chevauchant à afficher côte à côte dans la vue de semaine ouvrée.

  • Nombre de jours dans la vue personnalisée. Fixe le nombre de jours pour la vue personnalisée.

  • Nombre de rendez-vous en parallèle dans la vue personnalisée. Cette option permet de définir le nombre de rendez-vous se chevauchant à afficher côte à côte pour la vue personnalisée.

  • Notification par courriel pour Nouveau, Modifié, Supprimé ? Définit si l'on doit recevoir une notification par courriel pour les rendez-vous nouveaux, modifiés ou supprimés.

  • Notification par courriel pour le créateur du rendez-vous ? Définit si vous recevez une notification par courriel si d'autres participants acceptent ou refusent un rendez-vous que vous avez créé.

  • Notification par courriel pour le participant au rendez-vous ? Définit si vous recevez une notification par courriel si d'autres participants acceptent ou refusent un rendez-vous auquel vous participez.

  • État de confirmation pour les rendez-vous dans les agendas privés : mettre l'état à . Définit l'état de confirmation par défaut pour les nouveaux rendez-vous privés auxquels vous avez été invité.

  • État de confirmation pour les rendez-vous dans les agendas publics : mettre l'état à. Définit l'état de confirmation par défaut pour les nouveaux rendez-vous dans les agendas publics auxquels vous avez été invité.

  • Créer des rendez-vous publics. Définit si vous êtes renseigné en tant que participant lorsque vous créez un rendez-vous dans un dossier public. Si vous n'invitez pas de participants supplémentaires, vous êtes saisi comme participant par défaut.

8.2.6.2. Équipes

Une équipe se compose de plusieurs utilisateurs du collecticiel. Pour connaître les rendez-vous des membre de l'équipe, vous pouvez la sélectionner dans la vue Équipe du module Agenda.

Une équipe peut-être

  • créées ;

  • modifiées ;

  • définie comme équipe par défaut ;

  • supprimées.

Comment ouvrir la page d'options d'équipe :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages de la barre de titre.

  2. Cliquez sur Agenda dans l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Équipes sous Agenda dans l'arborescence de dossiers.

Résultat : Le tableau de bord affiche les options pour les équipes. Les équipes existantes sont affichées dans la fenêtre de vue d'ensemble.

Conseil : Vous pouvez aussi accéder aux fonctions d'équipe depuis le module Agenda. Ouvrez la vue d'équipe et cliquez sur Créer une équipe dans la section Membre d'équipe du tableau de bord.

Comment créer une nouvelle équipe :
  1. Cliquez sur Ajouter dans l'onglet Équipes du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Équipe > Ajouter du tableau de bord. La boîte de dialogue Équipe s'ouvre.

  2. Saisissez un nom.

  3. Indique si la nouvelle équipe doit être utilisée comme équipe par défaut.

  4. Pour ajouter un membre à l'équipe, cliquez sur Ajouter un membre.

  5. Pour supprimez un membre, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer un membre.

  6. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue.

  7. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : La nouvelle équipe est affichée dans la fenêtre de vue d'ensemble.

Comment modifier une équipe :
  1. Sélectionnez une équipe dans la vue d'ensemble.

  2. Cliquez sur Édition dans l'onglet Équipes du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compacts, cliquez sur l'élément Équipe > Modifier du tableau de bord. La boîte de dialogue Équipe s'ouvre.

  3. Modifiez les données de l'équipe.

  4. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue.

  5. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : L'équipe est modifiée.

Comment définir une équipe comme équipe par défaut :
  1. Sélectionnez une équipe dans la vue d'ensemble.

  2. Cliquez sur Édition dans l'onglet Équipes du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compacts, cliquez sur l'élément Équipe > Modifier du tableau de bord. La boîte de dialogue Équipe s'ouvre.

  3. Cochez la case Équipe par défaut.

  4. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue.

  5. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : L'équipe est définie comme équipe par défaut. L'équipe par défaut est mise en valeur dans la fenêtre d'aperçu.

Comment supprimer une équipe :
  1. Sélectionnez une équipe dans la vue d'ensemble.

  2. Cliquez sur Supprimer dans l'onglet Équipes du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Équipe > Supprimer du tableau de bord.

  3. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : L'équipe est supprimée.

Comment quitter les fonctions d'équipe :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Remarque : Lorsqu'on quitte les réglages avant de les avoir enregistrés, la fenêtre qui apparaît Configuration modifiée s'ouvre :

  • Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur Oui.

  • Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur Non.

8.2.7. Configuration du module Contacts

Comment configurer les réglages du module Contacts :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages dans la barre de titre.

  2. Ouvrez le dossier Contacts de l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Préférences sous Contacts dans l'arborescence de dossiers. Les options sont affichées dans la fenêtre de vue d'ensemble.

  4. Choisissez les réglages appropriés. Vous trouverez une description des réglages plus bas dans ce chapitre.

  5. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élémentEnregistrer du tableau de bord.

Comment quitter les réglages des contacts :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Remarque : Lorsqu'on quitte les réglages avant de les avoir enregistrés, la fenêtre qui apparaît Configuration modifiée s'ouvre :

  • Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur Oui.

  • Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur Non.

Les réglages suivants sont disponibles.
  • Vue par défautDéfinit la vue par défaut pour le module Contacts. Une description exhaustive des vues se trouve dans 4.4: Afficher les contacts.

  • Nombre de lignes à afficher dans la vue en fiches :Définit le nombre de lignes dans la vue en fiches. Lorsque la valeur de ce réglage est auto, le collecticiel associe ce nombre à une valeur appropriée. Le réglage par défaut est de 4 lignes. Si nécessaire, des barres de défilement sont affichées.

  • Activer le survol pour le module ContactsCette option permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Contacts.

8.2.8. Configurer le module Tâches

Comment configurer les options du module Tâches :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages de la barre de titre.

  2. Cliquez sur Tâches dans l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Préférences sous Tâches dans l'arborescence de dossiers. La fenêtre de vue d'ensemble affiche les réglages disponibles.

  4. Configurez les réglages. Les réglages disponibles sont décrits plus loin dans ce chapitre.

  5. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élémentEnregistrer du tableau de bord.

Comment sortir des paramètres de tâches :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Remarque : Lorsqu'on quitte les réglages avant de les avoir enregistrés, la fenêtre qui apparaîtConfiguration modifiée s'ouvre :

  • Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur Oui.

  • Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur Non.

Les réglages suivants sont disponibles.
  • Vue par défaut : Définit la vue par défaut pour le module Tâches. Une description exhaustive des vues se trouve dans 6.4: Afficher les tâches.

  • Intervalle entre deux rappels en minutes. Définit l'intervalle de temps par défaut pour le rappel d'échéance de tâche.

  • Activer le survol pour le module Tâches. Cette option permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Tâches.

  • Notification par courriel pour Nouveau, Modifié, Supprimé ? Définit si l'on doit recevoir une notification par courriel pour les tâches nouvelles, modifiées ou supprimées.

  • Notification par courriel pour le créateur de la tâche ? Définit si vous recevez une notification par courriel si d'autres participants acceptent ou refusent une tâche que vous avez créée.

  • Notification par courriel pour le participant à la tâche ? Indique si vous recevez une notification par courriel si d'autres participants acceptent ou refusent une tâche à laquelle vous participez.

8.2.9. Configurer le module Dépôt de données

Comment configurer le Dépôt de données :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages de la barre de titre.

  2. Cliquez sur le bouton Dépôt de données dans l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Préférences sous l'élément Dépôt de données de l'arborescence des dossiers. La fenêtre de vue d'ensemble affiche les réglages disponibles.

  4. Configurez les réglages. Une description des réglages est fournie plus loin dans ce chapitre.

  5. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élémentEnregistrer du tableau de bord.

Comment quitter la page de réglages du Dépôt de données :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

Remarque : Lorsqu'on quitte les réglages avant de les avoir enregistrés, la fenêtre qui apparaîtConfiguration modifiée s'ouvre :

  • Si vous voulez enregistrer les réglages, cliquez sur Oui.

  • Si vous ne souhaitez pas les enregistrer, cliquez sur Non.

Les réglages suivants sont disponibles.
  • Vue par défaut : Définit la vue par défaut pour le module Dépôt de données. Une description exhaustive des vues se trouve dans 6.4: Afficher les tâches.

  • Activer le survol pour le module Dépôt de données. Cette option permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Dépôt de données.

8.2.10. Modifier les données utilisateur

Les données utilisateurs comprennent :

  • Les données utilisateur personnelles

  • Le mot de passe pour accéder au collecticiel

8.2.10.1. Modifier les données personnelles

Comment modifier vos données personnelles :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages dans la barre de titre.

  2. Cliquez sur Utilisateur dans l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Données personnelles sous Utilisateur dans l'arborescence de dossiers.

  4. Modifiez vos données personnelles dans les champs de saisie.

  5. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément Enregistrer du tableau de bord.

Résultat : Vos données personnelles sont modifiées.

Conseil : Vous pouvez aussi modifier vos données personnelles à l'aide de l'assistant de configuration. Les informations se trouvent dans 8.2.12: Utiliser l'Assistant de configuration.

8.2.10.2. Changer votre mot de passe

Remarque : Les recommandations suivantes décrit la procédure par défaut pour changer le mot de passe. L'installation de votre collecticiel pourrait utiliser une autre procédure. Dans ce cas, consultez la documentation correspondante ou contactez votre administrateur ou votre hébergeur.

Comment changer votre mot de passe :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages dans la barre de titre.

  2. Cliquez sur Utilisateur dans l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Mot de passe sous l'élément Utilisateur dans l'arborescence de dossiers.

  4. Saisissez votre mot de passe précédent dans le champ de saisie Votre mot de passe précédent.

  5. Saisissez un nouveau mot de passe dans le champ de saisie Le nouveau mot de passe.

  6. Saisissez à nouveau le mot de passe dans le champ de saisie Confirmer le nouveau mot de passe.

  7. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l'élément Enregistrer du tableau de bord.

Résultat : Le mot de passe est modifié.

8.2.11. Administration

L'administration comprend

  • gérer les groupes

  • et la gestion des ressources.

Note : Ces fonctions ne sont disponibles que pour des utilisateurs spécifiques. Si ces fonctions ne sont pas disponibles pour vous, contactez votre administrateur ou votre hébergeur.

8.2.11.1. Gérer les groupes

Vous pouvez

  • créer un groupe d'utilisateurs,

  • ajouter des membres,

  • supprimer des membres,

  • et supprimer un groupe d'utilisateurs.

Comment accéder aux fonctions pour gérer les groupes :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages de la barre de titre.

  2. Cliquez sur Administration dans l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Groupes sous Administration dans l'arborescence de dossiers.

Résultat : Les fonctions de gestion de groupes sont affichées dans le tableau de bord. Le volet gauche de la fenêtre de vue d'ensemble affiche les groupes existants et le volet droit affiche les propriétés des groupes sélectionnés.

Comment créer un nouveau groupe :
  1. Cliquez sur Nouveau dans l'onglet Groupes du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Groupes > Nouveau du tableau de bord.

  2. Saisissez un nom de groupe dans le volet droit de la fenêtre de vue d'ensemble.

  3. Saisissez le nom affiché du groupe.

  4. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Le nouveau groupe est affiché dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble. Il ne contient encore aucun membre.

Comment ajouter des membres à un groupe :
  1. Sélectionnez un groupe dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Cliquez sur Ajouter dans l'onglet Membres du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Membres > Ajouter du tableau de bord. La boîte de dialogue Choisir les membres s'ouvre.

  3. Ajouter les participants.

  4. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue.

  5. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Comment supprimer des membres d'un groupe :
  1. Sélectionnez un groupe dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Sélectionnez un membre du groupe dans la partie droite de la fenêtre de vue d'ensemble.

  3. Cliquez sur Supprimer dans l'onglet Membres du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Membres > Supprimer du tableau de bord.

  4. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Le membre est supprimé du groupe.

Comment supprimer un groupe :
  1. Sélectionnez un groupe dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Cliquez sur Supprimer dans l'onglet Groupes du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Groupes > Supprimer du tableau de bord.

  3. Cliquez sur Oui dans la fenêtre qui apparaît Supprimer le groupe.

Résultat : Le groupe est supprimé.

Comment quitter les fonctions de gestion des groupes :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

8.2.11.2. Gérer les ressources

Les ressources peuvent être

  • créées ;

  • modifiées ;

  • supprimées.

Comment accéder aux fonctions pour gérer les ressources :
  1. Cliquez sur l'icône Réglages dans la barre de titre.

  2. Cliquez sur Administration dans l'arborescence de dossiers.

  3. Cliquez sur Ressources sous Administration dans l'arborescence de dossiers.

Résultat : Les fonctions de gestion de ressources sont affichées dans le tableau de bord. Le volet gauche de la fenêtre de vue d'ensemble affiche les ressources existantes et le volet droit affiche les propriétés de la ressource sélectionnée.

Comment créer une nouvelle ressource :
  1. Cliquez sur Nouveau dans l'onglet Ressources du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Ressources > Nouveau du tableau de bord.

  2. Saisissez le nom de la ressource dans la partie droite de la fenêtre de vue d'ensemble.

  3. Saisissez le nom affiché de la ressource.

  4. Saisissez une adresse électronique pour la ressource. Si la ressource est réservée, un courriel de notification est envoyé à l'adresse électronique.

  5. Saisissez une description pour la ressource.

  6. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : La nouvelle ressource est affichée dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.

Comment modifier une ressource :
  1. Sélectionnez une ressource dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Modifiez les valeurs dans la partie droite de la fenêtre de vue d'ensemble.

  3. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord.

Résultat : Les données sont modifiées.

Comment supprimer une ressource :
  1. Sélectionnez une ressource dans la partie gauche de la fenêtre de vue d'ensemble.

  2. Cliquez sur Supprimer dans l'onglet Ressources du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Ressources > Supprimer du tableau de bord.

  3. Cliquez sur Oui dans la fenêtre qui apparaît Supprimer la ressource.

Résultat : La ressource est supprimée.

Comment quitter les fonctions de gestion des ressources :
  • Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.

8.2.12. Utiliser l'Assistant de configuration

Vous pouvez paramétrer les réglages suivants à l'aide de l'assistant de configuration :

  • Compléter les données personnelles

  • Définir des comptes externes de courrier électronique et des données d'inscription

  • Publier des données

  • Accéder à l'aide pour configurer des périphériques mobiles lorsque vous utilisez OXtender for Business Mobility

L'assistant de configuration est lancé automatiquement à la connexion initiale au serveur Open-Xchange. Vous pouvez aussi lancer l'assistant ultérieurement.

Comment lancer l'assistant de configuration :
  1. Cliquez sur l'icône Aide dans la barre de titre.

  2. Cliquez sur l'entrée Assistant de configuration dans le menu qui apparaît. La fenêtre qui apparaît Assistant de configuration s'ouvre.

  3. Cliquez sur Démarrer dans le coin inférieur droit.

  4. Suivez les instructions.